FÖR SKELLEFTEÅ KOMMUN KRISLEDNINGSORGANISATIONEN GÄLLER FR.O.M.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Allmänt... 3 2 Övergripande målsättning för operativ krishantering - enligt kommunens plan för extraordinära händelser... 3 3 Riktlinjer för ledning... 3 4 Organisation av krisledningsnämnd, stab m. m.... 5 5 Bemanning av krisledningsstaben... 6 5.1 Kommunchefen... 6 5.2 Stabsledning... 6 5.3 Analysenheten... 6 5.4 Lägesenheten... 6 5.5 Kommunikationsenheten... 6 5.6 Servicefunktioner... 6 6 Aktivering av krisledningsnämndens ordförande... 6 7 Aktivering av krisledningsnämnden... 7 8 Aktivering av krisledningsstaben... 7 9 Aktivering av beredskap... 7 10 Krisledningsnämndens uppgifter... 7 11 POSOM... 8 12 Frivillig resursgrupp... 8 13 Uppgifter för staben... 8 13.1 Uppgifter för stabschefen/stabsledning... 9 13.2 Uppgifter för analysenheten... 9 13.3 Uppgifter för lägesenheten... 9 13.4 Uppgifter för kommunikationsenheten... 9 13.5 Uppgifter för personal i beredskap... 10 14 Lokaler och utrustning m.m.... 10 BILAGOR (ej här) Larmlistor: stab och krisledningsnämnd Kontaktlista: förvaltningschefer, bolagschefer och externa krisaktörer Checklista - start av automatisk utlarmning Checklista - stab start Checklista - stab - föredragning för krisledningsnämnden Checklista - stabsorientering Checklista - stab Telia TeleMöte Direkt Checklista - KLN start Checklista för KS AU vid en krishändelse Checklista - stab/kln - avveckling och återuppbyggnad Organisationsbild detalj Dukningsskiss för lägesrum PM manuell dokumentation PM radioaktivt nedfall och sanering PM Oljesanering vid oljepåslag på kust PM Försvarsmaktens stöd till samhället Förteckning - materiel för lägesrum Förteckning - nödutrustning för strömavbrott 2
LEDNING VID EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER 1 Allmänt Planeringen avser krisledningsnämndens ansvarsområde och verksamhet och består av denna ledningsplan och en informationsplan. Dessa planer antas av kommunstyrelsen. Kommunchefen har delegation att genomföra mindre ändringar och aktualisering i planerna, samt ansvar för att planerna kompletteras med erforderliga dokument som larmlistor, checklistor, åtgärdsplaner etc. Ledningsplanen omfattar den operativa krisledningen och reglerar huvudsakligen den del av kommunorganisationen - ledningsstaben - som skall biträda kommunchef och krisledningsnämnd. Krisledningsnämnden har ett reglemente som reglerar mandat och befogenheter. Kommunen har en ram- och målplan för hur kommunen skall hantera extraordinära händelser. Denna ledningsplan utgår från ovanstående dokument och bygger på genomförd risk- och sårbarhetsanalys samt genomförda övningar och hanterade skarpa krishändelser. Planen utgår från kommunens normala organisation och arbetsrutiner och att en krishändelse/ extraordinär händelse kräver anpassning av organisationen och komplettering med särskilda resurser och rutiner. 2 Övergripande målsättning för operativ krishantering - enligt kommunens plan för extraordinära händelser Krisledningsorganisationen ska inför en befarad extraordinär händelse ha en avpassad beredskap så att larmning, samverkan, informationsinhämtning och -givning omedelbart kan påbörjas. Krisledningsorganisationen ska inom 4 timmar efter larm, kunna vara organiserad, utrustad och lokaliserad så att ledning, samordning och åtgärder/insatser kan påbörjas, samt att uthållighet finns för att verka dygnet runt under minst en vecka. Kommun och bolag ska vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa liv och hälsa inom vård och omsorg för äldre och funktionshindrade, dricksvattenvattenförsörjning samt annan verksamhet som alltid måste upprätthållas. Kommun och bolag ska ge invånare och media samordnad, tillräcklig och korrekt information. Kommun och bolag ska redovisningsmässigt kunna identifiera och sammanställa kostnader som uppkommer vid hantering av extraordinära händelser. 3 Riktlinjer för ledning Förberedelser - för att uppfylla tidsmålen: Larm- och åtgärdsplaner ska vara upprättade och hållas aktuella Inför en befarad krissituation ska ledningsorganisationen ha två nivåer med beredskap Befintlighet samt funktion av lokaler och utrustning ska kontrolleras minst en gång varje år 3
Bemanning av ledningsstaben ska planeras med minst två skiftlag för att kunna verka dygnet runt Larmövning med ledningsorganisationen ska genomföras minst en gång under mandatperioden -för att uppfylla verksamhets- och informationsmålen: Verksamhet som måste upprätthållas ska vara definierad och kommunicerad med berörda förvaltningar. Förvaltningarna ska ha egen krisplanering för dessa verksamheter, vilka skall vara kända och tillgängliga för krisledningen Ledningsorganisationen ska utbildas/övas minst en gång per år, varav ett tillfälle per mandatperiod skall vara en övning av större omfattning Metoder och kanaler för informationsinhämtning och -spridning ska förberedas för hela bredden av olika media WIS - webb-baserat system för spridning till - och hämtning av information från externa krisaktörer ska kunna användas RAKEL - radiosystem för säker kommunikation ska kunna användas Genomförande - Principen ska vara att hellre aktivera ledningsorganisationen tidigt och stort, än tvärtom - Den eller de som anländer först till ledningsplatsen ska förutom att påbörja iordningställande av lokaler och utrustning även påbörja dokumentation av det inträffade, ankomster, vidtagna åtgärder etc. - Krisstabens organisation ska utgå från den som anges i denna plan, men ska när läget klarnat/stabiliserats, kunna anpassas för att möta aktuella behov av ledning, samverkan, stöd och information - Informationshanteringen ska vara centraliserad - Samverkan med andra krisaktörer bör om möjligt ske genom personliga möten eller att samverkansperson adjungeras till ledningsorganisationen - I de fall krisledningsnämnden delegerar uppgifter avseende beslutsfattande till en eller flera tjänstemän ska ledningsorganisationen stödja denne/dessa inom ramen för denna plan 4
4 Organisation av krisledningsnämnd, stab m. m. KRISLEDNINGSNÄMND (KS AU) Ordförande Vice ordförande 5 övriga ledamöter (Sekreterare ur krisledningsstaben) NÄMNDER (VERKSAMHETER) SOM KLN INTE ÖVERTAGIT KRISLEDNINGSSTAB Stabsledning Analysenhet Lägesenhet Kommunikationsenhet Servicefunktioner Ev. expert-, samverkanspersonal ur förvaltningar, bolag och externa aktörer UPPLYSNINGSCENTRAL POSOMGRUPP Stödpersoner FRIVILLIG RESURSGRUPP NÄMNDER (VERKSAMHETER SOM KLN ÖVERTAGIT) RÄDDNINGSCHEF RÄDDNINGSLEDARE INRE LEDNINGSSTAB BOLAG PRESSCENTER 5
5 Bemanning av krisledningsstaben 5.1 Kommunchefen Kommunchefen har uppdraget att bemanna staben. Om krisledningsnämnden inte är aktiverad eller i fall att kommunstyrelsens ordförande beslutar att en extraordinär händelse inte föreligger, så är kommunchefen krisledare och strategisk chef. 5.2 Stabsledning Stabschef: Säkerhetssamordnaren Stf stabschef: Chef för medborgarservice Chef för kommunikationsenheten 5.3 Analysenheten Chef: Planeringschefen (tillika stf kommunchef) Planeringssekreterare (2) 5.4 Lägesenheten Chef: Kommunsekreteraren Ledningssekreteraren Kommunjuristen Administratörer (6) (sekreterare i krisledningsnämnden) (ersättare för kommunsekreteraren i krisledningsnämmnden) 5.5 Kommunikationsenheten Chef: Chef för informationsenheten Pressinformatör Tidningsredaktör Webbredaktör, -utvecklare (4) Informationssamordnare Grafisk formgivare (2) Upplysningscentral: Chef och personal ur kundtjänst Presscenter: Pressinformatör och servicepersonal ur campusutveckling 5.6 Servicefunktioner Ledningsstaben får vid behov aktivera nedanstånde stödverksamheter - GIS/GIT-tjänster: Ansvar - GIS-samordnaren vid lantmäteriavdelningen/bygg- och miljökontoret - Telefoni, IT-drift och -säkerhet : Ansvar - chefen för IT-avdelningen/Kommunledningskontoret - Tryckeri och postsservice: Ansvar - chefen för internservice/fastighetskontoret - Fastighetsdrift: Ansvar - chefen för enhet norr vid driftavdelningen/fastighetskontoret - Mat och dryck: Ansvar - chefen för Brinkenrestaurangen 6 Aktivering av krisledningsnämndens ordförande Följande tjänstemän har som uppgift att larma krisledningsnämndens ordförande (vid förhinder; vice ordförande) vid befarad - eller vid inträffad extraordinär händelse: - Kommunchefen - Planeringschefen - Säkerhetssamordnaren - Räddningschefen - Chefsberedskap/tjänstgörande räddningsledare 6
7 Aktivering av krisledningsnämnden Ordförande (vid förhinder; vice ordförande) bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden skall träda i funktion och beslutar i sådana fall att ledamöter ska kallas. Ordföranden får besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas Aktivering sker genom telefonsamtal, enligt rutiner på larmlistor eller genom automatisk uppringning. 8 Aktivering av krisledningsstaben - Krisledningsnämndens ordförande (vid förhinder; vice ordförande) Följande tjänstemän ges delegation att inkalla och aktivera staben: - Kommunchefen - Planeringschefen - Säkerhetssamordnaren - Räddningschefen - Vakthavande tjänsteman i beredskap Aktivering sker genom telefonsamtal enligt rutiner på larmlistor eller genom automatisk uppringning. 9 Beordrad beredskap Inför en befarad extraordinär händelse beordrar förvaltnings- eller avdelningchef personal i beredskap. Liten beredskap: Vakthavande tjänsteman och en webbredaktör. Stor beredskap: Stabschef eller ersättare, vakthavande tjänsteman, en administratör, en kundtjänsthandläggare, en webbredaktör. 10 Krisledningsnämndens uppgifter Tolkar och fastställer kommunens roll - Beslutar ifall en extraordinär händelse föreligger eller inte Anger inriktning för krishanteringen - Beslutar huruvida nämnden ska överta verksamhetsområden från andra nämnder, exv. vid behov av - förändringar i servicenivåer - omfördelning av kommunens resurser - ingrepp i annans rätt; exv. ianspråktagande av utrustning eller egendom, avspärrning, utrymning (detta förutsätter övertagande av Tekniska nämndens verksamhet inom Räddningstjänsten) Utser vid behov operativ ledning - Beslutar vid behov, i samråd med bolagsledning, om inriktning och omfattning av verksamhet som ska upprätthållas i de kommunala bolagen - Begär vid behov, bistånd från annan kommun - Begär vid behov, stöd av Förvarsmakten (mot kostnadstäckning) - Beslutar vid behov, om att lämna begränsat ekonomiskt stöd till enskild - Utfärdar vid behov, viktigt meddelande till allmänheten, VMA - informationsmeddelande Företräder kommunen utåt och mot kommuninvånarna, genom kontakt och samverkan med externa intressenter och media 7
11 POSOM Beredskap för psykiskt och socialt stöd vid större olyckor och katastrofer består av POSOM. Organisationen består av en ledningsgrupp med ett tio-tal tjänstemän ur kommunen, polisen och Svenska kyrkan samt ett hundratal frivilliga stödpersoner från olika orter i kommunen. Uppgifter - ge praktisk hjälp samt stöd till människor som är drabbade av händelsen - samla information och ge information tll enskilda som är drabbade - samverka med av händelsen berörda organisationer/aktörer - upprättar vid behov krisstödcentrum POSOM-gruppen kan aktiveras via SOS Alarm av; Polisens insatschef, Räddningsledare, Räddningschef, Kommunchef, krisledningsnämndens ordförande 12 Frivillig resursgrupp FRG, är en form för samarbete mellan en kommun och frivilliga för att på ett smidigt sätt ge kommunen tillgång till extra personalresurser vid extraordinära händelser och andra kriser. Kommunens frivilliggrupp består av ~ 20 frivilliga som är utbildade och har avtal med kommunen om insatser vid olika händelser. Exempel på uppgifter: - Administration av tillkommande spontana frivilliga - Utdelning av vatten exv vid mobila tankar - Hjälpa till vid utrymningar och evakueringar, exv. som bussvärd - Delta vid oljesanering av stränder - Utdelning av flygblad/skriftliga meddelanden i bostadsområden - Upprätta informationsställen/värmestugor i kommunen - Resurs för POSOM-gruppen - Administrativa uppgifter och allmän service för krisledningsstaben eller räddningsledares stab Skellefteå FRG kan aktiveras via telefon av räddningsledare, räddningstjänstens chefsberedskap, kommunchef, kommunstyrelsens ordförande alternativt krisledningsnämnd 13 Uppgifter för staben Svarar för beredskap inför en befarad extraordinär händelse Skapar besluts- och informationsunderlag Genomför föredragningar för krisledningsnämnden och kommunchefen Delger - och följer upp beslut Svarar för samverkan med - och information till andra krisaktörer Informerar - och kommunicerar med media och allmänheten Planerar för åtgärder på längre sikt Dokumenterar information, åtgärder, beslut m.m. Övrig service för krisledningsnämnden Kommunchefen svarar för stabens kontakter med krisledningsnämnden, bedömer behov av - och föreslår föredragningar. 8
13.1 Uppgifter för stabschefen/stabsledning Beredd att avdela stabschef i beredskap Leder, samordnar och planerar arbetet i krisledningsstaben Ansvarar för stabsmöten och lägesgenomgångar Svarar för att kommunchefens - eller krisledningsnämndens beslut når sina mottagare Ansvarar för WIS-publicering Bedömer behov av - och föreslår samverkan Bedömer behov av - och föreslår experter till staben Svarar för lägesrapporter och information till länsstyrelsen 13.2 Uppgifter för analysenheten Beredd att avdela en vakthavande tjänsteman i beredskap Skapar beslutsunderlag - analys och bearbetning Förbereder - och genomför föredragningar Biträder vid - eller genomför samverkan Gör prognoser Planerar för åtgärder på längre sikt Planerar för alternativ händelseutveckling Dokumenterar eget arbete 13.3 Uppgifter för lägesenheten Beredd att avdela en vakthavande tjänsteman i beredskap Beredd att avdela en administratör i beredskap Avdelar vakthavande tjänsteman och två assistenter för tjänstgöring i lägesrummet Delger - och följer upp beslut Anskaffar efterfrågade uppgifter och kontrollerar obekräftade uppgifter Skapar informationsunderlag - publicerar i WIS Följer andra aktörers publicering i WIS Lägesfunktion - för dagbok, kartlägen, tablåer Samordnar dokumentation Sekretariatsfunktion för krisledningsnämnden 13.4 Uppgifter för kommunikationsenheten Beredd att avdela webbredaktör i beredskap Beredd avdela kundtjänsthandläggare i beredskap Aktiverar och uppdaterar en kris-sida på kommunens hemsida på Internet Intern och extern informationssamordning formulerar förslag till pressmeddelanden, uttalanden, vädjanden etc. organiserar och kallar till mediaträffar, presskonferenser etc. formulerar sammanfattande information till kommunens medarbetare följer och interagerar i webbmedia/sociala medier samarbetar med - och utnyttjar Sveriges Radios lokalkanal P 4. Upprättar en upplysningscentral, där allmänhetens frågor som berör den aktuella situationen kan besvaras Stödjer vid behov förvaltningar som utsätts för stort mediatryck Förbereder och samordnar informationsgivning med räddningsledare, länsstyrelse, landsting, polis mfl. externa Förbereder informationslämning på främmande språk, bl.a. med tolkar Dokumenterar eget arbete 9
13.5 Uppgifter för personal i beordrad beredskap - Vara omedelbart anträffbar på telefon och kunna inställa sig för arbete inom en timme - Följer om möjligt händelseutveckling genom radio/tv och Internet - Beredd att uppdatera kommunens hemsida på internet - Beredd att påbörja samverkan med externa aktörer - Beredd påbörja inkallning av krisledningsstaben 14 Lokaler och utrustning m.m. 14.1 Stadshuset Sammanträdesrum för krisledningsnämnden KS AU sammanträdesrum Lägesuppföljningsrum Rum 1114 Stabsledningsrum Rum 1112 Arbetsrum för stabsmedlemmar Ordinarie Arbetsrum för samverkande företrädare Rekvireras vid behov Lokal för stor stabsorientering/större genomgång KS sammanträdesrum alt. kundtjänst konf.rum Upplysningscentral Kundtjänstens lokaler 14.2 Utrustning m.m. Stadshuset: Avbrottsfri reservkraft för telefonväxel och datornät samt reservkraft för nämndens och stabens lokaler Direktlinjer till allmänna telenätet inkl. telefax RAKEL-radio Komradioutrustning (UK): Räddningstjänstens - och tekniska kontorets nät TV och radio med upptagningsutrustning (infoenhetens lokaler) Utrustning för lägesuppföljning; kartor, tablåer m m. Datorutrustning Internet, intranät, e-post, WIS 14.3 Campusområdet Arenan eller Forumsalen för större presskonferens. Mindre lokaler för media i E-huset 14.4 Reservlokaler Skellefteå Kraft, kv Sirius Räddningstjänsten, Solbacken 10