Välkomna till årsstämma för Norrvalla Samfällighetsförening 2011 Torsdagen den 22 mars 2012 kl. 19.00 i Parkhemsskolan Årsmöteshandlingar Norrvalla samfällighetsförening
Kallelse Styrelsen för Norrvalla samfällighetsförening kallar härmed föreningens medlemmar till ordinarie årsstämma i enlighet med föreningens stadgar. Tid: Klockan 19.00, torsdagen den 22 mars 2012 Plats: Parkhemsskolan, matsalen Förslag till dagordning 1. Val av ordförande till stämman 2. Dagordningens godkännande 3. Kallelse till stämman i tid 4. Val av sekreterare till stämman 5. Val av justeringsmän och tillika rösträknare 6. Parkeringsgruppens redovisning Bilaga 1 7. Styrelsens förvaltningsberättelse för 2011 Sida 3-4 8. Ekonomisk rapportering med resultat- och balansräkning för 2011 Sida 5-8 9. Revisorernas berättelse Sida 8 10. Fastställande av reslutat- och balansräkning 11. Beslut av vinstdisposition Sida 8 12. Ansvarsfrihet för styrelsen 13. Propositioner (från styrelsen) Sida 8 14. Motioner (från medlemmar) Sida 9 15. Datum för städdagar vår och höst Sida 10 16. Förvaltningsförslag och åtgärder 2012 Sida 10 17. Val av miljöombud 18. Val av valberedning 19. Budgetförslag inklusive förslag till fondavsättningar Sida 11-12 20. Ersättning till styrelse och revisorer Sida 11 21. Val av ordförande (1 år) 22. Val av ledamöter (2 år) 23. Övriga frågor 24. Stämmoprotokollets offentliggörande 2
Styrelsens förvaltningsberättelse för 2011 Styrelsen för Norrvalla samfällighetsförening lämnar här förvaltningsberättelsen över föreningens verksamhet under 2011. Funktionärer i föreningen Styrelsen Styrelsen har under året haft följande sammansättning: Ordförande Tarik Taylan Sörgårdsvägen 109 Sekreterare Helena Andersson Sörgårdsvägen 1 Kassör Martin Höglund Sörgårdsvägen 21 Ledamot Magnus Lönnberg Sörgårdsvägen 5 Ledamot David Mannberg Sörgårdsvägen 71 Suppleant Wiggo Wetterberg Sörgårdsvägen 45 Suppleant Roger Pettersson Norrvallavägen 29 Revision För granskning av styrelsens förvaltning har följande revisorer varit utsedda: Revisor Barbro Thorsell Sörgårdsvägen 97 Revisor Torsten Holm Sörgårdsvägen 65 Revisorsuppleant Lennart Blomberg Sörgårdsvägen 17 Revisorsuppleant Mikael Magnusson Sörgårdsvägen 59 Valberedning Numera består valberedningen av fyra personer från miljöombuden (ett från varje torg). Till valberedning valdes de fastigheter som har lägst nummer inom respektive miljögrupp. Sammankallande för valberedningen har varit torg 1. Torg 1 Sörgårdsvägen 113 (sammankallande) Torg 2 Sörgårdsvägen 61 Torg 3 Sörgårdsvägen 73 Torg 4 Norrvallavägen 25 Miljöombud Miljöombud har varit fastighetsägare till fastigheterna: Torg 1 Sörgårdsvägen 113 Sörgårdsvägen 115 Torg 2 Sörgårdsvägen 61 Sörgårdsvägen 107 Torg 3 Sörgårdsvägen 73 Sörgårdsvägen 75 Torg 4 Norrvallavägen 25 Norrvallavägen 27 3
Förvaltningsberättelse 1. Styrelsen har haft 10 st formella möten under mandattiden och protokoll har satts upp på föreningens anslagstavlor, samt publicerats på föreningens hemsida. 2. En förnyelse av föreningens hemsida har gjorts med målsättningen att förbättra dess funktion och aktualisera informationen. 3. Skriftlig information och råd till miljöombud om vad som skulle åtgärdas inom samfällighetsföreningen har gjorts i god tid före städdagar. Föreningen har haft vår och höststädning den 7 maj samt 22 oktober. 4. Följande har bl.a. åtgärdats: - Allmän städning kring varje torgmiljö - Allmän sopning har utförts på alla asfaltsytor - Klippning och uppsnyggning av grönytor och träd - Container för trädgårdsavfall har funnits att tillgå - Gemensam grillning har arrangerats i samband med städdagarna 5. Snöröjare har för vintern 2011-2012 kontrakterats; HSB Södertörn. 6. Sopcontainrar har beställts vid 2 st tillfällen i samband med städdagar. 7. Styrelsen har undersökt möjligheterna att installera laddstolpar. Se vidare proposition angående garagen. 8. Samtliga garage har gåtts igenom och vid behov reparerats och justerats så gått det går. 9. En undersökning av möjligheterna att ansluta föreningens fastigheter till Botkyrka Stadsnät eller annan fiberleverantör (Telia) påbörjades under våren, men kom av sig efter sommaren. 4
Ekonomisk rapportering avseende verksamhetsåret 2011 Resultaträkningar och balansräkningar för året samt jämförelse med budget återfinns på följande sidor. Nedan kommenteras de olika delarna i redovisningen. Var kommer pengarna ifrån? (Resultaträkning) Delägaravgifter Avgiften är lika för alla delägare och var under året 1500 kr för samtliga kvartal, totalt 486.000 kr. Alla avgifter har erlagts. Ränteintäkter Ränteintäkterna svänger år från år och i år slog de budgeten med råge; 30 509 kr jämfört med 15 000 kr budgeterat. Vad har pengarna använts till? (Resultaträkning) Elkostnader Elkostnaderna för året uppgick till 48 574 kr mot budgeterat 60 000 kr. De lägre elpriserna i slutet av året är en del av förklaringen. Administrativa kostnader & företagsförsäkring Kostnaden för företagsförsäkringen uppgick till 8 721 kr mot budgeterade 9 000 kr. De övriga administrativa kostnaderna avser löpande småutgifter som bank- och portokostnader, serviceavtal bokföringsprogram kopiering, blommor till nyinflyttade etc. Kostnaderna för året uppgick till 6 102 kr mot budgeterade 6 000 kr. Miljö Miljökostnaderna som uppgick till 35 612 kr omfattar kostnader i samband med arbetsdagar. Huvuddelen av kostnaderna utgör containerhyra samt diverse åtgärder på de olika torgen. Budgeterad kostnad för året var 30 000 kr. Snö och sand Kostnaderna för snöröjningen är alltid svårt att gissa och varierar stort. Efter de senaste vintrarna höjdes budgeten för 2011 till 100 000 kr, men resultatet blev 70 722 kr. Tittar vi tillbaka historiskt så har det varierat mellan ca 40 000 och 90 000, bortsett från 2010 då den översteg 200 000. För vintersäsongen 2009/2010 anlitade föreningen HSB för snöröjning. HSB anlitade i sin tur en underentreprenör med vilken man kom i tvist angående dess redovisning och fakturering. Under pågående tvist valde HSB att inte fakturera oss utan slutfakturan kom först under hösten 2011. I föregående års bokslut gjordes en reservation på 125 000 kronor. Slutfakturan landade strax under 100 000 kronor. Resterande reservation har återförts i bokslutet som en extraordinär intäkt. TV Anläggning Kostnaderna består av dels kostnader för programutbud via Com Hem och dels av servicekostnader. Kostnaderna uppgick till 111 118 kr mot budgeterade 110 000 kr. Yttre anläggningar Under året har bland annat trafikspeglar bytts ut och nya parkeringsskyltar satts upp vid infarterna. Total kostnad 13 363 jämfört med budgeterade 20 000.I enlighet med föregående årsmöte har 105 000 kr avsatts till Underhålls- och förnyelsefonden. Avloppsanläggning Kostnaderna för slamsugning uppgick till 0 kr mot budgeterat 12 000 kr. Arvoden och sociala avgifter Arvoden, brutto, för året uppgick till 56 000 kr vilket är detsamma som budgeterat. Till detta tillkommer sociala avgifter om 17 595 kr. 5
Det ekonomiska läget 2011-12-31 (Balansräkning, Fonderingar) Samfällighetens tillgångar uppgick den 31 december 2011 till totalt 1 424 277 kr, varav 28 204 kronor var inkomna leverantörsfakturor som avser 2010 (serviceavtal) mm. Resterande tillgångar finns på konton hos Nordea. Av samfällighetens tillgångar var 1 057 185 kr avsatt i en underhålls- och förnyelsefond, se specifikation nedan. Föreningen hade 19 288 kr i obetalda, ännu icke förfallna, leverantörsfakturor. Övriga kortfristiga skulder om 5 794 kr avser ej utbetalt arvode till revisorerna. Årets vinst blev 69 311 kronor och det egna kapitalet, alltså det som är kvar om alla skulder betalas och alla fonderingar används, var vid årsskiftet 342 010 kr. BUDGETJÄMFÖRELSE 2011 Utfall Budget Skillnad INTÄKTER Delägaravgifter 486 000 486 000 0 INTÄKTER TOTALT 486 000 486 000 0 KOSTNADER El 48 574 60 000 11 426 Administrativa kostnader 6 102 6 000-102 Miljö 35 612 30 000-5 612 Snö och sand 70 722 100 000 29 278 TV-anläggning 111 118 110 000-1 118 Yttre anläggningar 13 363 20 000 6 637 Upplösning underhålls- och förnyelsefond 0-20 000-20 000 Nyavsättning underhålls- och förnyelsefond 105 000 105 000 0 Avloppsanläggning 0 12 000 12 000 Företagsförsäkring 8 721 9 000 279 Arvoden 56 000 56 000 0 Sociala avgifter 17 595 18 000 405 KOSTNADER TOTALT 472 807 506 000 33 193 RÖRELSERESULTAT 13 193-20 000 33 193 FINANSIELLA POSTER Ränteintäkter 30 509 15 000 15 509 Räntekostnader 0 0 0 SUMMA FINANSIELLA POSTER 30 509 15 000 15 509 ÅRETS RESULTAT 43 702-5 000 48 702 6
Balans- och Resultaträkning 2011 RESULTATRÄKNING 2011 2010 INTÄKTER Delägaravgifter 486 000 486 000 INTÄKTER TOTALT 486 000 486 000 KOSTNADER El 48 574 52 092 Administrativa kostnader 6 102 6 793 Miljö 35 612 26 885 Snö och sand 70 722 278 544 TV-anläggning 111 118 105 158 Yttre anläggningar 13 363 0 Upplösning underhålls- och förnyelsefond 0 0 Nyavsättning underhålls- och förnyelsefond 105 000 112 500 Avloppsanläggning 0 0 Företagsförsäkring 8 721 8 465 Arvoden 56 000 68 000 Sociala avgifter 17 595 21 365 KOSTNADER TOTALT 472 807 679 802 RÖRELSERESULTAT 13 193-193 802 FINANSIELLA POSTER Ränteintäkter 30 509 8 279 Räntekostnader 0 0 SUMMA FINANSIELLA POSTER 30 509 8 279 EXTRAORDINÄRA INTÄKTER OCH KOSTNADER Återföring av reservation för snökostnad 2009/2010 25609 ÅRETS RESULTAT 69 311-185 523 BALANSRÄKNING 2011-12-31 2010-12-31 TILLGÅNGAR Diverse fordringar 28 204 27 992 Nordea 1 396 073 1 386 763 SUMMA TILLGÅNGAR 1 424 277 1 414 755 EGET KAPITAL, FONDER OCH SKULDER Eget kapital Balanserat resultat 272 699 458 223 Årets resultat 69 311-185 523 Summa eget kapital 342 010 272 700 Fonder Förnyelsefond 1 057 185 952 185 Skulder HSB, Snöröjning 2009/2010 0 125 000 Leverantörsskulder 19 288 53 986 Övriga kortfristiga skulder 5 794 10 885 SUMMA EGET KAPITAL, FONDER OCH SKULDER 1 424 277 1 414 756 7
Specifikation av Underhåll- och förnyelsefond per 2011-12-31 (inklusive budgeterad avsättning för 2011) Årlig fondering Antal år avsatt Totala avsättningar Använt tidigare år Saldo 2011-12-31 Underhåll av parkeringsytor 20 000 16 320 000-183 421 136 579 Asfaltering av gångvägar 10 000 9 90 000 0 90 000 Utbyte av garage- och parkarmatur 7 500 15 112 500-40 755 71 745 Förnyelse av garagebyggnader 75 000 10 803 768-44 907 758 861 1 057 185 Förslag till disposition Av eget kapital på 342 010 kr föreslås hela beloppet balanseras i ny räkning. Revisionsberättelse Proposition angående ny- alternativt ombyggnad av garagen Under året har styrelsen tagit fram två alternativa lösningar för att sätta upp två laddstolpar i sandfickan vid garagen på Sörgårdsvägen. Båda alternativen har en kostnad i storleksordningen 100.000 kronor. Samtidigt närmar sig samfällighetens garage en punkt då något måste göras åt dem. Sättningar gör att vissa portar är mycket svåra att stänga, speciellt vintertid, och portarna har genrellt sett sina bästa dar. Dessutom finns det fler önskemål kring garagen; möjlighet att använda motorvärmare, högre i tak och på sikt kanske möjlighet att ladda sin bil i garaget. Styrelsen anser att det är dags att ta ett helhetsgrepp kring garagefrågan och har påbörjat en undersökning av möjliga alternativ. Det är idag för tidigt att säga vilka möjligheter till upprustning/ombyggnad som finns eller om det är billigare att bygga nya garage. Då arbetet med garagefrågan väntas bli mer omfattande än normalt vill styrelsen utöka antalet ledamöter med en till totalt 6 inklusive ordförande. Styrelsen föreslår att en grundlig utredning görs och redovisas för medlemmarna under 2012 att styrelsen utökas med en ledamot 8
Motion: Hyra container för övrigt avfall Bakgrund Vid vår/höststädning varje år hyrs container för trädgårdsavfall in till föreningen. Ibland har det hänt att medlemmar slängt annat än trädgårdsavfall vilket lett till irritation och kanske även en högre sorteringskostnad eftersom detta då måste sorteras? Eftersom det finns ett bevisligen finns ett behov samt att det finns medlemmar som har svårt att ta sig till en återvinningsstation (som inte har tillgång till bil eller släp), skulle det vara till stor hjälp om vi kunde göra på rätt sätt och att alla får samma möjlighet att rensa ur förråd och garage i samband med städdagarna att kasta trasiga möbler och dyl. Förslag Jag skulle vilja föreslå att styrelsen, undersöker kostnaden för detta i samband med vårstädning/höststädning, och att det hyrs en container från ett Återvinningsföretag för att medlemmar skall kunna kassera sådant som INTE är trädgårdsavfall. Målsättningen är att få medlemmarna att inte förvara gamla uttjänta eller trasiga möbler i garage samt att ge de som behöver det denna möjlighet. Konsekvenser Kostnad David Mannberg Styrelsens kommentar till motionen Styrelsen håller med om att det är en enkel och smidig service för medlemmarna att till våroch höststädningarna tillåta grovsopor i en av containrarna. Under förutsättning att kostnaderna inte är alltför stora, bör vi göra det. Styrelsens förslag till beslut att bifalla motionen 9
Förvaltningsförslag för 2012 Löpande förvaltningsuppgifter 1. Ha 2 st fasta städdagar i likhet med föregående år. Datum kommer att fastställas på årsstämman, styrelsens förslag är 5 maj och 20 oktober 2012. 2. Fortsättningsvis erbjuda sopcontainrar i samband med städdagarna under året. 3. Föreningens motorgräsklippare lämnas in för regelbunden service och översyn. 4. Fortsätta att erbjuda en gemensam hemsida där allmän information om samfälligheten finns, telefonnummer till olika kontaktpersoner och företag, kopior av protokoll mm. 5. Fortsätta att vid behov förbättra gångvägar och parkeringsytor med ny asfalt. 6. Verka för att respektive torg med miljöombuden som ansvariga, föreslår förbättring och upprustning av lekytor. 7. Att se till att avställda och stulna bilar inte blir långvariga på våra P-platser. 8. Övertyga medlemmar att parkera sina bilar i garagen och därmed frigöra fler lediga P-platser. 9. Uppmärksamma medlemmar på att vi har gemensamma trafikregler som måste följas, samt att inte använda motor- eller kupévärmare i garagen, då elsystemet inte är anpassat för en högre förbrukning. (För allas trivsel se Informationsfoldern alt. hemsidan) 10. Vid behov, slamsugning av dagvattenavloppen. Utöver de löpande uppgifterna föreslår styrelsen följande åtgärder under 2012 1. Under våren ta fram alternativa lösningar för att förbättra våra garage i enlighet med den proposition som styrelsen lämnat. 2. Undersöka intresse och möjlighet att ansluta föreningen till Botkyrka Stadsnät eller annan fiberleverantör. 3. Göra en översyn av samtliga farthinder, samt måla dessa. Förslag till miljöombud och valberedning under 2012 Förslag till miljöombud Förslag till valberedning Torg 1 Sörgårdsvägen 1 Sörgårdsvägen 117 Sörgårdsvägen 117 Torg 2 Sörgårdsvägen 111 Sörgårdsvägen 109 Sörgårdsvägen 111 Torg 3 Sörgårdsvägen 77 Sörgårdsvägen 79 Sörgårdsvägen 77 (sammankallande) Torg 4 Norrvallavägen 29 Norrvallavägen 31 Norrvallavägen 29 10
BUDGETFÖRSLAG 2012 Styrelsens förslag till budget för 2012 innehåller en höjning av kvartalsavgiften med 300 kronor till 1.800 kr. Det ökade utrymmet används dels för att öka styrelsens rörelsefrihet under året och dels för att öka avsättningen till underhållsfonden. Vi vill också kunna utöka styrelsen med en ledamot. BUDGETFÖRSLAG 2012 Budget Utfall Budget 2012 2011 2011 INTÄKTER Delägaravgifter 558 900 486 000 486 000 INTÄKTER TOTALT 558 900 486 000 486 000 KOSTNADER El 52 000 48 574 60 000 Administrativa kostnader 10 000 6 102 6 000 Miljö 45 000 35 612 30 000 Snö och sand 80 000 70 722 100 000 TV-anläggning 113 000 111 118 110 000 Yttre anläggningar 25 000 13 363 20 000 Upplösning underhålls- och förnyelsefond 0 0-20 000 Nyavsättning underhålls- och förnyelsefond 130 000 105 000 105 000 Avloppsanläggning 12 000 0 12 000 Företagsförsäkring 9 000 8 721 9 000 Arvoden 78 000 56 000 56 000 Sociala avgifter 25 000 17 595 18 000 KOSTNADER TOTALT 579 000 472 807 506 000 RÖRELSERESULTAT -20 100 13 193-20 000 FINANSIELLA POSTER Ränteintäkter 20 000 30 509 15 000 Räntekostnader 0 0 0 SUMMA FINANSIELLA POSTER 20 000 30 509 15 000 EXTRAORDINÄRA INTÄKTER O KOSTNADER Återföring av reservation för snökostnad 2009/2010 25 609 ÅRETS RESULTAT -100 69 311-5 000 Kvartalsavgiften för 2012 Kvartalsavgiften har legat stilla sedan fjärrvärmen lades om, ungefär 10 år. Med tiden har kostnaderna ökat och den marginal som fanns ätits upp. Styrelsen föreslår en höjd kvartalsavgift till 1 800 kr, motsvarande 100 kr per månad. Höjningen gäller fr.o.m. kvartal 2 2012. Arvoden till förtroendevalda Arvodena för 2011 föreslås återställas till nivån innan föregående års tillfälliga sänkning: Ordförande 16 000 Kassör 16 000 Ledamöter, 4 st 40 000 Revisorer, 2 st 6 000 78 000 11
Avsättning till Underhålls- och förnyelsefond Anläggningssamfälligheten består i att alla äger gemensam del i: torg, vägar och grönytor, allmän belysning (bl.a. på förråd, garage och vägar) garagebyggnader och kabel-tv anläggning Genomförda underhållsarbeten tidigare år Panel på garagen har bytts och målats Delar av samfällighetens asfaltsytor fick ny beläggning i samband med fjärrvärmearbetet hösten 2000. Fyra nya P-platser anlades 2005. Stora delar av asfaltsytorna framför garagen på Sörgårdsvägen fick nytt ytskikt 2006 för att förbättra avrinningen från garagen. Elarmaturerna på garagen har bytts ut löpande och 2007 byttes resterande. De flesta garage har fått nya låscylindrar och nycklar 2007. Upprustning av samtliga torg. Åtgärder som finansieras från fonden 2012 Inga åtgärder Avsättning till Underhålls- och förnyelsefond Förnyelseaktivitet Underhåll av parkeringsytor. Asfaltering av gångvägar Utbyte av garageoch parkarmatur Förnyelse av garagebyggnader Uppskattad kostnad Medelkostnad Ekonomisk livslängd Årlig Saldo Min Max (år) fondering 2011-12-31 300 m 2 250 000 350 000 300 000 15 20 000 136 579 200 m 2 200 000 300 000 250 000 25 10 000 90 000 30 st 50 000 100 000 75 000 10 0 71 745 81 st 2 500 000 4 000 000 3 000 000 40 100 000 758 861 Budgeterad 1 057 185 130 000 nyavsättning 12
Övriga frågor Avslutning Styrelsen vill tacka alla medlemmar för det gångna året samt hälsa nya medlemmar hjärtligt välkomna till föreningen. Tullinge den 13 februari 2012 13
Bilaga 1 Parkeringsgruppens redovisning Till: Styrelsen för Norvalla Samfällighetsförening Ärende: Sammanfattning av Parkeringsgruppens arbete 2011 Gruppen fick vid årsmötet i mars 2011 i uppgift att se över parkeringssituationen inom samfälligheten och komma med förslag på åtgärd. Detta med anledning av att klagomål framkommit att våra parkeringar nästan alltid är fullbelagda och något måste göras. Parkeringsgruppen har under våren/försommaren träffats och diskuterat möjliga åtgärder bl a gjort tre inventeringar för att se hur samfällighetens garage utnyttjas. tillsammans med styrelsen kontrollerat att inga obehöriga fordon (uppställning) finns på parkeringarna. beställt (via styrelsen) skyltar med text att parkeringarna är endast till för boende inom samfälligheten samt för deras gäster. bett styrelsen att uppdatera våra garage-, trafik- och parkeringsregler. Det finns f n 81 garageplatser och 60 parkeringsplatser inom området. Tyvärr står ofta garage tomma eller utnyttjas som förråd eller verkstad, vilket är helt oacceptabelt med den situation vi har idag. Var och en inom samfälligheten måste sätta in sin bil/motorcykel i tilldelat garage. Vill man absolut inte använda sitt garage, kontaktas styrelsen, som då kan låta någon med mer än en bil utnyttja garaget. Vi måste alla inom samfälligheten hjälpas åt att få detta med parkeringsplatserna att fungera. Garagen skall användas för uppställning av fordon, ej som förråd eller verkstad! Styrelsen har tillsammans med gruppen diskuterat möjligheten eventuellt kunna lägga till ytterligare ett par platser på Sörgården bl a genom att cementkrukorna med blommor i hörnen tas bort. Tilläggas kan att gruppen, om inte garagereglerna följs, har diskuterat möjligheten att ta bort dörrarna till garagen och ha typ car port. Styrelsens förslag om parkeringsbolag inom området röstades ner vid årsmötet, så hur vi själva agerar och uppför oss är avgörande. På sikt när allt fler hushåll kommer att ha mer än en bil måste förmodligen samfälligheten förhandla med kommunen om att köpa mer mark. Men detta är en tidskrävande och kostsam procedur och löser inte det akuta problem vi har idag. Sammanfattning: Om alla ställer in sina fordon i garagen finns tillräckligt med parkeringsplatser för våra gäster samt för dem som har mer än en bil. Lennart Blomberg, Dan Harlin, Benny Jonsson, Mikael Magnusson, Susanne Mannberg