Metod för att undersöka effektiviseringsarbete i myndigheter. Richard Shelley Ekonomistyrningsverket

Metod för att undersöka effektiviseringsarbete i myndigheter Richard Shelley Ekonomistyrningsverket

2

3

Var befinner sig myndigheten i sitt effektiviseringsarbete? Metoden ger en struktur för bedömning av effektiviseringsarbete. 1. Hur långt har myndigheten kommit i olika delar. 2. Kommunicera och visualisera resultaten av effektiviseringsarbetet. 4

Skalbarhet Anpassa metoden efter behoven 5

Konceptet som metoden är grundad i Fokusområden (det som ska undersökas) Utvecklingstänk, (stadier, nivåer) 6

Nivå 1 Medvetande Nivå 2 Identifiering Nivå 3 Upprättande Nivå 4 Genomföran de Nivå 5 Genomföran dereflekterande Nivå 6 Utveckling Resurser Processer Prestationer Effekter Kvalitet Kompetens Omvärldsbevakning 7

Frågeställningar Undersökningsfrågor för att analysera arbetet. Dessa frågor ska kunna besvaras med ja, delvis eller nej. Exempel: Finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med resurshushållningen? : Ja (grönt), Delvis (gult), Nej, (ofärgat) 8

Hur metoden ska användas Steg 1: Att få fram en ungefärlig (helhets)bild Steg 2: Fördjupning, att få fram en detaljerad bild 9

Steg 1: Att få fram en ungefärlig (helhets)bild 10

Steg 1: Att få fram en ungefärlig (helhets)bild 11

Steg 1: Hur resultaten ska visualiseras Färgläggning av matrisen Börja med fokusområde för fokusområde 12

Steg 1: Hur resultaten ska visualiseras Sammanför sedan allt i den stora matrisen 13

Steg 2: Fördjupning, att få fram en detaljerad bild 14

Anpassning och utveckling Grundkonceptet i den framtagna metoden kan anpassas efter de behov som finns. T.ex. kan man använda nivåerna som ett stöd i annat arbete. Frågeställningarna som har tagits fram kan anpassas. Metoden utvecklas, en kompletterande metod utarbetas som ska hjälpa att sortera olika steg/faser. 15

Kontakt: richard.shelley@esv.se 16

Richard Shelley richard.shelley@esv.se

Metod för att undersöka effektiviseringsarbete- Arbetsförmedlingen Lisa Löwgren Håkan Martinsson

Valda områden Intern styrning och kontroll Årsredovisning 2014 2

Erfarenheter och fortsatt arbete Bra metod Vissa fokusområden mer reglerade än andra ur ett ÅR perspektiv, prestationer och kompetens Utfallet kan variera med bedömning av kraven, delarhelhet. Finns exempel från nivåer längre fram Möjliga användningsområden VP arbetet och för uppföljning av vår strategisk plan samt som självskattningsmetod inom ISK.

När man vill få fram en detaljerad bild Vid vissa tillfällen vill man få fram en detaljerad bild över effektiviseringsarbetet. Då kommer det krävas en djupare undersökning. Det kommer behöva göras intervjuer med anställda som har olika befattningar i myndigheten samt större inläsning på dokumentation. Förutom årsredovisningen ska man läsa andra interna dokument, som strategidokument, revisionsrapporter och externa granskningar om dessa finns. Undersöka avdelningar inom myndigheten Den detaljerade undersökningen kan användas vid de tillfällen när man vill få fram hur en specifik avdelning inom myndigheten jobbar med de sju fokusområden eller hur flera avdelningar jobbar med de sju fokusområden. Man kan också välja att undersöka hur avdelningarna jobbar med ett eller två fokusområden. Vad man vill undersöka kan myndigheten bestämma. En detaljerad helhetsbild En större undersökning kan inbegripa alla avdelningar för att sedan sammanfatta resultaten och på sådant sätt få fram en detaljerad helhetsbild. Om det är så att den första övergripande analysen visade att arbetet med resurshushållningen låg på lägre nivåer kan man då specifikt undersöka detta område och hur de olika avdelningarna jobbar med detta. På sådant sätt får man fram en detaljerad helhetsbild. Frågeställningar Frågeställningarna kommer också att vara fler och merparten inledas med finns det... och nu ska man leta mer explicit efter de operationaliserade nivåbeskrivningarna i varje fokusområde. Mallen Om det uppstår frågetecken kring beskrivning av övergripande nivån och den operationaliserade nivån, var informationen kan hittas, vem ska intervjuas kan då informationen hittas i mallen. Vid genomförandet kan man använda både checklistan och mallen.

Här nedan är exempel på mallen kopplat till frågeställningen finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med resurshushållningen? Fokusområde resurser (resurshushållning) Med resurser avses ekonomiska medel som anslag, bidrag med mera. Nivå 1: Medvetande Myndigheten är medveten om att det måste till effektiviseringsinsatser, men ännu finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Medveten och erkänner behovet Myndigheten är medveten och erkänner behovet av att börja arbete med effektivisering kring resurshushållning, men det finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Undersökningsfråga 1. Finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med resurshushållningen? 1. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning. Lämpliga intervjupersoner Personer med övergripande ansvar för verksamheten, exempelvis GDstab, verksamhetscontrollers.

En detaljerad matris När det gäller den detaljerade undersökningen kommer också matrisen att ändra karaktär. Rutorna delas in efter antal frågeställningar och det blir en mer detaljerad färgläggning. Här nedan visas ett exempel: Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande resurser Medveten och erkänner behovet Strategier och metoder identifieras Upprättad dokumentation Operationalisering av mål Metodbeskrivning Matrisen visar då att myndigheten är delvis på nivå 3, det finns upprättad dokumentation, men det finns ingen operationalisering av mål och det har inte gjorts en analys av valda metoder. Sammanfattningsvis, den detaljerade undersökningen innehåller: Checklistan med frågeställningar. Mall. En detaljerad matris. Följande checklista ska användas vid den detaljerade undersökningen: resurser Nivå 1: Medvetande 1. Finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med resurshushållningen? Nivå 2: Identifiering 2. Identifieras resurshushållningsmål

och metoder för att arbeta med resurshushållning? Nivå 3: Upprättande 3. Finns upprättad dokumentation som berör hur myndigheten jobbar med resurshushållning? 4. Innehåller dokumentation resursmål av något slag, operationalisering av dessa mål? 5. Finns det beskrivet vilka metoder som ska användas? Nivå 4 Genomförande 6. Har arbetet börjat genomföras? 7. Genomförs arbetet enligt instruktionerna? 8. Beaktas målen och metoderna i arbetet? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 9. Finns utvärdering/reflektering kring resultat som arbetet med resurshushållning lett till? Nivå 6: Utveckling 10. Finns tecken på att myndigheten har uppnått kostnadseffektivitet i form av minskade kostnader och samma verksamhet eller mer av verksamheten för samma kostnader? 11. Nämns något om utveckling av metoderna? 12. Finns sammanlänkning till andra fokusområden?

13. Till vilka andra fokusområden sammanlänkas det? processer Nivå 1: Medvetande 14. Finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med processer? 15. Vilka processer finns det ett medvetande om? Nivå 2: Identifiering 16. Identifieras strategier för processförbättring? 17. Vilka aktiviteter är det som beaktas, enkla eller också komplicerade? Nivå 3: Upprättande 18. Finns upprättad dokumentation som berör hur myndigheten jobbar med sina processer? 19. Vilka processer beaktas? 20. Innehåller dokumentation operationalisering av något slag, exempelvis hur rimligt att en aktivitet tar tid och kostar? 21. Beaktar processåtgärderna rättsäkerhet och kvalitet? Nivå 4: Genomförande 22. Har arbetet börjat genomföras? 23. Vilka processer beaktas? 24. Beaktas målen och metoderna i

arbetet? 25. Beaktas rättsäkerhet och kvalitet? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 26. Finns utvärdering/reflektering kring arbetet med processer? 27. Vilka processer beaktas? Nivå 6: Utveckling 28. Finns tecken på att myndigheten har uppnått kostnadseffektivitet utifrån processarbetet? 29. Finns tecken på att myndigheten har uppnått måluppfyllelse utifrån processarbetet? 30. Beaktas rättsäkerhet och kvalitet beaktas? 31. Vilka processer beaktas? 32. Nämns något om utveckling av metoderna? 33. Finns sammanlänkning till andra fokusområden? 34. Till vilka andra områden är det sammanlänkat? prestationer Nivå 1: Medvetande 35. Finns ett medvetande om att myndigheten ska redovisa och kommentera hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet?

36. Finns ett medvetande om att myndigheten ska göra en tolkning av uppdraget? 37. Finns ett medvetande om att myndigheten måste göra ett urval och kommentera detta? Nivå 2: Identifiering 38. Identifieras metoder för att kunna redovisa hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet? 39. Finns en koppling till myndighetens instruktion? 40. Identifieras urval och kommenteras detta? Nivå 3: Upprättande 41. Finns definierade metoder för redovisning av hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet? 42. Finns det bedömningsgrunder? 43. Har man gjort en tolkning av instruktionen? 44. Har myndigheten börjat definiera och kommentera urvalet? Nivå 4: Genomförande 45. Genomförs arbetet utifrån metoder som redovisar hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet? 46. Används bedömningsgrunder?

47. Finns en koppling till myndighetes instruktion? 48. Kommenteras urvalet av prestationer? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 49. Finns det ett reflekterande synsätt kring redovisning av prestationerna? Nivå 6: Utveckling 50. Finns det beskrivet en utveckling av prestationsarbetet? 51. Finns sammanlänkningar till andra fokusområden? 52. Till vilka andra områden är det sammanlänkat? effekter Nivå 1: Medvetande 53. Finns ett medvetande om att myndigheten ska börja arbeta med att undersöka effekter som den skapar ute i samhället? Nivå 2: Identifiering 54. Identifierar myndigheten metoder för att börja arbete med effektmätning? 55. Vilka effekter vill myndigheten undersöka? Nivå 3: Upprättande 56. Finns metoder för att undersöka

effekter? 57. Är metoderna baserade på bedömningsgrunder? 58. Vilka effekter kommer att undersökas? Nivå 4: Genomförande 59. Finns det beskrivet att myndigheten har börjat undersöka effekter? 60. Är undersökningen av effekter baserat på bedömningsgrunder? 61. Vilka effekter har undersökts? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 62. Reflekterar myndigheten över undersökningen av effekter? Nivå 6: Utveckling 63. Utvecklar myndigheten sin verksamhet genom effektmätning? 64. Är det sammanlänkat till de andra fokusområdena? 65. Till vilka andra områden är det sammanlänkat? kvalitet Nivå 1: Medvetande 66. Finns ett medvetande om att myndigheten måste arbeta med kvalitetssäkringen av det den gör? Nivå 2: Identifiering 67. Identifierar myndigheten metoder för kvalitetssäkringen som indikatorer

och kriterier? 68. Identifieras aktörer som ska ges inflytande? 69. Vilka fokusområden kommer kvalitetssäkringen att beakta? Nivå 3: Upprättande 70. Finns kvalitetsindikatorer och kriterier? 71. Är de mätbara och uppföljningsbara? 72. Finns aktörer som ges inflytande över kvalitetsbedömningen? 73. Vilka fokusområden kommer kvalitetssäkringen att beakta? Nivå 4: Genomförande 74. Genomförs kvalitetssäkringsarbetet? 75. Genomförs det genom bedömningsgrunder? 76. Kontrollerar aktörer kvalitetssäkringen? 77. Vilka aktörer? 78. Vilka fokusområden beaktas i kvalitetssäkringen? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 79. Reflekterar myndigheten över kvalitetssäkringen? Nivå 6: Utveckling 80. Har myndigheten visat tecken på

effektivitet i form av att en verksamhet utförs till lägre kostnad med oförändrad kvalitet, eller att det blir bättre kvalitet till samma kostnad? 81. Beaktar kvalitetssäkringen strukturkvalitet, processkvalitet och resultatkvalitet? 82. Utvecklas metoderna? 83. Är kvalitetsarbete sammanlänkat till de andra fokusområdena? 84. Vilka områden? kompetens Nivå 1: Medvetande 85. Finns ett medvetande om att myndigheten behöver utveckla och arbeta med personalens kompetens? Nivå 2: Identifiering 86. Identifierar myndigheten sätt att jobba med kompetensutveckling? Nivå 3: Upprättande 87. Finns det upprättade metoder för kompetensutveckling? Nivå 4: Genomförande 88. Genomför myndigheten arbetet med kompetensutveckling? 89. Finns erfarenhetsöverföring? 90. Finns det bedömningsgrunder? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 91. Reflekterar myndigheten över

kompetensutvecklingsarbetet? 92. Reflekterar myndigheten över erfarenhetsöverföring? Nivå 6: Utveckling 93. Är kompetensutveckling integrerad i arbetet? 94. Utvecklas metoderna? 95. Finns en sammanlänkning till andra fokusområden? 96. Vilka områden? omvärldsbevakning Nivå 1: Medvetande 97. Finns det ett medvetande om att börja jobba med omvärldsbevakning? Nivå 2: Identifiering 98. Identifieras metoderna för omvärldsbevakning? Nivå 3: Upprättande 99. Finns det definierade metoder för omvärldsbevakning? Nivå 4: Genomförande 100. Har arbetet med omvärldsbevakning genomförts? 101. Utgår det från bedömningsgrunder? Nivå 5: Genomförande-reflekterande 102. Finns reflektion kring

omvärldsbevakning? Nivå 6: Utveckling 103. Är omvärldbevakning integrerad i verksamheten? 104. Används informationen för utveckling och beredskap? 105. Utvecklas metoderna? 106. Finns sammanlänkning till andra fokusområden? 107. Vilka områden? Till denna checklista finns en mall som ska fungera som vägledning. Här är hela mallen:

Fokusområde resurser (resurshushållning) Med resurser avses ekonomiska medel som anslag, bidrag med mera. Nivå 1: Medvetande Myndigheten är medveten om att det måste till effektiviseringsinsatser, men ännu finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Medveten och erkänner behovet Myndigheten är medveten och erkänner behovet av att börja arbete med effektivisering kring resurshushållning, men det finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Undersökningsfråga 1. Finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med resurshushållningen? 1. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning. Lämpliga intervjupersoner Personer med övergripande ansvar för verksamheten, exempelvis GDstab, verksamhetscontrollers.

Fokusområde resurser (resurshushållning) Med resurser avses ekonomiska medel som anslag, bidrag med mera. Nivå 2: Identifiering Myndigheten identifierar metoder för effektiviseringsinsatser, en viss strukturering/organisering sker som kan uttrycka sig i dokumentation om hur man ska genomföra insatserna. Strategier och metoder identifieras Målen för resurshushållning identifieras eller är identifierade. Metoder som exempelvis bedömningsgrunder identifieras. Undersökningsfråga 2. Identifieras resurshushållningsmål och metoder för att arbeta med resurshushållning? 2. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning, interna dokument, interna PM. Lämpliga intervjupersoner Personer med övergripande ansvar för verksamheten, exempelvis GDstab, verksamhetscontrollers.

Fokusområde resurser (resurshushållning) Med resurser avses ekonomiska medel som anslag, bidrag med mera. Nivå 3: Upprättande Myndigheten har strukturerat/organiserat effektiviseringsinsatser. Det kan utrycka sig i att det finns dokumentation som standarder, mätetal med mera. Strategier/metoder är definierade. Upprättad dokumentation, Operationalisering, Metodbeskrivning Det finns någon form av mätetal för att undersöka arbetet med resurshushållningen. Det finns instruktioner. Det finns också någon form av beskrivning av metoder. Undersökningsfrågor 3. Finns upprättad dokumentation som berör hur myndigheten jobbar med resurshushållning? 4. Innehåller dokumentation resursmål av något slag, operationalisering av dessa mål? 5. Finns det beskrivet vilka metoder som ska användas? 3. Ja, delvis, nej 4. Ja, delvis, nej 5. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningen och/eller andra dokument som interna strategidokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetscontrollers.

Fokusområde resurser (resurshushållning) Med resurser avses ekonomiska medel som anslag, bidrag med mera. Nivå 4: Genomförande Myndigheten genomför effektiviseringsarbetet baserat på den upprättade dokumentationen. Arbetet genomförs och är baserat på de framtagna instruktionerna. Målen beaktas, metoder beaktas. Underökningsfrågor 6. Har arbetet börjat genomföras? 7. Genomförs arbetet enligt instruktionerna? 8. Beaktas målen och metoderna i arbetet? 6. Ja, delvis, nej 7. Ja, delvis, nej 8. Ja, delvis, nej Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningen och/eller andra dokument. Information kan hämtas från externa rapporter som granskning av verksamheten. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetscontrollers. Fokusområde resurser (resurshushållning) Med resurser avses ekonomiska medel som anslag, bidrag med mera. Nivå 5: Genomförande-reflekterande Myndigheten har börjat undersöka effekter av effektiviseringsarbetet, metoderna utvärderas. I detta steg har myndigheten också kunnat visa på effektiviseringsresultat. Arbetet genomförs och utvärderas Någon form av utvärdering har gjorts angående arbetet med resurshushållning. Metoderna utvärderas. Myndigheten har kunnat visa på effekterna av vad metoderna har lett till. Det finns ett reflekterande synsätt. Undersökningsfrågor 9. Finns utvärdering/reflektering kring resultat som arbetet med

resurshushållning lett till? 9. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning, andra dokument. Här kan också externa rapporter undersökas som revisionsrapporter. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetscontrollers

Fokusområde resurser (resurshushållning) Med resurser avses ekonomiska medel som anslag, bidrag med mera. Nivå 6: Utveckling Myndigheten har visat att den uppnår kostnadseffektivitet och måluppfyllelse genom sina metoder. Arbetet utvecklas och förfinas. Uppnåendet av kostnadseffektivitet. Metoderna utvecklas. Sammanlänkning till andra fokusområden Arbetet med resurshushållning har lett till kostnadseffektivitet i form av att myndigheten har minskat kostnader och har samma verksamhet eller att myndigheten har får ut mer av verksamheten för samma kostnader. Arbetet med metoderna utvecklas. Det finns sammanlänkning. Undersökningsfrågor 10. Finns tecken på att myndigheten har uppnått kostnadseffektivitet i form av minskade kostnader och samma verksamhet eller mer av verksamheten för samma kostnader? 11. Nämns något om utveckling av metoderna? 12. Finns sammanlänkning till andra fokusområden? 13. Till vilka andra fokusområden sammanlänkas det? 10. Ja, delvis, nej. 11. Ja, delvis, nej. 12. Ja, delvis, nej. 13. Kommentar Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, andra dokument. Kan vara värt att gå tillbaka och läsa tidigare årsredovisningar för att jämföra. Externa rapporter. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetscontrollers

Fokusområde processer (aktiviteter) Med processer menas en myndighets olika aktiviteter Nivå 1: Medvetande Myndigheten är medveten om att det måste till effektiviseringsinsatser, men ännu finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Medveten och erkänner behovet Myndigheten är medveten och erkänner behovet av att påbörja effektiviseringsarbete med sina processer/aktiviteter. Dock finns ingen struktur/organisering kring det arbetet. Undersökningsfrågor 14. Finns ett medvetande och erkännande av effektiviseringsarbetet med processer? 15. Vilka processer finns det ett medvetande om? 14. Ja, delvis, nej. 15. Besvaras med en kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetsutvecklare, enhetschefer, avdelningschefer, personal.

Fokusområde processer (aktiviteter) Med processer menas en myndighets olika aktiviteter Nivå 2: Identifiering Myndigheten identifierar metoder för effektiviseringsinsatser, en viss strukturering/organisering sker som kan uttrycka sig i dokumentation om hur man ska genomföra insatserna Strategier och metoder identifieras Någon form av målsättning finns kring aktiviteterna, myndigheten identifierar hur aktiviteterna kan utvecklas. Undersökningsfrågor 16. Identifieras strategier för processförbättring? 17. Vilka aktiviteter är det som beaktas, enkla eller också komplicerade? 16. Ja, delvis, nej. 17. Besvaras med en kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning, interna dokument, intervjuer. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetsutvecklare, enhetschefer, avdelningschefer, personal.

Fokusområde processer (aktiviteter) Med processer menas en myndighets olika aktiviteter Nivå 3: Upprättande Myndigheten har strukturerat/organiserat effektiviseringsinsatser. Strategier och metoder är definierade. Operationalisering. Rättsäkerhet och kvalitet beaktas Det finns någon form av strategi för myndigheternas processer. Det finns också definierade metoder. Undersökningsfrågor 18. Finns upprättad dokumentation som berör hur myndigheten jobbar med sina processer? 19. Vilka processer beaktas? 20. Innehåller dokumentation målsättning av något slag, exempelvis hur rimligt att en aktivitet tar tid och kostar? 21. Beaktar processåtgärderna rättsäkerhet och kvalitet? 18. Ja, delvis, nej. 19. Besvaras med en kommentar. 20. Ja, delvis, nej. 21. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning, interna dokument, intervjuer. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetsutvecklare, enhetschefer, avdelningschefer, personal.

Fokusområde processer (aktiviteter) Med processer menas en myndighets olika aktiviteter Nivå 4: Genomförande Myndigheten genomför effektiviseringsarbetet baserat på den upprättade dokumentationen. Arbetet genomförs, strategier och metoder beaktas. Rättsäkerhet och kvalitet beaktas Processerna styrs med till exempel bedömningsgrunder och utifrån mål. Rättsäkerhet och kvalitet beaktas Undersökningsfrågor 22. Har arbetet börjat genomföras? 23. Vilka processer beaktas? 24. Beaktas målen och metoderna i arbetet? 25. Beaktas rättsäkerhet och kvalitet? 22. Ja, delvis, nej. 23. Besvaras med en kommentar. 24. Ja, delvis, nej. 25. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning, interna dokument, intervjuer. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetsutvecklare, enhetschefer, avdelningschefer, personal.

Fokusområde processer (aktiviteter) Med processer menas en myndighets olika aktiviteter Nivå 5: Genomförande-reflekterande Myndigheten har börjat undersöka effekter av effektiviseringsarbetet, metoderna utvärderas. I detta steg har myndigheten också kunnat visa på effektiviseringsresultat. Arbetet genomförs och utvärderas Myndigheten reflekterar/utvärderar arbetet med processer. Metoderna utvärderas. Undersökningsfrågor 26. Finns utvärdering/reflektering kring arbetet med processer? 27. Vilka processer beaktas? 26. Ja, delvis, nej. 27. Besvaras med en kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning, andra dokument. Här kan också externa rapporter undersökas. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetsutvecklare, enhetschefer, avdelningschefer, personal.

Fokusområde processer (aktiviteter) Med processer menas en myndighets olika aktiviteter Nivå 6: Utveckling Myndigheten har visat att den uppnår kostnadseffektivitet och måluppfyllelse genom sina metoder. Arbetet utvecklas och förfinas. Kostnadseffektivitet. Måluppfyllelse. Rättsäkerhet och kvalitet beaktas. Metoderna utvecklas. Sammanlänkning till andra fokusområden. Myndigheternas arbete med processer har lett till kostnadseffektivitet utan att rättsäkerheten och kvaliteten påverkats. Det finns någon form av sammanlänkning till andra fokusområden. Undersökningsfrågor 28. Finns tecken på att myndigheten har uppnått kostnadseffektivitet utifrån processarbetet? 29. Finns tecken på att myndigheten har uppnått måluppfyllelse utifrån processarbetet? 30. Beaktas rättsäkerhet och kvalitet beaktas? 31. Vilka processer beaktas? 32. Nämns något om utveckling av metoderna? 33. Finns sammanlänkning till andra fokusområden? 34. Till vilka andra områden är det sammanlänkat? 28. Ja, delvis, nej. 29. Ja, delvis, nej. 30. Ja, delvis, nej. 31. Besvaras med en kommentar. 32. Ja, delvis, nej. 33. Ja, delvis, nej. 34. Besvaras med en kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, andra dokument. Kan vara värt att gå tillbaka och läsa tidigare årsredovisningar för att jämföra. Externa rapporter. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, verksamhetsutvecklare, enhetschefer, avdelningschefer, personal.

26/69 Fokusområde prestationer Med prestationer menas det som direkt lämnar myndigheter Nivå 1: Medvetande Myndigheten är medveten om att det måste till effektiviseringsinsatser, men ännu finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Medveten och erkänner behovet om prestationsutveckling, uppdragstolkning, prestationsurval Myndigheten är medveten om att den ska redovisa och kommentera hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet men informationen är bristfällig. Det saknas en beskrivning av tolkning av uppdraget och motivering till urvalet. Undersökningsfrågor 35. Finns ett medvetande om att myndigheten ska redovisa och kommentera hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet? 36. Finns ett medvetande om att myndigheten ska göra en tolkning av uppdraget? 37. Finns ett medvetande om att myndigheten måste göra ett urval och kommentera detta? 35. Ja, delvis, nej. 36. Ja, delvis, nej. 37. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisning, andra dokument, myndighetens instruktion, regleringsbrev. Lämpliga intervjupersoner GD-stab.

27/69 Fokusområde prestationer Med prestationer menas det som direkt lämnar myndigheter Nivå 2: Identifiering Myndigheten identifierar metoder för effektiviseringsinsatser, en viss strukturering/organisering sker som kan uttrycka sig i dokumentation om hur man ska genomföra insatserna. Metoder identifieras, prestationsurval och uppdragstolkning identifieras Myndigheten identifierar metoder för att kunna redovisa hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet. Myndigheter identifierar vilka urval som ska göras och kommenterar detta. Urvalet har en koppling till myndighetens instruktion. Undersökningsfrågor 38. Identifieras metoder för att kunna redovisa hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet? 39. Finns en koppling till myndighetens instruktion? 40. Identifieras urval och kommenteras detta? 38. Ja, delvis, nej. 39. Ja, delvis, nej. 40. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument, myndighetens instruktion, regleringsbrev. Lämpliga intervjupersoner GD-stab.

28/69 Fokusområde prestationer Med prestationer menas det som direkt lämnar myndigheter Nivå 3: Upprättande Myndigheten har strukturerat/organiserat effektiviseringsinsatser. Till exempel finns en genomarbetad dokumentation som berör viktiga delar som organisationen har att jobba med. Metoder är definierade, urvalet definierat, tolkning definierat. Bedömningsgrunder finns Det finns definierade metoder för redovisning av hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet. Dessa metoder har någon form av bedömningsgrunder. Myndigheten har definierat urvalet och kommenterar detta. Urvalet har en koppling till myndighetens instruktion. Undersökningsfrågor 41. Finns definierade metoder för redovisning av hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet? 42. Finns det bedömningsgrunder? 43. Har man gjort en tolkning av instruktionen? 44. Har myndigheten börjat definiera och kommentera urvalet? 41. Ja, delvis, nej. 42. Ja, delvis, nej. 43. Ja, delvis, nej 44. Ja, delvis, nej Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument, myndighetens instruktion, regleringsbrev. Lämpliga intervjupersoner GD-stab.

29/69 Fokusområde prestationer Med prestationer menas det som direkt lämnar myndigheter Nivå 4: Genomförande Myndigheten genomför effektiviseringsarbetet baserat på den upprättade dokumentationen. Arbetet genomförs baserat på metoder, urvalet kommenteras, tolkning kommenteras. Bedömningsgrunder beaktas Myndigheten genomför arbetet med redovisning av prestationer utifrån metoder som undersöker hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet. Det finns ett urval som kommenteras och är kopplat till myndighetens instruktion. Undersökningsfrågor 45. Genomförs arbetet utifrån metoder som redovisar hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet? 46. Används bedömningsgrunder? 47. Finns en koppling till myndighetes instruktion? 48. Kommenteras urvalet av prestationer? 45. Ja, delvis, nej. 46. Ja, delvis, nej. 47. Ja, delvis, nej 48. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument, myndighetens instruktion, regleringsbrev. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, mellanchefer, personal.

30/69 Fokusområde prestationer Med prestationer menas det som direkt lämnar myndigheter Nivå 5: Genomförande-reflekterande Myndigheten har börjat undersöka effekter av effektiviseringsarbetet, metoderna utvärderas. I detta steg har myndigheten också kunnat visa på effektiviseringsresultat. Arbetet genomförs och utvärderas. Det finns resultat som kommenteras Myndigheten reflekterar över redovisning av hur prestationerna har utvecklats när det gäller volym, intäkter, kostnader och kvalitet. Myndigheten har också kunnat visa på vissa effektiviseringsresultat utifrån sitt arbete. Undersökningsfrågor 49. Finns det ett reflekterande synsätt kring redovisning av prestationerna? 49. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument, myndighetens instruktion, regleringsbrev. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, mellanchefer, personal.

31/69 Fokusområde prestationer Med prestationer menas det som direkt lämnar myndigheter Nivå 6: Utveckling Myndigheten har visat att den uppnår kostnadseffektivitet och måluppfyllelse genom sina metoder. Arbetet utvecklas och förfinas. Metoderna utvecklas. Sammanlänkningar till andra fokusområden. Arbetet med prestationer är kostnadseffektivt och uppfyller mål. Arbetet med förfining av metoderna pågår. Det finns sammanlänkningar till andra fokusområden. Undersökningsfrågor 50. Finns det beskrivet en utveckling av prestationsarbetet? 51. Finns sammanlänkningar till andra fokusområden? 52. Till vilka andra områden är det sammanlänkat? 50. Ja, delvis, nej. 51. Ja, delvis, nej. 52. Kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument, myndighetens instruktion, regleringsbrev, externa rapporter. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, mellanchefer, personal.

32/69 Fokusområde effekter Med effekter menas yttre förhållanden som myndighetens arbete lett till Nivå 1: Medvetande Myndigheten är medveten om att det måste till effektiviseringsinsatser, men ännu finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Medveten och erkänner behovet Myndigheten är medveten om att den måste börja arbete med effekter, som till exempel effektmätning, men ännu finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Undersökningsfråga 53. Finns ett medvetande om att myndigheten ska börja arbeta med att undersöka effekter som den skapar ute i samhället? 53. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab.

33/69 Fokusområde effekter Med effekter menas yttre förhållanden som myndighetens arbete lett till Nivå 2: Identifiering Myndigheten identifierar metoder för effektiviseringsinsatser, en viss strukturering/organisering sker som kan uttrycka sig i dokumentation om hur man ska genomföra insatserna. Metoder identifieras Myndigheten identifierar metoder, exempelvis operationaliserar mål, tar fram indikatorer för att börja undersöka effekter. Undersökningsfrågor 54. Identifierar myndigheten metoder för att börja arbete med effektmätning? 55. Vilka effekter vill myndigheten undersöka? 54. Ja, delvis, nej. 55. Besvaras med en kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab.

34/69 Fokusområde effekter Med effekter menas yttre förhållanden som myndighetens arbete lett till Nivå 3: Upprättande Myndigheten har strukturerat/organiserat effektiviseringsinsatser. Metoder är definierade, bedömningsgrunder finns Metoder för att undersöka effekter är definierade. Exempelvis är mål operationaliserade och det finns bedömningsgrunder. Undersökningsfrågor 56. Finns metoder för att undersöka effekter? 57. Är metoderna baserade på bedömningsgrunder? 58. Vilka effekter kommer att undersökas? 56. Ja, delvis, nej. 57. Ja, delvis, nej. 58. Besvaras med en kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab.

35/69 Fokusområde effekter Med effekter menas yttre förhållanden som myndighetens arbete lett till Nivå 4: Genomförande Myndigheten genomför effektiviseringsarbetet baserat på den upprättade dokumentationen. Arbetet genomförs baserat på metoder Myndigheten har börjat undersöka effekter. Undersökningen är baserad på bedömningsgrunder. Undersökningsfrågor 59. Finns det beskrivet att myndigheten har börjat undersöka effekter? 60. Är undersökningen av effekter baserat på bedömningsgrunder? 61. Vilka effekter har undersökts? 59. Ja, delvis, nej. 60. Ja, delvis, nej. 61. Besvaras med en kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, mellanchefer, personal.

36/69 Fokusområde effekter Med effekter menas yttre förhållanden som myndighetens arbete lett till Nivå 5: Genomförande-reflekterande Myndigheten har börjat undersöka effekter av effektiviseringsarbetet, metoderna utvärderas. I detta steg har myndigheten också kunnat visa på effektiviseringsresultat. Arbetet genomförs och utvärderas. Det finns resultat som kommenteras Myndigheten reflekterar över undersökningen av effekter. Det finns material som kommenteras. Undersökningsfråga 62. Reflekterar myndigheten över undersökningen av effekter? 62. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, mellanchefer, personal.

37/69 Fokusområde effekter Med effekter menas yttre förhållanden som myndighetens arbete lett till Nivå 6: Utveckling Myndigheten har visat att den uppnår kostnadseffektivitet och måluppfyllelse genom sina metoder. Arbetet utvecklas och förfinas. Verksamheten utvecklas genom effektmätning. Metoderna utvecklas. Informationen används för att utveckla verksamheten, sammanlänkning till andra fokusområden. Undersökningsfrågor 63. Utvecklar myndigheten sin verksamhet genom effektmätning? 64. Är det sammanlänkat till de andra fokusområdena? 65. Till vilka andra områden är det sammanlänkat? 63. Ja, delvis, nej. 64. Ja, delvis, nej. 65. Kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, mellanchefer, personal.

38/69 Fokusområde kvalitet Med kvalitet menas egenskaper hos något objekt Nivå 1: Medvetande Myndigheten är medveten om att det måste till effektiviseringsinsatser, men ännu finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Medveten och erkänner behovet Myndigheten är medveten om att den måste arbeta med kvalitet och kvalitetsäkringen, men ännu finns ingen organisering kring arbetet. Undersökningsfrågor 66. Finns ett medvetande om att myndigheten måste arbeta med kvalitetssäkringen av det den gör? 66. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kvalitetsarbete. Lämpliga intervjupersoner GD-stab.

39/69 Fokusområde kvalitet Med kvalitet menas egenskaper hos något objekt Nivå 2: Identifiering Myndigheten identifierar metoder för effektiviseringsinsatser, en viss strukturering/organisering sker som kan uttrycka sig i dokumentation om hur man ska genomföra insatserna. Identifiering av metoder och aktörer Myndigheten identifierar metoder för kvalitetssäkringen som kvalitetsindikatorer och kriterier. Myndigheten identifierar också aktörer som ska ges inflytande över kvalitetsbedömningen. Undersökningsfrågor 67. Identifierar myndigheten metoder för kvalitetssäkringen som indikatorer och kriterier? 68. Identifieras aktörer som ska ges inflytande? 69. Vilka fokusområden kommer kvalitetssäkringen att beakta? 67. Ja, delvis, nej. 68. Ja, delvis, nej. 69. Besvaras med en kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kvalitetsarbete, kvalitetsindex och liknande. Lämpliga intervjupersoner GD-stab.

40/69 Fokusområde kvalitet Med kvalitet menas egenskaper hos något objekt Nivå 3: Upprättande Myndigheten har strukturerat/organiserat effektiviseringsinsatser. Metoderna är upprättade. Kvalitetsindikatorer och kriterier finns. De är mätbara och uppföljningsbara. Aktörer har inflytande. Myndigheten har upprättad kvalitetssäkringen som kvalitetsindikatorer och kriterier. Det finns aktörer som ges inflytande över kvalitetsbedömningen. Undersökningsfrågor 70. Finns kvalitetsindikatorer och kriterier? 71. Är de mätbara och uppföljningsbara? 72. Finns aktörer som ges inflytande över kvalitetsbedömningen? 73. Vilka fokusområden kommer kvalitetssäkringen att beakta? 70. Ja, delvis, nej. 71. Ja, delvis, nej. 72. Ja, delvis, nej. 73. Kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kvalitetsarbete, kvalitetsindex och liknande. Lämpliga intervjupersoner GD-stab.

41/69 Fokusområde kvalitet Med kvalitet menas egenskaper hos något objekt Nivå 4: Genomförande Myndigheten genomför effektiviseringsarbetet baserat på den upprättade dokumentationen. Arbetet genomförs och är baserat på bedömningsgrunder. Aktörer kontrollerar kvalitetssäkringen Myndigheten genomför kvalitetssäkringen genom kvalitetsindikatorer och bedömningar. Kvalitetssäkringen kontrolleras av aktörer. Undersökningsfrågor 74. Genomförs kvalitetssäkringsarbetet? 75. Genomförs det genom bedömningsgrunder? 76. Kontrollerar aktörer kvalitetssäkringen? 77. Vilka aktörer? 78. Vilka fokusområden beaktas i kvalitetssäkringen? 74. Ja, delvis, nej. 75. Ja, delvis, nej. 76. Ja, delvis, nej. 77. Besvaras med en kommentar. 78. Besvaras med en kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kvalitetsarbete, kvalitetsindex och liknande. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer, personal.

42/69 Fokusområde kvalitet Med kvalitet menas egenskaper hos något objekt Nivå 5: Genomförande-reflekterande Myndigheten har börjat undersöka effekter av effektiviseringsarbetet, metoderna utvärderas. I detta steg har myndigheten också kunnat visa på effektiviseringsresultat. Reflektering över arbetet Myndigheten reflekterar över kvalitetssäkringen, metoder utvärderas, aktörernas synpunkter beaktas och reflekteras. Det finns resultat som kommenteras. Undersökningsfrågor 79. Reflekterar myndigheten över kvalitetssäkringen? 79. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kvalitetsarbete, kvalitetsindex och liknande. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer, personal.

43/69 Fokusområde kvalitet Med kvalitet menas egenskaper hos något objekt Nivå 6: Utveckling Myndigheten har visat att den uppnår kostnadseffektivitet och måluppfyllelse genom sina metoder. Arbetet utvecklas och förfinas. Effektivitet. Strukturkvalitet, processkvalitet och resultatkvalitet beaktas. Metoderna utvecklas. Sammanlänkningar till andra fokusområden Verksamheten utförs till lägre kostnad med oförändrad kvalitet, eller att det blir bättre kvalitet till samma kostnad. Myndighetens kvalitetssäkring berör strukturkvalitet, processkvalitet och resultatkvalitet. Kvalitetsarbete är sammanlänkat till de andra fokusområdena. Metoderna utvecklas. Undersökningsfrågor 80. Har myndigheten visat tecken på effektivitet i form av att en verksamhet utförs till lägre kostnad med oförändrad kvalitet, eller att det blir bättre kvalitet till samma kostnad? 81. Beaktar kvalitetssäkringen strukturkvalitet, processkvalitet och resultatkvalitet? 82. Utvecklas metoderna? 83. Är kvalitetsarbete sammanlänkat till de andra fokusområdena? 84. Vilka områden? 80. Ja, delvis, nej. 81. Ja, delvis, nej. 82. Ja, delvis, nej. 83. Ja, delvis, nej. 84. Kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kvalitetsarbete, kvalitetsindex och liknande. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer, personal.

44/69 Fokusområde kompetens Med kompetens menas utveckling av de anställdas kompetens Nivå 1: Medvetande Myndigheten är medveten om att det måste till effektiviseringsinsatser, men ännu finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Medveten och erkänner behovet Medvetenhet finns om att myndigheten behöver utveckla och arbeta med personalens kompetens, men det saknas beskrivning av vilka metoder och hur man går tillväga. Undersökningsfråga 85. Finns ett medvetande om att myndigheten behöver utveckla och arbeta med personalens kompetens? 85. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kompetensarbete. Medarbetarundersökningar. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, personalansvariga.

45/69 Fokusområde kompetens Med kompetens menas utveckling av de anställdas kompetens Nivå 2: Identifiering Myndigheten identifierar metoder för effektiviseringsinsatser, en viss strukturering/organisering sker som kan uttrycka sig i dokumentation om hur man ska genomföra insatserna. Myndigheten identifierar sätt att jobba med kompetensutveckling Det kan handla om kompetenshöjande insatser, utbildningar med mera. Undersökningsfråga 86. Identifierar myndigheten sätt att jobba med kompetensutveckling? 86. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kompetensarbete. Medarbetarundersökningar. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, personalansvariga.

46/69 Fokusområde kompetens Med kompetens menas utveckling av de anställdas kompetens Nivå 3: Upprättande Myndigheten har strukturerat/organiserat effektiviseringsinsatser. Upprättade metoder som utbildningar med mera Det finns upprättade metoder för kompetensutveckling för personalen. Det har gjorts en analys av metoderna. Undersökningsfrågor 87. Finns det upprättade metoder för kompetensutveckling? 87. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kompetensarbete. Medarbetarundersökningar. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, personalansvariga.

47/69 Fokusområde kompetens Med kompetens menas utveckling av de anställdas kompetens Nivå 4: Genomförande Myndigheten genomför effektiviseringsarbetet baserat på den upprättade dokumentationen. Kompetensutvecklingsarbete genomförs. Det finns erfarenhetsöverföring. Det finns bedömningsgrunder Myndigheten genomför kompetensutvecklingsarbete bland personalen som till exempel utbildningar. Undersökningsfrågor 88. Genomför myndigheten arbetet med kompetensutveckling? 89. Finns erfarenhetsöverföring? 90. Finns det bedömningsgrunder? 88. Ja, delvis, nej. 89. Ja, delvis, nej. 90. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kompetensarbete. Medarbetarundersökningar. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer, personal, fack.

48/69 Fokusområde kompetens Med kompetens menas utveckling av de anställdas kompetens Nivå 5: Genomförande-reflekterande Myndigheten har börjat undersöka effekter av effektiviseringsarbetet, metoderna utvärderas. I detta steg har myndigheten också kunnat visa på effektiviseringsresultat. Reflektering kring kompetensutveckling och erfarenhetsöverföring Myndigheten genomför kompetensutveckling och reflekterar över resultatet. Undersökningsfrågor 91. Reflekterar myndigheten över kompetensutvecklingsarbetet? 92. Reflekterar myndigheten över erfarenhetsöverföring? 91. Ja, delvis, nej. 92. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kompetensarbete. Medarbetarundersökningar. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer, personal, fack.

49/69 Fokusområde kompetens Med kompetens menas utveckling av de anställdas kompetens Nivå 6: Utveckling Myndigheten har visat att den uppnår kostnadseffektivitet och måluppfyllelse genom sina metoder. Arbetet utvecklas och förfinas. Lärande organisation, kompetensutveckling integrerad i arbete, Metoderna utvecklas. Sammanlänkning till andra fokusområden Undersökningsfrågor 93. Är kompetensutveckling integrerad i arbetet? 94. Utvecklas metoderna? 95. Finns en sammanlänkning till andra fokusområden? 96. Vilka områden? 93. Ja, delvis, nej. 94. Ja, delvis, nej. 95. Ja, delvis, nej. 96. Kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument som berör kompetensarbete. Medarbetarundersökningar. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer, personal, fack.

50/69 Fokusområde omvärldsbevakning Med omvärldsbevakning menas att hålla koll på skeenden utanför och ha beredskap Nivå 1: Medvetande Myndigheten är medveten om att det måste till effektiviseringsinsatser, men ännu finns ingen strukturering/organisering kring arbetet. Medveten och erkänner behovet Det finns ett medvetande om att börja jobba med omvärldsbevakning. Men ingen organisering finns kring det arbetet. Undersökningsfråga 97. Finns det ett medvetande om att börja jobba med omvärldsbevakning? 97. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab.

51/69 Fokusområde omvärldsbevakning Med omvärldsbevakning menas att hålla koll på skeenden utanför och ha beredskap Nivå 2: Identifiering Myndigheten identifierar metoder för effektiviseringsinsatser, en viss strukturering/organisering sker som kan uttrycka sig i dokumentation om hur man ska genomföra insatserna. Metoder identifieras Metoder för omvärldsbevakning identifieras. Bedömningsgrunder tas fram. Undersökningsfråga 98. Identifieras metoderna för omvärldsbevakning? 98. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab.

52/69 Fokusområde omvärldsbevakning Med omvärldsbevakning menas att hålla koll på skeenden utanför och ha beredskap Nivå 3: Upprättande Myndigheten har strukturerat/organiserat effektiviseringsinsatser. Metoder är definierade Undersökningsfrågor 99. Finns det definierade metoder för omvärldsbevakning? 99. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer.

53/69 Fokusområde omvärldsbevakning Med omvärldsbevakning menas att hålla koll på skeenden utanför och ha beredskap Nivå 4: Genomförande Myndigheten genomför effektiviseringsarbetet baserat på den upprättade dokumentationen. Arbetet med omvärldsbevakning genomförs. Det finns bedömningsgrunder Undersökningsfrågor 100. Har arbetet med omvärldsbevakning genomförts? 101. Utgår det från bedömningsgrunder? 100. Ja, delvis, nej. 101. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer.

54/69 Fokusområde omvärldsbevakning Med omvärldsbevakning menas att hålla koll på skeenden utanför och ha beredskap Nivå 5: Genomförande-reflekterande Myndigheten har börjat undersöka effekter av effektiviseringsarbetet, metoderna utvärderas. I detta steg har myndigheten också kunnat visa på effektiviseringsresultat. Reflektion kring omvärldsbevakning. Information från omvärldsbevakning används i verksamheten. Metoder utvärderas. Undersökningsfrågor 102. Finns reflektion kring omvärldsbevakning? 102. Ja, delvis, nej. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer.

55/69 Fokusområde omvärldsbevakning Med omvärldsbevakning menas att hålla koll på skeenden utanför och ha beredskap Nivå 6: Utveckling Myndigheten har visat att den uppnår kostnadseffektivitet och måluppfyllelse genom sina metoder. Arbetet utvecklas och förfinas. Omvärldsbevakning är en integrerad del i verksamheten. Informationen används för utveckling och beredskap. Metoderna utvecklas. Sammanlänkning till andra fokusområden Undersökningsfrågor 103. Är omvärldbevakning integrerad i verksamheten? 104. Används informationen för utveckling och beredskap? 105. Utvecklas metoderna? 106. Finns sammanlänkning till andra fokusområden? 107. Vilka områden? 103. Ja, delvis, nej. 104. Ja, delvis, nej. 105. Ja, delvis, nej. 106. Ja, delvis, nej. 107. Kommentar. Dokument där informationen kan hittas Årsredovisningar, interna dokument. Lämpliga intervjupersoner GD-stab, avdelningschefer. Här nedan är den detaljerade matrisen som färgläggs. Man färglägger först fokusområde var för sig för att sedan färglägga hela matrisen.

56/69 Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförandereflekterande Nivå 6: Utveckling resurser Medveten och erkänner behovet Strategier och metoder identifieras Upprättad dokumentation Arbetet genomförs Arbetet genomförs och utvärderas. Uppnåendet av kostnadseffektivitet Operationalisering Instruktionerna beaktas Metoderna utvecklas Metodbeskrivning Sammanlänkning till andra fokusområden Kommentar:

57/69 Fokusområden Nivå 1: Medvetande Nivå 2: Identifiering Nivå 3: Upprättande Nivå 4: Genomförande Nivå 5: Genomförandereflekterande Nivå 6: Utveckling Arbete mer processer Medveten och erkänner behovet Strategier, metoder identifieras Strategier, metoder är definierade Arbetet genomförs Arbetet genomförs och utvärderas processer har lett till kostnads-effektivitet Enkla processer processer har lett till måluppfyllelse Rättsäkerhet och kvalitet beaktas Operationalisering Målen, metoderna beaktas Utveckling av metoderna Rättsäkerhet och kvalitet beaktas Rättsäkerhet och kvalitet beaktas Sammanlänkning till andra fokusområden Kommentar: