Upphandlingsprojektet inom SN m.fl. Vi vill påverka tjänstemän och politiker som ansvarar för upphandlingsfrågor Gör upphandlingsfunktionen mer strategisk Förbättra dialogen i alla faser av upphandlingsprocessen Bli bättre kravställare Annonsera även mindre upphandlingar på den kommunala hemsidan Skifta fokus från pris till kvalitet 1
Offentlig upphandling Regler för offentliga inköp finns sedan lång tid tillbaka. Genom EUmedlemskapet är vi bundna av EU:s direktiv. Syftet med EU:s regler: - Skapa en väl fungerande marknad, där företag kan konkurrera på öppna och rättvisa villkor - Motverka korruption - Effektiv användning av offentliga medel Offentlig sektor i Sverige köper varor, tjänster och byggentreprenader för 600 (eller är det 800 eller kanske 900?) miljarder kronor per år. Drygt 70 procent av antalet offentliga inköp lär vara direktupphandlingar, vilka vanligtvis inte annonseras. 2
Vilka offentliga aktörer berörs? Kommuner Landsting Staten Föreningar och stiftelser som finansieras/kontrolleras av staten eller en kommun Upphandlande bolag 3
Verktyg - Lag om offentlig upphandling (LOU) - Lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) - Lag om upphandling av koncessioner (LUK) - Lag om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) - Lag om valfrihetssystem (LOV) - som dock inte motsvaras av något EU-direktiv 4
Hur påläst behöver jag vara? EU-rättsliga principerna: - Likabehandling - Icke-diskriminering - Öppenhet - Ömsesidigt erkännande - Proportionalitet 5
Hitta upphandlingarna Ingen annonsering Myndigheternas hemsidor Elektroniska databaser (E-avrop, Mercell, Opic m.fl.) TED (Tenders Electronic Daily) 6
Vanliga misstag som företag gör Säljsnacket Läser inte förfrågningsunderlagen Frågar inte Svarar inte på vad som efterfrågas Dålig kommunikation mellan sälj och kundservice Dialog och uppföljning 7
Goda råd Hitta info om upphandling på www.upphandlingsmyndigheten.se Hur ser marknaden ut för just Dina produkter? Har Du en strategi för hur Du ska marknadsföra Dina produkter mot offentliga aktörer? Tänk på att direktupphandlingar inte alltid annonseras. Viktigt att rikta sig mot beställaren (inte upphandlaren) Har Du tagit del av tidigare upphandlingar? Var ligger prisnivån? När löper nuvarande kontrakt ut? Ha koll på kommunernas hemsidor. Gå på företagarmöten som kommunen anordnar 8
Goda råd Börja i god tid! Läs igenom förfrågningsunderlaget noga Ställ en fråga om något är otydligt Läsa igenom andras frågor och de svar som publiceras på kommunens hemsida Det räcker med att uppfylla kvalificeringskraven, man behöver inte uppfylla dem med råge Saknar Ditt företag tillräcklig ekonomisk, teknisk eller yrkesmässig kapacitet? I så fall finns det möjlighet att åberopa annat företags kapacitet för att uppfylla kraven Fyll bara i det som efterfrågas 9
Goda råd Har jag accepterat alla ska-krav? Har jag bifogat alla handlingar som begärts? Behöver jag begära sekretess för känsliga uppgifter? Har behörig person undertecknat avtalet? Har jag sparat de uppgifter jag skickat in? De flesta anbud lämnas numera elektroniskt. Undvik att göra det sista kvällen Lämna anbudet i tid Ge köparna feedback! Då blir kommande upphandlingar bättre 10
Vad bör kommunen göra! Ha ett tydligt SME-fokus Arbeta medvetet med hemsidan inkl. information om kommande upphandlingar Anordna regelbundna träffar med leverantörer inför avtalsslut för att summera för- och nackdelar med avtalet Bjuda in leverantörer till företagarfrukostar flera ggr/år där KSO, kommundirektörer, inköpschef och näringslivschef medverkar. Ha en öppen attityd mot företag som vill prata upphandling 11
Vad bör kommunen göra! Ringa runt till tänkbara leverantörer inför en upphandling för att få information om rimliga former och krav i kommande förfrågningsunderlag Se till att alla nya chefer i kommunen går en kurs i upphandling för att få ett upphandlingskörkort Om KSO och kommundirektören anser att upphandlingsfrågorna är viktiga och att lag ska följas, leder detta till att upphandlingsfunktionen får en hög legitimitet i organisationen samt högt förtroende bland övrig personal. 12