1(11) Plats och tid Sammanträdesrum Majberget, kommunkontoret, klockan 13.00 15.00 Beslutande Ledamöter Susanne Öhrn (S) ordförande Jan-Åke Jansson (KD) vice ordförande Carola Qvist (S) Peder Johansson (S) Erik Sandberg (C), tjänstgörande ersättare Britt-Marie Almqvist (S), tjänstgörande ersättare Jan Leander (L), tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Ulrika Thorell, 1:e kommunsekreterare Sara Larsson, utredare Justerare Jan-Åke Jansson (KD) Justeringens plats och tid Kommunkontoret i Bengtsfors den 20 februari 2018 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-10 Ulrika Thorell Ordförande Susanne Öhrn (S) Justerare Jan-Åke Jansson (KD) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum då anslaget sätts upp 2018-02-22 då anslaget tas ned 2018-03-16 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Ulrika Thorell
2(11) VN 1 Utvärdering efter Allmänna val 2014 1:e kommunsekreterare presenterar utvärderingen som genomfördes efter de Allmänna valen 2014. s beslut tar del av informationen.
3(11) Förvaltningen VN 2 Lokaler för förtidsröstning före valdagen diskuterar lokaler för förtidsröstning före valdagen. Enligt vallagen måste numera minst en förtidsröstningslokal vara öppen varje dag, inklusive lördag och söndag från 22 augusti till och med valdagen den 9 september. En kontakt kommer att tas med kulturchef Sara Vogel Rödin för avstämning av öppettider på biblioteken som måste anses som grund när det gäller förtidsröstning. En diskussion måste också föras om vilken lokal som passar bäst för förtidsröstning under de tre helgerna före valet. Eftersom kommunen numera äger den så kallade banvaksstugan i Billingsfors skulle det vara lämpligt att flytta förtidsröstningen dit. Inte minst eftersom den också har ett bra centralt läge i tätorten. En annan aspekt är att öppettiderna för respektive lokal bör vara olika dagar olika veckor. s beslut uppdrar till förvaltningen att ta fram förslag på lokaler samt öppettider för förtidsröstning före valdagen. I förslagen ska även statistik på antal röstande från Allmänna valet 2014 beaktas.
4(11) Förvaltningen VN 3 Lokaler för förtidsröstning på valdagen diskuterar lokaler för förtidsröstning på valdagen. Enligt vallagen måste numera minst en förtidsröstningslokal vara öppen mellan kl. 08.00-20.00. Eventuellt skulle en förtidsröstning kunna inrymmas i en separat del i någon eller flera av vallokalerna. De vallokaler som kunde vara lämpliga är Folkets hus i Dals Långed, Biblioteket i Bengtsfors eller Utvecklingscentrum+. Viktiga aspekter att beakta är att inte något valdistrikt får för många förtidsröstningslokaler att hantera och att röstmottagare anpassas efter antalet lokaler totalt. Emellertid kan det även vara av värde att Dals Långed får en förtidsröstningslokal då det är relativt många studenter på Stenebyskolan som inte är folkbokförda på orten och då inte kan rösta i en vallokal. Det är även viktigt att följa upp statistik per lokal för förtidsröstning på valdagen. s beslut uppdrar till förvaltningen att ta fram förslag på lokaler samt öppettider för förtidsröstning på valdagen. I förslagen ska även statistik på antal röstande från Allmänna valet 2014 beaktas.
5(11) Förvaltningen VN 4 Vallokaler Allmänna val 2018 diskuterar vallokaler i det Allmänna valet 2018. Bengtsfors kommuns är uppdelade efter de fem valdistrikt som fastställdes av kommunfullmäktige 2006-12-20 198. Valdistrikten är utformade så att ett jämnt antal röstberättigade så möjligt ska finnas i varje distrikt, samtidigt som de även ska vara logiska rent geografiskt. Enligt lag är det endast möjligt att ha en vallokal i varje distrikt. För att stimulera valdeltagandet och för att underlätta för kommuninnevånarna att rösta har förtidsröstning anordnats på ett flertal platser i kommunen. Röstningsmöjligheterna i kommunen har därmed ökat trots att valdistrikten minskades till fem år 2006. Valdistrikten är indelade enligt följande: Nordvästra; Bengtsfors västra, Ärtemark och Torrskog Norra: Bengtsfors östra, Gustavsfors - Vårvik Nordöstra: Billingsfors och Laxarby Sydöstra: Dals Långed norra och Dals Långed södra Sydvästra: Steneby, Ödskölt och Bäcke Ett förslag är att flytta vallokalen i Bäckefors från Bäckeskolan till Bäckegården. Ett skäl skulle vara att tillgängligheten och tillgången till parkeringar är bättre. En nackdel är att fastigheten Bäckgården inte ägs av kommunen. s beslut uppdrar till förvaltningen att ta fram förslag på vallokaler inför det Allmänna valet 2018
6(11) VN 5 Diskussion om rekrytering av röstmottagare diskuterar rekrytering av röstmottagare. Förvaltningen kommer att göra ett utskick till de som arbetade som röstmottagare vid det Allmänna valet 2014, för att efterhöra om intresse finns för att arbeta som röstmottagare även vid Allmänna val 2018. Det finns även förslag om att annonsera via kommunens hemsida, men också att rekrytera via vänner och bekanta. Antalet röstmottagare behöver utökas enligt den utvärdering som gjordes efter de Allmänna valen 2014. s beslut tar del av informationen.
7(11) VN 6 Utbildning av röstmottagare, valinformatörer, valnämnd med flera Inför Allmänna val 2018 ska en utbildning för röstmottagare hållas. För att bli förordnad som röstmottagare måste röstmottagaren deltagit på något av de två utbildningstillfällena. s beslut beslutar att genomföra en utbildning för röstmottagare, valinformatörer, valnämnd med flera i Sessionssalen kultur/utbildningscentrum den 13 och 20 augusti, kl. 18.00. Förvaltningen ansvarar för att kallelse och material sänds i god tid till samtliga röstmottagare, samt information om att utbildningsmaterialet även finns tillgängligt på val.se.
8(11) VN 7 Beslut om institutionsröstning alternativt ambulerande röstmottagare diskuterar om institutionsröstning ska anordnas eller om kommunen istället ska använda sig av ambulerande röstmottagare. Under det Allmänna valet 2014 beslöt valnämnden att inte anordna institutionsröstning utan istället använda de kommunala bud som då utsetts. Buden besökte då bland annat kommunens särskilda boenden vid bestämda tillfällen. Utvärderingen ger vid handen att upplägget fungerade mycket bra. s beslut beslutar att förordna fyra ambulerande röstmottagare under perioden 2018-08-22 2018-09-09 och att de även ombesörjer förtidsröstning på kommunens särskilda boenden.
9(11) VN 8 Diskussion om informationsinsatser diskuterar behovet av informationsinsatser inför valet. Vid nästa sammanträde kommer kommuninformatören att delta på mötet. s beslut tar del av informationen.
10(11) VN 9 Beslut avseende säkerhetsaspekter under förtidsröstning och val diskuterar säkerhetsaspekter under och före det Allmänna valet. Förvaltningen kommer att ta kontakt med kommunens säkerhetschef samt upprätta en risk- och sårbarhetsanalys (RSA) avseende röstningslokaler, vallokaler, ev. sjukdom hos röstmottagare/förvaltning, materialbrist, konflikter, hot och trakasserier med mera. s beslut uppdrar till förvaltningen att upprätta en risk- och sårbarhetsanalys inför det Allmänna valet 2018.
11(11) VN 10 Nästa sammanträde med valnämnden s beslut beslutar att nästa sammanträde ska hållas måndagen den 19 mars 2018, kl. 13.00 i sammanträdesrum Majberget kommunhuset.