Yttrande V Kommunstyrelsen 2017-10-18 Ärende 2.2.1 Yttrande om inhyrning av lokaler för central förskoleförvaltning och grundskoleförvaltning Lokalsekretariatet föreslår inhyrning i en nybyggd fastighet vid Gamlestadstorget. Byggnaden har ett bra läge, utanför stadskärnan men med goda förbindelser med kollektivtrafik. En genomgående tanke i processen med att centralisera ansvaret för förskola och grundskola har varit att decentralisera genom centralisering. För oss innebär det att resurserna ska finnas där de får bäst effekt, vilket är på skolorna och förskolorna där verksamheten bedrivs. Både inom skolan och förskolan saknar många chefer viktiga stödfunktioner på nära håll, dvs tjänstemän som arbetar ute på skolorna/förskolorna och som har nära till verksamhetens vardag. Det drabbar de som arbetar längst ut i verksamheten - lärare, förskollärare, barnskötare, elevassistenter, fritidspersonal etc - och som inte får tillgång till sin närmsta chef. Detta eftersom denna tyngs ner av administrativa uppgifter som med fördel kan delegeras till andra tjänstemän medan rektor/förskolechef kan få tid att fokuserar på det pedagogiska ledarskapet. Centraliseringen av stödfunktionerna i kombination med att många regionala lokaler lämnas riskerar att förvärra de byråkratiska tendenserna i skolan och ge oss ett centrum med en massa kloka lärda, som vet hur man ska arbeta, men som saknar kontakter med de som verkligen utför arbetet. Samtidigt finns flera vinster med att samlokalisera stödfunktioner. Vi anser därför att förslaget om inhyrning i stort sett är bra, men att omfattningen bör hållas nere.
Tjänsteutlåtande Utfärdat 2017-09-28 Diarienummer 0383/17 Ledningsstaben Genomförandeorganisation för etablering av förskolenämnd och grundskolenämnd Ulf Högberg Telefon 031-368 21 12 E-post: ulf.hogberg@stadshuset.goteborg.se Inhyrning av lokaler för central förskoleförvaltning och grundskoleförvaltning Förslag till beslut I kommunstyrelsen: 1. Inhyrningen av lokaler för central förskoleförvaltning och grundskoleförvaltning godkänns. 2. Lokalsekretariatet får i uppdrag att teckna hyresavtal avseende Nya Gamlestadstorget. 3. Protokollet under denna paragraf förklaras omedelbart justerat. Sammanfattning Detta ärende berör inhyrning av den delen av lokaliseringsprinciperna som avser lokaler för lednings- och centrala stödfunktioner till de två förvaltningarna. Kommunstyrelsen behandlade principerna för lokalisering 2017-06-14, 481. Det är stadsledningskontorets bedömning att den föreslagna inhyrningen på Nya Gamlestadstorget stämmer väl överens med lokaliseringsprinciperna. Avtalet innehåller en option att fram till tolv månader efter inflyttning kunna göra ytterligare beställningar för att möjliggöra anpassningar efter specifika verksamhetsbehov. Denna avtalskonstruktion tillsammans med att ytornas utformning utgår från ett aktivitetsbaserat arbetssätt, ger kommunen viss flexibilitet, och minskar risken att inledningsvis behöva göra fördyrande tilläggsbeställningar hos fastighetsägaren. Risken att det tillkommer kostnader för anpassningar kan inte uteslutas. Det finns flera utmaningar med att utforma ett kontor utifrån aktivitetsbaserade arbetssätt. Inhyrningen uppgår till en årlig kostnad på ca 19 mkr. Lokalerna vid Nya Gamlestadstorget beräknas vara färdigställda med tillträde den första augusti 2018. Därefter behöver diverse installationer göras, vilket bör innebära att lokalen successivt kan tas i bruk från och med den första september. Ekonomiska konsekvenser Den totala inhyrningskostnaden bedöms uppgå till cirka 19 mkr. Utöver detta tillkommer kostnader som åligger hyresgästen, tex installationer av IT-infrastruktur, lås och larm etc. Fastighetsägaren har indikerat en årlig driftskostnad för värme, vatten och el på cirka 80-100 tkr. Kostnad för avfallshantering tillkommer dessutom. Hyresavtalet innebär att utformningen av lokalytorna baseras på ett aktivitetsbaserat arbetssätt samt en option som ger kommunen möjligheter att delvis ändra utformningen av lokalen tolv månader efter tillträde. Att beställa lokaler innan det finns en tydlig 1(7)
kravspecifikation innebär risker att utformningen inte kommer att fungera optimalt för verksamheten. Optionen att delvis kunna ändra utformningen av lokalerna efter avtalsskrivandet tillsammans med att utformningen utgår från ett aktivitetsbaserat arbetssätt, skapar viss flexibilitet och minskar risken att inledningsvis behöva göra fördyrande tilläggsbeställningar hos fastighetsägaren. Risken att det tillkommer kostnader för anpassningar kan inte uteslutas. Redan i tid och genomförandeplan för etablering av förskolenämnd och grundskolenämnd, gjordes bedömningen att det är rimligt att anta att det riskerar att uppstå lokalomställningskostnader för staden, i samband med etablering av de nya nämnderna. Det kan vara rimligt att anta att bildandet av två nya förvaltningar ger förutsättningar för mer kostnadseffektiva stöd- och ledningsfunktioner, vilket torde innebära behov av mindre lokalyta för de centrala förvaltningarna jämfört med dagens situation. Detta resonemang leder till slutsatsen att i de budgetramar som de två nya nämnderna har tilldelats för hösten 2018, som utgår från stadsdelarnas kostnadsutfall 2016, bör hyreskostnad för Nya Gamlestadstorget, kunna inrymmas. Det finns upparbetade projektkostnader motsvarande drygt 200 tkr, som belastar kommunen i det fall avtal inte tecknas. Barnperspektivet Ett syfte med beslutet att starta två nya nämnder är att genom tydligare styrning och ledning öka kvaliteten i undervisningen för alla barn och elever. En inhyrning av kontorsytor i Gamlestadstorget möjliggör för samlade lednings- och stödfunktioner, att mer likvärdigt stödja förskolechef och rektor i sitt pedagogiska ledarskap. Jämställdhetsperspektivet Möjligheterna att nå lokalen med kollektivtrafik kommer att vara goda, från såväl staden som angränsande kommuner. Mångfaldsperspektivet Lokaliseringen innebär att det finns goda kommunikationer som gör det enkelt för medborgare som har ärende till förvaltningarna, att fysiskt nå de medarbetare som arbetar på kontoren. Byggnaden är nybyggd och är utformad för att nå kraven på tillgänglighet. Miljöperspektivet En lokalisering vid Gamlestadstorget innebär goda möjligheter att använda kollektiva transportmedel till och från jobbet för kontorets anställda. Det är även planerat att finnas ett cykelgarage i bottenvåningen på huset. Kontorets utformning planeras för att kunna möjliggöra att enkelt kunna anordna och delta i videomöten. Platzer beskriver att byggnaden är miljöcertifierad enligt LEED silver. Omvärldsperspektivet En lokalisering vid Gamlestadstorget innebär goda pendlingsmöjligheter för de medarbetare som kommer att ha sin arbetsplats på kontoren, vilket kan vara en fördel i samband i Göteborg stads ambition att vara en attraktiv arbetsgivare. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 2(7)
Samverkan Ärendet samverkas i CSG 2017-10-05 Riskbedömning, enligt AFS 2001:1 systematiskt arbetsmiljöarbete, genomförd 2017-09-20. Bilaga: PU kommunstyrelsen 2017-06-14 481 Protokoll från extra CSG 2017-10-05 Synpunkter från Sacoförbundet 2017-10-05 Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 3(7)
Ärendet och dess bakgrund Kommunstyrelsen behandlade 2017-06-14, 481, principer för lokalisering Av dem framgår bland annat att lokalerna som söks ska hysa en samlokalisering av ledningsoch centrala stödfunktioner, lokalerna ska helst inte ligga i den centrala stadskärnan utan möjligheten att hitta lokaler i andra stadsdelar än de mest centrala ska prövas. De två förvaltningarnas kontor ska i första hand lokaliseras tillsammans. Lokaliseringsprinciperna tillsammans med ett uppskattat ytbehov har i enlighet med stadens rutiner, lämnats via lokalsekretariatet till lokalförvaltningen som har uppdraget att leta lämpliga objekt. Lokalförvaltningen har därefter lämnat ett förslag till möjlig inhyrning i enlighet med lokaliseringsprinciperna. I enlighet med Regler för styrning och ledning av Göteborgs Stads lokalförsörjning så beslutar lokalsekretariatet om förhyrning av externa lokaler, dock hänskjuts beslut av betydande art till kommunstyrelsen. Enligt beslut i kommunfullmäktige 2017-04-20, 16, överförs den 1 juli 2018 ansvaret för förskole- och skolverksamheten från stadsdelsnämnderna till två nybildade nämnder, benämnda förskolenämnden och grundskolenämnden. Under rådande omständigheter och med en snäv tidsram medger inte tiden att ansvariga förskole- och grundskolenämnd i enlighet med stadens process för lokalinhyrning, uppdra åt lokalsekretariatet att hyra in en extern lokal. Detta tjänsteutlåtande innefattar såväl uppdraget för lokalsekretariatet att hyra in extern lokal som att teckna avtal avseende lokaler. Detta ärende berör inhyrning av den delen av lokaliseringsprinciperna som avser lokaler för lednings- och centrala stödfunktioner till de två förvaltningarna. En andra del av lokaliseringsprinciperna är skapandet av lokala mötescentra med plats för aktivitetsbaserade arbetsplatser. Arbetet med att planera och projektera för dessa är beroende av inhyrningsbeslutet som behandlas i detta tjänsteutlåtande. Efter att hyresavtalet tecknats med hyresvärden kommer två kommuninterna upplåtelseavtal tecknas med respektive förvaltning. Kommunfullmäktige beslutade 2017-04-20 16 att godkänna stadsledningskontorets förslag till tid- och genomförandeplan för etablering av förskolenämnd och grundskolenämnd. I denna plan redovisas en riskanalys som lyfter risken med svårigheten att ta ställning till principer i lokalfrågan innan beslut om ny organisation har fattats, men att det är angeläget att lokalfrågan omhändertas tidigt i genomförandeprocessen och att det tas fram principer för lokaliseringen. Utformningen av lokaliseringsprinciperna bygger på att samlokalisering av centrala stödfunktioner som HR, ekonomi, kommunikation, IT, juridik, inköp och arkiv ökar förutsättningarna för likvärdighet i stödet till förskolechefer och rektorer, som därigenom kan fokusera på det pedagogiska ledarskapet. Med en lokalisering på ett och samma ställe krävs också ett arbetssätt från förvaltningarnas lednings- och stödfunktioner som är uppsökande och rörligt för att på så vis uppfylla förskolechefer och rektorers behov av närstöd. Lokala mötescentra blir viktiga för att möta ett sådant behov. En annan viktig utgångspunkt är hur lokaliseringen kan bidra till bibehållande av nuvarande goda samverkansformer mellan olika kommunala verksamheter men även samverkan med externa parter, samt samverkan mellan de två förvaltningarna. Vid etablering av förskolenämnd och grundskolenämnd avser stadsledningskontoret att använda följande lokaliseringsprinciper: Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 4(7)
Samlokalisering av lednings- och centrala stödfunktioner. I första hand en gemensam lokalisering för de två nya nämnderna med respektive förvaltningars lednings- och stödfunktioner. Lokala mötescentra med plats för aktivitetsbaserade arbetsplatser. Ytbehov I avvaktan på att det finns ett förslag på hur de nya förvaltningsorganisationerna ska se ut så har stadsledningskontoret gjort en analys och en första bedömning av hur stor yta som kan tänkas behövas till de två nya kontoren. En analys av antalet medarbetare som idag arbetar med utbildningsfrågor inom stadsdelssektorn som kan bli aktuella för de två förvaltningskontoren har gjorts tillsammans med stadsdelsförvaltningarna. Denna översiktliga beskrivning tillsammans med övergripande jämförelse över storleken på Malmös grundskoleförvaltnings centrala kontor gav inriktningen till lokalförvaltningens sökarbete. En lokals flexibilitet påverkar även storleken på den yta som krävs för respektive medarbetare Lokalförvaltningen beskriver svårigheter med att hitta tillräcklig stor lokal under rådande situation på kontorslokalmarknaden. Vakansgraden (tillgängligheten på lediga lokaler) är historiskt på en mycket låg nivå. Aktivitetsbaserade arbetsplatser Lokalsekretariatet har sedan en tid tillbaka i uppdrag att ta fram ett ramprogram för aktivitetsbaserade arbetsplatser, men det finns ännu inget beslut i frågan. Det finns ett flertal olika aspekter vad gäller utformning av lokaler utifrån ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Förutom att det bör bli mer yteffektivt och därmed kostnadseffektivt så stimulerar det även arbetssätt som är viktiga att uppmuntra. Utformningen är även i förhållande till cellkontor mer flexibel och kan lättare anpassas till verksamhetsförändringar. Det finns flera utmaningar med att utforma ett kontor utifrån aktivitetsbaserade arbetsätt. Sveriges kommuner och Landsting (SKL) har tagit fram en manual för hur en offentlig förvaltning kan bedriva processen med att planera inför en flytt till aktivitetsbaserade lokaler. Av den framgår, att det som alltid, när det gäller förändringar så är den högsta ledningens engagemang viktig, för att få en lyckosam process. Ett annat moment som lyfts fram, är den verksamhetsanalys som behöver göras. Analysen syftar till att kartlägga olika funktioners/avdelningarnas behov av olika typer av ytor. Brister i denna analys är ofta en viktig förklaring till varför en övergång till aktivitetsbaserade arbetssätt inte blir framgångsrik. Vid införandet av aktivitetsbaserat arbetssätt är det viktigt att redan från början planera för uppföljningen av hur det fungerar och att investera tid och resurser på att utveckla utformningen av miljön efter de olika funktionernas behov. Självklart finns det även enskilda individer som av olika anledningar inte har förutsättningarna att fungera optimalt i en aktivitetsbaserad miljö vilket ställer krav på arbetsgivaren att hitta individuella lösningar som fungerar för den enskilda individen. Det har genomförts en partsammansatt riskbedömning kring att utformningen på de två kontoren utgår från ett aktivitetsbaserat arbetssätt. De risker som lyfts fram handlar till del om den osäkerhet som det finns kring vilka personalkategorier som kommer att finnas på kontoret, och vilka behov dessa grupper har på utformningen av kontorsytorna. Viktiga åtgärder för arbetsgivaren blir att kontinuerligt fortsätta utveckla behovsanalysen i takt med att bemanningsarbetet fortskrider, men att även att aktivt informera de medarbetare som kommer att arbeta på kontoren. En annan risk som lyfts är att det kan uppstå en osäkerhet kring regler och förhållningssätt i kontorsmiljön, vilket kan påverka den psykosociala arbetsmiljön. Det blir viktigt för arbetsgivaren att Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 5(7)
tillsammans med medarbetarna, arbetar fram utformningen av dessa och att det kontinuerligt sker en uppföljning av hur de fungerar. Den gjorda riskbedömningen kommer fortsatt följas upp i den fackliga referensgruppen. Nya Gamlestadstorget Lokalsekretariatet har lämnat ett förslag på lämplig lokal att hyra in för de två nya förvaltningarnas förvaltningskontor. Fastigheten beräknas vara färdigbyggt och slutbesiktning genomförd med möjligt tillträde för de nya förvaltningarna den 1 augusti. Lokalen finns vid Gamlestadstorget i den 17 våningar höga nybyggda fastigheten, i nära anslutning till kollektivtrafiken. Lokalen ligger inte i den centrala stadskärnan men har ändå mycket goda kommunikationer och Gamlestaden är utpekad som en viktig knutpunkt för den framtida kollektivtrafiken. Ett flertal spårvagns- och busslinjer trafikerar området tillsammans med den nybyggda tågstationen ger stora möjligheter, för både besökare och medarbetare att nå lokalen på ett effektivt sätt. Lokalen ger även möjlighet för de två förvaltningarna att bli samlokaliserade. En annan viktig aspekt är att lokalen ger möjlighet till en samordning av lednings- och centrala stödfunktioner och gemensam kultur, som tidigare utredningar pekat ut som framgångsfaktorer i att skapa en mer likvärdig förskola och skola. Det är stadsledningskontorets bedömning att lokalisering stämmer väl överens med de lokaliseringsprinciper som behandlades av kommunstyrelsen. Fastigheten ägs av Platzer fastigheter och de erbjuder kommunen att hyra ett antal våningsplan. Lokalerna är helt nybyggda vilket innebär en stor möjlighet till yteffektiva lösningar. Förvaltningarnas ytbehov innebär att inhyrning behöver ske av flera våningsplan. I förslaget till inhyrning så gäller det våningarna 3-9. Våningsplanerna är olika stora, men totalt avser det en yta på cirka 6500 kvadratmeter. Våning 1 kommer bland annat att innehålla resecentrum samt kommersiella ytor. På våning 1 kommer det även att finnas en gemensam reception för hela fastigheten. Våning 2 kommer att inrymma ett konferenscenter. Fastighetsägarens tänkta utformning av lokalerna bygger på aktivitetsbaserad utformning. Utgångspunkten är att de två förvaltningarna disponerar olika våningsplan men att några funktioner lokaliseras tillsammans. I det avtalsförslag som kommunen fått från fastighetsägaren bygger på möjligheten att fram till tolv månader efter inflyttning kunna göra ytterligare beställningar. Syftet med denna option är att möjliggöra för några anpassningar efter specifika verksamhetsbehov. I övrigt så utformas våningsplanen så att normala lednings- och stödfunktioner ska kunna nyttja lokalerna på ett effektivt sätt. Denna avtalskonstruktion tillsammans med att ytornas utformning utgår från ett aktivitetsbaserat arbetsätt, ger kommunen som hyresgäst verktyg att utifrån de särskilda villkor som gäller vid etableringen av de två nya förvaltningskontoren, ändå i viss mån kunna vara flexibel. Utformningen kan till viss del anpassas successivt i takt med att det beslutas om vilka funktioner och vilka medarbetare som ska ha sin arbetsplats på de två kontoren, eftersom detta inte har varit känt vid det tillfället som inhyrningen sker. Förutom ytor på våningarna 3-9 kommer även cirka 200 kvadratmeter kompaktarkivyta att hyras in. Kompaktarkivlokalens utformning överensstämmer med de regler som regionarkivet ställer på ett kompaktarkiv. Avtalsförslaget innehåller även en option om att hyra in ytterligare ett våningsplan med cirka 650 kvadratmeter, på samma villkor. Optionen löper ut i december 2017. Hyresavtalet innebär tillträde den första augusti. Därefter behöver installation av lås och larm, IT och möblering ske innan kontoret kan tas i bruk, vilket bör kunna ske successivt från och med den första september. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 6(7)
Det är en utmaning att teckna hyresavtal för lokaler innan det är klart vilka typer av funktioner som ska sitta i lokalerna. Ett viktigt moment vid utformning av aktivitetsbaserade lokaler är att det görs en ordentlig verksamhetsanalys över de funktioner som ska sitta i lokalerna. Stadsledningskontoret har försökt ta fram en översiktlig verksamhetsanalys utifrån det kunskapsläge som processen befinner sig i just nu. Det är viktigt att verksamhetsanalysen fortsätter i takt med att rekryteringsprocessen fortskrider och beslut fattas om vilka funktioner som ska finnas på de två kontoren. Det är stadsledningskontorets bedömning att den utformning av lokalen och utformningen på hyresavtalet som fastighetsägaren erbjuder, är så pass flexibel, att när de två förvaltningarna är på plats bör det gå att successivt anpassa utformningen till att passa såväl de olika funktionernas behov samt de särskilda behov som enskilda individer har. Hyresavtalet innebär en kostnad på drygt 2500 kronor per kvadratmeter i grundhyra. Till detta tillkommer kostnader för gemensamma funktioner i huset och uppskattad fastighetsskatt. Totalt innebär inhyrningen 6570 kvadratmeter verksamhetsyta i plan 3-9 plus 200 kvadratmeter kompaktarkivyta i bottenplan. Total kostnad per år för inhyrningen uppgår till cirka 19 mkr. Avtalet är ett tioårigt hyresavtal. Tidplan Stadsledningskontoret har i detta beslutsunderlag belyst de möjligheter och risker som denna inhyrning medför. Möjligheten att avvakta och se om det dyker upp ytterligare alternativ som matchar de lokaliseringsprinciper som beslutats, innebär även det risker. Vakansgraden på kontorslokalmarknaden är historiskt på en mycket låg nivå. Relativt snart under hösten behöver stadsledningskontoret starta en ny planering med inriktning mot successiv ihopflyttning av de nya lednings- och stödfunktionerna. Denna lösning kommer att påverka möjligheterna till att utnyttja starten av de två nya organisationerna till att kraftfullt starta igång genomförandet av de förstärkningsområden som tidigare utredningar pekat ut. Lokalsekretariatets bedömning Vakansgraden på kontor är historiskt låg i Göteborg vilket medför stora utmaningar när det gäller att hitta lämpliga kontorslokaler. Den föreslagna lokalen på Nya Gamlestadstorget överensstämmer både med kommunstyrelsens lokaliseringsprinciper samt tidsplanen. Eftersom det rör sig om en nybyggnation kommer lokalen även att kunna anpassas efter verksamhetens behov. Kvadratmeterpriset är relativt högt i jämförelse med kommunens övriga inhyrda kontorslokaler men samtidigt ger lokalen förutsättningar för god yteffektivitet där antalet kvadratmeter/anställd kan hållas relativt lågt. Lokalsekretariatet har inte heller identifierat några andra lokaler som kan lösa uppdraget inom önskvärda tidsgränser varpå lokalsekretariatet rekommenderar en inhyrning av föreslagen lokal. Utifrån hela stadens perspektiv är det viktigt att stadsdelarna fortsätter sin planering i att anpassa sina kontorslokaler utifrån sitt nya uppdrag, för att åstadkomma ett effektivt lokalutnyttjande på sikt. Stadsledningskontoret Magnus Sigfusson Jonas Kinnander Linda Nygren Direktör Stadsutveckling Direktör Ledningsstaben Projektkoordinator Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 7(7)
Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum 2017-06-14 481, Dnr 0383/17 Principer för lokalisering av en förskolenämnd respektive en grundskolenämnd i Göteborgs Stad Handlingar Stadsledningskontorets tjänsteutlåtande den 30 maj 2017. Yrkande från M, L och KD den 14 juni 2017. Yttrande från MP, S och V den 14 juni 2017. Yrkanden Ordföranden Ann-Sofie Hermansson (S) yrkar bifall till stadsledningskontorets förslag. Jonas Ransgård (M) yrkar bifall till yrkande från M, L och KD den 14 juni 2017. Propositionsordning Ordföranden Ann-Sofie Hermansson (S) ställer propositioner på yrkandena och finner att det egna yrkandet bifallits. Omröstning begärs. Omröstning Godkänd voteringsproposition: Ja för bifall till ordföranden Ann-Sofie Hermanssons yrkande. Nej för bifall till Jonas Ransgårds yrkande. Mariya Voyvodova (S), Marina Johansson (S), Johan Nyhus (S), tjänstgörande ersättarna Karin Pleijel (MP), Tord Karlsson (S) och ordföranden Ann-Sofie Hermansson (S) röstar Ja (6). Jonas Ransgård (M), Helene Odenjung (L), David Lega (KD), Kristina Tharing (M), Maria Rydén (M), Martin Wannholt och Lars Hansson (SD) röstar Nej (7). Beslut Enligt yrkande från M, L och KD: 1. Punkten två i lokaliseringsprinciperna omformas så att det i första hand bör prioriteras en samlokalisering av förvaltningarna men att det i andra hand kan godtas att förvaltningarna lokaliseras på olika platser om det är motiverat av tidsskäl eller andra skäl. 2. Kommunstyrelsen antecknar i övrig del stadsledningskontorets information om de lokaliseringsprinciper som kommer att ligga till grund för beställning av lokaler till de nya skolnämnderna och dess förvaltningar. 1 (2)
Protokollsanteckning Representanterna från MP och S antecknar som yttrande en skrivelse från den 14 juni 2017. Vid protokollet Christina Hofmann 2017-06-26 Ordförande Ann-Sofie Hermansson Justerare Jonas Ransgård Göteborgs Stad Kommunstyrelsen, utdrag ur protokoll 2(2)
Sacorådet i Göteborgs Stad 2017-10-04 Synpunkter och yrkanden från Sacoförbunden på tjänsteutlåtande kring nya nämnder och förvaltningar för skola och förskola Allmänt I tjänsteutlåtanden bör ett nytt perspektiv införas. Arbetsmiljöperspektivet bör vara ett lika självklart perspektiv/rubrik som exempelvis barn-, jämställdhets-, mångfalds-, miljö- samt omvärldsperspektiv samt inte minst samverkan. Inhyrning av lokaler för central förskoleförvaltning och skolförvaltning. Diarienummer: 0383/17 Det framgår av TU att arbetsgivaren är medveten om att det finns osäkerheter och risker med att aktivitetsbaserade arbetsplatser. Exempelvis att Det är ledningens engagemang som är viktigt för en lyckosam process. Att beslutet bygger på att det finns en verksamhetsanalys genomförd och att denna får ligga till grund för överväganden. Det finns enskilda individer som inte kommer att fungera optimalt i denna typ av miljö. Här behövs individuella lösningar. Sammanlagt föreslår arbetsgivaren att 7 våningar ska hyras in i huset med möjlighet till fler. Redan i december 2017 måste beslut tas om att hyra färre eller fler våningsplan. Sacoförbunden vill framföra följande: Bra lösning med lokaler på Nya Gamlestadstorget. Vanskligt att låsa sig för att alla ytor ska var aktivitetsbaserade. Att det blir billigare initialt behöver inte betyda att samma bedömning görs om några år. Kan en verksamhetsanalys göras i dagsläget eftersom osäkerheten är stor kring vilka medarbetare/verksamheter som ska sitta i lokalerna. Medarbetare som till en stor del av arbetsdagen är bundna till sina arbetsplatser gynnas inte av att inte veta var man har sin arbetsplats. Det gäller ekonomer, HR-specialister med flera grupper. Att sprida ut arbetsplatserna på flera plan där man inte vet var det finns lediga skrivbord kommer att leda till mycket spilltid. Finns det tankar kring hur man ska hantera denna situation? Är det helt uteslutet med en annan lösning där aktivitetsbaserade lokaler blandas med kontorsrum/celler och kontorslandskap med avskärmningar görs utifrån olika arbetsgruppers behov. Riskbedömningen som tagits fram kan inte betraktas som färdig produkt då åtgärder för minimera risker inte kan preciseras innan ytterligare beslut fattats. En workshop kan inte heller vara tillräckligt för att påstå att en riskbedömning gjorts i samverkan.
Sacoförbunden yrkar: 1. Att det innan beslut tas om lokalutformning görs en verksamhetsanalys där utgångspunkten ska vara ändamålsenlighet utifrån olika stödfunktioners behov och arbetssituation. Först när detta är gjort kan en slutlig lokalutformning göras. 2. Texten under punkten samverkan ändras så att lydelsen blir Riskbedömning enligt AFS 2001:1 har påbörjats och kommer att slutföras under 2017. 3. Sacoförbunden yrkar att perspektiv arbetsmiljö införs i mall för TU:en i Göteborgs Stad. Reglering av ansvar mellan nämnder styrprinciper för ekonomi och bemanning. Diarienummer 0383/17 Det framgår av TU att arbetsgivaren är medveten om att det i nuläget krävs ett fortsatt utredningsarbete för att fastställa vilka medarbetare som kan direktöverföras till någon av de två nya förvaltningarna. Oklart vilka behov som kommer att finnas och hur en uppdelning av medarbetarna mellan de två förvaltningarna kommer att gå till. Ett omfattande kompetens- och matchningsarbete för vissa yrkesgrupper behöver göras under genomförandeprocessen. Vid behov, skapa omställningsteam både i stadsdelar och i de nya förvaltningarna under en övergångsperiod (Riskbedömning) Sacoförbunden vill framföra följande: Bemanningsenheterna uppdrag behöver förtydligas eftersom uppdragen kan variera stort ifrån att vara vikarietillsättande till att underlätta rekrytering. Komplexiteten med stödfunktionernas olika uppdragsgivare kan tydliggöras med psykologenheten Hisingen (se skiss nedan). Komplexiteten finns även inom övriga stödfunktioner då det idag är relativt få medarbetare vars arbetsuppgifter är riktad mot enbart en uppdragsgivare. Det saknas en tidsplan för när de olika kvarstående utredningsuppdragen, som nämns i tjänsteutlåtandet, ska var klara. Likaså saknas en preliminär tidsplan då stödfunktionernas medarbetare ska lämna intresseanmälan och när matchningen ska vara klar. Det finns en risk att det uppstår obalans i stadsdelarna och i de nya förvaltningarna när det gäller behov av stödpersonal. En central omställningsenhet som kan utifrån ett helhetsperspektiv hantera övertalighet och kompetensbrister bör till tillskapas. Denna kan med fördel finansieras med medel från omställningsfonden.
Psykologenheten Hisingen Västra Hisingen Sektor- IFO Grundskola ca30% Förskola ca4,5% Stadsdelarna ca 65,5% Sacoförbunden yrkar: 4. Att en tidsplan upprättas för det fortsatta utredningsuppdraget. I denna tidsplan ska de olika utredningar och stegen som behövs när det gäller bemanningsfrågorna vara tydliggjorda. 5. Att en plan för hur medarbetarnas kunskaper kan tas tills vara i bemanningsfrågorna samt hur samverkan kommer att ske. 6. En central omställningsenhet bör inrättas för att ur ett helhetsperspektiv hantera omställningsfrågor. 7. Texten under punkten Riskbedömning ändras så att lydelsen blir Riskbedömning enligt AFS 2001:1 har påbörjats och kommer att slutföras under 2017. Sveriges psykologförbund yrkar: 1. Att en förvaltningsöverskridande samverkansgrupp tillsätts för att samverka Psykologenheternas organisation 2. Att en referensgrupp gällande elevhälsans personalgrupper tillsätts innan eventuell förändrad organisering (för att säkra likvärdighet, tydligare ledning och styrning och ökad kvalitet i undervisningen). 3. Att i TU görs tillägget att Psykologenheten Väster inkluderas i stycket med Verksamheter som tillsvidare föreslås kvarstå i stadsdelarna. Sacorådet i Göteborgs Stad Gunnar Valinder Pia Björking Petersson Anders Andersson