PROJEKTDIREKTIV Dokumentdatum Ev. diarienummer 2014-12-10 Skapat av Projektdirektiv Införande av Ladok3 Version Datum Kommentar Skapat av 0.1 0.2 0.3 0.4 2014-10-06 2014-12-04 2014-12-10 2016-12-08 Ändring tidpunkt införande KTH, justering av projektbemanning Wanda Manninger
Innehåll 1 Bakgrund och syfte... 1 2 Mål... 1 3 Projektbeskrivning... 1 3.1 Uppdragsgivare/beställare... 1 3.2 Omfattning... 2 3.3 Avgränsning... 2 3.4 Kostnader/prioritering... 2 3.4.1 Budget... 2 3.4.2 Viktning av parametrarna tid/kostnad/funktionalitet... 2 3.5 Tidsplan... 3 4 Projektorganisation... 3 4.1 Styrgrupp... 3 4.2 Projektbemanning... 3 5 Rapportering... 3 6 Intressenter... 4 7 Övergripande risker... 4 8 Förvaltning... 5
PROJEKTDIREKTIV Dokumentdatum Ev. diarienummer 2014-12-10 Skapat av 1 Bakgrund och syfte Sveriges lärosäten har via Ladokkonsortiet beslutat att utveckla ett nytt Ladoksystem, Ladok3. Ladok3 kommer innehålla ett antal större förändringar jämfört med dagens Ladok, däribland förbättrad användarvänlighet, möjlighet till betygsrapportering av lärare, ett färdigt studentgränssnitt samt ökade uppföljningsmöjligheter. KTH deltar aktivt i arbetet med Ladok3 bland annat genom att personal från AUA arbetar i det nationella Ladok3-projektet. KTH deltar också med lärarrepresentanter på workshops där funktionalitet och användbarhet diskuteras och Katarina Jonson Berglund är del av Ladok3:s expertgrupp. Ansvaret för implementering ligger på respektive lärosäte och arbetet sker gradvis genom tre leveranser från Ladokkonsortiet. Den första leveransen, Årsredovisning/uppföljning, anländer till KTH hösten 2015 och innehåller funktioner för att framställa uppgifter till årsredovisningen samt viss möjlighet till uppföljning av HST/HPR. Leverans 2, Resultathantering anländer också KTH hösten 2015 och erbjuder möjligheten att använda Ladok3:s funktioner för resultatrapportering. Leverans 3, Totalleverans beräknas anlända våren 2017 och nuvarande Ladok kommer fortsätta vara i drift fram till dess att leverans 3 är integrerad, vilket senast sker under 2017. Hela KTH kommer att påverkas av skiftet till Ladok3. Nya användarkategorier kommer att finnas, befintliga användare behöver lära sig ett nytt system och IT-avdelningen har ett stort arbete att utföra i och med skiftet. Därför är en av projektets huvuduppgifter att verka för en stark förankring av projektet inom hela organisationen. 2 Mål Projektmål All relevant data i nuvarande Ladok migreras oförvanskat till Ladok3 Alla system som integrerar mot Ladok3 fungerar vid driftsättning Alla användare har utbildats och kan använda Ladok3 vid driftsättning 31/12 2017 är Ladok3 driftsatt och nuvarande Ladok tas ur drift Överlämning sker till förvaltningsorganisation Effektmål Ett mer användarvänligt system som möjliggör enklare administration Lägre förvaltningskostnader för Ladoksystemet på KTH Ökad funktionalitet i systemet kan leda till friläggande av tid för lärare samt utbildningsadministratörer Färre driftstörningar 3 Projektbeskrivning 3.1 Uppdragsgivare/beställare Anders Lundgren, Förvaltningschef 1 (5)
3.2 Omfattning Projektet innefattar i huvudsak följande avdelningar och deras verksamheter: AUA (Migrering av befintlig databas, ledning av projekt, utbildning av användare etc) Skolornas utbildningsadministration (dessa är de huvudsakliga användarna av Ladok3 och de ska informeras och utbildas i det nya systemet) ITA (Anpassning av integrationer, drift samt support) 3.3 Avgränsning I projektet ingår inte att anpassa eller bekosta anpassning för de IT-integrationer som ligger utanför det studieadministrativa objektet 1. För detta ansvarar respektive systems objektsägare. Projektet ansvarar dock för att informera verksamheten, vidareförmedla information om vad som händer i det nationella projektet samt att tillgängliggöra data för integrationer. Projektet har begränsad möjlighet att påverka utformningen av Ladok3 och vilka funktioner som finns tillgängliga, men kommer kontinuerligt följa utvecklingen. 3.4 Kostnader/prioritering 3.4.1 Budget Kostnader för projektet rör till största del personalkostnader för arbete och utbildning inom de olika delarna av projektet. Direkta övriga kostnader kommer avse konsultinsatser för arbete med vissa av ITintegrationerna där tid eller kunskap inte finns inom organisationen. Mindre kostnader uppkommer också i och med deltagandet i konferenser, workshops och liknande aktiviteter. Det studieadministrativa objektet har budgeterat 2,5 Mnkr i särkostnad för Ladok3 under 2015. Budget för 2016 (samt kommande år) behöver ses över och detta är beroende av vilka beslut som fattas i Ladok3:s styrgrupp. 3.4.2 Viktning av parametrarna tid/kostnad/funktionalitet Tid Q Kostnad Funktionalitet Triangelns hörn tid, kostnad och funktionalitet prioriteras. Högst två hörn kan prioriteras. Q står i mitten av triangeln eftersom kvalitén aldrig kan prioriteras bort. Styrgruppen har beslutat att tid och kostnad ska prioriteras. Tid måste prioriteras då det finns en tvingande tidsplan från Ladokkonsortiet 1 Ladok, NyA/NyA-webben, Kopps, Mobility online, LpW-tjänster (eller motsvarande), tentamensskanning, TimeEdits, Alumninät, eisp, TentaAdmin.
och det nationella projektet. Administrativa system måste också begränsas till kostnad och egenutveckling ska därför ske restriktivt. 3.5 Tidsplan HT 2014 VT 2015 HT 2015 VT+HT 2016 Q2 2018 Konstituerande möten för styr- och projektgrupp. Information på skolor, projektdirektiv färdigställs Kartläggning av IT-system samt framtagande av en mer detaljerad tidsplan, utbildning i systemet för AUA/VoS, beslut om pilotskolor, fullständig projektplan Leverans 1 och 2 från Ladokkonsortiet, planering för införande av Resultatrapportering på pilotskolor Planerat införande av resultatrapportering på samtliga skolor, anpassning av IT-integrationer Leverans 3 från Ladokkonsortiet, implementering klar, överlämning till förvaltningsorganisation 4 Projektorganisation 4.1 Styrgrupp Katarina Jonson Berglund, Objektsägare, AUA (ordf.) Per Berglund, Prodekanus Christina Carlsson, Administrativ chef, ITM Svea Ekelin, Studentrepresentant THS Anders Lundgren, Förvaltningschef, UF Gunnar Tibert, Grundutbildningsansvarig, SCI Hans Wohlfarth, IT-Chef, UF/IT-avd (föredragande och sekreterare) 4.2 Projektbemanning Wanda Manninger, Projektledare, AUA, Projektledare, AUA Övriga projektdeltagare enligt delprojektplaner 5 Rapportering Rapport/dokument Tidpunkt Distribueras till Projektdirektiv December 2014 Samtliga intressenter. Diarieförs samt finns på KTHsocial (Jan 2015) Projektplan (innehåller kommunikationsplan, riskanalys och införandeplan) Uppdateras kontinuerligt. Ett första utkast tidig VT 2015 Kommer finnas tillgänglig på KTH-social
6 Intressenter IT-avdelningen, Systemförvaltning och utveckling AUA, Avdelningen för studieadministration Avdelningen för dokumenthantering Juridiska avdelningen PLU, Planerings- och utredningsavdelningen THS, Tekniska Högskolans Studentkår Administrativa chefer Utbildningsadministrativt funktionsansvariga Grundutbildningsansvariga Forskningsutbildningsansvariga Användare (både dagens användare samt eventuella nya användarkategorier) 7 Övergripande risker Risk Hur åtgärda/mildra Eventuell kommentar från styrgrupp Brister i kommunikation mellan UF/IT/Skolor vilket leder till oro samt en negativ inställning till projektet Leveranser försenas/planering förändras av Ladokkonsortiet Information sker regelbundet och löpande kontakt finns mellan UF och skolorna. Projektet arbetar agilt och räknar med att vissa förseningar kan inträffa. Denna risk har av styrgruppen bedömts som mest väsentlig och därmed viktigast att fokusera på. Problem vid migrering av databasen Resurser saknas för att genomföra projektet på ett tillfredställande sätt Integrationer mot Ladok3 fungerar inte vid driftsättning Adekvat utbildning har inte tillhandahållits användare i tillräcklig tid innan planerat införande vilket medför att de inte besitter nödvändiga kunskaper Styrgruppens engagemang Arbetet sker kontinuerligt enligt plan och vid oväntade hinder utreds om ytterligare resurser måste tillsättas. Om resurser saknas kontaktas objektsägare och/eller styrgrupp där prioritering görs. IT-avdelningen involveras tidigt i arbetet och testmiljön används i ett tidigt skede. Införandet av systemet sker stegvis för att säkerställa att alla användare utbildas innan de får använda det nya systemet. Styrgruppen träffas regelbundet för att ständigt informeras om hur arbetet fortskrider. Bedöms av styrgruppen som låg risk.
8 Förvaltning Systemet ska förvaltas inom förvaltningsobjektet Studieadministration och överlämnas till förvaltning vid projektavslut under 2018. Ladok3 kommer även att integreras i den kommande förvaltningsobjektsfamiljen Utbildning och projektet är delaktigt i detta arbete.