Protokoll styrelsemöte XV 2015-05-19 Tid: Tisdag, 19 maj, 2015, 12.11 Plats: KC:M, KC Närvarande:, Jorunn Cardell,, Ludvig Carlman Bydén, Marie Bergengren, Marika Mourujärvi, Lisa Sandblom, Tom Allen, Elin Öhman, Manfred Schmidt, Astrid Hermansson, Eva Leire, David Gustavsson, Jacob Adamowicz, Philip Edenborg. 15.1 öppnar möte 15.2 Formalia a. Val av mötesordförande Valdes. b. Val av mötessekreterare Valdes. c. Val av justerare Valdes. d. Fastställande av dagordning Astrid M yrkade på att stryka 15.6 b till och med l samt flytta berörda punkter i bokstavsordning. Marie yrkade på att lägga till 15.10 a Riktlinje om internationellt Wekobrev. Ludvig yrkade på att lägga till 15.10 b Punschpraliner. Styrelsen fastställde dagordning i dess utsända skick med de tre ovan nämnda ändringarna. 15.3 Adjungeringar Styrelsen beslutade att adjungera Manfred Schmidt, Astrid Hermansson, David Gustavsson, Jacob Adamowicz och Philip Edenborg med närvaro-, yttrande- och yrkanderätt. 15.4 Föregående mötesprotokoll Protokoll XIV, 150512, lades till handlingarna. 15.5 Nästa möte Styrelsen beslutade att nästa möte väljs av höstens styrelse till ett passande datum i slutet av augusti alternativt tidigt i september. 15.6 Rapportering a. TLTH/Kårfullmäktige David meddelad att denna vecka är det Speak Up Days och på torsdag är det föreläsning om pedagogik. * Eva kom Sida 1 av 5
STYRELSEMÖTE David sa också att ikväll är det Fullmäktigemöte kl 17.15 i Hollywood samt att handlingar finns på tlth.se. b. Inspektor Eva meddelade att Karin Jönsson, inspektor på V-sektionen har bjudit in kollegiet på middag. Eva undrade om styrelsen eller sektionen har någon form av problem eller behöver hjälp med något. Astrid M sa att sektionen saknar AK till nästa år. Eva undrade hur det ser ut inför nollningen. Tom sa att på fredag ska nollningskontrakt skrivas på. David förtydligade att till nollningskontrakten hör den gemensamma policyn som både LTH och TLTH skrivit under. Eva undrade vad skillnaderna är från förra året. Jacob sa att denna liknar TLTHs policy från förra året men att nu har även LTH skrivit under den. Eva berättade att det pågår en stor utredning om organisation vilket troligtvis kommer medföra att biträdande programledare tas bort. Till sist sa Eva att fler nedskärningar är på väg och de på en institution t ex infört att tentorna ska vara 3 timmar och därmed innehålla färre frågor vilket sparar resurser. c. Övriga meddelanden Tom berättade att det är FETSM den 5 juni tillsammans med E-sektionen, dit alla är välkomna men främst sektionernas medlemmar och deras kårkontakter. Elin meddelade att på söndag är det ultimate frisbee turnering med övriga styrelser vid Lophtet, dit de nyvalda styrelsemedlemmarna är välkomna. Jorunn sa att alla ska lämna in alla kvitton som de har på utlägg som de gjort för sektionens räkning, på kvittomallar underskrivet av utskottsordföranden, helst innan tentaveckan men absolut innan sommaren så att man får pengar innan sommaren istället för efter nollningen. 15.7 Beslutsuppföljning a. Riktlinje - Översättning av sektionens funktionärsposter till engelska (Bilaga B1) Agnes gick igenom riktlinjens bakgrund samt frågade styrelsen och övriga närvarande vad de tycker. David undrar om översättningen av Sångarstriden stämmer med kårens. Agnes kollade upp det mail hon fått från Carolina Holmberg och förklarade att detta var en översättning som Carolina föreslagit efter att hon tagit upp detta i VMX. Tom föreslog att det borde heta Head of Tandem Relay. Elin föreslog att hovmästare ska heta Head Waiter, alltså särskrivet och med stort W. David sa att sångförmän borde heta Toastmaster. Marika undrade vad styrelsen tycker om PR-chefens översättning, ifall även denna borde benämnas Head istället för Manager för att det ska bli mer enhetligt och hon nämnde även att PR-utskottets översättning glömts bort att ändras så att det Sida 2 av 5
blir enhetligt med PR-chefens översättning. Lisa tyckte att det borde heta Head så att det blir mer enhetligt inom styrelsen. Tom sa att han inte tyckte att det blir tydligare att PR-chefen är en styrelsepost om man byter till Head eftersom denna benämning finns föreslaget på poster utanför styrelsen samt att han inte anser att det måste vara enhetligt. Jorunn sa att på översättningar av CV:n eller andra sammanhang där man bara ser den enskilda postens namn spelar detta byte ingen roll men att i sektionssammanhang kan det göra det. David undrade varför infochef översatts till Head of Communication och inte Head of Council of Informative Affairs. Agnes sa att detta är översättningar som hon bl a tagit från K- sektionen samt diskuterat med världsmästarna men att hon inte minns exakt varför denna översättning blev formulerad just såhär. Marie sa att hon tycker att utskottet borde byta namn. Styrelsen beslutade att införa Riktlinjen om översättning av sektionens funktionärsposter till engelska med förändringarna, från bilaga 1, att PR-chef översäts till Head of Public Relations and Recruitment, tandemgeneral översätts till Head of Tandem Relay, hovmästare översätts till Head Waiter, sångförman översätts till Toastmaster, InfU översätts till Council of Communication samt att PR-utskottet översätts till Committee of Public Relations and Recruitment. b. Riktlinje Välkomnande av sektionens funktionärer (Bilaga B2) Agnes gick igenom riktlinjens innehåll samt frågade styrelsen och övriga närvarande vad de tycker. Lisa undrade om det bör nämnas något om JämUs utbildning. Jorunn tyckte att det borde stå att man ska delta i utbildningen. Agnes sa att det inte passar in i riktlinjens formulering såsom den ser ut nu. David föreslog att lägga till punkten Kallelse till relevanta utbildningar. Tom föreslog att det borde stå funktionärstack istället för funkis-tack. Eva sa att såsom och funktionärsmedalj har särskrivits och föreslog att detta ändras. David föreslog att det borde stå i början av funktionärens år på posten istället för i början av sitt år på posten. Styrelsen antog riktlinjen med de fyra ovan nämnda ändringarna. c. Fyllnadsval valberedningen Astrid M meddelade att Johanna Brismark, W14, kandiderar till medlem i valberedningen. Styrelsen beslutade att välja Johanna Brismark, W14, till medlem i valberedningen. d. Fyllnadsval studierådet Astrid M meddelade att Johanna Brismark, W14, kandiderar till medlem i nästa års SRW. Styrelsen beslutade att välja Johanna Brismark, W14, till medlem i nästa års SRW. Sida 3 av 5
STYRELSEMÖTE 15.8 Pågående projekt a. Redovisning av styrelsens svar på JämUs enkät Lisa berättade att igår gick JämU igenom svaren på deras enkät. Lisa läste upp en sammanfattning av de svar som kommit in från styrelsen: Alla verkar trivas bra och är bekväma med den struktur/hierarki som finns. Det upplevs att en får komma till tals men att det också är viktigt att tänka på att försöka hålla på talarlistan och inte avbryta. Alla känner sig bekväma med att gå till Astrid men skulle det vara något som gäller Astrid skulle det i vissa fall kännas lättare att vända sig till JämU. Andra saker som kom upp som är viktiga att vi tänker på är: ha varierande kickoffer/funkistack etc då våra funktionärer har olika intressen Utbildning från JämU är bra Ha diskussioner kring våra prioriteringar och postansvar så att vi förstår varandra Mårundor är bra Tillsist en liten guldstjärna till Astrid som är fenomenal på att ge alla utrymme och uppmärksamhet! Lisa meddelade även att Tove Johansson kommer prata med Marie imorgon, på fredag kommer Carolina Holmberg, Christoffer Orinius och Lisa prata med Tom samt att Lisa pratar med Anna imorgon. Jorunn frågade hur kommentarerna var överlag för hela sektionen. Det var blandat sa Lisa. Lisa undrade vad styrelsen vill veta om svaren. Astrid M tyckte att kommentarerna kan tas på utskottsnivå om det inte är av allvarligare karaktär. Jorunn sa att om det finns något styrelsen kan hjälpa till med bör det tas upp med styrelsen. 15.9 - och presidiebeslut Inga. 15.10 Övriga frågor a. Riktlinje om internationellt Wekobrev Astrid H berättade att just nu övresätter världsmästarna Wekobrevet och lägger upp detta i en facebookgrupp för sektionens utbytesstudenter. Många andra Sida 4 av 5
sektioner samt kåren har att man måste skicka in en översatt version till deras nyhetsbrev och sa att hon och Carolina Holmberg vill införa en riktlinje, som de har börjat skriva på, om att allt ska översättas när det skickas in. Jacob sa att det även är bra att ta med information om ifall evenemanget som informationen berör, t ex en föreläsning, hålls på svenska eller ej. David förtydligade att kåren skickar ut två kårnytt varje vecka till olika maillistor medan t ex K-sektionen har ett där både den svenska och engelska texten inkluderas. Jorunn föreslog att den engelska delen läggs sist i Wekobrevet istället för att texterna alterneras. Astrid H undrar hur det fungerar med mailen som Wekobrevet skickas till. Agnes sa att Wekobrevet skickas till sektionens mailalias dit klassmaillistorna är kopplade. Klassmaillistorna sätter sekreteraren ihop i slutet av sommaren med de mail som hon får från antingen studievägledaren eller öwerphøset. Astrid H föreslog att världsmästarna skulle kunna skicka de mailen som de får från utbytesstudenterna till sekreteraren så att även dessa inkluderas i sektionens maillista. Astrid M sammanfattade att styrelsen ställer sig positiv till detta och att inför höstens styrelsemöten utformas ett färdigt förslag. * Manfred gick b. Punschpraliner Ludvig sa att han ville avsluta mötet festligt samt tacka för året som varit genom att bjuda på punschpraliner. * Eva gick 15.11 Mötesordförande avslutar mötet Sida 5 av 5