ARRANGÖRSHANDBOKEN AH 01 Värt att veta för funktinen tävlingsledning VERSION 2013-11-23 Syfte ch målgrupp Denna publikatin syftar till att säkerställa tävlingar med hög kvalité. Den ska ckså vara en inspiratin åt dig sm arrangör så att vi tillsammans når svensk rienterings visin m världens bästa arrangemang. Den riktar sig främst till tävlingsledare, eknmiansvarig, tävlingssekreterare, lärgruppsansvarig samt persnal- ch funktinsansvarig. Den kan ckså vara bra att ta del av för tävlingskntrllant ch arrangörscach. Innehåll 1. Vad säger regelverket? 2 Lagar ch förrdningar 2 Tävlingsregler ch anvisningar 2 2. Mer infrmatin, stöddkument ch övrig litteratur 3 3. Tips ch erfarenheter 4 Här finns samlat bra tips ch erfarenheter tävlingsledningen. 4 4. Kvalitetssäkring 6 Allmänt 6 Kritiska ansvarsuppgifter inm tävlingsledningen 6 Kritiska ansvarsuppgifter mellan funktiner 6 5. Bilagr 8 A. Gda exempel 8 B. Tidplaner ch checklistr 8 C. Ansvarsfördelning 8 D. Materialbehv 8 Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se
1. Vad säger regelverket? Lagar ch förrdningar Tävlingsledningen infrmerar övriga funktinsansvariga vilka viktiga lagar ch förrdningar sm gäller för tävlingen. Det kan behövas en del tillstånd ch dispenser sm ckså rdnas av tävlingsledningen. Tävlingsregler ch anvisningar Följande tävlingsregler ch anvisningar berör funktinen: Tävlingsregler TR 2.1 TR 3 TR 4 TR 5 TR 6 TR 7 TR 8 TR 9 Regelverkets giltighet: Tävlings-PM Tävling, klasser ch deltagande Allmänna villkr för tävlingar Tekniska regler för tävling Regler för tävlande Regler för funktinärer ch ledare Åtgärder vid regelöverträdelser Definitiner ch förkrtningar Tävlingsanvisningar TA 301 TA 401 TA 402 TA 403 TA 501 TA 502 TA 503 TA 801 Tävling, klasser ch deltagande Allmänna villkr ch teknisk anvisning för tävling Samråd ch hänsyn Tävlingsadministratin Kvalitetskntrll Karta ch banläggning Teknisk anvisning för sprinttävling Handledning av prtest Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 2 av 8
2. Mer infrmatin, stöddkument ch övrig litteratur Under grenen Orienteringslöpning ch avdelningen Arrangera på www.rientering.se finns mer infrmatin m regelverket, diverse stöddkument ch övrig litteratur sm kan vara bra att ta del av. Tävlingsregler ch anvisningar Nyheter ch förändringar Vägledande beslut Aktuella anmälningsavgifter Av SOFT gdkänd Vad gäller för enskilda vägar? Gränsen för hemfridszn Krav på Stim- ch Sami-licens för musik Stöddkument ch övrig litteratur Stöddkument för rättvis rientering Avtalsmall för värdetävling (m sådan anrdnas) Stöddkument för GPS-hantering (m GPS-uppföljning anrdnas) Förutsättningar för arrangör av SM (m SM anrdnas) Förutsättningar för arrangör av Silva League (m Silva League anrdnas) Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 3 av 8
3. Tips ch erfarenheter Här finns samlat bra tips ch erfarenheter för tävlingsledningen. Kvalitetssäkring ch planering Rekgnsera på plats i terrängen samt detaljplanera. Gör gärna skisser samt märk ut var lika aktiviteter ska finnas. Samverka med markägare m röjning ch markarbeten behöver göras. Använd tävlings-, kart- ch bankntrllanter tidigt. De är mycket värda för kvalitetssäkringen. Följande är bra att tänka på när det gäller inbjudan: Påbörja arbetet med att ta fram inbjudan i gd tid innan den enligt tidplan ska publiceras. Säkerställ att alla berörda funktiner ch grupper tar del av utkast ch att de tillför samt kntrllerar infrmatinen. Vanligtvis har klubben gda exempel ch rutiner för hur tävlingens inbjudan ska se ut. Om inte, eller m man vill utveckla sin inbjudan, så finns hur många exempel sm helst i Eventr (http://eventr.rientering.se). Låt tävlingskntrllanten ch ev. arrangörscachen tidigt vara med ch titta på förslagen till inbjudan. De ska gdkänna inbjudan innan den ffentliggörs. Se upp för att ta med för mycket. Tillför punkten någt eller hör den bättre hemma i tävlings-pm? Följande är bra att tänka på när det gäller tävlings-pm: Påbörja arbetet med preliminära PM i gd tid genm ett utkast sm cirkuleras för uppdatering hs de sm har ansvar för de lika delarna. I enlighet med inbjudan så brukar arrangörer ha en traditin för utfrmning av tävlings-pm. Det finns många gda exempel i Eventr att studera för att få tips på utfrmning. Det är naturligt att tävlingsledaren tar ansvar för tävlings-pm då det är mycket sm samrdnas mellan funktiner ch grupper. Låt tävlingskntrllanten ch ev. arrangörscachen tidigt vara med ch titta på förslagen till tävlings-pm. De ska gdkänna tävlings-pm innan det ffentliggörs. För att alla verkligen ska nås av infrmatinen kan kmpletterande PM delas ut på väg från parkering till samlingsplats eller vid transprt till startplatsen. Ett sätt att samla in kmpletterande erfarenheter sm kmmande arrangör är att bjuda in någn eller några representanter från föregående års arrangemang till ett av styrgruppens sammanträden. Sena förändringar bör abslut undvikas ch m det ändå behöver göras så ska de alltid vara förankrade. Organisatin Vid varje sammankmst inm tävlingsledningen bör arbets- ch tidsplaner gås igenm. Det är ett effektivt sätt att kntrllera att ingen arbetsuppgift blir brtglömd eller släpar efter. Kmplettera gärna med telefnmöten! Med väl genmarbetade instruktiner samt arbets- ch tidsplaner kan sammanträdestid sparas in. Att upprätta en speciell ansvarsbeskrivning kan verka nödigt, men erfarenheterna visar att eventuella "övertramp" på varandras ansvarsmråden då undviks. Dessutm minskar risken för dubbelarbete. Vänta inte med att tillsätta er tävlingsrganisatin även m arrangemanget känns avlägset. Vissa förberedelser, bland annat kartframställning ch planering av eknmi samt PR-verksamhet, bör kmma igång så snart sm möjligt efter det att arrangemanget tilldelats. Hur rganisatinen ska se ut får avgöras från fall till fall. Handplcka de lika ansvariga! Se till att få en bra blandning ur ett så väl jämställt sm jämlikt perspektiv. En för hmgen grupp är aldrig att föredra. Tänk på att era funktinärer behöver vara lediga från jbbet/sklan m tävlingen infaller på en vardag. En del centrala funktinärer kanske ckså behöver ta ledigt från jbb vissa dagar veckan/veckrna före tävling. Avlösningar bör alltid finnas tillgängliga så att gruppens persnal mår bra. En plicy att föredra hs funktinärerna m någn deltagare, ledare eller mediepersn ställer en fråga är att inte skicka vidare persnen utan att alltid hjälpa till själv. Risken finns annars att den sm frågar blir vidareskickad flera gånger, vilket inte är någn särskilt bra service. När antalet deltagare ch klasser är mindre än nrmalt är det lätt att funktinärstaben minskas. Det är naturligt men riskabelt. Väl insatta resurspersner sm kan gå in ch backa upp m någt händer bör utses. Värna/måna m era pensinärer i klubben! Glatt humör ch ett leende inm gruppen ch mt deltagare, ledare, media ch publik förstärker ett bra arrangemang ytterligare. Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 4 av 8
Meddela funktinsansvarig/tävlingsledaren när allt är klart. De övriga fem Värt att veta innehåller viktig infrmatin sm tävlingsledningen ska känna till. Studera därför även: AH 02 Värt att veta för funktinen tävlingsadministratin AH 03 Värt att veta för funktinen karta ch banläggning AH 04 Värt att veta för startfunktinen AH 05 Värt att veta för arenafunktinen AH 06 Värt att veta för funktinen kmmunikatin, media ch marknadsföring Eknmi Det eknmiska utbytet vid en tävling berr mycket på hur väl kstnaderna har hållits nere ch/eller hur väl spnsrer ch reklamköpare har knutits. Hör med tidigare arrangörer hur de har lyckats! Låt tävlingskassören upprätta en eknmisk kalkyl för tävlingen. Kalkylen bör gdkännas av styrgruppen/tävlingsledningen. Samtidigt fastställs attesträtten. Revidera gärna kalkylen vid behv. Styrgruppen/tävlingsledningen får då ett fastare grepp m arrangemangets eknmi under hela förberedelsearbetet. Följande tips finns för bidrag: Ansök m kmmunalt bidrag för kartframställningen ch tävlingens genmförande. Dessutm kan ansökan mfatta bidrag till representatin, priser, minnessak, eventuella transprter ch material. Sök kmmunbidrag för stämplingsenheterna, det har flera tidigare arrangörer fått. Undersök gärna andra möjligheter till bidrag. Det finns exempel på landsting sm lämnat bidrag till exempelvis SM. Med tanke på kmmunens långa eknmiska planeringstid bör ansökan lämnas in snarast efter det att uppdraget att arrangera tävlingen erhållits. Följande tips för att knyta upp spnsrer ch reklamköpare: Även företag på rten kan fta intresseras att gå in sm hel- eller delspnsr för arrangemanget. Undersök möjligheterna att sälja reklamplatser/reklampaket. Förutm annnser i en eventuell prgrambk kan reklamplatser säljas på nummerlappar, målskynke, målfållr, resultattavlr, kartan sv. Det kan vara lönande att anlita expertis (annnsknsult eller liknande) eftersm en sådan med sina kntakter fta kan kmma fram till fördelaktiga paketlösningar. Se alltid till att teckna skriftliga avtal med alla reklamköpare! Reklam regleras i anvisning TA 401 Allmänna villkr ch teknisk anvisning för tävling. Efter tävling Påbörja avveckling/nedmntering av verksamheten först efter klartecken från funktinsansvarig/tävlingsledare. Avtacka markägare, deltagare ch alla funktinärer ch medhjälpare. Har du andra tips ch erfarenheter sm kan vara till nytta för andra arrangörer, skicka dem till tävlingsansvarig på. Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 5 av 8
4. Kvalitetssäkring Allmänt En mycket viktig del av arrangemanget är kvalitetssäkringen. Ett bra samarbete med SOFTs arrangörscacher, OF:s tävlingskntrllant, bankntrllant ch kartkntrllant behövs. Vilka sm finns berr på arrangemangets nivå. Var alltid förutseende i planeringen ch ta reda på vilka risker sm finns. Räkna till exempel alltid med dåligt väder på tävlingsdagen. Det är viktigt att förstå riskerna ch gardera mt eventuella fel. Var speciellt uppmärksam på funktiner ch delar sm är nya för er sm arrangörer, till exempel särskilda förutsättningar för att anrdna elitklasser, förstart vid SM-tävling, liverapprtering vid tävling inm nivå 1 ch 2 sv. Gör en riskanalys. I gd tid inför tävlingen, testa ch simulera. Vad händer m en två huvudfunktinärer blir sjuka på tävlingsdagen? Kritiska ansvarsuppgifter inm funktinen Inm funktinen tävlingsledning, beakta särskilt följande: Vem skriver inbjudan ch tävlings-pm? Vem ansvarar för att rätt persn får rätt uppdrag för att genmföra tävlingen? Undvik huggsexa bland funktinscheferna för att hitta funktinärer. Vem ansvarar för kntakter med SOFT ch OF? Vem ansvarar för att samråd sker med Länsstyrelsen? Vem rdnar plistillstånd? Vem gör upp avtal med extern speaker ch övriga icke klubbanslutna aktörer sm arbetar/hjälper till med tävlingen? Vem beställer material från t ex IP Skgen? Vem sköter kntakten med Miljö & Hälsa? Vem utser tävlingsjury? Vem tar hand m studiebesök ch VIP-persner? Vem ansvarar för att tävlingsrapprt fylls i på Eventr? Kritiska ansvarsuppgifter mellan funktiner Samverka ch samrdna med funktiner ch arbetsgrupper så att ingenting hamnar mellan stlarna. För funktinen tävlingsledning bör följande uppgifter särskilt beaktas: Vem ansvarar för kntakt med markägare ch jaktlag? Vilka arbetsuppgifter sköter tävlingssekreteraren ch vilka arbetsuppgifter sköter funktinen tävlingsadministratin? Vem ansvarar för att en arenaskiss tas fram? Vem ansvarar för att bidrag söks från kmmun ch ev. landsting? Vem ansvarar för att tävlingsinfrmatin läggs ut på Eventr? Vem ansvarar för att riskanalys genmförs? Vem beställer "rätt" antal kartr? Vem upphandlar ritning av karta ch tryckning av banr? Vem bestämmer arenans placering ch utseende? Vem ansvarar för att det finns en tidsplan ch att den följs upp? Vem ansvarar för att det säljs rätt antal kartr för öppna mtinsklasser? Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 6 av 8
Vem upphandlar ritning av karta ch tryckning av banr? Vem upphandlar lagad mat på arenan? Vem ansvarar för prisutdelning ch att priser införskaffas? Vem ansvarar för infrmatin till, layut av ch tryck av, ett eventuellt prgramblad? Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 7 av 8
5. Bilagr Här är samlat gda exempel, tidsplaner, checklistr, ansvarsfördelning ch materialbehv. Har du material för andra arrangörer, skicka dem till tävlingsansvarig på. A. Gda exempel Bilaga AH 01-A1: Scenariövning inför strtävling Bilaga AH 01-A2: Samråd ch hänsyn Bilaga AH 01-A3: Blanketter för anmälan ch prtester Bilaga AH 01-A4: Anmälan Samråd Övrigt Länsstyrelsen Bilaga AH 01-A5: Budget USM Bilaga AH 01-A6: Förinbjudan USM Bilaga AH 01-A7: Inbjudan USM Långdistans Bilaga AH 01-A8: Förhandsinfrmatin USM Bilaga AH 01-A10: PM USM Sprint Bilaga AH 01-A11: Exempel Presentatin Länsstyrelsen Bilaga AH 01-A12: Om tävlingsregler ch anvisningar Bilaga AH 01-A13: Samråd Bilaga AH 01-A14: Krav på utbildning Bilaga AH 01-A15: Tävlingsledare ch juryn Bilaga AH 01-A16: Juryutbildning Bilaga AH 01-A17: Lärgrupper för att planera ch genmföra en tävling B. Tidplaner ch checklistr Bilaga AH 01-B1: Tidplaner Bilaga AH 01-B2: Tidsplan 2013 för SM Stafett C. Ansvarsfördelning Bilaga AH 01-C1: Organisatinsexempel tävlingsledning Bilaga AH 01-C2: Ansvarsmråden tävlingar nivå 1-2 Bilaga AH 01-C3: Ansvarsmråden tävlingar nivå 3-5 Bilaga AH 01-C4: Organisatin ch uppgifter vid en mindre tävling Bilaga AH 01-C5: Arbetsfördelning USM D. Materialbehv Bilaga AH 01-E1: Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 8 av 8
ARRANGÖRSHANDBOKEN AH 02 Värt att veta för funktinen tävlingsadministratin VERSION 2013-11-23 Syfte ch målgrupp Denna publikatin syftar till att säkerställa hög kvalité i tävlingsadministratinen på en tävling. Den ska ckså vara en inspiratin åt dig sm arrangör så att vi tillsammans når svensk rienterings visin m världens bästa arrangemang. Den riktar sig främst till ansvarig för sekretariatet, men ckså till speakeransvarig, tävlingsexpeditin, samt ansvarig för försäljning av öppna mtinsbanr. I sekretariatet ingår ansvaret för prgrammering av enheter, samt det tekniska ansvaret för mål, utläsning ch röd utgång. Den är ckså avsedd för ansvarig för livebevakning på Internet ch ansvarig för en eventuell bildprduktin. Innehåll 1. Vad säger regelverket? 2 Lagar ch förrdningar 2 Tävlingsregler ch anvisningar 2 2. Övrig litteratur ch stöddkument 3 3. Tips ch erfarenheter 4 4. Kvalitetssäkring 6 Allmänt 6 Kritiska ansvarsuppgifter inm tävlingsadministratinen 6 Kritiska ansvarsuppgifter mellan funktiner 6 5. Bilagr 7 A. Gda exempel 7 B. Tidplaner ch checklistr 7 C. Ansvarsfördelning 7 D. Materialbehv 7 Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se
1. Vad säger regelverket? Lagar ch förrdningar Nrmalt meddelar tävlingsledningen/funktinsansvarig vilka viktiga lagar ch förrdningar sm gäller för funktinen. Det kan behövas en del tillstånd ch dispenser sm ckså rdnas av tävlingsledningen. Kntrllera med tävlingsledningen/funktinsansvarig vad sm gäller. Tävlingsregler ch anvisningar Följande tävlingsregler ch anvisningar berör tävlingsadministratinen: Tävlingsregler TR 3.3 TR 4.7 TR 5.5 TR 5.7 TR 5.8 TR.5.9 TR 5.10 TR 5.11 TR 5.17 Tävlingsklasser ch åldersindelning Avgifter Elektrnisk stämpling ch tidtagning Upprättande av klasser Startrdning Lttning ch startlista Mål ch tidtagning Placering ch tid Tävlingsdkumentatin Tävlingsanvisningar TA 301 Tävling, klasser ch deltagande TA 401 Allmänna villkr ch teknisk anvisning för tävling, avsnitt 1, Kvalitetssäkring TA 403 Tävlingsadministratin TA 502 Teknisk anvisning för sprinttävling (m sådan anrdnas) Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 2 av 7
2. Övrig litteratur ch stöddkument Under grenen Orienteringslöpning ch avdelningen Arrangera på www.rientering.se finns mer infrmatin m regelverket, diverse stöddkument ch övrig litteratur sm kan vara bra att ta del av. Tävlingsregler ch anvisningar Nyheter ch förändringar Vägledande beslut Aktuella anmälningsavgifter Av SOFT gdkänd Stöddkument ch övrig litteratur Stöddkument för att planera tekniken Stöddkument för GPS-hantering (kmmer!) Förutsättningar för arrangör av SM Förutsättningar för arrangör av Silva League Data ch administratin OLA tävlingsadministratin (samt tillhörande guider) Stämplingssystem GPS-utrustning att hyra I tillägg rekmmenderas Eventr-guiderna. Dessa hittas under Hjälp ch supprt i Eventr sm nås på http://eventr.rientering.se Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 3 av 7
3. Tips ch erfarenheter Här finns samlat bra tips ch erfarenheter för tävlingsadministratinen. IT-säkerhet Håll det enkelt! Det är inte i sekretariatet nya hjul ska uppfinnas. Risken är fta större att någt fallerar än att ni faktiskt tjänar på förändringen. Obeprövade metder är svåra att simulera eftersm förhållandena på tävlingsdagen nästan alltid skiljer. Det är fler med på tävlingen, det är högre belastning på mbilnätverk, situatiner kmmer att uppstå sm inte var med i simuleringen sv. Testa materiel ch föröva persnalen. Hur ser det ut med reservmateriel? Bygg, skylta ch duka upp vid behv i gd tid innan tävlingsdeltagarna är på plats. Städa av ch snygga till arbetsplatsen innan de tävlande anländer. Följande gäller för speaker: Samrdna antalet ch placeringar av mellantidskntrller med speakerteamet. Testa speakerstödsprgrammet med tillhörande hårdvara/utrustning väldigt nga. Bästa sättet är att simulera hela tävlingen med startenheter, kntrller, nlinekntrller, målenheter sv veckrna före tävling. Se till att ha i rdning all utrustning ch prgramvara, testad ch red, tre timmar före första start. Var uppmärksam att datrutrustning i speakertrnet kan slå ut radiförbindelserna. Följande gäller för mellantidskntrller: Vid användning av mellantidskntrller är trådförbindelse bäst på krta avstånd (ex förvarning) ch radieller telefnförbindelse bäst på längre avstånd. Testa utrustningen i gd tid före tävlingen ch under realistiska förhållanden. Tänk på att mbiltäckningen på arenan inte är den samma vid test sm på tävlingsdagen då många använder nätet. Om tävlingen har många deltagare ch/eller ligger långt från närmsta mbilmast, använd fast telefnlina istället! Vid dålig täckning på arenan, hör m teleperatör kan rikta m närmsta mast temprärt under tävlingen. Vid stafett, ha en videkamera vid målgång. Det är inte bara bra vid spurtdueller, det är ckså bra sm backup m tekniken fallerar. Sena förändringar bör undvikas ch m det händer ska de alltid vara förankrade. Organisatin Dela gärna upp ansvaret av persn/er sm sköter hemsidan respektive det administrativa med anmälan, lttning sv. Framförallt vid tävlingar inm nivå 1 ch 2 har det visat sig vara mer arbete än planerat. Avlösningar bör alltid finnas tillgängliga så att gruppens persnal mår bra. Glatt humör ch ett leende inm gruppen ch mt deltagare, ledare, media ch publik förstärker ett bra arrangemang ytterligare. Meddela funktinsansvarig/tävlingsledaren när allt är klart. Administratin Det är deltagarens ansvar att se till så att denne är rätt anmäld. Publicera dck gärna anmälda deltagare på Internet så snart anmälan öppnats. Undvik dubbellagrad infrmatin. Hänvisa till anmälningssystemets anmälningslista istället. Efter att lttning utförts ch startlista publicerats bör ingen reservtillsättning ske (gäller ej serie arrangerad på uppdrag av SOFT). Det finns flera anledningar: Reserverna har lika förutsättningar att på krt varsel ta sig till tävlingen samt bka ev. bende. För att så sen reservtillsättning ska vara mtiverad behöver dessutm arrangören kntakta aktuell reserv ch erinra sig m att denne verkligen avser starta innan nästa reserv på reservlistan kan kntaktas. Att lasta arrangören med denna relativt tunga administrativa uppgift så sent inpå arrangemanget anser SOFT ej är mtiverat. Reservtillsättning rekmmenderas till ca 3 dagar före tävling. OBS! Återbud ska dck frtfarande lämnas fram till en timma före första start för att speaker, media, ledare ch publik ska få så krrekt startlista sm möjligt! Följande är bra att tänka på för speakerfunktinen: Se gärna till att ha två eller flera speakers sm samverkar ch kmmunicerar. Det är behagligt att lyssna till ch ökar chansen för humrinslag. Olika röster, gärna en kvinna ch en man, är att föredra! Överdriv inte antalet mellantidskntrller. En eller två räcker i allmänhet. Publicera gärna eventuella mellantider på arenan! Det är en snygg service till media, deltagare ch publik. Direktreferat från skgen till publiken på arenan bör eftersträvas, men tänk på att inte göra arrangemanget för kmplicerat. Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 4 av 7
Det är viktigt att persner sm ska rapprtera från skgen har gd kännedm m tävlande, klubbar ch klubbdräkter samt att de förberett sig så väl att de vet vilka tävlande sm bör vara på gång. Vid kval ch final, tänk på följande: Vid många heat, starta heaten gruppvis (ex. tre ch tre vid sex heat) ch i varandra (start varje minut m startmellanrummet i respektive heat är 2 min). Blanda åldersvis (ex. D20 ch H21) m det ger färre heat ttalt per startmgång. Att få fram startlistr till final görs alltid under tidspress, speciellt m det är en sprintfinal sm ska avgöras senare samma dag. Se därför till att gå igenm förlppet nggrant med alla berörda i gd tid innan. Fundera gärna igenm vad sm kan gå fel ch hur ni i så fall åtgärdar detta. Efter tävling Påbörja avveckling/nedmntering av verksamheten först efter klartecken från funktinsansvarig/tävlingsledare. Har du andra tips ch erfarenheter sm kan vara till nytta för andra arrangörer, skicka dem till tävlingsansvarig på. Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 5 av 7
4. Kvalitetssäkring Allmänt En mycket viktig del av arrangemanget är kvalitetssäkringen. Ett bra samarbete med SOFTs arrangörscacher, OF:s tävlingskntrllant, bankntrllant ch kartkntrllant behövs. Vilka sm finns berr på arrangemangets nivå. Var alltid förutseende i planeringen ch ta reda på vilka risker sm finns. Räkna till exempel alltid med dåligt väder på tävlingsdagen. Det är viktigt att förstå riskerna ch gardera mt eventuella fel. Var speciellt uppmärksam på funktiner ch delar sm är nya för er sm arrangörer, t ex ny prgramvara etc. Gör en riskanalys. I gd tid inför tävlingen, testa ch simulera. Vad händer till exempel m två av dina funktinärer blir sjuka på tävlingsdagen? Kritiska ansvarsuppgifter inm funktinen Inm funktinen tävlingsadministratin, beakta särskilt följande: Vem ansvarar för att alla datrer ch övrig utrustning finns på tävlingsdagen? Vem beställer material från t ex IP Skgen? Vem gör upp avtal med speaker ch övriga icke klubbanslutna aktörer sm arbetar/hjälper till med tävlingen? Vem kpplar upp datrer med speakerstöd till speakern? Vem kpplar upp datrer för försäljning av öppna mtinsbanr? Vem ansvarar för lttning ch startlista? Vem ansvarar för startlista, resultatlista, sträcktidslista ch banr läggs ut på Internet? Vem ansvarar för att testköra tävlingen i gd tid före tävlingsdagen? Vem ansvarar för Internetuppkpplingen till ch från tävlingen? Kritiska ansvarsuppgifter mellan funktiner Samverka ch samrdna med funktiner ch arbetsgrupper så att ingenting hamnar mellan stlarna. För funktinen tävlingsadministratin bör följande uppgifter särskilt beaktas: Vem prgrammerar enheterna? Vem sätter ut ch tar in töm-, check- ch avläsningsenheter? Vem sätter ut, kpplar upp ch plckar in målenheter ch mellantidskntrller? Vem ansvarar för att det säljs rätt antal banr för de öppna mtinsklasserna? Vem beställer "rätt" antal kartr? Vilka arbetsuppgifter sköter tävlingssekreteraren ch vilka arbetsuppgifter sköter tävlingsadministratin? Vem ansvarar för att tävlingsinfrmatin läggs ut på Eventr? Vem ansvarar för att det finns en tidplan ch att den följs upp? Var går gränsen mellan elansvarig ch datr-/nätverksansvarigs ansvarsmråde? Vem ansvarar för att en riskanalys genmförs? Vem inreder alla tält, ex. sekretariat? Vem skriver inbjudan ch tävlings-pm? Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 6 av 7
5. Bilagr Här är samlat gda exempel, tidsplaner, checklistr, ansvarsfördelning ch materialbehv. Har du material för andra arrangörer, skicka dem till tävlingsansvarig på. A. Gda exempel Bilaga AH 02-A1: IT på SM Bilaga AH 02-A2: Inf m sekretariatet B. Tidplaner ch checklistr Bilaga AH 02-B1: C. Ansvarsfördelning Bilaga AH 02-C1: D. Materialbehv Bilaga AH 02-D1: Almby OL-Datanätverk Bilaga AH 02-D2: OL-Data nätverksdesign (elförsörjning) Bilaga AH 02-D3: OL-Data nätverksdesign (fysisk design) Bilaga AH 02-D4: OL-Data nätverksdesign (lgisk) Bilaga AH 02-D5: Tävlingskansli ch speaker planritning Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 7 av 7
ARRANGÖRSHANDBOKEN AH 03 Värt att veta för funktinen karta ch banläggning VERSION 2013-11-23 Syfte ch målgrupp Denna publikatin syftar till att stödja arrangörer att säkerställa banr med hög kvalité ch att kntrllutsättning, förbjudna mråden, vätska, snitsel i skgen mm är under kntrll. Publikatinen ska ckså vara en inspiratin åt dig sm arrangör så att vi tillsammans når svensk rienterings visin m världens bästa arrangemang. Den riktar sig främst till ansvarig eller ansvariga för banläggning samt bankntrllant (kvalitetssäkrare banr), men bör ckså läsas av ansvarig kntrllutsättning, ansvarig viltrapprtering, ansvarig jakt- & markägarkntakter, ansvarig träningspaket, ansvarig för samråd/tillstånd Länsstyrelsen samt ansvarig för miniknatet. Den kan även vara bra att ta del av för kartansvarig ch kartkntrllant. Innehåll 1. Vad säger regelverket? 2 Lagar ch förrdningar 2 Tävlingsregler ch anvisningar 2 2. Övrig litteratur ch stöddkument 3 3. Tips ch erfarenheter 4 4. Kvalitetssäkring 6 Allmänt 6 Kritiska ansvarsuppgifter inm banläggningen 6 Kritiska ansvarsuppgifter mellan funktiner 6 5. Bilagr 8 A. Gda exempel 8 B. Tidplaner ch checklistr 8 C. Ansvarsfördelning 8 D. Materialbehv 8 Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se
1. Vad säger regelverket? Lagar ch förrdningar Nrmalt meddelar tävlingsledningen/funktinsansvarig vilka viktiga lagar ch förrdningar sm gäller för funktinen. Det kan behövas en del tillstånd ch dispenser sm ckså rdnas av tävlingsledningen. Kntrllera med tävlingsledningen/funktinsansvarig vad sm gäller. Tävlingsregler ch anvisningar Följande tävlingsregler ch anvisningar berör banläggningen: Tävlingsregler TR 3.3 TR 4.2 TR 5.3 TR 5.4 TR 5.13 TR 6.3 Tävlingsklasser ch åldersindelning Samråd ch hänsyn Karta Banläggning Orienteringsbanan Begränsningar i vägvalet Tävlingsanvisningar TA 301 TA 401 TA 402 TA 502 TA 503 Tävling, klasser ch deltagande Allmänna villkr ch teknisk anvisning för tävling, avsnitt 1, Kvalitetssäkring Samråd ch hänsyn Karta ch banläggning Teknisk anvisning för sprinttävling (m sådan anrdnas) Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 2 av 8
2. Övrig litteratur ch stöddkument Under grenen Orienteringslöpning ch avdelningen Arrangera på www.rientering.se finns mer infrmatin m regelverket, diverse stöddkument ch övrig litteratur sm kan vara bra att ta del av. Tävlingsregler ch anvisningar Nyheter ch förändringar Vägledande beslut Vad gäller för enskilda vägar? Att klättra på stängsel Gränsen för hemfridzn Löpning i kantzn Stöddkument ch övrig litteratur Kartnrmen (tidigare TA 505) Sprintnrmen Kartplicy Markplicy PDF-dkument m kntrllbeskrivningar Banläggarbken (beställs i Butiken) Kartfrågr Kartan, karttecken, plicy ch nrmer Att ta fram en karta Färgutskrifter Markfrågr Znindelning ch datumgränser Samråd Vilt ch jakt Vetenskapliga studier Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 3 av 8
3. Tips ch erfarenheter Här finns samlat bra tips ch erfarenheter för funktinen karta ch banläggning. Kvalitetssäkring Tidsplanen brukar vara svår att följa. Tävlingsdagen kan kännas avlägsen ch framställningen av kartan avvaktas med. Rådet är dck att kartprjektet startas så snart tävlingen tilldelats. Tänk på följande vid framställning av karta ch vid tryckning: Märk speciellt vikten av att få rätt generaliseringsnivå. En bra karta är inte detsamma sm en detaljrik karta! Använd kmmunens primärkarta sm underlag vid sprint i stadsmiljö. Anlita etablerade tryckerier, kända för gd kvalitet, i första hand. Rekgnsera på plats i terrängen samt detaljplanera. Gör gärna skisser samt märk ut var lika aktiviteter ska finnas. Samverka med markägare m röjning ch markarbeten behöver göras. Var speciellt nggrann vid kvalbanr, nattbanr med parstart, stafettbanr samt banr med varvning (t ex finalbanr). Här skiljer det sig mest jämfört med vid en vanlig natinell tävling. Hör med bankntrllant eller SOFT m råd! Var ckså nggrann med startpunkten, särskilt för ungdmarna. Se i anvisningarna vad sm gäller. Att lägga stafettbanr är ingen lätt uppgift. Tänk på följande: Ta gd hjälp av kntrllanter ch SOFT! Kritiska mråden är gafflingar, kartplck, kartuppsättning ch arenadispsitin. Att få till lagm bra gaffling är alltid svårt. Det ska vara lagm mycket gafflat. Det gäller att få till en spännande ch mväxlande stafett, samtidigt sm det gäller att inte gaffla sönder tävlingen. Att gaffla sönder är dck inte samma sak sm att gaffla mycket ch smart. Bästa laget vinner alltid, men är det en tävling inm nivå 1 eller 2 är det viktigt att gafflingen är nga genmtänkt ch att den verkligen gynnar duktiga rienterare. Var nga med att ha rbusta kntrllställningar! Ha tillräckligt antal enheter vid kntrller tidigt på förstasträckan samt kntrller sm många passerar samtidigt. Placera enheterna med mellanrum för mindre trängsel! Planera tidigt för mellantidskntrller. Samråd gärna med speakerteamet m mellantidskntrllernas placering. För mellantidskntrller ute på banan testa tidigt att radi ch/eller telefnförbindelse fungerar. Placera förvarnings- ch varvningskntrller så att det är lätt att dra tråd dit. Organisatin Avlösningar bör alltid finnas tillgängliga så att gruppens persnal mår bra. Glatt humör ch ett leende inm gruppen ch mt deltagare, ledare, media ch publik förstärker ett bra arrangemang ytterligare. Meddela funktinsansvarig/tävlingsledaren när allt är klart. Banläggning Bjud in markägare (med respektive) till klubbstugan i gd tid före tävling. Det är ett trevligt sätt att infrmera m vad sm gäller ch förenklar förhppningsvis möjligheterna till ett tidigt underskrivet avtal. Tänk på följande när det gäller träningspaket: Det blir snabbt spår vid kntrllerna på träningspaketen. Ändra kntrllpunkter vid behv! Fundera igenm rganisatin ch ansvar kring träningspaketen så det inte blir för str administratin eller belastning för någn eller några i rganisatinen. Infrmatin m försäljning av gamla kartr kan med fördel ske redan i samband med att avlysning presenteras. Erbjud karta med samma kartritare sm för er tävling ch låt er banläggare även lägga banrna. Använd sedan detta i marknadsföringssyfte. När ändå träningspaket erbjuds är slutligen ett råd att återvinna kntrllpunkter från tävlingarna sm träningspaket efteråt. Erbjud till ch med möjligheten att springa samma banr ch jämföra sträcktider i efterhand! För detta kan elektrnisk stämpelutrustning hyras ut. Följande är bra att tänka på för SM-tävlingar: Utslagna tävlande i kvalet för SM i långdistans vill gärna nyttja träningspaketen för SM medeldistans under finaldagen för SM långdistans (förutsatt att SM medel ch lång går i samma distrikt ch helgerna efter varandra). Vid många heat på kvaltävling, se det sm en stafettsträcka ch gaffla kntrllerna! Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 4 av 8
Ultralång-SM ska givetvis vara tufft ch långt, men det innebär inte att det ska vara rimligt tufft ch långt. Ligg hellre under än över ungefärlig segrartid för att Ultralång-SM ska få bibehållet intresse från vår tppsåväl sm breddelit. Vid samarrangemang inm exempelvis distriktet, låt övriga arrangörer agera kntrllvakter. Ange beräknade segrartider i inbjudan ch i tävlings-pm, speciellt vid stafetter. Det är en snygg service! Tävlingsdagen Prvlöp banr under så tävlingslika förhållanden sm möjligt ch med så duktiga rienterare sm möjligt. Ofta skiljer ckså vägvalen i tid mellan dag ch natt. Titta på kilmeter från tidigare tävlingar i mrådet. Vid utsättning av kntrller till en finalsprint där det är tajt med tid låt inte varje gruppchef ha för många kntrller (ca 5 var är lagm). Följande är bra att tänka på avseende kntrllvakter: Kntrllvakten bör med hjälp av mbiltelefn eller liknande kunna kntakta målet. Detta kan vara aktuellt t ex vid en lycka eller liknande. Kntrllvakten bör ckså vara utrustad med första förband. Kntrllvakten bör vara utrustad ex med hammare, yxa ch stark tejp för att kunna reparera en trasig kntrllställning. Kntrllvakten ska ha kll på att tävlande inte bryter mt tävlingsreglerna ch vid regelbrtt rapprtera till tävlingsledningen. Speciellt viktigt vid sprinttävling. Ha trafikvakter med flagga ch väst vid sprinttävlingar i stadsmiljö på de ställen där banan passerar trafikerad väg/gata. Efter tävling Påbörja avveckling/nedmntering av verksamheten först efter klartecken från funktinsansvarig/tävlingsledare. Låt kntrllvakterna på nattävling åka hem efter avslutad tävling. Plcka in kntrllerna dagen efter. Har du andra tips ch erfarenheter sm kan vara till nytta för andra arrangörer, skicka dem till tävlingsansvarig på. Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 5 av 8
4. Kvalitetssäkring Allmänt En mycket viktig del av arrangemanget är kvalitetssäkringen. Ett bra samarbete med SOFT:s arrangörscacher, OF:s tävlingskntrllant, bankntrllant ch kartkntrllant behövs. Vilka sm finns berr på arrangemangets nivå. Var alltid förutseende i planeringen ch ta reda på vilka risker sm finns. Räkna till exempel alltid med dåligt väder på tävlingsdagen. Det är viktigt att förstå riskerna ch gardera mt eventuella fel. Var speciellt uppmärksam på funktiner ch delar sm är nya för er sm arrangörer, t ex ny kartnrm, gafflingsalternativ vid stafett, ny prgramvara för banläggning etc. Gör en riskanalys. I gd tid inför tävlingen, testa ch simulera. Vad händer till exempel m två av kntrllutsättarna blir sjuka på tävlingsdagen? Kritiska ansvarsuppgifter inm funktinen Inm funktinen karta ch banläggning, beakta särskilt följande: Vem ansvarar för kntakt med markägare ch jaktlag? Vem upphandlar ritning av karta ch tryckning av banr? Vem lägger banr för miniknat? Vem ger tävlingsledningen uppgifter till inbjudan ch tävlings-pm? Vem ger tävlingsadministratinen rätt banfiler? Vem tar fram träningsbanr ch träningspaket? Vem ansvarar för prvlöpning? Vem ansvarar föra att det finns rätt antal kntrllställningar, skärmar ch stämplingsenheter? Vem ansvarar för utsättning ch inplckning av "glada" ch "sura" gubbar längs insklningsbanan? Vem ansvarar för förbjudna mråden markeras i skgen med gulblå snitsel? Vem snitslar tydliga stigar vid behv? Vem ansvarar för utsättning ch inplckning av kntrller ch enheter? Vem infrmerar ch visar startpersnal ch vätskegrupper placering av start ch vätskestatiner? Vem ansvarar för vätska? Vem rdnar utskrivna banr till speakern på tävlingsdagen? Kritiska ansvarsuppgifter mellan funktiner Samverka ch samrdna med funktiner ch arbetsgrupper så att ingenting hamnar mellan stlarna. För funktinen karta ch banläggning bör följande uppgifter särskilt beaktas: Vem ansvarar för kntakt med markägare ch jaktlag? Vem upphandlar ritning av karta ch tryckning av banr? Vem bestämmer arenans placering ch utseende? Vem prgrammerar enheter? Vem ansvarar för kartkntrll ch kartpackning? Vem trycker upp lösa kntrlldefinitiner? Vem ansvarar för att det säljs rätt antal banr för öppna mtinsklasser? Vem beställer "rätt" antal kartr? Vem ansvarar för att riskanalys genmförs? Vem sätter ut töm-, check- ch avläsningsenheter? Vem sätter ut ch kpplar upp målenheter ch mellantidskntrller? Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 6 av 8
Vem sätter ut startpunkten? Vem snitslar från sistakntrllen? Vem ansvarar för uppbyggnaden av målfållan? Vem ansvarar för att det finns en tidsplan ch att den följs upp? Vem ansvarar för bemanning av miniknat? Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 7 av 8
5. Bilagr Här är samlat gda exempel, tidsplaner, checklistr, ansvarsfördelning ch materialbehv. Har du material för andra arrangörer, skicka dem till tävlingsansvarig på. A. Gda exempel Bilaga AH 03-A1: Kntrllmärkning Bilaga AH 03-A2: Särskild hänsyn vid kntrllval Bilaga AH 03-A3: Principlösning för spänger Bilaga AH 03-A4: Instruktin utsättare Bilaga AH 03-A5: Inf m banläggning Bilaga AH 03-A6: Kntrllernas utseende Bilaga AH 03-A7: Miniknat B. Tidplaner ch checklistr Bilaga AH 03-B1: Tidslinjal banläggning Bilaga AH 03-B2: Tidsplan USM-sprint Bilaga AH 03-B3: Checklista banläggning SM 2013 C. Ansvarsfördelning Bilaga AH 03-C1: D. Materialbehv Bilaga AH 03-D1: Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 8 av 8
ARRANGÖRSHANDBOKEN AH 04 Värt att veta för arenafunktinen VERSION 2013-11-23 Syfte ch målgrupp Denna publikatin syftar till att stödja arrangörer att säkerställa arenr med hög kvalité. Den ska ckså vara en inspiratin åt dig sm arrangör så att vi tillsammans når svensk rienterings visin m världens bästa arrangemang. Den riktar sig främst till arenaansvarig, men ckså till ansvariga funktinärer för mål, byggnatin, resultat, sjukvård, sanitet ch dusch, material ch skyltar, miljö ch säkerhet, samt ansvarig för trafik ch planering. Den kan även vara bra att ta del av för VIP-ansvarig, vätskeansvarig samt ansvarig för barnpassningen. Innehåll 1. Vad säger regelverket? 2 Lagar ch förrdningar 2 Tävlingsregler ch anvisningar 2 2. Övrig litteratur ch stöddkument 2 3. Tips ch erfarenheter 3 4. Kvalitetssäkring 4 Allmänt 4 Kritiska ansvarsuppgifter inm funktinen arena 4 Kritiska ansvarsuppgifter mellan funktiner 4 5. Bilagr 5 A. Gda exempel 5 B. Tidplaner ch checklistr 5 C. Ansvarsfördelning 5 D. Materialbehv 5 Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se
1. Vad säger regelverket? Lagar ch förrdningar Nrmalt meddelar tävlingsledningen/funktinsansvarig vilka viktiga lagar ch förrdningar sm gäller för funktinen. Det kan behövas en del tillstånd ch dispenser sm ckså rdnas av tävlingsledningen. Kntrllera med tävlingsledningen/funktinsansvarig vad sm gäller. Tävlingsregler ch anvisningar Följande tävlingsregler ch anvisningar berör arenan: Tävlingsregler TR 5.6 TR 5.14 TR 5.17 Arenan Mål ch tidtagning Tävlingsdkumentatin Tävlingsanvisningar TA 401 Allmänna villkr ch teknisk anvisning för tävling, avsnitt 14 TA 503 Teknisk anvisning för sprinttävling (m sådan anrdnas) 2. Övrig litteratur ch stöddkument Under grenen Orienteringslöpning ch avdelningen Arrangera på www.rientering.se finns mer infrmatin m regelverket, diverse stöddkument ch övrig litteratur sm kan vara bra att ta del av. Tips för elansvarig (tidigare AH 302) Tips för målansvarig (tidigare AH 303) Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 2 av 5
3. Tips ch erfarenheter Här finns samlat bra tips ch erfarenheter för funktinen arena. Kvalitetssäkring ch planering Rekgnsera på plats i terrängen samt detaljplanera. Gör gärna skisser samt märk ut var lika aktiviteter ska finnas. Samverka med markägare m röjning ch markarbeten behöver göras. För tävling inm nivå 1 ch 2 är det särskilt viktigt med kvalitén. Raka sträckta snitselband gäller! Resultattavlr med mera ska vara i gtt skick. Fundera gärna igenm hur ni kan prfilera er tävling så att den sticker ut jämfört med en vanlig natinell tävling. Det kan vara en prtal sm ingång till arenan, byggda trästaket (spnsrade?) längs målrakan, iögnfallande blmkrukr, genmgående fräsch ch prfessinell skyltning, öppna eldar i tunnr på nattävling mm. Testa materiel ch föröva persnalen. Hur ser det ut med reservmateriel? Försök att planera transprterna på arenan vettigt, så att den inte är sönderkörd innan tävlingen börjar. Använd med fördel traktrer ch 4-hjulingar sm dragfrdn. När du arrangerar en dubbeltävling med lika arenr kan det vara mycket sm ska flyttas från den ena arenan till den andra på krt tid. Planera nga! För t ex eftermiddagsarrangemang kan det snabbt bli mörkt på kvällen. Om ni erbjuder bagagehantering, tänk på följande: Erfarenheten är att den inte är så trivial sm den kan tyckas vara. Fundera därför igenm lgistiken nga. Försök lägg samlingsplatsen i närheten av arenan så att bagagehanteringen blir enkel. Spännband ch vattentålig lapp (eller mtsv.) med startnummer är att föredra till bagaget istället för plastpåse. Ha gärna lika färg på lapparna för lika klasser så blir bagaget mera lätthanterligt. Organisatin Avlösningar bör alltid finnas tillgängliga så att gruppens persnal mår bra. Glatt humör ch ett leende inm gruppen ch mt deltagare, ledare, media ch publik förstärker ett bra arrangemang ytterligare. Tävlingsdagen Sätt alla skyltar högt, när väl deltagare ch publik skyms skyltarna m de sitter för lågt. Glöm inte att expnera spnsrer ch samarbetspartners tydligt. Placering av vindskydd kan förstöra arenan. Speaker ch övrig publik kan skymmas av klubbtält på fel plats. Markera tydligt var klubbtält får sättas upp. Ha en främre ch en bakre linje för klubbtälten. Använd den bakre linjen vid fint väder ch den främre vid regn. Gräv ner eller häng upp elkablar ch datakablage, så slipper ni att åskådare trampar av kablar. Planera in ett strt utrymme efter mållinjen så att det finns utrymme att stå i kö m utläsningen av "SprtIdent" - pinnen strular. Att det finns många duschar är viktigt, så att det inte blir långa köer. Tillgången till varmvatten är ckså viktig, det är många arrangörer sm bara haft kallvatten till ett par hundra löpare Det behövs många taletter både vid start ch på arenan. Viktigt att ha service persnal hela tävlingsdagen sm städar, fyller på papper ch tömmer taletterna efter hand. Bygg, skylta ch duka upp vid behv i gd tid innan tävlingsdeltagarna är på plats. Städa av ch snygga till innan de tävlande anländer. Meddela funktinsansvarig/tävlingsledaren när allt är klart. Efter tävling Påbörja avveckling/nedmntering av verksamheten först efter klartecken från funktinsansvarig/tävlingsledare. Städa ch återställ allt så markägaren, tävlingsledaren ch gruppen blir nöjda. Alla i gruppen hjälper naturligtvis till! Har du andra tips ch erfarenheter sm kan vara till nytta för andra arrangörer, skicka dem till tävlingsansvarig på. Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 3 av 5
4. Kvalitetssäkring Allmänt En mycket viktig del av arrangemanget är kvalitetssäkringen. Ett bra samarbete med SOFT:s arrangörscacher, OF:s tävlingskntrllant, bankntrllant ch kartkntrllant behövs. Vilka sm finns berr på arrangemangets nivå. Var alltid förutseende i planeringen ch ta reda på vilka risker sm finns. Räkna till exempel alltid med dåligt väder på tävlingsdagen. Det är viktigt att förstå riskerna ch gardera sig mt eventuella fel. Var speciellt uppmärksam på funktiner ch delar sm är nya för er sm arrangörer, till exempel resultatlistr på TV-skärm. Gör en riskanalys. I gd tid inför tävlingen, testa ch simulera. Vad händer till exempel m två av dina funktinärer blir sjuka på tävlingsdagen eller m strömmen går mitt under tävlingen? Kritiska ansvarsuppgifter inm funktinen Inm funktinen arena, beakta följande: Vem ansvarar för dusch? Vem ansvarar för taletter? Vem rdnar drag- ch lastfrdn till arenan? Är flis ch/eller grus beställt i fall det blir mycket regn? Vem ansvarar för skyltning på arenan? Vem är materialansvarig? Vem är el-ansvarig? Vem ansvarar för snitsling mellan parkering ch arena? Kritiska ansvarsuppgifter mellan funktiner Samverka ch samrdna med funktiner ch arbetsgrupper så att ingenting hamnar mellan stlarna. För funktinen arena bör följande uppgifter särskilt beaktas: Vem sätter ut töm-, check-, mål- ch avläsningsenheter? Vem ansvarar för snitsling från arenan till de lika starterna? Vem transprterar de tävlandes bagage från karantän till arena? Vem bestämmer arenans placering ch utseende? Vem inreder alla tält (ex kisker ch sekretariat)? Vem ansvarar för bemanning av miniknat? Vem ansvarar för att en arenaskiss tas fram? Vem ansvarar för att en riskanalys genmförs? Vem sätter ut ch kpplar upp målenheter ch nlinekntrller? Vem ansvarar för att det finns en tidsplan ch att den följs upp? Var går gränsen mellan el- ansvarig ch data/nätverksansvarigs ansvarsmråde? Vem ansvarar för uppbyggnaden av målfållan? Vem ansvarar för talett ch vätska vid starterna? Vem ansvarar för skyltning av spnsrer på arenan? Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 4 av 5
5. Bilagr Här är samlat gda exempel, tidsplaner, checklistr, ansvarsfördelning ch materialbehv. Har du material för andra arrangörer, skicka dem till tävlingsansvarig på. A. Gda exempel Bilaga AH 05-A1: Utfrmning av arenan Bilaga AH 05-A2: Exempel på lika arenr Bilaga AH 05-A3: Nyckeltal för en arena Bilaga AH 05-A4: Arenakarta USM stafett Bilaga AH 05-A5: Karta över förstart Bilaga AH 05-A6: Inf m arenan Bilaga AH 06-A11: Inf m Media ch marknadsföring B. Tidplaner ch checklistr Bilaga AH 05-B1: Checklista vid val av arenamråde Bilaga AH 05-B2: Checklista ingående funktiner på arenamrådet Bilaga AH 05-B3: Bygg-PM C. Ansvarsfördelning Bilaga AH 05-C1: Organisatinsexempel arena D. Materialbehv Bilaga AH 05-D1: Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 5 av 5
ARRANGÖRSHANDBOKEN AH 05 Värt att veta för startfunktinen VERSION 2013-11-23 Syfte ch målgrupp Denna publikatin syftar till att säkerställa en startfunktin med hög kvalité. Den ska ckså vara en inspiratin åt dig sm arrangör så att vi tillsammans når svensk rienterings visin m världens bästa arrangemang. Den riktar sig främst till startchef ch förstartschef m sådan finns. Den kan även vara bra att ta del av för ansvariga för jaktstart, ansvariga för stafettstart ch ansvariga för stafettväxling. Innehåll 1. Vad säger regelverket? 2 Lagar ch förrdningar 2 Tävlingsregler ch anvisningar 2 2. Övrig litteratur ch stöddkument 2 3. Tips ch erfarenheter 3 4. Kvalitetssäkring 5 Allmänt 5 Kritiska ansvarsuppgifter inm starten 5 Kritiska ansvarsuppgifter mellan funktiner 5 5. Bilagr 6 A. Gda exempel 6 B. Tidplaner ch checklistr 6 C. Ansvarsfördelning 6 D. Materialbehv 6 Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se
1. Vad säger regelverket? Lagar ch förrdningar Nrmalt meddelar tävlingsledningen/funktinsansvarig vilka viktiga lagar ch förrdningar sm gäller för funktinen. Det kan behövas en del tillstånd ch dispenser sm ckså rdnas av tävlingsledningen. Kntrllera med tävlingsledningen/funktinsansvarig vad sm gäller. Tävlingsregler ch anvisningar Följande tävlingsregler ch anvisningar berör startfunktinen: Tävlingsregler TR 5.10 TR 5.11 Startplats Förstartschef Tävlingsanvisningar TA 401 Allmänna villkr ch teknisk anvisning för tävling, avsnitt 1 ch 15. 2. Övrig litteratur ch stöddkument Under grenen Orienteringslöpning ch avdelningen Arrangera på www.rientering.se finns mer infrmatin m regelverket, diverse stöddkument ch övrig litteratur sm kan vara bra att ta del av. Tävlingsregler ch anvisningar Vägledande beslut Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 2 av 6
3. Tips ch erfarenheter Här finns samlat bra tips ch erfarenheter för startfunktinen. Kvalitetssäkring ch planering Betna för banläggare hur str plats en väl fungerande start behöver. Sm starchef behöver man vara med i planeringen tidigt. Gör studiebesök på startplatsen tidigt, helst tillsammans med banläggare ch tävlingsledare. Rekgnsera på plats i terrängen samt detaljplanera. Gör gärna skisser samt märk ut var lika aktiviteter ska finnas. Samverka med markägare m röjning ch markarbeten behöver göras. Tänk på följande avseende vägen till start: Det är inte vanligt att gångvägen till start inte är så lämplig, utan att den behöver röjas ckså. Tänk på att deltagarna går/springer i lika temp på väg till start. Viktigt att det finns utrymme att passera varandra smidigt. Tänk på att avståndet till start inte får vara avståndet fågelvägen, utan att det mäts precis den väg sm deltagarna går/springer. Mät avståndet från mitten av arenan. Beskriv gärna i tävlings-pm hur vägen till start ser ut, ex kraftig stigning, bred stig, asfaltväg ch/eller över hygge. Ange gärna hur lång tid det tar vid snabb gång. Beställ startklcka ch klcka för gå fram-tid i gd tid före tävlingen. Se till att klckan hämtas ch levereras senast 1 vecka före tävlingen, så att du i lugn ch r kan gå testa hur ch att klckan fungerar rdentligt. Ladda batterierna rdentligt. Vid flerdagarstävlingar är det fta jaktstart för alla huvudklasser på sista etappen. En jaktstartsetapp måste planeras rdentligt då det ingår flera mment sm inte finns på en vanlig tävling. Kntrllera vad reglerna säger m jaktstart. Gör gärna en jaktstartsövning dagen innan etappen. Det behövs ftast fler funktinärer under en jaktstart. Se till att det är strt utrymme där klasser med fri starttid ska starta. Numera är det inte vanligt att det kan vara 25-40 % av deltagarna på en tävling sm har fri starttid. Se ckså till att det är gtt m plats för uppvärmning vid starten. Kntrllera att senast i samband med kartpackningen att kntrlldefinitinen på kartan är exakt lika med den lösa kntrlldefinitinen. Är alla kartr märkta rdentligt, så att ingen deltagare riskerar att ta fel karta? Testa materiel ch föröva persnalen. Hur ser det ut med reservmateriel? Se till att startchef ch banläggningschef får mandat att trycka "många" öppna mtinsbanr. Det är väldigt pinsamt att sm startchef försöka förklara att kartrna tagit slut. Kntrllera innan tävling att försäljning av direkt banr inte kan sälja för många banr. Följande är bra att tänka på vid stafettävling: Startchefen ansvarar lämpligen för både start ch växling. Planera med banläggningschef ch tävlingsledare tidigt för en stafettstart. det är viktigt att arenan är uppbyggd på ett funktinellt sätt så att start, växling, målgång ch ev. varning kan fungera bra. Startplatsen vid stafett behöver vara bred, så att många löpare kan stå i bredd samtidigt. Mellan startlinjen ch startpunkten bör inte löparnas väg vara för smal eller innehålla skarpa kurvr. Se till att alla löpare får springa lika långt i samband med "kartplank" ch växling. Att använda kartplank eller pinnar att sätta upp kartrna på spelar ingen större rll. Se bra till att det är tydligt skyltat så att löparna kan hitta sin karta lätt. Tävlingsdagen Följande är bra att tänka på vid uppbyggnad av starten: Bygg, skylta ch duka upp vid behv i gd tid innan tävlingsdeltagarna är på plats. Om det är långt till start, sätt upp skyltar var 500 meter med ex. texten "Du har nu gått 500 meter". Skylta tydligt på startplatsen, t ex: Välkmmen till startplats X, Vätska, Damta, Herrta, Startlistr, Överdragskläder, Skräp, Nummerlappar, Gå fram-tid (över klckan), Avstånd till startpunkt: XX meter ch tydliga klasskyltar på respektive klass vid ingången till startfållan. Om det finns lika startmdeller på samma startplats (ex fri starttid ch lttad minutstart), placera de lika startmdellerna en liten bit från varandra även m de sedan har samma startpunkt. Använd gärna rep för att bygga upp startfållrna, plastband har en tendens att rivas ner efter en stund. Ha rdentligt med plats mellan minutfållrna så att det blir enklare att upptäcka m en deltagare hppar över en minutlina. Markera gärna en gräns framför startfållrna där löparna väntar innan de går in för att prickas av. Då slipper startpersnalen att ha många deltagare sm trycker på i samband med avprickningen. Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 3 av 6
Tänk på att placera klasserna i rätt rdning. Låt alltid DH21 stå längst fram ch de äldsta klasserna längst bak. Se till att kartrna ligger rdentligt på plats i kartbxarna, så att de inte kan flyga mkring ifall det blåser upp kraftigt. Det är viktigt att alla lösa kntrlldefinitiner är uppsatta under någn frm av regnskydd. Se till att det är tydligt snitslat till startpunkten ch markera gärna vägen med heldragen snitsel m det finns minsta lilla möjlighet att löpare viker av tidigare för att kmma snabbare fram till förstakntrllen. Följande är bra att tänka på för startlistr ch incheckning: Se till att ha rdentliga minutstartlistr vid start. En separat lista för varje fålla, med bara uppgifter på de deltagare sm startar i just den fållan. Markera deltagarnas namn med överstrykningspenna i samband med att de släpps in i sin fålla. Vid regn kan det vara bra att ha några reservlistr, då det trts skydd ibland blir svårt att hantera den blöta listan. Tvinga alla löpare att checka sin Sprtident/Emit-bricka i samband med avprickningen. Ni får då en dubbelkll på vem sm har startat, vilken tid de har gått in i startfållan ch det underlättar för sekretariatet att veta vem sm är kvar i skgen. Att namnge startplatserna efter en spnsr är en bra idé ch kan inbringa lite mer inkmster. Skylta i så fall med spnsrns namn hela vägen från arenan till startplatsen. Sätt ckså upp en str skylt vid starten med spnsrns lgtyp. Ha en speciell plats, väl skyltad, sm tar hand m sen start. Pricka av deltagaren ch följ sedan deltagaren hela vägen fram till startlinjen så att det inte riskerar att bli någt missförstånd ch att deltagaren kmmer iväg för tidigt eller att andra löpare av misstag följer med ch startar för tidigt. Gå fram-klckan ska ställas på rätt tid, exakt på det antal minuter före sin starttid sm man tillåts gå in i sin startfålla. Många arrangörer har missat på detta, kntrllera gärna detta mer än en gång! Städa av ch snygga till arbetsplatsen innan de tävlande anländer. Startchefen kntrllerar alltid ca 10 min före första start att rätt kartr ligger i rätt kartlåda. När de första börjar starta, tänk på följande: Säkerställ att lugn alltid råder så att tävlande inte störs eller irriteras. Var uppmärksam att inga deltagare hppar över en minutlina (smyger sig fram). Inga löpare ska starta 1 minut före sin starttid! Avdela alltid en funktinär sm bara har till uppgift att kntrllera tjuvstart. Kntrllera vad reglerna säger m tjuvstart. Någn i startpersnalen ska ha sm sin uppgift att titta på deltagarna när de tar sina kartr. Det händer ganska fta att deltagare får med sig två kartr ch kastar den extra kartan efter några steg. Det är viktigt att kntrllera rdentligt så att kartan returneras av funktinär till rätt kartlåda. Organisatin Vid en tävling inm nivå 1 ch 2 är det inte vanligt att starten har hand m samlingsplats, förstart ch tidsstart. Avlösningar bör alltid finnas tillgängliga så att gruppens persnal mår bra. Vid risk för regn, planera så att startpersnalen kan stå under tälttak. Det uppskattas m det är ett långt startdjup. Om större väg ska passeras på väg till start är det bra att ha flaggvakter på båda sidr av vägen. Efter tävling Påbörja avveckling/nedmntering av verksamheten först efter klartecken från funktinsansvarig/tävlingsledare. Städa ch återställ allt så markägaren, tävlingsledaren ch gruppen blir nöjda. Alla i gruppen hjälper naturligtvis till! Har du andra tips ch erfarenheter sm kan vara till nytta för andra arrangörer, skicka dem till tävlingsansvarig på. Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 4 av 6
4. Kvalitetssäkring Allmänt En mycket viktig del av arrangemanget är kvalitetssäkringen. Ett bra samarbete med SOFTs arrangörscacher, OF:s tävlingskntrllant, bankntrllant ch kartkntrllant behövs. Vilka sm finns berr på arrangemangets nivå. Var alltid förutseende i planeringen ch ta reda på vilka risker sm finns. Räkna till exempel alltid med dåligt väder på tävlingsdagen. Det är viktigt att förstå riskerna ch gardera mt eventuella fel. Var speciellt uppmärksam på funktiner ch delar sm är nya för er sm arrangörer, t ex jaktstart. Gör en riskanalys. I gd tid inför tävlingen, testa ch simulera. Vad händer m en deltagare börjar bete sig illa vid starten ch stör andra deltagare? Kritiska ansvarsuppgifter inm funktinen Inm startfunktinen, beakta särskilt följande: Vem beställer material för starten? Vem ansvarar för kartrna mellan kartkntrll ch tävlingsdagen? Vem kntrllräknar kartrna? Vem ansvarar för att det finns rätt antal banr för de öppna mtinsklasserna? Vem ansvarar för skyltning vid start? Vem bygger upp starten? Vem snitslar till start? Vem snitslar till startpunkt? Vem sätter ut startpunkten? Vem märker ut vägen mellan karantän - förstart tidsstart m sådana finns? Vem ansvarar för transprt av överdragskläder till arenan? Vid stafett, vem ansvarar för växlingsmrådet? Vem hämtar töm- ch checkenheterna? Kritiska ansvarsuppgifter mellan funktiner Samverka ch samrdna med funktiner ch arbetsgrupper så att ingenting hamnar mellan stlarna. För startfunktinen bör följande uppgifter särskilt beaktas: Vem sätter ut startpunkten? Vem sätter ut töm-, checkenheter på väg till start? Vem ansvarar för kartkntrll ch kartpackning? Vem trycker upp lösa kntrlldefinitiner? Vem märker ut vägen mellan arenan ch startplatserna? Vem ansvarar för talett ch vätska vid starterna? Vem ansvarar för att riskanalys genmförs? Vem beställer "rätt" antal kartr? Vem ansvarar för att det säljs rätt antal banr för de öppna mtinsklasserna? Vem ansvarar för att det finns en tidsplan ch att den följs upp? Vem transprterar de tävlandes bagage från karantänen till arenan? Vem ansvarar för skyltning av spnsrer vid start? Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 5 av 6
5. Bilagr Här är samlat gda exempel, tidsplaner, checklistr, ansvarsfördelning ch materialbehv. Har du material för andra arrangörer, skicka dem till tävlingsansvarig på. A. Gda exempel Bilaga AH 04-A1: Startmdeller Bilaga AH 04-A2: Förberedelser av kartr ch kntrlldefinitiner Bilaga AH 04-A3: Karta förstart Bilaga AH 04-A4: Inf m starten B. Tidplaner ch checklistr Bilaga AH 04-B1: C. Ansvarsfördelning Bilaga AH 04-C1: Organisatinsexempel Start Bilaga AH 04-C2: Arbetsuppgifter Start Bilaga AH 04-C3: Exempel på uppdelning av arbetsuppgifter D. Materialbehv Bilaga AH 04-D1: Exempel materialbehv Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se Versin 2013-11-23 Sida 6 av 6
ARRANGÖRSHANDBOKEN AH 06 Värt att veta för funktinen kmmunikatin, media ch marknadsföring VERSION 2013-11-23 Syfte ch målgrupp Denna publikatin syftar till att säkerställa att deltagare, media ch publik får bästa service ch att mvärlden vet m att det pågår en tävling. Publikatinen ska ckså vara en inspiratin åt dig sm arrangör så att vi tillsammans når svensk rienterings visin m världens bästa arrangemang. Den riktar sig främst till infrmatinsansvarig, medieansvarig, pressvärd, webbansvarig, marknadsansvarig samt spnsransvarig, men bör ckså läsas av marketeriansvarig samt pris- ch ceremniansvarig. Den kan även vara bra att ta del av för ansvarig för transprter ch ansvarig för träningspaket. Innehåll 1. Vad säger regelverket? 2 Lagar ch förrdningar 2 Tävlingsregler ch anvisningar 2 2. Övrig litteratur ch stöddkument 2 3. Tips ch erfarenheter 3 4. Kvalitetssäkring 5 Allmänt 5 Kritiska ansvarsuppgifter inm kmmunikatin, media ch marknadsföring 5 Kritiska ansvarsuppgifter mellan funktiner 5 5. Bilagr 6 A. Gda exempel 6 B. Tidplaner ch checklistr 6 C. Ansvarsfördelning 6 D. Materialbehv 6 Helisgatan 3. 120 30 Stckhlm. Sweden. inf@rientering.se www.rientering.se