Styrelsen - PROTOKOLL 41-60/2018 2018-06-14-15 Protokoll fört vid sammanträde med universitetsstyrelsen Innehållsförteckning 41/18 Sammanträdets öppnande... 2 42/18 Utseende av justeringsperson... 3 43/18 Fastställande av föredragningslistan... 3 44/18 Protokoll från föregående möte... 3 45/18 Stiftelsefrågor... 3 46/18 Utbildningsutbudet 2019/2020... 4 47/18 Uppföljning av universitetets strategi... 5 48/18 Internrevisionens rapport Fillagring, säkert arkiv... 6 49/18 Internrevisionens rapport inköps- och upphandlingsprocessen... 7 50/18 Verksamheten vid SLU Holding 2017... 7 51/18 Process för rekrytering av rektor... 8 52/18 Utvecklingen vid universitetsdjursjukhuset... 9 53/18 Upphörande av ställning som fakultetsgemensamma institutioner (FGI)... 9 54/18 Förlänande av förtjänstmedaljer... 10 55/18 Information från rektor och prorektor... 11 56/18 Information från Sluss... 12 57/18 Skrivelser till styrelsen samt ordförandebeslut... 12 58/18 Uppdrag från styrelsen... 12 59/18 Kommande sammanträden... 12 60/18 Avtackning och avslutande... 13 Tid och plats Torsdagen 14 och fredagen den 15 juni i sammanträdesrum Åkerö, Krusenbergs herrgård. Den 14 juni var ledamöterna Brennerfelt, Danielsen och Spong förhindrade att delta. Ärendena under 51 och 59 var av den karaktären att de lämpligen avgjordes då även dessa ledamöter kunde delta. De två ärendena ajournerades därför till den 15 juni då hela styrelsen kunde närvara. Sammanträdet leddes av vice ordföranden Maria Norrfalk.
Närvarande ledamöter Namn Titel Närvarande Brennerfelt, Rolf Generaldirektör, ordförande 51, 59 Andersson, Stina Ordförande i Sluss Hela mötet Bengtsson, Jan Professor Hela mötet Carlsten, Johan Fd vicerektor vid CTH Hela mötet Danielsen, Kristin Internationell direktör 51, 59 Hallberg Sramek, Isabella Förste rådgivare i Sluss Hela mötet Högberg, Peter Rektor Hela mötet utom 51 Karlsson, Maria Doktorand Hela mötet Khorsand, Maria VD Hela mötet Löfgren, Susanna Länsråd Hela mötet Norrfalk, Maria F. landshövding, v. ordf. Hela mötet Persson, Bengt Lantbrukare Hela mötet Sarlöv-Herlin, Ingrid Professor Hela mötet Spong, Göran Universitetslektor 51, 59 Wasteson, Yngvild Professor NMBU Hela mötet Övriga närvarande Namn Titel Närvarande Astorsdotter, Inga Internrevisionschef Hela mötet utom 51 Andersson, Roger Personalföreträdare ST Hela mötet Arons, Sara Kommunikationschef Hela mötet Bremer, Petter Ekonom 41-45 Eriksson, Urban VD SLU Holding 45 Hart, Maria Controller 47 Holmgren, Karin Prorektor Hela mötet utom 51 Johansson, Maj-Britt Professor, Senior Adviser 52 Lindh, Sune Akademisekreterare Hela mötet Lundqvist, Lars Personalföreträdare Saco Hela mötet Melkersson, Martin Universitetsdirektör Hela mötet utom 51 Sundkvist Johansson, Lisbeth Internrevisor 48-49 Wallin, Amelie Rekryteringskonsult 51 41/18 Sammanträdets öppnande Ordföranden hälsade deltatagarna välkomna till dagens sammanträde. att förklara sammanträdet öppnat. Maria Norrfalk 2/13
42/18 Utseende av justeringsperson att utse Maria Khorsand till att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 43/18 Fastställande av föredragningslistan att fastställa föredragningslistan enligt utsänt förslag. Maria Norrfalk 44/18 Protokoll från föregående möte Protokoll från sammanträdet den 25 april 2018. att lägga protokollet från sammanträdet den 25 april 2018 till handlingarna. 45/18 Stiftelsefrågor 1. Förslag till beslut om årsredovisningar 2017 för de stiftelser som har anknuten förvaltning till SLU 2. Riktlinjer för stiftelseförvaltningen enligt styrelsens beslut den 15 december 2016, SLU ID: ua.2016.1.1.1-4632. Martin Melkersson ua.2018.1.1.1-2011 Det finns 89 stiftelser med till SLU anknuten förvaltning varav 80 ingår i en samförvaltning, där de ingående stiftelserna har andelar i det gemensamma kapitalet. För övriga nio stiftelser sker förvaltningen separat i egna depåer med hänsyn till stiftelsens tillgångar och de bestämmelser som finns i respektive stiftelses urkund. Stiftelsernas kapitalplaceringar har gjorts i enlighet med de riktlinjer för stiftelseförvaltningen som styrelsen har beslutat om. Om inte annat anges av 3/13
stiftelseförordnande eller stadgar ska placeringsinriktningen vara minst 50 % och högst 70 % aktierelaterade placeringar och minst 30 % och högst 50 % räntebärande placeringar. Stiftelserna har under år 2017 lämnat bidrag till SLU-anknuten verksamhet med 5,0 Mnkr samt till stipendier till studerande med 2,3 Mnkr. Vid årets slut uppgick stiftelsernas fria kapital, vilket kan användas för att främja stiftelsernas ändamål i form av bidrag och stipendier, till 50,0 Mnkr. I diskussionen framfördes att avsnitt 4. Etiska placeringar i de gällande riktlinjerna borde formuleras ännu skarpare vad som inte är tillåtna placeringar. Styrelsen konstaterade också att flera av de mindre fonderna inte har någon eller endast en blygsam tillväxt men de måste ändå vara med och bära kostnaderna för fondförvaltningen. Det innebär att de kommer att urholkas och så småningom försvinna utan att något aktivt beslut fattats om att de ska upphöra. att fastställa årsredovisningar för år 2017 för stiftelser med till SLU anknuten förvaltning och att inge dessa till Länsstyrelsen i Stockholms län, samt att förklara beslutet för omedelbart justerat. Styrelsen beslutade även att uppdra åt rektor att till sammanträdet i december 2018 komma med förslag till en striktare formulering av avsnitt 4 Etiska placeringar i Riktlinjer för stiftelseförvaltningen, samt att undersöka möjligheterna till permutation av de fonder vars ändamål är svåra att uppfylla eller som är så små att förvaltningskostnaderna överstiger den årliga tillväxten. 46/18 Utbildningsutbudet 2019/2020 Promemorian Förändringar i programutbudet inför ht 2019, upprättad inom universitetsadministrationens planeringsavdelning och överlämnad av utbildnings- Karin Holmgren 4/13
nämnden till program- och fakultetsnämnderna för synpunkter inför det slutliga förslag till beslut som styrelsen ska ta ställning till den 27 september 2018. ua 2018.1.1.1-1777 UN föreslår preliminärt att styrelsen ska göra följande förändringar i SLU:s programutbud inför höstterminen 2019: 1. Inrätta ett mastersprogram Forest Ecology and Sustainable Management, 120 hp, med studieort Umeå, samt 2. Inrätta ett landskapsingenjörsprogram, 180 hp, med studieort Uppsala. I diskussionen anfördes bl.a. att en möjlighet att utöka antalet studenter på SLU är att fler utbildningar än landskapsarkitektprogrammet ges på två orter. Det finns en tydlig geografisk begränsning hos många ungdomar vid val av studieort, vilket gör det sannolikt att studieplatserna fylls även vid dubbleringar av program om de ges på olika orter. 47/18 Uppföljning av universitetets strategi 1. Promemorian Uppföljning av SLU:s strategi 2017-2020, upprättad inom universitetsadministrationens planeringsavdelning i maj 2018, avsedd för styrelsen den 14 juni 2018. Peter Högberg ua.2018-1.1.2-2094 2. SLU:s strategi 2017-2020 enligt styrelsens beslut den 16 juni 2016, ID SLU ua 2015.1.1.1-409. Inom universitetet pågår en rad åtgärder för att genomföra den strategi som styrelsen beslutade om för två år sedan. I diskussionen kring den utsända uppföljningen berördes bl.a. hur pedagogisk skicklighet ska bedömas vid rekrytering av professorer, hur strategin ska kunna bli mer utåtriktad och innehålla mer av adderade värden samt betydelsen av att styrelsen informeras om de s.k. framtidsplattformarnas verksamhet. 5/13
48/18 Internrevisionens rapport Fillagring, säkert arkiv 1. Förslag till beslut om fastställande av revisionsrapport och åtgärdsplan. 2. Internrevisionens rapport Säker fillagring, säkert arkiv? Martin Melkersson ua.2017.1.1.2-3164 3. Åtgärdsplan med anledning av internrevisionens rapport Säker fillagring, säkert arkiv? Internrevisionen (IR) har i enlighet med revisionsplanen för 2017 granskat SLU:s hantering av fillagring och arkivering. Styrelsen behandlade den 19 februari 2018, 16/18, internrevisionens rapport Säker fillagring, säkert arkiv? Rektor har sedan dess låtit utarbeta en åtgärdsplan i anledning av rapporten. IR:s sammanfattande bedömning är att det finns brister rörande fillagring avseende effektivitet, ändamålsenlighet och säkerhet. Med anledning av detta rekommenderar internrevisionen ett antal åtgärder. Diskussionen kring åtgärdsplanen föranledde en ändring i förhållande till den utsända versionen vad avser ev. obligatorisk användning av universitetets gemensamma fillagring. Frågan ska utredas vidare innan beslut fattas. att fastställa internrevisionens rapport Säker fillagring, säkert arkiv?, samt att fastställa rektors åtgärdsplan med anledning av rapporten. 6/13
49/18 Internrevisionens rapport inköps- och upphandlingsprocessen Handling Internrevisionens rapport Inköps- och upphandlingsprocessen. Internrevisionen har i enlighet med revisionsplanen för 2018 granskat SLU:s inköps- och upphandlingsprocess. Syftet med granskningen var att bedöma om SLU har processer för inköp och upphandling som är effektiva, ändamålsenliga och följer gällande regelverk. Lisbeth Sundkvist Johansson ua.2018.1.1.2-708 Internrevisionens sammanfattande bedömning är att det finns brister inom inköp och upphandling som riskerar att påverka effektivitet, ändamålsenlighet och regelefterlevnad. Detta kan innebära att kvalitet och rätt pris inte beaktas vid köp av varor och tjänster samt att SLU inte följer upphandlingsregelverket. Rapporten och ett förslag till åtgärdsplan kommer att behandlas av styrelsen i september. 50/18 Verksamheten vid SLU Holding 2017 1. Årsredovisning för SLU Holding 2017. 2. Ägardirektiv för SLU Holding beslutade av styrelsen den 20 juni 2013, SLU ID ua.2013.1.1.1-2708. Urban Eriksson ua. 2018.1.1.1-2109 3. Bolagsordning för SLU Holding AB, antagen vid bolagsstämman den 29 maj 2012 I enlighet med bestämmelsen i Ägardirektiven ska SLU Holding AB årligen redovisa sin verksamhet för universitetsstyrelsen. I enlighet med styrelsens beslut den 16 juni 2017, 51/17, pågår en översyn av ägardirektiven. 7/13
51/18 Process för rekrytering av rektor 1. Förslag till beslutsdokument avseende rekrytering av rektor. 2. Förslag till anställningsprofil för rektor, samma ID 3. Förslag till process för rekrytering av rektor, samma ID UA.2018.1.1.1-1124 4. Utdrag ur Högskoleförordningen avseende rekrytering av rektor. 5. Förteckning över deltagare i rekryteringsgruppen. Sedan rektor Peter Högberg på egen begäran beviljats entledigande från och med den 1 januari 2019 har styrelsen vid sitt sammanträde den 25 april 2018 beslutat att utse en rekryteringsgrupp som bl.a. skulle lämna förslag till anställningsprofil och process för rekrytering av rektor. Rekryteringsgruppen har lämnat ett sådant förslag som låg till grund för styrelsens diskussion. Diskussionen inriktade sig på förslaget till anställningsprofil. Med hänsyn till att tre ledamöter var frånvarande den 14 juni, ajournerades den slutliga diskussionen och beslutet till den 15 juni. Styrelsens beslut avviker från det utsända förslaget till anställningsprofil främst vad avser rubriksättning och disposition. att anställningsprofilen för rektor ska ha den lydelse som framgår av bilaga 1 till detta beslut 1, att processen för rekrytering av rektor ska genomföras enligt vad som anges i bilaga 2 till detta beslut, samt att direkta kostnader för rekryteringsprocessen belastar kostnadsställe 1000000 proj. 68000. 1 Bilagorna 1 och 2 har inte fogats till detta prototkoll. 8/13
52/18 Utvecklingen vid universitetsdjursjukhuset Rektor har utsett professor Maj-Britt Johansson att som processledare driva förändringsarbetet avseende den kliniska verksamheten vid SLU enligt de direktiv som rektor har fastställt. Processledaren redogjorde för arbetsläget i den pågående processen. Maj-Britt Johansson - 53/18 Upphörande av ställning som fakultetsgemensamma institutioner (FGI) 1. Förslag till beslut om att ställningen som fakultetsgemensamma institutioner (FGI) ska upphöra för skoglig resurshushållning (SRH) samt biosystem och teknologi (BT). Peter Högberg ua.2018.1.1.1-2066 2. Begäran från de fyra dekanerna till styrelsen att ställningen som fakultetsgemensamma institutioner ska upphöra för skoglig resurshushållning (begäran från S-fak och NJ-fak) samt biosystem och teknik (begäran från LTV-fak och VH-fak). 3. Protokoll från MBL-förhandling den 29 maj 2018. 4. Styrelsens beslut den 20 juni 2013 Ändrad fakultetsstruktur m.m. från år 2014, SLU ua 2013.1.1.1-2824. 5. Promemorian Fakultetsstruktur vid SLU från år 2014, upprättad inom SLU och daterad den 18 juni 2013, SLU ua 2013.1.1.1-2824. Promemorian innehåller bl.a. motiveringarna till att styrelsen beslutade att sju av universitetets institutioner skulle vara fakultetsgemenamma från den 1 januari 2014. Utvecklingen har visat att styrelsens beslut i juni 2013 att sju institutioner, däribland att SRH och BT, ska vara fakultetsgemensamma (FGI), inte har bidragit till att utveckla verksamheten vid dessa två institutioner på det sätt som avsågs med förändringen. Det 9/13
administrativa merarbetet på såväl institutions- som fakultetsnivå som FGI-organisationen medför, uppvägs inte i tillräcklig grad av fördelarna av att två fakulteter har insikter i och påverkan på en gemensam institutions verksamhet när det är mycket få anställda som tillhör den ena fakulteten. Dekanerna för S- respektive NJ-fakulteten har därför begärt att institutionen för SRH ska upphöra att vara en FGI. Dekanerna för LTV- respektive VH-fakulteterna har begärt att institutionen för BT ska upphöra att vara en FGI. att med verkan från den 1 januari 2019 ska institutionen för skoglig resurshushållning (SRH) och institutionen för biosystem och teknologi (BT) upphöra att vara fakultetsgemensamma, att uppdra åt rektor att före den 1 september 2018 fatta beslut om vilka anställda inom institutionerna SRH och BT som kommer att överföras till fakulteten för skogsvetenskap respektive fakulteten för landskapsarkitektur, trädgårds- och växtproduktionsvetenskap från den 1 januari 2019, att uppdra åt rektor att fatta de beslut som i övrigt krävs för att förändringen ska kunna träda i kraft den 1 januari 2019, samt att de personer som enligt rektors beslut kommer att byta fakultet den 1 januari 2019, ska i förekommande fall vara röstberättigade inom den kommande fakulteten vid de val av fakultetsnämnder som genomförs hösten 2018. 54/18 Förlänande av förtjänstmedaljer 1. Förslag till beslut om förlänande av förtjänstmedaljer. 2. Protokoll från Belöningskommitténs sammanträde den 21 maj 2018. ua.2018.1.1.1-1041 3. Nomineringar för de personer som belöningskommittén föreslår ska förlänas medaljer. 10/13
4. Riktlinjer för SLU:s förtjänstmedalj enligt styrelsens beslut från den 28 april 2009, 32/09, reviderade den 17 juni 2011, 57/11. I enlighet med reglerna för förtjänstmedaljen har rektor utlyst en nomineringsperiod för förtjänstmedaljen och därefter sammankallat belöningskommittén som tagit ställning till vilka som bör förlänas utmärkelserna. Medaljer som bär Konungens bild och som kröns av en kunglig krona förutsätter att Konungen lämnar sitt medgivande till valet av medaljörer. Styrelsens beslut fattas därför under förutsättning av att ett sådant medgivande lämnas. Utmärkelserna kommer att överlämnas vid årets promotionshögtid i början av oktober. Styrelsen beslutar under förutsättning av Konungens medgivande, att utdela universitets stora förtjänstmedalj till professor Barbara Ekbom, att utdela universitetets förtjänstmedalj i guld till professor Ulf Gärdenfors, samt att utdela universitetets förtjänstmedalj till universitetslektor Anna Wallenbeck. 55/18 Information från rektor och prorektor 1. Meddelanden från rektor och prorektor. 2. Utdrag från rektorsbloggen. 3. Rektors beslut 72-99 år 2018. Peter Högberg, Karin Holmgren - 4. Promemorian Lägesrapport fartygsprojektet, upprättad inom universitetsadministrationens fartygsenhet och daterad 2018-06-04, SLU ID: ua 2018.2.6-2151. 5. Information om kommande rektorsbeslut avseende ombyggnad av Ekologicentrum i Ultuna. 11/13
Utöver det som framgår av det utsända materialet, informerade rektor om pågående samtal med Uppsala kommun som har visat intresse av att förvärva marken på västra sidan av Fyrisån söder om Ultuna campus. 56/18 Information från Sluss Handling Rapport från Sluss till styrelsen den 14 juni 2018. Ordförande för Sluss informerade om aktuella frågor inom kårerna. Stina Andersson - 57/18 Skrivelser till styrelsen samt ordförandebeslut Sedan föregående möte har inga skrivelser kommit till styrelsen. Det har heller inte fattats några ordförandebeslut. - 58/18 Uppdrag från styrelsen Förteckning över uppdrag från styrelsen daterad den 4 juni 2018. Styrelsen har lämnat ett antal uppdrag till rektor som ska utföras inom en viss tidsram. - 59/18 Kommande sammanträden Styrelsen har sedan tidigare beslutat att sammanträda den 27 september i Uppsala, den 8 november i Alnarp, den 17 december i Uppsala och den 20 februari 2019 i Uppsala. Med hänsyn till att tre ledamöter var förhindrade att delta den 14 juni, behandlades detta ärende den 15 juni. 12/13
Styrelsen beslutade vidare att sammanträda den 26 april 2019, den 18-19 juni, den 26 september, den 7 november, den 17 december och den 20 februari 2020, samt att mötet den 26 september 2019 om möjligt förläggs till Umeå och mötet den 7 november 2019 om möjligt förläggs till Alnarp. 60/18 Avtackning och avslutande Ordförande tackade deltagarna för visat intresse och vände sig särskilt till Isabella Hallberg Sramek som efter två år lämnar styrelsen och därför erhöll en minnesgåva. Maria Norrfalk att förklara sammanträdet avslutat. Vid protokollet: Sekreterare Justeras: Maria Norrfalk Mötesordförande Maria Khorsand Justeringsperson 13/13