Sammanträdesprotokoll sid 2 (11) 50 Dnr 2016/261-007 KS Svar på rapport granskning av flyktingverksamheten Borgholms kommun PwC har i granskningsrapport 2016-12-12 granskat om kommunstyrelsen, socialnämnden och utbildningsnämnden bedriver en ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande verksamhet för asylsökande och nyanlända med uppehållstillstånd. Granskningen har genomförts genom intervjuer och dokumentstudier. Revisionen gör följande bedömningar: - Kommunstyrelsen bedriver en ändamålsenlig verksamhet avseende mottagande av asylsökande och nyanlända. - Utbildningsnämnden bedriver endast delvis en ändamålsenlig verksamhet avseende mottagandet av asylsökande och nyanlända. - Socialnämnden bedriver endast delvis en ändamålsenlig verksamhet avseende mottagandet av asylsökande och nyanlända. Arbetsmarknadsavdelningen har överlämnat ett svar 2016-02-03 som besvarar kontrollmål 1 i granskningsrapporten: Bostadsförsörjningen består i dag av att bostadskontrakt tecknas med privata aktörer som sedan hyrs ut i andra hand av kommunens arbetsmarknadsavdelning på delegation. Informationsmöten och personlig kontakt med personer/företag som kan tänka sig att hyra ut bostäder pågår kontinuerligt. Bostadsbristen är stor för flera målgrupper i kommunen, men svårast för dem som ännu inte etablerat sig, vilket gör att tillgången på bostäder är begränsad. Arbetssättet är en kortsiktig lösning för att tillgodose de anvisningar som kommunen får från Migrationsverket och räcker inte till för att användas i någon form av öppet kösystem för målgruppen. För att tillgodose behovet på längre sikt krävs beslut gällande bostadsförsörjning i kommunfullmäktige. Utbildningsnämnden lämnar eget svar till revisorerna på kontrollmål 2 och socialnämnden på kontrollmål 3. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen lämna följande svar och redogörelse av åtgärder.
Sammanträdesprotokoll sid 3 (11) 51 Dnr 2017/30-048 KS Ansökan om medel samt medarrangör Totalförsvar Öland 2017-09-30 Totalförsvar Öland äger rum under Ölands Skördefest den 30 september 2017 i Stora Rör. Syftet med evenemanget är att visa den breda allmänheten totalförsvarets olika enheter, ge möjligheter att tala med personalen, titta på fordon, båtar och all övrig utrustning - en påtagligt praktisk visning av vårt totalförsvar. Liksom förra året kommer Folk och Försvar även att ordna en försvarsdebatt. Totalförsvar Öland är ett samarbete med Länsstyrelsen, Borgholms och Mörbylånga kommuner, Försvarsmakten, samt Folk och Försvar. Liknande förevisningsövning skedde i samband med skördefesten 2016 och några tusen besökare ska ha besökt evenemanget. medverka som medarrangör. fritidschef Jan-Åke Johansson utses som kontaktperson. låna ut avspärrningsstaket, bänkar och stora scenen samt bistå med förberedelserna dagen innan. bekosta hyra av toaletter under lördagen, 5000 kr. 52 Dnr 2017/35-033 KS Utökning av verksamheter i arbetsmarknadsavdelningens regi Arbetsmarknadsavdelningen föreslår i tjänsteskrivelse 2017-02-03 att kommunen som ett led i att skapa arbetsuppgifter/aktiviteter för dem som står långt från arbetsmarknaden arrenderar eller köper en gård. Bland annat Mörbylånga kommun har lyckats väl med sitt projekt Innergården. På gården skulle verksamheter som grön rehabilitering, lagerhållning av kommunens möbler samt i samarbete med återvinningsstationer möjliggöraåterbruk och försäljning, snickeri/verkstad, systuga, köksträning, hunddagis, med mera. Verksamheten skulle kunna bedrivas i samarbete med bland annat LSS, intern rehabilitering och integrationsverksameten. Gården skulle kunna bli en plats att utveckla och stärka människor innan de går ut i extern eller intern verksamhet.
Sammanträdesprotokoll sid 4 (11) Kommunstyrelsens arbetsutskott uttalar sig positivt till idén om utökad verksamhet i gårdsmiljö och beslutar uppdra till kommunledningskontoret och arbetsmarknadsavdelningen att utreda möjligheterna att i första hand förverkliga idéerna på Himmelsberga friluftsmuseum. 53 Dnr 2016/244-793 Projekt Från matsal till restaurang Framtid Öland har i skrivelse 2016-11-21lyft frågan om vad vi i Borgholms kommun vill med kosten. I skrivelsen står: Idag har vi en kostpolicy med gastronomiska mål som definierar maten. Vi anser dock att en måltid består av mer än bara råvarorna som exempelvis; hur vi tillagar maten och hur den serveras. I det ingår självklart även bemötande, service och miljö. Vi har en känsla av att vi även behöver arbeta med attityder, där våra antagna kärnvärden bör vara ledstjärnor: Välkomnande, utvecklande och tillsammans. Vi anser att vi behöver se skolmatsalen som en restaurang där intrycket av måltiden ses som helheten av våra sinnesintryck För att få bredd, både när det gäller förankring och kompetens, tycker vi det är viktigt att representanter från följande verksamheter är delaktiga samt engagerade i frågan: en representant från varje tilllagningskök, Borgholm Energi, utbildningsförvaltningen, socialförvaltningen, kostråden, politiken. uppdra till ekonomiavdelningen att formulera en offertinbjudan utifrån skrivelsens intentioner. Projektledare med förkunskaper om kost och restaurang. Projektet finansieras med de 100 tkr som är avsatta enligt kommunfullmäktiges beslut.
Sammanträdesprotokoll sid 5 (11) 54 Dnr 2017/11-002 KS Information från verksamheten; verkställighet och redovisning av delegationsbeslut T.f. kommunchef Lars-Gunnar Fagerberg informerar om - Klätterklubben har önskemål om att byta lokal från källaren på Kronomagasinet och sporthallen till tennishallens squashplan, vilken idag bokas endast 40 timmar per år. Kommunstyrelsens arbetsutskott uttalar sig positivt till klätterklubbens ambitioner att växa och uppdrar till fritidschef Jan- Åke Johansson att i dialog med berörda se över möjligheten för klätterklubben att flytta in i där. - Dialog pågår med räddningstjänsten om de nya avtalen och eventuella lokala avtal. - Lars-Gunnar Fagerberg och Jan-Åke Johansson deltar under morgondagen på konferensen Området angående krishantering och samhällsberedskap. - Skrivelse har inkommit angående anslutningen mellan tåg och buss till norra Öland. - Branschmöte med byggbranschen 7 mars kl 14 politiker, tjänstemän, fastighetsägare, byggbranschen, medverkan av SKL hur kan vi öka antalet nybyggen i vår kommun? - Regionförbundet är inbjuden på fredag för att informera om regionala transportfrågor, bland annat om vilka medel som finns att söka. - Avtalet för Ölandsfärjan mellan Oskarshamn och Byxelkrok är klar för innevarande år, med förlängning av säsongen med en ytterligare helg i augusti. - Turismorganisationen är inbjuden på två av kommunstyrelsens sammanträden och ett av kommunfullmäktiges sammanträden per år för att informera om aktuella frågor och föra en dialog om den viktiga näringen. 55 Dnr 2015/132-012 KS Uppföljnings- och avstämningsmöte med samhällsbyggnadsnämnden Till dagens sammanträde är samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott och samhällsbyggnadschefen inbjudna med anledning av kommunstyrelsens uppföljningsansvar av nämndernas verksamhet.
Sammanträdesprotokoll sid 6 (11) Under mötet informeras och diskuteras - Länsstyrelsens tillsyn enligt alkohol- och tobakslagstiftningen diskuteras. Kritik framkommer i rapporten och åtgärder har vidtagits genom bland annat nyrekrytering, samarbete med Mörbylånga kommun och en bra dialog med länsstyrelsen. - Nyttjanderättsavtalet för hamnmagasinet och yta för servicebyggnad i yttre hamnen i Borgholm löper till 25 maj 2018 med förlängning på tre år i taget. En förfrågan om att förlänga avtalstiden till tio år har inkommit från en köpare. MEX Kristian Sjövall uppdras att upprätta ett nytt avtal. - Representanter för PEAB kommer den 10 mars för att diskutera åtgärder i yttre hamnen med KSAU och SBNAU. - För att möjliggöra nybyggnation av bostäder i Borgholm och få bygglov krävs det enligt PBL att parkeringsplatser anordnas i anslutning till dessa redan i planeringen. MEX Kristian Sjövall uppdras att se över frågan med parkeringar. - Diskuteras arbetet med framtagande av detaljplaner. 56 Dnr 2016/247-012 KS Cykelställ, centrala Borgholm Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2016-11-15 398 att uppdra till servicechef Hans Johannesson att ta fram kostnadsförslag för samt förslag på utformning av cykelställ och placering samt möjlighet att pumpa cyklar i centrala Borgholm. Vid dagens sammanträde återrapporterar servicechef Hans Johannesson förslag på placering och kostnad för cykelställ. Cykelställ framför kyrkan, vid stadshuset och vid turistbyrån skulle ge 111 cykelplatser. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta avsätta 70 tkr exklusive arbetskostnad till cykelställ samt två cykelpumpar enligt ovan. Medel anvisas ur investeringsbudgeten för gatapark.
Sammanträdesprotokoll sid 7 (11) 57 Dnr 2016/265-312 KS Skrivelse angående vägunderhåll i Åkerhagen En skrivelse angående behov av åtgärder på vägarna i Åkerhagen i Borgholm inkom 2016-12-19. Servicechef Hans Johannesson redogör vid dagens sammanträde för den inventering som har gjorts: 1. Gång- och cykelvägarna, GC, totalt 575m inom området, är i mycket dåligt skick. Vägarna är också alldeles för smala för att kunna fylla sin funktion. Urgrävning samt breddning är en förutsättning för att få rätt funktion på GC-vägarna i området. Beräknad kostnad: 460 000:- 2. Avsaknad av trottoarer, totalt 300m, på Åkerhagsvägen genom Slottsskogen samt från Viktoriagatan fram till Ölands gymnasium på vägens västra sida. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta anvisa 460 tkr till att upprusta befintliga GC-vägar vid Åkerhagsvägen. resterande åtgärder gällande trottoarer i Åkerhagen hanteras i den långsiktiga planeringen. 58 Dnr 2016/208-315 KS Översyn av avtal gällande avgiftsbelagd parkering i Borgholm Kommunstyrelsens arbetsutskott diskuterade 2016-11-15 396 frågan om tecknade avtal gällande avgiftsbelagd parkering vid Sandgatan i Borgholm. I dagsläget finns undertecknade avtal med Q-park gällande avgiftsbelagd parkering i Köpingsvik; Smedjeparkering och Skurkvarnsvägen, samt de två kommunala parkeringarna vid Sandgatan i Borgholm. Servicechef Hans Johannesson informerar vid dagens sammanträde att intäkterna från parkeringarna i Köpingsvik täcker del av kostnaden för strandskötseln, den del som inte täcks faktureras ut till campingarna. uppdra åt servicechef Hans Johannesson att teckna avtal med Q- park.
Sammanträdesprotokoll sid 8 (11) 59 Dnr 2015/283-311 KS Begäran gatumarkering på Storgatan Två fastighetsägare på Storgatan begär i skrivelse 2015-11-15 att två utfarter på Storgatan markeras eftersom utfarterna ofta blockeras. Servicechef Hans Johannesson redogör vid dagens sammanträde för möjliga åtgärder. uppdra åt servicechef Hans Johannesson att med gatusten markera utfarterna på Storgatan. 60 Dnr 2014/166-319 KS Skrivelse gällande biltrafik, parkering, hamnvägen och boendemiljö i Stora Rör I skrivelse till kommunen 2016-11-21 påpekas att den ökade trafiken sommartid är mycket störande för boendemiljön samt att den ökade trafiken sommartid utgör trafiksäkerhetsrisker. I skrivelsen föreslås ett antal åtgärder för att förbättra situationen, bland annat att tydligt markera var parkering är förbjuden för såväl bilar som husbilar, utnyttja bussplan för en rads p-platser för bilar, öppna upp för enstaka kundparkeringar på angivna platser, anordna grusad parkeringsplats under sommartid på kommunalt ägt område norr om bussplan m m. uppdra åt servicechef Hans Johannesson att iordningsställa en parkeringsyta för 30 tkr. ge i uppdrag till MEX Kristian Sjövall att sammanställa ett svar på skrivelsen.
Sammanträdesprotokoll sid 9 (11) 61 Dnr 2017/22-269 KS Förslag yttre hamnen, flytt av Borgholms Båtklubbs verksamhet Moderaterna föreslår i skrivelse, 2017-01-16, att kommunledningskontoret får i uppdrag att tillsammans med representanter för Borgholms Båtklubb snarast undersöka möjligheterna att flytta klubbens verksamhet till en alternativ plats i närområdet. Detta för att möjliggöra bostadsbyggande i hamnområdet. uppdra till MEX Kristian Sjövall att tillsammans med representanter för båtklubben hitta alternativ till båtklubbens båtuppställning. 62 Dnr 2016/158-004 KS Avsiktsförklaring för att utreda förutsättningarna att ansluta till kommunalförbundet Sydarkivera. Kommunstyrelsen beslutade 2016-08-30 150 att teckna avsiktsförklaring att gå med i Kommunförbundet Sydarkivera 1 juli 2017, att slutligt ställningstagande om anslutning till kommunförbundet Sydarkivera tas i ett senare beslut i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige efter att de ekonomiska förutsättningarna är klarlagda. Sydarkivera utgör i dagsläget arkivmyndighet för elva medlemskommuner i Kronoberg/Blekinge rörande e-arkiv, där Växjö och Karlskrona är de två största kommunerna. Vid dagens sammanträde redogör Mats Porsklev och Magdalena Nordin, Sydarkivera för verksamheten. Sydarkivera erbjuder rådgivning, information, utbildning, tillsyn och slutarkiv kring e-arkiv. Lösningar finns även för pappersarkiv. Kommunstyrelsens arbetsutskott tackar för informationen.
Sammanträdesprotokoll sid 10 (11) 63 Besök av Kommunal Vid dagens sammanträde förs en dialog med Cecilia Laneborg Johansson och Pia Holgersson, Kommunal och HR-chef Ann Nilsson kring aktuella personal- och fackliga frågor; - Arbete pågår med att få bort delade turer inom bland annat äldreomsorgen - Problem med att rekrytera till vissa tjänster - Tydliggörande kring att ett samverkansmöte kan ersätta en MBL 19 - Hur få ner sjukskrivningarna i kommunen - Information kring önskad semesterledighet - Efterfrågas möjlighet för Kommunals medlemmar att få önskad sysselsättningsgrad - Kommunens semesterskuld kontra utläggning av semester - Lönekartläggning 64 Dnr 2017/59-009 KS Information; personalärenden Vid dagens sammanträde informerar HR-chef Ann Nilsson för aktuella personalfrågor - Utkast till rutin för rekrytering av förvaltningschefer och kommunchef tagits fram som tydliggör allas olika roller i processen. - Visning av det nyligen framtagna rekryteringsmaterialet. - Information om rekryteringsmässor och antalet intresseanmälningar - Utbildning för chefer i teaterform kring utmanande samtal. 65 Dnr 2017/34-281 KS Skrivelse fokus på omsorg istället för städ Framtid Öland efterfrågar i skrivelse 2017-02-03 möjligheten att Borgholm Energi AB ska utföra samma tjänst av lokalvård i hemtjänsten i hela kommunen som de idag gör i centrala Borgholm. Att Borgholm Energi sköter lokalvården frigör tid för hemtjänstens personal.
Sammanträdesprotokoll sid 11 (11) uppdra till socialnämnden att utreda möjlighet att Borgholm Energi AB kan utföra samma tjänst av lokalvård i hemtjänsten i hela kommunen. bjuda in Maria Svanborg, t f socialchef och Ingela Götberg, chef för lokalvården, till nästa arbetsutskott för att diskutera skrivelsen.