Dokumenttyp Protokoll möte FJL-Styrgrupp Status Godkänt Identitet BoV: 3520/2015 Version 1.0 Sid 1 (4) Versionsdatum 2016-09-01 Protokoll 2016-08-23 (4:2016) Närvarande per telefon Styrgrupp Anette Löfgren, enhetschef plan och byggenheten, Boverket, ordförande, beställare av Boverkets del Abdellah Abarkan, professor, prefekt, BTH Jenni Wehrmann, enhetschef bygglov, Helsingborgs stad Mats Löfgren, IT-chef, Höganäs kommun Rolf Carlsson, samhällsbyggnadschef, Höörs kommun Ulrika Artursson Wissa, programansvarig, Högskolan Dalarna Mats Porsklev, förbundschef, Sydarkivera Adjungerad Ann-Sofie Eriksson, sektionschef, Avdelningen tillväxt och samhällsbyggnad, SKL Malin Klintborg, enhetschef för Verksamhetssamordning på division Geodata, Lantmäteriet Maria Rydqvist, projektkoordinator, föredragande 1. Mötets öppnande Anette Löfgren öppnar mötet och hälsar alla välkomna till mötet. 2. Val av protokolljusterare Mats Porsklev, Sydarkivera, valdes till att vara justerare av mötesprotokollet. 3. Godkännande av dagordning 1. Ordförande hälsar alla välkomna (Anette Löfgren) 2. Val av justerare - Förslag Rolf Carlsson, Höörs kommun 3. Godkännande av dagordning 4. Steg 1-slutrapport a. slutrapport är inlämnad 160815! 5. Steg 2-ansökan a. redovisning av läget så här långt 6. Styrgruppsmedlem SP, Sveriges Tekniska Forskningsinstitut, SP, önskar post i styrgrupp 7. Heldagsmöte för styrgruppen i höst 8. Nästa möte Den utskickade dagordningen godkändes med kompletteringarna till övriga frågor.
Protokoll 2016-08-23 (4:2016) 2 4. Steg 1 slutrapport Rapporten och utskrift från portalen utskickad 160815 Beslut fattade under punkt 4 Styrgruppen lade slutrapporten till handlingarna. 5. Steg 2 ansökan Det största problemet är tiden för ansökan! Det är inte lätt med en inlämningstid den 25 augusti! I övrigt är det budget som upptar mest tid. Det kommer ändringar i budget från parter kontinuerligt. Budget Flera parter har inte angett ifall de accepterar en bidragsandel som är lägre än 50 procent. Högskolan Dalarna måste få 50 procentig bidragsdel för att vara med i projektet. De behöver även förankra att de är med hos rektorn, vilket inte är gjort. Besked om medverkan måste ges till Maria Rydqvist i god tid innan ansökan ska lämnas in eftersom högskolans medverkan påverkar hela projektet. BTH har samma förutsättning: 50-procentig bidragdel. Det är regler kring forskningsmedel som är grunden till detta: Crowd funding -metodik 1 fungerar inte för högskolor. De lyder under regelverk som innebär att de alltid måste få 50 procent finansiering utifrån när det handlar om forskning. Styrgruppen önskade veta vad som händer om BTH och Högskolan Dalarna inte är med i projektet. Maria beskrev det utifrån projektkoordinatorns horisont: Högskolan Dalarna har kompetens som projektet inte i övrigt har. De har mångårig erfarenhet av utformning av e-tjänster, hur man ska tänka för att ta fram användarvänliga e-tjänster, hur man ska tänka vid utformning av e-tjänster överhuvudtaget. De har även ett två-årigt program för e-tjänster, de har alltså erfarenhet av att lära ut och sprida kunskap kring utveckling av e-tjänster. Från BTH är det Mårten Dunér som medverkar. Han är tekniskt råd och professor vid BTH. Han har länge arbetat och studerat hur bedömningsfönstret vid bygglovprövning påverkas och borde se ut vid en digital hantering och hur en eventuell ändring av PBL borde utformas. Han ska även arbeta tillsammans med Lunds universitet om geografisk information. Hur ex. riksintressen ska representeras geografiskt för att en digital bedömning ska vara möjlig. Även om BTH:s och Högskolan Dalarnas bidragsdel i ansökan uppgår till 50 procent kan det inträffa att Vinnova sänker deras bidragsdel. I det fall Vinnova inte beviljar 50 procentbidragsdel till BTH och eller Högskolan Dalarna kan de inte heller medverka i projektet. 1 Att parter går in med x-antal timmar/pengar i ett projekt utan ersättning. Man salar, samlar in medel till verksamheten.
Protokoll 2016-08-23 (4:2016) 3 På fråga från styrgruppen klargjorde Maria att jo, projektet kan fortsätta utan BTH och Högskolan Dalarnas medverkan. Med deras medverkan får projektet tillgång till deras kompetens och kunskap. Om de inte är med får projektet hämta in den på annat sätt. Det blir svårare men inte omöjligt. På ordförandens fråga accepterade övriga styrgruppsmedlemmar att vi i ansökan anger deras bidragsdel till 50 procent även då övriga parters andel är lägre. Ansökan Informationspunkt: Ansökan finns på portalen. Organisation Informationspunkt: Organisationen är baserad på att ansvar för de olika arbetspaketen är fördelat på kommuner. Boverket har ansvar för ett arbetspaket, i övrigt kommuner som är de viktigaste parterna det är där tjänsterna ska ligga och det är de som möter användarna. Parter steg 2 Informationspunkt: Alla är klara som medfinansierande parter. Beslut fattade under punkt 5 Styrgruppen beslutar att godkänna att bidragsdelen för BTH:s och Högskolan Dalarnas räkning blir 50 procent i ansökan. 6. Styrgruppsmedlem SP, Sveriges Tekniska Forskningsinstitut, SP, önskar post i styrgrupp SP har kommit in med en förfrågan om medverkan i styrgruppen. De vill gärna ha en plats i styrgruppen för projektet. Argumenten för det är följande: Forskningsinstut ingår fram till idag inte i styrgruppen. Instituten fungerar som en brygga mellan akademi och näringsliv, i såväl projekt som utveckling SP är vana vid arbete med forskningsmedel och i de nätverk/konsortier som uppkommer i t.ex. UDI-arbeten SP arbetar mycket med metodutveckling i flera av de arbetspaket som identifierats för Får jag lov Deras förslag på representant, om styrgruppen finner deras medverkan lämplig, är Anders Sjelvgren, enhetschef. Anders var till juli i år avdelningschef på Boverket och ansvarig avdelningschef för Får jag lov. Styrgruppen är enhälligt positiv till utökningen. Beslut fattade under punkt 6 Styrgruppen beslutar att SP ska erbjudas en plats i styrgruppen.
Protokoll 2016-08-23 (4:2016) 4 7. Heldagsmöte för styrgruppen i höst Det vore bra om styrgruppen träffades en heldag i höst innan beslut från Vinnova. Förslag på punkter att ta upp: Riskanalys! Budget steg 2 ändringar sedan ansökan skickades in? Förändring i parter? Om det finns det möjlighet för AP-ansvariga att träffas en heldag i höst Mötesplan för 2017 så vi slipper doodleförfrågningar Vad gör vi om vi inte får medel från Vinnova? o SKL:s deladigitalt.se? o Näringsdepartementet? o Andra bidrag som finns att söka? o Kör vidare på lägre fart? Beslut fattade under punkt 7 Styrgruppen beslutar att de ska träffas för heldagsmöte den 24 oktober i Karlskrona. 10:00-15:00. Med start 09:30 med kaffe. 8. Nästa möte Inplanerade möten: 2016-09-22 14:00-15:00 telefonmöte (Maria missade att under mötet påminna om att detta möte redan är inplanerat!) 2016-10-24 klockan 10:00-15:00 i Karlskrona. Kaffe serveras från 09:30 Beslutspunkter Nedan listas de beslut som fattades under mötet. Numren följer dagordningen och protokollet ovan. 4. Styrgruppen lade slutrapporten till handlingarna. 5. Styrgruppen beslutar att godkänna att bidragsdelen för BTH:s och Högskolan Dalarnas räkning blir 50 procent i ansökan. 6. Styrgruppen beslutar att SP ska erbjudas en plats i styrgruppen. 7. Styrgruppen beslutar att de ska träffas för heldagsmöte den 24 oktober i Karlskrona. 10:00-15:00. Med start 09:30 med kaffe. 8. inga beslut fattade. Mötet avslutas Anette tackar för visat intresse mötet avslutades. --------------- Vid protokollet /Maria Rydqvist Justeras den 1 september 2016 via e-post /Mats Porsklev, Sydarkivera
2016-09-21 Kallade Får jag lov? inför styrgruppsmöte 160823 160815 Föredragande: Maria Rydqvist, Boverket Styrgrupp: Boverket, Anette Löfgren (chef för enheten plan och bygg). Ordförande Helsingborg Jenni Wehrmann (enhetschef för bygglov på Stadsbyggnadsförvaltningen), Höganäs, Mats Löfgren (IT-chef) Höör, Rolf Carlsson (Samhällsbyggnadschef) Blekinge Tekniska Högskola, BTH Abdellah Abarkan, Professor/prefekt Högskolan i Dalarna, Ulrika Artursson Wissa, programansvarig för programmet Utveckling av etjänster Sydarkivera, Mats Porsklev, förbundschef Sydarkivera Adjungerade: SKL (Ann-Sofie Eriksson, sektionschef, Avdelningen tillväxt och samhällsbyggnad på SKL) Lantmäteriet (Malin Klintborg, enhetschef för Verksamhetssamordning på division Geodata) Dagordning 1. Ordförande hälsar alla välkomna (Anette Löfgren) 2. Val av justerare - Förslag Rolf Carlsson, Höörs kommun 3. Godkännande av dagordning 4. Steg 1-slutrapport 1. slutrapport är inlämnad 160815! 5. Steg 2-ansökan 1. redovisning av läget så här långt 6. Styrgruppsmedlem SP, Sveriges Tekniska Forskningsinstitut, SP, önskar post i styrgrupp 7. Heldagsmöte för styrgruppen i höst 8. Nästa möte Steg 1 - slutrapport Slutrapporten är inlämnad! Rapporten och utskrift från portalen utskickad 160815 1
2016-09-21 Steg 2 rapport om läget Organisation steg 2 Deadline 25/8 14:00 Beslut om medel 17 november Ledning och sammanhållning Maria Rydqvist Styrgrupp Boverket (ordförande), Anette Löfgren Helsingborgs kommun, Jenni Wehrmann Höganäs kommun, Mats Löfgren Höörs kommun, Roger Carlsson Blekinge Tekniska Högskola Högskolan i Dalarna, Ulrika Artursson Wissa Sydarkivera, Mats Porsklev Adjungerade: SKL, Ann-Sofie Eriksson Lantmäteriet, Malin Klintborg Det saknas för mycket i ansökan för att skicka ut till styrgruppen idag (160815) AP1 Idé Höganäs kommun Johan Lingebrant AP2 Ärendehantering Bygglov Vallentuna kommun Yvonne Fredriksson AP3 Ärendehantering Byggfas Boverket Fredrik Olsson AP4 Arkiv Vellinge kommun Rickard Åkerman AP5 Karta Höörs kommun Trine Nykjär Strunck AP6 Digitala tjänster Sala & Heby kommun Lena Karlsson Följ arbetet här: https://portal.vinnova.se/dynformnet/ansok.aspx?base Type=ansokan&id=160192 Inloggning boverketmr Lösen: FårJagL0v? Sandlådan sökandens egna utrymme Guide - bygglovsrådgivaren Test- och utvärdering av pilottjänster Information- och processmodell för bygglovshantering Digitala bedömningar av och utvärdering Test- och utvärdering av digitala pilottjänster Information- och processmodell för byggfas Digital kontrollplan av och utvärdering Test- och utvärdering av digitala pilottjänster Information- och processmodell för arkivprocess Standard och metod för arkivering (FGS) Test- och utvärdering av digitala pilottjänster Utveckling av GIS baserat på behov från AP:s Datamodeller för geodata och bim-data Utveckling av Open e- map Dokumentation: Information, integration m.m Utveckling av digitala pilottjänster Integrations- och informationsutv. Dokumentation: standarder, arkitektur m.m Beställare Konsumenter Leverantörer Producenter Parter steg 2 Medfinansierande parter Statlig myndighet Boverket Halmstad Helsingborg Höganäs Höör Sala/Heby Vallentuna Vellinge Ystad Statlig myndighet Lantmäteriet alförbund Sydarkivera Utbildningsinstans BTH Utbildningsinstans Högskolan Dalarna Utbildningsinstans Lunds universitet Forskningsinstitut Sveriges Tekniska Forskningsinstitut, SP Intresseorganisation Trä och möbelföretagen TMF Leverantör Abou AB Leverantör CGI Leverantör E.D.P. Consult AB Leverantör Mittbygge AB Leverantör Pecar AB Leverantör S-GROUP Leverantör Sokigo Leverantör Tieto Budget nu 24,9%-bidrag andel av möjligt Egen 50% bidrag Accepterar lägre Part Timmar Kronor bidrag Bidrag finansiering skulle ge skillnad bidragsdel Boverket 6 164 4 764 800 23,7% 1 186 760 3 578 040 2 382 400 1 195 640JA Halmstad 764 569 800 2,8% 141 919 427 881 284 900 142 981 Helsingborg 1 110 818 650 4,1% 203 900 614 750 409 325 205 425 Höganäs 1 012 377 579 1,9% 94 043 283 536 188 790 94 747 Höör 863 450 067 2,2% 112 097 337 970 225 033 112 936 Sala/Heby 913 913 655 4,6% 227 562 686 093 456 828 229 265 Vallentuna 1 589 222 300 6,1% 304 436 917 864 611 150 306 714 1 Vellinge 1 589 1 283 380 6,4% 319 649 963 731 641 690 322 041JA Ystad 599 509 423 2,5% 126 881 382 542 254 711 127 830 Lantmäteriet 929 757 543 3,8% 188 680 568 863 378 772 190 092 Sydarkivera 924 338 061 1,7% 84 200 253 860 169 030 84 830JA BTH 434 449 922 2,2% 112 061 337 861 224 961 112 900 Högskolan Dalarna 533 325 095 1,6% 80 971 244 124 162 548 81 577 Lunds universitet 913 788 660 3,9% 196 430 592 230 394 330 197 900JA Sveriges Tekniska Forskningsinstitut, SP 1 062 773 400 3,9% 192 629 580 771 386 700 194 071JA Trä och möbelföretagen TMF 220 189 000 0,9% 47 074 141 926 94 500 47 426TAR INGET BIDRAG Abou AB 517 458 200 2,3% 114 123 344 077 229 100 114 977JA CGI 320 273 650 1,4% 68 157 205 493 136 825 68 668 E.D.P. Consult AB 3 299 358 950 11,8% 587 539 771 411 179 475 591 936JA 2 1 1 Mittbygge AB 231 214 400 1,1% 53 400 161 000 107 200 53 800JA Pecar AB 732 547 400 2,7% 136 340 411 060 273 700 137 360JA S-GROUP 077 518 900 7,6% 378 309 140 591 759 450 381 141 2 1 1 Sokigo 72 75 400 0,4% 18 780 56 620 37 700 18 920saknar information Tieto 88 96 600 0,5% 24 060 72 540 48 300 24 240saknar information TOTALT 950 074 833 100,0% 000 000 074 833 037 417 037 417 26 20 5 15 10 5 2
2016-09-21 Alternativ för budget Styrgrupp utökning? Var part minskar delen som söks bidrag för Part minskar sin insats SP, SP, Sveriges Tekniska Forskningsinstitut, SP, önskar post i styrgrupp Motivering: Forskningsinstut ingår fram till idag inte i styrgruppen. Instituten fungerar som en brygga mellan akademi och näringsliv, i såväl projekt som utveckling De är vana vid arbete med forskningsmedel och i de nätverk/konsortier som uppkommer i t.ex. UDI-arbeten De arbetar mycket med metodutveckling i flera av de AP som identifierats för Får jag lov Nästa möte heldag i höst? Beslut Att ta upp: Riskanalys! Budget steg 2 ändringar sedan ansökan skickades in? Förändring i parter? Träff för AP-ansvariga en heldag i höst Gör mötesplan för 2017 så jag slipper doodleförfrågningarna Vad gör vi om vi inte får medel från Vinnova? SKL:s deladigitalt.se? Näringsdepartementet? Andra bidrag som finns att söka? Kör vidare på lägre fart? 3
2016-09-21 Mötet avslutas Mötet avslutas senast 11:30 4