Handlingar till mötet i Skövde med Fastighetsnämnden för Västra Götalandsregionen 29 oktober 2015
1 (3) Föredragningslista Sammanträde med fastighetsnämnden den 29 oktober 2015 Plats: Hotell Scandic Billingen, Trädgårdsgatan 10, Skövde Tid: kl. 08.30-12.00 Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Fastställande av föredragningslistan Val av justerare Informationsärenden A. Information B. Information från fastighetsdirektören C. Enkätsvar hyresmodellen D. Västfastigheters energiarbete Ulf Krüger, Kristina Käck, Hans Bjurbäck Beslutsärenden 1. Nominering av ram för Energiinvestering 2017-2019 Diarienummer FAST 357-2015 2. Gallring av kvarvarande information i Lotus Notes Diarienummer FAST 337-2015 3. Motionssvar Motion av Eva Olofsson med flera (V) om att upphandla Vita jobb Diarienummer FAST 356-2015 (motionssvaret skickas ut separat) 4. Ändring av sammanträdestider för fastighetsnämnden 2016 Diarienummer FAST 322-2015 5. Energiinvestering Solceller på Östra sjukhuset, nytt p-hus Diarienummer FAST 91-2015 Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: vastfastigheter@vgregion.se
Föredragningslista från fastighetsnämnden, 2015-10-29 2 (3) 6. Energiinvestering Fönsterbyte på Sahlgrenska sjukhuset, Kvinnokliniken Diarienummer FAST 91-2015 7. Energiinvestering Strömmaskolan Konvertering av oljepanna för eldning av bioolja Diarienummer FAST 91-2015 8. Skaraborgs sjukhus SkaS Skövde, Övergripande Teknisk infrastruktur Diarienummer FAST 355-2015 9. Västfastigheter m fl - Kungälvs sjukhus, Ny försörjning och logistik på Kungälvs sjukhus, hus 7, 8 och 19 (ny kulvert) Diarienummer FAST 259-2013 10. NU-sjukvården Norra Älvsborgs Länssjukhus, Om- och tillbyggnad Neonatal Diarienummer FAST 384-2015 11. NU-sjukvården Uddevalla sjukhus, Operationscentrum Diarienummer FAST 350-2015 12. Sahlgrenska Universitetssjukhuset Östra sjukhuset, Byggnad BK höghus, etapp 0 Diarienummer FAST 180-2015 13. Sahlgrenska Universitetssjukhuset Östra sjukhuset, Ny teknisk infrastruktur Diarienummer FAST 235-2015 14. Sahlgrenska Universitetssjukhuset Sahlgrenska sjukhuset, Till- och ombyggnad av strålbehandlingsrum 1-3 Diarienummer FAST 287-2015 15. Skaraborgs sjukhus Skövde Nytt centra för specialisttandvård i samverkan mellan Folktandvården och Skaraborgs sjukhus Diarienummer FAST 297-2013 16. NU-sjukvården Uddevalla sjukhus, block CK plan 2, Ombyggnad centralkök Diarienummer FAST 172-2015 17. Sahlgrenska Universitetssjukhuset Östra sjukhuset, Kompletterande finansiering Nytt Barnsjukhus för p-hus samt infrastruktur etapp 1 Diarienummer FAST 99-2013
Föredragningslista från fastighetsnämnden, 2015-10-29 3 (3) 18. Västfastigheter Sahlgrenska sjukhuset, by 5078, Byte av ställverk UPS Diarienummer FAST 250-2015 19. Delegeringsärenden Diarienummer FAST 23-2014 20. Anmälningsärenden Diarienummer FAST 23-2014 21. Övriga frågor Anna-Lena Holberg Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (www.vasttrafik.se) Länk till förstudier och systemhandlingar http://vastfast.vgregion.se/sv/vastfastigheter/om-oss/fastighetsnamnden/handlingar-tillfastighetsnamndens-moten/
Ärende nr 1 Nominering av ram för Energiinvesteringar 2017-2019
Ärende nr 2 Gallring av kvarvarande information i Lotus Notes
Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2015-10-12 Diarienummer FAST 337-2015 Västra Götalandsregionen Västfastigheter Handläggare: Katarina Grudén Dahlin Telefon: 033-616 26 66 E-post: katarina.gruden.dahlin@vgregion.se Till fastighetsnämnden Gallring av kvarvarande information i Lotus Notes Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar följande: 1. Kvarvarande information i Västra Götalandsregionens gamla avvecklade epostsystem (Lotus Notes) har ringa betydelse och kan gallras (raderas) vid slutet av 2015 enligt regionens gallringsbeslut för korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse. Sammanfattning av ärendet I slutet av 2013 bytte västra Götalandsregionen epostsystem från Lotus Notes till Microsoft Outlook. Det var upp till varje anställd att själv föra över sådan korrespondens som bedömdes viktig att spara. Även epost av vikt för myndighetens ärenden eller av betydelse för verksamheten, som man är skyldig att diarieföra och bevara, skulle skrivas ut och tas om hand för arkivering. Under 2014 fanns möjlighet att själv flytta eposten. Efter att ha kontrollerat sin epost fick epostanvändarna välja att radera kvarvarande epost själv eller låta VGR IT göra det. När det gamla epost systemet stängdes den 12 december 2014 var det fortfarande 15 000 epostanvändare som inte på något sätt svarat om de hade gått igenom sina brevlådor eller om det var i sin ordning att radera dom. Om ingen hade hört av sig till VGR IT om innehållet till slutet av 2015, rekommenderar projektets styrgrupp, efter samråd med regionens jurister och Regionarkivet, att man med tanke på mängden information som gått ut kring att hantera gammal epost samt tiden som gått får anse att kvarvarande information har ringa betydelse och kan gallras (raderas) enligt regionens gallringsbeslut för korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse. Varje användare ansvarar för sin epost och att diarieföra den om den är att betrakta som en allmän handling, före slutet av 2015. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: vastfastigheter@vgregion.se
Datum 2015-10-12 2 (2) Diarienummer FAST 337-2015 Övergripande beslut om hantering av allmänna handlingar ligger hos respektive nämnd/styrelse. Västfastigheter Lars Janson Fastighetsdirektör Beslutet skickas till Åsa Holmlund asa.holmlund@vgregion.se Diariet Diarium@vgregion.se
Ärende nr 3 Motion av Eva Olofsson med flera (V) om att upphandla Vita jobb (motionssvaret skickas ut separat)
Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2015-10-29 Diarienummer FAST 356-2015 Västra Götalandsregionen Västfastigheter Handläggare: Lars Janson Telefon:0761-33 05 81 E-post: lars.s.janson@vgregion.se Till fastighetsnämnden Motionssvar - Motion av Eva Olofsson med flera (V) om att upphandla Vita jobb Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar följande: 1. Förslag till motionssvar godkänns. 2. Motionssvaret översänds till regionstyrelsen. Fastighetsnämndens förslag till regionstyrelsens beslut: 1. Regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige avslår motionen. Sammanfattning av ärendet Fastighetsnämnden - tillsammans med servicenämnden, Koncernkontoret (inköp och säkerhet) och Västtrafik AB - har blivit inbjuden att yttra sig över en motion där Vänsterpartiet föreslår att Västra Götalandsregionen utreder införande av Vita jobbmodellen. Modellen ska syfta till att vid upphandlingar motverka ekonomisk brottslighet och främja ett hållbart företagsklimat för seriösa företagare. Den ska också syfta till att förbättra anställningsvillkoren för anställda i de företag som det köps ifrån. Modellen bör kunna utvecklas med att man vid upphandlingen ställer krav på att någon andel av de anställda anvisas av arbetsförmedlingen. Ett förslag till motionssvar har tagits fram. Västfastigheter Lars Janson Fastighetsdirektör Bilaga Motion daterad 2015-03-25 Följebrev daterat 2015-05-19 Förslag till motionssvar Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: vastfastigheter@vgregion.se
Datum 2015-10-29 2 (2) Diarienummer FAST 356-2015 Beslutet skickas till Regionstyrelsen Regionstyrelsen@vgregion.se Diariet Diarium@vgregion.se
Ärende nr 4 Ändring av sammanträdestider för fastighetsnämnden 2016
Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2015-10-12 Diarienummer FAST 322-2015 Västra Götalandsregionen Västfastigheter Handläggare: Katarina Grudén Dahlin Telefon: 033-616 26 66 E-post: katarina.gruden.dahlin@vgregion.se Till fastighetsnämnden Ändring av sammanträdestider för fastighetsnämnden 2016 Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar följande: 1. Fastighetsnämnden sammanträder, den 3 februari, 22 mars, 27 april, 1 juni, 30 augusti, 26 september, 26-27 oktober och den 1 december 2016. Sammanfattning av ärendet Fastighetsnämnden beslutade den 8 september 2015, 60 om sina sammanträdesdagar för nästkommande år. Följande dagar för sammanträde fastslogs: 3 februari, 22 mars, 27 april, 1 juni, 17 augusti, 22 september, 26-27 oktober och den 8 december 2016. Därefter har regionstyrelsen fattat beslut om ändrade tider för avstämningstillfällena vilket innebär att en del sammanträdestider för fastighetsnämnden behöver ändras. Följande ändringar föreslås: 17 augusti ändras till 30 augusti 22 september ändras till 26 september 8 december ändras till 1 december Västfastigheter Lars Janson Fastighetsdirektör Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: vastfastigheter@vgregion.se
Datum 2015-10-12 2 (2) Diarienummer FAST 263-2014 Beslutet skickas till Regionkansliet för kännedom Regionstyrelsen@vgregion.se Diariet Diarium@vgregion.se
Ärende nr 5 Energiinvestering Solceller på Östra sjukhuset, nytt p-hus
Ärende nr 6 Energiinvestering Fönsterbyte på Sahlgrenska sjukhuset, Kvinnokliniken
Ärende nr 7 Energiinvestering Strömmaskolan Konvertering av oljepanna för eldning av bioolja
Ärende nr 8 Skaraborgs sjukhus Skas Skövde, Övergripande Teknisk infrastruktur
Ärende nr 9 Västfastigheter m fl Kungälvs sjukhus, Ny försörjning och logistik på Kungälvs sjukhus, hus 7, 8 och 19 (ny kulvert)
Ärende nr 10 NU-sjukvården Norra Älvsborgs Länssjukhus, Om- och tillbyggnad Neonatal
Ärende nr 11 NU-sjukvården Uddevalla sjukhus, Operationscentrum
Ärende nr 12 Sahlgrenska Universitetssjukhuset Östra sjukhuset, Byggnad BK höghus, etapp 0
Ärende nr 13 Sahlgrenska Universitetssjukhuset Östra sjukhuset, Ny teknisk infrastruktur
Ärende nr 14 Sahlgrenska Universitetssjukhuset Sahlgrenska sjukhuset, Till- och ombyggnad av strålbehandlingsrum 1-3
Ärende nr 15 Skaraborgs sjukhus Skövde Nytt centra för specialisttandvård i samverkan mellan Folktandvården och Skaraborgs sjukhus
Ärende nr 16 NU-sjukvården Uddevalla sjukhus, block CK plan 2, Ombyggnad centralkök
Ärende nr 17 Sahlgrenska Universitetssjukhuset Östra sjukhuset, Kompletterande finansiering Nytt Barnsjukhus för p-hus samt infrastruktur etapp 1
Ärende nr 18 Västfastigheter Sahlgrenska sjukhuset, by 5078, Byte av ställverk UPS
Ärende nr 19 Delegeringsärenden
DELEGERINGSSBESLUT AV FASTIGHETSDIREKTÖREN PÅ DELEGERING AV FASTIGHETSNÄMNDEN 2015-10-29 89. 2015-09-14 Västfastigheter Sjukhuset i Mariestad, Legionella etapp 3 och ny ventilation D:nr FAST 328-2015 Projektnummer: 20870 Utbyte av samtliga kall- och varmvattenledningar i etapper för att få bukt med legionellaproblematiken. Ny ventilation i del av hus 10. 90. 2015-09-11 Västfastigheter Kungälvs sjukhus, parkeringsplatser D:nr FAST 166-2015 Projektnummer: 10532 Nybyggnation av parkeringsplatser 91. 2015-09-11 Återkallelse av beslut Västfastigheter Kungälvs sjukhus, parkeringsplatser D:nr FAST 166-2015 Projektnummer: 10465 92. 2015-08-10 Slutredovisning Västfastigheter Norra Älvsborgs Länssjukhus, nya parkeringsplatser etapp 1 D:nr FAST 229-2014 Projektnummer: 10328 Projektet är genomfört enligt beslut. 93. 2015-09-14 Slutredovisning Sahlgrenska Universitetssjukhuset Sahlgrenska sjukhuset, Ombyggnad för linjäraccelatorer, by 5239 D:nr FAST 311-2013 Projektnummer: 10159 Projektet är genomfört enligt beslut. Dock till en högre kostnad på 2 850 000 kr än budgeterat. Projektbudget 8 650 000 kr. Fastighetsnämndens låneram 2015: 3 000 000 kr Fastighetsnämndens låneram 2015: 1 400 000 kr Delegeringsbeslut av fastighetsdirektören 2015-10-29
2 1(1) DELEGATIONSBESLUT AV KUND- OCH FASTIGHETSCHEFEN PÅ DELEGATION AV FASTIGHETSNÄMNDEN 2015-10-29 109 2015-08-08 Sahlgrenska sjukhuset ombyggnad för byte av linjäracceleratorer byggnad 5239 Projektnummer: 10288 D: nr Fast 202-2015 Investeringsbelopp 8 000 000 kr Tilläggshyra per år 920 500 kr 110 2015-08-11 SLUTREDOVISNING - Uddevalla sjukhus block A plan 9 Mäva 3 ombyggnad läkemedelsrum mm Projektnummer: 10214 D: nr Fast 51-2014 75 000 kr lägre kostnad på grund av att återställande av toalett/dusch från förråd rum nr 9.1 blev färre åtgärder än planerat. 111 2015-09-03 Sahlgrenska sjukhuset Lokalanpassningar för traumaenhet byggnad 5124 Projektnummer: 10381 D: nr Fast 319-2015 Investeringsbelopp 2 000 000 kr Tilläggshyra 230 000 per år 112 2015-09-07 Sahlgrenska sjukhuset Byte av plattformshiss byggnad 5307 Projektnummer: 10524 D: nr Fast 323-2015 Investeringsbelopp 150 000 kr 113 2015-09-14 SLUTREDOVISNING Nytt vindfång vid huvudentrén Projektnummer: 10184 D: nr Fast 358-2012 114 2015-10-07 SLUTREDOVISNING Sahlgrenska sjukhuset, ombyggnad hissar enligt myndighetskrav Projektnummer: 501E och 505C Dnr: Fast 308-2008 SU:s låneram 2015 8 000 000 kr Avvikelse 75 000 kr lägre kostnad SU:s låneram 2015 2 000 000 kr Fastighetsnämndens låneram 2015 150 000 kr Avvikelse 200 000 kr Avvikelse 600 kr
Ärende nr 20 Anmälningsärenden
Sammanställning över anmälningsärenden från regionfullmäktige den 22 september 2015 Regionfullmäktige 132 Rapportering och aktiviteter för regionstyrelsens ansvar för uppsikt över övriga nämnder och styrelser 2015-2018 D:nr RS 12-2015 Den rapportering som följer av regionfullmäktiges beslut om styrande dokument ska i huvudsak ske i delårsrapporterna och i årsredovisningen.