Protokoll styrelsemöte VIII

Transkript

1 Protokoll styrelsemöte VIII Tid: Tisdag, 10 mars, 2015, Plats: Marie Curie, KC Närvarande:,, Tom Allen, Lisa Sandblom, Elin Öhman, Marika Mourujärvi, Anna Ouchterlony, Anisa Zigaf, Ludvig Carlman Bydén, Frida Sjöstedt, Viktor Sturegård, Malin Bruce, Erik Bergman, Moa Larsson, Simon Siöstedt. 8.1 öppnar möte 8.2 Formalia a. Val av mötesordförande Valdes. b. Val av mötessekreterare Valdes. c. Val av justerare Valdes. d. Fastställande av dagordning Anisa föreslog att lägga till 8.6 d Fyllnadsval till SRW. Dagordningen fastställdes med denna ändring. 8.3 Adjungeringar * Tom kom Styrelsen beslutade att adjungera Erik Bergman, Moa Larsson, Frida Sjöstedt och Simon Siöstedt med närvaro-, yttrande- och yrkanderätt. * Mötet återupptog 8.3 under 8.6 a Hemsidan. Styrelsen beslutade att adjungera Malin Bruce med närvaro-, yttrande- och yrkanderätt. 8.4 Föregående mötesprotokoll Protokoll VII, , lades till handlingarna. 8.5 Nästa möte 24 mars 17.30, kvällsmöte hemma hos Anna. 30 mars 12.11, lunchmöte. 8 april 17.30, kvällsmöte inför VT-mötet. 8.6 Beslutsuppföljning a. Hemsidan Viktor Sturegård visade den nya hemsidan och berättar att han och Frida tänker lämna över helt och hållet till Malin nu. * Malin kom. Astrid yrkade på att gå tillbaka till 8.3 Adjungeringar, vilket bifölls av styrelsen. b. Medaljutskottet budget Frida undrade om styrelsen hade några frågor kring budgetförslaget för inköp av hedersmedaljer. Tom undrade ifall kostanden för verktyg är en engångskostnad eller ej. Medaljutskottet har inte fått svar om detta än men berättade att dessa medaljer kommer inte beställas varje år och att man därför kan se det som en engångskostnad. För enkelhetens skull föreslår medaljutskottet att ta hela utgiften Sida 1 av 7

2 STYRELSEMÖTE under ett år. De påpekade att detta bara är en kostnad, det är inte tanken att de som erhåller medaljerna ska betala något, och att förslaget omfattar inköp av två medaljer eftersom den särskiljda hedersmedaljen kommer göras för varje unikt tillfälle. Tom berättade att han i möte med mästarna diskuterat att arrangera en studentikos medaljsittning med klädkoden högtidsdräkt i början av läsperiod 2. Ludvig undrade om högtidsdräkt innebär att man ska ha frack. Ja, det innebär det. Anna undrade vad syftet är med att flytta utdelningen från gasquen till ett separat evenemang. Frida berättade att det blev problematiskt och krångligt att få ihop planeringen i höstas när det var flera olika grupper som ansvarade för var sin del. Elin undrade hur många medaljer som man uppskattas dela ut varje år. Frida berättade att den exceptionella hedersmedaljen delas ut väldigt sällan, t ex till den som startar programmet, och hedersmedaljen är tänkt att delas ut till t ex den första styrelsen på W, alltså något som är bestående och utöver postens uppgifter. Särskiljda hedersmedalj delas ut till den som gör något utöver det vanliga. * Tom gick Frida berättade att medaljutskottet har fler idéer och därför kanske vill ha utökad budget i framtiden. T ex att köpa in simborgarmärken, guld hajen, och arrangera en simskola i Sjön sjøn. * Tom kom Frida berättade också om planer på en femkamp på hemsidan. Styrelsen beslutade att medaljutskottet får beställa in medaljer. * Styrelsen beslutade att återuppta 8.6 a Hemsidan för att låta Malin berätta om hur hemsidan fungerar. c. Fyllnadsval valberedningen Styrelsen beslutade att välja Tove Johansson, W13, till medlem i valberedningen. d. Fyllnadsval SRW Anisa föreslog att välja in Jennifer Berg, W13, i SRW. Styrelsen valde in henne. * Mötet ajournerades i en kvart för quesadillas. Malin, Frida, Viktor och Simon gick. 8.7 Pågående projekt a. Attestera kvitton Astrid berättade att sektionens system för hantering av kvitton är något naivt och godtroget eftersom inget krav på underskrifter eller intyg ställs. Erik berättade att när man lämnar in kvitton på K-sektionen så ska man häfta faste det på en mall, fylla i den och lämna i utskottschefens fack. Utskottschefen attesterar sedan utlägget innan det lämnas till skattmästaren. Anna frågade om detta innebar att utskottsordföranden måste godkänna köpen. Erik svarade att ja de gör det. Tom förtydligade att nu gör Ekosystemtekniksektionen tvärtom. Moa undrade vem som attesterar om utskottsordföranden inte gör det. Astrid svarade att det görs oftast inte i nuläget. Moa berättade att en stor fördel med K-sektionens system blir att man kan jämföra vid bokslut mellan skattmästaren och utskottsordförandens siffror. Tom sa att sexet har en egen bokföring. Astrid sa att det har phøset också och att Jorunn har sin balansräkning. Moa undrade vad som händer när något har köpts som inte hör till utskottet. Anna tyckte att styrelsen och sektionen är väldigt Sida 2 av 7

3 godtrogna. Astrid undrade vad styrelsen tycker. Agnes föreslog att Jorunn och Astrid utformar ett system som styrelsen tar beslut om på ett senare möte. Erik berättade att det inte kommer bli något merarbete egentligen. Moa sa att man måste kolla sitt fack ofta, men antog att man redan gör det som styrelsemedlem. Ludvig undrade vad attestera betyder exakt. Erik sa att det innebär att du får hantera sektionens pengar upp till en attestsumma, summor över detta måste godkännas av ett styrelsemöte. Tom undrade om något av detta sköts på terminsmötena. Erik svarade nej, detta sköts bara på styrelsemötena vid en stående punkt på dagordningen. Styrelsen beslutade att ge Jorunn och Astrid i uppgift att utforma ett nytt system. b. Stormöte, mötesdelen Astrid berättade att anmälan är utskickad. Anna undrade om styrelsen i Lund också ska anmäla sig. Astrid svarade att ja det ska man. Elin frågade hur många som har anmält sig hittills. Dessa siffror fanns inte tillgängliga för tillfället. Agnes berättade om mötet, att under den protokollförda delen tas beslut rörande sammarbetet, framförallt den gemensamma hemsidan, och diskussionsdelen brukar användas för att utbyta erfarenheter. Agnes frågade hur styrelsen ville göra. Elin vill diskutera funktionärstack. Tom vill diskutera alkoholkultur. Lisa frågade om grupperna som man diskuterar i är tänkta att delas upp efter den funktionärspost man har. Agnes svarade att man lika gärna kan dela upp grupperna utifrån vad man vill diskutera. Anna vill diskutera introduktionsperioden. Anna undrade hur mycket man ansvarar för under helgen. Astrid svarade att man ansvarar för genomförandet av det området som man blivit tilldelad, vilket innebär att man kan delegera arbetet. Astrid bokade Wåtmarken hela helgen. Elin noterade. Astrid har kollat på hur det ser ut i budgeten för helgen. Alla utlägg så som fester och inträden och mat ute står man för själv. Frukost, lunch och bal förutom alkohol går eventuellt under PR och representation som ligger på 3000 för hela året. Astrid kollar vidare på budgeten. Agnes fyllde i att förra året bjöds inte Uppsala och KTH hit, så det är inte finns budgeterat förra året. Ludvig undrade om en pub är bokad till fredag kvällen. Astrid svarade att nej det är inte gjort. Anna undrade om det går att få rabatt på gäst-leg för flera besökare. Detta går inte. Tom upplysta alla om att en jordnötsallergiker är anmäld. Huruvida detta är en luftburen allergi ska undersökas vidare. c. Användandet av Sigges Lagun - av de utan access Astrid undrar hur styrelsen ställer sig till att de utan access hänger kvar i Sigges utan att någon i styrelsen är kvar i lokalen. Tom sa att han tycker att det fungerar att han lämnar en kompis där som pluggar i en fem minuter, men annars får de lämna rummet. Agnes och Anna höll med. Anna tyckte att det känns skönt att kunna lämna saker där och poängterade att alltid förvaras saker av värde där så som styrelsemantlarna. Ludvig undrade vad syftet med rummet är, om det är styrelsearbete eller plugg. Själv ansåg han att det främst är till för styrelsearbete. Tom tyckte att styrelsen borde förhålla sig till rummet som för övriga Sida 3 av 7

4 STYRELSEMÖTE sektionslokaler, den som släpper in någon ansvarar för det. Ludvig sa att det inte är problem att hitta studieplatser någon annanstans. Tom undrade om Ludvig vill förbjuda plugg i Sigges. Ludvig svarade nej, bara att styrelsearbete borde gå först. Anna undrade vad problematiken är. Agnes svarade hon upplevt att i samband med att man gör något inom utskottet lämnas sektionsmedlemmar ensamma i Sigges och det inte är lätt för andra i styrelsen att veta vad de gör där och vem som släppte in dem. Tom föreslog att styrelsen bör ta fram ett konkret förslag till riktlinje att diskutera kring vid ett senare tillfälle. Erik undrade om styrelsen tänker införa accesskontrakt. Astrid svarade att ja, det kommer läggas fram på vårterminsmötet. Tom fyllde i att det kanske inte är ett problem nu men att det är bättre att ta itu med detta innan ett problem uppstår. Astrid sammanfattade att i samband med utformningen av access-kontraktet sätts en riktlinje för Sigges ihop. - under alkoholevent Tom berättade att i Sexmästarkollegiet har de diskuterat lokaler i nära anslutning till lokaler där man har serveringstillstånd. På vissa sektioner har de förekommit att man smugit iväg och smyg-druckit, i t ex styrelserummet. Tom vill diskutera hur Sigges används när det arrangeras en sittning eller pub i Gallien. Anna undrade om den frågan lyfts av tillståndsmyndigheten tidigare och vad konsekvenserna skulle kunna bli. Tom svarade att det inte lyfts tidigare och att sektionen kommer få en anmärkning om detta och att följderna blir en bedömning som de gör, var gränsen går ifall tillståndet ryker vet inte Tom exakt. Agnes tyckte att under evenemangen ska det inte förvaras alkohol i Sigges Lagun. Tom tycker också att styrelsen och övriga medlemmar inte bör vistas där för mycket under evenemanget. Anna undrade om förvaringen av saker, så som ytterkläder, i Sigges under evenemanget. Tom tyckte att detta är okej. Lisa tyckte att det är okej att vara i Sigges om man inte är på evenemanget. Tom sa att detta kan vara problematiskt under pubar då folk är i rörelse och förtydligade att han inte vill förbjuda att man ska vara där under evenemangen helt och hållet. Astrid sammanfattade att detta är något som kan tas med i riktlinje om Sigges och frågade Tom om han vill utforma denna. Tom undra om styrelsen tycker att han kan utgå från inget drickande och sparsam användande av i Sigges i utformningen av riktlinjen. Styrelsen tyckte att det lät bra. * Styrelsen ajournerade mötet så lång tid det som det tog för Ludvig att fixa tårtan. 8.8 Rapportering a. Astrid har lett och förberett sektionens styrelsemöten, delvis med hjälp av Jorunn och Agnes. Hon har haft avstämningsmöten med nästan alla styrelseledamöter och sammanfattat dessa. Hon har fotograferats till hemsidan och till styrelseplanschen, suttit med på K:s styrelsemöte samt nominerat till FEMVAK D. Hon har även förbrett inför TdS och varit på OK-möte. Hon var på plats under valberedningens Walfläsk för att svara på frågor och har även skickat anmälningarna till KTH och UU inför Stormötet. * Styrelsen ajournerade mötet för att skratta, på grund av att alla fick en sockerkick av Ludvigs tårta. Sida 4 av 7

5 b. Agnes har utöver det vanliga sammanställt aktiwitetsguiden, gjort en funktionärsväv till Walfläsket, närvarat vid Walfläsket och gjort ett förslag om hur, var och när styrelsen informerar inför VT-mötet. Hon har börjat sammanställa dokument till ett antal propositioner och till sist nominerat jätte många medlemmar till olika funktionärsposter. c. Kassör Ej närvarande d. PR-chef Marika har haft möte med PR-utskottet om hemvändarlunch och FpT mm. FpT rullar på. Faddermöte med projektgruppen har genomförts och sektionens egna faddermöte är inplanerat till den 25/3. Utskottet har förberett och hållit i hemvändarlunchen den 3/3, vilket utskottet tyckte gick toppenbra. Marika har redigerat sin del i aktiwitetsguiden. Den 5/3 höll utskottet i en CV-fotografering. Marika har också tagit bilder till styrelsekalendern och lagt upp dessa i styrelsens drive. e. Arbetslivskontakt Ludvig har börjat fakturera företag och tackat av de som närvarade under W- veckan. Han har börjat spåna på det fortsatta arbetet och förberett överlämningen till nästa år. Ludvig tittar även på hur man ska kunna öppna upp sammarbetet för gemensamma arbetsdagar. f. Sexmästare Sedan förra styrelsemötet har sexmästeriet anordnat temasläpp, vilket blev mycket lyckat. Sexmästeriet har i år marint tema, namn kommer framöver. Mästarna har haft budgetmöte och satt upp idéer för kommande året. Mästarna har också haft ett möte med phøset, där det har diskuterats phøsets temasläpp och nollning. Ett mycket preliminärt sittningsschema har diskuterats fram och lämnats in till Aktsam på kåren. Sexkollegiet har beslutat om pubrundan den 10 april. W-sex kommer hålla pub tillsammans med Ing-sex i Cornelis, eventuellt tema för denna kommer. ET-slasquen den 21/3 kommer Ing och E hålla i. SMK har också haft möte tillsammans med ÖPK för att diskutera samarbetet inför nollningen. Tom har också uppdaterat sexmästeriets texter i Aktiwitetsguiden. g. Studierådsordförande Under de senaste veckorna har studierådet gått på CEQ-möten och studiebevakat. De har bland annat varit i kontakt med kursföreståndare i kursen Terrester ekologi samt Tillämpad vattenkemi, då studenter uppmärksammade ändring av obligatoriska moment i första fallet och användning av egna datorer i andra fallet. Utöver det så har utskottet diskuterat kring fysikinstitutionens neddragningar som kan drabba två av programmets kurser; FAFA20 och FKFF01. Utskottet har även delat ut CEQ-fika till ettorna, planerat inför PInt och inför en bokbytardag den 23/3, haft en studiekväll och skickat ut nomineringarna till ekoprofil och pedagogiska priset. Utskottet har även planerat och intervjuat åtta Sida 5 av 7

6 STYRELSEMÖTE ettor som en uppföljning till tidsloggen som utfördes under lp 1. Anisa har gått på UUU-utbildning som kåren höll i och varit på SRX-tack-off där de spelade lasertag i HELA kårhuset. Anisa och SRBK-ordförande har pratat om att ha en liknande case-kväll som på UUU för sektionernas studieråd. Anisa har varit på SRX där de bl.a. pratade om hur studierådsordförandena kan synas mer under nollning, att de ska ha utbildning med SVL där de bl.a. ska lyfta fall där studenterna tycker att de inte har blivit tillräckligt bra bemötta av SVL. Anisa har också haft möte med öwerphøset. h. Jämlikhetsombud Lisa har haft två möten med utskottet. Ett lunchmöte som mest blev stressigt och de hann knappt något. Sedan hade de ett kvällsmöte några dagar senare där de hade supermycket brainstorming kring vad de vill göra under året, vilket var väldigt givande! Lisa ska sammanställa detta inom snar framtid så att de kan diskutera huruvida de ska göra för att börja på något/några av projekten. De tog även en bild som till hemsidan mm. Lisa har även varit på Utbildningsrådets Utbildning för Utbildningsbevakare (UUU) samt varit på en workshop för jämlikhetsombud och skyddsombud på LTH angående lanseringen av Veckans Rättighet (som fanns med i veckans Kårnytt!). När detta väl ska ske på KC är oklart då Lisa var den enda som var där från W och K. i. Infochef I Maries frånvaro läste Agnes upp Maries rapportering. Arbetet med ekolodet har fortskridit. InfU har haft lunchmöten varje torsdag där de har följt upp arbete och spånat fram idéer. Marie har skickat ut wekobrev varje vecka och ska börja lägga ut dem på hemsidan. Hon har uppdaterat InfU:s text på hemsidan och inom kort ska även fotot uppdateras. Sedan har hon även rensat upp lite på anslagstavlan och fler utskott har fått en egen plats där. j. Öwerphøs Phøset har stängt phadderansökan och påbörjat intervjuer. De har fått många ansökningar men lite ojämnt fördelat. Vissa phadder typer kommer behöva fyllas. Utskottet har haft möte med mästarna och diskuterat temasläpp. ÖPK och SMK har haft ett gemensamt möte. Anna har haft möte med Anisa inför nollning och möte med SVL. Hon har redigerat aktiwitetsguiden och skickat in preliminärt sittningsschema inför nollningen. k. Källarmästare Elin har köpt saker till Wåtmarken. Hon har varit på AktU-möte om tandem, i nu läget kommer LTH ha fyra bussar. På torsdagens tandem-möte kommer platserna spikas och det blir nog procentuellt uppdelade. Avgiften för evenemanget kommer bli 1000:-. Under styrelsens stormöte drar last hen standig igång. Istället för en hemsida kommer information skötas via mail. Sektionen kommer jobba med ING under pubrundan. F-sektionen meddelar att de kommer ha aktiviteter under valborgsveckan. Sida 6 av 7

7 l. Övriga meddelanden Anna vill ta upp en punkt om styrelsen har speciella tankar inför nollningen på nästa styrelsemöte. Anisa meddelade att V har bjudit in sektionen till en masterkväll om vatteninriktningen. Anisa tänkte skriva en proposition om en policy om hur evenemang arrangeras på sektionen. Erik meddelade att det är W:s tur att fixa en G-punkt. Tom meddelade att pubenpuben är på onsdag. Elin undrade när F-hänget är. Ludvig meddelade att den 16 april är det föredrag om MFS-arbete på lunchen. Ludvig undrade om sektionen kommer ha fusknollor. Anna svarade att det kommer sektionen inte ha. Moa meddelade att det är melodifestivalen mys i Gallien på lördag och styrelsen är inbjudna. Astrid meddelade att F-styret hälsar oss till mattehuset kl och presidiebeslut Inga Övriga frågor Lisa undrade om våffel-dags-märkes-tävlingen, ska vara i Gallien eller Wåtmarken. Styrelsen tyckte att Wåtmarken är mysigast Mötesordförande avslutar mötet Sida 7 av 7