ANDELSÄGAREFÖRENINGEN DEMONSTRATIONEN 5 INSTRUKTION FÖR STYRELSEN

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "ANDELSÄGAREFÖRENINGEN DEMONSTRATIONEN 5 INSTRUKTION FÖR STYRELSEN"

Lars-Göran Lindström
för 7 år sedan
Visningar:

1 Bilaga 1 till Stadgarna ANDELSÄGAREFÖRENINGEN DEMONSTRATIONEN 5 INSTRUKTION FÖR STYRELSEN 1. Styrelsens uppdrag Styrelsens uppdrag att förvalta fastigheten omfattar både byggnad och mark (se bil 1). Uppdraget genomförs i enlighet med gällande konsortialavtal och föreningsstadgar. I uppdraget ingår att förbereda delägarsammanträden och föreningsstämmor identifiera och föreslå delägare till ledamot i styrelsen samt försäkra sig om att det finns en kandidat till ordförandeskapet ansvara för att fastigheten/föreningen uppfyller åligganden, som följer av lagar och förordningar representera föreningen i samarbetet mellan fastigheterna i kvarteret Demonstrationen beträffande den gemensamma innergården I arbetet med fastighetens förvaltning biträds styrelsen av den förvaltare som kontrakterats av föreningen. 2. Styrelsearbetets fördelning på ansvarsområden Styrelsens uppdrag enligt ovan fördelar sig på följande obligatoriska ansvarsområden/funktioner: Ordförandeskap Finanser och ekonomi Fastighetstekniska frågor Husvärd Vid styrelsens konstituerande möte efter ordinarie föreningsstämma ska en ordförande utses och övriga ansvarsområden fördelas mellan ledamöterna. Sida 1 av 5

2 Om så överenskoms inom styrelsen vid det konstituerande mötet kan instruktionens fördelning av uppgifter inom ansvarsområdena justeras med hänsyn till aktuella ledamöters kompetenser och erfarenhet. Fördelningen av ansvarsområden liksom eventuell justering av uppgifter ska dokumenteras i styrelsens protokoll och förvaltare och delägare/föreningsmedlemmar informeras. 3. Uppgifter inom ansvarsområdena Ordförandeuppgifter fördela ansvarsområden inom styrelsen efter samråd med övriga ledamöter förbereda dagordning, sammankalla och leda styrelsens möten samordna tidplan, dagordning, mötesunderlag och kallelse till delägarmöten samt ordinarie och extra föreningsstämmor i samarbete med förvaltaren utarbeta årsredovisning för det gångna verksamhetsåret inför revision och framläggande för beslut av föreningsstämman övergripande ansvar för avtal med fastighetsförvaltare, vilket bl a innebär att bereda och genomföra upphandling av förvaltningsföretag samt presentera förslag för beslut av föreningsstämman under avtalstiden följa upp förvaltarens arbete hålla delägarna löpande informerade om fastighetens skick och förvaltning övergripande ansvar för uppföljning av budget och underhållsplan avseende styrelsens samtliga uppdrag, samt för att beslut fattade på delägarmöte och föreningsstämma genomförs. Slå larm om ekonomiska överraskningar skulle uppstå identifiera kandidater till styrelsen ansvara för att protokoll förs vid styrelsens möten samt att dessa undertecknas av protokollförare och ordförande ansvara för att protokollen arkiveras (original lämnas till revisorn tillsammans med årsredovisningen) samt för att kopia mailas till förvaltaren Sida 2 av 5

3 följa upp att delägarna lämnar kontaktuppgifter, utskick av påminnelsebrev till de som inte inkommit med uppgifter senast den 15 mars varje år uppdatera listan över delägarnas adresser informera berörda vid lägenhetsköp/försäljning om gällande regler samt bevaka att dessa följs inklusive att köparen undertecknar och till förvaltaren skickar formuläret Godkännande av konsortialavtal och stadgar samt fullmakt för föreningen och styrelsen att förvalta fastigheten och att köparen fyller i och skickar till styrelsen och förvaltaren formuläret Kontaktuppgifter för andelsägare i Demonstrationen 5 ansvara för frågor som inte hänför sig till annat ansvarsområde enligt fortsatta beskrivningen. Finans- och ekonomiuppgifter fungera som styrelsens kontaktperson med förvaltarens handläggare för finans/ekonomifrågor i samråd med förvaltaren utarbeta förslag till budget för kommande budgetår för godkännande av styrelsen och beslut av föreningsstämman under året följa upp budgetutfallet utifrån förvaltarens kvartalsrapporter och likviditetsrapporter samt bankens information om fastighetslånen. Rapportera utfall till styrelsen bereda och föredra finansiella och ekonomiska ärenden för beslut i styrelsen. Informera förvaltaren, om åtgärder föranledda av styrelsens beslut bevaka förvaltarens betalning av löpande uppdrag och tjänster enligt budget ta emot och granska förvaltarens fakturor avseende tillkommande förvaltningstjänster samt andra fakturor avseende tillkommande icke budgeterade kostnader attestera för utbetalning dessa granskade och korrekta fakturor och informera förvaltaren för verkställande uppdatera och utveckla hemsidans innehåll ( med hjälp av tillämpliga delar av SBC s hemsidestjänst, som föreningen använder sig av. Sida 3 av 5

4 Fastighetstekniska uppgifter fungera som styrelsens kontaktperson med förvaltarens handläggare för tekniska frågor i samråd med förvaltaren årligen revidera planen för underhåll och reparation av fastighetens gemensamma områden såväl inne som ute ( underhållsplanen ) för godkännande av styrelsen och beslut vid föreningsstämman under året följa upp planens genomförande med förvaltaren bereda och föredra fastighetstekniska ärenden inklusive beräknade kostnader/budget vid nytillkommande åtgärder för beslut i styrelsen (avser gemensamma utrymmen, hyreslokaler, planteringar och gården). Informera förvaltarens tekniska handläggare om åtgärder föranledda av styrelsens beslut. i samråd med förvaltaren bedöma ansökningar om tillstånd för ombyggnad av lägenheter för beslut i styrelsen för styrelsens räkning representera föreningen i samarbetet beträffande den gemensamma innergården ansvara för att befintliga planteringar och utrustning (bevattningsanläggning med tidstyrning etc) i fastighetens rabatter längs de Geers- och Strindbergsgatorna sköts och underhålls i gott skick på kort och lång sikt. Utarbeta specificerad arbetsbeskrivning för uppdraget, som antingen kan läggas ut på den för kvarteret Demonstrationen gemensamt kontrakterade trädgårdsentreprenören mot överenskommen tilläggskostnad eller avtalas separat med annan entreprenör. Husvärdsuppgifter ansvara för kontakter och information i praktiska frågor till boende i fastigheten (delägare och hyresgäster) välkomna och informera nya delägare och hyresgäster om regler och anvisningar för boende i huset, visa de gemensamma utrymmena, dela ut Ordningsföreskrifter samt 'Anvisningar och information för delägare och hyresgäster i fastigheten Demonstrationen 5. hänvisa boende till rätt instans och svara på frågor, om de inte med hjälp av utdelad information vet hur de ska lösa en fråga informera boende, som inte följer reglerna, om vad som gäller och vid behov visa dem till Sida 4 av 5

5 rätta regelbundet (minst en gång per vecka) kontrollera att ordningsföreskrifter samt övriga anvisningar för fastighetens skötsel följs samt se till att sopor utan upphovsman forslas bort. åtgärda stopp i sopnedkastet kontrollera att lägenheterna har föreskrivna namnskyltar på ytterdörrarna. Om så ej är fallet, kontakta ansvarig delägare och informera om att föreningen beställer skylt på dennes bekostnad, om vederbörande inte ordnar saken själv vid byte av delägare samt i förekommande fall beställa och montera nya namnskyltar till ytterdörrarna Informera boende i förväg om arbeten i allmänna utrymmen, som kan förorsaka olägenheter (t ex genom meddelande i entrén och brevlådorna) följa upp att den kontrakterade städfirman utför de städuppgifter, som framgår av firmans uppdragsbeskrivning enligt kontrakt organisera städdagar för delägarna i de gemensamma utrymmena liksom på fastighetens markområde vid arbeten, som kräver tillgång till lägenheter och lokaler, assistera förvaltaren genom att kontakta boende/delägare i förväg och ge information samt vid behov - samla in nycklar till hantverkare/reparatörer vid behov sanda framför entréerna vid snöfall i avvaktan på att kontrakterad snöröjningsfirma anländer. --- o --- o --- Bilaga 1: Andelsägareföreningens ansvar för fastigheten Demonstrationen 5 Sida 5 av 5

Relevanta dokument

Arbetsordning för styrelsen

1 Arbetsordning för styrelsen Arbetsordning för styrelsen BRF Måttbandet i Stockholm Brf Måttbandet är en bostadsrättsförening vars främsta uppdrag är att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom