med stöd av Helårsrapport Samverkansteam Avesta Period 2015-07-01 2016-06-30 Avesta Styrgruppen genom Sonja Tiger
Sammanfattning Deltagare Deltagarna i verksamheten står långt ifrån arbetsmarknaden och är i behov av stöd inom flera områden. Av de hittills inskrivna, 57 personer, är 27 st män och 30 st kvinnor. Medelåldern har ökat under perioden och är 2010701 34,8 år (att jämföras med 26 år vid samma tid förra året). Åldersfördelningen bland deltagarna är mellan 21 till 58 år. Utifrån uppdraget i avtalet når Samverkansteamet rätt målgrupp individer med behov av samordnade insatser i åldern 16-64 år. Antalet unga med aktivitetsersättning (prioriterad grupp) har ökat under året; remitterande myndighet är i de flesta fall från hösten 2015 försäkringskassan, tätt följd av socialtjänsten. Även andelen unga med försörjningsstöd där man kan misstänka funktionsnedsättning men där ingen diagnos finns har ökat, flera personer i denna grupp har ansökt eller förbereder en ansökan om aktivitetsersättning. Ett antal har också fått ansökan beviljad under året. Personal Samverkansteamet består av representanter från Avesta kommun, bildning- och omsorgsförvaltningar, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och Landstinget. Flera av de ursprungliga medarbetarna har slutat under perioden, och personal som inte jobbar heltid i teamet har delvis fått ändrade arbetsuppgifter i sin hemmaorganisation. Detta kan vara till nytta för teamets deltagare eftersom den nytillkomna kompetensen ligger i linje med deltagarnas behov. Försäkringskassans nya representant jobbar med aktivitetsersättning, något som teamet sett ett behov av för en ökande andel av deltagarna. Organisation Samverkansteam Avesta leds och drivs av myndigheterna tillsammans och riktar sig till individer i behov av samordnad rehabilitering och som står långt från arbetsmarknaden. Verksamheten har under året startats upp på ett bra sätt och har vid periodens slut fyllt platserna för deltagare. Styrgruppen har i uppstarten prioriterat personal och lokaler, under vintern fokuserade man på uppföljning och mål. I och med ändrade förutsättningar, både vad gäller chefer och personal, samt förändringar i lokalfrågan har betydelsen av ett bra samarbete i styrgruppen varit central. Det finns många utmaningar i att få organisationen att fungera bra i en samordnad verksamhet ägd av flera olika myndigheter/parter med sinsemellan olika regler, förutsättningar och mål. Förutsättningarna för att Samverkansteam Avesta ska utvecklas vidare till en ännu mer välfungerande verksamhet med goda resultat är trots detta mycket goda alla parter är positiva, det finns ett stort intresse att samverka - både från våra ägare och från övriga aktörer verksamma i kommunen och närområdet, insikten om behoven hos teamets målgrupp ökar ständigt, även kunskapen inom området och viljan att utvecklas och lära mer.
1. Deltagare insatsens förutsättningar De inskrivna deltagarna matchar uppdragets målgrupp individer med behov av samordnade insatser i åldern 16-64 år. Könsfördelningen bland de hittills inskrivna (57 personer) är relativt jämn; 27 st män och 30 st kvinnor. Medelåldern har under året ökat från 26 år i juli 2015 till 35 år i juli 2016. Ålderspridningen bland deltagarna är mellan 20 till 61 år. Tre personer har utomnordisk bakgrund. De unga (upp till 25 år) som skrivits in under 2016 står generellt längre från arbetsmarknaden än tidigare (har eller ska ansöka om aktivitetsersättning, deltar i vissa fall i daglig sysselsättning). Deltagare i åldersgruppen 25-45 har blivit fler, antalet som tidigare har haft ett arbete är större, en större andel av de nya har rätt till sjukpenning. De flesta har kontakt med flera olika myndigheter, oftast olika kombinationer av socialtjänstens insatser, försäkringskassa, samt landstinget (till övervägande del psykiatrin, men i många fall även primärvård samt specialistvård). Få deltagare har kontakt med AF vid inskrivning, men många vill skrivas in när de kommit en bit i processen. Många upplever att det är svårt att få den hjälp man efterfrågar, speciellt när det gäller behovet av psykiatri. Tabell: Handläggare och försörjningsgrund deltagare 150701-160630 Försörjningsgrund Socialtjänst Annan försörjning Remitterande aktör Socialtjänst Försäkringskassan Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Landstinget 33 22 2 25 3 21 8 Remitterande aktör: Socialförvaltningen 25 deltagare (44%), Försäkringskassan 21 deltagare (37%), landstinget 8 deltagare (14%) och Arbetsförmedlingen 3 personer (5%). Gruppen sammansättning har förändrats under året både när det gäller ålder (högre medelålder), försörjningsinstans (färre med ersättning från soc), och remitterande myndighet; andelen deltagare som remitteras från socialtjänsten har sjunkit under hösten 2015/våren 2016, och skillnaden när det gäller försörjning av nyinskrivna deltagare är ännu större. De som tidigare remitterades från landstinget uppbar i de flesta fall ersättning från socialtjänsten, endast ett fåtal av dessa hade sin ersättning från FK. En anledning till det minskade inflödet från soc kan vara att projketet Framtidsjobb Avesta startade under våren, och att handläggare inom socialtjänsten bedömer att den insatsen är ett lämpligt alternativ för många försörjningsstödstagare. Den förväntade ökningen av nyanlända som avslutat etableringsfasen inom AF har uteblivit, och även här kan man anta att en stor andel av dessa personer ingår i projektet. Unga med aktivitetsersättning är en grupp som ökat i verksamheten, dels pga att de remitteras från kommunens LSS-verksamhet, dels pga att flera av de redan inskrivna som vid inskrivningstillfället uppbar försörjningsstöd, har blivit beviljade aktivitetsstöd under året (4 personer). Ytterligare 2-3 personer kan komma att göra en ansökan framöver. Reflektion Angående ersättning: ekonomin/försörjning är en mycket viktig faktor för att få livet och vardagen att fungera. För vissa deltagare kan tanken på hur man ska klara sig ekonomiskt innebära en sådan stress att det blockerar möjligheten att se lösningar och tänka framåt. Att
hela tiden uppleva att snart tar beslutet slut, tänk om jag inte får pengar nästa månad kan innebära att man inte kan fokusera på något annat. Som exempel kan nämnas en person som efter en beviljad ansökan om aktivitetsersättning (personen kunde tidigare enbart fokusera på hur sjuk han var och hur han skulle kunna bevisa detta) kunde gå vidare till en kortare arbetsträning som ledde till en anställning och att han avbröt sin aktivitetsersättning och nu har en heltidsanställning. Utan den lättnad som beslutet om aktivitetsersättning innebar hade han sannolikt fortsatt att fokusera på sina sjukdomar för att säkerställa rätten till fortsatt sjukpenning. Syftet med aktivitetsersättning är ju aktivitet, och denna grupp är prioriterad. Det känns rimligt att de unga med behov av samordnad rehabilitering som aktivt jobbar för att förändra sin situation under inskrivningstiden har sin försörjning genom aktivitetsersättning. 2. Deltagare genomförande och process Inskrivningsförfarandet har fungerat bra, inte många tidiga dropouts. Detta förebyggs genom ett uttalat krav att deltagaren måste välja att delta i verksamheten och att vara villig att jobba med sig själv. För att tydliggöra detta har teamet ändrat formuleringarna i uppdragsblanketten (se bilaga) för att ytterligare poängtera och tydliggöra att det är deltagarens förmågor och önskemål om förändring som är i fokus. Under sommaren 2015 var inflödet väldigt stort, och för att få en rimlig inskrivningstakt beslutade teamet att ändra inskrivningsförfarandet och göra nya inskrivningar endast 1 gång/månad. En förhoppning har varit att ta emot högst 2-3 nya deltagare per månad, detta för att ha bättre förutsättningar för att varje deltagare får ett bra mottagande. Deltagarnas process ser olika ut men inledningen är alltid individuella möten med någon av coacherna där man gemensamt kommer fram till önskad förändring utifrån ett lösningsfokuserat perspektiv. Alla deltagare erbjuds att delta i gruppaktiviteter, och uppmuntras att komma med förslag och hjälpa till att utforma verksamheten. För många är detta ett sätt att få ett socialt sammanhang, skaffa sig rutiner och komma igång. För andra är det tillräckligt att komma på enskilda möten. Vissa vill så snart som möjligt komma igång med arbetsträning/arbetsprövning/praktik och har detta som första prioritet. I vissa fall finns många önskade förändringar vad gäller kontakter med olika myndigheter/aktörer tex väntan på boendestöd, på tid hos landstinget, beslut från tex FK, utredningar (egna eller gällande barn/anhöriga), boende, mm och deltagaren kan uppleva att det går inte att börja med planering för arbete innan jag har fått hjälp med detta. En kombination av hjälp med praktiska frågor samtidigt som hen uppmuntras att hitta möjligheter vad kan du göra under tiden? kan vara en framkomlig väg för dessa personer. Här jobbar teamet på olika sätt och försöker hitta individuella lösningar. Genomfört under våren: - planeringsdag tillsammans med deltagarna samt APT en gång/månad för ökad delaktighet och känslan av att man äger sin egen process. - kreativ övning med teatermaskinen mycket uppskattat! Många (fler än vid andra gruppaktiviteter) deltog genomgående var upplevelsen att de upptäckte att de kunde mer än de trodde de utmanade sig själva och blev förvånade och stolta över
vad de klarade av. De flesta som deltog i aktiviteten har uttryckt önskemål om en fortsättning, och teamet planerar att köpa in detta under hösten. - Lösningsfokus-workshop 3 deltagare fick chansen att delta i workshop som i första hand var avsedd för professionella mycket uppskattat! Deltagare som i framtiden vill jobba med att hjälpa andra fick chansen att bekanta sig med lösningsfokus ur ett handläggar/coachperspektiv, detta gav en AHA-upplevelse och en förståelse för hur teamet jobbar - Lösningsfokusgrupp för deltagare 10 personer deltog mycket uppskattat! Flera har berättat att det blev en vändpunkt för hur de ser på sig själva Generellt mönster: att delta i gruppverksamhet verkar påverka många i positiv riktning när det gäller måendet. Viktigt är att inte nöja sig med att komma på gruppaktiviteter utan fortsätta de coachande samtalen för att främja den egna utvecklingen mot förändring. I vissa fall är det svårt att få igång processen; en förväntan finns att teamet ska lösa problemen och se till att man får jobb/pengar. En utmaning är att förklara på ett sätt som gör att den enskilde deltagaren förstår avsikten med att hitta sin egen väg hen är en den enda som kan veta vad som är bäst i den egna situationen. Vissa förväntar sig att teamet ska tala om hur de ska göra, detta är vad man är van vid från tidigare insatser. Det kan leda till frustration hos deltagaren varför säger ni inte vad jag ska göra? och vissa deltagare vill inte lägre fortsätta i verksamheten, tycker inte att de får någon hjälp. Utmaning inte ta över och förutsätta att deltagarna inte kan själva, utan visa en tro på att deltagaren själv kan förändra sin situation med teamets stöd och uppmuntran. Här är olika typer av aktiviteter ett sätt för deltagarna att upptäcka styrkor och färdigheter och stärka självkänsla och självförtroende. Reflektion Deltagarna har kunnat skrivas in utan några längre väntetider eftersom platserna inte har varit fyllda förrän under våren. Vid sista inskrivningstillfället i början av juni gjorde en viss överinskrivning eftersom flera av deltagarna var på väg att avslutas. Antalet inskrivna var 39 personer 160701. Det finns en fördel med att kunna skriva in deltagarna ganska snart efter studiebesök/remiss. Detta har troligtvis gjort att motivationen till förändringsarbete har varit hög i början av insatsen, och många av de inskrivna har kommit igång snabbt. Det är viktigt att tydligt beskriva att insatsen är tänkt att vara under max ett år, för att belysa vikten av att utnyttja tiden i teamet på bästa sätt, och att betona att det handlar om arbetslivsinriktad rehabilitering, där målet är arbete/studier. Man kan inte ta för givet att alla förstår vad detta innebär. Processen för deltagarna ser väldigt olika ut, men för att uppnå ett önskat resultat är att det är viktigt att snabbt komma på rätt spår. Vissa deltagare som avbokar ofta har fortfarande inte kommit igång känslan blir att det händer ingenting och både deltagaren och coacherna kan uppleva att insatsen inte fungerar det kan vara en anledning till avslut. Teamet kan dock inte ta för givet att alla fungerar på samma sätt utan behöver jobba med att hitta alternativa vägar om det vanliga inte fungerar för att hitta motivation, vad är som är viktigt för deltagaren. Värt att komma ihåg att verksamheten är relativt ny och fortfarande under uppbyggnad, och går att förändra utifrån uppkomna behov och förutsättningar. Att visa goda exempel inspirerar övriga deltagare: bild på de som gått vidare till arbete har gjort att flera har uttryckt en nyfikenhet - hur fick de ett jobb? och en önskan om att själv komma vidare och närma sig arbetsmarknaden. Här hoppas teamet kunna inspirera
ytterligare genom att bjuda in tidigare deltagare för att berätta sin historia. En föreläsning kommer under september att bokas in på temat panikångest så gjorde jag en nyinskriven deltagare som tidigare lidit av svår panikångest har erbjudit sig att berätta hur hon gjorde för att lära sig hantera detta och vilken hjälp som finns att få. Detta kan ses som en win-win-situation: många av teamets deltagare beskriver att de lider av panikångest, och deltagaren som ska föreläsa ser det som ett steg för att komma närmare drömmen om att arbeta med att föreläsa och hjälpa andra människor. Utvecklingsområden - Hitta aktiviteter och metoder som är till nytta för många, och samtidigt kunna erbjuda individuellt stöd utifrån behov - Skifta fokus något mer av föreläsningar, studiebesök, inriktning mot arbetslivet. Blev inte så mycket som vi hoppades under våren - Tydligare struktur och kommunikation/information på deltagarens villkor för att undvika missförstånd och att informationen inte går fram. - Köp av externa tjänster för att kunna erbjuda variation utifrån individuella behov Framtagande av policy och rutiner för att kommunicera med deltagarna via olika former av sociala medier är fortfarande ett utvecklingsområde. Det är viktigt att säkerställa skillnaden mellan tjänstemannarollen och rollen som privatperson i relation till deltagarna via sociala medier och i övriga kontakter. Här ingår också att tydliggöra skillnaden mellan att kommunicera via facebookgrupp och direkt med handläggare/coacher i teamet vissa uppgifter avsedda för teamets handläggare ska kanske inte läggas ut på facebook så att alla kan se?... 3. Deltagare resultat och effekter From första inskrivningen 150513 och fram till 160701 har 57 personer skrivits in i verksamheten varav 30 kvinnor, motsvarande 53 %, och 27 män (47 %). 18 deltagare har avslutats; 4 dropouts. Tabell: Deltagarresultat 150501-160701 Antal inskrivna Tom 20160701 Antal avslut totalt Varav dropouts (tidiga avhopp) Antal i arbete Antal i studier Antal till annan arbets-livs- inriktad rehab Antal till sjuk- ersättni ng Antal till annat Antal aktiva 20160701 57 18 4 5 0 2 2 5 39 AVSLUTADE (förutom tidiga avhopp): 14 personer 7 av 14 = 50 % i arbete/annan arbetslivsinriktad rehab Genomströmningstid : snitt 8,46 mån Tid i bidragsberoende: snitt 4,57 år
Snittålder : 31,57 år Utifrån de mätningar som gjorts med instrumentet ORS/SRS i samtal med ca hälften av deltagarna upplever merparten av dessa en hög grad av nöjdhet med hur teamet arbetar i samtalen (SRS). Även ORS (måendet i stunden) visar en positiv utveckling för de flesta, dock inte alla. De deltagare som varit inskrivna länge (mer än 6 månader) har generellt upplevt en stark positiv förändring i början, sedan en dip, därefter en långsam men stadig förbättring i sitt mående. Att 50% av de avslutade deltagarna går till arbete/annan arbetslivsinriktad rehabilitering är ett bra resultat, speciellt eftersom verksamheten är relativt ny och fortfarande under uppbyggnad. Faktorer som påverkat detta kan vara: Tiden för vissa deltagare krävs lång tid för att hitta vägen tillbaka till arbetslivet, att ha möjlighet att ta den tid som behövs skulle kunna vara avgörande för ett lyckat resultat. Individanpassat arbetssätt deltagarna i teamet har ofta tidigare testats i mer traditionella insatser enligt en viss modell, lika för alla. I teamet jobbar man för att hitta individuella lösningar. Helhetssyn att jobba med hela livssituationen kan vara en förutsättning för att hitta en långsiktig lösning. Lösningsfokus i samtalen inte fastna i problemen. Arbetsförmedlare i teamet direktkontakt in i AFs verksamhet samt goda förutsättningar för arbetsgivarkontakter. Olika typer av kompetens personalen kompletterar varandra och kan hjälpa att se saker från olika perspektiv. Ökad samverkan med olika samhälsaktörer inte begränsningar vad gäller vilka som kan/får delta i möten, planeringssamtal etc. Hos de deltagare som avslutats är snittåldern ca 32 år, hos de inskrivna deltagarna totalt är snittåldern 35 år. Det antyder att det är lättare för de yngre att komma vidare till arbete/egen försörjning. Men om man jämför de avslutade som gått vidare till arbete/annan arbetslivsinriktad rehabilitering (snittålder 35 år) med de som avslutats pga annat (vanligtvis sjukdom) ser man att de senare är yngre (snittålder 28 år). Av de 14 avslutade deltagarna har 6 personer tidigare deltagit i fyrsteget, 4 av dessa har fått arbete. Kan tolkas som att det kan krävas längre tid än ett år för att processen ska leda till önskat resultat för vissa individer. Inflödet har ändrats även när det gäller remittenter och deltagarnas situation. Under 2015 hade 67% av deltagarna sin försörjning helt eller delvis från socialtjänsten, och de blev i de flesta fallen remitterade från soc (i vissa fall även från psykiatrin). Ca 33 % remitterades från FK under 2015. Under 2016 är förhållandet det motsatta; majoriteten av nya inskrivna kommer från FK (54%) och endast 41 % från soc. 1 person (5%) från AF. Deltagarnas upplevelse av insatsen och vilken effekt det haft på deras livssituation är en viktig faktor; att många upplever en förbättring av sitt mående är ett positivt resultat detta kan också utläsas i de skriftliga ansökningar om förlängning som lämnats in av de deltagare som passerat 12-månadersgränsen men som önskar vara kvar ytterligare en tid: här beskriver de vad som redan hänt under de första 12 månaderna och dessa berättelser tyder på att många positiva förändringar har skett trots att man ännu inte har nått målet.
Reflektion Ändring av remittering: kan bero på projektet Framtidsjobb Avesta som för många försörjningsstödstagare kan vara ett lämpligare alternativ? FK har tagit till sig info om teamet och ser att det kan vara till nytta för deras försäkrade? Unga med aktivitetsstöd är en grupp som blir större, och det finns ett behov av aktiviteter för denna grupp där teamet kan vara en lämplig insats? Flera av de redan inskrivna deltagarna har också bytt försörjning, vanligtvis från försörjningsstöd till sjukersättning/aktivitetsersättning. 4. Personalen insatsens förutsättningar Personalsammansättningen hos Samverkansteam Avesta har förändrats under perioden och även i viss mån fördelning av arbetsuppgifter. Vid periodens slut jobbar följande personer i verksamheten: Sonja Tiger, verksamhetssamordnare. Jan Pettersson, Socionom. Marie-Louise Axelsson, arbetsförmedlare i teamet på 80 %. Malin Hagström, socialtjänsten, 20 %. Rehabsamordnare Lennart Pettersson, landstinget, (vuxenpsykiatriska mottagningen), 20 % Pia-Lena Andersson, FK, 20% (fr 160701 endast 10%?) Teamet betalar också för 25% administratör som anställts av AME och är placerad i AMEs lokaler i Koppardalen Personalsammansättningen har ändrats under året och vid periodens slut (160701) har 3 medarbetare slutat. Detta innebär att teamet nu består av 6 personer, 3 heltid och 3 som jobbar 20% i teamet. Alla parter finns fortfarande representerade, nu med minst 20% personalresurs. Dock har temaet precis fått veta att FK framöver endast bidrar med 10%? Teamet har jobbat med att utforma verksamheten och upplägget för att få största möjliga nytta av de befintliga resurserna. Den gemensamma arbetstiden har förlagts i huvudsak till onsdagar där mötes/planeringstiden har utökats till 4 timmar (8.00-12.00) och eftermiddagen ofta används till uppföljningar, föreläsningar, etc. Det har visat sig vara svårt att detaljplanera tiden och säkerställa att teamet får den tid som ska avsättas. Under året har verksamheternas personalsituation varit ansträngd, och i vissa lägen har handläggare varit tvungna att prioritera ordinarie verksamhet om inget särskilt har varit inbokat i teamet. Reflektion
Samverkansteamet består av en inre arbetande grupp gentemot deltagarna och en yttre konsultativt samverkande grupp som utgör länk till den egna organisationen. Som situationen har utvecklats har teamet nu 3 personer med 20% arbetstid i teamet, detta kommer dock att förändras för representanten från FK, som fått sin tjänstgöringsgrad minskad till 10%. Man har under året jobbat med att hitta formerna för arbetet för att vara effektiva och till största möjliga nytta för deltagarna och parterna. Socialtjänstens representant är rehabsamordnare inom socialtjänsten och utgör en viktig länk mellan sin hemorganisation och övriga aktörer inom rehabområdet, detta är en stor fördel, både för deltagare i behov av samordnat stöd och för de olika inblandade myndigheterna. FKs nya representant arbetar inom FK med aktivitetsersättning och har med sig en viktig kompetens/utgör en viktig del i arbetet med unga funktionsnedsatta, en grupp som har ökat bland teamets deltagare. Landstinget/vuxenpsykiatrins representant har fått nya/ändrade arbetsuppgifter i och med en omorganisation inom landstingets psykiatri, och jobbar inom det mobila teamet i södra dalarna. Han kommer också att arbeta i Hedemora och kommer på det sättet att utgöra en del av Kraftens kompetens och ytterligare förbättra möjligheterna till samverkan teamen emellan. 5. Personal arbetssätt och metoder Teamet har under året modifierat arbetssätt och metoder utifrån deltagarnas behov och personalens erfarenheter och kompetens. Basen är fortfarande veckomöten varje onsdag förmiddag, där hela teamet deltar. Här går teamet igenom de uppdragsblanketter som inkommit 1 gång per månad, och aktuella deltagare skrivs in. För att få en bättre struktur på dessa möten har teamet beslutat att använda var annat möte för genomgång av aktuella frågor rörande de enskilda deltagarna, var annat möte för aktuell planering framåt och mer allmänna utvecklingsfrågor. I det dagliga, praktiska arbetet direkt mot deltagare jobbar teamet med: Enskilda samtal med deltagarna utifrån ett lösningsfokuserat förhållningssätt Gruppaktiviteter (studiebesök, fysisk aktivitet, frukost, prova-på-aktiviteter, kreativa aktiviteter, samtalsgrupper) Praktik, arbetsträning/arbetsförmågebedömning Studiebesök Diskussioner om studier/studievägledare Utvecklingsdag samt APT med deltagare Teamet genomför regelbundna uppföljningar med deltagarna och remittenterna var 3:e månad enligt styrgruppens verksamhetsplan i de fall det varit praktiskt genomförbart
SUS är ett system som ska användas, och efter en hel del initiala svårigheter har registreringen nu kommit igång, och sköts framför allt av administratören ORS/SRS används, men inte i 100% av deltagarkontakterna För att utvecklas i arbetet används handledning varje månad förutom fortbildning/utbildning, workshops, föreläsningar osv. Genomfört under året: - Deltar mer i varandras ärenden för att kunna hjälpas åt, ge feedback, skapa trygghet, kontinuitet och tillit. - Styrt upp tiden för effektiv användning av de resurser i teamet som inte har sin placering i huset. Gemensam mötestid har utökats från 2 till 4 timmar/vecka. - Ändrat uppdragsblanketten till mer lösningsfokuserat perspektiv - Byter handläggare/coach vid behov - Använt pall -metoden gemensamt för att tillsammans med enskilda deltagare belysa deras styrkor och förutsättningar istället för att fastna i problem - Belyser de som gått vidare under året inspirerar andra deltagare uppmuntrar till fortsatta positiva förändringar - Andelen av deltagare som är redo för praktik/arbetsprövning/arbetsträning har ökat och teamet jobbar mer med att hitta lämpliga platser och samverka med arbetsgivare och andra aktörer (tex AF, FK, fackliga organisationer, boendestöd) om fungerande lösningar. I nästa steg kan det bli aktuellt med stöd utifrån IPS (Individual Placement and Support) eller SIUS (Supported employment) för att kunna hitta en fungerande och långsiktig lösning. Denna kompetens finns inom teamet och kommer troligtvis att användas i större omfattning framöver. - Ökad samverkan med externa aktörer, tex församlingar, grön rehab - Hedemora församlings EU-projekt i Garpenberg Det finns fortfarande mycket att jobba med för att hitta arbetsmetoder som fungerar och är till nytta. Ambitionen är väldigt hög att hjälpa deltagarna så att de får det stöd de behöver. Här kan det finnas en risk att teamet tar på sig ett alltför stor ansvar i de fall där kontakt med ansvarig myndighet inte har fungerat/initierats eller där väntetiderna är långa. Det är viktigt att veta vad som ingår i teamets uppdrag och vad som ligger utanför - hur ser ramarna för verksamheten ut? Chefsansvar/personalansvar tex utvecklingssamtal för de 3 heltidsverksamma i teamet? Är detta en diskussion för styrgruppen? Reflektion Verksamheten förändras ständigt, och teamet behöver vara lyhörda och flexibla för att kunna anpassa metoder och arbetssätt till aktuella behov och förutsättningar.
De först inskrivna deltagarna som fortfarande är kvar i verksamheten har nått ettårsgränsen, och diskussionen om vad som är anledningen till att stanna kvar har framkallat reaktioner. För vissa har det blivit en tankeställare och man har börjat fundera över praktik/arbetsträning/jobb/utbildning. Vissa har känt sig påhoppade och ifrågasatt riktigheten i att de ska bli utslängda. Här behöver teamet bli tydligare vid inskrivning och uppföljningar, när antalet deltagare ökar är det inte självklart att man kan fortsätta att vara inskriven om man inte har en plan/tanke med vad man vill uppnå och hur lång tid som behövs. Till hösten kommer teamet troligtvis att för första gången bli tvungna att säga nej till inskrivning pga att antalet deltagare är för stort. Det väcker frågor om målgrupp, prioriteringar, inskrivningstid osv. Samtidigt kan noteras att förändring tar tid, många deltagare har varit borta från arbetsmarknaden under väldigt lång tid är det rimligt att begära att alla ska klara övergången på max 12 månader? Vad är en rimlig anledning till förlängd inskrivningstid? Utvecklingsområde Administratörens roll är fortfarande under utveckling. Eftersom anställningen gjordes genom en omplacering inom kommunen var inte en lönebidragsanställning möjlig. Ddetta var en förutsättning när teamets budget lades upp och kostnaden är betydligt högre än beräknat. Samtidigt finns inte den kompetens som efterfrågas hos personen som anställts, varför det har varit svårt att utnyttja administratören utifrån teamets behov. Detta är en fråga som måste diskuteras med tanke på hur verksamheten bäst utnyttjar de ekonomiska resurserna. Mycket av de arbetsuppgifter som avsågs vid diskussionen om behov av administrativ personal utförs fortfarande av teamet. Behov finns av kompentensutveckling/utbildning. Stort ansvar för att hitta en bra lösning ligger också på samordnaren och AME-chefen, en viktig uppgift under hösten blir att lägga upp en fungerande plan och arbetsbeskrivning, samt fördelning av tid mellan teamet och övriga AME. 6. Personal Resultat och effekter Medarbetarna i teamet har under året utvecklats i sina yrkeroller och hittat sätt att använda sin kompetens och samverka med andra aktörer för att få verksamheten att fungera och utvecklas. Större krav ställs på flexibilitet och lyhördhet allt eftersom gruppen växer och förändras. De olika deltagarnas behov visar att coacherna måste kunna bemöta väldigt många olika människor med olika behov och förmågor. Olikheterna hos medlemmarna i teamet kan användas som en tillgång när man ser att det går att dela upp arbetet utifrån intresse och kompetens så att medarbetarna i teamet kompletterar varandra. En osäkerhet i organisationen i och med frånvaron av AME-chef har gjort att personalen har blivit osäker i sina roller vem har mandat att göra vad? Upparbetade kontakter med olika aktörer har ökat samverkan, tex nära kontakt och regelbundna möten med LSS/boendestöd. Att forma en ny verksamhet tar tid, och även att hitta sin yrkesroll och sin plats i ett team. Att teammedarbetarna är olika är en styrka men det krävs samarbete och kommunikation och en samsyn där alla strävar mot det gemensamma målet. Att bygga upp en ny verksamhet
innebär ett lärande och en utveckling för berörd personal, och teamets medlemmar har genomgått (och genomgår fortfarande) en förändringsprocess där man upptäcker nya saker om sig själva och sina medarbetare. Yttre omständigheter (ingen chef, för trånga lokaler, ingen insyn i ekonomin, behov av flytt som tog väldigt lång tid att få till stånd, otillräckligt iordningsställande av nya lokalen osv) har påverkat möjligheterna att utvecklas som personalgrupp. Reflektion Metoden att använda ORS/SRS har använts i samtal med ca hälften av deltagarna. Merparten av dessa visar en hög grad av nöjdhet med hur teamet arbetar i samtalen (SRS). Även ORS (måendet i stunden) visar en positiv utveckling för de flesta, dock inte alla. De deltagare som varit inskrivna länge (mer än 6 månader) har generellt upplevt en stark positiv förändring i början, sedan en dip, därefter en långsam men stadig förbättring. 7 personer har gått vidare till arbete eller annan arbetslivsinriktad rehabilitering under året förhoppningsvis tyder detta på att personalens arbete utvecklas för att nå verksamhetens mål. Utvecklingsområden Ramar/former för verksamheten vad ingår, vad måste lämnas åt andra instanser? 7. Organisation förutsättningar Södra Dalarnas Samordningsförbund stödjer och finansierar Samverkansteam Avesta som drivs av de fyra myndigheterna (AF, FK, landstinget Dalarna och Avesta kommun) gemensamt. Styrgruppen består av chefer från respektive myndighet. Sedan föregående årsrapport har alla chefer i styrgruppen bytts ut, och sammansättningen 2016-07-01 är som följer: - Henrik, Johansson, AF - Maria Kindblom, Avesta Kommun socialtjänsten - Kerstin Vesterholm, Landstinget Dalarna vuxenpsykiatrin - Jenny Heinonen, FK - Per Hed, AME-chef Avesta Kommun - Sonja Tiger, Verksamhetssamordnare (föredragande) - Jonas Wells, adjungerad förbundschef från Södra Dalarnas Samordningsförbund Den Lokala samverkansgruppen (LSG) Avesta/Hedemora följer verksamheten och kan rapportera behov som finns, initiera gemensamma utbildningar och samordna mellan kommunerna.
Ansvar för styrning och ledning av verksamheten ligger på styrgruppen. Avesta kommuns arbetsmarknadsenhet administrerar bokföringsarbete och personalfrågor i insatsen. Under året har verksamheternas personalsituation varit ansträngd, och det kan vara en förklaring till att vissa av cheferna i styrgruppen har valt att inte delta i styrgruppens möten. Teamet har bedrivit verksamhet i drygt ett år, sedan maj 2015 då de första deltagarna skrevs in. Från att ha börjat arbetet i tillfälliga lokaler under sommaren samlokaliserades verksamheten med övriga AME från augusti 2015. Höstens arbete inleddes med gemensam planering i hela AME med planer på olika typer av samverkan för att uppnå största möjliga nytta för deltagarna i de olika delarna inom AME. Samlokalisering och möjlighet att dela på olika tillgångar, tex lokaler, transport material osv innebar spännande möjligheter. När AMEchefen slutade i november avstannade detta arbete till viss del, och teamet arbetade i huvudsak på egen hand (avskilt från resten av AME). I och med utvidgningen av AMEs verksamhet med projektet Framtidsjobb Avesta under våren blev lokalerna för små, och under april 2016 beslutades att Samverkansteamet måste flytta till andra lokaler. I slutet av juni kunde verksamheten slutligen flytta in i den nya lokalen på Kungsgatan 29. Mycket kraft och tid har gått åt till planering och genomförande av flytten. Förhoppningen är att teamet i samarbete med den nya AME-chefen ska kunna hitta fungerande former för en välfungerande samverkan under hösten och framåt. Många förändringar har väsentligt minskat teamets förutsättningar till arbetsro och för att få verksamheten att kunna sätta sig. Det ger dock även möjligheter att tänka nytt och nya medarbetare ger ny input och nya perspektiv. Styrgruppen har en positiv inställning till samverkan och till att låta teamet utvecklas på ett bra sätt. Det finns en stor samstämmighet i att ökad samordning behövs, och stor förståelse för de olika aktörernas skilda förutsättningar. Teamets flytt till nya lokaler ställer högre krav på att hitta bra samverkansformer med övriga AME. Samlokaliseringen gjorde samverkan och samarbete betydligt enklare eftersom de olika verksamheterna befann sig under samma tak, kontaktvägarna var korta, personalen kunde snabbt och lätta träffas och diskutera saker. Dock finns flera fördelar med att ha en egen lokal: - lättare för de med tex social fobi att våga besöka teamet (lokalerna i Koppardalen upplevdes av vissa som stökiga, bullriga, alldeles för många människor som rörde sig i lokalerna). - Tillgängligheten är mycket bättre (markplan, centralt belägen lokal). - Lättare med spontana aktiviteter i lokalerna eftersom de inte kan vara bokade av någon annan. - Tillgång till kök för tex matlagning Reflektion Ersättare för de i styrgruppen som inte har möjlighet att närvara vid styrgruppsmöten? Har varje myndighet rätt chef som representant i styrgruppen? Om det är svårt att hitta tid för att delta på inplanerade möten kanske det finns någon annan i organisationen som har lättare att representera sin myndighet.
Ambitionen att alla parter ska känna sig delaktiga och ansvariga för verksamheten gör det fortsatt viktigt att hålla diskussionen levande när det gäller de underliggande behoven och skälen till att bygga upp Samverkansteam Avesta. Inte minst i skenet av de behov som har uppstått och belysts den senaste tiden tex unga m AE och nyanlända som lämnar etableringen. 8. Organisation genomförande och process Styrgruppen har träffats 2 gånger under hösten 2015 och 3 gånger under våren 2016. Beslut om policy och måldokument togs av styrgruppen i januari 2016. I och med att gruppens sammansättning har förändrats och nya ledamöter tillkommit finns ett behov av att ytterligare tydliggöra styrgruppens, och de enskilda medlemmarnas, ansvar för teamets arbete och förutsättningar. En fråga som accentuerats är teamets ekonomi, framför allt kostnader som ökat i och med tex anställning av administrativ resurs, och teamets flytt till nya (och dyrare) lokaler. Behov finns av ett tydliggörande av kostnadsfördelningen mellan teamet och AMEs övriga verksamhet. Teamet ska arbeta utifrån processmål snarare än kvantifierbara mål. Verktyg för detta är ORS/SRS, 3-månadersuppföljningar, redovisning av utfall för avslutade deltagare. Ett utökat samarbete med Kraften i Hedemora är påbörjat; en gemensam utvecklingsdag är planerad till 5/9, bestående av 2 halvdagar för att nå så många verksamheter och dess personal som möjligt. Även gemensam utbildning i lösningsfokus diskuteras, samt uppföljning/uppdatering/utbildning i användandet av ORS/SRS. Frågan om förlängning av inskrivningstiden för de deltagare som passerat 1 års inskrivning har blivit aktuell i juni 2016. Ett antal deltagare förlängdes, och styrgruppen beslutade att vid önskemål om förlängd tid framöver bör aktuell deltagare skriftligen motivera anledningen till att hen önskar förlängning, hur lång tid som behövs, och vad som ska ha hänt vid förlängningsperiodens slut. (Förslag på ansökningsblankett, se bilaga) För uppföljning av deltagarnas process har beslutats att teamet ska använda sig av verktyget ORS/SRS. Detta görs i varierande grad beroende på hur individens behov utvecklas. För gruppen som är aktiv i någon forma av praktik/arbetsträning sker enskilda samtal ibland väldigt sällan, och vid möten hanteras ofta praktiska frågor. I dessa lägen har ibland ORS/SRS glömts bort /prioriterats ner. Teamet jobbar dock på att hitta fungerande former för att säkerställa att verktyget används enligt styrgruppens beslut. 3-månadersuppföljning: Teamet har som målsättning att genomföra uppföljning minst var 3:e månad med ansvarig handläggare, och i mång fall fungerar det bra, rutiner har upparbetats för att boka nästa uppföljning direkt vid sittande möte. Dock har det i vissa fall inte varit möjligt, dels pga att ansvarig handläggare slutat/bytt arbetsuppgifter/varit sjukskriven och ingen ersättare har funnits tillgänglig. I vissa fall har arbetsbördan hos handläggare (tex på FK) varit så hög att det inte ses som praktiskt genomförbart att boka personligt möte för uppföljning var 3:e månad (detta gäller framför allt för deltagare med aktivitetsersättning). Reflektion
Att ha chefer från alla ägarmyndigheter i styrgruppen ökar förutsättningarna att få en fungerande samverkan för att jobba med verksamhetens målgrupp. Engagerade chefer gör också att intresset för och kunskap om samverkan sprids ner i organisationerna och ger ringar på vattnet i form av ökad samverkan i stort. 9. Organisation Resultat och effekter Ekonomin är i balans. Oklarheter kring kostnader i samband med flytt samt anställning av administratör + att verksamhetssamordnaren tidigare inte hade insyn i ekonomin har gjort att teamet har varit mycket sparsamma och inte använt medel som avsatts i budgeten för att inte riskera att överskrida. Detta har visat sig lyckosamt eftersom den budget som finns i ekonomisystemet inte riktigt stämmer med beviljade medel. Effekt av flytt till ny lokal: högre kostnader Mer lättillgänglig Svårare att samverka med övriga AME och att använda administratörsresursen Tabell: Budgetutfall med utfall per 2016-06-30 och helårsprognos 2016 Kr Budget Utfall period Differens Prognos Personal 1 775 000 819 000 955 000 0 Lokaler 165 000 88 000 77 000-9 000 Övriga 160 000 81 000 79 000 + 20 000 kostnader Summa 2 100 000 988 000 1 111 000 + 11 000 Det är viktigt att klargöra ansvarsfördelning och befogenheter för teamet i förhållande till styrgrupp chefer AME, framför allt vad gäller ekonomi/budget. Situationen har förändrats i och med chefsbyte för att kunna arbeta på ett effektivt sätt och utnyttja de resurser som finns på bästa sätt behöver teamet/verksamhetssamordnaren veta vilka förutsättningar som gäller framöver. Reflektion Det finns många utmaningar i att få organisationen att fungera bra i en samordnad verksamhet ägd av flera olika myndigheter/parter med sinsemellan olika regler, förutsättningar och mål. Förutsättningarna för att Samverkansteam Avesta ska utvecklas vidare till en ännu mer välfungerande verksamhet med goda resultat är trots detta mycket goda alla parter är positiva, det finns ett stort intresse att samverka - både från våra ägare och från övriga aktörer verksamma i kommunen och närområdet. Insikten om behoven hos teamets målgrupp ökar ständigt, även kunskapen inom området och viljan att utvecklas och lära mer.