1(1 Thomas Persson 0155-264149 Anbudsjournalen Förfrågningsunderlag för skogsbrandbevakning med flyg i Södermanlands län Enligt önskemål översänds förfrågningsunderlaget avseende länsstyrelsens upphandling av skogsbrandbevakning med flyg. Härmed inbjuds Ni att lämna anbud i enlighet med förutsättningar angivna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. För Länsstyrelsen Catarina Synnerfors Administrativ Chef Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post 611 86 NYKÖPING Stora torget 13 0155-26 40 00 växel 0155-26 71 25 sodermanland@lansstyrelsen.se Organisationsnr PlusGiro Bankgiro Faktureringsadress Internet 202100-2262 35174-2 5051-8653 FE 98 www.lansstyrelsen.se/sodermanland 833 83 STRÖMSUND
2(1 1. Bevakningens omfattning Länsstyrelsen upphandlar, genom förenklad upphandling, tjänsten att bedriva skogsbrandbevakning i Södermanlands län. 2. Krav på Entreprenören Entreprenören skall vara registrerad i aktiebolags-, handelsbolags- eller föreningsregistret. skall ha giltiga tillstånd för denna typ av uppdrag enligt Transportstyrelsens bestämmelser, skall ha tillgång till minst två flygplan med kapacitet för 4 timmars flygning i 80 knop skall ha tillgång till minst fyra besättningar vars flygförare har certifikat att utföra de efterfrågade flygningarna i något av de offererade flygplanen. Enligt 1 kap 17 och 6 kap 9 Lagen om offentlig upphandling får anbudsgivare inte: vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tillsvidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud. vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. vara dömd för brott avseende yrkesutövning enligt laga kraftvunnen dom ha gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen Entreprenören skall ha fullgjort sina förpliktelser rörande socialförsäkringsavgifter och föreskrivna skatter. 3. Krav på anbudet anbudet skall lämnas som ett av behörig firmatecknare undertecknat original. En kopia av det fullständiga anbudet inklusive eventuella bilagor bifogas. anbudet skall innehålla all efterfrågad information. Endast anbud som inkommit i tid och som uppfyller skallkraven går vidare till utvärdering. anbudet skall avges på svenska språket. anbudet skall vara bindande till 2011-12-31 Anbudet skall innehålla: en kort företagspresentation, max en A4-sida, som bifogas anbudet. kopia på senast gällande registreringsbevis, av vilket behörig firmatecknare och organisationsnummer framgår, skall bifogas anbudet. ifylld Blankett 1 Tekniskt anbud där Entreprenören angivit pris i SEK per flygtimme exkl. moms för i anbudet ingående tjänst samt offererade flygplan och besättningar. ifylld och av skattemyndigheten undertecknad blankett SKV 4820. Skatteintyget får inte vara äldre än 60 dagar vid avlämnandet av anbudet.
3(1 bevis om ansvarsförsäkring och belopp, eller motsvarande för utländskt företag. Entreprenörens årsredovisning för de senaste tre åren. lista på underleverantörer som anlitas för uppdraget och dessas uppgifter. undertecknat avtalsförslag enligt Bilaga 1 kopia av giltigt flygcertifikat för offererade flygförare om Entreprenören offererar flygplan som ägs av annan måste Blankett 2 Intyg från flygplansägare att man avser att hålla flygplan tillgängliga för uthyrning till anbudslämnaren i upphandlingen av Skogsbrandbevakning med flyg i Södermanlands län från varje flygplansägare bifogas anbudet kopia av giltigt tillstånd från Transportstyrelsen eller Luftfartsstyrelsen att bedriva den efterfrågade tjänsten Varje offererad besättning måste innehålla en flygförare med certifikat att flyga minst en av de offererade flygplansmodellerna och en spanare. Ingen person får ingå i mer än en offererad besättning. Inget flygplan får offereras som ingen av de offererade besättningarna har certifikat att flyga. Offererade flygplan skall klara 4 timmars flygning i 80 knop. Om Entreprenören offererar flygplan som ägs av någon annan måste varje flygplansägaren fylla i och underteckna Blankett 2 Intyg från flygplansägare att man avser att hålla flygplan tillgängliga för uthyrning till anbudslämnaren i upphandlingen av Skogsbrandbevakning med flyg i Södermanlands län. Om Entreprenören offererar flygplan som ägs av annan måste flygplan totalt finnas tillgängliga under hela bevakningsperioden. Entreprenören skall redovisa om miljöledningssystem eller miljöpolicy finns. Entreprenören skall redovisa om jämställdhetsplan finns. Entreprenören skall redovisa om mångfaldsplan finns. Blanketten SKV 4820 kan hämtas från www.skatteverket.se. Anbudet får inte lämnas per telefax eller e-post. Ofullständiga anbud och anbud som avviker från förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag kommer att förkastas. Anbudet skall ha kommit in till länsstyrelsen senast den 2011-03-03. Det skall lämnas i dubbla förslutna kuvert. Kuverten skall vara tydligt märkta med ANBUD skogsbrandbevakning, dnr 450-179-2011. Anbud som kommer in för sent kan inte prövas, oavsett orsak till förseningen. Anbudet sänds till
4(1 Länsstyrelsen i Södermanlands län 611 86 NYKÖPING Anbudet skall vara bindande till den 31/12/2011. Avtal kommer att tecknas tidigast tio dagar efter det att länsstyrelsens tilldelningsbeslut skickats till de leverantörer som länsstyrelsen inte har för avsikt att sluta avtal med. Eventuella frågor angående upphandlingen kan endast ställas skriftligen till upphandlande myndighets kontaktperson. Frågor ställda muntligen kommer inte att besvaras. Eventuella frågor skall ha inkommit till upphandlande myndighet senast 2011-02-23. Frågor och svar som har betydelse för anbudslämnandet kommer att publiceras på länsstyrelsens hemsida: www.lansstyrelsen.se/sodermanland senast den 2011-02-28. Eventuella kompletteringar kommer även att publiceras på Länsstyrelsens hemsida www.lansstyrelsen.se/sodermanland senast den 2011-02-28. Frågor ställs skriftligt till: Lars Jonsson Länsstyrelsen i Södermanland län 611 86 Nyköping Lars.Jonsson@lansstyrelsen.se 4. Prövning av anbuden Obs! Anbud som inte uppfyller samtliga skall-krav kommer inte att antas. Prövningen av anbuden kommer att genomföras i sex steg: 1. Anbudet skall ha inkommit inom rätt tid 2. Anbudet skall vara fullständigt 3. Prövning av kraven på Entreprenören 4. Undertecknat avtalsförslag 5. Prövning av kraven på tjänsten 6. Anbudsutvärdering Anbudsutvärdering Utvärderingen sker efter värderingsprincipen ekonomiska mest fördelaktiga med hänsyn tagen till nedanstående kriterier. Kriterierna är kort definierade nedan.
5(1 I nedanstående tabell framgår vilka utvärderingskriterier och vilken poängsättning som kommer att tillämpas. Utvärderingskriterier Max poäng Resurser 5 Priser 10 Kriteriet - Resurser Anbudsgivarens poäng beräknas som summan av poäng för offererade flygplan och besättningar. Poäng för flygplan beräknas enligt följande: Fler än 4 flygplan offererade ger 2 poäng 3-4 flygplan offererade ger 1 poäng 2 flygplan offererade ger 0 poäng Poäng för besättningar beräknas enligt följande: Fler än 7 besättningar offererade ger 3 poäng 6-7 besättningar offererade ger 2 poäng 5-6 besättningar offererade ger 1 poäng 4 besättningar offererade ger 0 poäng Kriteriet Priser Anbudsgivarens utvärderingspris beräknas som snittpriset på de av anbudsgivaren offererade flygplanen. Lägsta utvärderingspris erhåller 10 poäng. Övriga anbud erhåller poäng enligt: Poäng = 10 * LP / AP AP = anbudsgivarens utvärderingspris LP = lägsta utvärderingspris Om två anbudsgivare får samma poängtal kommer anbudsgivaren med mest resurser att prioriteras. 5. Avtalsvillkor För uppdraget skall de avtalsvillkor som anges i bilagan till förfrågningsunderlaget gälla. För att bekräfta att avtalsvillkoren accepteras skall anbudsgivaren underteckna det bifogade avtalsförslaget.
6(1 Om kontraktshandlingarna innehåller uppgifter som strider mot varandra skall handlingarna gälla i följande ordning om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat: Avtalet Förfrågningsunderlaget Anbudet Kompletterande överenskommelser mellan parterna (t.ex. tidsplan) 6. Administrativa bestämmelser Upphandling sker enligt lagen om offentlig upphandling i form av förenklad upphandling. Länsstyrelsen avser att teckna kontrakt med en anbudsgivare. I det fall anbudsgivaren har för avsikt att anlita underleverantörer ska detta anges i anbudet. Inga underleverantörer får anlitas utan Länsstyrelsens skriftliga medgivande. Detta gäller även underleverantörer. För att Länsstyrelsen ska kunna ge medgivande för anlitande av underleverantörer, ska dessa vara kontrollerade avseende fullgörande av sina skyldigheter enligt lag och avtal, med avseende på momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter. Alternativa anbud är inte tillåtna. Avtal mellan parter kommer att vara giltigt först då båda parter undertecknat avtalet. Anbudet kan komma att antas utan föregående förhandling. En eventuell förhandling kan bara ske på initiativ av länsstyrelsen. Anbudet är giltigt först då avtal undertecknats av båda parter. Länsstyrelsen äger rätt att förkasta samtliga anbud och häva anbudsinfordran om anbuden inte uppfyller kvalitetskraven eller innefattar ett för högt pris. Länsstyrelsen äger även rätt att förkasta samtliga anbud och häva anbudsinfordran till följd av nya/förändrade interna förutsättningar eller påverkande beslut från omvärlden. Bilaga 1 Avtal om skogbrandbevakning med flyg Bilaga 2 Flygslinga för skogsbrandbevakning Bilaga 3 Blankett 1 Tekniskt anbud Bilaga 4 Blankett 2: Intyg från flygplansägare att man avser att hålla flygplan tillgängliga för uthyrning till anbudslämnaren i upphandlingen av Skogsbrandbevakning med flyg i Södermanlands län
7(1 Bilaga 1, Avtal om skogbrandbevakning med flyg 1 Avtalets omfattning Entreprenören skall under ledning av Länsstyrelsen svara för bevakningsuppdrag med flyg fram till 31/12/2011. Avtalet kan förlängas med maximalt ett år om Länsstyrelsen så begär. I uppdraget ingår att efter Länsstyrelsens anvisningar organisera, administrera och utföra skogsbrandbevakning i länet och i förekommande fall även i delar av angränsande län. I avtalet ingår endast uppdrag utförda åt och beordrade av Länsstyrelsen. I det fall entreprenören åtar sig uppdrag åt kommunala räddningstjänster eller andra aktörer ligger detta utanför detta avtal och kostnaden för dessa uppdrag får inte belasta Länsstyrelsen. I skogsbrandbevakningen ingår kvarstannande vid upptäckt brand tills dess inrapportering till SOS Alarm AB har genomförts. I skogsbrandbevakningen ingår även att på SOS Alarms eller räddningstjänstens begäran kvarstanna tills första räddningsenhet är på plats. Om flygplan därutöver stannar kvar i området på order av SOS Alarm, räddningsledare eller på eget initiativ för att utföra rekognoscering eller vägvisning ligger sådana uppdrag utanför detta avtal och kostnaden för dessa uppdrag får inte belasta Länsstyrelsen. 2 Bevakningens utförande Personal som utför uppdraget skall kunna kommunicera på svenska. Skogsbrandbevakning Flygslingan i bevakningsområdet omfattar en sammanlagd en sammanlagd flygsträcka på cirka 280 km Länsstyrelsen har möjlighet att förändra bevakningsslingan om så erfordras. Bedömningen för om skogsbrandbevakning skall utföras grundas huvudsakligen på SMHI:s prognoser för skogsbrandrisker. Bevakning blir aktuell då bevakningsområdet allmänt har stor brandrisk eller högre brandriskvärde (4, 5 eller 5E) och eldningsförbud råder. Normalt sker då bevakning med en flygning av bevakningsslinga och dag då allmänheten i 25% eller mer av bevakningsområdet avråtts från att elda av kommunerna.
8(1 Om brandrisken är så hög att kommunerna utfärdat eldningsförbud i 50% eller mer av bevakningsområdet sker bevakningen normalt 2 gånger per dygn. Bevakning kan beroende på rådande läge utföras längs hela eller delar av slingan. Beslut om skogsbrandbevakning tas av Länsstyrelsen Tjänsteman i Beredskap (TiB). Bevakningen skall normalt påbörjas: vid en överflygning mellan kl. 12.30 13.30 vid två överflygningar mellan kl. 10.00 11.00 och kl. 16.00 17.00. Beredskap skall finnas för eventuell extra bevakning som skall utföras på särskild anmodan från TiB. Brandflygchef /stf brandflygchef skall under bevakningsperioden 15 maj 15 september: varje morgon innan klockan 10 inhämta huruvida flygning skall ske eller ej, antal flygningar och tidpunkter när flygningar skall ha påbörjats hos TiB. upprätta förteckning över flygförare och reserver med tel nr mm skall under bevakningsperioden vara anträffbar via telefon. Spanare Vid flygning skall spanare alltid medfölja. Spanaren svarar för all verksamhet kring övervakningsuppdraget förutom flygning. Radiosamband Radiosamband skall kunna upprättas med kommunal räddningstjänst och SOS Alarm AB på aktuella kanaler. Radioutrustning 2 st B96 och 2 st RAKEL tillhandahålls av Länsstyrelsen. Entreprenören svarar för installation av radioutrustningen samt att eventuella erforderliga godkännanden inhämtas. 3 Beredskap Entreprenören skall hålla beredskap för skogsbrandbevakning under tiden 15 maj 15 september enligt följande: *Vid brandrisk 4-5 inom 2 timmar (efter särskilt beslut inom 1 timme) *Vid brandrisk 3 inom 4 timmar (efter särskilt beslut inom 2 timmar) *Vid brandrisk 1-2 inom 8 timmar (efter särskilt beslut inom 4 timmar) 4 Materiel
9(1 I flygplan som är på bevakningsuppdrag skall topografiska kartan, räddningstjänstkartan, finnas över den slinga som bevakas och i förekommande fall även delar av angränsande län. Kartor tillhandahålls av Länsstyrelsen. Länsstyrelsen tillhandahåller även Entreprenören med följande: 2 st RAKEL terminaler 2 st Radio B96 Digitalkamera Videokamera GPS Entreprenören svarar för att den materiel som erhålls som lån för bevakningsuppdraget, återlämnas i oskadat skick när avtalet upphört att gälla. 5 Ersättning och rapportering Ersättning Ersättning utgår enbart för flygtid. Det utgår inga andra ersättningar. Länsstyrelsen ersätter maximalt 30 minuters flygning till och från flygslingan per bevakningsuppdrag. Det åligger entreprenören att tillse att avtal om kostnadsersättning ligger inom ramen för vad Transportstyrelsens tillstånd medger. Ersättning kan utgå till entreprenören för den egentliga flygtiden under kompletterande utbildning (enligt fastställd utbildningsplan) för att kunna utföra skogsbrandbevakning med flyg. Ersättning kan medges för högst 5 tim per år. De priser Entreprenören lämnat i sitt anbud skall vara giltiga under hela avtalsperioden (och dess eventuella förlängning) såvida inte flygbränslepriset (inklusive skatter och avgifter) ökat med mer än 4% jämfört med det flygbränslepris som gällde vid anbudstillfället. Om flygbränslepriset (inklusive skatter och avgifter) under avtalsperioden (och dess eventuella förlängning) ökat med mer än 4% har Entreprenören, från detta datum, rätt till uppräkning av timpriset. Uppräkningen av timpriset motsvarar den faktiska merkostnad som direkt hänför sig till skillnaden mellan det flygbränslepris som gällde vid anbudstillfället jämfört med det vid flygningen aktuella flygbränslepriset (inklusive skatter och avgifter).
10( 1 Rapporter/fakturering Rapportering och redovisning av brandflygets verksamhet innehållande uppgifter om upptäckta bränder, antal flygningar, flygtid mm skall ske månadsvis till Länsstyrelsen och på av Länsstyrelsen anvisade blanketter. I samband med denna rapportering faktureras också kostnader för genomförda flygningar. De fakturerade kostnaderna specificeras vad avser typ av kostnad. Flygtid redovisas som flygtid i luften och redovisas i timmar och minuter angivet i femminuters intervall. Inkomna fakturor betalas inom 30 dagar under förutsättning att de godkänns av Länsstyrelsen. Efter genomförd säsong och senast den 30 september skall en verksamhetsberättelse och sammanställning av säsongens skogsbrandflyg, redovisande säsongens alla flygkostnader, flygtid, verksamhet, upptäckta bränder mm redovisas på av Räddningsverkets fastställda blanketter och tillsändas Länsstyrelsen. 6 Utbildning Entreprenören ansvarar för att piloter och spanare får för uppdraget nödvändig utbildning och information i enlighet med uppgifter i SRV: s riktlinjer Skogsbrandbevakning med flyg Myndigheten för samhällsskydd och beredskap inriktning från 2010. Entreprenören svarar för framtagande av utbildningsplan som skall godkännas av länsstyrelsen samt för genomförande av utbildning. 7 Tillstånd/ försäkringar Entreprenören förbinder sig att teckna erforderliga försäkringar för de som utför tjänsten inklusive medföljande passagerare samt den materiel som används. För Länsstyrelsen För Anbudsgivare Catarina Synnerfors NN
ANBUDSUNDERLAG 11( 1 Bilaga 2 Flygslinga 2011-02-04 450-179-2011
12( 1 Bilaga 3 Blankett 1 Tekniskt anbud Registreringbeteckning på offererade flygplan Flygplansmodell Pris per timme exklusive moms Offererade Besättningar (anges som flygförare + spanare) Flygförare Spanare Modeller som flygföraren har certifikat att flyga Aktuellt flygbränslepris (inklusive skatter och avgifter) se
13( 1 Bilaga 1, Avtal om skogbrandbevakning med flyg,5 Ersättning och rapportering Kryssa i för ja eller nej Ja Nej Vi har miljöledningssystem eller miljöpolicy Vi har jämställdhetsplan Vi har mångfaldsplan.. Underskrift firmatecknare. Namnförtydligande
14( 1 Bilaga 4 Blankett 2: Intyg från flygplansägare att man avser att hålla flygplan tillgängliga för uthyrning till anbudslämnaren i upphandlingen av Skogsbrandbevakning med flyg i Södermanlands län Fyll i flygplansägarens namn avser att till fyll i anbudslämnarens namn uthyra flygplan att användas för skogsbrandbevakning. Jag/Vi avser att hålla mina/våra flygplan tillgängliga för uthyrning till fyll i anbudslämnarens namn under perioden 15 maj till 15 september 2011 enligt följande: Flygplanets registreringsbeteckning Flygplansmodell Antal dagar flygplanet kan hyras av anbudslämnaren för skogsbrandbevakning under perioden Flygplansägarens namnteckning