Förfrågningsunderlag Upphandlingsföreskrifter Storköksutrustning 16-126
Innehållsförteckning 1 ALLMÄN ORIENTERING... 3 1.1 Beskrivning av upphandlingen... 3 1.2 Referensnummer... 3 1.3 Den upphandlande myndigheten... 3 1.4 HBVs roll som inköpscentral... 4 1.5 Kontraktsföremålet... 4 1.6 Volymer... 5 1.7 Förteckning över förfrågningsunderlaget... 6 2 ADMINISTRATIVA KRAV... 6 2.1 Upphandlingsförfarande... 6 2.2 Förhandling... 6 2.3 Frågor om upphandlingen... 6 2.4 Förutsättningar för anbudsinlämningen... 7 2.5 Accept av avtalsvillkor... 7 2.6 Tilldelningsbeslut...8 2.7 Upphandlingssekretess...8 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE... 9 3.1 Uteslutningsgrunder... 9 3.2 Miljöledningsarbete och kvalitetsledningsarbete...11 4 KRAV PÅ VAROR/TJÄNSTER... 12 4.1 Uppfyllande av tekniska krav... 12 5 ANBUDSUTVÄRDERING... 12 5.1 Tilldelningsgrund... 12 5.2 Utvärderingsmodell... 12 2 (13)
1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 Beskrivning av upphandlingen Upphandlingen avser ramavtal gällande storköksutrustning med och utan installation. 1.2 Referensnummer Upphandlingens referensnummer är 16-126. 1.3 Den upphandlande myndigheten Upphandlande myndighet är Husbyggnadsvaror HBV Förening (702000-9226). I egenskap av inköpscentral genomför HBV denna upphandling för medlemmar och andra myndigheter listade i Bilaga 1 Avropsberättigade. Avropsberättigade kan tillkomma under anbudstiden, dock senast sex dagar innan anbudstidens utgång. Avropsberättigade kallas nedan beställare. Husbyggnadsvaror HBV Förening är en ekonomisk förening, grundad 1952, som ägs av över 300 medlemmar. Medlemmarna, i huvudsak kommunägda bostadsföretag, omfattas av lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). HBVs medlemmar äger och förvaltar ca 850 000 lägenheter. HBV-avtalen är upphandlade enligt LOU och därmed kan de avropsberättigade avropa från avtalen utan att göra en egen upphandling. Avropen sker oftast direkt från beställare till leverantören men kan även ske via HBV. Även utomstående/separat upphandlade entreprenörer kan avropa från avtalen om de utför uppdrag åt en medlem (vid en s.k. trepartsöverenskommelse mellan beställare och entreprenör där beställaren garanterar betalning i det fall entreprenören inte kan betala). Fakturering sker alltid från leverantören via HBV. HBV är ISO 14001:2004 certifierad och har en miljöpolicy där HBV som inköpscentral verkar för att miljöpåverkan från egen och beställare ständigt minskas genom att: i kontakter med leverantörer efterfråga varor och tjänster med liten miljöpåverkan, informera medlemmarna om varor och tjänster som har liten miljöpåverkan och i den dagliga verksamheten hushålla med resurser. Miljölagstiftning och andra krav på miljöområdet ska följas Miljö och etik är viktigt för HBV och en del i detta är HBVs uppförandekod där krav ställs i enlighet med Bilaga 2 HBVs Uppförandekod. 3 (13)
HBV erhåller från leverantörerna en administrativ ersättning om 5 % på total omsättning. Ersättningen ska täcka HBVs administrativa kostnader samt volymbonus. Överskottet utbetalas i form av återbäring till HBVs medlemmar. Volymbonusen kan som högst uppgå till 1,5 % av köp på HBV-avtal. Återbäringen bestäms av HBVs ekonomiska överskott och har de senaste åren varit ca 2-3 %. 1.3.1 Ansvarig upphandlare Martina Everskog Tel: 08-556 765 16 E-post: martina.everskog@hbv.se Observera att frågor gällande upphandlingen ska ställas via webbtjänst i enlighet med punkt 2.3. 1.4 HBVs roll som inköpscentral HBVs syfte med upphandlingen av detta ramavtal är att tillhandahålla och möjliggöra för HBVs medlemmar och andra myndigheter listade i Bilaga 1 Avropsberättigade att avropa från ramavtalet. Avsikten är således att medlemmarna skall komma i åtnjutande av de rättigheter och förmåner som ramavtalet medger men samtidigt fullt ut svara för samtliga däremot svarande förpliktelser och eventuell affärsrisk. Mot denna bakgrund äger HBV rätt att föreskriva att medlemmar är behöriga att erhålla vissa rättigheter eller fullgöra vissa förpliktelser direkt gentemot leverantören. Exempel på sådan rättighet som kan utnyttjas av medlemmarna direkt är avrop i enlighet med villkoren för ramavtalet, avge leveransgodkännanden eller reklamationer, besvara förfrågningar samt lämna eller ta emot information. 1.5 Kontraktsföremålet 1.5.1 Upphandlingens omfattning Upphandlingen omfattar storköksutrustning med och utan installation. 1.5.2 Upphandlingens anbudsområden Denna upphandling består av följande anbudsområden som utvärderas var för sig: Anbudsområde A Anbudsområde B Storköksutrustning (exkl diskmaskiner) med och utan installation Diskmaskiner med och utan installation Leveranser av varor för både anbudsområde A och B är rikstäckande. Dock är det möjligt att lämna regionalt begränsade anbud för installation. Anbudsgivare ska i bilaga 3 Anbudsformulär kryssa i vilka län de kan utföra installation. 4 (13)
1.5.3 Avtalstid Avtalstiden är 2016-02-01 2018-01-31 med möjlighet för HBV till en eller flera förlängningar. Den sammanlagda avtalstiden inklusive förlängningar kan maximalt bli fyra (4) år. HBV har dock som målsättning att förlängning ska ske med ett år i taget. Sker inte förlängning upphör avtalet utan föregående uppsägning vid avtalstidens slutdatum. Om avtalstidens start förskjuts på grund av försening i upphandlingsprocessen förskjuts avtalstidens slut i motsvarande mån. 1.5.4 Antagning och villkor för tilldelning av ramavtal 3-5 anbudsgivare för respektive anbudsområde A samt B kan komma att antas för att täcka HBVs medlemmars behov. Dock gäller att färre anbudsgivare kan antas om färre än tre (3) anbudsgivare lämnar anbud eller om färre än tre (3) anbudsgivare och/eller deras anbud uppfyller ställda krav. 1.5.5 Antagning och villkor för tilldelning av kontrakt (avropsordning) Avrop från ramavtal kan ske enligt två (2) avropsformer: 1.6 Volymer a) Rangordning, där samtliga villkor i ramavtalen är fastställda i enlighet med 5 kap. 6 LOU, Avropsformen används vid avrop beräknade till ett totalbelopp under 1 MSEK. b) Förnyad konkurrensutsättning, enligt 5 kap. 7 LOU, där avrop görs genom en skriftlig avropsförfrågan som beställaren utvärderar och baserar sin tilldelning av kontrakt på. Avropsformen används vid avrop beräknade till ett totalbelopp över 1 MSEK för objekt på en (1) fastighet. Detaljerad beskrivning av avropsordningen framgår i Ramavtalsutkastet. Upphandlingens volym beräknas till ca 16 MSEK per år. HBV har tillfrågat alla medlemmar om de vill vara med på denna upphandling och de medlemmar som inte önskar har tagits bort från listan på avropsberättigade. Volymen beräknas på tidigare årsvolymer justerat för eventuella tillkommande/avgående avropsberättigade enligt Bilaga 1. Volymen kan inte garanteras och kommer att variera mellan åren p.g.a. av bl.a. att andel arbete som utförs i egen regi resp. på entreprenad varierar samt tillgängliga budgetmedel. 5 (13)
1.7 Förteckning över förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Denna Upphandlingsföreskrifter dat. 2015-10-01 Bilaga 1 Avropsberättigade dat. 2015-10-01 Bilaga 2 HBVs Uppförandekod Bilaga 3 Anbudsformulär dat. 2015-10-01 Bilaga 4 Ramavtalsutkast dat. 2015-10-01 Bilaga 5 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran Bilaga 6 Prisbilaga dat. 2015-10-01 Bilaga 7 Föreskrifter dat. 2015-10-01 Bilaga 8 ÅF-formulär dat. 2015-10-01 2 ADMINISTRATIVA KRAV 2.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt LOU. HBV använder sig av det elektroniska upphandlingsverktyget Visma TendSign för hantering av upphandling, förfrågningsunderlag och anbud. Visma TendSign nås via www.tendsign.com eller via www.hbv.se under Pågående upphandlingar. 2.2 Förhandling Eftersom upphandlingen genomförs med ett öppet förfarande finns inte någon möjlighet till förhandling. Anbudsgivare ombeds därför att lämna ett komplett anbud med alla krav uppfyllda och med bästa möjliga priser. Anbud som inte är kompletta måste normalt förkastas. Reservationer som innebär avsteg mot avtalsvillkor eller föreskrifter är inte tillåtna. 2.3 Frågor om upphandlingen Frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligt via funktionen Frågor och svar i Visma TendSign. Frågor ska ställas senast 2015-11-03. Svar på ställda frågor lämnas senast 2015-11-06. HBV kan komma att formulera om ställda frågor för att öka tydligheten i frågan och svaret. Svar på frågor, kompletterande handlingar och andra uppgifter kring upphandlingen, delges registrerade anbudsgivare via Visma TendSign. Anbudsgivare som registrerat sig (och inte avsagt sig uppdatering) kommer automatiskt att få e-postmeddelande om svar och kompletteringar. 6 (13)
Anbudsgivare som inte hämtat förfrågningsunderlaget via Visma TendSign måste själv registrera sig för att kontrollera om några förtydliganden eller kompletteringar distribuerats. 2.4 Förutsättningar för anbudsinlämningen 2.4.1 Anbudets form, innehåll och språk Anbudet ska lämnas i enlighet med Bilaga 3 Anbudsformulär, och där i efterfrågade handlingar. Anbudet ska vara på svenska. Till anbudet bifogade handlingar och eventuell övrig kommunikation i upphandlingen, skriftlig och muntlig, ska vara på svenska med undantag för provningsrapporter, certifikat, intyg och bevis som kan vara på engelska. Anbudet ska vara undertecknat av firmatecknare eller person som har fullmakt från firmatecknare i Bilaga 5 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran. Vid förfrågan från HBV ska ovanstående kunna styrkas via t ex registreringsbevis och fullmakt. Priser ska lämnas i SEK. Priser i anbud ska anges så att hänsyn är tagen till att HBVs administrativa ersättning utbetalas i enlighet med punkt HBVs administrativa ersättning i Bilaga 4 Ramavtalsutkast. 2.4.2 Elektronisk anbudslämning Anbud ska lämnas skriftligt digitalt via Visma TendSign. Följ de instruktioner som ges via www.tendsign.com/lamna-anbud, efterfrågade handlingar laddas då upp digitalt. Ifylld Bilaga 3 Anbudsformulär och övriga anbudshandlingar kan med fördel bifogas anbudet som helt digitala dokument. Endast Bilaga 5 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran måste fyllas i, undertecknas och därefter scannas in och bifogas anbudet. Anbud får inte lämnas via fax, e-post, post eller direkt till HBV. 2.4.3 Sista anbudsdag Anbud ska vara HBV tillhanda senast 2015-11-13. HBV rekommenderar anbudsgivare att lämna anbud i tid och ta hänsyn till att datanätverk med tillhörande utrustning kan ha störningar. 2.4.4 Anbudets giltighetstid Anbud ska vara giltigt i minst sex (6) månader från sista anbudsdag. 2.5 Accept av avtalsvillkor Anbudsgivare ska acceptera de avtalsvillkor som angivits i förfrågningsunderlagets samtliga delar utan reservationer eller tillägg. 7 (13)
2.6 Tilldelningsbeslut Samtliga anbudsgivare underrättas via ett tilldelningsmeddelande. Detta utgör inte civilrättslig accept av anbud. Avtal sluts genom ett särskilt kontrakt. Meddelandet sänds elektroniskt till den e-postadress som har registrerats via Webbtjänsten där förfrågningsunderlaget hämtades ut. En avtalsspärr om tio dagar tillämpas efter att meddelande om tilldelning har distribuerats. Därefter kan slutgiltigt bindande avtal uppkomma. 2.7 Upphandlingssekretess I de fall anbudsgivaren anser att uppgifter i anbudet ska vara föremål för sekretess även efter det att tilldelningsbeslut meddelats, kan anbudsgivaren i Bilaga 3 Anbudsformulär ange detta samt skälen därför. Förutom skälen anges vilka uppgifter i anbudet som ska omfattas av sekretess och vilken skada som kan uppstå om uppgiften offentliggörs. HBV prövar därefter frågan om sekretess ska råda i varje enskilt fall. 8 (13)
3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE OBS! Om kraven nedan inte uppfylls får anbudet inte antas. 3.1 Uteslutningsgrunder Anbudsgivaren ska intyga att kraven uppfylls genom att undertecknande av Bilaga 5 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran. HBV kommer kontrollera anbudsgivaren genom att hämta in aktuella uppgifter. I de fall anbudsgivaren vid kontroll visar sig inte uppfylla kraven kan HBV komma att bereda anbudsgivaren tillfälle att lämna en förklaring. HBV förbehåller sig rätten att avgöra huruvida förklaringen är godtagbar eller inte. 3.1.1 Obligatoriska uteslutningsgrunder enligt 10 kap 1 LOU Anbudsgivaren kommer att uteslutas från att delta i upphandlingen om HBV får kännedom om att anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar 1. sådan brottslighet som avses i artikel 2 i rådets rambeslut 2008/841/RIF av den 24 oktober 2008 om kampen mot organiserad brottslighet, 2. bestickning enligt definitionen i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetande på grundval av artikel K 3.2 c i fördraget om Europeiska unionen av konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, respektive artikel 3.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/742/RIF av den 22 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen rörande korruption inom den privata sektorn, 3. bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen som utarbetats på grundval av artikel K.3 i fördraget om Europeiska unionen, om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, eller 4. penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för tvättning av pengar, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG. Om det finns särskilda skäl, får HBV avstå från att utesluta en anbudsgivare som dömts för brottslighet enligt första stycket. 3.1.2 Uteslutningsgrunder enligt 10 kap 2 LOU HBV förbehåller sig rätten att utesluta anbudsgivaren om anbudsgivaren, företrädare för anbudsgivaren: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 9 (13)
3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och beställaren kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar avseende ovanstående punkter. HBV får, utom i de fall som avses i 10 kap 4 LOU, begära att anbudsgivaren visar att det inte finns någon grund för att utesluta anbudsgivaren med stöd av första stycket 1, 2, 3 eller 5. HBV kommer att kontrollera att anbudsgivare har erlagt skatter och socialförsäkringsavgifter. 3.1.3 Registrering Anbudsgivaren ska senast vid tidpunkten för meddelande om tilldelningsbeslut vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register, som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad. HBV kommer kontrollera att anbudsgivaren uppfyller kravet genom att hämta in aktuella uppgifter. 3.1.4 Ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren ska vara ekonomiskt stabil. För att uppfylla kravet ska anbudsgivaren ha en stabilitet motsvarande lägst riskklass A enligt Bisnode Kredit AB. Denna uppgift kontrolleras av HBV och för de anbudsgivare som är i läge för att bli antagna och där kompletterande uppgifter behövs ska dessa uppgifter efter förfrågan från HBV kunna insändas inom fem arbetsdagar. 3.1.5 Utländska anbudsgivare För utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare ska till anbudet bifoga följande intyg från myndigheter i det egna landet Denna handling ska insändas i original samt översättas till svenska eller engelska om originalhandlingen avser ett annat språk: intyg om registrering i yrkes- eller handelsregister i det land där anbudsgivaren är etablerad, utfärdat tidigast tre månader innan anbudstiden löper ut, intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att anbudsgivaren där betalt föreskrivna skatter och avgifter, intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att anbudsgivaren där betalt föreskrivna socialförsäkringsavgifter, samt 10 (13)
uppgifter om företagets samlade omsättning för de senaste tre åren eller den kortare tid verksamheten bedrivits eller annat bevis för ekonomisk stabilitet som nämns i 11 kap. 7 LOU. Till anbudet bifogas Dokumentation enligt ovan. 3.2 Miljöledningsarbete och kvalitetsledningsarbete 3.2.1 Miljöledningsarbete Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat miljöledningsarbete vid anbudslämnandet och under hela ramavtalsperioden. Anbudsgivaren ska redovisa sitt miljöledningsarbete genom att till anbudet bifoga antingen kopia på giltigt certifikat eller beskrivning/dokumentation av leverantörens miljöledningsarbete, se nedan: Certifikat för miljöledningssystem enligt ISO 14001, EMAS, FR 2000 eller motsvarande eller Beskrivning/dokumentation av leverantörens miljöledningsarbete ska minst innehålla: o Miljöpolicy o Namn på miljöansvarig o Rutin för avvikelser, korrigerande och förbyggande åtgärder o Rutin för avfallshantering o Rutin för utbildning av personal avseende miljöledningsarbetet o Rutin för efterlevnad av lagar inom miljöområdet o Rutin för internrevision av miljöledningsarbetet Till anbudet bifogas Dokumentation enligt ovan. 3.2.2 Kvalitetsledningsarbete Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat kvalitetsledningsarbete vid anbudslämnandet och under hela ramavtalsperioden. Anbudsgivaren ska redovisa sitt kvalitetsledningsarbete genom att till anbudet bifoga antingen kopia på giltigt certifikat eller beskrivning/dokumentation av leverantörens kvalitetsledningssystem, se nedan: Certifikat för kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001, FR 2000, SWE Q nivå 2 enligt SSF 1044 eller motsvarande eller Beskrivning/dokumentation av leverantörens kvalitetsledningssystem ska minst innehålla: o Kvalitetspolicy o Namn på kvalitetsansvarig 11 (13)
o o o Rutin för ständiga förbättringar Rutin för reklamationer Rutin för internrevision av kvalitetsledningssystemet Till anbudet bifogas Dokumentation enligt ovan. 4 KRAV PÅ VAROR/TJÄNSTER OBS! Om krav nedan inte uppfylls så kommer inte anbudet att antas. 4.1 Uppfyllande av tekniska krav För anbudsområde A och B gäller följande förutsättningar: Anbudsgivaren ska intyga via kryssruta i anbudsformulär att denne uppfyller kraven enligt pkt 9 Ramavtalsutkast samt Bilaga 7 Föreskrifter 16-126. 5 ANBUDSUTVÄRDERING 5.1 Tilldelningsgrund De ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden kommer att antas. 5.2 Utvärderingsmodell Anbuden utvärderas genom nedjustering av anbudspriset utifrån utvärderingskriterier. Anbud med lägst justerat pris antas. Formel för utvärdering: Justerat pris = Anbudspris * (1- summa nedjusteringsfaktorer) Nedjusteringsfaktorn räknar ner priset utifrån resultatet från utvärderingskriterierna. De olika nedjusteringsfaktorerna summeras. Det är fördelaktigt att erhålla höga nedjusteringsfaktorer. Saknas några uppgifter som behövs för utvärderingen erhålls 0 poäng på aktuellt utvärderingskriterium som uppgiften skulle använts till. 5.2.1 Pris Anbudspris beräknas i enlighet med förteckning angiven i Bilaga 6 Prisbilaga; Anbudsområde A Köksutrustning utvärderas inkl installationspriser angivna i pos 1, 2, 3 och 4 i bilaga 6 Prisbilaga. Anbudsområde B Diskmaskiner utvärderas inkl installationspriser angivna i pos 2, 3 och 4 i bilaga 6 Prisbilaga. 12 (13)
För utvärdering bifogas följande uppgifter: Priser i enlighet med Bilaga 6 Prisbilaga. 5.2.2 Sortimentsbredd Nedjusteringsfaktor 10 % Sortimentsbredd Alla artiklar i Bilaga 6 Prisbilaga kan levereras (gäller anbudsområde A respektive B) = nedjusteringsfaktor 10 %. 90-99,99 % av alla artiklar i Bilaga 6 Prisbilaga kan levereras (gäller anbudsomrdåe A respektive B) = nedjusteringsfaktor 5 %. < 90 % av alla artiklar i Bilaga 6 Prisbilaga kan levereras (gäller anbudsområde A respektive B) = nedjusteringsfaktor 0 %. För utvärdering behöver följande uppgifter bifogas: Uppgift i Bilaga 6 Prisbilaga om pris på de artiklar som kan levereras. 5.2.3 Räkneexempel Anbudsgivare A och B har lämnat anbudspris på 100 SEK respektive 110 SEK. Anbudsgivarna har erhållit poäng för utvärderingskriterier. Anbudsgivare A har erhållit 5 % Anbudsgivare B har erhållit 10 % Anbudsgivare Anbudspris Nedjusteringsfaktor Justerat Pris A 100 5 % 100*(1-(5/100))=95 B 110 10 % 110*(1-(10/100))=99 I detta fall skulle anbudsgivare A antas då denna anbudsgivare erhållit lägst justerat pris. 13 (13)