PROTOKOLL STYRELSEMÖTE FÖR ALBIN 25 KLUBBEN Tid: juni 2008 kl 19.00 Plats: Hemma hos ordförande Ove Paulusson i Mölndal Närvarande: Ordförande Ove Paulusson () IT-ansvarig Morgan Fredberg () via telefon Ledamot / vice ordförande Tommy Malmgren (TM) via telefon Sekreterare Göran Hellberg (GH) Frånvarande: Kassör Rosita Olsson-Palmberg (R) DAGORDNING & PROTOKOLL 1. Mötets öppnande Ordföranden öppnade mötet. 2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 3. Närvarolista Enligt ovan. 4. Protokoll från föregående styrelsemöte Protokollet godkändes. 5. Kassören rapporterar Då kassören var frånvarande rapporterade ordföranden klubbens kassabehållning per 2008-0-08: På Placeringskonto (räntebärande): 32.000,00 och på Företagskonto: 73, kr. Sidan 1 av 7
. IT-ansvarig rapporterar Har fått ordning på medlemslistan och tagit bort tillgången till hemsidan för medlemmar som inte betalat avgiften för 2008. Har strukturerat webshop en där de klubbrelaterade artiklarna numera finns högst upp. Har strukturerat punkten ordföranden har ordet och skapat en möjlighet att spara de äldre inläggen. Har uppdaterat hemsidans förstasida. Vi var överens om att det är bra när det då-och-då händer saker på sidan eftersom det visar att den lever. Idé om att ha en bild på hemsidan med månadens Albin. Många bilder skulle förmodligen kunna komma från klubbens vice ordförande Tommy som är en flitig fotograf. Vi diskuterade hur vi håller medlemsregistret på hemsidan uppdaterat och enades om att undersöka möjligheten att skrota det medlemsregister som finns i SPCS-programmet. Enligt uppgift har det i huvudsak använts för att generera fakturor för medlemsavgifter men vi ser alternativa möjligheter för detta. Förslaget innebär att SPCS framöver enbart kommer att användas för klubbens bokföring. Aktuellt medlemsantal är ganska precis 300 st. Hur fungerar back-up av hemsidan? En fråga som blir extra viktig om vi har klubbens medlemsregister där. skall fråga Compito som tillhandahåller hemsidan. 7. Sekreteraren rapporterar erade att årets sjösättning är beställd till 24/ och fick en del kommentarer kring att båten inte är i sjön ännu Två veckor i Kina nyligen sågs möjligen som en förklaring men ingen ursäkt Men det visade sig faktiskt att inte heller it-ansvarig har sjösatt ännu. 8. Vice ordföranden rapporterar Vice ordföranden rapporterade däremot att båten är i sjön med för året ny motor. Han var påtagligt nöjd med mer kraft och lägre ljudnivå. 9. Övriga rapporter inkl tidigare åtgärdslista Lars Hermansson har hört av sig och tyckte sig se en extra stor förlust av medlemmar på västkusten. Frågan var dock vad Lars räknade till Västkusten, det sades att han lät den sluta vid Göteborg. På den här sidan av landet räknar vi nog i alla fall också Halland till västkusten. Sidan 2 av 7
. Övriga frågor från ordf inkl utrymme för diskussioner och förslag 1. Den budget vi antog på årsmötet i Älvsjö 2008-03-08, baserades på inkomster främst från medlemsavgifter. Kronor 87500,-. Dessutom 3000,- som inkomster från försäljning av medlemsprylar. Numera ser det ut som denna summa har minskat med c:a 35000,-. Grovt räknat. Detta medför att jag anser att vi till förslagsvis augusti/september tar fram ett förslag till justering av den fastlagda budgeten och gör den mer realistisk. Hur detta påverkar årsmötesbeslutet vet jag ej, men hur som helst är vi tvungna att rätta mun efter matsäcken. Mötet beslutade att inte göra någon justering av budgeten för 2008. Vi kommer i alla fall att behöva anpassa eventuella utgifter efter klubbens ekonomi. Vi ser f n inga större utgifter framöver. Vi skall förbereda ett budgetförslag för 2009 till kommande styrelsemöte i oktober. 2. Årsavgiften för år 2009 fastställdes till 175 kronor. Jag vill förutsättningslöst ha en diskussion om det är möjligt att återgå till den tidigare årsavgiften 150,-. Detta efter att bl a träffat ett par tidigare medlemmar, som dessutom säger sig ha fritt tillträde till vårt Forum. Rätt eller fel? Mötet beslutade att 175.00 gäller tills vidare. (Årsavgiften 175.00 för 2009 beslutades redan på årsmötet i mars 2008.) 3. Från företaget SPCS/Visma eller tvärtom har vi ett föreningsprogran som för några år sedan kostade runt 1200,-.(Idag 1990,-) Vi betalade en faktura för service/uppdatering för ett år med 990,-. Vi skall diskutera om nyttan och nödvändigheten av denna backup. Jag är alltså tveksam till att det är väl använda pengar? Vi har i en annan del av föreningslivet använt detta program i mer än 5 år. Utan uppdateringar, serviceavtal etc och enligt uppgift inga eller mycket små problem. Mötet beslutade att fråga kassören R hur mycket supporten i praktiken används. Vi måste skapa en rutin för regelbunden back-up av SPCS. 4. Föreningen har avtal om att få sända s k föreningsbrev. Kostar idag 3,84 kr får väga 0 gr. 250 gr kostar 15,3 kr. Krav på föreningens namn och adress på kuvert samt till vänster om portot text: B Föreningsbrev. Medför max tre vardagars utbärningstid. Kommentar: hur skapar vi bäst kuvert med klubbens namn? Tryckta etiketter? Stämpel? 5. Enstaka medlemmar anser att det bör finnas möjlighet att betala in medlemsavgiften till Plusgiro. Kommentarer? skall undersöka möjligheten att även ha ett pg.. Brev från Börje Andersson om enkät till medlemmarna och dess utformning. Min åsikt, som jag meddelat Börje är att enkäten får vila till hösten. Mötet beslutade att enkäten får vila till hösten. 7. Ordförandesidan på Albin25.se fungerar fortfarande ej tillfredsställande! får åtgärda (ihop med Compito om nödvändigt). 8. Har vi avtal/överenskommelse eller annat med Compito? Behöver vi det? utreder. Sidan 3 av 7
9. Är slutet av september lämpligt att ha ett styrelsemöte med alla förtroendevalda som har tillfälle adjungerade? Tommy har ett tidigare förslag: i Motala? Lördag 27:e? Diskuteras. Mötet beslutade att lördagen 25/ verkar vara en lämplig tidpunkt för ett styrelsemöte där också revisorer och valberedare bjuds in. Plats Motala. 11. Nästa styrelsemöte Nästa styrelsemöte är preliminärt tors 4/9 kl 19.00 hemma hos med telefonuppkoppling till TM och R. 12. Mötet avslutas Ordföranden tackade för medverkan och avslutade mötet... Ordförande Ove Paulusson.. Sekreterare Göran Hellberg Sidan 4 av 7
Åtgärdslista från styrelsemöte 20 Paragraf Åtgärd Vem Klart Kommentar Undersöka hur back-up av hemsidan fungerar genom fråga till Compito. Överväga att skapa en bild Månadens Albin på hemsidan. ställer frågan till kassören R om hennes syn på att skrota medlemsregistret i SPCS. När en fil med medlemsregister tankas från hemsidan skall den datummärkas. För Compito att åtgärda. Skapa budgetförslag för 2009. (sammankallande) m h a kassör och itansvarig. Hur mycket används SPCS-supporten? frågar R. Grund för eventuellt beslut att / TM 08--18 sluta med supporten Föreslå bak-up rutin för SPCS. R Undersöka förutsättningarna inkl kostnader för att öppna ett plusgirokonto för klubben. Åtgärda problem med ordförandesidan på hemsidan. 08-0-30 Hur är avtalsläget med Compito? Priser för årets fototävling. Undersöka om Hjertmans är villiga att sponsra klubben i år också. Priser kan också vara t ex böcker ur Bryggbodens sortiment. Sidan 5 av 7
Kvarstående åtgärdslista från styrelsemöte 20 Paragraf Åtgärd Vem Klart Kommentar T v skicka information 1 ggr / vecka till styrelsen om nytillkomna medlemmar. Löpande Pkt en avslutas. 7 7 8 9 9 11:2 Undersöka möjligheten till regelbunden överföring av medlemsregister från hemsidan till SPCS. Ta fram en instruktion för hemsidan som beskriver hur ändring av personliga uppgifter går till. En rutin på hemsidan som skickar ett meddelande till it-ansvarig när en medlem ändrat sina uppgifter. GH skickar en kopia av klubbens filregister till TM. Diskussion mellan och TM om förnyelse och uppfräschning av hemsidan. Utveckla förslag om aktiviteter på hemsidan som håller den levande, t ex månadens bildgåta. Återkomma med namn på kungälvsfirma som kan vara ytterligare alternativ till leverans av streamers. Namnet är: Signworks, Traktorgatan 7, 442 40 KUNGÄLV 0303-243052 www.signworks.se 08-0-30 Pkt en utgår om SPCSmedl.reg skrotas. 08-0-30 08-0-30 GH 08-05-31 Pkt en avslutas. TM får detta vid F2F-möte i oktober. / TM TM Löpande GH OK Sidan av 7
Kvarstående åtgärdslista från styrelsemöte 20 Paragraf Åtgärd Vem Klart Kommentar 11 Förslag betr förbättringar på hemsidan som tillställs Compito efter remiss till styrelsen. Remissrundan betraktas som klar. skickar (med vissa tillägg) till Compito för vidare Nästa 13:2 13:2 13:4 13:5 13:14 13:14 13:1 13:17 13:18 åtgärder. Startpaket. Förslag på innehåll. Utformning av startpaket pågår. I stort sett klart. Förslag på streamer att fästa på båten samt offertförfrågan hos lämplig leverantör. TM har utformat förslag till streamer. har fått offerter från fyra potentiella leverantörer. Pris varierar från 5.43 till 7.50 / st vid beställniug av 00 st. Storleken skall vara 220 x 0 mm för att kunna packas i ett C5 kuvert. Förslag på enkät till klubbens medlemmar. Vi diskuterade enkäten och var överens om att låta densamma vila till i höst. startar ett inlägg på forumet istället där plus / minus och förslag till förändring / förbättring av klubben kan diskuteras. Ta fram pressinfo om klubbens nystart. Bra jobb av Agneta Blom med att ta fram underlag för pressinfo. åtager sig distribution till rikstidningar och tidningar på västkusten. lägger också ut pressinfon på hemsidan så att intresserade medlemmar själva kan förmedla till t ex regionala tidningar. Ta fram information om fördelningen av klubbens medlemmar över landet. Lars Hermansson vill vänta tills vi fått ordning på medlemsdregistret vilket är OK. Vad föreskriver PUL betr publicering av personliga uppgifter på hemsidan? skall tillse att information om PUL och cookies och godkännande av PUL återinförs på hemsidan. Förslag hur gamla annonser på hemsidan tas bort eller arkiveras. lägger ut på hemsidan att annonser raderas efter tre månader. / TM TM / / (AB) / (LH) Nästa Nästa Nästa Beslut att radera inaktuella uppgifter på hemsidan. Sker efter hand. Julkort till andra Albin 25-klubbar. i oktober skall skicka till tidningar innan semestern. Finns i listan till Compito. Problem med felmeddelande på hemsidan (Compito). / TM Löpande OKTOBER Sidan 7 av 7