SF 12 Särskilda Föreskrifter

Transkript

1 Dokumentets namn Särskilda Föreskrifter Utarbetad av Projektgruppen Gäller för Entreprenadområde syd Reg.nr 06.2 Sidan 1/54 Fastställd av och datum Reviderat Gäller från datum Regionservice SF 12 Särskilda Föreskrifter Driftentreprenadområde syd Teknisk drift och Energioptimering

2 SF Särskilda Föreskrifter Dessa Särskilda föreskrifter ansluter till ABFF 12 och är upprättade i enlighet med SF 12 ingående i AFF, Avtal för fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster. Koder och rubriker följer dessa dokument. Ändringar och tillägg avseende fasta bestämmelser i ABFF 12 framgår av dessa Särskilda föreskrifter med texten med ändring av ABFF 12 föreskrivs. Motsvarande anmärkning avseende ändring och tillägg till täckbestämmelser i ABFF 12 har ej gjorts i dessa Särskilda föreskrifter. (Vissa av bestämmelserna i ABFF 12 har en särskild karaktär genom att det redan i ABFF 12 förutsätts att bestämmelserna kan ändras. Detta är markerat i ABFF 12 genom att de aktuella paragraferna innehåller uttryck om inte annat föreskrivits i övriga kontraktshandlingar eller liknande. Sådana bestämmelser brukar kallas täckbestämmelser, dvs de gäller om inget annat föreskrivits). Funktionskrav/åtgärdskrav Beträffande förhållande mellan funktionskrav och åtgärdskrav se ABFF 12, kap1 6 med tillhörande kommentarer. Pyramidregeln Det som skrivs under en rubrik på högre nivå gäller för samtliga underrubriker om inte annat är angivet under dessa. Det som skrivs t ex under rubriken SF1, gäller således för SF1.1, SF1.11 o s v, om inte annat anges under dessa underrubriker Förkortningar: B Beställaren L Leverantören SL Sidoleverantör UL Underleverantör SF0 ALLMÄNT Entreprenadform All hälso- och sjukvård förutsätter en mycket hög driftsäkerhet och kvalitet på teknisk försörjning och service. Detta innebär att fastigheter, installationer och utrustning fungerar på avsett sätt under den tid som önskas med ett minimum avdriftavbrott. En ökad komplexitet i den apparatur som används i dagens sjukvårdställer också ökade krav på driftsäkerhet. Entreprenaden är en blandad entreprenad som innehåller både krav som baseras på funktioner och utförande. I de delar kraven ställs som funktionskrav ska L initiera erforderliga åtgärder och välja arbetsmetod och frekvens för att uppfylla de acceptanskriterier, som är kopplade till funktionskraven. I de delar kraven ställs på utförande ska L följa B:s krav på arbetsmetod och frekvens. SF0.1 SF0.2 Beställare Skåne Läns Landsting/Region Skåne, genom dess förvaltning Regionservice (Organisationsnummer ) Dockplatsen Malmö Leverantör Anges i kontraktet. 2 (54)

3 SF0.3 Beställarens målsättning Skånes läns landsting benämnt Region Skåne ansvarar för regional utveckling och service inom områdena hälso- och sjukvård, tandvård, kollektivtrafik, kultur, näringsliv samt enheten för planering och miljö inom Skåne län. Högsta beslutande organ i Region Skåne är Regionfullmäktige. Regionservice är Region Skånes förvalting för stöd o service, styrd genom en Fastighet och service nämnd. Regionservice ansvarar för lokalfrågor, handhar leveranser av till exempel kost och förbrukningsmateriel samt lokalvård, logistik, tvätt och vårdnära tjänster. Det finns även ett shared-service center för tjänster inom ekonomi och HR. Regionservice verksamhet är uppdelad i tre divisioner. Fastighetsdivisionens uppdrag kan beskrivas enligt nedan. Teknisk och ekonomisk förvaltning av Region Skånes fastighetsbestånd Rationell och professionell teknisk service av fastigheter och komplexa anläggningar, så att hälso- och sjukvård kan bedrivas på ett säkert sätt Professionellt stöd för att på ett kostnadseffektivt sätt omsätta vårdens och övriga verksamheters behov av förändringar och utveckling i anpassade lokaler Övergripande ansvar för all lokalförsörjning i Region Skåne SF0.31 BESTÄLLARENS MÅLSÄTTNING FÖR ENTREPRENADEN B:s målsättning är långsiktig och förvaltningen ska bedrivas med god service och tillgänglighet gentemot hyresgäster och den verksamhet som bedrivs i respektive fastighet samt präglas av kvalitetstänkande i alla led. Målet för entreprenaden ska också vara att: Förvaltningen ska styras tekniskt och ekonomiskt utifrån ägarperspektivet. L har det övergripande ansvaret tekniskt och genomför planerade åtgärder inom ramen för budgeterade kostnader samt akuta insatser. Övriga åtgärder ska alltid genomföras efter beslut från B Säkerställa driften av i entreprenaden ingående objekt på ett sådant sätt att störningar ej förekommer Upprätthålla anläggningarnas tekniska kapacitet och funktion så att maximal livslängd och optimal driftekonomi erhålles på installationer och byggnader samt att förhindra skador på dessa Upprätthålla fastigheternas tillträdesskydd Parterna arbetar utifrån förutsättningen att uppnå ett partnerskap där båda parter arbetar utifrån gemensamma mål för förvaltningen av de olika ingående objekten Ls uppdrag ska ses som ett helhetsuppdrag, där L i varje situation förväntas ta initiativ till lämpliga eller erforderliga åtgärder, oaktat om de uttryckligen angivits i detta avtal eller ej Energioptimeringsmål Definition: Med energioptimering avses strukturerat driftarbete med byggnadernas värme, ventilation, kyla, klimatskal och elsystem så att de används så energieffektivt som möjligt mot ställda funktionskrav och övriga gällande klimatparametrar. B förväntas agera i framkant och visa vägen när det gäller krav på klimateffektivitet och ekonomisk återhållsamhet. Detta ställer krav på korrekt och lättillgänglig information med kontroll över energi- och driftssituationen i B:s fastighetsorganisation. Potentialen är generellt stor inom branschen för effektivare energianvändning. För entreprenaden som upphandlas enligt detta förfrågningsunderlag gäller att hitta lönsamma åtgärder att presentera för B som samtidigt ger B nöjda kunder. 3 (54)

4 B arbetar med noggrann kontroll och uppföljning av energi- och vattenförbrukning inom fastighetsbeståndet. B:s målsättning är att under entreprenadtiden minska energianvändningen 17% fram till 2018 jämfört med utfallet för Gäller för energislagen el, värme respektive kyla. Aktuella måltal avseende försörjningsmedier: Spec. energianv. År 2013, kwh/m 2 *år (klimatkorr. & BRA) Mål 2018, kwh/m 2 *år (klimatkorr. & BRA) Ystad Trelleborg B har gjort ett strategiskt val genom att ställa krav på att extern Leverantör ska ha en tydlig inriktning mot energioptimeringsarbetet för B:s fastigheter. Den leverantör (L) som upphandlas för aktuell entreprenad förutsätts vara kunnig, nyfiken och arbeta proaktivt med driften av B:s fastighetstekniska installationer. L ska i samverkan med B ansvara för frågor rörande energioptimering och drift av tekniska installationer. L ska fortlöpande inkomma med förslag till investeringar och förändringar som kan sänka energiförbrukningen. För att nå ovanstående mål ska L tillämpa ett systematiskt energiarbete vid utförande av teknisk drift och energioptimering av B:s fastigheter. Detta innebär att L måste arbeta med strukturerad driftoptimering och uppföljning i syfte att minimera energianvändningen, men inom ramen för detta arbete säkerställa god funktion med rätt inneklimat och nöjda hyresgäster/verksamhet. Ls förslag ska dock alltid meddelas B:s energigrupper innan eventuella åtgärder utförs. L ska i samråd med B:s energigrupper genomföra energieffektivisering och driftoptimering enligt nedan angivna förutsättningar och arbetsprestationer. Faktainsamling av objektsuppgifter, t ex verksamhetsbeskrivningar, samt mediastatistik över el, värme, vatten, kyla etc. Löpande utföra drift, och underhåll av samtliga tekniska installationer som har betydelse för energiförbrukningen i enlighet med funktions- och åtgärdskrav i teknisk beskrivning. Löpande via styrsystemen och extern mätutrustning, loggar etc. mäta el-,kyloch värmeanvändning samt temperaturer, drifttider, reglerförlopp m m. Utveckla konkreta och praktiskt genomförbara åtgärdsförslag. Upprätta investerings- och lönsamhetskalkyler för åtgärdsförslag (utförs mot särskild ersättning efter samråd med B). Dokumentera sitt energiarbete i förenklad dagbok, samt hålla detta tillgängligt för B. Inom ramen för denna entreprenad ska energimöten hållas 1 gång per kvartal mellan B och L för att säkerställa fokus på arbetet med energioptimering samt styra mot att de uppsatta energioptimeringsmålen uppnås. Beslut om verkställande av åtgärder tas av B. L ska utföra entreprenaden i enlighet med denna målsättning. SF0.311 Operativa indikatorer för uppföljning och utvärdering B har identifierat följande områden som särskilt viktiga för uppföljning och utvärdering av utförandet av entreprenaden; 1. Kostnadsutveckling 2. Driftsäkerhet 3. Energioptimering 4. Teknisk status 4 (54)

5 5. Kundnöjdhet 6. Samarbete och utveckling. Dessa indikatorer kommer att följas upp kontinuerligt och utfallet kommer att beaktas vid B:s utvärdering av entreprenaden liksom för B:s övervägande om uppsägning eller förlängning av kontraktet. B har för avsikt att utarbetare modeller och system för mätning och uppföljning av dessa operativa indikatorer. L kommer att ges möjlighet att medverka i detta. 1. KOSTNADSUTVECKLING En av Region Skånes målssättningar med denna konkurrensutsättning är att uppnå effektivisering av driften och en sänkning av den totala kostnaden för förvaltningen av regionens ägda fastigheter. Målet är att Regionen vid jämförelse med andra landsting ska tillhöra den lägre kvartilen vad avser förvaltningskostnader. 2. DRIFTSÄKERHET Vårdverksamhet ställer höga krav på en säker drift då denna påverkar patientsäkerheten. Detta innebär att fastigheter, installationer och utrustning ska fungera på avsett vis under den tid som önskas, med ett minimum av störningar och driftavbrott. Säkerhetsdimensioneringen är särskilt viktig vid sjukhus där den tekniska försörjningen inte får fallera. Objekten får inte utsättas för kraftbortfall inom elförsörjningen, bakteriespridning i vattenledningar mm. Entreprenaden är en blandad entreprenad som innehåller krav som baseras på både funktioner och utförande och B kommer att ställa särskilt höga krav på Ls rutiner och former för egenkontroll. L förväntas att vara en pålitligt och trygg samarbetspartner ha ett tydligt fokus på förebyggande åtgärder kontinuerligt utveckla och säkerställa sina arbetsprocesser och rutiner för att minimera mängden fel arbeta aktivt för att kontinuerligt säkerställa sina metoder för egenkontroll inte överskrida de inställelse- åtgärds- och avbrottstider som anges i förfrågningsunderlaget samt arbeta aktivt för att minimera desamma. Särskild vikt kommer att läggas vid förhållanden som berör driftsäkerheten vid beställarens kvalitetskontroll enligt SF För vissa kritiska förhållanden utgår viten, som närmare framgår i SF ENERGIOPTIMERING B ser L som en viktig partner i utveckling av verksamheten och långsiktigt effektivisera fastighetsdriften och den fastighetsanknutna verksamhetsservicen utan att göra avkall säkerhet, kvalitet och service, men särskilt när det gäller möjligheter att i förvaltning införa nya tekniska lösningar med avsikt att minska - energianvändningen och därmed kunna upprätta en utvecklingsplan för sådana förnyelser. L ska under uppdragets 6 första månader i nära samarbete med B utarbeta förslag till uppföljningsmodell. B fattar slutligt beslut om utformningen. Den fastlagda modellen ska användas under avtalstiden men kan komma att ändras om beslut 5 (54)

6 fattas inom Region Skåne som ställer nya krav på uppföljning av energioptimering som även omfattar andra fastigheter än de som ingår i denna entreprenad. 4. TEKNISK STATUS En prioriterad uppgift för Regionservice är att förse vårdverksamheterna med vid varje tid ändamålsenliga lokaler. Detta ställer särskilda krav att mot bakgrund av den snabba utvecklingen av arbetsmetoder och utrustning optimera byggnader och tekniska installationer ur ett livsfunktionsperspektiv. Bedömningar i dessa avseenden (LCA och LCC) liksom miljöhänsyn måste därför alltid ingå vid val och avvägningar av investeringar och underhållsinsatser. Krav ställs också att fortlöpande utvärdera lokalanvändningen och i förekommande fall genomföra förändringar för effektivisering av lokalnyttjandet. B:s målsättning är att förvalta och utveckla fastighetsbeståndet så att den tekniska statusen vid varje tid motsvarar dessa krav. L förväntas vara en aktiv samarbetspartner i B:s arbete, vilket innebär att utföra uppdraget i överensstämmelse med denna målsättning och föreslå åtgärder och insatser som bidrar till utvecklingen av den tekniska statusen. 5. KUNDNÖJDHET Utförandet av driften ställer stora krav på lyhördhet och förståelse för hyresgästernas verksamhet och att hänsyn till dessa tas vid planering och utförande av arbeten. Detta gäller såväl fastighetsdriften som de verksamhetstjänster som levereras inom ramen för detta avtal. L förväntas att vara en tillgänglig och pålitligt samarbetspartner till B:s hyresgäster och brukare lämna snabb och korrekt information hantera arbetsorder med skyndsamhet informera hyresgäster och berörda brukare om förändringar, avvikelser eller störningar informera hyresgäster och brukare om förändringar i Ls organisation eller hos leverantörer eller andra entreprenörer som kan vara av intresse. För att mäta kunduppfyllelsen kommer B att låta utföra kundundersökning i likhet med vad som gjorts tidigare för egen regi verksamheten. 6. SAMARBETE OCH UTVECKLING Utöver det som formulerats enligt punkterna 1-5 ovan förväntas L vara en aktiv samarbetspartner för B i ett fortlöpande förbättringsarbete för att utveckla arbetsmetoder, system mm för ökad effektivitet och kvalitet i drift och service. Regionservice har ett processbaserat arbetssätt. L ska följa de processer som B har för utförandet i sitt arbete. L ska också inom ramen för det systematiska utvecklingsarbetet delta i utvecklingen och själva komma med förbättringsförslag för processernas utformning. Som närmare beskrivs i SF0.34 ska B medverka i ett systematiskt utvecklingsarbete bl. a genom upprättande av utvecklingsplaner och de projekt och insatser som kan aktualiseras som en följd av detta. B:s förväntan är att L ska vara en aktiv partner i utvecklingsarbetet ovan och kommer att utvärdera Ls prestation i uppdraget bl.a. mot denna förväntan. 6 (54)

7 SF0.32 KVALITETSMÅL FÖR ENTREPRENADEN B:s kvalitetsmål för entreprenaden är att utveckla fastighetsbeståndet utifrån ägarens intentioner och utveckla kundvårdsarbetet så att hyresgästens/verksamhetens syn tas tillvara. Inom ramen för B:s övergripande målsättningar förväntas E aktivt bedriva förbättringsarbete för såväl drift och underhåll som servicen till hyresgästerna SF0.33 MILJÖMÅL FÖR TJÄNSTEN (ENTREPRENADEN) B eftersträvar en miljöanpassad förvaltning och drift av sina fastigheter med omgivande mark. Miljöanpassning och resurshushållning eftersträvas i alla led, exempelvis för energi, vatten och avlopp, ventilation, städning och skötsel av trädgård, avfallshantering, vid ändring av byggnad och andra förekommande anpassningar för nyttjare/hyresgäster. Miljöanpassning eftersträvas också vid utförande av arbetsuppgifter och av hjälpmedel vid genomförande av den administrativa förvaltningen. Landstingets miljöarbete styrs av vision och mål. L ska utföra sitt uppdrag i enlighet med dessa miljöintentioner och miljömål etc. så att B:s uppsatta mål kan uppnås, samt ska L aktivt medverka till att fortlöpande utveckla en miljöanpassad förvaltning och drift av B:s fastigheter. Se även SF2.2 och SF3.5. SF0.34 UTVECKLINGSMÅL FÖR ENTREPRENADEN B:s målsättning är att långsiktigt effektivisera fastighetsdriften och den fastighetsanknutna verksamhetsservicen utan att göra avkall på säkerhet, kvalitet och service. För att åstadkomma detta krävs ett fortlöpande utvecklings- och förbättringsarbete. B och L ska därför gemensamt upprätta en utvecklingsplan med konkreta mål och handlingsplaner. Förutom att utföra entreprenaden i överensstämmelse med utvecklingsplanen ska L vara bredd att medverka i genomförande genom i särskild ordning överenskomna insatser och projekt. Ett exempel på det är att L ska följa de processer B har för att utföra leveranserna och dialogen med hyresgäster och brukare. L ska också inom ramen för utvecklingen av entreprenaden komma med förslag på förändringar av processerna och aktivt delta i processutvecklingen. L ska till B presentera förslag till initial utvecklingsplan senast Utvecklingsarbetet ska dokumenteras löpande och uppföljning av måluppfyllelse ska ske i samband med särskilda möten, se vidare SF3.73. Energioptimering B ser L som en viktig partner i utveckling av verksamheten och långsiktigt effektivisera fastighetsdriften och den fastighetsanknutna verksamhetsservicen utan att göra avkall säkerhet, kvalitet och service, men särskilt när det gäller möjligheter att i förvaltning införa nya tekniska lösningar med avsikt att minska -energianvändningen och därmed kunna upprätta en utvecklingsplan för sådana förnyelser. SF1 OMFATTNING Entreprenaden omfattar: Teknisk förvaltning drift och underhåll av byggnader och utemiljö Energioptimering för att minska användningen av mediaslagen el, värme, kyla och vatten. Energiåtgärder såsom konverteringar och andra systemförändringar ingår inte i entreprenaden. Viss administrativ förvaltning och verksamhetsanknutna tjänster i enlighet med förfrågningsunderlag och däri förtecknade handlingar. Tillsyn, skötsel och felavhjälpande underhåll för verksamhettekniska system om särskilda avtal tecknas med B. 7 (54)

8 Systematiskt brandskyddsarbete Tillsyn, skötsel och felavhjälpande underhåll för säkerhetssystem med tillhörande administrativa arbetsuppgifter. Med säkerhetssystem avses: o Passersystem o Inbrottslarm o Överfallsalarm o Kodlåssystem o Mekaniska låssystem Antal och typ av fastigheter redovisas i förfrågningsunderlagets handling Basdata. För objekt 8719, Rättspsykiatriskt centrum (RPC), så ingår objektet i entreprenaden först när fastigheterna överlämnats till Region Skåne. Byggnationen startar våren 2014 och beräknas vara färdigt under år När fastigheterna är färdiga omfattas allt arbete och alla installationer av 5-års garanti från B:s leverantör. L ska för objekt 8719 RPC inom ramen för det fasta avtalet föra vidare anmälan av garantirelaterade fel till utfärdaren av garantin enligt instruktioner från B samt återkoppla till anmälaren enligt rutin för hantering av arbetsorder. Se handling L ska utföra drift och tillsyn av fastigheterna enligt krav i detta avtal. L ska också utföra felavhjälpande underhåll av installationer och byggnader som inte omfattas av garantin, mot ersättning enligt á-prislista efter beställning från B. Omfattningen framgår i detalj av handlingar som förtecknas under SF1.1. SF1.1 Förteckning över kontraktshandlingar 01 Kontrakt Kontrakt Kontaktpersoner fastighetsdrift Hyresavtal Prisbilaga 02 Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster, ABFF AFF Definitioner ÖVRIGT FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 06.2 Särskilda föreskrifter 06.3 Objektsbeskrivning Basdata för förvaltningsobjekt Förteckning över innehåll i förvaltningsobjekt Förteckning över aggregat och fläktar Förteckning över ventilationsfilter Förteckning över kylmaskiner och värmepumpar Förteckning över mediamätare Rutin för energimätare Energiuppföljning Ronderingsrutin energi Ronderingsprotokoll energi 06.4 Beskrivning av arbetsuppgifter Beskrivning av administrativa arbetsuppgifter Beskrivning av tekniska arbetsuppgifter baserade på funktionskrav inkl. gränsdragningslista Beskrivning av verksamhetsanknutna tjänster baserade på funktionskrav inkl. gränsdragningslista Drift- och underhållsinstruktioner Förteckning över driftkort/drift och underhålls- 8 (54)

9 instruktioner för objekten Reservkraft instruktioner för provning och drift Medicinska gaser Kvalitetsdokument för hantering av medicinska gaser Övriga dokument medicinska gaser Gränsdragningslista Region Skåne Hyresvärd-Hyresgäst Beskrivning av dataöverföring / -system Anvisningar för CAD Beskrivning av datoriserad driftövervakning Rutin för hantering av Arbetsorder Metodhandbok IT Gränsdragningslista Regionservice/IT-avdelningen Brandskydd Regelbundna kontroller av brandtekniska system Instruktion för avställning av brandteknisk funktion Checklista för avställning av brandteknisk funktion Mall anslag avstängning brandteknisk funktion Instruktion heta arbeten Säkerhetsregler för heta arbeten Delegering heta arbeten Beskrivning hantering av nyckel- och passerkortsystem Anvisningar passersystem Beskrivning Nyckel och passerkort för driftentreprenörer Nyckelrevisionsrapport Utlåning av nyckel 06.5 Ritningar och statistik Fastighet och byggnadsförteckning Situationsplaner Statistik PU-planer 06.6 Övriga handlingar Kris och katastrofberedskap Miljödokument, miljöledningssystem Rutin för rekommenderade temperaturer Miljöpolicy Miljöprogram Säkerhet och sekretess Region Skånes uppförandekod för leverantörer Region Skånes Upphandlingspolicy Tystnadsplikt och sekretess Riktlinjer byggenskap och vårdhygien IT-system Ansvarsförbindelse IT Informationssäkerhetshandbok Föreskrifter för miljö- och avfallshantering Avfallsplan Avfallshantering Kemikaliehantering Nödlägesberedskap miljö Förteckning över myndighetsbesiktningar; Besiktningsplan OVK Förteckning över installationer och utrustning etc där krav på myndighetsbesiktning föreligger Sidoentreprenörer och leverantörer; Beställarens befintliga avtal 06.7 Mallar Mall för driftmöte Mall förslag energieffektivisering Underlag för underhållsplan 9 (54)

10 06.74 Bilaga till mötesmallar Mall för kontraktsmöte 06.8 Upphandlingsföreskrifter Upphandlingsföreskrifter Anbudsformulär (bilaga till upphandlingsföreskrifter) SF1.2 Material och varor Endast material och varor som är i överensstämmelse med Region Skånes miljöpolicy och brandskyddskrav får användas. Material och varor ska uppfylla funktionskraven väljas utifrån LCC-perspektiv väljas så att landstingets miljömål och miljöintentioner kan uppnås Samråd avseende val av material och varor ska systematiskt ske med B. L har skyldighet att säkerställa tillgången på visst för driften och verksamheten, strategiskt material så att avbrottstider minimeras och så att de acceptanskriterier som är kopplade till funktionskraven kan uppfyllas. L har inte rätt att byta fabrikat på befintligt material, tekniska komponenter eller teknisk utrustning av väsentlig betydelse utan B:s skriftliga medgivande. SF1.21 FÖRBRUKNINGSMATERIAL SF1.211 Förbrukningsmaterial för administrativa arbetsuppgifter L ska tillhandahålla och bekosta allt förbrukningsmaterial för de administrativa arbetsuppgifterna, såsom papper, porto etc. SF1.212 Förbrukningsmaterial för fastigheternas drift L ska anskaffa och bekosta allt förbrukningsmaterial för förvaltningsobjektens drift,, med undantag av lysrör, lysrörslampor, övriga ljuskällor, glimtändare, HF-don. Dessa bekostas av B. L ska avropa mot B ramavtal och lagerhålla L ska tillhandahålla och bekosta luftfilter i enlighet med förteckning alt SF1.213 Förbrukningsmaterial för verksamheten i fastigheten L ska anskaffa och bekosta allt förbrukningsmaterial som krävs för de verksamhetsanknutna tjänster som ingår i entreprenaden. SF1.22 MATERIAL FÖR UNDERHÅLL Följande material för underhåll ska ingå i den fasta ersättningen för entreprenaden: Material för felavhjälpande underhåll ska ingå i Ls fasta ersättning med en grundersättning upp till 5000 SEK för arbete inkl. material per åtgärd, se vidare SF6.11. Underhåll där byte av komponent/utrustning sker till likvärdig produkt, men på grund av produktutveckling kan innebära en förbättrad funktion, är ett underhåll och inte en investering. Material i samband med åtgärder för skadegörelse bekostas av den som orsakat skadan. I det fall ansvaret för skada ej kan fastställas svarar B för kostnaden i de fall 10 (54)

11 skadan inte orsakats genom försumlighet eller utebliven tillsyn och skötsel från Ls sida. SF1.23 FÖRSÖRJNINGSMEDIA B tecknar alla försörjningskontrakt för media och svarar för abonnemangs- och förbrukningskostnader avseende media. SF1.3 Tillkommande och avgående arbetsuppgifter och förvaltningsobjekt under kontraktstiden B har rätt att under kontraktstiden förändra entreprenadens omfattning, dels beroende på nybyggnad, ombyggnad eller rivning, tomställning, köp eller försäljning. Förändring av denna art ska meddelas till L senast 3 månader innan den träder i kraft. Reglering av ersättning ska ske enligt SF6.12. Skulle B träffa avtal om försäljning eller tomställning av fastighet eller del av fastighet som omfattas av kontraktsarbetena, äger B rätt att utesluta denna ur kontraktet till upphörande med tre månaders uppsägningstid. Reglering av ersättning ska ske enligt SF6.12. B förbehåller sig rätten, om inte annan överenskommelse skett, att för tillkommande arbetsuppgifter och för tillkommande förvaltningsobjekt anlita annan leverantör. Om avbeställning av fastigheter och byggnader under ett år överstiger 30 % av den totala entreprenadvolymen motsvarande år ska särskild förhandling upptas av parterna. Reglering av ersättning för tillkommande objekt ska ske enligt SF6.12. SF1.4 Sidoentreprenörer och leverantörer Sidoentreprenörer och leverantörer framgår av de kontrakt och dylikt som tillhör den dokumentation som L erhåller vid kontraktstecknande. L har möjlighet att nyttja de sidoentreprenörer och leverantörer med vilka B vid var tid har gällande ramavtal med. B ansvarar för att avtal finns avseende mediaförsörjning m.m. som inte ingår i Ls åtagande enligt handlingarna i förfrågningsunderlaget. L kommer att meddelas förändringar i avtal eller byte av kontraktspart. L har samordningsansvar för sidoentreprenörer förtecknade i handling enligt SF1.41. Samordningsansvaret innebär att: L har det övergripande ansvaret för att avropa, följa upp och sköta kontakterna med SL L ska utöva den tillsyn som krävs för att kontrollera att SL utför sina avtalade kontraktsarbeten enligt B:s kvalitetsmål för entreprenaden L ska rapportera till B väsentliga händelser hos SL SF1.41 FÖRTECKNING ÖVER SIDOENTREPRENÖRER OCH LEVERANTÖRER Uppgifter om sidoentreprenörer och leverantörer som har upphandlats av B redovisas i handling SF1.5 Kontroll av mängder Anbudslämnare ska genom syn före anbudsgivning skaffa sig kännedom om förvaltningsobjektets status. Anbudslämnare bereds tillfälle till syn av förvaltningsobjekten, se handling Upphandlingsföreskrifter. 11 (54)

12 Med ändring av ABFF 12, kap 1 5 föreskrivs: L ska kontrollera att de mängder för objekt som B angivit i förfrågningsunderlaget överensstämmer med verkliga förhållanden. Om kontrollen ger vid hand att avvikelser föreligger ska krav på ersättningsreglering vara framställt senast 3 månader efter kontraktstidens början. Därefter förfaller rätten till reglering. För objekt 8719, RPC gäller 3 månader från det att objektet ingår i entreprenaden. I förfrågningsunderlag redovisade ytor och mängder ska inte regleras förutsatt att angiven mängd för enskild post inte avviker med mera än +/- 5 %. Då både över- och understigande delmängder förekommer ska, i första hand, reglering av kontraktssumman ske genom avräkning mellan överoch understigande delmängder. Ingen reglering ska göras om avräkningsbeloppet understiger 2 % av den totala fasta ersättningen på årsbasis. För objektet RPC där byggnation beräknas färdig under 2016, gäller att ovanstående tider räknas från det att B övertagit ansvaret för objektet och Ls entreprenadtid startat. Där X har angivits i kolumnen enhet/mängd i handling Förteckning över innehåll och mängder ska L själv på plats förvissa sig om omfattning av mängder och ytor etc. innan avgivande av anbud. Vad som finns i respektive objekt framgår av handlingar ingående i förfrågningsunderlagets kapitel 06.3 Objektsbeskrivning. SF1.6 SF1.61 Anmälningar ANMÄLNINGAR TILL BESTÄLLARE L ska till B anmäla sådant som är av vikt för objektens drift- och underhållsbehov. L ska utan dröjsmål underrätta B om denne upptäcker större skador eller andra väsentliga omständigheter av betydelse för verksamheten i förvaltningsobjekten eller entreprenaden. Felavhjälpande underhåll utöver det som ingår i den fasta ersättningen ska anmälas till B och godkännas av B innan åtgärden får utföras. L ska dock alltid vidta sådana åtgärder som måste åtgärdas akut för att undvika skada på person eller egendom utan att först inhämta B:s godkännande. I sådana fall ska B snarast underrättas om åtgärderna. L ska vid utförande av felavhjälpande underhåll alltid göra en rimlighetsbedömning utifrån ekonomiska aspekter, om det är mer lämpligt att byta installation/komponent/produkt än att utföra reparation, och kommunicera detta med kund eller B. Byte av komponent är felavhjälpande underhåll L är skyldig att, utan dröjsmål, underrätta B om aktiviteter, åtgärder och händelser som berör myndighetsbesiktning och anmälan till myndigheter. Se även SF4.33. L ska med entreprenadrapporten påtala och verifiera till B skador och olycksfall eller omständigheter som kan leda till skada, olycksfall eller skada på miljön. Akuta fall rapporteras i efterhand skriftligt Nödläge, olycksfall och tillbud ska rapporteras till B:s ombud samt till berörd tillsynsmyndigheten när så krävs. Hantering sker i enlighet med särskild rutin se handling Kris och katastrofberedskap. Anmälan angående eventuella miljöfarliga utsläpp inom fastighet, mark, spilldagvattennät eller luft ska ske till omgående till B med information om vad som har hänt, var utsläppet skett och vilka åtgärder som vidtagits. Informationen ska även biläggas entreprenadrapporten. 12 (54)

13 SF1.62 ANMÄLNINGAR TILL LEVERANTÖREN B ska till L anmäla sådana förhållanden som kan påverka eller kan komma att påverka Ls arbete. SF1.63 ANMÄLNINGAR TILL MYNDIGHETER L bevakar tidpunkter för besiktning och kontroll samt medverkar vid dessa. B bekostar i författning eller av myndighet begärd anmälan, besiktning eller kontroll av förvaltningsobjekten. L föranstaltar om anmälan, besiktning och kontroll. SF1.64 AVTAL MED MYNDIGHETER M.FL. L ska följa de avtal som finns eller som under kontraktstiden träffas med hyresgäst/ nyttjare, kommun, hyresgästorganisation, myndigheter, ägare till grannfastighet m.fl. L ska informeras innan avtal träffas om det berör Ls åtagande. Om detta medför arbete utöver vad L rimligen bort förutsätta, ska skälig ersättning för arbetet utgå. SF1.9 Övriga förutsättningar SF1.91 ARBETEN ÅT FÖRVALTNINGSOBJEKTETS HYRESGÄSTER/NYTTJARE I entreprenaden kan L komma att utföra verksamhetsanknutna tjänster enligt särskilt avtal eller avrop i omfattning i enlighet med handling Beskrivning av verksamhetsanknutna tjänster baserade på funktionskrav inklusive gränsdragningslista. Reglering sker enligt SF6.12. Utöver ovanstående ska L på beställning från B utföra arbeten åt hyresgäster och brukare mot särskild ersättning. För dessa arbeten ska följande gälla; Samtliga åtgärder som efterfrågas av hyresgäster och/eller brukare ska beställas via B:s system för arbetsorder Faktura för samtliga utförda arbeten ska ställas till B I det fallet att arbete som beställs av kund innebär ingrepp i fastighet som kräver ritningsändring ska arbete godkännas av B innan arbete påbörjas och utförande ska ske i samråd med B. SF2 UTFÖRANDE SF2.1 Kvalitet Ls Kvalitetsplan se SF3.4 SF2.11 BESTÄLLARENS KVALITETSLEDNINGSSYSTEM L ska inom ramen för sitt åtagande följa vid var tid gällande krav, rutiner och riktlinjer i B:s kvalitetssystem. SF2.12 BESTÄLLARENS KVALITETSKRAV Arbetsmetoder och hjälpmedel ska väljas med hänsyn till anläggningarnas långsiktiga underhållsstatus, kvalitets- och miljöaspekter samt anpassas till pågående verksamheter i förvaltningsobjekten L ska inom 6 månader från entreprenadstart utarbeta ett kontinuitetshanteringsprogram för hela entreprenaden. Detta program ska visa hur L upprätthåller kontraktsenliga åtaganden i det fall oförutsedda händelser uppstår. Syftet är att skapa robusthet så att kritisk verksamhet kan fungera trots vardagliga, planerade och oplanerade störningar och avbrott som kan påverka vård och patientsäkerhet. Programmet ska innehålla instruktioner och rutiner som tydligt visar hur Ls personal ska agera vid oförutsedda händelser. Säkerhetsarbetet ska bedrivas systematiskt och som en integrerad del i det dagliga arbetet. Ett av målen är att 13 (54)

14 säkerställa kontinuitet i vård- och stödprocesser genom förebyggande insatser. Programmet ska revideras 1 gång per år och resultatet ska meddelas B, tillsammans med analys över identifierade förbättringsområden. SF2.13 KVALITETSANGIVELSER Se kvalitetssäkring, se SF3.4 samt ABFF 12 Kap 2 3. SF2.2 Miljö L ombesörjer och bekostar bland annat periodisk provtagning för att kontrollera att i tillståndet angivna kriterier avseende utsläpp till vatten och luft är uppfyllda. En rapport över de ålägganden inom miljöområdet som åvilar fastighetsorganisationen, med resultat av provtagningar och löpande kontroller, redovisas årligen för den tillståndsprövade verksamheten samt B, för att ingå i den årliga miljörapport som tillståndet kräver. L ska uppfylla de krav och riktlinjer som finns redovisade i kontraktshandlingarna. L ska 1 gång per år utföra miljörevision för respektive objekt och redovisa denna för B. B kommer under kontraktstiden att kontrollera genom stickprov att de angivna miljökraven samt lagar riktlinjer och andra krav uppfylls. Gällande miljölagstiftning och andra myndighetskrav utgör miniminivån för hur L ska genomföra entreprenaden. Energioptimering L ska följa av B upprättade driftstrategier för respektive typ av lokal (se handling Rutin rekommenderade temperaturer). L ska inom sitt ansvarsområde aktivt arbeta med driftoptimering av fastigheterna och medverka till att upprättade driftstrategier efterlevs samt ge förslag till revidering av de värden som anges i B:s driftstrategier. SF2.22 BESTÄLLARENS MILJÖKRAV L ska hålla sig uppdaterad om och följa regelverk och aktuell version av: Regionservice aktuella rutiner Vedertagen branschstandard och normer Tillämplig lagstiftning och föreskrifter Andra krav, t ex ABVA och kommuners avfallsförordning, miljözoner mm Region Skåne miljöpolicy, miljöprogram och beslut Region Skåne beslutade planer, t ex Kemikalieutbytesplan Myndighetskrav riktade mot verksamheten Regelverk tillhandahålls av B. L ska följa nedan angivna miljökrav: Endast produkter som uppfyller av B uppställda kvalitets- och miljökrav får användas. Vid inköp ska miljömärkta produkter prioriteras. De produkter som används eller upphandlas av L i entreprenaden får ej innehålla sådana ämnen som tas upp i Kemikalieinspektionens begränsningsdatabas och bör ej heller innehålla sådana ämnen som tas upp i Kemikalieinspektionens prioriteringsguide (Prio). Dessa kan hittas på Produkter som används i entreprenaden ska vara miljödeklarerade enligt allmänt accepterade miljökriterier, till exempel enligt Byggsektorns Kretsloppsråds byggvarudeklaration. Miljödeklarationerna ska förvaras av L och överlämnas till B vid 14 (54)

15 kontraktets upphörande. Produkter som används ska ha klassningen A eller B i Sunda Hus Miljödata. I utemiljön får endast naturgödsel användas. Trädgårdsavfall ska i så stor utsträckning som möjligt tas hand om lokalt. Kemiska bekämpningsmedel mot ogräs och skadeinsekter får ej användas. Motorredskap och verktyg ska om möjligt drivas av förnyelsebara drivmedel, eller miljövänliga alternativ, och vara av miljövänligt utförande. Transporter ska genomföras med miljöfordon enligt definition i supermiljöbilspremie eller med fordon som drivs av förnyelsebara bränslen Motorredskap och handverktyg som används vid arbete i anslutning till lokaler med vårdverksamhet ska användas på sådant sätt att bullerstörningar minimeras. L ska med drift och underhåll bidra till att miljöklassning bibehålls för byggnad där sådan klassning finns. Se även B:s miljöpolicy, handling SF2.23 AVFALL, SOPHANTERING L ges möjlighet att nyttja de kärl som B innehar för hantering av det avfall som uppkommer i samband med genomförandet av entreprenaden. Region Skånes miljöprogram ska efterlevas och Regionservice rutiner i tillämpliga delar. I det fall kärl är fulla ska L ombesörja avfallshantering via eget sophanteringssystem. Avfall får ej lämnas utanför B:s kärl. SF2.3 För övriga typer av förekommande avfall som uppkommer i samband med entreprenaden, ska L ombesörjas och bekosta hantering för att separera och sortera olika avfallsfraktioner, inkl. borttransport av avfall och eventuell destruktion. L ska följa lokala på respektive objekt gällande föreskrifters regelverk för hantering och sortering av avfall. L ombesörjer borttransport av övrigt utöver ovanstående löst skräp, spill, övrigt avfall och annat som felaktigt placerats inom arbetsområdet, till av kommunen anvisad återvinnings- och avfallsanläggning mot särskild ersättning. Eventuella myndighetskrav för statistik och rapportering av miljöfarligt avfall, såsom lysrör etc. som kan uppkomma i samband med entreprenaden ska hanteras och bekostas av L. Se även handling , och Statuskontroll SF2.31 STATUSKONTROLL FÖRE ENTREPRENADENS PÅBÖRJANDE Statuskontroll av förvaltningsobjekten (mark, byggnader och andra anläggningar som berörs av entreprenaden) ska utföras av B och L gemensamt och vara avslutad före entreprenadens påbörjande. För objekt RPC gäller att L ges möjlighet att medverka på slutbesiktningarna som sker i byggnationen. B kallar till statuskontroll, som ska utföras enligt metod anvisad av B och dokumenteras av B. Besiktningsman utses och bekostas av B. Parterna bekostar sin egen medverkan. Vid statuskontrollen ska B besluta om att: 15 (54)

16 eventuella fel och skador ska åtgärdas, eller B uppdrar åt L att åtgärda fel och skador mot särskild ersättning, eller någon särskild åtgärd inte ska utföras utan att den befintliga statusen ska kvarstå. Fel och skador som L upptäcker efter statuskontrollen, och som hänförs till tiden före entreprenadens påbörjande, ska inom tre månader från entreprenadens start rapporteras till B. B beslutar ensidigt om L, som tilläggsarbete, får i uppdrag att åtgärda dessa fel och skador. Se även ABFF 12, kap 2 4. För RPC gäller angående ovanstående stycke att eventuella fel som upptäcks ska hänföras till ansvarig leverantör för garantiåtgärd. SF2.32 STATUSKONTROLL UNDER ENTREPRENADTIDEN Mark, byggnader och andra anläggningar som berörs av entreprenaden kommer genom B:s försorg granskas genom statuskontroller i Ls närvaro. Statuskontrollen dokumenteras med protokoll och fotografier. SF2.33 STATUSKONTROLL VID SLUTKONTROLL Se ABFF 12, kap 7 samt SF7. SF2.4 Tillhandahållande SF2.41 HANDLINGAR OCH UPPGIFTER FRÅN BESTÄLLAREN B ska snarast till L tillhandahålla de befintliga handlingar som L behöver för att kunna genomföra sina åtaganden. HANDLINGAR B ska snarast till L översända handlingar t.ex. mottagna avier, erhållna meddelanden, förelägganden, skrivelser och dylikt rörande uppgifter som ankommer på L. L ska erhålla behörighet till de delar av datasystem och programvaror som framgår av SF2.43. Utöver ovanstående ska L tillhandahållas nedanstående handlingar: Hyresavtal/gränsdragningslista Ritningar och beskrivningar över förvaltningsobjekten Drift- och underhålls instruktioner Innevarande års underhållsplaner Lokalregister Register över hyresgäster/verksamhet Förteckning över mätare som ska avläsas Gällande garantiförbindelser Gällande produktansvarsförbindelser/producentansvar Journalblad för tillsyn och skötsel av avloppsanläggningar Rutin för hantering av nyckel- och passagesystem Rutin för systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Attestrutiner Beställningsrutiner Rutin för fakturahantering Rutin för skadegörelse/klotter Rutin för hantering av nyckel- och passagesystem Rutin för kontroll/hantering av garantiförbindelser Rutin för genomförande av systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Rutin för användande och åtkomst av drift- och övervakningssystem samt överföringar av larm från dessa system till UL Rutin för arbete i fastighetssystem för hantering av statistik, felanmälan o.s.v. 16 (54)

17 Rutin för lämnande av underlag till förvaltningsberättelse Rutin för lämnande av uppgifter inför budget SF2.42 HANDLINGAR OCH UPPGIFTER FRÅN LEVERANTÖREN L tillhandahåller följande rutiner: Attestrutiner Beställningsrutiner Rutin för skadegörelse/klotter Rutin för kontroll/hantering av garantiförbindelser Rutin för genomförande av systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Rutin för användande och åtkomst av drift- och övervakningssystem samt överföringar av larm från dessa system till L Rutin för arbete i fastighetssystem för hantering av statistik, felanmälan o.s.v. Rutin för lämnande av underlag till förvaltningsberättelse Rutin för lämnande av uppgifter inför budget Rutiner för kvalitetssäkring vid upprättande av kvalitets- och miljöplaner inkl. egenkontroller. All dokumentation oavsett Lagringssätt som rör B:s förvaltningsobjekt är B:s egendom. All information som avser B:s förvaltningsobjekt ska skapas och lagras hos B. Informationen ska upprättas i enlighet med B:s direktiv, se handlingar under punkt Beskrivning av dataöverföring/ -system. Information som L behöver för egna system kan i samråd med B exporteras. L ska inom en månad efter begäran från B lämna alla uppgifter till B som rör B:s förvaltningsobjekt samt de uppgifter och specifikationer som B behöver för att göra ett förfrågningsunderlag för den fortsatta förvaltningen eller för att fortsätta förvaltningen i egen regi. Se också SF7.2. L ska leverera drifts-, förbruknings- och felstatistik, incidentsrapportering, kontrollplaner etc. enligt särskild specifikation från B. L ska också leverera underlag till bokslut, redovisningar, statistiska uppgifter och övriga uppgifter som förekommer i samband med årsbokslut. Om behov föreligger ska nämnda uppgifter levereras av L även året efter det att entreprenaden har upphört. SF2.43 UTRYMMEN M.M. SOM BESTÄLLAREN TILLHANDAHÅLLER L kommer att erbjudas att mot hyra disponera de lokaler och utrymmen som upptagits i handling Förteckning över lokaler och som bedöms behövas för denna entreprenad. L ansvarar för att utnyttjade lokaliteter hålls i ett vårdat och städat skick. Hyresbeloppet ingår i Ls fasta ersättning. För lokalupplåtelsen upprättas sedvanligt hyresavtal, som bl.a. ska innehålla avstående av besittningsskydd vid hyrestidens utgång. Hyresavtalen ska upphöra att gälla vid entreprenadens upphörande. Ovan nämnda utrymmen kan komma att omdisponeras och/eller förändras under kontraktstiden. B äger också rätt att anvisa andra likvärdiga lokaler om dessas behöver disponeras av B för annat ändamål. 17 (54)

18 Om erbjudandet inte utnyttjas eller ytterligare lokaler behövs för entreprenadens utförande ska L själv hålla med dessa. Utöver de lokaler som beskrivs ovan, får L kostnadsfritt disponera vissa driftsutrymmen, förråd etc. som förevisas av B och som anses nödvändiga för entreprenadens utförande. L får inte använda andra utrymmen eller ytor inom förvaltningsobjekten för sin verksamhet som kontor, verkstad, lager, förvaring, uppställning än de som är angivna i hyresavtalet eller som B förevisat L att han får använda. SF2.44 HJÄLPMEDEL/INREDNING OCH UTRUSTING Arbetsorderhantering, statistik-, drift- och mediauppföljning m.m. Det åligger L att använda B:s fastighetssystem (Landlord) för arbetsorderhantering, felstatistik, drift-, energi- och mediauppföljning mm. B tillhandahåller gränssnitt, hårdvara, system, och behörigheter som erfordras för detta ändamål. B tillhandahåller max två stycken arbetsplatser per objekt. Vid behov av ytterligare arbetaplatser svara L för kostanden. Arbetsplatserna leasas via B av Region Skånes IT-funktion per månad. B tillhandahåller högst 4 dagars utbildning i Landlord per år och högst totalt 3 dagar per år för övriga system. Ls deltagande med berörd personal på sådan utbildning ska ingå i Ls fasta ersättning för entreprenaden Det ankommer på L att hålla sig informerad om systemutveckling av befintliga system samt i övrigt anskaffa och bekosta den utrustning och de hjälpmedel som erfordras för utförande av entreprenaden. Det tekniska gränssnittet kan komma att ändras under avtalstiden och B åtar sig att senast 3 månader innan det att det tekniska gränssnittet ändras att informera L om detta vilket ska anses utgöra skälig tid för att förändra informationsöverföringen. I det fall L har behov av att utbyta data från och till Landlord till egna system kan detta göras om B så godkänner. Arbetsmetodiken och dataflödet ska stödja B:s angivna arbetssätt och flöden för arbetsordrar. I det fall L använder andra system än Landlord för att notera uppgifter om utförande av arbetsordrar, tider, statistik med mera är detta helt på Ls ansvar. B accepterar inte att uppgifter om utförande eller underlag till statistik inte finns tillgängligt eller är uppdaterat på grund av fel inom Ls system eller på grund av problem med informationsutbyte överföringar mellan Landlord och Ls system. För att ett arbete ska betraktas som utfört av B måste det finnas en komplett arbetsorder som beskriver arbetet i Landlord. I fråga om inställselsetider och utförandetider är det data i Landlord som gäller för B:s utvärdering av Ls förmåga att uppfylla gällande avtal. Alla kostnader som har beröring på export och import av data till och från Landlord och Ls system bekostas av L. Det gäller även eventuella utvecklingsbehov av B:s system. Styr- och övervakning För vissa av förvaltningsobjekten finns uppkopplad datoriserad styr- och övervakning. L ska använda systemen i sitt daglig arbete. B tillhandahåller den tekniska utrustning som krävs för fastigheternas styr- och övervakningssystem och bekostar uppkoppling för driftdatorn. L tillhandahåller egen dator och uppkoppling för anslutning mot B:s driftdator. B:s driftdator upplåts under kontraktstiden till L utan kostnad. 18 (54)

19 Passersystem För objekt Landskrona och Trelleborg ska L vara en resurs till B i arbetet med tillträdesutgivning i sjukhusområdets passersystem. B bekostar utbildning av Ls personal i systemet och rutiner som gäller för utfärdande av kort. L bekostar tiden för utbildningen som beräknas till en arbetsdag per år inom ramen för den fasta kostnaden. Avvikelser B använder systemet AVIC från Munkeby systems för hantering av avikelser och förbättringsförslag. B erbjuder L utbildning i systemet under en dag per år. Energioptimering B tillhandahåller system för att generera månads- och årsrapporter över mediaförbrukningar (modul i Landlord). Dataprogram för att generera övriga rapporter som krävs för redovisning av arbetet med energioptimering och resultat jämfört med satta energimål, samt övriga driftrapporter ska L själv tillhandahålla. Av L genererade rapporter ska även kunna överlämnas till B i redigerbar digital form. L ska inrapportera mediaförbrukningar i B:s fastighetssystem den sista i månaden för de mätare som inte har automatavläsning. Om denna dag infaller under helgen, inrapporteras mätarställningar närmsta vardag före eller efter helg. Se vidare handling Beskrivning av dataöverföring / -system. SF2.45 FÖRSÖRJNINGSMEDIA SOM TILLHANDAHÅLLS B tillhandahåller kostnadsfritt försörjningsmedia såsom el, vatten, tryckluft o d för Ls utförande av entreprenaden. SF2.5 Varor, tjänster och entreprenader L ska vid upphandling för B:s räkning följa Lagen om offentlig upphandling. Inköp för B:s räkning ska göras i syfte att erhålla det för B, ekonomiskt mest fördelaktiga utfallet. Miljökrav ska ställas enligt Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier samt Region Skåne upphandlingspolicy (handling ). Utfasningsämnen och ämnen definierade som särskilt farliga (SVHC) får inte förekomma. Vid utbyte och komplettering av material och komponenter i anläggningarna ska L, använda likvärdiga komponenter och anläggningsdetaljer. Provning för konstaterande av likvärdighet för arbete, material eller vara, som L föreslår bekostas av L. Innan eventuella utbyte av komponenter, material eller vara ska B kontaktas för godkännande. Leverantörsfakturor ska ställas till B då L gör inköp för B:s räkning. L arkiverar de garantihandlingar som gäller vid kontraktstidens början och de som tillkommer samt bevakar att garantivillkoren uppfylls då brister uppstår. B ska överlämna gällande garantiförbindelser till L i anslutning till kontraktsstart. L överlämnar slutbesiktningsprotokoll från entreprenader och garantihandlingar för monterade varor och material samt drift och skötsel pärmar i samband med driftsmöten. 19 (54)

20 L ska kontrollera att leverantörer av varor, tjänster och entreprenader fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, t ex momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Kontrollen ska utföras före avtalsskrivning och därefter när omständigheterna föranleder förnyad kontroll. SF2.51 VAROR SF2.511 Beställarens avtal med leverantörer B har avtal med leverantörer av material och varor i omfattning med vad som angivits under punkten SF1.4. SF2.513 Lagerhållning av förbrukningsmaterial och reservdelar L ska hålla lager eller tillse att möjligheter till leverans föreligger så att fel kan åtgärdas i enlighet med SF4.32 samt de acceptanskriterier som föreskrivs i handlingarna Beskrivning av tekniska arbetsuppgifter inkl. gränsdragningslista och Beskrivning av verksamhetsanknutna tjänster SF2.53 ENTREPRENADER SF2.531 Beställarens avtal med sidoentreprenörer B har avtal med sidoentreprenörer i omfattning med vad som angivits under punkten SF1.4. SF2.532 Leverantörens avtal med underleverantörer UL, som L önskar anlita, ska föreläggas B för godkännande innan avtal träffas med dessa. L ska kontrollera att UL fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, t.ex. avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Kontrollen ska göras före avtalsskrivning och därefter årligen och skriftligen redovisa detta till B. SF2.6 Ändringar och tilläggsarbeten Med ändring av ABFF 12, kap 2 5 föreskrivs att underrättelser om ändringar och tilläggsarbeten ska vara skriftliga. Vid arbeten som måste utföras akut för att undvika skada på person eller egendom, får anmälan ske i efterhand. Om B anlitar L för planerade underhållsinsatser ska särskild avtal upprättas för detta baserat på tillämpliga branschavtal (ex.vis AB 04, ABT06) eller motsv. Skriftlighetskravet ska anses uppfyllt om arbetet beställs och protokollföres vid kontrakts- eller driftsmöte. Vidare gäller att L ska planera sitt arbete så att ändringar och tilläggsarbeten så långt som möjligt kan planeras och beaktas vid budgeteringen för varje förvaltningsobjekt så att B kan ta hänsyn till behovet av åtgärder det närmaste budgetåret. För tilläggsarbeten som beställs av hyresgäst se SF1.91. SF2.7 Kundkontakter L företräder inom ramen för sitt totalåtagande B i flertalet av de löpande brukarkontakterna. Kontakterna med brukarna och deras kunder ska präglas av hög servicekänsla och lyhördhet för brukarens behov. L ska följa de riktlinjer och regler som anges för B:s leverantörer, se bl. a. handling Regler för B:s leverantörer. Felanmälningar ska hanteras med skyndsamhet, varierande beroende på felets art och olägenhetsgrad, och felavhjälpande ske vid utlovade tider med kvittens till brukarna efter utförda åtgärder. Se också handling Hantering av arbetsorder Följande rutiner gäller vid arbete för kund oavsett om det är L eller av L anlitad UL som utför arbetet: 20 (54)