Anbudsbegäran Kontorsmöbler 2017-10-11
ANBUDSBEGÄRAN GÄLLANDE: Innehåll 1 ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN 1 1.1 Upphandlingsdokumentens innehåll och disposition 1 1.2 Beskrivning av uppdraget 1 1.3 Upphandlingens värde 1 1.4 Avtalsperiod 2 1.5 Annonsering 2 1.6 Upphandlande enhet 2 1.7 Kontaktperson under anbudstiden 2 1.8 Planerad tidplan för upphandlingen 2 2 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN (KVALIFIKATIONSKRAV) 3 2.1 Det Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet (ESPD) 3 2.2 Ekonomisk ställning 3 2.3 Nationella uteslutningsgrunder 4 2.4 Miljöarbete 5 2.5 Kvalitetsarbete 5 2.6 Uteslutning 5 2.7 Språk 5 2.8 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer 5 3 KRAVSPECIFIKATION 5 3.1 Prisuppgifter 5 3.2 Accept 5 4 REGLER FÖR UPPHANDLING OCH ANBUD 5 4.1 Upphandlingsform 5 4.2 Inlämning av anbud 6 4.3 Formkrav på anbud 6 4.4 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) 6 4.5 Delanbud 6 4.6 Anbudsgivarens kontaktuppgifter 7 4.7 Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan 7 4.8 Ersättning för anbud 7 4.9 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) 7 1(2)
4.10 Avslutad upphandling och tecknande av avtal 7 4.11 Allmänna handlingars offentlighet och sekretess 7 4.12 Bedömning av anbud 7 4.13 Utvärdering av anbud 8 4.14 Hänvisningar till standarder 8 2(2)
1 Allmänt om upphandlingen 1.1 Upphandlingsdokumentens innehåll och disposition Detta dokument är indelat i fyra avsnitt: 1. Allmänt om upphandlingen 2. Krav på anbudsgivaren (leverantörskrav) 3. Kravspecifikation och prisbilaga 4. Regler för upphandling Anbudsbegäran består förutom detta dokument även av följande bilagor: Bilaga 1 Kravspecifikation och prisbilaga Bilaga 2 Hållbarhetskrav Bilaga 3 Kvalitékrav Bilaga 4 Avtal Bilaga 5 Det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet (ESPD- Kontorsmöbler) Bilaga 6 JYSE 2014 Anbudsgivaren ansvarar för att denne erhåller en fullständig anbudsbegäran. 1.2 Beskrivning av uppdraget På Ålands landskapsregerings vägnar anhålles härmed om anbud på leverans av kontorsmöbler för dels den egna verksamheten och dels även för Ålands hälso- och sjukvård. Produktgrupper: Skrivbord Bord Skrivbordsstolar Besöks/Mötesstolar Förvaring (skåp, bokhyllor med eller utan jalusi, hurtsar, m.m.) Montering av möblerna i beställarens lokaler ska ske på begäran och enligt överenskommen tidtabell. Avtal kommer att tecknas med en huvudleverantör, men avtal om kompletteringar av befintliga kontorsmöbler kommer även att tecknas med andra leverantörer. Bifogat anbudsförfrågan finns en kravspecifikation (i excel) med krav på möblerna samt en flik med prisuppgifter som skall anges. Den upphandlande enheten kommer att teckna kompletteringsavtal med maximalt tre leverantörer. Kompletteringsprodukter består av kompletteringar till de upphandlande enheternas nuvarande möbelsortiment som av tekniska eller estetiska skäl inte går att ersätta med likvärdiga produkter. I händelse att huvudleverantören inte kan förse beställaren med kompletteringsprodukter tillfrågas följande kompletteringsleverantör i ordningen som fastställts i anbudsutvärderingen. 1.3 Upphandlingens värde Den totala omsättningen under avtalsperioden beräknas vara ca 484 000. Ovanstående angiven kvantitet(er) bygger på de senaste årens verksamhetsutfall och utgör endast en vägledning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga här angiven 1(8)
kvantitet/angivna kvantiteter. Den upphandlande enheten garanterar sålunda ingen specifik volym, utan anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår. 1.4 Avtalsperiod Avtalet ska gälla i 3 år med planerad avtalsstart januari 2018 med möjlighet till 1 års förlängning. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att besluta om förlängningen. 1.5 Annonsering Upphandlingen har annonserats på webbplatsen HILMA på adressen www.hankintailmoitukset.fi/sv/. Från HILMA skickas annonserna vidare för publicering till Europeiska unionens officiella tidning (Sserien) samt databasen TED. Anbudsförfrågan inkl. bilagor finns att hämta elektroniskt på LR:s webbplats: www.regeringen.ax/upphandlingar efter att annonsen publicerats i TED. 1.6 Upphandlande enhet Ålands landskapsregering FO: 0145076-7 Ålands hälso- och sjukvård FO: 1907542-4 1.6.1 Organisation Landskapsregeringen utövar förvaltning på de områden som enligt självstyrelselagen (ÅFS 1991:71) ska skötas av landskapet i stället för staten. Landskapsregeringens allmänna förvaltning består av sex avdelningar och en lagberedning. Varje avdelning består av en eller flera byråer och svarar inom sitt förvaltningsområde dels för beredningen av ärenden, dels för förvaltningens verksamhet. Varje byrå kan dessutom bestå av olika enheter. Därutöver finns det fristående enheter och myndigheter som lyder under landskapsregeringen. Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS) ansvarar för hela den offentliga hälso- och sjukvården på Åland från mödra- och barnhälsovård till olika former av specialsjukvård och vård i livets slutskede. Verksamheten vid ÅHS är huvudsakligen koncentrerad till Mariehamn. ÅHS är även representerat på landsbygden och i skärgården med en hälsocentral i Godby och hälso- och sjukvårdsmottagningar i de flesta kommuner. Tandvård finns förutom i Mariehamn också i Godby. ÅHS har idag cirka 1000 medarbetare. 1.7 Kontaktperson under anbudstiden Namn: Mårten Broman E-post: marten.broman@regeringen.ax 1.8 Planerad tidplan för upphandlingen 2017 Aktivitet 11.10.2017 Annonsering av upphandlingen 6.11.2017 Sista dag att ställa frågor 2(8)
10.11.2017 Sista dag för svar 20.11.2017 kl 15.00 November 2017 November 2017 December 2017 Sista dag att lämna anbud Utvärdering Tilldelningsbesked Delgivning av val av levererantör, väntetid på 14 dagar + 7 om delgivningen sker per post. Avtalstecknande 1.1.2018 Start av kontrakt År och månad År och månad Uppföljning av avtalet 1, varje år Uppföljning av avtalet 2 osv 2 Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav) 2.1 Det Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet (ESPD) Det Europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet är en försäkran från anbudsgivaren på att inget skäl för uteslutning från offentlig upphandling föreligger samt att kvalifikationskraven för att delta i upphandlingen är uppfyllda. Landskapsregeringen kommer att begära in verifikat och intyg som bestyrker anbudsgivarens försäkran enbart av den vinnande anbudsgivaren. Detta kommer att ske före beslutet om tilldelning sker. En anbudsgivare som inte kan leverera intygen till landskapsregeringen inom utsatt tid kommer att uteslutas. ESPD ska även inlämnas för eventuella underleverantörer. Bilaga ESPD-Kontorsmöbler ska inlämnas komplett ifyllt tillsammans med anbudet. 2.2 Ekonomisk ställning Anbudsgivaren antingen ska uppnå minst riskklass 3 (på en 5-gradig skala) alt. A (där AAA är det bästa) eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. 1. Före beslut om tilldelning fattas ska anbudsgivaren bifoga kreditupplysning, uppgjort av kreditmarknadsinstitut, över klassificering. Intyget får vara högst tre (3) månader gammalt, räknat från sista dagen att lämna anbud, eller, om en anbudsgivare saknar klassificering eller har lägre kreditklass än ovan, görs en individuell bedömning för eventuellt godkännande. För att möjliggöra en sådan bedömning, ska till anbudet bifogas en sådan utredning att det kan anses klarlagt att anbudsgivare har motsvarande ekonomisk stabilitet, samt någon av nedanstående handlingar: a) garanti från moderbolag eller annan där det klart och tydligt framgår att garanten eller moderbolaget träder i anbudsgivarens ställe i händelse av att denne inte längre kan fullfölja sina förpliktelser mot den upphandlande enheten. Med förpliktelser avses både finansiellt ansvar och förpliktelse att fullfölja det egentliga åtagandet i avtalet. Sådant 3(8)
intyg ska bifogas anbudet och vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklassificering samt kraven ovan ska i dessa fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av garanten. b) företag, även nystartade företag, ska redovisa sin ekonomiska och finansiella situation för att visa att de har tillräcklig ekonomisk och finansiell styrka att fullgöra uppdraget under avtalstiden. Bevis utgörs av senaste bokslut eller revisorsintyg i det fall inget bokslut ännu har upprättats. 2.3 Nationella uteslutningsgrunder I ESPD dokumentet framgår inte de nationella uteslutningsgrunderna utan beskrivs nedan. Försäkran i ESPD dokumentet gäller också för nedanstående uteslutningsgrunder. I. Kränkning av arbetstagares organisationsfrihet ( 39/1889 47 kap. 5 ) Har anbudsgivare eller dess företrädare dömts för kränkning av arbetstagares organisationsfrihet enligt 47 kap. 5 strafflagen? II. Ockerliknande diskriminering i arbetslivet ( 39/1889 47 kap. 3a ) Har anbudsgivare eller dess företrädare dömts för ockerliknande diskriminering i arbetslivet enligt 47 kap. 3a strafflagen? III. Diskriminering i arbetslivet ( 39/1889 47 kap. 3 ) Har anbudsgivare eller dess företrädare dömts för diskriminering i arbetslivet enligt 47 kap. 3 strafflagen? IV. Arbetarskyddsbrott ( 39/1889 47 kap. 1 ) Har anbudsgivare eller dess företrädare dömts för arbetarskyddsbrott enligt 47 kap. 1 strafflagen? V. Arbetstidsbrott ( 39/1889 47 kap. 2 ) Har anbudsgivare eller dess företrädare dömts för arbetstidsbrott enligt 47 kap. 2 strafflagen? 4(8)
2.4 Miljöarbete Anbudsgivaren bör ha ett aktivt miljöarbete som innehåller miljöpolicy och miljömål. Beskrivning av miljöarbetet kan komma att krävas. 2.5 Kvalitetsarbete Anbudsgivaren bör ha ett aktivt arbete för kvalitetsäkringsåtgärder. Beskrivning av kvalitetssäkringsåtgärderna kan komma att krävas. 2.6 Uteslutning Den upphandlande enheten kan utesluta en anbudsgivare ur upphandlingen som inte uppfyller kvalifikationskraven. 2.7 Språk I och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt ska leverantören och leverantörens personal utföra de tjänster som omfattas av denna anbudsbegäran på svenska. Intyg över kunskaper i svenska kan komma att krävas. 2.8 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer En leverantör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet. Om leverantören anlitar underleverantör, ska anbudet innehålla uppgifter om respektive underleverantörs firma, FO-/organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör. 3 Kravspecifikation Se bilagor 3.1 Prisuppgifter Prisuppgifter för efterfrågade tjänster ska anges i den bifogade Excel-filen. Samtliga prisuppgifter ska anges i EUR exklusive mervärdesskatt. I angivna priser ska ingå samtliga kostnader för utförandet av uppdraget även frakt till beställaren. Den upphandlande enheten betalar inga övriga extra kostnader eller avgifter. Väljer anbudsgivaren att ange priser inom ett intervall, kommer det högsta priset i intervallet vara det som används vid utvärderingen. 3.2 Accept Anbudsgivaren ska acceptera avtalsvillkoren enligt bilaga och samtliga ska-krav. 4 Regler för upphandling och anbud 4.1 Upphandlingsform Det beräknade värdet för upphandlingen överstiger det av Europeiska kommissionen fastställda tröskelvärdet om 209 000. I enlighet med 1 2 mom. landskapslag (ÅFS 1994:43) angående 5(8)
tillämpning i landskapet Åland av lagen om offentlig upphandling tillämpas därför rikets lag om offentlig upphandling (FFS 2007/348) på upphandlingsförfarandet. Mervärdet av upphandlingen avser varor, varför denna upphandling genomförs som en varuupphandling. Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande. Upphandlingsformen medger inte förhandling. Anbud kommer således att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. 4.2 Inlämning av anbud Sista inlämningsdag och klockslag ska vara den 20.11.2017 finsk tid kl. 15.00. Anbud som lämnats in för sent beaktas inte, oavsett orsak. Anbudet ska sändas i slutet kuvert till Ålands landskapsregering, PB 1060, 22 111 Mariehamn eller lämnas in till registratorn vid Ålands landskapsregering på Strandgatan 37 i Mariehamn. Kuvertet bör märkas med texten Anbud Kontorsmöbler. Anbud per fax eller e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess inte kan säkerställas. Anbudet ska vara giltigt minst fyra månader efter sista inlämningsdag. Anbudshandlingar lämnas på anbudsgivarens ansvar. 4.3 Formkrav på anbud På anbud ställs följande formkrav: Anbudet ska lämnas skriftligt i ett exemplar, undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. En ev. censurerad version av anbudet. Kopia på anbudet bör (ej obligatoriskt) även lämnas i elektronisk form på datamedium. Filerna ska vara läsbara i MS Office-, PDF- eller motsvarande format. Anbudets språk ska vara svenska inklusive alla bilagor. Tekniska beskrivningar får vara på engelska. Ifyllnad av Svarsbilagor etc.: Bifogade svarsbilaga ska användas för att besvara anbudsbegäran. Fältet för redogörelse i svarsbilagan fylls i för respektive krav för att beskriva hur kravet tillgodoses. Det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet ska ifyllas och bifogas anbudet. Svaren kan också skrivas i separata dokument som bifogas anbudet med tydlig hänvisning till respektive krav. Hänvisningar till webbsidor godtas inte som anbudssvar. Förekommer i denna anbudsbegäran och i bilagorna mot varandra stridande uppgifter gäller texten i anbudsbegäran före bilagorna. Anbudsgivaren måste själv kontrollera att alla frågor är besvarade och att alla efterfrågade dokument är bifogade. Möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller lämna kompletterande uppgifter är begränsade. Detta innebär att anbudgivare ej kan avvakta med att lämna svar, till exempel genom att hänvisa till att frågan önskas behandlas muntligt. Anbud som inte är komplett riskerar att inte tas upp till prövning. 4.4 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Anbudsgivare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga reservationer eller alternativa anbud (så kallade sidoanbud) accepteras. 4.5 Delanbud Delanbud accepteras inte denna upphandling. 6(8)
4.6 Anbudsgivarens kontaktuppgifter Anbudsgivarens kontaktuppgifter ska anges i anbudet. 4.7 Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e-post till kontaktpersonen för upphandlingen. För att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information, publicerar den upphandlande enheten alla frågor och svar gällande anbudshandlingarna på: http://www.regeringen.ax/upphandlingar Anbudsgivarna ansvarar för att hålla sig uppdaterade med de eventuella frågor och svar som publiceras angående upphandlingen. Om anbudsgivaren upplever krav i anbudsbegäran som otydligt, orimligt, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den upphandlande enheten på ovan nämnda e-postadress på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas. Eventuella frågor med anledning av anbudsbegäran ska ställas senast 6.11.2017. Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas kontinuerligt, dock senast 10.11.2017. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera huruvida nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande myndigheten under anbudstiden är bindande för både den upphandlande myndigheten och anbudsgivare. 4.8 Ersättning för anbud Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte. 4.9 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. Meddelandet skickas per post i enlighet med leverantörens uppgifter i anbudet. En rättelse- och besvärsanvisning bifogas delgivningen. 4.10 Avslutad upphandling och tecknande av avtal Den upphandlande enheten får som huvudregel inte ingå avtal förrän 14 dagar har gått från det att tilldelningsbeslutet skickats till anbudsgivarna (s.k. väntetid). Om anbudsgivarna delges per post utökas väntetiden med ytterligare 7 dagar. Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för såväl leverantören som den upphandlande enheten. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det. 4.11 Allmänna handlingars offentlighet och sekretess Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om upphandlingen avbryts utan att ny upphandling genomförs. Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska utförlig motivering ges i anbudet. Anbudsgivaren skall även lämna in en censurerad version av anbudet. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Detta gäller särskilt uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna, vilket också omfattar priserna. 4.12 Bedömning av anbud Anbudsutvärderingen sker i tre steg: 7(8)
1. Kvalificering av anbudsgivaren, där anbudsgivarens lämplighet, erfarenhet, organisation och ekonomi prövas samt kontroll av eventuell grund för uteslutning. 2. Prövning av anbudet, där kontroll av att alla "ska-krav" uppfyllts. 3. Utvärdering där anbudet utvärderas enligt utvärderingskriterierna. En anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg. 4.13 Utvärdering av anbud Det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. I prisbilagan finns tre fiktiva modellrum som anbudsgivaren skall ge anbud på. Summan av prisuppgifterna (minus ett fiktivt mervärde för möbler med miljömärkning) för modellrummen kommer att bli anbudsgivarens delsumma. Anbudsgivaren skall också ange en rabattprocent för övriga kontorsmöbler i sortimentet. Dessutom ska ett påslag i procent som tillkommer vid montering anges. Delsumman, rabattprocenten och monteringspåslagsprocenten kommer att kombineras till ett utvärderingspris enligt formeln i exceltabellen. Exempel: Summan av alla offererade möbler är 10 000. Alla offererade möbler är miljömärkta med Svanen eller EU Blomman vilket ger 10 % mervärdesavdrag. 10 000 x (1-0,1) = 9 000. Anbudsgivaren offererar 52 % generell rabattsats. Från delsumman 9 000 minskas den generella rabatten dividerat med 2. Summan blir 9 000 x (1-(0,52/2)) = 6 660. Därefter multipliceras summan med påslaget för montering. Med ett monteringspåslag på 5 % blir utvärderingspriset 6 660 x 1,05= 6 993. Utvärderingspriset utgör det pris som anbuden kommer att jämföras med. Anbudet med lägst utvärderingspris vinner upphandlingen. De enhetspriser som anbudsgivaren anger i prisbilagan kommer att bli gällande avtalspriser. 4.14 Hänvisningar till standarder Om det i denna anbudsförfrågan förekommer någon hänvisning till varumärken, patent, produkttyp, ursprung, specifik metod eller produktion, avses härmed att den hänvisningen följs av orden "eller likvärdig. 8(8)