Mötesprotokoll Datum: 2012-05-16 Tid: 17:15 Plats: A36 Närvarande: Alexandra Sterne, Albin Mannerfelt, Anna Allerth, Anna Olausson, Filip Jöndell, Linnéa Svanström, Malin Fredriksson, Sara Nilsson, Sonja Troberg, Gustav Årre, Jesper Kalldin, Andreas Haglund och Anders Oldermark. 1. Mötets öppnande Alexandra Sterne förklarade mötet öppnat. 2. Val av mötesordförande Alexandra Sterne valdes till mötesordförande. 3. Val av sekreterare Anna Allerth valdes till sekreterare. 4. Val av justeringsperson Sara Nilsson valdes till justeringsperson. 5. Adjungeringar Inga adjungeringar gjordes på mötet. 6. Fastställande av dagordningen 19 Äskning från Draglaget, lades till dagordningen som sedan fastställdes i sin helhet. 7. Rapporter och meddelanden Alexandra Sterne, Ordförande Har varit på ekonomimöte med nuvarande och föregående kassörer från Styret, FM, Mpire samt internrevisorerna. Har hållit i möte med EMMA och Styret. Albin Mannerfelt, Vice Ordförande Har varit på två FuM- möten. Berättar om kommande ombyggnationer och renoveringar som ska ske på universitetet. Har varit på möte med EMMA, deltagit på IEI- intuitionens styrelsemöte, har fortsatt utskottssökningen. Anna Allerth, Sekreterare Har träffat alla sökande till AktU samt skrivit klart förra veckans protokoll.
Anna Olausson, Kassör Har varit på kassörsmöte tillsammans med Alexandra m fl. Har påbörjat inlärning av kassörens arbete, samt börjat titta på olika bokföringsprogram. Malin Fredriksson, Studienämndsordförande Har varit på Snordfutbildning, och haft möte med vice snordfar. Sonja Troberg, Näringslivsansvarig Har träffat Industrikompetens, förnyat sponsavtal, och suttit i CoMbitoret på lunchen. Sara Nilsson, InfoChef Har gjort klart alla mailsignaturer samt övriga småjobb. Gustav Årre, Webbansvarig Har tittat på möjligheten att starta M-Tv:n igen. Har antagit två personer till www-utskottet. Har arbetat med småfix på hemsidan och pratat med Embassadörerna angående servern. Filip Jöndell, Intendent Har bankat pengar, satt sig in i bankrutiner, och träffat föregående intendent. Bilgruppen sitter kvar på sina poster från förra året. Kakisutskottet är ännu ej tillsatt. Har börjat planeringen av Stålkulan. Linnéa Svanström, Alumniansvarig Har parat ihop studenter och företag till mentorskapsprogrammet. Har deltagit på rekryteringsdag på Blå Havet för nyregistrering till mentorskapsprogram. Har haft möte med andra alumniansvariga samt hållit i utskottsintervju. Jesper Kalldin, Festmaskinist Har förberett Hemliga ÄvMtyret, haft bokningsmöte där man arbetat fram preliminär FF- kalender. Har varit på möte angående omskrivning av avtal mellan phadderier och festerier på LinTek. Sebastian Andersson, Phadderigeneral Har varit på generalsmöten och Mpiremöten där planering inför nolle-p fortsätter. Haft möte med Suidae och FM angående samarbeten. Håller på att fixa det sista med M-balken. Lägger budgetar inför nollediscon och nollephester. Håller på att förhandla med Sandvik om att tröjorna ska vara miljömärkta vilket de är positiva till. Anders Oldermark, Internrevisor Har deltagit på kassörsmöte.
Andreas Haglund, Verkstadschef Presenterar sig själv och berättar om M-verkstan. Har tillsatt en ny styrelse. Andreas ska sitta ett år till som verkstadschef. Samarbetar med Elit Racing, samt arbetat med småjobb efter ombyggnaden av verkstaden kring påsk. 8. Uppföljning av föregående möte Föregående protokoll lades till handlingarna. 9. Revisorn har ordet Berättar om de viktigaste punkterna som togs upp på ekonomimötet med kassörerna. Bland annat diskuterads problematik kring användning av personliga bankkort inom FM och Mpire, något som måste lösas inför framtiden. Anders förhör sig om hur det går med planering av renovering i Stålkulan. Filip ska kolla på soffor och eventuellt beställa dessa. Anders ber om att få se FM:s budget kring Hemliga ÄvMtyret. 10. Utvärdering av stormöte Utvärdering från Styrelsemedlemmar visar att stormötet var givande, speciellt bra med diskussionsgrupper indelade efter post. En snabb, gemensam genomgång av vad grupperna pratat om vore önskvärt. Positivt att det framkom förslag kring handlingsplan till grön sektion. Eventuellt uppföljningsmöte diskuteras. Syftet med mötet tyckts ha blivit uppfyllt. 11. Utskott En diskussion kring utskottssökningen hölls. 12. Delegation av beslut Mötet beslutade att delegera beslut vid brådskande ärenden till ordförande Alexandra Sterne under perioden 4/6-2012 till 13/8-2012. Ordförande ska meddela styrelsemedlemmar innan beslut tas. 13. Fullmakt EMMA Mötet beslutade att ge EMMA-Styrelsen fullmakt att teckna sina nya medlemmar i höst. 14. Posten i sommar Anna Olausson bär ansvaret för posten, men befinner sig ej på plats. Möjlighet till eftersändning ska kollas upp. Anna mailar ut förfrågning angående postansvarig. 15. Sommarträffen Sommarträffen kommer att hållas i Gustavs stuga i Hedemora, Dalarna,. Resor och samåkningsmöjligheter ska kollas upp. Planeringsgrupp inför sommarträffen består av Gustav, Albin och Malin. Alexandra hjälper till vid behov.
16. Nolle-P Phadderutbildningen som hålls den 11 eller 12 augusti ska alla Styrelsemedlemmar som ska vara phadder delta på. Målning av märkesbacken kommer att ske i anslutning. Mer detaljerad planering av Styrets roll under Nolle-p kommer att ske under sommarträffen. Alternativt namnbyte på Styrets lekkväll diskuteras. 17. Feltryckta märken Diskussion kring hantering av feltryckta märken förs. Dessa bör tas med på marknadsföringsevent mm. Sara ska göra standardmall för nybeställning av märken för att förhindra liknande problem i framtiden. Märkena ska promotas mer under Nolle-p. 18. Bankkort Anna Olausson informerar om behov av bankkort till intendenten då denna post står för cirka hälften av kortanvändningen. Ett personligt kort ska därför införskaffas till Filip. Kortet kommer att behöva förnyas varje år då det är kopplat till en person. Internrevisorerna har hjälpt Kristina med hur bokföringen ska slås ihop. Faktura från Axfood har kommit in. Anna vill ha namn på dem som var med och ska dela på fakturorna. 19. Äskning från Draglaget Äskning på 2000 kr angående inköp av nya dragkängor har inkommit från MPower. Äskningen behöver skickas in igen på avsatt formulär. Styret bordlägger frågan till nästa Styretmöte. 20. Övriga frågor Förfågan angående förvaring av AktUs spel har inkommit. Metallskåp vid A15 föreslås då förrådsmöjligheter är begränsade på skolan. Stålkulan ska renoveras. En sektionstävling ska utlysas på Facebook med designförslag till Stålkulan. Sekreteraren håller en kort beskrivning av justeringspersonens roll och hur justering av protokoll går till för att underlätta arbetet i framtiden. Ny webbläsare till datorer i CoMbitoret diskuteras. Internrevisor uppmärksammar att mötesprotokoll bör läggas upp minst en dag innan nästkommande möte. 21. Nästa möte Nästa möte kommer att hållas på sommarträffen. 22. Mötets avslutande Alexandra Sterne förklarade mötet avslutat.
Anna Allerth, Sekreterare Alexandra Sterne, Ordförande Sara Nilsson, Justeringsperson