Projektplan Projektets namn: KvaLed 2 (Kvalitetsstrategin och Ledningssystemet, fas 2) Ansökningsgrupp: Stöd för genomförandet av kvalitetsstrategin Organisation/Nätverk: Axxell Utbildning Ab, Optima samkommun, Yrkesakademin i Österbotten, Vasa yrkesinstitut, Suupohjan ammatti-instituutti Kontaktperson: Agneta Evers, agneta.evers@axxell.fi, 044-739 7348 Geografiskt område/områden för projektet: Nyland, Österbotten, Egentliga Finland Deltagarnas nuvarande situation: Axxell Utbildning Ab: Certifierat ledningssystem (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001) Yrkesakademin i Österbotten: ISO 9001 certifierade, naturbruksenheten är därtill ISO 14001 certifierad. Vuxenutbildningen arbetar enligt EFQM. Optima: arbetar enligt ISO 9001, specialundervisningen har varit ISO 9001-certifierad. o Organisationsschema är uppgjort. o Optimas policy, vision övergripande målsättningar och tyngdpunktsområden är utarbetade. Befattningsbeskrivningarna är klara. o Processbeskrivningar är under arbete. Vasa yrkesinstitut: Kvalitetsarbetet struktureras. Suupohjan ammatti-instituutti: Certifierat ledningssystem (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001)/Sertifioitu toimintajärjestelmä (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001) Inom KvaLed arbetar vi på svenska och finska, så att direkt samarbete med Suupohjan ammattiinstituutti sker på finska, övrig kommunikation sker på svenska. Var och en får använda sitt modersmål vid möten och korrespondens/kvaled-verkoston työkieli on ruotsi ja suomi, suora yhteistyö Suupohjan ammatti-instituutin kanssa tapahtuu suomeksi. Muu kommunikaatio tapahtuu ruotsiksi, mutta jokainen saa käyttää äidinkielensä kokouksissa ja kirjeenvaihdossa. Hur projektet genomförts hittills (fas 1) Inledande möte hölls 1.2.2012 på YA! i Vasa. Vid mötet reviderades verksamhetsplanen. Den 11.4.2012 (i Jakobstad) och den 24.5.2012 (i Karis) utbildade Carina Mattsson (YA!) och Agneta Evers (Axxell) projektdeltagare i peer review-metoden. Utbildningen indelades i teoridel (förmiddagen) och praktiska övningar (eftermiddagen). Utbildningen omfattade planering, genomförande och rapportering av peer review. Målgrupp för utbildningen var i första hand de som kommer att använda peer review-metoden inom projektet under 2012 och också under fortsatt finansiering år 2013. Totalt deltog 31 personer i utbildningen. Från nätverkets samarbetspartner och projektet VETO (Kvalitetsutveckling i läroavtalsverksamheten genom grupputvärdering) Vasa kustregions läroavtalsbyrå deltog två personer. Peer review-utvärderingarna har förberetts. Axxell och Yrkesakademin har planerat Peer review med temat Systematiska utvärdringar och mätningar samt Val av processer och uppföljningen av dessa samt mätare och uppföljning. Yrkesakademin gjorde peer review vid Axxell 12.9.2012. Axxell fick en 1/6
skriftlig sammanställning av feedbacken två veckor efter utvärderingen. Axxell genomförde peer review vid Yrkesakademin 9.11.2012 och skickade en skriftlig rapport till YA! 2 veckor efter utvärderingen. Optima och Vasa yrkesinstitut utvärderade varandra 5.11 och 8.11.2012. För utvärderingarna uppgjordes kriterier och gemensamma frågor planerades. Vid Optima utvärderades stödfunktionen Studietorget och vid Vasa yrkesinstitut stödfunktioner för yrkesinlärning. Tema för utvärderingarna var Placering i arbetslivet och Placering i fortsatta studier. Under projekttiden har vi spridit insamlad kunskap inom nätverket. Inom projektet utvecklad material skickas till Leena Koski för publicering på UBS hemsidor. Centrala mål i projektet KvaLed 2 (fas 2) 1. Implementering av målstyrning i verksamheten 2. Inom nätverket utvecklar vi våra kvalitetsverktyg utgående från resultaten i de utförda peer review-utvärderingarna och rapporterna. Utgående från resultatet av det första peer reviewtillfället 12.9.2012 anser vi att resurser ska satsas på utvecklingsarbete inom de olika organisationerna. På detta sätt kan vi garantera att relevanta förbättringsförslag planeras och verkställs. Vi utvecklar våra utvärderingar och deras omfattning, mätare och analysverktyg i enlighet med UBS rekommendationer och de europeiska referensramarna (CQAF) 3. Att medverka i kvalitetsnätverket som följer ISO-standarderna för att säkerställa långsiktig utveckling. 4. Förbättring av våra organisationers informationsflöde som stöd för kvalitetsarbetet 5. Interna informationstillfällen ordnas vid respektive organisation i nätverket. Samarbetspartners och andra intressenter bjuds in. Hur genomförs KvaLed 2 projektet i praktiken (fas 2) Inledande möte hölls 13.2.2013 vid YA! i Vasa. En sammanfattning av fas 1 presenterades. Projektplanen för KvaLed 2 (fas 2) detaljplanerades och tidtabell fastslogs. I projektbudgeten hade för det inledande mötet reserverats medel för en till två deltagare per medverkande organisation. 1. Baserat på de erfarenheter vi fått genom peer review och samverkan inom KvaLed-nätverket stöder vi arbetet med att inom varje organisation prioritera vad vi i första hand ska förbättra och utveckla samt hur målsättningar ska fastställas. 2. Utgående från de 2012 utförda och protokollförda peer review utvärderingarna samt de som sker under våren 2013, görs utvecklingsarbete inom de olika organisationerna i nätverket med tyngdpunkt på utveckling och införande av korrigerande åtgärder och ständig förbättring. Utgående från valda tema sker revidering och förbättring av systematiska utvärderingar samt uppföljning av processer och processmätare. I nätverket kommer vi också att utveckla verksamheten utgående från hur studerande placerar sig i arbetslivet eller fortsätter sina studier. 3. JAMI, Suomen yrittäjäopisto, LC Logistics Center Oy, SATAEDU och Suupohjan ammattiinstituutti ordnade 10.10.2012 ISO LAATU - koulutuksen laadunhallintaseminaari. Vid detta seminarium bildades ett nätverk för utbildningsanordnare som arbetar enligt ISOstandarderna. KvaLed -projektet kommer att samarbeta med detta ISO-nätverk genom att 2/6
delta i en workshop i Seinäjoki 10.4.2013. I workshopen deltar 2 personer från både Axxell och Suupohjan ammatti-instituutti. Tema för de olika arbetsgrupperna är: 1. Aikuisopiskelijoiden ohjaamisen haasteet, 2. Opiskelijahallinto-asiaa ja yhteisvalintaohjelmiston uudistuminen, 3. Muutos toimintajärjestelmän toiminnanohjaukseen, 4. Vertaisaudioinnit/-arvioinnit, sisäisten auditointien vetailua. 4. För att stöda kvalitetsarbetet i våra organisationer och implementeringen av kvalitetsstrategin i det vardagliga arbetet är det av största vikt att informationsflödet inom våra organisationer fungerar väl. Informationsflödet ska fungera såväl internt som externt (två-vägskommunikation). Inom KvaLed byggs ett nätverk för informationsansvariga från respektive organisation. Detta nätverk ska utveckla informationsflödet och kommer i fortsättningen att hålla årliga möten med hjälp av tekniska hjälpmedel (t.ex. ACP eller videokonferens). Infonätverket startas upp vid ett möte i Vasa i april 2013 (en deltagare per organisation). På hösten hålls ett uppföljningsmöte via ACP eller videokonferens. Mötes-PM/rapport skrivs och skickas till KvaLeds projektkoordinator. När vi utvecklat grundpelarna inom kvalitetsarbetet (processer, utvärderingar och mätare) bör vi försäkra oss om att informationen inom organisationen sprids och når mottagarna på ett ändamålsenligt sätt. För att lära oss av andra (t.ex. företag eller en yrkesskola), med verksamhetspunkter på olika adresser kommer infonätverket att göra ett benchmarkingbesök. Infonätverket utreder var besöket skall göras hösten 2013. Besöket förbereds, en agenda för dagen görs upp, frågor formuleras och för benchmarkingen skrivs en rapport, som skickas till KvaLeds projektkoordinator. 5. KvaLeds avslutande möte hålls i samband med slutseminariet i Åbo 25-26.11.2013. Till slutseminariet sammanställs en sammanfattning av KvaLed 2. Vid mötet deltar respektive organisations KvaLed-ansvarig på projektets bekostnad. Övriga icke specificerade möten inom nätverket strävar vi att hålla via Adobe Connect Pro eller videokonferens. Under projekttiden sprider vi insamlad kunskap inom nätverket. Material som utvecklats under projektet skickas till Leena Koski för publicering på UBS hemsidor. KvaLed 2 projektet redovisas till projektfinansiären efter avslutad projekttid. Planerade peer review utvärderingar 2013 Efter utvärderingarna evaluerar vi tillfällena och själva arbetsmetoden, så att vi kan finslipa arbetsmetoderna inför nästa peer review-omgång. Axxell ja Suupohjan ammatti-instituutti Vertaisarvioinnit pidetään keväällä 2013 Karjaalla ja Kauhajoella. 3/6
Vertaisarvioinnin teema: 1. Pedagogisen laadun mittaaminen - Organisaatioiden opiskelija- ja opettajapalautteiden vertailu/arviointi - Mihin palautteet johtavat - Mittareiden suunnittelu ja kehittäminen - Opettajakyselyn suunnittelu ja kytkeminen kehityskeskusteluun -> - Opiskelijakyselyn tuloksien mahdollinen kytkeminen kehityskeskusteluun -> Opettajan urasuunnittelu (tavoitteet ja niistä sopiminen) Vertaisarviointiin osallistuu: Axxellista: Toimintajärjestelmän koordinaattori, muita koordinaattoreita (yhteensä 3 henkilöä) Suupohjan ammatti-instituutista: Laatupäällikkö, auditointiryhmän jäseniä (yhteensä kolme henkilöä) Nykytilanne: Axxell käyttää itse kehittämää opiskelija- ja opettajapalautemateriaalia (Webropol:ssa) Suupohjan ammatti-instituutti käyttää Inkaa Vertaisarvioinnin ja kehitystyön tulokset: - Kyselyä/kysymyksiä pyritään muokkaamaan niin, että ne palvelisivat kehityskeskustelua - Opiskelijapalautteet kytketään kehityskeskusteluun - Kehityskeskustelu kehittyy, uskalletaan ja voidaan nostaa hankaliakin asioita esille - Opettajien tärkeä rooli laadunhallinnassa nostetaan esille. Opiskelijan ja opettajan suhde on koulun tärkein ihmissuhde - Koulutusorganisaatioiden ISO-laatuverkosto laajennetaan. Verkostossa järjestetään säännölliset tapaamiset. - Verkostossa jaetaan hyvät käytännöt Vuosittaiset tapahtuvat vertaisarvioinnit pysyväksi käytännöksi YA! och Axxell Peer review sker under våren och hösten 2013. Projektet bekostar 4 personers medverkan per organisation och peer review tillfälle. Tema för utvärderingarna: Uppföljning av kvalitativa mätare; när och hur registrerar vi avbrott, vilka konkreta mätare behövs. Kriterier för varaktiga/tillfälliga avbrott görs upp. Frågeformulär och -blanketter skapas Som produkt av utvärderingarna skapas avbrottsstatistik utgående från de uppgjorda kriterierna och på sikt kan vi jämföra vår statistik. 4/6
Optima och Vasa YI Peer review sker under våren och hösten 2013. Projektet bekostar 3 personers medverkan per organisation och peer review tillfälle. Tema för utvärderingarna: Grupphandledarprocessen Kriterier för utvärdeing av grupphandlerarprocessen görs upp. Frågeformulär och -blanketter skapas Utgående från utvärderingen och utvärderingsrapporterna görs åtgårdsförslag upp i respektive skola. Målgruppen/Medverkande Nätverket består av utbildningsorganisationer regionalt i Österbotten samt söderut längs kustområdet: Kvalitetschefer/-koordinatorer/-ansvariga/valda personer ur de medverkande organisationernas ledningsgrupper Informationschefer/-ansvariga Valda representanter från ungdoms- och/eller vuxenutbildningen (branschansvariga) De konkreta resultaten Som mätinstrument för att utvärdera själva projektprocessen skapas frågeformulär. Utvärderingen av projektprocessen sker med hjälp av Webropol. Kriterier och frågeformular skapas för valda Peer review-temata Peer review-utvärderingarna leder till åtgärdsförslag i de medverkande organisationerna. Modell för utvecklingssamtal och -blankett skapas Utgående från informationsgruppens benchmarkingbesök görs åtgärdsförslag upp av respektive organisations informationsansvarig. Peer review etableras som ett verktyg för att förbättra verksamheten. Årliga utvärderingar fortsätter. Ett bestående nätverk för informationsansvariga ska skapas och nätverket ska sammankomma årligen. Det utvidgade nätverket för utbildningsanordnare som arbetar enligt ISO-standarder ska träffas regelbundet i framtiden. Optima planerar att certifiera sitt kvalitetssystem 2013 Hur utnyttja de konkreta resultaten: Goda förfaranden och arbetssätt sprids genom att kriterier, frågeformulär och modeller som utvecklads inom Kvaled 2 publiceras på UBS hemsida och presenteras/finns tillgängliga vid slutseminariet i Åbo. Hur utvärderas projektets resultat och effekter: 5/6
Alla personer som medverkar KvaLed 2 besvarar en enkät angående själva projektprocessen (planering, samarbete, resultat, effekt) som Axxell skickar ut (Webropol används). Utvärderingsresultatet sammanställs och skickas till kontaktpersonen vid varje medverkande organisation. Resultatet diskuteras och åtgärdsförslag inför nya projekt görs upp. Hur kommer man att informera om projektet och hur kommer resultaten att spridas? Informationen om projektet finns tillgänglig för allmänheten på Axxells hemsidor och via marknadsföringssystemen i nätverkets deltagarorganisationer. Under hela projekttiden informeras olika aktörer och samarbetspartners. Projektets resultat (kriterier, frågeformulär, modeller) skickas till Leena Koski för publicering på UBS hemsidor. 6/6