Sammanträde med Grebbestads folkhögskolas styrelse den 19 augusti 2014

1 (11) Föredragningslista D.nr: 14-78 Sammanträde med Grebbestads folkhögskolas styrelse den 19 augusti 2014 Plats: sal:5 Grebbestads folkhögskola Tid: Kl. 09:00-12:00 Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Beslutsärenden 1. Delårsrapport/ Rektor föredragande Bil. 1 2. Nytt datum för Styrelsemöte/Rektor föredragande Bil. 2 3. Övriga frågor Informationsärenden A. Didoffs hus/rektor informerar B. Ombyggnad av kontor m.m./rektor informerar C. Deltagare hösten 2014/rektor informerar D. Kursutbudet/rektor informer Hans Erik Petersson Rektor Tänk på miljön Res gärna kollektivt (www.vasttrafik.se). Postadress: Box 9 457 02 Grebbestad Besöksadress: Gisslerödsbacken 3 Grebbestad Telefon: 0525-19920 Webbplats: www.grebbestads.fhsk.se E-post: info@grebbestads.fhsk.se

1. Sammanfattning Folkhögskolekansliet har under våren fortsatt arbeta med samordnings- och utvecklingsfrågor för regionens folkhögskolor. Detta har bland annat resulterat i utarbetande av ett samverkansprojekt som syftar till att anställa unga arbetssökande i regionens förvaltningar. Vidare deltar kansliet i utarbetandet av ett nytt nationellt administrativt system för alla folkhögskolor i Sverige. Dessutom planerar folkhögskolorna för ett omfattande IS/IT projekt tillsammans med Botaniska och Naturbruksskolorna som syftar till att ge verksamheterna tillgång till den digitala infrastruktur som verksamheterna kräver. Regionens möjligheter att använda folkhögskolorna till interna konferenser fortsätter och utvecklas. Grebbestads folkhögskola arbetar med det kursutbud som stat och region gett i uppdrag till skolan att utföra. I detta uppdrag ingår att bedriva allmän kurs och hantverkskurser samt en marinbiologisk kurs. Förutom dessa kurser bedriver skolan kortkursverksamhet framförallt på sommaren. Vi startade under februari en "etableringskurs för nyanlända flyktingar" i samarbete med arbetsförmedling och staten genom folkbildningsrådet. under oktober kommer vi att starta en "etableringskurs" till. Under 2014 kommer Grebbestads folkhögskola att arbeta med att effektivisera verksamheten eftersom de ramar skolan har att följa 2014 är lägre än tidigare år. Detta kommer att kräva stora besparingar efter kulturnämndens beslut om fördelning av regionbidrag. Då sommarverksamheten varit bra och gett ett överskott klarar vi att behålla personalvolymen under 2014. Grebbestads folkhögskola kommer att arbeta för att konsekvenserna av de minskade resurserna påverkar våra deltagare så lite som möjligt. Under hösten 2013 har det framkommit att skolans hantverkslokaler har brister som kräver akuta åtgärder med t.ex en ny spånsugsanläggning. Finansieringen runt dessa åtgärder behöver utredas och skolan ser svårigheter att bära dessa. Grebbestads folkhögskola har stor andel deltagare från andra landsting/regioner i Sverige. Den nya regionstödsmodell som infördes 2014 leder till stor osäkerhet om vad vi har och får i regionbidrag. De interkommunala ersättningarna är lägre än det volymbaserade bidraget från Västra Götalandsregionen vilket påverkar ekonomin på skolan. Grebbestads folkhögskola överväger att se över om vi skall försöka minska andelen deltagare från andra delar av Sverige. Vi har för närvarande 4 gäststuderande deltagare från andra länder (Korea, Japan, Finland ) vilket berikar skolan mycket, för dessa erhåller skolan under 2014 inte något interkommunalt stöd alls. Konsekvensen blir att vi i fortsättningen måste se över om vi har möjlighet att ta emot gäststuderande. Skolan har efter genomlysning av kurserna ändrat utbudet på allmänn kurs. kursen "arbetspraktik" har utgått och en ny kurs som vi kallar "allmänn plus" har startat hösten 2014 med bra söktryck.

2. Verksamheten Kopplat till det samverkansavtal som slutits mellan fackliga organisationer och folkhögskoleförvaltningarna kommer en hälsogrupp att bildas. Denna hälsogrupp kommer bland annat att hantera jämställdhets-, mångfald- och diskrimineringsfrågor. Arbetet planeras starta upp under hösten 2014 och följas kontinuerligt genom samverkan Skolan har uppdrag från två olika aktörer. Stat (genom folkbildningsrådet) och Västra Götalandsregionen (genom kulturnämndens uppdrag).huvuduppdraget ligger i att vara en folkbildare lokalt, regionalt, nationellt såväl som internationellt. För Grebbestads folkhögskola tar det sig i uttryck genom en rad olika kurser, möten och aktiviteter med inriktning mot hantverk, marinbiologi, spa och hälsa, grafisk form och friluftsteknik. Jämställdhet är något som hela tiden diskuteras och ingår i den dagliga verksamheten såväl i undervisningen samt bland personalen. Vi har en likabehandlingsplan på skolan. På en folkhögskola är den nedre åldersgränsen för deltagare 18 år på våra långa kurser. Detta ger unga vuxna möjligheter att växa och få sina gymnasiebehörigheter så dom kan gå vidare i livet och bli bra samhällsmedborgare. Under sommaren har vi haft kulturskola tillsammans med musikskolan i Tanum där vi öppnade möjligheten för unga 10-13 år att ta del av den verksamheten vi har på skolan. Vi arbetar tillsammans med Västfastigheter för att öka tillgängligheten för funktionsnedsatta. Vi kommer under sommaren/tidig höst 2014 bygga om vårt kansli och flytta delar av detta till entrévåningen för att öka tillgängligheten. Beräknas vara klart i början av oktober. Under sommaren har vi haft en veckas kurs tillsammans med riksförbundet Attention (förening för personer med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar) där hela skolan är involverad och engagerad. Vi arbetar för att öka mångfalden på våra deltagare. Vi har nu under vår-sommar haft en kurs med 15 deltagare för nyanlända flyktingar där vi hjälper deltagarna att bli etablerade i samhället. Under hösten 2014 kommer ytterliggare en kurs med 16 deltagare för nyanlända flyktingar att starta. Grebbestads folkhögskola deltager tillsammans med andra folkhögskolor i regionen i ett hälsoprojekt som skall främja hälsa hos personal och deltagare.

2.1 Regionfullmäktiges mål I den mån skolan har möjlighet står vi redo att stötta arbetstagare som omfattas av arbetsmarknadsnodernas arbete. Skolan har en miljömål, resepolicy och miljöplan. I dessa dokument står beskrivet hur skolan på ett aktivt sätt ska arbeta för att förbättra miljön på skolan såväl som i det omkringliggande samhället. Skolan strävar efter att minska resandet med bil och övergå till kollektivt resande som ofta kan vara svårt eftersom skolan ligger i Grebbestad. Arbetet med att fasa ut miljö- och hälsofarliga ämnen fortsätter Skolans lokaler står öppen för aktörer att nyttja i den mån önskan och möjlighet finns. Det är ständigt nya grupper som finner vägen till vår skola vilket vi ser positivt på. Vi kommer under hösten 2014 fortsätta att samverka med olika organisationer i skolans geografiska närhet. Skolans kommer under hösten 2014 fortsatt aktivt söka att stötta deltagare och ge varje deltagare det stöd han eller hon anser sig behöva. Detta tror vi leder till att deltagarnas psykiska välbefinnande ökar. Kulturnämnden ska skapa förutsättningar för att deltagandet i kulturlivet vidgas och en kvalitativ kulturutveckling stärks i hela Västra Götaland Grebbestads folkhögskola arbetar ständigt för att utveckla kursverksamheten tillsammans med andra aktörer. Sommaren 2014 har vi haft kurser tillsammans med Vitlycke museum samt riksföbundet Attention. Vi samarbetar med Dalslands folkhögskola, Ljungskile folkhögskola, Nordiska folkhögskolan samt Billströmska folkhögskolan för att hitta nya vägar för deltagare att hitta våra sommarkurser. Vi är öppna för kulturaktiviteter tillsammans med andra.i september har vi en Workshop i vävning öppen för alla med en textilformgivare från Danmark. Vi öppnar skolan för lokala föreningar och deras aktiviteter och eftersträvar att vara en resurs för lokalsamhället i kultur och föreningsliv. Vi anordnar utställningar på skolan med både egna och externa utställare. Västra Götalandsregionens egna verksamheter ska vara föregångare i miljöarbetet Grebbestads folkhögskola arbetar ständigt med att försöka öka andelen ekologiska

livsmedel utefter dom ekonomiska ramar skolan har. Grebbestads folkhögskola har en miljösamordnare och miljögrupp som ständigt ser över miljö och hälsofarliga ämnen och ser till att dom utfasas i största möjliga mån. Grebbestads folkhögskola har tillsammans med Västfastigheter försökt få en uppvärmning som inte består av fossila ämnen. Regionstyrelsen och Kommittén för rättighetsfrågor ansvarar för att regionens verksamheter ska vara tillgängliga för alla invånare Grebbestads folkhögskola arbetar tillsammans med Västfastigheter kontinuerligt med att öka tillgängligheten på skolan. Under hösten 2014 kommer ett nytt kansli vara klart med mycket bättre tillgänglighet. Regionstyrelsen ska stärka regionen som en attraktiv arbetsgivare Grebbestads folkhögskola eftersträvar heltidstjänster i största möjliga mån. Vi arbetar med arbetsmiljön i en arbetsmiljögrupp som har regelbundna möten för att ständigt förbättra arbetsmiljön. Det finns en oro bland personalen hur besparingarna som beslutats av kulturnämnden påverkar den psykiska arbetsmiljön. Alla medarbetare erbjuds kompetensutveckling efter dom förutsättningarna som finns ekonomiskt. När det gäller heltidstjänster,kompetensutveckling och extrapersonal kommer förutsättningarna att minska 2014 på grund av kulturnämndens nya fördelning av regionbidrag som innebär besparingar för Grebbestads folkhögskola. Vi har på grund av en mycket bra sommar och statliga medel för etableringskurser för nyanlända flyktingar lyckas behålla den personal vi behöver. Vi deltar i ett hälsoprojekt tillsammans med andra folkhögskolor inom regionen. Projektet skall leda till en bättre hälsa hos personal 2.3 Verksamhetens övergripande uppdrag och verksamhetens mål Skolan har uppdrag från två olika aktörer. Stat (genom folkbildningsrådet) och Västra Götalandsregionen (genom kulturnämndens uppdrag) Huvuduppdraget ligger i att vara en folkbildare lokalt, regionalt, nationellt såväl som internationellt. För Grebbestads folkhögskola tar det sig i uttryck genom en rad olika

kurser, möten och aktiviteter med inriktning mot hantverk, marinbiologi, spa och hälsa, grafisk form och friluftsteknik. Utifrån det regionala uppdraget har följande strategiska mål och indikatorer överenskommits mellan kulturnämnden och Grebbestads folkhögskola för perioden 2012-2014: Mål 1 - Skolan som mötesplats: Skolan vill vara en mötesplats för olika kulturyttringar och verka för att kursdeltagare såväl som boende i skolans närhet ska få ta del av dessa. Indikator: a) Ange antal kulturarrangemang på skolan under året. Mål 2 - Skolan som förändrare: Skolan vill vara och är en utbildare av hög kvalité inom hantverksområdet. Vi vill också vara och är en bra skola för deltagare som vill komplettera och/eller uppnå allmän behörighet till högskola universitet. Indikator: a) Ange antal deltagare som får någon behörighet och/eller klarar allmän behörighet under sitt studieår på skolan Mål 3 - Skolan som socialiserare: Skolan vill arbeta med respekt och hänsyn för varje människas sätt att lösa sin vardag. I det arbetet är det viktigt att vi tror att var och en kan och vill göra sitt bästa. Skolan ska i varje situation anpassa verksamheten så att det fungerar för skolan, studiegruppen såväl som den enskilde individen. Indikator: Beskriv hur deltagare på era kurser upplevt sin studietid på skolan. Mål 1: Vi arbetar vidare med att föreningar och personer boende i skolans närhet kan använda skolan som mötesplats. Mål 2: Under våren 2014 utfärdade vi 10 grundläggande behörighet för högskolestudier samt 1 grundläggande behörighet för yrkeshögskola. Vi utfärdade samtidigt 112 behörigheter i enskilda ämnen. Mål 3: Skolans deltagare har genomfört en utvärdering i slutet av april. Resultatet av denna visar att deltagarna är mycket nöjda med sitt år på Grebbestads folkhögskola. 2.6 Prestationer Grebbestads folkhögskola har i uppdrag av staten att producera 4000 deltagarveckor. Deltagarveckor fördelas på tre olika typer av verksamheter. 1. Långkurserna är de kurser som bedrivs under höst-vår och under 2014 kommer dessa kurser vara: Kurs Antal platser, Allmän plus 14 Allmän kurs inriktning friluftsteknik 14 Allmän kurs inriktning spa och hälsa 14 Allmän kurs inriktning silver och smycke 10 Allmän kurs inriktning grafisk kommunikation 16 Trä möbelhantverk 14 Grundkurs trä 16 Keramisk kurs 14 Textil och vävkurs 14 Marinbiologisk kurs 12 Summa 138 Skolans lokaler gör att totala antalet deltagare omfattar som mest 120 deltagare. 2. Kortkurser är de kurser som bedrivs framförallt under sommartid och under 2014 har dessa kurser varit: Akvarellkurs, Väv en trasmatta, Möbelhantverk för yrkesverksamma, Raku, Skapa i silver grundkurs, Skapa i silver fortsättningskurs, Vandra i Bohuslän 1, Vandra i Bohuslän 2, Våga skriva eget, Sy linnekläder grundkurs,tälja med kniv och yxa, Knyppling 1 och knyppling 2, Textila tekniker på bronsåldersvis, kurs i finnväv, Kurser i samarbete med kommuner, organisationer och föreningar Totalt omfattar dessa kurser 240 deltagare. Dessutom har vi

under 2014 en distanskurs i vadmalsvävning med 13 deltagare 3. Öppen fortbildning sker under hela året och är öppna för alla som önskar delta. Egna utställningar gjorda av deltagare på skolan och i externa lokaler. Föreläsningar på skolan är öppna för allmänheten. Under hösten 2014 har vi 40 kvinnor samt 36 män som deltar i allmän kurs. Under hösten 2014 har vi 20 kvinnor samt 18 män som deltar på särskild kurs. Totallt under våren deltar 60 kvinnor samt 54 män. Antalet deltagare på allmän kurs har ökat under hösten 2014. Fördelningen mellan kvinnor och män har fått en positiv utveckling. Analyslänkar 3. Personal Folkhögskolekansliet har utökats med en tjänst. Denna är kopplad till det projekt som planeras ge unga arbetssökande anställningar inom regionens förvaltningar Grebbestads folkhögskola har fortsatt arbetet med det kontinuerliga arbetsmiljöarbetet. Skolan har arbetat med rapporteringssystem för alla händelser som sker och som kan knytas till arbetsmiljön för medarbetaren. Regelbundna träffar mellan skolans ledning, fackliga företrädare och skyddsombud sker och förbättrar kontinuerligt arbetsmiljön. Detta arbete kommer att fortsätta och fördjupas under resten av 2014 och 2015. Vi arbetar aktivt med att minska sjukfrånvaron. Vårt mål för 2014 är att behålla den låga nivån vi har på sjukfrånvaron. Folkhögskolornas tradition präglas av stor öppenhet och delaktighet för samtliga medarbetare. Den dagliga kommunikationen mellan samtliga medarbetare skapar ett engagemang för skolans verksamhet och utveckling. Detta inflytande minskar risken för utbrändhet och sjukskrivning. Vi arbetar kontinuerligt för ökad jämställdhet på vår arbetsplats. Bland våra lärare är andelen kvinnor större än män. I kök, städ, vaktmästeri och expedition har vi en traditionell könsfördelning som är svår att bryta p.g.a. den låga personalomsättningen (vilket i sig är positivt). Vid nyrekryteringar arbetar vi för en jämnare könsfördelning inom alla områden. Vi strävar efter att arbetsplatsen ska spegla samhället sammansättning vad gäller kön och etnicitet. I vårt arbete med löner ser vi varje år över lönespridningen mellan olika grupper. Vid 2014 års löneöversyn har vi minskat osakliga löneskillnader inom respektive grupp. Den lilla förvaltningens möjligheter att rekrytera och behålla kompetent personal är beroende av löneläge, arbetsmarknad och möjligheten att erbjuda attraktiva tjänster. För Grebbestads folkhögskola är det svårt att samtidigt erbjuda heltidstjänster och ha den bredd med kompetens som utbildningarna kräver. Med detta som grund kommer vi även 2014 att sträva efter att erbjuda så hela tjänster som möjligt och samtidigt behålla bredden på personalens kompetens. I skolans

organisationsplan finns beskrivet när medarbetarsamtal ska äga rum. I detta samtal upprättas och revideras de individuella utvecklingsplanerna. Vårt mål för 2014 är att skolan fortsatt ska ha en mycket hög andel arbetstagare med individuell utvecklingsplan. 3.3 Personalvolym Personalvolymen på Grebbestads folkhögskola motsvarar det behov vi har för verksamheten och den volym vi har haft sen tidigare. Vi kommer att titta på förutsättningarna för att behålla den volym vi har i förhållande till det regionbidrag vi får enligt den nya bidragsmodellen. Det innebär större belastning för personalen då vi har genomfört större sommarverksamhet utan att öka personalvolymen 2014. Då sommarverksamheten har gått mycket bra och vi fått statliga medel för etableringskurser under hösten klarar vi att behålla personalvolymen och kvaliteten på verksamheten. 3.4 Sjukfrånvaro Vi har en ökad långtidsfrånvaro under 2014. Det är två kvinnor och en man som är långtidsfrånvarande och detta påverkar procenten sjukskrivna mycket då Grebbestads folkhögskola är en liten arbetsplats med få anställda. Anledningen till långtidsfrånvaron är olika för dessa kvinnor och mannen. Långtidsfrånvaron bland kökspersonalen kan inte relateras till arbetsplatsen. Långtidsfrånvaron inom utbildningen är svårt att bedömma om det är arbetsbelastningen som lärare som påverkat sjukdomen då hon arbetat endast kort tid som lärare på skolan. Mannen som är långtidssjukskriven har skadat sig på fritiden. Efter genomgång med övrig personal på respektive arbetsplats om arbetsmiljön ser vi att den upplevs som positiv och inte är orsak till arbetsmiljöproblem (sjukskrivning). När vi ser till korttidsfrånvaron så är den låg både hos män som kvinnor i alla yrkesgrupper på skolan. Vi arbetar i en arbetsmiljögrupp med personalrepresentanter från olika fackförbund för att minska arbetsmiljöproblem och minska sjukfrånvaron så mycket som möjligt.

3.5 Bemanningsföretag Kostnader för bemanningsföretag, tkr Periodutfall 2014 Periodutfall 2013 Prognos 2014 Dec 2013 Läkare Sjuksköterskor Övriga 0 0 0 0 Totalt 0 0 0 0 Vi använder oss inte av bemanningsföretag och räknar inte med att göra det i framtiden. 4. Övrigt Spånsugsanläggningen till möbelhantverkskurserna på Grebbestads folkhögskola är i ett skick som måste åtgärdas. Detta finns inte inräknat i budget utan det får föras en diskussion med västfastigheter om kostnaderna. Anläggningen kommer att bytas under hösten 2014 för att inte vara hälsovådlig för deltagare och personal.

Till Styrelsen Den ekonomiska rapporten per sista augusti är inte klar än. Ekonomin på Grebbestads folkhögskola är god vid sista augusti och ligger över budget. Delårsrapporten om ekonomin redovisas på styrelsemötet. Hälsningar Hans Erik Petersson Rektor

Till styrelsen. Förslag till styrelsen att styrelsemötet den 28/10 flyttas till 21/11. Anledningen är att 1/1 2015 ingår alla folkhögskolor som har VGregionen som huvudman i en gemensam förvaltning. Budget för 2015 görs inte på Grebbestads folkhögskola utan av folkhögskoleförvaltningen. Den kommer att vara klar för beslut av alla folkhögskolestyrelser mellan 20-25/11. Hälsningar Hans Erik Petersson Rektor