Manual Vitec Uthyrning Vitec Fastighetssystem AB
This manual was produced using ComponentOne Doc-To-Help.
Innehållsförteckning Installation 1 Allmänt... 1 Installerade komponenter... 2 Microsoft.NetFramework 2.0... 2 Crystal Reports... 2 Essential suite från SyncFusion... 2 THBImage... 2 Start... 3 Beskrivning av användargränssnittet 5 Allmänt om menyer och kommandon... 5 Fastighetsbeståndets struktur... 5 Grafisk representation av struktur med hjälp av trädvy... 6 Sökordning i trädvy... 6 Att arbeta med trädvyn... 7 Skapa egna sökordningar... 8 Skapa egna grupper och värdenycklar... 12 Koppla fastigheter till värdenycklar... 14 Skapa sökordningar med egna grupper och värdenycklar... 16 Att arbeta med listvyer... 17 Sökfunktion... 19 Registerinställningar vid driftstart 21 Verktyg/Alternativ, ansökan... 21 Förtur... 22 Generell text... 22 Generellt tal... 22 Verktyg/Alternativ, Sökande...23 Verktyg/Alternativ, Allmänt... 23 Verktyg/Alternativ, Rapportmallar... 24 Verktyg/Alternativ, E-Post... 24 Verktyg/Alternativ, Erbjudande... 25 Verktyg/Alternativ, Rapporter...26 Hantering av sökande 28 Allmänt om ansökningar och sökande... 28 Lägga upp ny ansökan... 28 Ny ansökan, sökande... 29 Ny ansökan, medsökande... 32 Ny ansökan, ansökningsuppgifter... 32 Sökandelista... 33 Synkronisering av sökanden...33 Önskemål för sökande... 35 Ansökningsbekräftelse... 36 Förslag... 36 Erbjuda föreslagna objekt... 36 Erbjudanden... 36 Manual Vitec Uthyrning Innehållsförteckning iii
Journal... 37 Administrera journalkategorier... 37 Skapa egna journalanteckningar... 37 Dölja automatiska journalanteckningar... 38 Kölistor och matchning... 38 Filter... 38 Återregistrering av sökande... 39 Erbjuda objekt till sökande... 40 Erbjudandehantering... 42 Inflyttning i Vitec Nova... 45 Erbjudandelista... 45 Hantering av objekt 47 Visning av Lediga objekt eller Samtliga objekt... 47 Objektlista... 47 Information om objekt... 47 Underhåll... 49 Erbjudanden... 50 Dokument... 51 Dokumentarkivet 52 Allmänt om dokumentarkivet... 52 Dokumenttyper... 52 Konfiguration av dokumentarkiv... 52 Databaslagring... 53 Databasinitieringar... 53 Koppla dokument... 53 Ta bort dokument... 54 Ta bort koppling... 54 Visningsfönster... 54 Utskrifter och rapporter 55 Standardrapporter... 55 Ansökningsbekräftelse... 56 Brev till sökande... 56 Erbjudande... 58 Objektlista... 58 Sökandelista... 58 Dokument kopplade till rapporter... 59 E-post... 60 Anpassade rapporter... 60 Byte av rapportmall för systemrapporterna... 60 Skapa nya mallgrupper... 62 Val av anpassad rapport vid utskrift... 63 Förklaring av termer 65 Index 67 iv Innehållsförteckning Manual Vitec Uthyrning
Installation Allmänt Programmet installeras i sin helhet på varje klient i samband med installation av övriga programvaror från Vitec. Se separat installationsdokument. Programmet nås därefter från portalen Vitec Start: Manual Vitec Uthyrning Installation 1
Installerade komponenter Microsoft.NetFramework 2.0 Vitec Uthyrning är ett program skrivet i.net vilket innebär att arbetsstationen man kör på måste ha.net Framework 2.0 installerat..net Framework 2.0 kan hämtas från tools.vitec.se. Crystal Reports Rapporterna i Vitec Uthyrning är skrivna med Crystal Reports varför installationsprogrammet automatiskt kommer att installera denna komponent på arbetsstationen. Essential suite från SyncFusion SyncFusion är tredjepartleverantör av komponenter med kontroller för menyer, verktygsrader etc som används i VitecUthyrning för att skapa ett så användarvänligt gränssnitt som möjligt. THBImage THBImage är komponent med en kontroll för hantering av bilder till Vitecs dokumentarkiv 2 Installation Manual Vitec Uthyrning
Start Första gången man startar Vitec Uthyrning måste man ange vilken databasserver som ska användas samt namn på databas. Beroende på vilket nätverk man har kan man kan välja att logga in mot databasen med Windows NT integrerad säkerhet eller SQL Server inloggning. Väljer man att ange Användarnamn och Lösenord så skall uppgifterna anges på samma sätt som i Vitec Nova. Vitec Uthyrning använder alltså INTE det användarregister som Vitecs övriga s k.net moduler använder (t ex Vitec Information, Rapporter m fl). Har man angett uppgifterna kan man klicka på Testa uppkoppling varpå följande svarsdialog visas: Klickar man sedan OK sparas uppgifterna och behöver inte anges vid något mer tillfälle. Är man flera användare som delar på samma arbetsstation bör man välja Arkiv/Databas och ange korrekt inloggningsinformation. Vitec Uthyrning Installation 2009-03-06 3
Varje gång man startar programmet görs en kontroll av obesvarade erbjudanden vars giltighetstid har gått ut. Finns sådana erbjudanden visas dialogrutan nedan. Ska erbjudandet markeras som avböjt klickar man på Ja. Vill man förlänga giltighetstiden klickar man på Nej. Dialogrutan visas för varje erbjudande om man inte sätter en markering i rutan Använd för alla. Bilden nedan visar hur skärmen ser ut första gången man startar programmet. De lediga objekten visas i en trädvy. Trädvyn används för att gruppera objekten efter område, objekttyp, fastighet etc. Information om objekt och sökande visas i listvyer. Man kan ändra placering och utseende på kolumner, selektera vissa kategorier, sortera om objekten o s v. Man använder frekvent höger musknapp för att välja olika programfunktioner. Mer om det i kapitlet Beskrivning av användargränssnittet. 4 Installation Manual Vitec Uthyrning
Beskrivning av användargränssnittet Allmänt om menyer och kommandon I Vitec Uthyrning används högerklick frekvent men alla kommandon kan också utföras från menyraden och verktygsknapparna. Menyer och verktygsknappar ändras beroende på vilket fönster som är aktivt. Fastighetsbeståndets struktur Ett fastighetsbestånd struktureras med hjälp av begrepp såsom ägare, förvaltare, område, fastighet, byggnad, objekttyp och objekt. Termen objekt är ett samlingsnamn för lägenheter, P-platser, lokaler etc. Objekten är kopplade till en specifik fastighet, i förekommande fall via den frivilliga nivån Byggnad. Fastigheterna ligger i områden och har olika ägare. En specifik fastighet är dock kopplad till ett specifikt område och en specifik ägare. Objekten delas in i olika objekttyper, t ex 2 rum o kök, 3 rum o kök. Objekttyperna kan i sin tur delas in i objekttypsgrupper (i Vitec Nova kallat Objektgrupper), t ex bostäder och lokaler. Dessa begrepp kan beskrivas hierarkiskt enligt nedanstående figur: Vitec Uthyrning Beskrivning av användargränssnittet 2009-03-06 5
Grafisk representation av struktur med hjälp av trädvy I datorprogram brukar hierarkiska strukturer ofta visas i form av trädvyer eftersom de ger väldigt bra överblick och är lätta att använda. Exempel på detta är mappstrukturen i Windowsprogrammet Utforskaren och mapplistan i Microsoft Outlook. Att jobba med trädvyer är något som de flesta användare är vana vid. I Vitec Fastighetssystems program har vi därför valt att presentera objektstrukturen i trädvyer. Trädvyerna kan se olika ut beroende på vilken programmodul de används i. Trädvyer brukar oftast användas tillsammans med listvyer där man ser information om de objekt som hör till den nod man har klickat på. I Vitec Uthyrning visas alltid en objektlista när man klickar på en nod, oavsett vilken nivå noden befinner sig på. Trädvyn i kombination med listvyn fungerar alltså som ett filter, där filterkriterierna bestäms av noden man klickat på samt även vilka noder som är valda på nivåerna ovanför aktuell nod. Sökordning i trädvy Som uthyrare har man kanske inte behov av att se vilken ägare fastigheten har eller vilken som är förvaltare. Man kanske först vill ha en gruppering efter objekttypsgrupp, sedan objekttyper i de olika områdena. En sådan trädvy skulle ha nivån Objekttypsgrupp direkt under toppnoden. Nästa nivå skulle utgöras av områden. Nivån under område skulle visa tillgängliga objekttyper i varje område. På lägsta nivån visas slutligen objekten, insorterade under de objekttyper de tillhör. I andra programmoduler, t ex hyresmodulen, kan man vilja se en struktur där nivåerna har ordningen ägare-område-förvaltare-fastighet-objekt. Man kan också tänka sig att det finns behov av att ändra ordningsföljden och t ex byta plats på ägare och område så att nivåerna i trädet blir område-ägare-förvaltarefastighet-objekt. För att tillgodose olika behov av att strukturera, söka och navigera i trädvyn finns det möjlighet att definiera olika sökordningar. En sökordning börjar med 6 Beskrivning av användargränssnittet Manual Vitec Uthyrning
en toppnod som representerar hela beståndet. Lägsta nivån är objektsnivån och mellan högsta och lägsta nivå kan ett godtyckligt antal nivåer definieras. Programmet har en grundinställning bestående av 5 sökordningar som inte kan redigeras eller tas bort. Systemadministratören kan skapa nya sökordningar. Bilden nedan visar trädvyn med standardsökordningarnas toppnoder. En toppnod representeras av en jordglob. Ett hänglås på jordgloben visar att det är en standardsökordning. Trädvyn innehåller 2 flikar, en med alla lediga objekt och en med samtliga uthyrningsbara objekt i beståndet. Objekten visas i vyn Lediga objekt om ledigdatum är satt. Att arbeta med trädvyn För att se vad som finns under en nod, klicka på plustecknet till vänster om noden. Bilden nedan visas trädvyns utseende när den översta toppnoden expanderats. Eftersom område står först i sökordningen visas nu alla områden där det finns lediga objekt. Observera att plustecknet har ändras till ett minustecken när noden har expanderats. När man trycker på plus och minustecknen ändras ingenting i listvyn, det är först när man klickar på själva noden som innehållet i listvyn uppdateras. I nedanstående bild är ett område markerat och i listvyn ser man att i det området finns 22 objekt som går att hyra ut (notera att summering av antalet objekt görs på statusraden längst ner): Vitec Uthyrning Beskrivning av användargränssnittet 2009-03-06 7
Nästa bild visar skärmens utseende när trädet har expanderats till lägsta nivån. Fastighetsnoden är markerad, därför visas de fyra lediga garageobjekten i fastigheten i listvyn. Skapa egna sökordningar Programmet levereras med fem förinställda sökordningar som inte kan tas bort eller redigeras. Man kan skapa egna sökordningar baserade på begreppen Område, Fastighet, Objekttyp osv. Vi exemplifierar genom att skapa en sökordning uppbyggd av Fastighet/Objekttypsgrupp/Objekttyp/Objekt. Börja med att högerklicka någonstans i trädvyn och välj Ny sökordning. 8 Beskrivning av användargränssnittet Manual Vitec Uthyrning
Därefter visas en ny toppnod med texten Ny sökordning enligt exemplet i nedanstående figur. Namnet på sökordningen kan ändras i samband med skapandet eller senare. I exemplet låter vi den heta Ny sökordning tills vidare. Högerklicka därefter på den nya sökordningen och för muspekaren till kommandot Lägg till nivå. Då öppnas ytterligare en meny som visar de tillgängliga mivåerna. I exemplet väljs Fastighet som första nivå under toppnoden. Vitec Uthyrning Beskrivning av användargränssnittet 2009-03-06 9
Om man nu expanderar toppnoden kommer man att se noder som representerar fastigheter. Man fortsätter genom att högerklicka på någon av fastigheterna, föra muspekaren till Lägg till nivå, och sedan välja den nivå vi vill ska visas under fastighet. I exemplet väljer vi Objekttypsgrupp. 10 Beskrivning av användargränssnittet Manual Vitec Uthyrning
Expandera någon av fastighetsnoderna. Därunder kommer de objektstypsgrupper som finns i fastigheten at visas. Högerklicka, välj Lägg till nivå och välj Objekttyp. Lägg till lägsta nivån i sökordningen genom att högerklicka, välja Lägg till nivå och klicka på Objekt. I programmet Uthyrning måste lägsta nivån i sökordningarna vara Objekt. Bilden nedan visar hur trädet ser ut när den nya sökordningen är fullt expanderad för en fastighet. Man kan låta programmet automatiskt ändra namnet på sökordningen genom att högerklicka på sökordningens toppnod och välja Sätt standardnamn. Valfritt namn kan anges genom att högerklicka och välja Ändra namn alt. trycka F2. Vitec Uthyrning Beskrivning av användargränssnittet 2009-03-06 11
Nivåer kan tas bort eller läggas till och på så sätt kan man låta nivåer byta plats i sökordningen. Skapa egna grupper och värdenycklar De begrepp som användes för att bygga sökordningen i föregående avsnitt motsvaras av tabeller i databasen. Det finns ibland behov av att gruppera objekten med avseende på andra begrepp som inte motsvaras av någon tabell i databasen. I databasen finns t ex begreppet Område, som ofta motsvarar ett geografiskt område. Begreppet används olika hos olika användare av Vitec Nova. Hos en del användare motsvarar områdesbegreppet Ort, hos andra kan det betyda Stadsdel. Antag att man har en databas där varje Område är stad och man vill dela in varje område/stad i stadsdelar för att på bästa sätt kunna hantera kön. Börja med att välja kommandot Verktyg, Systeminställningar. Välj fliken Skapa Värdenycklar och högerklicka i rutan. Då visas en ruta med texten Ny grupp. Klicka på den. Då skapas en toppnod i en trädvy och texten Ny grupp är markerad så att man kan ändra den. Låt den nya gruppen få namnet Stadsdel enligt bilden nedan. 12 Beskrivning av användargränssnittet Manual Vitec Uthyrning
Högerklicka därefter på Stadsdel och välj kommandot Ny värdenyckel. En ny nod med namnet Ny värdenyckel skapas under toppnoden. Ändra namnet. Upprepa tills värdenycklar skapats för alla stadsdelar. Bilden nedan visar gruppen Stadsdel med några värdenycklar. Vitec Uthyrning Beskrivning av användargränssnittet 2009-03-06 13
Koppla fastigheter till värdenycklar Vi har nu skapat begreppet Stadsdel och lagt in några olika stadsdelar. I nästa steg talar man om i vilken stadsdel fastigheterna ligger. Aktivera fliken Koppla värdenycklar i dialogrutan Systeminställningar. Där visas alla fastigheter i en lista med flera kolumner. Den nya gruppen Stadsdel visas i en egen kolumn. Till att börja med är den tom. 14 Beskrivning av användargränssnittet Manual Vitec Uthyrning
Fastigheterna kopplas till stadsdel genom att högerklicka på fastigheten, föra muspekaren över kommandot Koppla värdenyckel, vidare över den grupp man ska koppla och slutligen klicka på någon av stadsdelarna. I exemplet kopplar vi Skatan 1 till Berghem. Man kan också koppla flera fastigheter på en gång genom att markera flera rader, högerklicka och koppla. Vitec Uthyrning Beskrivning av användargränssnittet 2009-03-06 15
Man kan skapa upp till 20 st egna grupper med tillhörande värdenycklar. Skapa sökordningar med egna grupper och värdenycklar Om man har skapat egna grupper och värdenycklar och kopplat fastigheterna till dem kan dessa användas för att bygga upp sökordningar. I bilden nedan visas ett exempel där gruppen Stadsdel lagts in som första nivå under toppnoden. Observera att de fastigheter som inte kopplats samlas ihop i en egen nod, Ej kopplade till Stadsdel. 16 Beskrivning av användargränssnittet Manual Vitec Uthyrning
Man kan använda flera egendefinierade grupper i sökordningarna. Självlart kan man blanda egna grupper med de fasta i sökordningarna, t ex kombinera stadsdelar med objektstyper o s v. Observera att man kan jobba med värdenycklar på lägre nivå än fastighetsnivån, t ex objektsnivån. Detta kan användbart om man har många varianter av objektstyper, t ex 1 Rum o Kök, 1 Rum o Kokvrå, 1 Rum och Kokskåp o s v medan man i kösammanhang bara vill jobba med 1:a, 2;a o s v. Då bygger man upp värdenycklar enligt ovan i en grupp som man kanske kallar Antal rum. Koppling görs på objektsnivån och sedan kan en söknod byggas med t ex Antal rum/område/ Fastighet/Objekt eller kanske kombinerat med stadsdel ovan, Stadsdel/Antal rum/objekttyp/objekt. Att arbeta med listvyer Vill man ändra sorteringsordning klickar man på respektive kolumnrubrik. Kolumnplacering kan ändras genom Drag och Släpp Kolumnbredd kan ändras genom att man ställer markören i slutet av respektive kolumn varpå markören ändrar utseende: Genom att hålla nere vänster musknapp och förflytta musen åt vänster eller höger kan kolumnbredden minskas eller ökas. För att dölja en kolumn, högerklicka i kolumnen och välj Dölj kolumn, kolumnnamn. I bilden nedan döljs kolumnen Spärrad. Vitec Uthyrning Beskrivning av användargränssnittet 2009-03-06 17
När det finns dolda kolumner är kommandot Visa kolumn aktiverat och kolumnrubriken på de dolda kolumnerna visas. I bilden nedan visar hur det ser ut när kolumnerna Våningsplan, Anteckning och Spärrad är dolda. Klicka på den kolumn som ska visas eller välj Visa alla kolumner. Ändringar av kolumninställningar sparas alltid per användare. 18 Beskrivning av användargränssnittet Manual Vitec Uthyrning
Sökfunktion I Vitec Uthyrning finns en effektiv sökfunktion. Skriv helt enkelt in sökt begrepp: I detta fallet skrevs Pers in och vid klick på Sök Nästa visades första raden i listan där uttrycket Pers hittades. Sökträffen markeras med fet stil. Sökning sker automatiskt i samtliga fält. Med tilläggsfunktionerna Matcha små och stora bokstäver och Matcha hela ord kan man förfina sökningen ytterligare. Tips! Om man inte hittar det man söker kan det bero på att man har aktiverat söklistan; Avaktivera genom att klicka på ikonen med de två gubbarna (färgmarkeringen försvinner) och sök på nytt Om man först klickar på en kolumnrubrik och sedan skriver de första tecknen i det man söker sker sökning direkt på dessa tecken, dock måste de inskrivna tecknen vara de första i sökt fält, t ex i namnfältet hittas inte Ohlsson, Monika om man skriver in Mo: Vitec Uthyrning Beskrivning av användargränssnittet 2009-03-06 19
Registerinställningar vid driftstart Programinställningar görs i två olika dialogrutor. I den ena dialogrutan, som tas fram med kommandot Verktyg/Alternativ, görs inställningar som rör hanteringen av Uthyrningen. I den andra dialogen, Verktyg/Systeminställningar, görs inställningar som delvis påverkar andra program som arbetar mot samma databas, t ex Vitec Rapporter och Vitec Information. Verktyg/Alternativ, ansökan Då Vitec Uthyrning jobbar mot databasen i Vitec Nova är hela strukturen klar vad avser objektstyper mm. Däremot kan man under Verktyg/Alternativ göra vissa inställningar: Vitec Uthyrning Registerinställningar vid driftstart 2009-03-06 21
Förtur Man lägger upp valfria förturskoder. Förturskoder kan läggas upp på sökandes önskemål (det går t o m att välja olika förturskoder för olika önskemål för samma sökande). Vid en s k matchning kan hänsyn tas till förturskod. En förturskod kan t ex vara Medicinsk förtur. Generell text Generell text är ett fält som används på sökande. Det kan användas för att skriva en ett helt fritt begrepp om en sökande, detta är sedan sökbart. Ett användningsområde kan vara Kategori där man kanske vill kategorisera vissa sökanden, t ex Barnfamilj, Ungdom, Pensionär. I det fallet skriver man Kategori i fältet ovan och vid uppläggning av en ny sökande fyller man i Barnfamilj i fältet. Fältet finns med bland kolumnerna över sökandeinformation: Som synes i exemplet ovan kan vilken text som helst skrivas in i fältet. Generellt tal Generellt tal fungerar på samma sätt som generell text med skillnaden att endast siffror accepteras i fältet. Det kan t ex användas för att hantera Bosparpoäng eller liknande. Fältet är givetvis sök- och sorteringsbart som övriga kolumner. 22 Registerinställningar vid driftstart Manual Vitec Uthyrning
Verktyg/Alternativ, Sökande I fliken Sökande anges i vilken ordning de sökande önskas sorterade. Ansökningsdatum är det vanligaste och denna sorteringsordning föreslås. Man kan dock välja att sortera om dem efter Önskemålsdatum, Generell text (d v s i ovan exempel Kategori) eller Generellt tal (d v s Bosparpoäng i ovan exempel) Verktyg/Alternativ, Allmänt I fliken Allmänt administreras journalkategorierna. Vitec Uthyrning Registerinställningar vid driftstart 2009-03-06 23
Några kategorier är upplagda vid driftstart. Journalkategorierna kan tas bort eller ändras, ändrar man kan man lägga en inledande text: Uppgifterna gällande Begränsningsregler gäller ett tänkt webgränssnitt som aldrig kom att utvecklas. Kontakta Vitecs försäljningsavdelning för information om möjligheterna att jobba internetbaserat med uthyrningsprocessen i Vitec Marknadssystem. Verktyg/Alternativ, Rapportmallar I denna flik administrerar man rapportmallarna. Mer om detta i kapitlet Utskrifter och rapporter. Verktyg/Alternativ, E-Post I fliken E-Post definierar man vilka texter som ska visas vid kommunikation med e-post. Följande typer av visningstext kan anpassas: Erbjudande inledning 24 Registerinställningar vid driftstart Manual Vitec Uthyrning
Erbjudande avslutning Signatur Ansökningsbekräftelse Brev till sökande Verktyg/Alternativ, Erbjudande I denna flik ställer man in antalet dagar en sökande har på sig att besvara ett erbjudande. Då programmet inte håller reda på lördag och söndag rekommenderar vi att använda 7 dagar. Man kan lägga upp ett antal olika visningstexter och sedan välja visningstext vid utskrift av erbjudande. Visningstexten Valfri skrivs alltid ut om man inte angivit någon annan visningstext. Valfri innebär att man vid varje erbjudandetillfälle till en viss sökande manuellt fyller i en visningstext. Vitec Uthyrning Registerinställningar vid driftstart 2009-03-06 25
Observera att den visningstext som visas när man stänger dialogen är den som automatiskt används vid nya erbjudanden, d v s om man har denna text uppe Får man på nästa erbjudande: Verktyg/Alternativ, Rapporter I denna flik hanteras rubrik och löptext till det särskilda dokumentet Brev till sökande, läs mer i kapitlet Utskrifter och Rapporter. 26 Registerinställningar vid driftstart Manual Vitec Uthyrning
Vitec Uthyrning Registerinställningar vid driftstart 2009-03-06 27
Hantering av sökande Allmänt om ansökningar och sökande Programmet arbetar utifrån principen att varje sökande endast kan vara med på en ansökan, antingen som huvudsökande eller medsökande. En ansökan kan innehålla uppgifter om nuvarande boende, arbetsgivare, inkomst mm. Till en ansökan kopplar man ett eller flera önskemål om typ av objekt, område, maxhyra etc. Lägga upp ny ansökan Det finns 3 olika sätt att lägga upp en ny ansökan : Välj kommandot Arkiv/Ny ansökan Eller Klicka på verktygsknappen 28 Hantering av sökande Manual Vitec Uthyrning
Eller Högerklicka i listan med sökande och välja kommandot Ny ansökan Ny ansökan, sökande När man har valt Ny ansökan visas en dialogruta enligt nedanstående bild. Personnummer är en obligatorisk uppgift och programmet kontrollerar att det är ett giltigt personnummer, d v s om kontrollsiffran stämmer. Det är dock inget krav att personnumret måste vara verkligt för att man ska kunna spara ansökan Vitec Uthyrning Hantering av sökande 2009-03-06 29
men däremot gulmarkeras personnumret. Man kan alltså välja att t ex använda helt andra nummersättningar. Notera dock att på en utskrift av ansökningsbekräftelsen rubriceras fältet som personnummer, kundanpassning kan göras. För man markören över fältet visas information om att personnumret är ogiltigt. Om sökanden redan är kund, dvs. har ett giltigt kontrakt, så hämtas adressuppgifterna (och telefonnummer) automatiskt från Vitec Nova. Adressfälten är då inaktiverade eftersom det inte är meningen att man ska ändra dessa uppgifter i Uthyrningen. Det görs i stället vanligtvis i Vitec Nova. Dock har man en möjlighet att genom att klicka på nyckelikonen ändra adressen för den sökande. Den ändrade adressen gäller enbart Vitec Uthyrning och påverkar alltså inte Vitec Nova Sökande som har giltiga kontrakt kallas interna sökanden. Sökande utan giltiga kontrakt kallas följaktligen externa sökanden. Se avsnittet Synkronisering av sökande för en utförligare beskrivning. När personnumret inte finns i Vitec Novas personregister eller när sökanden inte har gällande kontrakt är adressfälten öppna för registrering. Bilden nedan visar fliken Sökande ifylld. 30 Hantering av sökande Manual Vitec Uthyrning
Om rutan Kommunikation via E-post kryssas i kommer ansökningsbekräftelse, erbjudandebrev mm att skickas till den e-postadress som angivits. Dokument bifogas som pdf-filer. Om man trycker på frågetecknet,, så visas ytterligare fält där man kan ange årsinkomst, datum för avhysning samt hyresskuld. Fältet Reskontra visar aktuellt saldo (d v s förfallna men ej till fullo betalda fakturor/avier, gäller av naturliga skäl endast interna sökanden) Dölj dessa uppgifter genom att trycka på frågetecknet igen. Vitec Uthyrning Hantering av sökande 2009-03-06 31
Ny ansökan, medsökande Fliken Medsökande ser likadan ut som sökandefliken och uppgifterna registreras på samma sätt. Ny ansökan, ansökningsuppgifter Bilden nedan visar innehållet i fliken Ansökningsuppgifter. Ansökningsdatum är obligatoriskt och sätts automatiskt till det datum då ansökan läggs upp. Ansökningsdatum styr vanligtvis ordningen i kölistan och bör ej ändras. Önskad inflyttning blir samma som ansökningsdatum vid uppläggning men kan naturligtvis ändras. Fältet kan även tömmas genom att välja none nedan Detta kan underlätta/förtydliga i de fall fältet används för sortering av ansökningar. Återregistreringsdatum blir också detsamma som ansökningsdatum och används för att hålla reda på när senaste kontakten med sökanden ägde rum. Se avsnittet Återregistrering av sökande. 32 Hantering av sökande Manual Vitec Uthyrning
Man kan ange om Förturskod ska tillämpas, se avsnittet Förtur. Om speciellt Våningsplan önskas, sätt markering framför rutan och ange våningsplan. Observera att denna uppgift bara fungerar vid matchning om man anger våningsplanen på samma sätt som i Vitec Novas objektsregister, fältet Våningsplan/ Plan. Detta gäller även Ej våningsplan. Siffran 0 i rutan Maxhyra innebär att man inte satt någon övre gräns för hur hög hyran får vara. Maxhyran kan och bör istället användas på önskemålsnivån, se kapitlet Önskemål för sökande (nedan). Det är orimligt att ange en och samma maxhyra för en sökande som önskar sig antingen en 2:a, 3:a eller 4:a. Notera att fälten Generell Text och Generellt värde kan ges företagsspecifika betydelser, se avsnittet Verktyg/Alternativ ansökan (ovan). Övriga önskemål är ett valfritt fält som kan användas för särskilda önskemål som den sökande kanske noterat på sin ansökan. Fältet Kommentar är lämpligt att använda för interna kommentarer om ansökan, denna text skrivs ej ut på en ansökningsbekräftelse. Sökandelista I fliken Sökande ser man alla som registrerats som sökande i systemet. Programmet skiljer mellan interna sökande som redan har kontrakt och externa sökande som inte har kontrakt sedan förut. I sökandefliken kan man titta på alla sökande, enbart interna sökande eller enbart externa sökande. Detta väljer man genom att högerklicka i lista och välja önskat med kommandot Aktuell vy. Vyn nås även under rullgardinsmenyn Visa: Synkronisering av sökanden En sökande som aldrig tidigare varit kund hos företaget räknas som extern sökande. En sökande som tidigare varit hyresgäst och anmäler sig som sökande Vitec Uthyrning Hantering av sökande 2009-03-06 33
på nytt räknas också som extern sökande, trots att personnumret med största sannolikhet fortfarande finns i Vitec Novas databas. Anledningen till detta är att eftersom sökanden inte har något giltigt kontrakt så kan man inte få fram adressuppgifter. Genom att hantera sökanden som extern kan aktuella adressuppgifter registreras. Programmet innehåller en funktion som klassar om en kund till extern sökande ifall personnumret finns i databasen men saknar koppling till giltiga kontrakt. När en extern sökande får ett kontrakt registreras detta i Vitec Nova men det görs ingen automatisk återrapportering till Uthyrningen så att sökanden klassas om till intern sökande fr o m inlfyttningsdatumet. Man vill kanske inte heller bara ta bort sökanden som fått kontrakt eftersom de fortfarande kan ha önskemål om andra objektstyper, t ex parkeringsplats eller garage. För att lösa ovanstående problem finns en funktion i programmet som klassar om sökanden beroende på om de har giltiga kontrakt eller ej. Funktionen aktiveras genom att välja kommandot Verktyg, Synkronisera sökanden och sedan trycka på knappen Starta synkronisering. Eftersom en stor mängd data måste gås igenom så kan synkroniseringen ta några minuter, men man ser i rutan hur det fortskrider. När synkroniseringen är klar visas en lista över de sökande blivit interna respektive externa sökanden: Listan kan skrivas ut eller exporteras till Excel med högerklick. 34 Hantering av sökande Manual Vitec Uthyrning
Önskemål för sökande När ansökan är upplagd måste man ange minst ett önskemål för att den ska komma med vid matchningar mot lediga objekt Nya önskemål läggs upp genom att man först markera den sökande i fliken Sökande. I den nedre den av fliken Sökande aktiverar man fliken Önskemål. Därefter letar man fram den nod i trädet som motsvarar önskemålet. Lägg till önskemålet genom att antingen 1. Dra noden från trädet och släppa i önskemålslistan eller 2. Högerklicka på noden och välja kommandot Lägg till önskemål för. I exemplet nedan läggs ett önskemål om 2 Rok i område Helsingborg in för den markerade sökanden. När man lägger till ett önskemål följer relevanta uppgifter från ansökningsuppgifterna med, t ex maximal hyra. Ändring av önskemål kan göras genom att höger- eller dubbelklicka på önskemålet i önskemålslistan. Det som kan ändras är uppgifter om önskemålsdatum, förturskod våningsplan, maxhyra samt hiss. Om man vill ändra önskemålet med avseende på område, objektstyp etc. måste man först ta bort önskemålet och lägga upp ett nytt. Man kan markera flera önskemål i listan samtidigt och via högerklick ändra t ex maxhyran för samtliga önskemål på en gång. Vitec Uthyrning Hantering av sökande 2009-03-06 35
Borttagning av önskemål görs genom att markera önskemålet och trycka Delete, klicka på knappen eller välja kommandot Ta bort, antingen i menyn Redigera eller menyn som kommer fram när man högerklickar på önskemålet. Ansökningsbekräftelse När man lagt upp en sökande och dennes önskemål kan man genom att högerklicka på den sökande i listan välja att förhandsgranska eller skriva ut ansökningsbekräftelse. Har man markerat och angivit en E-postadress skickas ett E-brev till den sökande där ansökningsbekräftelsen bifogas som en s k pdf-fil. Läs mer i kapitlet Utskrifter och Rapporter. Förslag När man lagt upp en sökandes önskemål kan man direkt under fliken Förslag se de lediga objekt som matchar de önskemål som angetts. Observera att samtliga objekt som matchar sökkriterierna visas, oberoende av när de blir lediga eller om de erbjudits andra sökande. I kolumnen Status kan man se om någon annan erbjudits objektet. Erbjuda föreslagna objekt Befinner man sig i ett läge där man har gott om lediga objekt och ont om sökande kan man direkt från denna flik erbjuda den sökande någon av de föreslagna objekten. Det gör man genom att högerklicka på lämpligt objekt och välja Erbjud. Erbjudanden I fliken Erbjudande visas de objekt som sökanden erbjudits. 36 Hantering av sökande Manual Vitec Uthyrning
I erbjudandefliken hanterar man svar på erbjudanden, läs mer i kapitlet Erbjuda objekt till sökande (nedan). Journal Programmet innehåller en funktion som automatiskt registrerar när man t ex lägger till eller ändrar önskemål för en sökande. Dessa journalanteckningar visas i fliken Journal. Administrera journalkategorier Journalkategorier administreras i dialogrutan som tas fram med kommandot Verktyg/Alternativ, Allmänt. Skapa egna journalanteckningar Egna journalanteckningar i någon av de fördefinierade kategorierna skapas genom att högerklicka i journallistan och välja kommandot Ny Vitec Uthyrning Hantering av sökande 2009-03-06 37
Dölja automatiska journalanteckningar De automatiska journalanteckningarna kan med tiden bli ganska många. Det går inte att ta bort dem men man kan välja att dölja dem genom att högerklicka i listan ta bort markeringen på kommandot Visa automatgenererade. Kölistor och matchning Kölistefunktionen aktiveras genom att klicka på verktygsknappen eller välja kommandot Visa, Visa kölista. Genom att aktivera kölistefunktion görs en matchning av önskemålen mot den valda noden i objektträdet. Sökande med önskemål som matchar den valda noden visas i en kölista sorterat enligt den sorteringsordning man valt i dialogrutan Verktyg/Alternativ, Sökande. Observera att könumret inte är en fast uppgift utan beror på en rad faktorer: 1. Noden man klickat på. 2. Vald vy i sökandelistan: alla, externa eller interna. 3. Filterinställningar. Filter Filterfunktionen aktiveras genom att klicka på knappen eller välja kommandot Verktyg, Filter. Filterförnstret ser olika ut beroende på vilken nivå man är i trädet. På nivå över objekt kan man filtrera på förturskod och vilande ansökningar. 38 Hantering av sökande Manual Vitec Uthyrning
För att filtrera fram sökande med en viss förturskod, sätt en markering i rutan Förturskod och välj önskad kod i tabellen. Förturskoderna läggs upp i Verktyg/Alternativ, ansökan Normalt visas inte ansökningar som markerats som vilande. För att även ta med dessa, sätt en markering i Vilande ansökningar. När man gjort ändringar i filterinställningen måste man trycka på uppdateraknappen för att kölistan ska räknas om. När man har valt ett specifikt objekt i trädet finns fler val i filterrutan: Då tas även önskemål om våningsplan, maxhyra och hiss med i matchningen. Om man t ex har önskemål om hiss och objekten i fastigheten som det markerade objektet finns i saknar hiss så kommer man inte med i kölistan på det objektet. Återregistrering av sökande Återreg- datum är det senaste datum då man haft kontakt med den sökande. Detta datum används för att rensa bort sökande som inte är aktiva. Många bostadsföretag kräver att de sökande hör av sig regelbundet (t ex varje kvartal/halvår) och detta fältet hanterar den situationen. Detta datum kan dels ändras manuellt på samma sätt som fälten ovan men då det är en frekvent funktion hos många bostadsföretag finns fem möjligheter att ange dagens datum i detta fält: Markera den sökande i sökandelistan och: Tryck F12-tangenten Eller klicka på följande ikon: Eller välj Redigera/Återregistrera idag: Vitec Uthyrning Hantering av sökande 2009-03-06 39
Eller högerlicka på den sökande i listan och välj: Det femte sättet är att göra ändringen i dialogrutan Redigera ansökan, ansökningsuppgifter. Det görs en automatisk notering i journalen då återregistrering görs. Erbjuda objekt till sökande När man har markerat ett ledigt objekt och använt kölistefunktionen för att filtrera fram de sökande som kan tänkas vara intresserade av objektet är det dags att skicka ut erbjudande. I exemplet nedan ser man att det finns ett antal sökande med önskemål som passar in på objekt 81-006. Sökanden med tidigaste ansökningsdatum hamnar först i kön. Notera att längst ner till vänster på statusraden visas totala antalet ansökningar som matchar objektet: 40 Hantering av sökande Manual Vitec Uthyrning
Vi bestämmer oss för att erbjuda objektet till de första 4 sökandena. Markera dem i listan, högerklicka och välj kommandot Erbjud enligt nedanstående bild. Man kan naturligtvis erbjuda en sökande i taget. Man kan också erbjuda genom att högerklicka på objektet i trädet och välja kommandot Lägg till erbjudande för vald sökande. Vitec Uthyrning Hantering av sökande 2009-03-06 41
Direkt efter att man valt kommandot Erbjud får man en fråga om man vill skriva ut de valda erbjudandena. Svarar man Ja skrivs ett erbjudandebrev ut för varje sökande. Om man svarar Nej kan man skriva ut erbjudandena efteråt. Erbjudandehantering För varje sökande som fått erbjudandet skrivs det in i fliken Erbjudanden. Datum för erbjudandet sätt automatiskt till dagens datum och giltighetstiden bestäms av inställningarna gjorda i dialogrutan Verktyg/Alternativ, Erbjudande. I exemplet har man ställt in giltighetstiden till rekommenderade 7 dagar. Status för erbjudandet kan ha värdena Obesvarad, Bekräfta, Intresserad, Ej svar i tid, Avböj samt Förlorad. Om den sökande hör av sig och uttrycker intresse för objektet kan man ändra status till Intresserad genom att helt enkelt högerklicka på erbjudandet och klicka på Intresserad. 42 Hantering av sökande Manual Vitec Uthyrning
Detta svarsalternativ är lämpligt om man erbjudit flera olika sökande samma objekt och den som nu svarar inte är den som har lägsta könumret av de valda. Alternativt om man kanske först i det här läget gör en personkontroll. Självklart väljer man svarsalternativet Bekräftad om den sökande som vill hyra objektet är den ende som erbjudits eller är först i kön. Man får då en särskild dialog: Man kan alltså välja att ta bort hela ansökan, uppfyllt önskemål eller låta ansökan vara kvar oförändrad. Det är inga problem att välja att Ta bort hela ansökan eftersom det automatiskt görs en överföring av uppgifterna om den sökande till ett särskilt register som sedan används när man lägger upp nytt kontrakt i Vitec Nova: Genom att klicka på Avböjt markerar man att sökanden avböjt erbjudandet. För svarskoden Ej svar i tid finns en logik i systemet: När man väljer en nod i trädet, t ex Kalmar i detta fallet, så kommer automatiskt denna dialog fram om det finns några obesvarade erbjudanden: Har man många erbjudanden ute samtidigt är det en god idé att kryssa i rutan Använd för alla i samband med att man klickar på någon av de tre ikonerna. Vitec Uthyrning Hantering av sökande 2009-03-06 43
Förlorad är en status som genereras automatiskt i följande fall: Om ett objekt erbjudits flera sökande samtidigt och man bekräftar erbjudandet för en sökande kan ju ingen annan sökande få objektet. Alltså får de andra sökande svarskoden Förlorad, dock ej de sökande som innan man bekräftat redan Avböjt, d v s de som tackat nej. Skickad kan används som en minnesanteckning för att hålla reda på om erbjudandena skrivits ut och skickats iväg. Ändringen görs manuellt för varje erbjudande. Ett erbjudande kan redigeras genom att dubbelklicka på det eller genom att högerklicka på det och välja kommandot Ändra. Bilden nedan visar ett erbjudande i redigeringsläge. Om man har valt alternativet Valfri visningstext kan man skriva in önskad text. Texten kommer att visas i erbjudandebrevet. Man kan också välja någon av de fördefinierade visningstexterna som i exemplet nedan. Innehållet i flikarna Sökande, Medsökande och Objekt är ej redigerbart i denna dialogruta. Status för objektet återspeglar erbjudandestatusen för objektet. När objektet erbjudits till en eller flera sökande kommer det att stå Erbjuden i statuskolumnen för objektet. 44 Hantering av sökande Manual Vitec Uthyrning
När man har markerat att någon av de sökande är intresserad av objektet kommer det att stå Intresse finns. När man bestämt vilken sökande som ska få kontraktet högerklickar man på erbjudandet och väljer Bekräfta. Status ändras till Bekräftad. Inflyttning i Vitec Nova Kontraktsskrivning görs i Vitec Nova. När man ändrar status till Bekräfta för ett objekt i Uthyrningen skrivs data om sökanden in i en tabell som Vitec Nova kan hämta ifrån. När man gör ett nytt kontrakt i Vitec Nova fylls sökandes namn och personnummer i automatiskt i HKA-bilden. För att detta ska fungera måste man kryssa i rutan Visa ej inflyttade på HKA i bilden som tas fram med kommandot Register, Konstanter, Övrigt sida 2. När man gör ett nytt kontrakt för ett objekt som blivit bekräftat i Uthyrningen visas nedanstående bild. Tryck Ja för att fylla i med uppgifter från Uthyrningen. Erbjudandelista Det sker ingen automatisk rensning av gamla erbjudanden. Tanken är att det kan vara intressant att se erbjudanden på vissa objekt avböjs oftare än andra. Det kan också vara intressant att se hur många gånger en sökande har avböjt erbjudanden. För att underlätta rensning bland gamla erbjudanden kan man visa en lista över alla erbjudanden genom att välja kommandot Verktyg, Erbjudandelista. Har man en stor mängd erbjudanden kan det ta lite tid innan listan visas. Man kan sortera erbjudanden på godtyckligt sätt genom att klicka på kolumnrubrikerna Vitec Uthyrning Hantering av sökande 2009-03-06 45
Man kan markera valfria erbjudanden och genom att högerklicka ta bort de erbjudanden som inte behöver vara kvar. Man kan även kopiera listan till Excel för vidare bearbetning eller skriva ut en enkel lista Notera att borttagandet av ett erbjudande loggas i Journalfliken för den sökande, dock inte med alla uppgifter, i det här fallet erbjudande nr 1093, längre ner i Journalen kan man dock se vad detta erbjudandet avsåg: 46 Hantering av sökande Manual Vitec Uthyrning
Hantering av objekt Visning av Lediga objekt eller Samtliga objekt Trädvyn har två flikar, Lediga objekt och Samtliga objekt. Objekten hämtas från Vitec Novas objektregister. I fliken Lediga objekt visas de objekt som har ett ledigdatum satt och samtidigt inte är spärrade. I Samtliga objekt visas även objekt som för tillfället inte är lediga och även spärrade objekt. Objekt som inte är uthyrningsbara tas inte med. Detta styrs på objektstypsnivå i Vitec Nova. Objekt med passerade objekt t o m datum syns inte heller i Vitec Uthyrning Objektlista I listvyn som visas i fliken Objekt visas ett urval av objekt som motsvarar den nod man klickat på. I nedre delen av objektsfliken finns flikarna Information, Underhåll, Erbjudanden samt Dokument. Information om objekt Genom att dubbelklicka på ett objekt visas en dialogruta med objektsinformation hämtad från Vitec Novas objektregister. De flesta fälten är inaktiverade eftersom redigering av dessa uppgifter görs i Vitec Nova. Vitec Uthyrning Hantering av objekt 2009-03-06 47
Uppgifterna Visa externt fr.o.m. och t.om. används inte f n. Reserverad till kan användas för en manuell hantering om t ex ett objekt reserveras för internt bruk eller på annat sätt utanför kön. Datum kan anges samt en förklaring i fältet Reserverad text. Reservation kan göras genom att man högerklickar på objektet i listan och väljer Reservera Anteckningsfältet visar samma data som anteckningsfältet i Vitec Novas objektbild. Detta fält är öppet för redigering. I fliken Information visas delvis samma uppgifter som i dialogrutan ovan men även hyregästinformation. Ifall objektet är outhyrt visas den senaste hyresgästen, annars visas hyresgästen med gällande kontrakt. 48 Hantering av objekt Manual Vitec Uthyrning
Objektets avgifter visas i en lista: I textrutan längst ned till höger i objektsfliken visas objektsanteckningen. Underhåll I fliken Underhåll visas underhållsåtgärderna på objektet. Vitec Uthyrning Hantering av objekt 2009-03-06 49
Erbjudanden I fliken Erbjudanden visas erbjudandehistoriken för objektet. Erbjudanden kan ta bort och ändras från denna lista. Man kan också bekräfta objekt direkt från denna lista genom att högerklicka och välja Bekräfta. Detta kan naturligtvis inte göra om objektet redan är bekräftat. Observera att ansökningsdatum visas i en av kolumnerna vilket gör att man kan avgöra vilken av de sökande som stått längst i kö. Detta är det vanligaste kriteriet för vem som skall få hyreskontraktet. 50 Hantering av objekt Manual Vitec Uthyrning
Dokument I fliken Dokument kan man se vilka dokument som är kopplade till objektet. Flera dokument av olika typer kan kopplas till samma objekt. Klicka på dokumentnamnet för att visa det i visningsfönstret. Högerklicka i det vita fältet längst upp till vänster för att lägga till, ta bort, skriva ut eller öppna i standardprogram. När man väljer öppna i standardprogram startar det program som är associerat med filtypen och dokumentet visas i det programmet. Om man t ex har kopplat ett Exceldokument till objektet så öppnas dokumentet i det programmet. Läs mer om detta i avsnittet Dokumentarkivet. Vitec Uthyrning Hantering av objekt 2009-03-06 51
Dokumentarkivet Allmänt om dokumentarkivet Man kan koppla dokument av olika slag till objekt, fastigheter etc. Exempel på dokument är planritngar, inscannade besiktningprotokoll, miljöbilder. Dokumenttyper För närvarande stödjer dokumentarkivet förhandsgranskning av följande bildformat: [.gif,.tif,.bmp,.png]. Det finns dock möjlighet att koppla dokument av godtycklig typ och det är möjligt att visa dem i det program som i Windows är associerat till den filtypen. Konfiguration av dokumentarkiv Dokumentarkivet bör placeras på en server som samtliga användare kommer åt, helst genom en utdelad nätverksmapp. Sökvägen till denna mapp måste anges hos samtliga användare under Verktyg/Systeminställningar. 52 Dokumentarkivet Manual Vitec Uthyrning
Denna dialog används även till att lägga till och uppdatera kategorier, typer och skalfaktorer som kan kopplas mot dokumenten. Användare bestämmer själv vilka kategorier som ska användas. Exempel på kategorier är A-ritningar, K-ritningar, Lägenhetsritningar, miljöbilder och besiktningsprotokoll. Kategorier används för att styra vilka dokument som skrivs ut tillsamman med rapporter. Typer kan användas för ytterligare indelning av kategorier. Det finns även stöd för att koppla in den externa bildvisaren Fastlook för att kunna hantera förhandsgranskning av fler dokumentformat. Detta kräver dock att Fastlook finns installerad på användarens datorer. Fastlook är avgiftsbelagd. De sökvägar som stöds är både mappade nätverksenheter (ex f:\dokumentarkiv) men kan även vara en utdelning via datornamn (ex: \\mindator\dokumentarkiv) Sökvägen till dokumentarkivet lagras lokalt på varje användares dator. Databaslagring Själva dokumenten lagras på den plats man anger som sökväg till dokumentarkiv. I databasen lagras ett filnamn samt även en eventuell sökväg mellan dokumentet och dokumentarkivets rot. Kopplingen mellan dokumenten och objekten lagras också i databasen. Objekten kan vara av olika typer, samtliga nodtyper som kan förekomma i trädet, och således komma från olika tabeller. Databasinitieringar Vid uppstart av Uthyrningen sker en initiering av databasen som fyller den med grunddata i de fall det saknas. Grunddata som fylls i är ingen vald till Kategori, Typ och Skalfaktor. Börjar man använda dokumentarkivet bör man helt enkelt byta namn på ingen vald till en verklig kategori, typ respektive skalfaktor. Koppla dokument Det finns två olika alternativa arbetsgångar för att koppla ett dokument. Alternativ 1 Högerklicka på en valfri nod i trädet (dock ej toppnod) och välj koppla dokument. Detta öppnar dialogen för att lägga till nya dokument till dokumentarkivet. Vitec Uthyrning Dokumentarkivet 2009-03-06 53
Det valda dokumentet kommer att kopplas till markerad nod i trädet. Alternativ 2 Vid högerklick i listan av objekt finns alternativet koppla dokument. Detta alternativ kan väljas med ett eller flera objekt valda och det dokument som väljs i koppla dokument dialogen kommer då att kopplas mot samtliga valda objekt. I koppla dokument dialogen finns även möjlighet att lägga till ett eller flera nya dokument till dokumentarkivet. Dock kommer endast det dokument som är valt i listan över dokument att kopplas till objektet eller objekten när man klickar OK. De dokument som läggs till i arkivet kommer att kopieras till den sökväg som är angivet för dokumentarkivets rot ifall de inte redan ligger där. Ta bort dokument. Ett dokument kan tas bort ur dokumentarkivet genom valet Ta bort i dokumentarkiv dialogen. När detta utförs ges även möjlighet att radera dokumentets fil. Det går dock bra att endast ta bort dokumentet ur databasen utan att radera den fil som hänvisas till. När ett dokument tas bort tas automatiskt samtliga kopplingar detta dokument har till objekt bort från databasen. Ta bort koppling För att ta bort en koppling till ett dokument (kan vara mot ett objekt eller godtycklig nod i trädet) väljs denna nod och i dokumentflikens lista över dokument kan man med högerklick få möjlighet till Ta bort. Detta innebär att dokumentet inte tas bort utan endast koppling mellan dokument och objekt. Visningsfönster Visningen av dokument kan hanteras av två olika visningsmoduler, THBImage eller Fastlook. Fastlook är ett externt program som måste finnas installerat på användarens dator för att kunna nyttjas medan THBImage följer med installationen och alltid kan användas. Det är denna som är den förhandsvalda 54 Dokumentarkivet Manual Vitec Uthyrning
visningsmodulen, för att byta till Fastlook anges en sökväg till dess.dll under dokumentarkivsfliken på systeminställningar. Utskrifter och rapporter Standardrapporter I systemet finns fyra rapportgrupper som är standard och inte kan förändras eller ta bort. Man kan dock koppla in anpassade varianter eller helt nya rapporter. Detta beskrivs i avsnittet Anpassade rapporter. Standardrapporterna är: Objektslista Sökandelista Ansökningsbekräftelse Erbjudandebrev Brev till sökande Tre av dessa, ansökningsbekräftelsen, erbjudandebrevet samt brev till sökande innehåller en del företags- samt användarspecifik information som ställs in dialogrutan som aktiveras med kommandot Verktyg, Systeminställningar. Vitec Uthyrning Utskrifter och rapporter 2009-03-06 55
Informationen avseende det valda företaget läggs in och uppdateras i programmet Vitec Nova. De företag som syns i rullningslisten är de företag som finns inlagda i databasen och information till rapporter hämtas automatiskt. Logotypen som kan läggas in med Vitec Nova används dock inte men det är möjligt att nyttja en företagsspecifik logotyp i dessa rapporter. Denna logotyp ska då vara i formatet.bmp. Den ska läggas i dokumentarkivets underkatalog rapporter under filnamnet logo.bmp. Lämplig storlek på denna bild är ca 150*30px. Ansökningsbekräftelse Utskrift av ansökningsbekräftelse görs genom att markera en eller flera sökanden i någon av listorna, högerklicka och välja Förhandsgranska eller Skriv ut. Om man väljer Förhandsgranska har man möjlighet att därefter välja vilken skrivare som ska användas. Väljer man Skriv ut används den skrivare som är vald till Windows standardskrivare. De sökanden som har angivit e-post som kontaktsätt kommer att generera ett nytt e-postmeddelande i installerad e-post klient. Kundanpassningar av ansökningsbekräftelsedokumentet kan göras, läs mer under Anpassade Rapporter nedan Brev till sökande Utskrift av Brev till sökande görs genom att markera en eller flera sökanden i någon av listorna, högerklicka och välja Förhandsgranska eller Skriv ut. Om man väljer Förhandsgranska har man möjlighet att därefter välja vilken 56 Utskrifter och rapporter Manual Vitec Uthyrning
skrivare som ska användas. Väljer man Skriv ut används den skrivare som är vald till Windows standardskrivare. De sökanden som har angivit e-post som kontaktsätt kommer att generera ett nytt e-postmeddelande i installerad e-post klient. Själva innehållet i brevet skrivs in i Verktyg, Alternativ, fliken Rapporter. Vitec Uthyrning Utskrifter och rapporter 2009-03-06 57
Erbjudande Utskrift av erbjudande görs genom att markera erbjudandet antingen i fliken Objekt, Erbjudande eller Sökande, Erbjudande och välja kommandot Förhandsgranska eller Skriv ut/skicka e-post.. Kundanpassningar av erbjudandebrevet kan göras, läs mer under Anpassade Rapporter nedan Objektlista Utskrift av objektlista görs genom att först markera de objekt man vill skriva ut. Därefter väljer man kommandot Förhandsgranska eller Skriv ut. Sökandelista Utskrift av sökandelista görs genom att först markera de sökande man vill skriva ut. Därefter väljer man kommandot Förhandsgranska eller Skriv ut Sökandelista. Kundanpassningar av sökandelistan kan göras, läs mer under Anpassade Rapporter nedan 58 Utskrifter och rapporter Manual Vitec Uthyrning
Dokument kopplade till rapporter Man kan koppla dokument till rapportmallar vilket innebär att dokumenten skrivs ut tillsammans med rapporten. Kopplingen görs i görs i dialogrutan Verktyg/Alternativ, Rapportmallar. I bilden nedan har lägenhetsritningar och områdesbilder kopplats till erbjudanderapporten. Observera att styrningen görs mot den dokumentkategori som dokumentet har. Det finns dock en begränsning på vilka filformat som utskrifterna kan hantera. Endast dokument av filtyperna {gif, jpg, tif, bmp } kommer att tas med i rapporterna. Det är endast rapporten Erbjudanderapport som hanterar dokument i dagsläget. Vitec Uthyrning Utskrifter och rapporter 2009-03-06 59
E-post Texterna till de E-postmeddelanden som genereras till sökande och erbjudandebrev går att redigera i fliken Verktyg/Alternativ, E-post. För att skapa radbrytningar använder man ctrl+enter. Anpassade rapporter Byte av rapportmall för systemrapporterna Standardmallarna för de fem systemrapporterna (Sökanderapport, Erbjudanderapport, Brev till sökande, Sökanderapport, Objektrapport) är en inbyggda i programkoden och kan därmed ej ändras. Man kan dock utgå ifrån de Crystal Reports-filer som mallarna är baserade på och skapa kundanpassade dokument, kontakta er konsult hos Vitec. 60 Utskrifter och rapporter Manual Vitec Uthyrning
Rapportmallsfilerna för anpassade systemrapporter ska läggas i undermappar till en mapp med namnet Rapporter i dokumentarkivets rot enligt nedanstående tabell: Rapport Sökanderapporter Erbjudanderapporter Kölista Objektrapporter Sökväg Dokumentarkiv\Rapporter\ ApplicationConfirmationReport Dokumentarkiv \Rapporter\ OfferReport Dokumentarkiv\Rapporter\ QueueReport Dokumentarkiv\Rapporter\ RentalUnitReport I bilden nedan ser man att en anpassad erbjudanderapport har lagts i mappen OfferReport Den anpassade rapporten kan sedan väljas i fliken Rapportmallar när mallgruppen Erbjudanderapport är vald. Observera att lagring av vilken rapportmall som är vald lagras lokalt hos varje användare. Vitec Uthyrning Utskrifter och rapporter 2009-03-06 61
Skapa nya mallgrupper Man kan skapa egna mallgrupper. Antag att vi vill skapa en mallgrupp som innehåller något som vi kallar Påminnelsebrev. Man börjar med att skapa själva rapporten. Sedan trycker man på knappen Ny i fliken Rapportmallar. Då visas en dialogruta där man pekar ut vilken rapportfil som ska användas. I exemplet heter den ReminderLetter.crp. När man väljer den och trycker OK kopieras den till en undermapp i dokumentarkivet ((\rapporter\generic) Det skapas också en mallgrupp som innehåller filen och mallgruppens namn är till att börja med samma som filnamnet. 62 Utskrifter och rapporter Manual Vitec Uthyrning
Vi vill dock att mallgruppen ska heta Påminnelsebrev. Tryck på knappen Byt namn och ange önskat namn. Bilden nedan visar hur det ser ut efter namnbytet. Val av anpassad rapport vid utskrift När man väljer Förhandsgranska eller Skriv ut i sökandefliken kan man förutom standardrapporterna även välja bland de mallgrupper man själv skapat. Vitec Uthyrning Utskrifter och rapporter 2009-03-06 63