Projektnamn: Kommunlokaler i nya Mörby Centrum - Nya kontorsarbetsplatser, kundcenter, biblioteks- och kulturlokaler för Danderyds kommun i nya Mörby Centrum Projektägare: Åsa Heribertson, kommundirektör Datum och underskrift av projektägare Namnförtydligande sid 1 (10)
1 Grundläggande information 1.1 Bakgrund Skandia Fastigheter planerar en utbyggnad och modernisering av Mörby Centrum. Utbyggnadsprojektet innebär att handels- och kontorsytor utökas med ca 30 000 kvm. I samband med utbyggnadsplanerna har kommunen identifierat en möjlighet att om- och samlokalisera delar av sin verksamhet inom centrumutvecklingsprojektet. De förvaltningar och funktioner som omfattas av planerna på om- och samlokalisering är: Socialkontoret Plan- och Exploateringsavdelningen Tekniska kontoret Miljö- och stadsbyggnadskontoret Kommunarkivet (inkl. föreningsarkivet) Kommunfullmäktigesal (KF-salen) Danderyds bibliotek Kulturverksamhet Information Danderyd Även medarbetare från Djursholms slott som förlägger delar av sin arbetsdag i Mörby Centrum omfattas i viss mån. De nuvarande kontorslokalerna i Mörby C är i bra skick och ligger i ett bra kommunikationsläge. Organisationen upplever dock att de är trångbodda och att lokalerna är utsatta för bullerstörningar från E 18. Danderyds bibliotek har med sin lokalisering på plan 5 en undanskymd plats med låg tillgänglighet. De är styrda av centrums öppettider och saknar ett fysiskt samband med Information Danderyd och även förvaltningar t.ex. Miljö- och stadsbyggnadskontoret. Information Danderyd har ett bra läge i affärsgatan på plan 4. Lokalen beskrivs dock som mindre inbjudande och att lokalen är för liten för att kunna erbjuda invånarna en fullgod service. Kommunfullmäktigesalen med sitt läge på Djursholms slott är en vacker och representativ sal. Salen är dock begränsad med endast ett fåtal platser för invånarna att närvara vid KF:s sammanträden, IT-stödet kan utvecklas och förbättringar av ventilation och rumsakustik är önskvärd. Kommunarkivet i Danderydsgården har brister i arbetsmiljö och uppfyller inte Riksarkivets krav på arkivlokaler. Tillgängligheten till arkivet är låg med sitt läge på Danderydsgården. För kulturverksamheten är det politiska målet att Danderyds bibliotek, tillsammans med andra funktioner, ska vara ett levande centra och arenor för kultur, information, kunskap och möten mellan människor. Kulturskolans löpande verksamhet på Danderydsgården omfattas inte. sid 2 (10)
Danderyds kommun har utarbetat en funktionsbeskrivning för kommunens lokaler i nya Mörby Centrum. Kommunstyrelsen beslutade den 11 januari 2016 att inriktningen som beskrivs i tjänsteutlåtande KS2015/0293, 2015-11-25 med tillhörande funktionsbeskrivning ska utgöra grund för kommunens lokalanvändning i det utbyggda centrum samt att Kommunledningskontoret får i uppdrag att föra förhandlingar med Skandia Fastigheter med denna inriktning som grund. Kommunledningskontoret har mot denna bakgrund arbetat fram detta Projektdirektiv för den fortsatta arbets- och beslutprocessen för nya kommunlokaler i nya Mörby Centrum. 1.2 Verksamhetsmål Danderyds kommun tillämpar målstyrning. För att utföra och utveckla verksamheten i Danderyds kommun är målstyrning avgörande. Kommunens modell för verksamhetsstyrning utgår från målens centrala betydelse. Kommunen har en målstruktur med mål på olika nivåer, från kommunens övergripande mål till nämndernas inriktningsmål och resultatmål. Kommunfullmäktige har fastställt kommunens övergripande mål som anger den önskvärda allmänna inriktningen för kommunen: Danderyd ska vara en bra och attraktiv kommun att bo och verka i. Danderyd ska erbjuda sina invånare stor valfrihet i den kommunala servicen utifrån individens önskemål och förutsättningar. Danderydsborna ska erbjudas en bra och attraktiv service. God ekonomisk hushållning ska vara en vägledande princip för all kommunal verksamhet. Kommunen skall ge goda förutsättningar för ett varierat utbud av fritids- och kulturaktiviteter. Företag verksamma i kommunen ska erbjudas ett gott näringslivsklimat. Kommunen ska ha låg kommunalskatt. Danderyd ska ha en god och hälsosam miljö samt arbeta för en långsiktigt hållbar utveckling. Målen för respektive nämnd är beskrivna i Budget 2016 med plan 2017-2018. I projektorganisationen finns ansvariga för verksamhetsinnehåll, vid lokalutformning. Det åligger dessa personer att säkerställa att verksamhetskraven för respektive nämnds Mål- och budget inarbetas och beaktas i projektet. sid 3 (10)
Mål 1.3 Effektmål Effektmål avser önskvärda effekter/nyttor av att genomföra projektet. Arbetet med att formulera effektmål för flytt till nya lokaler har påbörjats. Målen framgår av funktionsbeskrivningen och består i nuläget huvudsakligen av punkter enligt nedan. Det fortsatta arbetet innebär även att effektmålen ska preciseras och vid behov även kompletteras. De nya lokalerna ska ge följande effekter: - Servicen till invånarna ska öka - Förvaltningarnas effektivitet ska öka - Ökat samarbete inom organisationen - Snabbare ärendeflöde - Underlätta rekrytering och minska personalomsättningen 1.4 Projektmål Projektmål avser de mål som projektet ska uppnå och inkluderar inte de effektmål som framgår av föregående kapitel. Delar av projektmålen, främst kvalitetsmålen, har däremot betydelse för att kunna nå effektmålen. De övergripande målen för projektleveransen består av tidsmål, ekonomiska mål och kvalitetsmål, flera delmål kan komma att formuleras under genomförandet. Tidsmål Tidsmål för inflyttning ska utarbetas efter att dialogen med Skandia Fastigheter fördjupats och kunskapen om möjliga inflyttningstider ökat. Målet ska också sättas utifrån hur befintlig verksamhet och hantering av befintliga kontrakt kan hanteras. Det är önskvärt att inflyttning ska ske samordnat med en gemensam öppning av de nya lokalerna. I detta tidiga skede är målet att inflyttning ska ske senast augusti 2019. Ekonomiskt mål Det ekonomiska målet för projektet avser Hyresgästkostnaden dvs. kostnader för att genomföra flytt till nya lokaler. I kostnaden ingår bl.a. planering, inredning och inventarier, IT-kostnader i form av nätverk och flytt av server- och kommunikationsutrustning, fysisk flytt av inventarier m.m. Kostnaden för flytt inkl. IT, inredningar m.m. kan översiktligt och schablonmässigt beräknas uppgå till ca 100 tkr per kontorsarbetsplats. Ca 150 kontorsarbetsplatser bedöms omfattas av projektet vilket innebär att kostnaden för flytt, IT, inredningar m.m. bedöms uppgå till ca 15 mkr. Kalkylmässigt kan denna kostnad beräknas över 10 år och beaktas tillsammans med lokalhyreskostnader. Omfattningen av kulturverksamhet, kundcenter, bibliotek m.m. behöver preciseras för att därefter kalkyleras och beaktas på motsvarande sätt som för kontorsarbetsplatser ovan. sid 4 (10)
Projektet har även i uppgift att förhandla fram ett nytt hyreskontrakt inom de ekonomiska ramar som beslutas i den politiska styrgruppen. Denna hyreskostnad innebär kostnad för hyra och övriga tillägg. Projektet ska arbeta fram beslutsunderlag för de ekonomiska målen för hyresgästkostnad respektive hyreskostnad, den politiska styrgruppen fattar därefter beslut om ramarna. Detta utgör därefter projektets ekonomiska ram och riktlinjer. Detta projektdirektiv anger framtagande av ekonomiska ramar som en aktivitet i projektarbetet. Kvalitetsmål Genomförandet ska svara upp mot och stödja effektmålen för projektet. Arbete med att precisera effektmålen är en del av projektarbetet vilket innebär att kvalitetsmålen också kommer att definieras inom ramen för projektet. (Ett mätbart kvalitetsmål är t.ex. att mätning av upplevelse av arbetsmiljö m.m. genomförs för nuvarande lokaler och även efter genomförd flytt avseende de nya lokalerna. Kvalitetsmålet kan då bestämmas relativt hur medarbetarna upplever nuvarande lokaler.) 2 Krav på projektet 2.1 Förutsättningar Lokalisering ska prövas inom Mörby Centrum, centrumutvecklingsprojektet som drivs av Skandia Fastigheter AB. Förutsättningar för projektet är de verksamhetskrav som de berörda förvaltningarna och funktionerna har för sitt uppdrag och för att driva sin verksamhet. Kulturverksamheten ska preciseras i omfattning och innehåll. En viktig förutsättning är att projektet kan tydliggöra vilka ramar för denna lokalisering som behöver tas fram av ansvarig förvaltning för att möjliggöra projektets framdrift. Verksamheten i kundcentret (Info Danderyd) ska preciseras i omfattning och innehåll. Samverkan mellan de olika verksamheterna ska också preciseras. För kontorslokalerna ska projektet i ett tidigt skede identifiera och fastställa förvaltningsövergripande krav på utformning med hänsyn tagen till de arbetssätt och aktiviteter som ska gälla i de nya lokalerna. Vid det fall arbetssättet innebär en utvecklad utformning, jämfört med nuvarande kontorsmiljöer, kan projektets omfattning öka med informations- och utbildningsinsatser. Projektet ansvarar därmed också för att medarbetarperspektivet beaktas. I dessa delar ska projektet ha rådighet över kommunikationsinsatser. För arkivlokaler har projektet i uppgift att värdera och rekommendera lämplig lokalisering med hänsyn till bl.a. tillgänglighet, samverkan, arbetsmiljö och ekonomi. För KF-salen har projektet i uppgift att värdera och rekommendera lämplig lokalisering med hänsyn till bland annat tillgänglighet, samverkan och ekonomi. Den nuvarande lokaliseringen på Djursholms slott ska ingå som ett alternativ i denna utredning. sid 5 (10)
För dimensionering av mötesrum i gemensam funktion har projektet i uppgift att kartlägga nuvarande beläggningsgrad m.m. i särskild mätning/utredning. 2.2 Miljö Projektet ska utarbeta en projektspecifik miljöplan. Miljöplanen ska revideras kontinuerligt och utgångspunkten för miljöplanen ska vara vid varje tidpunkt gällande miljöprogram. I nuläget gäller Miljöprogram, Danderyds kommun 2011-2015 som bland annat behandlar krav på god inomhusmiljö i kommunala fastigheter. Nytt miljöprogram planeras att beslutas i KF under våren 2016. 2.3 Avgränsningar Projektet ska avgränsa sig till att endast utreda förutsättningarna för en lokalisering i Mörby Centrum, centrumutvecklingsprojektet. Avgränsningen av projektet utgår från användningen av lokalerna, dvs. kontors- och mötesplatser, KF-sal, bibliotek, arkiv, kundcenter och kulturverksamhet. Förvaltningar och enheter i Djursholms slott omfattas inte av projektet. Däremot ska det utredas att tillskapa ett antal tillfälliga arbetsplatser i Mörby Centrum för att underlätta arbetet när den kommunala administrationen även fortsättningsvis ska vara lokaliserade på två platser i kommunen. Projektet ansvarar i förhållande till de nya lokalerna även för framtagande av funktionsbeskrivning för FM-tjänster för de nya lokalerna. Funktionsbeskrivningen överlämnas därefter till lokalansvarig som underlag för att utföra tjänsterna, upphandla dessa i särskild ordning eller på annat sätt organisera FM-stödet. Det åligger projektet att förtydliga vad som förväntas av rollen som lokalansvarig i detta sammanhang. Projektet ansvarar för att IT-stödet i de nya lokalerna uppfyller de krav som verksamheten ställt. Den digitala arbetsplatsen i övrigt ingår inte i projektets ansvar, däremot kan projektet stödja organisationen i arbetet med att utforma den digitala arbetsplatsen. IT-drift i de nya lokalerna ingår inte i projektet. I projektet ingår inte att leda förändringsarbete, organisationsöversyner, ledarutbildningar m.m. för berörda förvaltningar och funktioner med anledning av projektet. Det är av stor vikt att sådant arbete bedrivs inom linjeorganisationen. Projektet kan i sådant arbete och efter särskild överenskommelse bistå linjeorganisationen med information om de nya lokalerna och dess förutsättningar. Projektet kan även bidra med att identifiera behov av förändringsarbete inom organisationen. Som exempel kan nämnas IT-stöd och digitala strategier, förhållningssätt och spelregler inom nya lokaler m.m. Projektet ansvarar för att redovisa möjlig lokalutformning för kulturverksamheten i förhyrd del av Mörby C. Redovisningen ska även omfatta en jämförelse med att kulturverksamheten förläggs i kommunens byggrätt om 1 000 kvm i två plan sid 6 (10)
Kopplingar till andra projekt och verksamheter Projektet ska samarbeta med kommunens centrala arbete med arbetsgivarvarumärke, vilket ska utgöra underlag för lokalernas utformning. Projektet ska vid behov även samordnas med kommunens övriga utvecklingsprojekt. Det kan t.ex. vara utveckling av den digitala arbetsplatsen, IT-hjälpmedel, standarder, e-tjänster. Vidare ska samordning ske med eventuell utveckling av arbetssätt och organisation. Det åligger projektets styrgrupp att bevaka och initiera sådan samverkan. 3 Tidplan En översiktlig tidplan för genomförandet av projektet finns som bilaga till detta projektdirektiv. Tidplanen är främst utarbetad med fokus på de aktiviteter i de inledande skedena att precisera verksamhetsinnehåll och Lokalprogram, ekonomiska ramar m.m. Övriga delar av tidplanen är grova antaganden om den fortsatta processen efter att ett Lokalprogram är framtaget, d.v.s. i detta skede endast exemplifiering av en tänkbar process. Samråd med Skandia Fastigheter AB om centrumutvecklingsprojektet, identifikation av interna beslutsprocesser m.m. kommer att påverka tidplanen. Tidplanen har också utarbetats i syfte att kunna estimera resursåtgång och budgetbedömning för projektledning och administration i det inledande skedet till färdigställt Lokalprogram. Den i nuläget utarbetade tidplanen innebär att projektet startar i maj 2016 och att en inflyttning bedöms möjlig till hösten 2019. 4 Projektbudget 4.1 Projektkostnader Skede 1 Den sammanlagda resursåtgången för perioden maj 2016 juni 2017 bedöms uppgå till ca 2 100 timmar med en varierande intensitet under perioden. I detta arbete ingår då att fastställa ramar för projekt- och hyreskostnader, framtagande av Lokalprogram, analys av byggrätten 1 000 kvm m.m. som redovisas i bilagd projektbudget för skede 1. I bedömningen ingår inte tid som erfordras i interna linjemöten i organisationen, t.ex. APT-möten, enhetsmöten m.m. där frågor om nya lokaler också kommer att behandlas. Bedömning av kostnader och resurser för den fortsatta processen efter skede 1 ska tas fram av projektet senast maj 2017. Se även kapitel 1.4 angående projektets ekonomiska mål. 4.2 Projektfinansiering Projektets externa kostnader finansieras av Fastighetsnämnden inom kostnadsramen för verksamhetsanpassning. De interna kostnader som uppstår vid arbete med detta projekt bekostas inom respektive nämnds ordinarie budgetram. sid 7 (10)
Finansiering för nästkommande skeden, uppförande av lokalerna m.m. beslutas i särskild ordning. 5 Övergripande risker Projektet åläggs att genomföra en mer ingående riskhanteringsplan vid projektstart. Planen ska användas i projektarbetet och hållas ajour. I detta skede har följande övergripande risker identifierats. Tid För projektets genomförande bedöms projektet för utbyggnad av nya Mörby Centrum påverka projektets tidplan. Detta kan t.ex. innebära att projektet försenas pga. omständigheter inom utbyggnadsprojektet. Det kan också innebära forceringsarbete inom projektet för att åstadkomma besked m.m. enligt utbyggnadsprojektets tidplan. För projektets framdrift med ett stort inslag av interna resurser är det av stor vikt att tid avsätts för projektarbetet. Det finns risk att resurser inom projektet är hårt belastade med ordinarie linjearbete vilket kan påverka tidplanen. Det är viktigt att projektet kartlägger vilka beslut och beslutsnivåer som kommer att bli aktuella så att en samordning med linjeorganisationen sker i beredningsprocessen. Det finns en risk att förseningar uppstår om sådan samordning och beredning inte utförs med god framförhållning. Ekonomi För projektet finns risk att hyresgästkostnaderna i samband med flytt till nya lokaler överstiger budget. För att kunna hantera denna risk är det t.ex. av stor vikt att de ekonomiska ramarna läggs fast i ett tidigt skede och att avvikelsehantering inom projektet fungerar tillfredsställande. Det bör särskilt beaktas (i budget- och beslutsfrågor rörande projektet m.m.) att detta projektdirektiv endast innefattar en bedömd flyttkostnad, IT, inredningar m.m. för kontorsarbetsplatser. För övriga funktioner (kulturverksamhet, kundcenter, bibliotek, arkiv m.m.) har projektet i uppgift att upprätta en kalkyl när underlag för dessa funktioners omfattning och innehåll preciserats. Övrigt En av riskerna i projektet är att förändringsarbetet skapar en oro och rörelse i organisationen samt att tid och energi från dagliga verksamheten istället går till detta projekt. Risker kan t.ex. innebära svårighet att rekrytera till dess att lokalerna är kända, uppsägningar till följd av oro eller ändrad lokalutformning. Ett exempel för att hantera denna risk kan vara att ett stort mått av inflytande från medarbetarna och frekvent information om projektets framdrift tillhandahålls genom samordning mellan projektet och linjeorganisationen. Eftersom projekttiden sträcker sig över en lång tidshorisont finns risk att ändringar i organisationen eller styrning av projektet gör att målen inte uppfylls när förutsättningarna ändras. En risk kan vara att lösningar och utformning låses tidigt eller är alltför specifikt anpassade och inte uppfyller behoven när inflyttning sker. Denna risk kan t.ex. hanteras genom att sätta en ram för framtida förändringar och flexibilitet samt ha löpande avstämningar med verksamheternas uppdrag och utveckling. sid 8 (10)
6 Projektorganisation För projektet ska en organisation med styrning, ledning och arbete i specifika frågor under projektets inledande skeden fungera enligt nedan. Projektägare är kommundirektören som även är föredragande i den politiska styrgruppen (KSAU). Ledning av projektets organisation och projektets totala framdrift utförs av en projektledare. Projektledaren ansvarar för att samordna de tre delprojekten, bistå delprojektledarna i arbetet och är även föredragande i tjänstemannastyrgruppen. Projektledare/biträdande projektledare kommer att upphandlas externt. Projektet har i skede 1 tre delprojekt som leds av delprojektledare 1-3. Delprojekt 1, Fastighet/Ekonomi, är ansvarig för framtagande av beslutsunderlag av ekonomiska ramar för hyresgäst- och hyreskostnader, miljöprogram, strategier för hantering av befintliga hyreskontrakt, utredning av byggrätt 1 000 kvm m.m. Delprojekt 2, Lokalutformning, ansvarar för precisering av lokalbehov och framtagande av Lokalprogram. Delprojektet innehåller ett antal arbetsgrupper med ansvariga för olika verksamhetsinnehåll (AV). Delprojekt 3, förhandling hyreskontrakt, ansvarar för att inom givna kostnadsramar förhandla fram kontraktsförslag för nya hyresobjekt. I skede 1 bedöms insatsen i detta projekt vara begränsad i avvaktan på Lokalprogram, kostnadsramar m.m. Projektledaren har den övergripande styrningen av resurser, tider, aktiviteter och ekonomi för hela organisationen och genomförandet utifrån de beslut som fattas av projektägare och sid 9 (10)
tjänstemanna-styrgruppen. Projektledaren ansvarar för att organisera och leda erforderlig projektorganisation för att uppfylla projektmålen. Samordningen med centrumutvecklingsprojektet hanteras av projektledaren som även, tillsammans med delprojektledare 3, leder arbetet med genomförandet av affären för kommunens lokaler, t.ex. förhandlingar av hyreskontrakt m.m. 7 Överlämnande Nyttan av lokaler i enlighet med verksamhetens behov tillfaller alla kontor och enheter som omfattas av projektet. Bedömningen är att processer med nya arbetssätt och nyttjandet av lokalerna kommer att fortgå en tid efter färdigställande och inflyttning. Det fortsatta arbetet med förändringsprocesserna ska övertas inom organisationens beslutade ordning för långsiktigt bevarande och förbättring inom arbetsmiljö, kundbemötande etc. 8 Bilagor - Tidplan 2016-04-12 - Projektbudget skede 1, 2016-04-24 sid 10 (10)