Handbok för registrering av diagnostiska standarddoser April 2015
INNEHÅLLSFÖRTECKNING REGISTRERING... 1 Klinikens och kontaktpersonens uppgifter... 2 Lägg till ny CT-skanner... 3 Begäran om ny skannermodell... 3 FÖRSTA INLOGGNINGEN... 5 UPPDATERA UPPGIFTER... 7 Uppdatera klinikens uppgifter... 7 Uppdatera kontaktpersonens uppgifter... 8 Uppdatera uppgifter om CT-skanner... 8 Uppdatera uppgifter om användarkonton... 9 Rapportörskontot... 9 INMATNING AV DATA... 10 DSD-registrering... 10 Starta en ny registrering... 12 DSD-Lathund... 13 Spara... 16 Spara och stäng... 16 Visa diagram... 16 Skicka undersökningen... 17 FORTSÄTTA MED EN UNDERSÖKNING... 17
Registrering Registrera din klinik i Strålsäkerhetsmyndighetens insamling av diagnostiska standardoser (DSD) för datortomografer (CT) på https://dsd.sms.se. Första gången du loggar in på denna sida måste du registrera dig så att ett användarkonto skapas. 1
Klinikens och kontaktpersonens uppgifter När du har fyllt i alla fält som är markerade med en asterisk (*) klickar du på Spara & fortsätt. Om du klickar på Tillbaka får du upp inloggningssidan igen och inga av dina uppgifter sparas. Nu överförs uppgifterna om er klinik och kontaktperson till Strålsäkerhetsmyndigheten. När uppgifterna har kontrollerats och bekräftats får klinikens kontaktperson ett e-postmeddelande med användarnamn och tillfälligt lösenord. Klicka på Fortsätt för att slutföra registreringsprocessen. Om du stänger fönstret nu kan kontaktpersonen logga in och slutföra registreringsprocessen när uppgifterna har godkänts och personen har fått användarnamn och tillfälligt lösenord. Klicka på Fortsätt för att slutföra registreringsprocessen. Nästa steg i registreringsprocessen är Lägg till ny CT-skanner. 2
Lägg till ny CT-skanner I detta avsnitt anger du information om tillverkare och modell till varje enskild datortomograf som finns på er klinik. Lägg till en CT-skanner till klinikens skannerlista genom att klicka på rullisterna under Skannertillverkare och Skannermodell. Sedan fyller du i fältet under Undersökningsrum och klickar slutligen på Lägg till. Uppgifter om undersökningsrum kan t.ex. beskriva var på kliniken respektive skanner finns. När du har lagt till en CT-skanner visas den under rubriken CT-skannerlista. Klicka på Ta bort för att ta bort en CT-skanner från listan. För att ändra uppgifterna om undersökningsrummet där CT-skannern finns ändrar du texten i fältet och klickar sedan på för att spara ändringarna. Begäran om ny skannermodell Om en CT-skanner på er klinik saknas i rullisterna kan du anmäla modellen på Klicka här. När du har registrerat klinikens samtliga CT-skannrar klickar du på Fortsätt. 3
Du kan här välja att slutföra registreringen eller gå tillbaka och lägga till fler CT-skanrar. Om du klickar på Tillbaka hamnar du åter på sidan Lägg till ny CT-skanner. Om du redan har slutfört registreringsprocessen och ska lägga till en CT-skanner kan du klicka på Tillbaka eller använda menyn på vänster sida för att få upp en annan sida. Klicka på Slutför Registrering för att gå vidare. Detta steg slutför registreringsprocessen. När myndigheten har granskat de lämnade uppgifterna skickas användarnamn och tillfälligt lösenord per e-post. Användarnamn och tillfälligt lösenord används sedan för att logga in. Klicka på Avsluta för att stänga applikationen. 4
Första inloggningen Använd användarnamnet och det tillfälliga lösenord du har fått per e-post från Strålsäkerhetsmyndigheten för att logga in i applikationen från sidan Logga in. Nu ska du byta ditt tillfälliga lösenord till något du väljer själv. Var noggrann med att anteckna ditt nya lösenord. Klicka på Ändra lösenord när du har fyllt i samtliga fält markerade med en asterisk (*). Ett e-postmeddelande som bekräftar att du har bytt lösenord skickas till er. Ni kommer även få en förfrågan om att skapa lösenord till en Rapportör. En rapportör kan bara mata in DSD värden, men inte ändra uppgifter om kliniken eller lägga till CT-scanner. 5
6
Uppdatera uppgifter De uppgifter om kliniken som du lämnade i den inledande registreringsprocessen kan bli inaktuella i framtiden. Funktionen Uppdatera uppgifter ger dig möjlighet att uppdatera vissa delar av era registreringsuppgifter vid behov. Du kan uppdatera samtliga uppgifter som har lämnats under registreringsprocessen när du vill genom att klicka på de aktuella menyposterna på vänster sida. Du kan klicka på följande menyposter för uppdatering: Kliniken Kontaktperson CT-skannrar Hantera konton Uppdatera klinikens uppgifter När du klickar på Kliniken får du upp sidan Klinikens uppgifter. Samtliga fält på sidan är förifyllda med klinikens nuvarande uppgifter. För att lägga in ändringar raderar du de förifyllda uppgifterna och lägger in de aktuella uppgifterna. När du är färdig med ändringarna klickar du på Uppdatera. Alla ändringar ska godkännas av Strålsäkerhetsmyndigheten innan de sparas i databasen. Godkännandet görs i regel inom fem arbetsdagar och du har alltid tillgång till applikationen under tiden. Om du klickar på Avbryt tillfrågas du om du vill spara ändringarna. 7
Uppdatera kontaktpersonens uppgifter När du klickar på Kontaktperson får du upp sidan Kontaktpersonens uppgifter. Här kan du ändra kontaktpersonens uppgifter. Tryck på Uppdatera när du är klar. Uppdatera uppgifter om CT-skanner När du klickar på CT-skanner får du upp sidan Klinikens CT-skannrar. Här kan du lägga till flera CT-skannrar om det behövs. 8
Uppdatera uppgifter om användarkonton Här kan du ändra användarnas lösenord. Rapportörskontot Den första person på kliniken (i allmänhet klinikens kontaktperson) som loggar in på applikationen får välja lösenord för rapportörens inloggning. Rapportören får endast åtkomst till applikationens sidor för DSD-registrering. Rapportören kan inte uppdatera några uppgifter eller komma åt klinikens rapporter. När du har fyllt i samtliga fält som är markerade med en asterisk (*) klickar du på Återställ lösenord. Då får du upp er kliniks webbsida och du får ett meddelande om att rapportörens konto är aktiverat. 9
Inmatning av data Samtliga standarddoser som registreras ska användas för att bygga upp en rikstäckande databas för beräkning och uppdatering av dosreferensnivåer (DRN). För varje typ av undersökning du registrerar skapas en rapport (införs först 2016). DSD-registrering En undersökning rapporteras i två steg: 1. Fyll i inställningar om undersökningen. Fält markerade med asterisk (*) är obligatoriska. Tryck på Spara inställningar. 2. Mata in exponerings- och patientdata manuellt eller genom att ladda upp en fil genererad från skannern. När det är gjort tryck på Spara inställningar. Det går enbart att ladda upp undersökningar som har följande format: TXT/Text CSV (stödjer MS Excel, kommaavgränsad, ) När filen har laddats upp får användaren meddelande om antal lyckade fältinläsningar. Därefter kan användaren välja att modifiera eventuella poster och spara när rapporten är klar. Datafilen ska innehålla uppgifter från 20 exponeringar (undersökningar). Det finns möjlighet att registrera undersökningar med endast 10 till 19 patienter, men då blir statistiken mindre tillförlitlig. Filen måste innehålla minst åtta fält. Ordningen på fälten har ingen betydelse då programmet sorterar efter kolumnens angivna namn. Fälten bör ställas upp enligt listan nedan. Observera att du måste använda versal ( stor bokstav ) i början av fältnamnen! Patient Rörspänning (Kv) CTDI (mgy) 10
DLP (mgy cm) Vikt (kg) Längd (cm) Ålder Kön För varje DSD-registrering ska du lägga in uppgifter om de tekniska skannerinställningarna som har använts samt informationen om 20 patienter. Informationen om de 20 patienterna är helt anonym. Inga personuppgifter om patienterna krävs. Följande skannerinställningar ska anges: kvp mas pitch (inställd pitch) om kontrastmedel användes (JA/NEJ) om dosmodulering användes (JA/NEJ) rotationstid (uttryckt i sekunder med två decimaler) antal faser (1/2/3/4) hur bilden framställdes (spiral (helical)/axial) detektorns konfigurering (antal detektorer och detektorns bredd i mm) om iterativ rekonstruktion använts (JA/NEJ) rekonstruktionsbredd (i mm) rekonstruktionsalgoritm/kernel skanningslängd (i cm) frivillig uppgift beam shaping filter (t.ex. bow-tie ) frivillig uppgift brusindex (numeriskt) frivillig uppgift Med undantag för mas, skannlängd, beam shaping filter och brusindex är samtliga uppgifter om skannerinställningarna obligatoriska och måste fyllas i innan du lägger in patientinformationen. Det finns även en kommentarsruta nedanför skannerinställningarna för andra upplysningar om protokollet eller annan information som är viktig för ert arbete på kliniken för att hjälpa er att skilja olika undersökningar åt. Följande patientinformation krävs Total DLP i mgy x cm Genomsnittliga CTDI vol i mgy Vikt i kg (ska ligga i intervallet 60 80 kg) Längd i cm Ålder i antal år (i månader för åldersgruppen 0 48 månader) Kön 11
När du klickar på DSD-registrering får du upp sidan DSD-registrering. Denna sida består av två delar: Starta ny undersökning och Undersökningar. Här kan du starta en ny registrering eller att fortsätta registrera diagnostiska standarddoser. Starta en ny registrering För att starta en ny undersökning, välj protokoll, CT-skanner och åldersgrupp till undersökningen som du vill påbörja från rullisterna, under Starta ny undersökning överst på sidan. 12
DSD-Lathund Rullistan för typ av skanner visar endast den eller de skannrar som anmäldes i registreringsprocessen. Klicka på Ny undersökning när du har valt åldersgrupp, protokoll och typ av CT-skanner. Då får du upp sidan för DSD-registrering för den nya undersökningen. 13
Överst på sidan visas protokoll, skannertillverkare och skannermodell samt undersökningsrum, åldersgrupp och registreringens startdatum. Fyll i skannerinställningarna från datortomografiundersökningarna i fälten. Fälten markerade med asterisk (*) är obligatoriska. Samtliga obligatoriska fält i denna del måste fyllas i innan patientinformationen kan registreras i tabellen nedan. För att få veta mer om vilken information som krävs i varje fält kan du klicka på fältets rubrik. Då kommer du till en hjälpsida, som för närvarande är på engelska. Det finns även en kommentarsruta nedanför skannerinställningarna där du kan uppge andra eventuella upplysningar om protokollet för att förtydliga protokollet, t.ex. referensfantom för barn, 16 eller 32 cm för kalibrering av DLP- och CTDI vol -värdena eller annan viktig information. När du har fyllt i samtliga fält som är markerade med asterisk (*) klickar du på Spara inställningar. Du får frågan om du vill fortsätta med nästa steg eftersom skannerinställningarna sedan låses. När du klickar på OK låses informationen i tabellen med skannerinställningarna och vidare redigering är inte möjlig. 14
Om du väljer Avbryt får du åter upp klinikens startsida för DSD-registrering och ingen av registreringarna sparas. I tabellen för patientinformation registrerar du genomsnittlig CTDI vol, total DLP och insamlade uppgifterna om patienternas vikt, längd, ålder och kön. När du har registrerat informationen kan du klicka välja mellan Tillbaka, Visa diagram, Spara, Spara och stäng samt Skicka undersökningen. 15
Spara Du kan när som helst spara informationen som du har registrerat genom att klicka på Spara. När du klickar på Spara låser du informationen som du har registrerat i tabellen. Observera även att samtliga fem fält i tabellen måste fyllas i för varje enskild patient. När du har fyllt i samtliga 20 rader med information och klickar på Spara skickas undersökningen automatiskt till Strålsäkerhetsmyndigheten. Spara och stäng Om du klickar på Spara och stäng får du upp klinikens startsida för DSD-registrering och tabellen med patientinformationen sparas. Detta förfarande låser även information som du har registrerat. Du kan när som helst återkomma till registrering av diagnostiska standarddoser och registrera ytterligare information. Om du har fyllt i samtliga 20 rader med information och klickar på Spara och stäng skickas undersökningen automatiskt till Strålsäkerhetsmyndigheten. Visa diagram Knappen Visa diagram aktiveras först när du har registrerat information för minst en patient och sparat informationen. När du klickar på knappen visas ett scattergram av den registrerade CTDI vol eller DLP, som funktion av patientens vikt eller BMI. 16
Skicka undersökningen Knappen Skicka undersökningen aktiveras först när du har registrerat information för minst tio patienter och sparat informationen. Du bör endast klicka på Skicka undersökningen om du har registrerat information för samtliga 20 patienter. Det går att skicka en undersökning som innehåller data för 10 till 19 patienter, men då blir statistiken mindre tillförlitlig. När en undersökning har skickats är all registrerad information låst. Det går att visa sidan för DSDregistrering men det går inte att ändra informationen eller registrera mer information. Om du skickar en undersökning som innehåller färre än 20 patienters data är det inte möjligt att registrera mer patientinformation vid ett senare tillfälle. När en undersökning har skickats kan den registrerade informationen endast visas, inte ändras. Fortsätta med en undersökning På nedre delen av klinikens startsida för DSD-registrering finns en förteckning med uppgifter om klinikens pågående undersökningar. Expandera förteckningen för att visa samtliga undersökningar som kliniken har påbörjat under innevarande kalenderår. 17
Förteckningen omfattar Skannermodell, Undersökningsrum, Åldersgrupp, Startdatum, Slutdatum, antal fullständiga datauppsättningar samt undersökningens nuvarande status. Undersökningarna har någon av följande status: (Fortsätt undersökning) Undersökningen har påbörjats men färre än tio omgångar med patientdata har registrerats. Du kan fortsätta med denna registrering när som helst. (Fortsätt undersökning) Undersökningen har påbörjats men endast 10 till 19 patienter har registrerats. Du kan fortsätta med denna registrering när som helst. (Delvis rapporterad) Registreringen har skickats men endast 10 till 19 patienter har registrerats. Denna sida för undersökningens DSD-registrering kan visas när som helst men undersökningen är låst för vidare registrering. (Slutförd och låst) Undersökningen har skickats med samtliga 20 omgångar av registrerad patientdata. Denna sida för undersökningens DSD-registrering kan visas när som helst men undersökningen är låst för vidare registrering. 18