1 När Kategorisering ska en Lex av Maria-anmälan anmälningar till göras? IVO Algoritm Kategorisering inför beslut av Lex om Maria- att göra och LM-anmälan med exempel klagomålsanmälningar till IVO som berör vårdgivaren Västra Götalandsregionen (version 150831)
2 Ansvarig för kategoriseringen och sammanställningen är Thomas Brezicka, medicinsk rådgivare, Patientsäkerhetsenheten vid koncernstab hälso- och sjukvård, Koncernkontoret, Västra Götalandsregionen. e-post: thomas.brezicka@vgregion.se Denna version är framställd 2015-08-31 och distribueras per mejl och i relevanta nätverk. När Kategorisering ska en Lex av Maria-anmälan klagomål göras? Kategorisering av klagomål på hälso- och sjukvården till IVO som berör vårdgivaren Västra Algoritm inför beslut om att göra LM-anmälan med Götalandsregionen exempel
3 Kategorisering av anmälningar till IVO Syftet med kategoriseringen Möjliggöra ändamålsenliga och flexibla utsökningar av anmälningar för aggregerade sammanställningar och analyser. Dessa utgör underlag för lärande. Kategorisering av anmälningar i VGRs databas över ärenden De anmälningar som läggs in i databasen är sådana där anmälan gjorts till IVO 1 och där underrättelse och/eller beslut inkommit till vårdgivaren Västra Götalandsregionen. Databasen startade genom inmatning av anmälningar där beslut inkommit från och med den 1 januari 2012. Databasen innehöll den 31 augusti 2015 3425 individuella klagomål där underrättelse och/eller beslut inkommit (2673 beslut från IVO), samt 1088 anmälningar enligt Lex Maria (923 beslut från IVO). Databasen syftar till att ge ett underlag för lärande av händelser som medförde eller kunde medföra vårdskada. Typ av anmälan En anmälan hänförs till en av följande kategorier: Lex Maria: vårdgivaren har gjort anmälan av händelse i den egna verksamheten Klagomål: någon annan än vårdgivaren har gjort anmälan av händelse i den berörda vårdgivarens egen verksamhet Vem som gjort anmälan För klagomål anges vem som gjort anmälan: Patienten Närstående till patienten Annan 2 Vårdtyp och verksamhetstyp Vårdtyp Avser i VGRs fall den förvaltning som bedriver sjukvård och som anmälan gäller. I VGR finns följande förvaltningar: Regionsjukhus: Sahlgrenska universitetssjukhuset Länssjukhus: Norra Älvsborgs och Uddevalla sjukhus, Skaraborgs sjukhus, Södra Älvsborgs sjukhus Länsdelssjukhus: Kungälvs sjukhus, Alingsås lasarett Närsjukhus: Frölunda specialistsjukhus, Angereds närsjukhus Primärvård: Närhälsan Tandvård: Folktandvården Andra förvaltningar: Habilitering och hälsa, Hälsa och stressmedicin Verksamhetstyp Kategorisering med hänsyn till typ av medicinsk specialitet: 1 Eller SoS före 130531. 2 En anmälan kan med gällande reglering göras av vilken person eller organisation som helst. Om en vårdgivare gör en anmälan av en annan vårdgivares verksamhet blir det tekniskt ett klagomål, enligt denna kategorisering. Vårdgivarens anmälan av riskperson (3 kap 7 PSL) ingår inte i databasen.
4 Allmänmedicin (sammanfaller med förvaltningen Närhälsan ovan) Psykiatri (vuxna, inklusive neuropsykiatri) Barnsjukvård (inkl barn- och ungdomspsykiatri) Kirurgi (ej ortopedi och neurokirurgi) Ortopedi (inklusive handkirurgi) Anestesi-operation-intensivvård (AnOpIVA) Reumatologi Medicin (ej de som har en egen kategori) Neurosjukvård (neurologi och neurokirurgi) Kvinnosjukvård (inklusive obstetrik) Öron-näs-hals Ögon Hud Infektion (inklusive venereologi) Onkologi Rehabilitering och geriatrik Medicinsk service (labspecialiteter, medicinteknik, apotekstjänster) Akutmottagning Ambulans För varje ärende registreras IVOs dnr, patientens kön, födelseår, när händelsen inträffade och anmälan gjordes, samt vem som gjorde anmälan (patienten, närstående och/eller annan). Den fortsatta kategoriseringen avser anmälningar som är eller var aktuella för utredning avseende brister i patientsäkerheten. Betydelse för patientsäkerheten En klagomålsanmälan hänförs till en av följande kategorier Klagomålet har betydelse för patientsäkerheten Klagomålet har ej betydelse för patientsäkerheten (endast betydelse för bemötande) Klagomål som inte har betydelse för patientsäkerheten kategoriseras inte vidare i databasen 3. Klagomålen är dock enkelt sökbara i regionens diarium varför det finns möjligheter till arbete med ytterligare kategorisering av även klagomål som inte bedömts ha direkt betydelse för patientsäkerheten. Betydelse av patientsäkerheten bedöms i två skeden: Av tillsynsmyndigheten när ett klagomål inkommer o Utan ytterligare utredning o Efter att journalhandlingar inhämtats utan redogörelser/yttranden från berörd vårdgivare eller personal 3 Betydelse för patientsäkerheten är ett relativt begrepp. I strikt bemärkelse har alla klagomål egentlig betydelse för patientsäkerheten. Den betydelse som avses i denna kategorisering innebär att kopplingen till vårdskada är stark. Givetvis finns här ett inslag av subjektivitet varför gränsen mellan vad som är av betydelse och inte inte kan dras på ett tydligt sätt. Möjligen kan fortsatta analyser leda fram till tydliga kriterier för denna del av kategoriseringen.
5 Efter att klagomålet utretts av IVO (inkluderar utöver journaler också redogörelser och andra handlingar av betydelse för bedömningen) 4 Klagomål som har betydelse för patientsäkerheten och Lex Maria-anmälningar kategoriseras vidare enligt följande. Brister i yrkesutövningen Om brister i yrkesutövningen påvisats anges detta: berörd personalkategori Anmälan både som klagomål och enligt Lex Maria Om anmälan av samma händelse gjorts både som klagomål och enligt Lex Maria anges detta (inklusive IVOs dnr för respektive ärende) För klagomål där Lex Maria-anmälan gjorts görs utöver ovanstående ingen ytterligare kategorisering. Dessa ses som varande av betydelse för patientsäkerheten. Händelseanalys och patientmedverkan Om händelseanalys gjorts införs detta enligt följande: Händelseanalys med Nitha Händelseanalys enligt handboken (men där Nitha ej använts) Utlåtande/yttrande från verksamhetsföreträdare (händelseanalys lite ) Patientens och/eller närståendes medverkan i händelseanalys: Patienten och/eller närstående har medverkat Patienten och/eller närstående har tillfrågats om att medverka men ej medverkat Patienten och/eller närstående har inte tillfrågats och ej medverkat, eller uppgift saknas Brister i systemet De kategoriseringar som görs enligt följande gäller endast för anmälningar där systembrister påvisats. Om systembrister som avser patientsäkerheten påvisats anges följande: Vårdgivaren har påvisat brister IVO har påvisat brister Både vårdgivaren och IVO har påvisat brister Orsak till vård Kategoriseringar görs med hänsyn till följande variabler: Orsak till vård (t ex smärta, neurologiska symtom) Bakomliggande sjukdom (grupp av sjukdomar t ex infektion, malignitet) Avvikelsetyp Negativ händelse Tillbud 4 I de fall där det i samma händelse finns både ett klagomål och en internutredning med Lex Maria-anmälan hos vårdgivaren klassificeras klagomålet som betydelse för patientsäkerheten. För dessa klagomål bedöms om IVOs utredning medfört ytterligare information om brister utöver de som framkommer av vårdgivarens internutredning/lm-anmälan, t ex systembrister och brister i yrkesutövningen.
6 Vårdsituation Slutenvård Öppenvård Andra (dessa framgår av förvaltnings- och verksamhetstypen ovan) Vårddelsprocess där den oönskade händelsen ägde rum Här finns specifika delprocesser (t ex utredning, behandling), övergripande processer (t ex omvårdnad, transport) och sammansatta processer (t ex förlossning, suicidhantering). Riskområden Varje klagomål hänförs till något av följande kända eller vanligen förekommande riskområden där den oönskade händelsen ägde rum, vilket ger ytterligare utsökningsmöjligheter. Läkemedel Medicinteknisk utrustning Överbeläggning Operativa/invasiva åtgärder Fall/halka (på sjukvårdsinrättning) Förväxling av identitet Förväxling av sida Undernäring Trycksår/tryckskada Buksmärta Trauma (alla grader) Förlossning/graviditet VRI/hygien Suicid Annat (anges enligt en lista) Bristtyp avseende händelseåtgärden Bristande (korrekt åtgärd men inte adekvat genomförd i alla väsentliga delar) Felaktig Fördröjd Utebliven För varje händelseåtgärd anges också följande som text: Aktivitetstyp (t ex utfärda remiss) Användning av specifikt agens (t ex läkemedel) eller medicinteknisk produkt (t ex EKG, CVK) På vilket sätt försämrades patienten Vad som hände Vad som gjordes fel Annan specificering, t ex problemområde, diagnos etc Risk för skada Om händelsen inte medförde skada eller om skadan inte var allvarlig anges om det fanns risk för allvarlig skada och i sådana fall vilken skada som kunde uppkomma. Skadan För negativa händelser kategoriseras skadan enligt följande grupper.
7 Skadegenes Underhåll av tidigare tillstånd Försämring av tidigare tillstånd Uppkomst av nytt tillstånd Tillståndets art Här finns flera kategorier som benämner vilken åkomma som skadan bestod i. Exempel är infektion, fraktur, vävnadsskada. Skadelokal Här anges vilken del av kroppen som var föremål för skadan. Exempel: mage-tarm, hjärta Klassificering av skadetyp enligt MJG Här tillämpas de klassificeringar som finns enligt MJG. Klassificeringen som används på skador inom somatisk slutenvård av vuxna används så långt det går även för andra vårdformer. Sedan maj 2015 används den specifika klassifikationen för psykiatrin. Konsekvens Skadans konsekvens för patienten indelas i följande kategorier: Död (ej foster) Fosterdöd Funktionsnedsättning Försämrad prognos Lidande Utökat vårdbehov Konsekvenserna kategoriseras på finare nivå i vissa fall, t ex operation, felställning, psykiskt lidande, smärta. Konsekvensen beskrivs också med text. Konsekvensgrad Denna baseras på en gradering av följande variabler Död/fosterdöd Varaktighet (bestående/övergående) Omfattning (stor/betydande/obetydlig) Vårdbehov (höjd vårdnivå/förlängd slutenvård/operation/akutinsats som var livräddande, betydande ökad öppenvård) Dessa leder till att konsekvensen graderas till någon av följande kategorier: Katastrofal Betydande Måttlig Lindrig Katastrofal och betydande motsvarar allvarliga vårdskador enligt patientsäkerhetslagens definition. Orsaksområden För varje klagomål där brister påvisats anges i vilken/vilka av följande orsaksområden bristerna påvisats.
8 Information/samtycke/delaktighet hos patient och/närstående där detta har varit av betydelse för patientsäkerheten Rutiner, riktlinjer och procedurer Personal och kompetens Kommunikation och samverkan Tillgänglighet och kontinuitet Utrustning Lokaler Omgivning (arbetsmiljö) Barriärer Spårbarhet och dokumentation Remisshantering Sekretess För varje orsaksområde anges närmare detaljer om orsaken, t ex otydlig och inaktuell rutin, bristande kunskaper om utredning av hematuri. Åtgärder För utredningar som gjorts med anledning av anmälan enligt Lex Maria införs i databasen och de åtgärdsförslag som är relevanta för de orsaker som framkommit och som varit av betydelse för händelseförloppet.