RISKANALYS 2018 Dnr V 2017/701 Utbildningsvetenskapliga fakulteten DATUM: 2017-10-27 BESLUTAD AV: Åke Ingerman, ordförande, Utbildningsvetenskapliga fakultetsstyrelsen KONTAKTPERSON: Mats d Hermansson, kanslichef, Utbildningsvetenskapliga fakultetskansliet mats.hermansson@gu.se
ANVISNINGAR FÖR RISKANALYS Bakgrund Bakgrund Förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll innebär att Göteborgs universitet, tillsammans med Sveriges övriga största myndigheter ska upprätta en riskanalys, vidta kontrollåtgärder samt systematiskt och regelbundet följa upp och dokumentera arbetet med intern styrning och kontroll. Intern styrning och kontroll är ett verktyg för att bidra till väl avvägda prioriteringar, att verksamheten bedrivs på ett effektivt och ändamålsenligt sätt, att lagar, förordningar och andra regler efterlevs samt att en tillförlitlig redovisning och en rättvisande rapportering av verksamheten sker. Universitetets arbete med intern styrning och kontroll utgår från universitetsstyrelsen och granskas fortlöpande av Riksrevisionen och av universitetets internrevision. Arbetet regleras av Handlingsplan för Göteborg universitets arbete rörande intern styrning och kontroll (dnr A11 3742/07). Riskanalysprocessen Riskanalysarbetet, som del av arbetet med intern styrning och kontroll, syftar till att identifiera och bedöma de risker som utgör ett reellt hot mot Göteborgs universitets vision och mål. Riskanalysen ska beakta såväl externa och interna faktorer som på olika sätt kan äventyra verksamhetens legitimitet och fortsatta utveckling. Göteborgs universitet har under en rad år strukturerat riskanalysarbetet genom att samtliga fakulteter genomför riskanalyser av kärnverksamheterna utbildning och forskning. Därutöver genomför UB och gemensamma förvaltningen riskanalys av administrativa nyckelprocesser. Utifrån de inkomna riskanalyserna arbetar universitetsledningen fram ett förslag till universitetsgemensam riskanalys för nästkommande år. Denna riskanalys fastställs av universitetsstyrelsen i december. Respektive fakultet/motsvarande bestämmer de interna formerna för hur den egna riskanalysen tas fram och beslutas. Riskanalysarbetet 2018 Mallen för riskanalys: För att tydliggöra riskanalysens verksamhetsutvecklande roll, och för att integrera olika styrnings- och uppföljningsprocesser vid universitetet, är riskanalysarbetet kopplat till Vision 2020 med tillhörande handlings- och verksamhetsplaner. Utifrån de mål och strategier som anges i handlingsoch verksamhetsplanen ska de viktigaste riskerna anges i riskanalysen. Mallen för riskanalys följer rubrikerna i Vision 2020; Forskning som påverkar, Utbildning som förnyar och Arbetsmiljö som inspirerar. Under rubriken Övrigt är det möjligt att lyfta andra typer av risker, exempelvis risker inom administrativa processer eller risker som inte naturligt kan placeras in under de övriga rubrikerna i mallen. 2 (14)
1. Identifiera risker: En risk avser en omständighet som utgör ett reellt hot mot att Göteborgs universitet ska kunna fullgöra sina uppgifter/uppdrag eller nå målen för verksamheten. För att riskanalysarbetet ska utgöra ett verktyg för prioriteringar är det centralt att begränsa antalet risker till ett fåtal under respektive rubrik. Lyft fram de väsentliga riskerna för verksamheten. 2. Värdera risker: För varje identifierad risk ska sannolikhet och konsekvens bedömas på skalan 1-4 där 1 innebär låg sannolikhet/konsekvens och 4 innebär högsta sannolikhet/konsekvens. Siffrorna för sannolikhet och konsekvens multipliceras med varandra och utgör riskvärdet (maxvärde 16). Riskvärderingen kan fungera som ett underlag för prioritering av vilka risker som är mest väsentliga att lyfta fram under de olika rubrikerna i riskanalysen. Tidplan riskanalys 2018 Riskanalysen för 2018 ska skickas i Wordformat till planeringuppfoljning@gu.se senast den 30 oktober 2017. Ange Riskanalys 2018 [Fakultetsnamn] i ämnesraden på mailet. Uppföljning riskanalys 2017 Varje fakultet/motsvarande ansvar för att kontinuerligt följa upp beslutad riskanalys. Anvisningar och mall för uppföljning och rapportering av riskanalysen för 2017 ingår som en del i den samlade årsuppföljningen som skickas ut den 27 oktober 2017. Frågor Vid eventuella frågor om riskanalysarbetet kontakta Karin Klamfelt, ekonomienheten (e-post: karin.klamfelt@gu.se, telefon: 031-786 50 15). 3. Hantera risker: Risker kan hanteras på olika sätt, de kan accepteras, reduceras/begränsas, delas eller elimineras. Notera att för stora organisationer som i hög grad är styrda av externa faktorer är det inte alltid mest effektivt eller ändamålsenligt att helt eliminera en risk. Ange vilka åtgärder som planeras för att hantera risken samt vem som är ansvarig för genomförande av åtgärden. Sträva efter att ange uppföljningsbara åtgärder, som kan följas upp i kommande års uppföljning. 3 (14)
FORSKNING SOM PÅVERKAR Kortfattad riskbeskrivning (Kopplat till prioriteringar och mål i HP/VP) Generationsskifte i forskningsverksamheten samt ökande obalans mellan verksamhetsgrenarna (rekrytering för att täcka behov i utbildningsuppdraget har under senare år prioriterats på institutionsnivå, med konsekvenser för forskningsverksamheten och forskningsanknuten utbildning) riskerar att minska forskningens kvalitet, volym och konkurrenskraft För lite internationellt forskningssamarbete och för få ansökningar till nordiska, europeiska och internationella finansiärer För låg grad av internationellt rekryterade forskare och strategisk forskningskompetens Sannolikhet Konsekvens Riskvärde (S*K) Åtgärd (Åtgärd för att hantera risken) 3 4 12 Riskreducering och riskdelning inom fakulteten: Genomlysa och utveckla modellen för fördelning av fakultetsanslag med avseende på förutsättningar för högkvalitativ forskning. 3 3 9 Riskreducering genom proaktiva åtgärder: Stimulansmedel för att utveckla ansökningar till nordiska och europeiska finansiärer. Medfinansiering av ansökningar till EU/ERC/KAW. Internationell benchmarking Stötta forskare som tar på sig uppdrag för nordiska och europeiska forskningsfinansiärer. Ansvarig (Ansvarig för genomförande av åtgärd) Dekan/ vicedekan/ prefekter Dekan/ vicedekan/ prefekter 4 (14)
För få doktorander antas vilket riskerar att utarma forskningsmiljöerna och leda till framtida kompetensbrist 4 4 16 Riskreducering: Utveckla hållbara modeller för och högkvalitativ samverkan med samfinansiering av doktorander som komponent. Genomlysa och utveckla modellen för fördelning av fakultetsanslag med avseende på förutsättningar för kritisk massa i forskarutbildningen. Dekan/ vicedekan/ prefekter 5 (14)
UTBILDNING SOM FÖRNYAR Kortfattad riskbeskrivning (Kopplat till prioriteringar och mål i HP/VP) Fakultetens utbildningar lyckas inte i tillräckligt hög grad kopplas till ledande forskningsmiljöer kompletta akademiska miljöer. Sannolikhet Konsekvens Riskvärde (S*K) Åtgärd (Åtgärd för att hantera risken) 3 3 9 Riskreducering: Fortsätta arbetet med att utveckla och stärka programsamarbete med medansvariga fakulteter specifikt inom fakultetens olika lärarprogram. Fortsätta arbetet med att utveckla och stärka samverkan med externa aktörer och andra lärosäten inom fakultetens utbildningar. Arbeta fram tydliga strukturer för lärarutbildningens kommunikation, planering, genomförande och uppföljning inom den egna organisationen. Fortsatt följa upp hur forskning ingår i fakultetens utbildningar och dokumentera vilka modeller som är aktuella i olika utbildningar. Ansvarig (Ansvarig för genomförande av åtgärd) Dekan/ prodekan/ prefekter Fakulteten lyckas inte utveckla och implementera ett kollektivt lärande med utgångspunkt i det fakultetsgemensamma kvalitetssäkrings- och kvalitetsutvecklingssystem i enlighet med GU:s gemensamma kvalitetssystem och i dialog med institutionerna och 2 4 8 Riskreducering: Fortsatt aktivt och tillsammans med institutionerna programråd kartlägga och analysera programmens kvalité, söktryck och avhopp samt genomföra relevanta åtgärder. Dekan/ prodekan/ prefekter 6 (14)
studenter i ständig omvärldsbevakning. Den nya organisationen för lärarutbildning blir inte implementerad på ett ändamålsenligt sätt. 3 3 9 Riskbegränsning: Fortsätta genomlysningen av utbildningarnas centrala styrdokument och där identifiera eventuella motsättningar eller brister särskilt inom olika huvudområden eller utbildningens progression. Genomföra utbildningsutvärdering med extern bedömning enligt fakultetens sexårsplan samt arbeta med relevanta åtgärder. Genomföra UKÄ: s externa utbildningsutvärderingar av lärarutbildningar enligt plan från UKÄ. Aktivt medverka i olika universitetsgemensamma organ. Systematisk dialog inom universitetet och kommunikation med berörda medarbetare. Fortsatt arbete enligt en tydlig processplan. Riskspridning ekonomiskt och ansvarsmässigt. Upprätta och agera på en riskanalys för processen med implementering av den nya organisationen av lärarutbildningen. Fakultetsledning/ institutionsledningar 7 (14)
Spetsutbildning på forskarnivå Fakulteten lyckas inte uppnå mångfald och jämställdhet samt ökad internationalisering vid rekrytering av doktorander. Fakulteten lyckas inte uppnå god kvalitet i forskarutbildningen. Fakulteten lyckas inte anta tillräckligt många doktorander för att upprätthålla en volym av doktorander nödvändiga för god kvalitet i forskarutbildningen. 3 2 6 Riskreducering: 2 2 4 Riskreducering: 4 4 16 Riskreducering: Undersöka nuvarande doktorandgrupp i syfte att se om den avspeglar samhällets mångfald. Fortsatt utveckla den egna webbplatsen på svenska och på engelska för att synliggöra fakultetens forskarutbildningar. Stötta och bistå Göteborgs universitets kvalitets- och utvecklingsprogram; utvärdering med extern bedömning. Upprätta åtgärdsplan utifrån bedömarnas rapport. Följa upp och upprätta en åtgärdsplan utifrån UKÄ:s granskning av ämnet pedagogik på forskarnivå. Följa upp fakultetens strategiska satsning till institutionernas gällande antagning av doktorander Följa upp konsekvenser av och strategier för att möta den minskade antagningen av doktorander. Genomlysa och utveckla modellen för fördelning av fakultetsanslag med avseende på förutsättningar för kritisk massa i forskarutbildningen. Dekan/ vicedekan /prefekter Dekan/ vicedekan /prefekter/studierektorer för utbildning på forskarnivå Dekan/ vicedekan /prefekter 8 (14)
Samverkan med skolhuvudmän och närliggande högskolor är inte tillräckligt god vilket begränsar möjligheten att rekrytera till och samverka kring forskarutbildningen. 3 3 9 Riskreducering: Uppmärksamma vikten av kontakt med skolhuvudmän och närliggande högskolor angående möjligheter till samfinansiering av doktorander. Uppmuntra institutionerna till olika former av ökad samverkan med externa aktörer för samfinansiering vid antagning till utbildning på forskarnivå. Dekan/ vicedekan/ prefekter 9 (14)
ARBETSMILJÖ SOM INSPIRERAR Kortfattad riskbeskrivning (Kopplat till prioriteringar och mål i HP/VP) Medarbetare har en för hög arbetsintensitet och arbetsbelastning under hela eller delar av året. Sannolikhet Konsekvens Riskvärde (S*K) Åtgärd (Åtgärd för att hantera risken) 3 3 9 Riskreducering: Fortsatt arbete som initierats av LAMK med analys och identifiering av åtgärder för att motverka upplevd stress och stressrelaterad ohälsa Strukturerat arbete enligt framtaget årshjul för systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) vid Utbildningsvetenskapliga fakulteten och uppföljning av behov av ytterligare verktyg för att stärka det organisatoriska SAM. Ansvarig (Ansvarig för genomförande av åtgärd) Dekan/ prefekter /motsvarande 10 (14)
Arbetet med likabehandling, jämställhet och mångfaldsfrågor är inte tillräckligt beaktat vid rekrytering. Ledningsstrukturen och medarbetarskap vid fakulteten är inte tillräckligt utvecklat vilket leder till hög arbetsbelastning på prefekter och chefer, vilket både kan medföra nackdelar för det systematiska arbetsmiljöarbetet och för nyrekrytering av ledning vid tre av fakultetetens institutioner 2018. 3 3 9 Fortsätta påbörjat projekt jämställdhetsintegrering av bedömningsprocesser. 3 3 9 Riskreducering: Uppföljning av jämställdhetsintegreringsarbete vid institutionerna i fakultetsgemensamma forum. Svara mot universitetets gemensamma arbete med breddat deltagande och tillgänglighet. Rekrytering, utbildning och utveckling av hållbart chefskap för nya institutionsledningar. Kompetensutveckling om medarbetarskap. Dekan/ prefekter/ motsvarande Dekan /prefekter/ motsvarande 11 (14)
Det finns inte tillräckligt med ändamålsenliga lokaler i ljuset av fakultetens kraftigt utökade lärarutbildningsuppdrag, vilket riskerar att leda till svårigheter att genomföra verksamhet på önskvärt sätt och sämre fysisk och psykosocial arbetsmiljö för såväl medarbetare som studenter. Med anledning av lärarutbildningens omorganisation (NOL) har verksamhetsstöd med koppling till lärarutbildningen decentraliserats, bland annat har utbildningsvetenskapliga fakultetskansliet fått en annan roll och utökats med medarbetare från LUN:s kansli. Detta innebär en risk för otydlighet i ansvarsoch arbetsfördelning mellan olika delar av verksamhetsstödet och risk för hög arbetsbelastning och merarbete för nyckelpersoner samt sämre kvalitet på underlag för verksamhetsbeslut på såväl fakultets- som institutionsnivå. 3 4 12 Riskbegränsning och riskreducering: 3 3 9 Riskreducering: Säkerställa att det finns ändamålsenliga lokaler både för studenter och personal inför kursstart 2018 bland annat genom tydligt samarbete och uppföljning av faktisk lokalanvändning. Gå vidare med fakultetens lokalutvecklingsprojekt genom: o fördjupad undersökning av hur medarbetare och studenter upplever den fysiska arbetsmiljön för att identifiera förbättringsåtgärder. o samlad genomgång av studentytor för förbättrad funktion och flexibilitet. Fortsatt implementering och arbete med ansvars- och arbetsfördelning liksom processgenomlysning såväl inom fakulteten som gemensamt med EUL/GF och andra fakulteter. Åtgärder för att skapa ett fortsatt gott samverkansklimat mellan medarbetare inblandade i lärarutbildningens stöd, såväl inom fakultetskansliet som mellan GF, fakultetskanslier och institutionsadministration. Aktiva initiativ och åtgärder för att Kanslichef/ administrativa chefer 12 (14)
adressera risker som identifieras i riskanalys för kärnverksamheten som en följd av förändrad organisation för lärarutbildningen respektive riskanalys för lokalanvändningen (utarbetade under 2017). 13 (14)
ÖVRIGT Kortfattad riskbeskrivning (Kopplat till prioriteringar och mål i HP/VP) Sannolikhet Konsekvens Riskvärde (S*K) Åtgärd (Åtgärd för att hantera risken) Ansvarig (Ansvarig för genomförande av åtgärd) 14 (14)