Organisation, utveckling och stöd Samordning & stöd Motion 31 Motionen kommer ifrån: Johnny Börje Ingemar Sjöberg Skapande av digitala mötesplatser Om man sitter i förhandlingsdelegationen eller bildar olika intressegrupper så vill man ofta kunna kommunicera med varandra. Idag finns det ingen möjlighet lägga upp en mötesplats på nätet inom hyresgästföreningens försorg där man kan dela dokument men varandra och cha. Som det ser ut idag så måste man skapa egna mailgrupper eller skapa en facebookgrupp. Hyresgästföreningen måste bli mer ditigtalt öppnare och utveckla metoder så hyresgäster och förtroendevalda kan bli mer aktiva och driva frågor. Många kanske inte har tid gå på möten men är gärna med i en digital grupp för olika frågor. Dessa grupper borde kunna vara både öppna och slutna beroende på syftet med dem. Inom hyresgästföreningen så är vi dåliga på dela med oss av förhandlingsarbetet. Tips, idéer och strategier borde kunna delas mellan olika förhandlingsdelegationer. Diskussioner borde kunna föras om begrepp och hur de ska tolkas som förvaltningskvalité, hur man värderar standardhöjande åtgärder osv. Om man kan se hur olika delegationer har tänkt kring förhandlingsarbetet så skapar man bättre diskussioner. Nu är alla förhandlingsdelegationer ensamma öar som sitter och beslutar var för sig och har ingen aning om hur andra tänker och gör. Jag föreslår Att Att hyresgästföreningen skapar ett digitalt forum där olika grupper kan bildas och medlemmar mötas. det byggs upp en kunskapsbas gällande förhandlingsarbetet Yttrande Det motionen beskriver är något som är viktigt ha - alternativa mötesplatser och i detta fall digitala. Intranätet "Bosse" som har varit ett försök till detta, har inte varit tillräckligt använd och fungerande för detta ändamål. Föreningen känner det är en viktig fråga snabbt hitta en fungerande digital mötesplform för förtroendevalda. Även en kunskapsbank gällande förhandlingsarbetet borde finns tillgänglig för de förtroendevalda. Hyresgästföreningen Linköping beslutar ställa sig bakom motionen.
Förbundsstyrelsens utlåtande över motion 31 Sammanfning Motionären vill Hyresgästföreningen, inom ramen för organisationen, ska ordna digitala mötesplatser där förtroendevalda kan dela dokument och cha. Behovet för delegater i förhandlingsdelegationer dela tips, idéer och strategier lyfts fram som särskilt angeläget. Förslag till beslut Förbundsstyrelsen föreslår förbundsstämman besluta anse motionen besvarad Förbundsstyrelsens övervägande Motionären lyfter fram ett angeläget behov av digitala mötesplatser. Precis som motionären själv konstaterar går det redan idag inom ramen för sociala kanaler som t ex Facebook skapa digitala mötesplatser. Dessutom har Hyresgästföreningen flera digitala mötesplatser och fler är under utveckling. Vilka digitala verktyg och mötesplatser som behövs för stötta olika grupper och uppdrag behöver fortsätta diskuteras i samband med våra arbetssätt utvecklas. På riksförbundet finns en enhet, Medlem & Folkrörelse, som har i uppgift stötta utvecklingen av förtroendemannarollen och arbetssätten. Nedan följer en kort redovisning av utvecklingen fram till nu. Under året fortsätter utvecklingen av Förhandlarportalen, där alla förhandlingar på sikt ska hanteras. De förtroendevalda som ingår i delegationer kommer få inloggning till Förhandlarportalen i takt med denna börjar användas i organisationen. Målet är Förhandlarportalen ska vara ett verktyg, men också den kunskapsbas som motionären efterfrågar. En annan samlingsplats för kunskapsspridning, nyheter och material är vår webbplats, hyresgästföreningen.se. Förbundsstämman 2016 fade beslutet alla hyresgästföreningar ska ges möjlighet ha egna föreningssidor, för synliggöra det som händer lokalt. Detta beslut är utgångspunkten för en ny hyresgästföreningen.se just nu är under konstruktion, där en viktig del är just föreningarnas egna sidor. Att vi delar med oss av kunskap och blir en lärande organisation är återkommande i Framtidsprogrammet, och vår webbplats är det viktigaste digitala verktyget för lyckas med det. Genom logga in med BankID på nya hyresgästföreningen.se kan medlemmar och förtroendevalda ta del av innehåll som är riktat till dem. Vid första lanseringen av nya webben är fokus på grundfunktionerna. Därefter kommer en utbyggnad, del för del. Vad som ytterligare ska finnas på den externa webbplatsen för förtroendevalda behöver och kommer utredas. En annan utveckling är Hyresgästföreningens gamla intranät har erss med en ny digital arbetsplats, Navet, som erbjuder samarbetsytor där anställda och förtroendevalda kan dela och samarbeta med dokument och nyheter. Dessa samarbeten kan användas till exempel på förenings- och lokal hyresgästföreningsnivå, men också för särskilda intressefrågor som till exempel förhandlingar.
De allra flesta föreningar, lokala hyresgästföreningar och även en del förhandlingsdelegationer har dessutom idag Facebookgrupper där det går diskutera och kommentera olika ämnen. En stor digital utveckling pågår inom Hyresgästföreningen och fler steg kommer tas framöver för uppnå agendamålen. Med hänvisning till ovanstående anser förbundsstyrelsen motionen ska anses besvarad.
Motion 32 Motionen kommer ifrån: Föreningarna Katrineholm/Vingåker, Flen, Östra Sörmland, Eskilstuna, Strängnäs Informationsmaterial Vi har under flera år reagerat över det i informationsmaterial som kommer från Hyresgästföreningen vare sig det gäller från förbundet eller regionen inte anges tryckår. Alla dessa broschyrer som ges ut årligen, hur länge är de aktuella? Nya förtroendevalda tar kanske till sig material som är inaktuella. Vi delar ut material till allmänheten som kanske inte skulle ha delats ut. Vi föreslår det i alla broschyrer och liknande som trycks klart skall framgå tryckår, allt för vi skall kunna sortera bort de som inte är aktuella. information kommer föreningarna till del när de inte längre är aktuella. Yttrande Regionstyrelsen Mitt har beslutat ställa sig bakom motionen. Förbundsstyrelsens utlåtande över motion 32 Sammanfning Motionären vill framtida tryckt informationsmaterial från riksförbundet och regionerna ska förses med tryckår. Motionären vill vidare föreningarna ska meddelas när tryckt informationsmaterial inte längre är aktuellt. Motionären argumenterar det finns en risk nya förtroendevalda tar till sig inaktuellt material samt inaktuellt material delas ut till allmänheten. Förslag till beslut Förbundsstyrelsen föreslår förbundsstämman besluta bifalla motionen. Förbundsstyrelsens övervägande Hyresgästföreningens förbundsstämma är den högsta beslutande nivån inom Hyresgästföreningen och äger rum vartannat år, alltid jämna årtal. Här samlas representanter för medlemmarna inom hela Hyresgästföreningen och tar beslut om riktningen föreningen ska ta i framtiden.
Förbundsstyrelsen delar motionärens uppfning det skulle underlätta om tryckt material försågs med tryckår, för minimera risken vi sprider inaktuellt material. Förbundsstyrelsen delar också motionärens bedömning föreningarna bör hållas uppdaterade om vilket material som är aktuellt och inte. Vi bör ta fram en rutin för säkerställa tryckt material är aktuellt så långt det är möjligt. Som en del av denna rutin kommer tryckår framgå i de trycksaker som behöver kunna dateras. Med anledning av ovanstående föreslås förbundsstämman bifalla motionen.
Motion 33 Motionen kommer ifrån: Johanna Lundmark Ge samtliga förtroendevalda ett utbildningspaket vid uppdragets början Idag upplevs en del nya och gamla förtroendevalda sakna kunskap om Hyresgästföreningens rutiner gällande stadgar, värdegrund, juridiska ärenden samt förhandlingsärenden. Man kanske inte vet vilka rutiner som finns för få ett ärende upplagt, vad en bristblankett är, vi har en nationell rådgivning och inga direktnummer lokalt etc. För kunna göra ett bättre jobb som förtroendevald behöver man inte bara kunskap om föreningsarbetet, lokalt, kommunalt, regionalt, utan även det arbete som sker på kontoren runt om i landet. Detta för kunna vara en god ambassadör för Hyresgästföreningen i kontakt med boende och medlemmar. Det finns idag ett förslag på ett utbildningsmaterial som skulle kunna skickas till alla förtroendevalda vid nyval eller omval. Materialet skulle kunna vara ett obligatoriskt komplement till de bra kurser och häften som redan finns. Mer insa förtroendevalda innebär vi kan betyda mer för fler. Jag föreslår Jag vill stämman ska fa beslut om alla förtroendevalda ska få ett utbildningspaket vid nyval eller omval. Yttrande Styrelsen för Hyresgästföreningen Uppsala-Knivsta ställer sig inte bakom motionen utan den skickas som enskild motion från motionären. Förbundsstyrelsens utlåtande över motion 33 Sammanfning Motionären vill alla nyvalda och omvalda förtroendevalda ska få ett utbildningspaket i samband med de blivit valda. Syftet är alla förtroendevalda ska få möjlighet bli goda och kunniga ambassadörer för Hyresgästföreningen. Förslag till beslut Förbundsstyrelsen föreslår förbundsstämman besluta anse motionen besvarad. Förbundsstyrelsens överväganden Förbundsstyrelsen instämmer med motionären det är viktigt vi har kunniga och kompetenta förtroendevalda. I och med vår nya digitala kunskapsplform håller på bli verklighet ska kunskap om olika frågor som gäller Hyresgästföreningen finnas lätt tillgängliga ladda ner till sin dator, mobil eller Ipad. Där kan styrelsen bilda en studiecirkel och lära sig tillsammans och som ny förtroendevald kan du förbereda dig
inför tvådagarskursen i förhandlingsteknik som du blir kallad till, eller inför någon annan fördjupningskurs. Det finns också ett brett utbud av traditionella utbildningar i varje region som kan leda till uppfylla motionärens önskemål. Under 2018 genomförs en studieutredning av förbundsstyrelsen som ska se över frågor kring utbildning för förtroendevalda. Med hänvisning till ovanstående anser förbundsstyrelsen motionen ska anses besvarad.
Motion 34 Motionen kommer ifrån: Anders Forsberg Ekonomisk hantering på lokal nivå i förbundet. Jag vill förbundet utreder frågan om hur vi på smidigaste sätt löser ekonomin när arbetsgrupper, husombud m.fl. vill ordna aktiviteter på lokal nivå. Det är problem få medlemmar engagera sig i Lokala Hyresgästföreningar (LH) och ta uppdrag som ordförande, kassör m.m. Däremot kan flera tänka sig vara husombud, delta i arbetsgrupper eller engagera sig i speciella frågor. Det är bra de engagerar sig men det blir krångligt ordna ekonomin för de aktiviteter som de vill genomföra. Vi har knutit vår ekonomi till föreningarna och de LH som jobbar med sina förhandlade fritidsmedel. Det innebär ett husombud t.ex. som vill ordna aktiviteter i sitt bostadsområde måste fixa ekonomin i samråd med föreningen. Om det är långa avstånd kan det bli krångligt få detta fungera på ett bra sätt. Alla är inte beredda ligga ute med egna pengar eller på annat sätt blanda in sin privatekonomi med en förenings pengar. Jag tror vi i framtiden kommer stöta på de här problemen vid flera tillfällen Jag föreslår Att stämman ger förbundsstyrelsen i uppdrag utreda hur föreningarna i samarbete med regionerna ska kunna få verktyg för på ett smidigt sätt ordna ekonomin när våra medlemmar vill ordna aktiviteter ute i bostadsområdena. Yttrande Vid styrelsemöte den 20 februari 2018 beslutade styrelsen för Hyresgästföreningen Skaraborg anta motionen som sin egen och skicka den till förbundsstämman i juni 2018. Förbundsstyrelsens utlåtande över motion 34 Sammanfning Motionären vill förbundsstyrelsen tar fram ekonomiska verktyg för aktiva medlemmar ska kunna genomföra aktiviteter i Sveriges bostadsområden. Förslag till beslut Förbundsstyrelsen föreslår förbundsstämman besluta anse motionen besvarad.
Förbundsstyrelsens övervägande Att medlemmar vill engagera sig i friare former ser förbundsstyrelsen positivt på. Alla former av engagemang hos våra medlemmar ska uppmuntras. Ett engagemang innebär för det mesta den aktiva medlemmen vill genomföra någon form av aktivitet för hyresgästerna i bostadsområdet. Och när en aktivitet ska genomföras finns det ofta behov av pengar. Medlemmens privatekonomi ska inte avgöra om medlemmen kan engagera sig eller genomföra aktiviteter för våra medlemmar och ingen ska behöva ligga ute med egna pengar om man inte vill. Det finns idag två huvudsakliga sätt stödja den aktiva medlemmen med ekonomiska medel: 1. handla mot faktura utställd på Hyresgästföreningen, 2. få ett förskott utbetalt till sitt privata bankkonto. En annan möjlighet skulle kunna vara få hjälp med inköp av ett närliggande regionalt kontor, hyresgästförening eller lokal hyresgästförening. En begränsande faktor är all verksamhet inom Hyresgästföreningen, ner till minsta inköp mot kvitto måste bokföras enligt bokföringslagen. Dessutom måste varje kvitto sparas i originalformat i 7 år. Det bästa sättet tillmötesgå både behovet hos den aktiva medlemmen och kraven i bokföringslagen och få till den bästa lösningen på motionärens problem är regionens förtroendevalda i samarbete med regionens ekonomiavdelning tar fram det samarbetssätt som bäst passar på regionen. Detta eftersom regionerna har så olika geografiska förutsättningar och dessutom inte alltid har samma arbetsfördelning mellan de förtroendevalda och de anställda. Med anledning av ovanstående föreslås förbundsstämman besluta anse motionen besvarad.
Motion 35 Motionen kommer ifrån: Kim Jansson Kollektivavtal Till stämman 2016 motionerades det om kollektivavtal skulle säkerställas vid bokningar och köp av tjänster och material. Stämman antog det vid bokningar av hotell och restaurang skulle säkerställas kollektivavtal finns, på regional nivå och högre, men valde besvara (avslå) kollektivavtal ska säkerställas vid samarbetspartners och köp av tjänster och material. Det betyder vi idag inte behöver kontrollera kollektivavtal gäller när vi köper tjänster som städning eller leverans och installation av teknik och möbler, eller de som säljer dessa tjänster och material till oss är skyddade av kollektivavtal. Inte ens vårat eget profilmaterial behöver omfas av kollektivavtal. Jag tycker vi, som en folkrörelse med många medlemmar som berörs av dessa avtal, behöver ta en tydlig ställning för bevarandet av den svenska modellen. Jag föreslår Att Att det skall säkerställas kollektivavtal finns vid köp av externa tjänster det skall säkerställas kollektivavtal finns vid köp av material Förbundsstyrelsens utlåtande över motion 35 Sammanfning Motionären önskar införa krav på kollektivavtal hos leverantörer vid köp av externa tjänster och vid köp av material. Förslag till beslut Förbundsstyrelsen föreslår förbundsstämman besluta motionen anses besvarad. Förbundsstyrelsens övervägande Förbundsstyrelsen är positiv till ställa krav på våra leverantörer ska erbjuda sin anställda kollektivavtal. Inom Hyresgästföreningens tjänstemannaorganisation sker sedan början på 2000-talet ett region- och riksförbundssamarbete (Inköpsrådet) i de stora nationella upphandlingarna. I dessa upphandlingar ställs frågor kring social hänsyn, affärsetik och miljö. När vi utvecklar arbetsprocesserna kring våra inköp behöver de alltid säkerställas de på ett praktiskt sätt är genomförbart. I inköpsrådet är varje region representerad. Inköpsrådet har tagit fram en inköpspolicy som reglerar inköpsverksamhetens etiska frågor. Rollen som inköpare ska kännetecknas av kvalitét, kompetens och samverkan. Respektive inköpare ska använda dessa styrdokument som en kompass för affärsetik och rättvisefrågor.
Enligt den inköpsstatistik vi sammanställer varje år har Hyresgästföreningen idag cirka 3 500 leverantörer där de flesta leverantörer fakturerar mindre belopp vid något enstaka tillfälle. Enligt inköpsstatistiken står under 300 leverantörer för 80% av inköpssumman på ett år, varav de 25 största (7% av antalet leverantörer) fakturerar totalt 150 mkr eller 50% av våra årliga inköp. Det innebär cirka 95% eller 3 200 av våra leverantörer fakturerar Hyresgästföreningen mindre än 50 mkr per år eller bara 15 000 kr per leverantör och år. Alla dessa siffror är på totalnivå för Hyresgästföreningen. På en enskild region blir detta än mer tydligt. Vad är det då för typ av mindre inköp den stora merparten av våra leverantörer levererar? Till exempel kan de röra sig om, inköp av en specialistkompetens i ett tidsbegränsat projekt av en egen företagare på 20 000 kr, ett bokköp för 100 kronor eller ett polistillstånd för vårt deltagande i Almedalen på 700 kr. För Hyresgästföreningen ska vara snabba och effektiva i alla dessa mindre inköp och minimera onödig administration, vilket är ett av målen i framtidsarbetet, görs dessa många mindre inköp från 95% av våra leverantörer av flera hundra anställda och tusentals förtroendevalda. En centralisering av dessa inköp eller en enskild uppföljning av alla dessa tusentals inköp skulle ta flera hundra kanske tusentals timmars arbetstid om det ens är genomförbart. Vi harredan idag ett jättejobb med bara få de som gör inköp se till leverantören använder rätt fakturaadress. Det är därför viktigt beakta nedlagda arbetsinsatser står i rimlig paritet till medlemsnyttan. Hyresgästföreningen inköpsarbete som har sedan vi blev en juridisk person utvecklats både för vi ska vara sparsamma med medlemmarnas pengar men också se till vi har bra leverantörer inte minst ur ett arbetstagarperspektiv. Genom det samrodnade inköpsarbetet har Hyresgästföreningen sparat åtskilliga 10-tals miljoner de senaste 15 åren. Det kan vi konstatera när vi tittar på hur Hyresgästföreningens totala kostnader utvecklats. Föregående år 2017 uppgick de totala kostnaderna utom personalkostnader till 312 mkr och samma kostnader för 10 år sedan 2008 till 306 mkr. Det vill säga en ökning med bara 2% på 10 år och detta trots stora flermiljonsatsningar på opinionsbildning, nya IT system, Bostadslyftet och nu senast Framtidsarbetet Forts utveckling inom Hyresgästföreningens inköpsarbete sker genom Inköpsrådet, för säkerställa medlemsnytta för varje krona, och där det är praktiskt möjligt ställa krav på våra leverantörer de är långsiktigt hållbara ur såväl miljö som arbetstagarperspektiv. Särskilt viktigt är detta inom branscher där arbetstagarna kan ha svårt själva förbättra sina arbetsvillkor. Förslaget kräva kollektivavtal av alla våra leverantörer skulle innebära en mycket komplex och ur medlemsnyttoperspektiv en alltför administrativ och kostsam kontrollapparat och arbetsinsats. Förbundsstyrelsen förordar därför Hyresgästföreningen ska eftersträva kollektivavtal hos våra leverantörer och då framförallt hos våra större leverantörer och de leverantörer med vilka vi har långsiktiga samarbeten med samt särskilt fokus på branscher där arbetstagarna själva kan ha svårare förbättra sina avtalsvillkor. Med hänvisning till ovanstående anser förbundsstyrelsen motionen ska anses besvarad.