Samfälligheten Porfyren Kallelse till årsstämman 2017 Verksamhetsberättelse och övriga möteshandlingar Styrelsen hälsar medlemmarna Välkomna till ordinarie årsstämma Onsdagen den 22 mars 2017 kl. 19.00 i Lillsjöskolans matsal bifogas Styrelsen 1
Dagordning för årsstämman den 22 mars 2017 1. Stämmans öppnande 2. Godkännande av röstlängd 3. Fastställande av dagordning 4. Stadgeenlig kallelse till stämman 5. Val av funktionärer för stämman Ordförande och sekreterare Två protokolljusterare tillika rösträknare 6. Styrelsens verksamhetsberättelse 7. Styrelsens ekonomiska redovisning 8. Revisorernas berättelse bilaga 1 9. Ansvarsfrihet för styrelsen 10. Motioner från medlemmarna. bilaga 2 11. Utnyttjande av p-platser bilaga 3 12. Garageregler bilaga 4 13. Anläggning av p-platser bilaga 5,6 14. Underhållsfond Redovisning av fondens utveckling bilaga 7 Beslut om underhållsinsatser samt kostnadsram 2017 bilaga 8:1 och 8:2 15. Fråga om extra utdebitering för snöröjningen bilaga 9 16. Styrelsens förslag till budget och årsavgift för år 2017 bilaga 10:1, 10:2 17. Val av funktionärer för år 2017 bilaga 11 Ordförande mandattid 1 år Tre ordinarie medlemmar 2 år Två styrelsesuppleanter 1 år Två revisorer 1 år Två revisorssuppleanter 1 år Val av maskinister 1 år Valberedning 1 år 18. Övriga frågor 19. Meddelande om hur protokollet från årsstämman kommer att göras tillgängligt 20. Avslutning av stämman 2
Styrelsens verksamhetsberättelse för 2016 Styrelsen för Porfyrens samfällighetsförening får härmed lämna följande verksamhetsberättelse för år 2016. Styrelsen har under året haft följande sammansättning: Ordförande Pär Söderblom Kassör Hans Söderholm Sekreterare Stefan Timber Ledamöter Liselott Bernberg Mohammad Tahwildaran Jesper Sjöholm Gun Zebühr Suppleanter Linda Arijoensuu Daniel Wilhelmsson Styrelsen har hållit 8 sammanträden under året. Underhåll De traditionella vår- och höststäddagarna har hållits och våra gemensamma markområden har putsats och fejats under vår- och höststädningarna En arbetsgrupp bestående av medlemmar i samfälligheten har skött sommarens underhåll. En åkgräsklippare har införskaffats för att underlätta skötseln av de stora gräsytorna längs Mineralvägen samt 2 grästrimmer för finputs. Markarbeten Två parkeringsplatser vid östra parkeringen samt en vid den västra har anlagts. Ansökan om bygglov för 11 platser har inlämnats till kommunen. Bygglov godkänt i december 2016. Kostnadskalkyl samt förslag till finansiering kommer att sändas ut före årsstämman. Upprustning Vid vårstädningen genomfördes med hjälp av många frivilliga en upprustning av parkbänkar vid Marmorstigen 3
Snöröjning Samma entreprenör som sedan 2012 har stått för snöröjningen. Parkeringen i området Q- park har under året fått i uppdrag att bötlägga bilar som parkerats inom området. Här gäller att det är fritt att stå så länge lastning eller lossning pågår plus ytterligare 10 minuter. Ekonomi Ekonomin är god. Våra utgifter har under 2016 varit lägre än budgeterat bland annat tack vare minskade kostnader för el och sophämtning. Informationsbrev Under året har 7 informationsbrev sänts ut till samfällighetens medlemmar Till sist Vill styrelsen tacka alla medlemmar för det gångna året och för de arbetsinsatser som gjorts i samband med vår-sommar och höstunderhåll och för alla övriga initiativ som tagits. På styrelsens vägnar Pär Söderblom Ordförande 4
PORFYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING BOKSLUT 2016 BALANSRÄKNING TILLGÅNGAR 2016 2015 Omsättningstillgångar Sparbanken Enköping 4 konton 453 345 418 199 Interimsfordringar 73 967 73 527 Skattekonto saknar ny uppg 136 136 Anläggningstillgångar Byggnader, garagereparation 561 976 595 034 Summa 1 089 424 1 086 896 SKULDER Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 0 17 823 Interimsskuld 2 000 2 000 Underhållsfond 188 865 160 334 Långfristiga skulder Lån Sparbanken 592 190 625 190 Amorteras 33.000/år Eget kapital Balanserat resultat från tidigare år 281 550 275 144 Årets resultat 24 819 6 405 Summa 1 089 424 1 086 896 5
PORFYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING BOKSLUT 2016 RESULTATRÄKNING 2016 2015 INTÄKTER Medlemsavgifter 7500 x 97 727 500 727 500 Ränta 287 579 Avg elbilsplats 1 400 2 400 Parkeringstillstånd 200 900 Summa intäkter 729 387 731 379 KOSTNADER Städ och underhåll 27 226 33 476 Elförbrukning 28 208 28 621 Medlemsinfo/Verksamhet 694 2 207 Com hem kabel TV 90 397 88 271 Com hem bredband 159 871 159 989 Snöröjning 59 003 59 202 Sophämtning 187 285 187 056 Förvaltning, redovisning 2 300 3 375 Försäkringar 10 960 8 941 Övriga kostnader 5 147 3 873 Arvoden/ Soc avg Styrelsen 25 327 22 437 Arvoden/ Soc avg Underhållsgrupp 24 904 24 251 Underhållsfond 28 531 21 156 Diff avsättning 2013 0 26 232 Avskrivning byggnader (25 år) 33 058 33 058 Räntekostnader 21 657 22 829 Summa kostnader 704 568 724 974 Årets resultat 24 819 6 405 6
PORFYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING BOKSLUT 2016 SPECIFIKATION TILL VISSA POSTER I BALANSRÄKNINGEN 1330 Förutbetalda försäkringspremier Villaägarna 2017 10 960 1331 Förutbetalda avg kabeltv Com hem copyswede avseende jan-mar 2017 22 995 1334 Förutbetalda avg bredband Com hem avseende jan-mar 2017 40 012 Summa: 73 967 1910 Byggnader, garagereparation Anskaffningskostnad 826 440 Ack Avskrivning, 25 år -264 464 Bokfört värde 561 976 561 976 2110 Leverantörsskulder Inga lev.skulder 2016 0 2390 Övriga interimsskulder Bokföring 2016 2 000 2391 Underhållsfond Sparbanken i Enköping Framtida reparationer 188 865 7
8
9
Bilaga 3 Utnyttjande av våra p-platser Med anledning av den brist på p-platser som råder föreslår styrelsen att årsstämman beslutat om en tidsbegränsning enligt följande. Avställda bilar får ej stå parkerade på samfällighetens p-platser. 10
Bilaga 4 Samfälligheten Porfyren Regler för garagen Våra garagebyggnader ägs och försäkras av samfällighetsföreningen. Innehållet ägs och försäkras av fastighetsägaren. Garagen är endast till för bilar och får inte användas som extra förråd. Dessa regler gäller för garagen: De skall alltid hållas låsta Får inte ändras utan styrelsens medgivande Kravet är att en bil kan köras in i garaget. Uthyrning, utlåning, får endast ske till medlemmar i samfälligheten. Vad får finnas i garagen (ur brand och försäkringsskäl): Ett fordon En extra uppsättning däck samt takbox. (På grund av stöldrisk rekommenderas att däcken förvaras på annan plats.) Mindre mängder, ca 5 liter, brandfarlig vätska samt produkter för bilvård får förvaras oåtkomligt för obehöriga i bilen. Motorvärmare. Endast elansluten värmare med timer och max 3 timmar. På vår förfrågan gällande försäkring och brand hos Villaägarnas juridiska experter fick vi följande svar: Det är ägaren (dvs. föreningen) som uppställer de regler som gäller för garagens nyttjande (vad som får förvaras i garage och vad dessa skall nyttjas till). Det är även viktigt att föreningen iakttar under vilka förutsättningar som försäkringen inte gäller vid inträffad skada. Ex vis är det troligt att det i försäkringsvillkoren framgår att inget (ex vis lättantändliga vätskor eller annan brandfarligt material) får förvaras i garagen, förutom fordon. Om det uppstår ex vis en brand i garage och det visar sig att branden uppkommit/förvärrats på grund av att materiel förvaras i garaget på ett sätt som strider mot försäkringsvillkoren, kan detta medföra att försäkringsersättning helt uteblir. Detta kan självfallet få långtgående konsekvenser för föreningen, men kanske ännu mer långtgående konsekvenser för den medlem i föreningen som förvarat det brandfarliga materialet i sitt garage, och som därmed möjliggjort brand eller underlättat för brandens förlopp. Om inte föreningens försäkring gäller, och inte heller den enskilde garageinnehavarens försäkring täcker skadan, lär skadeståndskraven som ställs mot (den vårdslöse) garageinnehavaren kunna bli mycket svåra att hantera inom ramen för dennes privatekonomi. Sak samma gäller om ex vis trycksatta tuber (ex vis svetstuber) utan tillåtelse förvaras i garage och dessa exploderar och orsakar person- och/eller sakskada. 11
12
Bilaga 6 Finansiering av ny parkering västra garagen Parkeringen beräknas kosta 350 000 kr Fonden: 150 000 kr föreslås tas från fonden Lån: 200 000 kr som avbetalas på 15 år Kostnad/år : Totalt ca 200 kr per år och fastighet För 2017 beräknas lånet kosta ca 100 kr per fastighet eftersom parkeringen planeras vara färdigställd vid halvårsskiftet och att kostnaden för ränta och amortering tas från fonden. 13
Bilaga 7 Underhållsfondens utveckling 2016 Ingående värde 2016-01-01 Tillkommande insättning inkl.ränta Summa 160 333 kr 97 000 kr 257 333 kr Kostnader 2016 Ränta och amortering Parkeringar Lekplatser Förrådsdörr Summa 54 657 kr 7 472 kr 1 840 kr 4 500 kr 68 469 kr Utgående värde 2016-12-31 188 864 kr Belopp enligt beslut på stämman Förbrukat 80 000 kr 68 469 kr 14
Bilaga 8:1 Underhållsfonden Beslut om underhållsinsatser 2017 1. Lån Avbetalning, garagen 33 000 Ränta, garagen 21 500 2. Byggnadslov parkering 5 300 3. Oförutsett 5 000 Totalt 64 800 Underhållsfondens utgående värde 2017-12-31 Ca. 244 000 kr ( varav 24 000 från 2016 års överskott) 15
Bilaga 8:2 Underhållsfonden vid bygge av parkeringen Beslut om underhållsinsatser 2017 1. Ny parkering 150 000 2. Lån Avbetalning, garagen 33 000 Ränta, garagen 21 500 Avbetalning, parkeringen 6 700 Ränta, parkering 3 600 3. Byggnadslov parkering 5 300 4. Oförutsett 5 000 Totalt 225 100 Underhållsfondens utgående värde 2017-12-31 Ca. 84 000 kr (varav 24000 från 2016 års överskott) 16
Bilaga 9 Fråga om extra utdebitering för snöröjning För 2016 ligger kostnader för snöröjningen något över budget trots det varma vädret under hösten För år 2017 har styrelsen i budgeten räknat med något högre kostnader men ett kraftigt snöande under den fortsatta delen av vintern samt i höst kan innebära att det inte räcker. Styrelsen vill därför ha en möjlighet att göra en extra utdebitering när vi vet det verkliga utfallet. Styrelsen föreslår att årsmötet beslutar om att en extra utdebitering på maximalt 500 kr får göras om snöröjningskostnaderna överstiger den föreslagna budgeten. 17
Bilaga 10:1 Budget 2017 Utfall Budget 2016 2017 Intäkter Medlemsavgifter inkl. fond 727 500 737 200 Räntor 287 200 Parkeringstillstånd+elbil 1600 700 Summa intäkter 729387 738 100 Kostnader Städ och underhåll Fonden 9312 10 300 Gräsklippning 26438 27 000 Övrigt 15421 18 000 Elförbrukning 28208 30 000 Comhem TV 90660 91 000 Comhem Bredband 160048 160 000 Snöröjning 66826 65 000 Försäkringar 10960 11 000 Förvaltning redovisning 3535 4 000 Fonden Diff. årlig avsättn. 32688 32 200 Avbetalning 33000 33 000 Räntekostnad 21657 21 500 Styrelsearvoden inkl. soc. avg. 25237 30 000 Sophämtning 187285 192 000 Medlemsinfo/Verksamhet 0 1 000 Parkering 0 3 000 Övriga kostnader 5 576 5 000 Summa kostnader 716 941 734 000 Årets resultat Kassaflöde 12 446 4 100 Styrelsen föreslår att årsavgiften 2017 höjs med 100 kr till 7600 kr som betalas med 3 800 kr senast den 30/4 2017 och med 3 800 kr senast den 31/10 2017. 18
Bilaga 10:2 Budget 2017 Utfall Budget 2016 2017 Intäkter Medlemsavgifter inkl. fond 727 500 737 200 Räntor 287 200 Parkeringstillstånd+elbil 1600 700 Summa intäkter 729387 738 100 Kostnader Städ och underhåll Fonden 9312 160 300 Gräsklippning 26438 27 000 Övrigt 15421 18 000 Elförbrukning 28208 30 000 Comhem TV 90660 91 000 Comhem Bredband 160048 160 000 Snöröjning 66826 65 000 Försäkringar 10960 11 000 Förvaltning redovisning 3535 4 000 Fonden Diff. årlig avsättn. 32688-128 100 Avbetalning 33000 39 700 Räntekostnad 21657 25 100 Styrelsearvoden inkl. soc. avg. 25237 30 000 Sophämtning 187285 192 000 Medlemsinfo/Verksamhet 0 1 000 Parkering 0 3 000 Övriga kostnader 5 576 5 000 Summa kostnader 716 941 734 000 Årets resultat Kassaflöde 12 446 4 100 Styrelsen föreslår att årsavgiften 2017 skall vara 7600 kr som betalas med 3 8000 kr senast den 30/4 2017 samt 3 8000 kr senast den 31/10 2017. 19
Bilaga 11 Valberedningens förslag Val av funktionärer 2017 Styrelseledamöter som skall väljas 2017 Ordf. Pär Söderblom Ord. Hans Söderholm Ord Mohammad Tahwildaran Ord. Linda Airijoensuu Suppl. Stefan Timber Suppl. Elin Lilly Antal år 1 år 2 år 2 år 2 år 1 år 1 år Revisorer Ord. Anders Eklöf Ord. Göran Zebühr Suppl. Astrid Thorin Suppl. Göran Inestam 1 år 1 år 1 år 1 år Maskinist Stefan Timber 1 år Valberedning Ekkehart Lötzsch Roger Gerdin Lennart Arbman Kungsängen, den 2 mars 2017 20