ÅRSRAPPORT OCH VERKSAMHETSBERÄTTELSE Dnr: 15-2012 Handläggare: Nils-Gunnar Främberg Beslutat datum: 2012-02-10 Verksamhetsberättelse Sakkod: 9 Årsrapport och Verksamhetsberättelse 2011
Inledning Detta dokument innehåller både en årsrapport och verksamhetsberättelse. Skillnaden mellan dessa beskrivningar är att årsrapporten fokuserar närvårdskansliets verksamhet och verksamhetsberättelsen fokuserar närvårdssamverkan som helhet. Årsrapport 2011 Årsrapporten omfattar verksamhetsområdet Närvårdskansliet Södra Älvsborg och beskriver verksamheten utifrån perspektiven Kund (de vi är till för), Medarbetare, Huvudprocesser och Ekonomi. Årsrapporten avslutas med en redovisning av budget och ekonomiskt utfall för 2011. Årsrapport 2011 Perspektiv Kund (de vi är till för): Politiskt samråd Styrgrupp närvård Ledningsgrupper i Närvårdsområdena Projektledning TryggVE Hjälpmedelsgruppen Utvecklingsråd Referensråd Medarbetare: en koordinator 1,0 åa en koordinator/chef 1,0 åa en informatör/ kommunikatör 1,0 åa en samordnare för SVPL 0,5 åa Resultat Närvårdskansliet startade sin verksamhet 1:a februari 2011 och har fram tom december ägnat stor del av tiden åt att etablera kontakt med samtliga grupper, att på olika sätt introducera och informera om närvårdssamverkan och att stödja dem i deras arbete med struktur, innehåll och kommunikation. Kommunikationen med de olika grupperna har utvecklats på ett bra sätt. Kommunikationen stöds av den externa hemsidan samt av den interna webbplatsen Alfresco. Det senare är en mötesplats på webben där en grupp personer genom inloggning har tillgång till gemensamma dokument, framförallt av typen arbetsmaterial. Kansliet lägger stor vikt vid att förstå och kunna möta de olika gruppernas behov av stöd och kommunikation i sitt arbete. Under hösten var kansliet delaktigt i det politiska samrådets arbete med att ta fram övergripande mål och målbilder. Som ett led i detta arbete genomfördes ett arbetsseminarium under temat Barns och ungdomars psykiska hälsa. Deltagare på seminariet var berörda politiker och tjänstemän. Mål och målbilder ligger till grund för arbetet med den verksamhetsplan för Närvårdssamverkan som fastställs av Styrgrupp närvård. Närvårdskansliet har tillsammans med de tre utvecklingsråden arbetat fram en verksamhetsplan för 2012-2013 Kansliet består av totalt 3,5 årsarbetare (åa), två närvårdskoordinatörer varav en tillika chef för kansliet, en administratör/informations- och kommunikationsansvarig samt en samordnare för samordnad vårdplanering. Samtliga tjänster är tillsatta. Utvecklingssamtal har genomförts under juni månad. 2
Perspektiv Huvudprocesser: samordna/koordinera närvårdssamverkan bereda ärenden stödja och delta i grupper i närvårdsstrukturen följa upp verksamhet Ekonomi: budget utfall prognos Resultat Kansliets huvudsakliga processer i Närvårdssamverkan är att samordna/koordinera, bereda, stödja, delta i och följa upp aktiviteter i Närvårdssamverkan. Kansliet har ägnat sig åt samtliga processer, dock i mindre grad åt uppföljning. Tyngdpunkten har legat på att bereda ärenden till Styrgrupp närvård och det Delregionala politiska samrådsorganet, att stödja och delta i utvecklingen av närvårdsområdena samt bildandet av Utvecklingsråd och Referensråd. En stor del av innehållet i dessa processer är att skapa strukturer och strategier för kommunikation och information samt dokumenthantering. Detta är och kommer att vara ett prioriterat område för kansliet. Processen uppföljning kommer att bli mer framträdande när närvårdsamverkan har varit igång en längre tid. Intäkterna från delregionen och kommunerna i Södra Älvsborg motsvarar tre och en halv miljon kronor. Detta ska täcka de kostnader som behövs för driften av Närvårdskansliet. Under 2011 har utöver de fasta kostnaderna för lokaler, löner samt teleoch IT kommunikation tillkommit kostnader för IT-utrustning, telefoner, resor, utveckling av hemsida, trycksaker samt kostnader för representation. Utfallet för 2011 visar ett överskott på sexhundratusen kronor. Främsta orsaken till avvikelsen mot budget är att verksamheten inte varit igång under hela 2011. Närvårdskansli Kostnadsställe 36060 (tkr) Budget 2011 Utfall ack 2011 Intäkter 3 500 3 508 Personalkostnader -1 847-2 181 Övriga kostnader -1 653-727 Kostnader totalt -3 500-2 908 Resultat 0 600 3
Verksamhetsberättelse 2011 Verksamhetsberättelsen är en redovisning av måluppfyllelse utifrån den målbeskrivning och målrelaterade aktiviteter som ingick i verksamhetsplanen för Närvårdssamverkan Södra Älvsborg 2011. Därefter följer en beskrivning av viktiga händelser under året samt riskbedömning och omvärldsanalys. Mål och Aktivitet Måluppfyllelse Närvårdsområden Bildande av ledningsgrupp i varje kommun Upprätta en mötesplan Etablera kontakt mellan Närvårdsområdena och Kansliet Involvering av privata utförare inom VG Primärvård Genomföra möte mellan företrädare för Närvårdskansliet/Hälso- och sjukvårdskansliet och privata utförare inom VG Primärvård Utse två representanter till Styrgrupp närvård Samordning av gemensamma ekonomiska förutsättningar (utöver finansiering av administration och bemanning av Närvårdskansliet) Skapa en modell för uppföljning och redovisning av beviljade gemensamma stimulansmedel Ledningsgrupper har bildats i samtliga närvårdsområden. Alla har genomfört minst två möten under hösten 2011. Innehållet i dessa möten har framförallt varit konstituering och att skapa former för ledningsgruppernas arbete, inventering av pågående samverkan samt upprättande av mötesplan för 2012. Närvårdskansliets medarbetare har deltagit vid mötena. Företrädare för Närvårdskansliet/Hälso- och sjukvårdskansliet och privata utförare inom VG Primärvård träffades den 5 maj 2011. Två representanter utsågs att företräda de privata utförarna i Styrgrupp närvård. Målet är inte uppnått. Arbetet med en modell för uppföljning och redovisning av gemensamma stimulansmedel är påbörjad och beräknas vara klar under våren 2012 4
Mål och Aktivitet Måluppfyllelse Egen hemsida för Närvårdssamverkan Informations- och kommunikationsansvarig har i uppdrag att utarbeta och verkställa förslag till hemsida. Att upprätta en kommunikationsplan i syfte att tydliggöra flödet av information, kommunikation och beslut mellan de olika aktörerna inom Närvårdsamverkan Södra Älvsborg Informations- och kommunikationsansvarig har i uppdrag att utarbeta kommunikationsplanen Inriktning för målgruppsinsatser 2012 Planering och genomförande av dialog krig målgrupper och målområden i syfte att utarbeta politiska samverkansmål för 2012 Hemsidan för Närvårdssamverkan Södra Älvsborg driftsattes i början av april månad. Hemsidan utvecklas kontinuerligt. Under perioden september december hade hemsidan ca 2400 besök. Genomsnittstiden för varje besök var 7 minuter. Ettusenniohundrasjuttio (1 970) nedladdningar gjordes från hemsidan. Närvårdskansliet har tagit emot många uppskattande kommentarer om hemsidans utseende och funktion från parterna i närvårdssamverkan. Kommunikationsplan för 2011 fastställdes vid Styrguppens möte den 25 maj och utvärderades den 7 december. Samtidigt fastställdes en kommunikationsplan för 2012. Målbilder för 2012 arbetades fram under hösten 2011. Detta genomfördes stegvis i samverkan mellan AU Delregionalt politiskt samrådsorgan, Delregionalt politiskt samrådsorgan, Hälso- och sjukvårdskansliet, Sjuhärads kommunalförbund och Närvårdskansliet. Arbetet fokuserade på tre av de prioriterade grupperna; Barn och unga vuxna med utsatt situation, Personer med psykisk ohälsa och Äldre multisjuka och multisviktande. Målbilder för grupperna Personer med funktionsnedsättning och Personer med behov av vård i livets slutskede arbetas fram under 2012. Inrätta och skapa fungerande Utvecklingsråd för Barn och Unga vuxna med utsatt situation Överta ansvaret som ledningsgrupp för Västbus Södra Älvsborg. Arbetsseminarium om barn och ungdomars psykiska hälsa hösten 2011 för politiker och ansvariga tjänstemän Utvecklingsrådet för Barn och Unga vuxna med utsatt situation är bildat och haft tre möten under sista kvartalet 2011. Utvecklingsrådet är from 2011-12-05 delregional ledningsgrupp för Västbus Södra Älvsborg Arbetsseminariet genomfördes den 3 november och var ett led i att formulera målbilder för gruppen Barn och Unga vuxna. Målbilderna uttrycker den politiska viljeinriktningen. Dessa ligger till grund för den verksamhetsplan inom Närvårdssamverkan som upprättas för 2012 2013. 5
Mål och Aktivitet Inrätta och skapa fungerande Utvecklingsråd för Personer med psykisk ohälsa Lokalanpassa Nationella riktlinjer - Schizofreni, Lokalanpassa Nationella riktlinjer - Depression, ångest Förvalta och utveckla Nationella riktlinjer - Missbruk och beroende Fortsätta utvecklandet av en gemensam, långsiktig och uthållig kompetensutveckling KomBas Inrätta och skapa fungerande Utvecklingsråd för Äldre multisjuka och multisviktande Lokalanpassa Nationella och regionala riktlinjer demens Lokalanpassa Nationella och regionala riktlinjer stroke Utvecklingsrådet tar över ansvaret som beslutande organ i verksamhetsfrågor för projekt TryggVE. Måluppfyllelse Utvecklingsrådet för Personer med psykisk ohälsa är bildat och har genomfört tre möten under sista kvartalet 2011. Utvecklingsrådet har ansökt om medel för att genomföra gemensamma utbildningar. En GAP-dag (dvs. tillfälle för analys av gapet mellan de rekommenderade riktlinjerna och verkligheten) är planerad till 2012-01-20 för ytterligare planering av gemensamma satsningar 2012. Gemensamma utbildningar i kognitivt förhållningssätt har genomförts. I samarbete med Sjuhärads kommunalförbund har gemensamma utbildningar i screenings-instrument genomförts samt utbildningar i återfallsprevention m.fl. Ny gemensam grundutbildning för baspersonal startar 2012-01-26. Planering har skett under 2011, bl. a har kommunerna rekryterat en gemensam utbildningssamordnare på 50 %. Utvecklingsrådet för Äldre multisjuka och multisviktande är bildat och har genomfört tre möten under sista kvartalet 2011. Arbetet påbörjas 2012. Arbetet påbörjas 2012. Nuvarande styrgrupp för projekt TryggVE har på uppdrag av AU Styrgrupp kvar sitt uppdrag under 2011 och fram tills utvecklingsrådet är beredda att ta över ansvaret. 6
Mål och Aktivitet Säkerställande av att det upprättas en vårdplan för den enskilde enligt rutinen för Samordnad vård- och omsorgsplanering (SVPL) Förvalta och utveckla samordnad vårdoch omsorgsplanering. Delmål: Att det under 2011 upprättats vårdplaner för 75 % av alla utskrivna patienter som faller inom ramen för SVPL (med förändrat vård- och omsorgsbehov) Måluppfyllelse Den delregionala arbetsgruppen för SVPL har genomfört workshops för att öka kunskapen om varandras verksamheter. De har också fortsatt arbetet med att utveckla mallar till stöd för att hantera KLARA SVPL Målet är inte uppnått 2011. Andelen upprättade vpl i relation till antal påbörjade vpl är 71 %. Andelen upprättade vpl i relation till alla startade ärenden är 26 % 2011. Huvudmål: Att from 2012 öka motsvarande andel vårdplaner till 80 % 7
Viktiga händelser under året Viktiga händelser för utvecklingen av närvårdssamverkan har framför allt varit att starta upp och planlägga verksamheten i alla de grupper som ingår i strukturen för närvårdssamverkan, att driftsätta en egen hemsida och att det politiska samrådet arbetat fram målbilder för närvårdssamverkan samt det arbetsseminarium om barns och ungdomars psykiska hälsa som hölls i anslutning till det arbetet. En annan viktig händelse är beslutet om förändring för styrning av primärvården i Västra Götaland. Den innebär att fem primärvårdsstyrelser för det fria vårdvalet blir en samt att det inrättas en styrelse för producentneutral primärvård. Förändringen innebär också att indelningen av primärvårdområdena ändras. I MittenÄlvsborg tillkommer Essunga och Partille som nya områden. Organisationsförändringen får konsekvenser för primärvårdens representation i både det politiska samrådet och styrgruppen. Detta kommer att hanteras i början av 2012. Övriga viktiga händelser är att flera representanter (kommun och primärvård) har avslutat sina uppdrag i Styrgrupp närvård. Dessa har varit delaktiga och aktiva i framtagandet av närvårdssamverkan och spelat en viktig roll för utvecklingen. Riskbedömning, omvärldsanalys och framtidsvision Strukturen för Närvårdssamverkan ger stora möjligheter att utveckla samverkan mellan vårdgivarna ur ett Södra Älvsborgs-perspektiv. En samverkan som kan göra skillnad för dem vi är till för. Under 2011 har fokus legat på att implementera denna struktur. Det fortsatta arbetet bör präglas mer av att de strategiska och operativa frågorna blir tydligare på dagordningen. Häri ligger möjligheten att skapa de resultat som gör skillnad för invånarna, i annat fall finns risken att de resultat som motiverar samverkan uteblir. Ställningstagande på både nationell och regional nivå pekar på att vårdsamverkan är ett högt prioriterat område. Närvårdssamverkan Södra Älvsborg är ett viktigt steg i den riktningen. På regional nivå tas nu initiativ till att samordna vårdsamverkan inom Västra Götalands län. I detta arbete bedöms Närvårdssamverkan Södra Älvsborg vara en betydelsefull byggsten. Alingsås 12-01-23 Nils-Gunnar Främberg Kanslichef/koordinator Närvårdskansliet Södra Älvsborg 8