Planeringskommittén för renovering och ombyggnad av Övernäs skola

Transkript

1 Planeringskommittén för renovering och ombyggnad av Övernäs skola Protokoll fört vid planeringsgruppens möte nummer 4 den 16 augusti 2013 Plats: Lunchmöte. Nautical Tid: Närvarande: Krister Norrgrann, ordf. Linda Söderström, Erica Sjöström, Henrik Boström och Kjell Nilsson, sekr. Sakkunniga projektingenjör Göran Seffer, rektor Peter Holm och arkitekt Micko Koskinen. 23 Mötets beslutsförhet, genomgång och justering av tidigare protokoll. Protokoll justerare för mötet utses. Beslut: Till protokolljusterare utsågs Henrik Boström. 24 Motivering till att direktupphandla Micko Koskinen som arkitekt för skissritningar Arkitekten Micko Koskinen utförde ett uppdrag för stadens räkning under våren Uppdraget slutfördes och rapport lämnades till stadsstyrelsen, vilket resulterade i att beslut fattades om fortsatt planering. Det uppdraget som innebar ca 150 timmars arbete betalas av Infrastruktursektorn via kontot När detaljritningar ska göras i följande skede av processen kommer en ny upphandling att ske. Planeringsgruppens uppdrag är sålunda att ta fram skissritningar inför upphandlingen av detaljritningar för ombyggnaden av Övernäs högstadieskola. Koskinens timtaxa finns i bifogat avtal. En bedömning av tidsåtgången för uppdraget är att ca 350 timmar behövs för att ta fram de efterfrågade skissritningarna och att planritningar bör vara klara inom 4-5 veckor för att tidsschemat ska hållas. När planeringsgruppen gjort förändringar så räknar Koskinen med att kunna förändra planritningarna inom en vecka. Koskinen menade att det är viktigt att byggnaden mäts upp ordentligt och att skissritningar inte ger ett exakt underlag, han betonade också vikten av att framförallt plattan och limträbalkarna undersöks noga. Beslut: Planeringsgruppen beslutar att uppdra åt Micko Koskinen att ta fram skissritningar enligt bilagt avtal. Stadens policy om konkurrensutsättning av tjänster innan upphandling beaktas genom att tillräckliga skissritningar tas fram av planeringsgruppen inför upphandlingen av detaljritningar för ombyggnaden av Övernäs högstadieskola. I landskapet tillämpas gällande EU-tröskelvärde i bestämmelser om offentlig upphandling, dock så att tjänster i allmänhet bör konkurrensutsättas då det är rimligt. Planeringsgruppen konstaterar att det i detta fall inte är rimligt att konkurrensutsätta framtagande av skissritningar eftersom det i sig skulle kräva att planeringsgruppen tar fram tillräckligt underlag för upphandlingsförfarandet av skissritningar i en omfattning som nästan motsvarar planeringsgruppens hela uppdrag. Sålunda är det totalekonomiskt mest fördelaktigt för staden att skissritningarna

2 upphandlas av den arkitekt som redan utformat ett förslag till ombyggnad, vilket ligger till grund för planeringsgruppens uppdrag. Värdet på tjänsten av upphandlingen underskrider med stor marginal gällande EU-tröskelvärde för denna tjänst. Micko Koskinen var inte närvarande under beslutet. 25 Förslag till avtal med arkitekten Micko Koskinen Göran Seffer presenterar förslaget till avtal. Beslut: Det bifogade avtalet godkänns och planeringsgruppen beslutar vidare att målen i miljöplanen ska beaktas i den fortsatta planeringen. Merkostnaden för att följa miljöplanen ska tas fram. 26 Diskussioner utgående från de svar som inkommit från personalen vid Övernäs I svaren kan konstateras att två lärarrum föredras, 39 svar mot 6. Vidare önskas att biblioteket placeras i 1-6 byggnaden, 29 svar mot 6. Elevhälsan bör placeras i 1-6 byggnaden menar 28 personer medan 10 anser att den bör placeras i högstadiebyggnaden. Administrationen bör placeras i samma byggnad svarade 27 och 12 ville ha den i olika byggnader. Förslag: I den vidare planeringen arbetar gruppen vidare med utgångspunkten att två lärarrum ska finnas, administrationen finns samlad i 1-6 byggnaden, där också bibliotek och elevhälsa placeras om möjligt. Arkitekten ges synpunkterna som vägledning inför det fortsatta arbetet. En klass i åk 7-9 har för närvarande i genomsnitt ca 16 elever meddelas arkitekten. Beslut: Ärendet bordläggs för att tas upp vid nästa möte som hålls på plats i skolan. 27 Fortsatta diskussioner och inhämtande av synpunkter från elevråd och olika personalgrupper För att de som verkar i skolbyggnaden ska kunna framföra sina synpunkter på konkreta och tydliga sätt, är ett möjligt arbetssätt att grupper (Exempelvis elevrådsrepresentanter, lärare i naturvetenskapliga ämnen, städpersonalen m.fl.) kallas till möte med projektingenjören, rektorn, någon representant för planeringsgruppen och gruppens sekreterare. På dessa möten diskuteras de ritningar som nu finns framtagna. De konkreta synpunkter som framkommer förs sedan vidare till arkitekten. Dessa möten bör hållas snarast möjligt för att synpunkterna ska kunna påverka det fortsatta arbetet. Förslag till beslut: Rektor Peter Holm sammankallar dessa grupper för gemensamma genomgångar efter skoldagarnas slut under perioden augusti. Beslut: Peter Holm gör ett schema där varje lärarlagsgrupp träffar de gruppmedlemmar som har möjlighet att närvara, arkitekt Micko Koskinen och Peter Holm deltar i planerade möten. Kjell Nilsson fungerar som sekreterare.

3 28 Information om miljöhandlingsplanen och stadens syn på vilka åtgärder som behöver vidtas. Kjell Nilsson kontaktade, enligt uppdrag miljösamordnare Ulf Simolin angående miljöhandlingsplanens intentioner. Miljöhandlingsplanen har framtagits efter ett påpekande av miljörevisorerna som saknade en plan för hur staden ska uppnå de fastställda miljömålen. Fullmäktige beslutade 2011 i Vision 2015, att stadens energiförbrukning skulle minska med 20 % från 2011 till Ulf Simolin betraktar målet som finns i planen, 25 % lägre än byggnormen, som i högsta grad realistiskt. I Sverige är nuvarande standardkrav (Boverkets BBR 20) en energiåtgång på 80 Kwh/ kvm. Vi följer för närvarande normen (BBR15) som ska ge en energiförbrukning på 100 Kwh/kvm. I samtal med Ulf Simolin och stadsdirektören framkom att miljöhandlingsplanens intentioner möjligen kunde uppfyllas om solceller placerades på skolans tak. Dessa solceller skulle inte bara bidra med energi utan också kunna användas i undervisningen. Denna lösning har använts vid Borgareskolan i Vasa. En ansökan om PAF-bidrag för dessa solceller och de merkostnader som uppstår skulle lämnas in från stadens sida redan i planeringsskedet. Förslag: Göran Seffer förbereder tillsammans med sakkunniga inom stadens förvaltningar en förfrågan till Landskapsregeringen som gäller kostnader för solceller och nödvändig utrustning. Möjligheter att erhålla EU finansiering undersöks. Beslut: Enligt förslag, med tillägget att Peter Holm ges uppdraget att sända skolans miljögrupps protokoll till planeringskommitténs medlemmar. 29 Kontaktpersoner vid Övernäs skola Personal vid Övernäs skola har utsett följande personer till kontaktpersoner: åk 1-6 representeras av Georg Jensen, åk 7-9 av Anette Rumander och den övriga personalen av Birgitta Andersson. Förslag: Kontaktpersonerna inbjuds till följande möte. Beslut: Enligt förslag. 30 Information om eventuella studiebesök Kjell Nilsson har enligt uppdrag varit i kontakt med Stockholms skolfastigheter, SISAB. Förslag till tidpunkter för studiebesök kommer att komma från Per Tunman vid SISAB i början av vecka 34. Besöken kommer att kunna göras i september. Heidenstamskolan i Uppsala och Roslagsskolan i Norrtälje är skolor som kunde komma ifråga för planeringsgruppens besök. Planeringsgruppen önskar också se en alldeles nybyggd skola med helt nya lösningar. Förslag: Kjell Nilsson fortsätter att hålla kontakten och rapporterar till gruppen för beslut när konkreta förslag finns. Beslut: Enligt förslag. 31 Betalningar av de uppdrag planeringskommittén beslutar om

4 När planeringskommittén beslutat om att ett uppdrag ska utföras och en faktura inkommer, godkänns beloppet av planeringskommittén och godkännandet protokollförs. Granskande godkännande och utbetalning av fakturorna sker hos Infra eftersom de har sakkunskapen och pengarna finns budgeterade under Infra. Avtal som planeringsgruppen ingår kan undertecknas av planeringsgruppens ordförande och sekreterare, enligt stadens regelverk. Förslag: Ovan beskrivna ordning följs. Beslut: Enligt förslag med tillägget att en stående punkt i framtida agendor blir ekonomisk uppföljning. 32 Övriga frågor Erica Sjöström föreslog att en stående punkt i framtida agendor blir, ändringar i ritningar. Beslut: Ändringar i ritningar blir en stående punkt i framtida agendor. Beslut: Personal vid elevhälsan ska få besvara frågeformuläret som all annan personal besvarat. Peter Holm skickar formuläret och samlar in svaren från dem. Beslut: Hem & Skola informeras om att protokollen kommer att finnas på stadens hemsida. Peter Holm meddelar dem. 33 Nästa möte Tisdagen den 20 augusti klockan Samling utanför Peter Holms arbetsrum. Krister Norrgrann, ordförande Kjell Nilsson, sekreterare Henrik Boström, justeringsman

5