1 (5) HANDLÄGGARE TEL DIREKT DATUM Diarienummer Tomas Öberg 08-731 30 55 2016-10-18 OSN/2016:168 Joséphine Orling 08-731 31 75 Verksamhetsuppföljning av avtal utifrån Socialtjänstlagen (SoL) och Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Högsätra vård- och omsorgsboende Den redovisade uppföljningen är en del av Lidingö stads samlade uppföljning och ger inte en fullständig bild av verksamhetens kvalitet. Andra uppföljningsmetoder är bland annat brukarundersökningar, individuell brukaruppföljning samt den information om patientsäkerhetsarbetet som framgår i tillgängliga vårdgivares patientsäkerhetsberättelse. Förvaltningens synpunkter och bedömning- (SoL) Verksamheten drivs i kommunal regi och är fördelad på tre våningsplan. Inom verksamheten finns både avdelningar med demens- och omvårdnadsinriktning. Totalt rymmer boendet 58 lägenheter. Verksamheten Silviacertifierades 2015 via Silviahemmet. Inom verksamheten finns en person anställd som verksamhetssamordnare. Hennes uppdrag är bland annat att arrangera de större gruppaktiviteterna inom verksamheten. För att involvera de anhöriga mera i verksamheten berättar verksamhetsansvarig att hon vid inflyttning erbjuder kunden och anhöriga ett inflyttningssamtal som efter sex månader följs upp. Vidare bjuder verksamhetsansvarig in till anhörigträffar, där teman och föreläsningar om anhörigstöd, demenssjukdom etc. förekommer. Måltiderna tillreds och distribueras av Sodexo. Verksamheten erbjuder minst två rätter att välja mellan, både till lunch och middag. Leverantören arbetar utifrån stadens flödeschema för mat och måltider. Förvaltningen ser positivit på det projektarbete leverantören under året drivit i form av en satsning på personcentrerad omvårdnad och därigenom individuellt anpassade sociala aktiviteter för de boende. Projektet har arbetat med rutiner och struktur för dagsplaneringen och för att frigöra tid till arbetet med den personcentrerade omvårdnaden. Arbetet syftar till att alla boende regelbundet erbjuds sociala aktiviteter utifrån deras egna behov och önskemål. Ett mätinstrument och tillika planeringsverktyg blomman har arbetats fram under projekttiden. Boende har också erbjudits en särskild aktivitet tillsammans med sin kontaktman som en extra guldkant. Projektet arbetar POSTADRESS Lidingö stad Omsorgs- och socialförvaltningen 181 82 Lidingö BESÖKSADRESS Stockholmsvägen 50 TELEFON 08-731 46 00 vx E-POST omsorg.social@lidingo.se INTERNET www.lidingo.se
vidare med att sprida det goda exemplet om hur man arbetar med måltidssituationen, samt med att utveckla arbetet med de anhöriga. Verksamheten har identifierat och upprättat flertalet av de nödvändiga rutinerna för att bedriva en verksamhet utifrån gällande lagstiftning. Leverantören lagrar sina rutiner på intranätet och i papperasformat. Däremot saknas en tydlig struktur för rutiner. Vid uppföljningen uppmärksammades att vissa rutiner förvarades i olika pärmar, medan andra återfanns på intranätet. Verksamheten bedöms ha en relativt låg frånvaro bland personalen. Verksamhetsansvarig berättar att de personer som under året avslutat sina anställningar mestadels varit sjuksköterskor. 2 (5) För att säkerställa kontinuiteten av medarbetarna för de boende arbetar leverantören med kontaktmannaskap. Kontaktmannaskapet bedöms vara väl utvecklat hos leverantören, vilket tyder på att det kommer från det projekt leverantören bedrivit under en tid. Verksamheten har bemanning dygnet runt. Den samlade bedömningen av uppföljningen är att Högsätra vård- och omsorgsboende bedriver en verksamhet av god kvalitet med ett kund- och anhörigperspektiv i centrum. Åtgärder och förbättringar Brister som uppmärksammats i uppföljningen Vid granskningen av den sociala dokumentationen, kontrollerades sex boendes journaler och genomförandeplaner. Leverantören behöver fortsätta utveckla den sociala dokumentationen. Vid uppföljningen visade det sig svårt att följa ärendet. I den granskade dokumentationen saknades beskrivningar av viktiga händelser och sådant som avviker från genomförandeplanen, tillika genomförda åtgärder. Exempelvis saknas inflyttningsanteckningar, vem som är kontaktperson. Dessutom förekommer meddelanden riktad mellan personal. För att leverera omsorg av god och säker kvalitet är det av vikt att journalföringen sker utifrån uppsatta krav. Högsätra vård- och omsorgsboende uppmanas att senast 2017-03- 31 inkomma med en åtgärdsplan som visar hur leverantören kommer till rätta med bristerna. I åtgärdsplanen ska rutiner bifogas för hur verksamhetsansvarig eller motsvarande säkerställer att personalen fortlöpande dokumenterar journalanteckningar som är väsentliga, tydliga och korrekta utifrån kraven i SOSFS 2014:5. Förbättringsbehov som uppmärksammats i uppföljningen Leverantören har påbörjat ett arbete med att upprätta ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet enligt SOSFS 2011:9. Leverantören behöver fortsätta arbetet med att se över sina processer, riskbedömningar, identifiera samverkanspartners
samt beskriva hur de systematiskt ska arbeta med ständiga förbättringsarbetet i sin verksamhet. Verksamhetsansvarig berättar att leverantören från och med hösten 2016 anställt en konsult som fått i uppdrag att arbeta med att se över och strukturen för ett ledningssystem i enlighet med SOSFS 2011:9. Arbetssättet med att hantera synpunkter och klagomål bedöms inte vara förenligt med gällande lagstiftning. Leverantören behöver utveckla arbetet sättet med att på ett mer strukturerat sätt identifiera, analysera och åtgärda inkomna klagomål och synpunkter. Leverantören behöver även arbeta med innehållet i genomförandeplanerna. Vid de sex granskade planerna saknades personen bakom planen. Planen uppfattas därför mera som ett arbetsblad för personalen. Vad som bör ingå i en genomförandeplan framgår i SOSFS 2014:5. Verksamhetsansvarig beskriver att ett av leverantörens utvecklingsområden under 2016 är att utveckla rollen som kontaktperson och med det upprättandet av genomförandeplaner. Förvaltningen skulle även se positivt på om leverantören i strukturerad form erbjuder någon form av boenderåd. Ett forum där de boende bjuds in för att diskutera ämnen som vilka typer av maträtter och aktiviteter som ska erbjudas. Genomförda åtgärder/förbättringar kommer att följas upp vid nästa avtalsuppföljning. 3 (5) Övriga synpunkter Inga. Förvaltningens synpunkter och bedömning- (HSL) Högsätra vård- och omsorgsboende bedöms som väl fungerande. Det finns en tydlig organisation och ansvar för den hälso- och sjukvård som bedrivs. På verksamhetsnivå finns delar av ett ledningssystem enligt (SOSFS 2011:9). Ett övergripande ledningssystem saknas hos vårdgivaren. De styrdokument som krävs för att säkerställa den hälso- och sjukvård som bedrivs inom ansvarsområdet, finns upprättade av Lidingö stad medicinskt ansvariga sjuksköterska. Styrdokumenten har i delar lokalt anpassats av verksamhetsansvariga. Styrdokumenten finns på en hemkatalog och bedöms av användare som svåråtkomliga. Det har inte funnits möjlighet och förutsättningar till att få dessa upplagda på vårdgivarens intranät. All personal har därmed inte behörighet för åtkomst till dessa styrdokument. Samtliga ledningsansvariga inom verksamhetsområdet medverkade vid uppföljningsbesöket. Ledningen ger intryck av engagemang, kompetens och ansvarstagande. Vårdgivarens patientsäkerhetsberättelse finns tillgänglig på vårdgivarens hemsida. www.lidingo.se
4 (5) Förutsättningar finns för uppföljaren som Lidingö stads medicinskt ansvarig sjuksköterska medför att utifrån uppdrag och ansvar, ha åtkomst till samtliga boendes fullständiga patientjournaler. Den genomläsning som genomförts i anslutning till uppföljningen gjordes utifrån stickprov. Endast de uppgifter som även varit möjliga att del av hos privata utförare kontrollerades. Dvs inte en regelrätt journalgranskning. Uppgifter inhämtades från fem journaler. Stukturen för journalföringen är tydlig och överskådlig. Fyra av de fem genomlästa journalerna kan i delar uppdateras och kompletteras, för att fullt ut följa kraven i styrdokumenten. Leg. sjuksköterska finns stationerad alla dagar i veckan kl.07.00-16.00 tid därutöver ansvarar enligt avtal beredskapssjuksköterska för sjuksköterskeinsatser vid behov. Leg. arbetsterapeut finns i verksamheten alla vardagar i veckan Leg. sjukgymnast/fysioterapeut finns i verksamheten alla vardagar i veckan. Leg. dietist finns att konsultera i verksamheten för råd och stöd. Dietisten arbetar även kliniskt i verksamheten utifrån uppmärksammade behov. Åtgärder och förbättringar Brister som uppmärksammats i uppföljningen Inga Förbättringsbehov som uppmärksammats i uppföljningen Det saknas ett övergripande ledningssystem hos vårdgivaren. Verka för att underlätta åtkomsten till hälso- och sjukvården styrdokument. Tillse att styrdokumenten är åtkomliga och kända hos berörd personal. Genomföra kollegial journalgranskning enligt mall för egenkontroll Genomförda åtgärder/förbättringar kommer att följas upp vid nästa avtalsuppföljning. Övriga synpunkter Ett arbete har påbörjats inom verksamhetsområdet i egenregi att utarbeta ett fullständigt ledningssystem enligt de krav som framgår i (SOSFS 2011:9). En översyn pågår för hur styrdokumenten ska få en bättre tillgänglighet för användarna.
5 (5) Verksamhet Vårdgivare Egen regi- kommunal Metod Platsbesök i verksamheten och intervju med verksamhetsansvarig och personal. Genomgång av ledningssystem, rutiner och dokumentation inom SoL och HSL. Medverkande Tomas Öberg, Lidingö stad Joséphine Orling, Lidingö stad Lise-Lott Shill-Brown Åsa Eriksson Josefine Vahlström Catrin Östergren Majden Carnbom Befattning Verksamhetsuppföljare (SoL) Medicinskt ansvarig sjuksköterska Verksamhetschef Enhetschef för rehabiliteringspersonal Enhetschef med specifikt hälso- och sjukvårdsuppdrag Enhetschef och sjuksköterska Projektledare