Slutrapport AktiKon AKTIvitetsbaserat KONtor

Slutrapport AktiKon AKTIvitetsbaserat KONtor Arbetsmiljö, fysisk aktivitet, hälsa och produktivitet i aktivitetsbaserad kontorsmiljö en kontrollerad studie i Örnsköldsviks kommun Christina Bodin Danielsson, Mette Harder, Maria Nordin, Tommy Olsson, Anita Pettersson-Strömbäck, Viktoria Wahlström, Maria Öhrn Projektledare Lisbeth Slunga Järvholm Finansiär AFA Försäkring

Cellkontor -enskilt kontor (1 pers) -delat kontor (2-3 pers) Kontorslandskap litet (4-9 pers) medel (10-24 pers) stort (>25 pers) Kontorstyper Aktivitetsbaserat kontor Flexkontor (ingen fast plats, stödytor, ev zonindelning) Kombikontor (eget rum + olika stödytor och öppen miljö)

Varför aktivitetsbaserade kontor? Kostnadseffektivt Mer flexibelt arbete Fler och nya typer av ytor och arbetsplatser som kan stödja olika arbetsuppgifter bättre? Bättre samarbete och produktivitet?

Stadshusförändringarna

Frågeställningar i AktiKon-projektet Vilka effekter uppstår kort- och långsiktigt på upplevd arbetsmiljö produktivitet hälsa fysisk aktivitet vid övergång från cellkontor till aktivitetsbaserad kontorsmiljö och vid jämförelse med en kontrollgrupp som flyttar till cellkontor?

Frågeställningar i AktiKon-projektet Hur ser förändringsprocessen ut, vilka faktorer är av betydelse för ett bra resultat? Vilken kontorsmiljö vill du helst arbeta i om du får välja fritt? Vilka faktorer har betydelse för ditt val? Hur fungerar det aktivitetsbaserade kontoret för anställda som har någon form av funktionsnedsättning?

Mätmetoder Enkäter Fokusgruppsintervjuer Individuella intervjuer Gåturer Observationer Rörelsemätare Processutvärdering! i vilket sammanhang utfördes flyttprocessen? hur gick den egentligen till? vilka faktorer påverkade resultatet?

Cellkontoret

Fysisk miljö på kontoren Temperaturkomfort Ventilationskomfort** Bakgrundsljud*** Störning av ljud från röster, utrustning*** Besvär avlyssning*** Möjlighet avskildhet*** AB-kontor Cellkontor Utrymme arbetsmaterial*** Tillgång dagsljus*** Arbetsställning** Trevliga pausutrymmen** -2-1 0 1 2 Förändringar av skattade fysiska förhållanden före och 18 månader efter flytt. Originalskala 1-5. **p<0,01, ***p<0,001

Arbetsmiljö Bättre datorstöd efter flytten, särskilt i AB-kontoret. Inga förändringar avseende hälsofrämjande arbetsfaktorer (Work Experience Measurement Scale) 18 månader efter flytt och inga skillnader mellan kontoren. Inga skillnader mellan kontoren i förändring av krav eller arbetsbelastning.

Upplevelse av produktivitet 5 4 3 Cellkontor AB-kontor 2 1 6 mån före flytt 6 mån efter flytt 18 mån efter flytt Medelvärden av 20 frågor om upplevd produktivitet (Brennan, 2002) före och efter flytt till nya kontor. Skala 1-5, ett högt värde indikerar hög upplevd produktivitet.

Nöjdhet med kontorets utformning 5 4 3 Cellkontor AB-kontor 2 1 6 mån före 6 mån efter flytt 18 mån efter flytt Nöjdhet före och efter flytt till olika kontorstyper. Skala 1-5, 1=mycket missnöjd, 2=ganska missnöjd, 3=neutral, 4=ganska nöjd, 5=mycket nöjd.

Nöjdhet hos olika yrkesgrupper Avdelningschef, förvaltningschef, VO-chef, n=16 Enhetschef, rektor, förskolechef, n=11 Handläggare personal och ekonomi, n=25 Handläggare stab, n=33 Assistent, n=16 Handläggare myndighet, n=20 Övriga, n=25 1 2 3 4 5

Vilka faktorer har betydelse för hur nöjd man blir på AB-kontoret? Nöjda och neutrala (n=107) Chefer Behöver vara idérik Mer arbete i grupp och på möten Spontana möten upplevs vara viktiga Fler möten utanför kontoret Upplevd oförändrad produktivitet jämfört med före flytt Missnöjda (n=41) Handläggare myndighet Mer datorarbete Behöver vara fullt koncentrerad Mer koncentrationskrävande enskilt arbete Arbetar mer med nära kollegor Vanligare med besvär av tinnitus Vanligare med besvär av långvarig stress Vanligare med psykiska besvär Upplevd försämrad produktivitet jämfört med före flytt

Om du får välja fritt... AB-kontor, n=0 Cellkontor, n=56 Delat rum, 2-3 personer, n=6 Litet kontorslandskap, n=1 AB-kontor, n=57 Cellkontor, n=58 Delat rum 2-3 pers, n=10 Litet kontorslandskap, n=19 Mellanstort kontorslandskap, n=4 Stort kontorslandskap, n=1 0 20 40 60 80 100 Cellkontor 0 10 20 30 40 AB-kontor

Vilka på AB-kontoret vill fortsätta att arbeta aktivitetsbaserat? Preferens AB-kontor i olika yrkesgrupper, % Avdelningschef, enhetschef, förvaltningschef, n=25 92 Handläggare stab, =22 59,1 Handläggare personal och ekonomi, n=20 55 Övriga, n=18 38,9 Assistent, n=12 8,3 Handläggare myndighet, n=16 0 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Vilka faktorer har betydelse för preferens av kontorstyp på AB-kontoret 18 månader efter flytt? AB-kontor (n=57) Chefer Behöver vara idérik Behöver diskutera frågor med kollegor Mer arbete i grupp Spontana möten upplevs vara viktiga Fler möten utanför kontoret Arbetar oftare hemma Upplevd oförändrad produktivitet jämfört med före flytt Cellkontor (n=58) Mer datorarbete Behöver vara fullt koncentrerad Mer koncentrationskrävande enskilt arbete Mer arbete i telefon Besvär av långvarig stress Psykiska besvär Sjukskrivning mer än 7 dagar senaste året Upplevd försämrad produktivitet jämfört med före flytt

Hälsa och besvär Inga skillnader i upplevelse av allmän hälsa och olika typer av besvär mellan grupperna. Olika typer av besvär, förändring vid 18 mån jämfört med före flytt Känt dig spänd i musklerna Besvär från nacke, axlar Besvär från ryggen Besvär från höft, knä eller fot Allmän hälsa Huvudvärk 5 4 3 2 Cellkontor AB-kontor Trött Känslomässigt utmattad Stressad Lättretlig AB-kontor Cellkontor 1 6 mån före flytt 6 mån efter flytt 18 mån efter flytt Mentalt anspänd Koncentrationssvårigheter -0,3-0,1 0,1 0,3 0,5

OBJEKTIVA MÄTNINGAR FYSISK AKTIVITET OCH KROPPSMÅTT Deltagare n = 84 Inklusionskriterier: 18-63 år Arbeta minst 75% Minst 60% av tiden på kontoret AB-kontor (n=42) Cellkontor (n=42) Kontorsflytt Baslinje 1 Baslinje 2 6 mån 13 mån 18 mån

Fysisk aktivitet och stillasittande activpal 7 dagar per mättillfälle Actigraph 7 dagar per mättillfälle

Tid i gående 100 90 80 70 60 50 40 Före flytt Efter flytt 30 20 10 0 Cellkontor AB-kontor Tid i gående, i minuter, under arbetstid för respektive grupp, före och efter flytt (medelvärden). Skillnad mellan grupperna, p<0,001.

Ökning av antalet steg totalt 11000 10000 9000 +725 +1348 8000 7000 Efter flytt Före flytt 6000 5000 Cellkontor AB-kontor Antal steg totalt per dag, all tid inräknad

Gåband 14 % använder gåbanden vid 18 mån Ljud, arbetsuppgifter, tidskrävande och yrsel nämns som hinder För de låter ju också lite grann. Kanske kan man ställa dem på samma våning, ungefär bredvid varandra, så fick de låta tillsammans Skönt att kunna promenera när man gör arbetsuppgifter som inte kräver hög koncentration

Samhörighet Förändring av upplevelse av sammanhållning och samarbete före och 18 månader efter flytt, originalskala 1-4. ***p<0,001

Relationer & kultur Upplevd risk att arbetsgruppen splittras Fikat viktigt! Anpassa miljöerna Organisatorisk anpassning för samspel inom gruppen Olika kulturer på olika hemvisten Regler efterfrågas

Processutvärdering Möjliggörande Riskanalys Samverkan Personligt engagemang Uthållighet Psykosocial arbetsmiljö Försvårande Oklart mandat Kompetensbrist Tid Flyktingvåg Psykosocial arbetsmiljö

Sammanfattning AB-kontor fungerade bra för chefer och för handläggare i stab och för personal och ekonomi. De upplevde ett förenklat samarbete mellan enheter vilket ansågs bidra till högre produktivitet. Assistenter och handläggare vid myndighet var däremot missnöjda med ABkontoret. De vanligaste problemen var bristande avskildhet och störning av ljud. Arbetsuppgifterna hade stor betydelse för nöjdhet, upplevd arbetsmiljö och preferens. De som hade mycket enskilt koncentrationskrävande arbete ville helst arbeta i cellkontor. De arbetsmiljöproblem som framkom var framför allt av kognitiv typ, d.v.s. svårigheter att vara koncentrerad och blockera störande intryck. Personer med psykisk ohälsa och stressrelaterad utmattning föredrog arbete i cellkontor.

Sammanfattning Viktigt planera så att rätt typ av verksamhet arbetar i AB-kontor. Viktigt planera AB-kontoret så man kan tillgodose de anställdas behov utifrån arbetsuppgifter och individuella behov. Ta fram rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet i det nya gemensamma kontoret. Det behövs strukturer och resurser för att förvalta och utveckla det nya aktivitetsbaserade kontoret och skapa en gemensam kultur.

checkflex Checklistan för flexkontoret

Checkflex 1 Planera Implementera Underhålla

Checkflex 2 Planera Organisation Arbetssätt Fysisk miljö

Checkflex 3 Organisation i planeringsfas Styrgrupp Dokumentation Resurser

Checkflex 4 Styrgrupp i planeringsfas Inrätta en styrgrupp på rätt nivå i hierarkin som har det formella mandatet att genomföra projektet och att fatta relevanta beslut. Om styrgruppen befinner sig på samma hierarkiska nivå som enheter/avdelningar som den ska leda in i flexkontoret kan det finnas en risk med sämre efterlevnad av fattade beslut.

Checkflex 4 Dokumentation i planeringsfas Se till att noggrant dokumentera underlag och beslut samt information till medarbetare under förändringsprocessen. Dokumenten får gärna ligga samlade t.ex. på en webbsida. Dokumentera gärna mer än mindre, speciell om man tänker sig att utvärdera hur implementeringsprocessen gåt till.

Checkflex 4 Resurser i planeringsfas Att övergå till att arbeta i flexkontor är komplicerat. Det är viktig att se till att man har de resurser som krävs vad gäller kompetens, bemanning, ekonomi och tid. Man bör också hushålla med resurserna så det är en god idé att inte starta andra resurskrävande projekt samtidigt som man övergår till flexkontor.

Checkflex 1 Planera Implementera Underhålla

Checkflex 2 Underhålla Organisation Arbetssätt Fysisk miljö

Checkflex 3 Arbetssätt i underhållsfas Följ upp mål Följ upp regler Håll ihop den egna arbetsgruppen

Checkflex 4 Följ upp mål Följ upp målen med verksamheten och stäm av så att det inte uppstår målkonflikt. Det finns en risk att man sätter in så pass olika verksamheter i samma lokal att deras mål går stick i stäv med varandra. T.ex. om man har en verksamhet som karaktäriseras av hög sekretess i samma miljö som verksamhet som kräver samordning och många externa kontakter uppstår målkonflikt.

Checkflex 4 Följ upp regler Systematisera uppföljning av beteenderegler och korrigera dem om nödvändigt. Se till att beteenderegler är anpassade efter olika verksamheters behov. Analysera även hur den funktion som följer upp hur regler efterlevs/delar ut feedback på beteenden upplever sin roll. Här kan det behövas stöd så att det står klart för alla att funktionen har både mandat och resurser att följa och korrigera betenden som stör.

Checkflex 4 Håll ihop den egna arbetsgruppen I flexkontoret sitter många arbetsgrupper tillsammans. Här kan det finnas en risk för att man tappar bort sina närmsta kollegor. Ett sätt att komma runt det är att organisera fram sätt att träffas så som regelbundna veckomöten eller att man tar förmiddagsfikat vid samma tid.

Konferens i Örnsköldsvik 28-29 november för praktiker och forskare om arbete i kontorsmiljö