Affärsekonomi. Kalkylering, uppföljning och analys. Handledning Kalkylövningar för tjänster, produktion och butiker

Transkript

1 Affärsekonomi Kalkylering, uppföljning och analys Handledning Kalkylövningar för tjänster, produktion och butiker ASPEGREN IDÉ Handledning kalkyler Tjänster, Produktion, Butik Aspegren Idé AB Sid 1.

2 Räkna ut timkostnaden Timkostnad medarbetare Företag med anställda gör kalkylen för en tänkt genomsnittlig medarbetare. Då slipper man känsliga resonemang om individens lön och tider. Denna timkostnad bör användas även för den tid företagaren arbetar i produktonen. Arbetstimmen kostar och genererar intäkter En timme arbetstid är alltid en kostnad. Samtidigt fi nns det i fl ertalet verksamheter ett nära samband mellan intäkter och arbetade timmar. Årskostnad: Årslön 12 X månadslönen. För företagare den årslön man planerar att ta ut. Arbetsgivaravgifter räkna med 40 % De statliga arbetsgivaravgifterna är ca 33 %. Resten är avtalade avgifter och pensioner. Lite mer än 40 % för tjänstemän och lite lägre för LO kollektivet. Företagaren bör ha utrymmer för egna försäkringar i kalkylen. Deltid och övertid Det brukar vara lättas att göra kalkylen för en normal heltid. Timkostnaden blir i princip densamma för deltid. Då blir det lägre kostnad och färre timmar. Normalt bör man inte ta med övertidsersättningar och andra extraersättningar. Kundtid Det är den tid du arbetet för kund får betalt för. De som inte arbetar direkt mot externa kunder kan i stället se det som att de arbetar för interna kunder. Principen alla arbetar för kunder. Total årsarbetstid Svensk normalarbetstid är 1760 tim per år exclusive semester med 40 timmars arbetsvecka och 5 veckors semester. Med 37 tim arbetsvecka blir det 1760 X 37 delat med 40 = tim Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron brukar ligga kring en vecka dvs 40 tim. Vård av sjukt barn och långtidsfrånvaron betalas av sjukkassan och påverkar därför inte kalkylen. Bortse från det. Kompetensutveckling Tiden för kompetensutveckling är den tid när man är borta från jobbet. Alltså inte utbildning i jobbet. Tiden för kompetensutveckling skiljer sig mycket mellan olika arbetsplatser. Internt arbete, övrigt I vissa arbeten debiterar man tid på kunderna. Men därutöver fi nns det många arbetsuppgifter som behövs men som inte kan sättas upp på en kund. Tiden för detta interna arbete måste dras av så att timkostnaden blir beräknade på det antal timmar man beräknas kunna debitera på ett år. Den som arbetar i långa uppdrag för en kund brukar komma på ca tim kundtid. Den som arbetar med mindre styckeuppdrag för många kunder, t ex konsulter kommer sällan över tim kundtid per år. Timkostnad företagare Denna kalkyl gäller främst för ensamföretagare eller kompanjoner. De som ska starta eget bör göra denna och övriga kalkyler för ett tänkt läge om ett par år. Det är den verksamheten som ska bära sig. På vägen dit kan det bli stora avvikelser. Handledning kalkyler Tjänster, Produktion, Butik Aspegren Idé AB Sid 2.

3 Timkostnad verkstad, butik Hantera fasta kostnader i kalkyler Genom att bryta ned fasta kostnader för butikslokaler, hela verkstaden eller enskilda produktionlinjer kan man få med dessa fasta kostnader i kalkyler för enskilda produktionssatser eller enskilda försäljningsdagar. Det blir en bedömningsfråga om det är tillräckligt meningsfullt att ta med dessa kostnader i kalkyler för delverksamheter eller inte. Om de inte tas med på detta sätt blir det overheadkostnader som likt andra overheadkostnader ska täckas av täckningsbidraget och tillräcklig marginal. Delade resurser Timkostnaden kan användas för att fördela kostnaderna mellan fl era användare som delar på samma verkstad. Beräkna timkostnaden Grundprincipen är densamma som för timkostnad för arbetstiden. Uppskatta årskostnaden Ta med alla fasta kostnader av betydelse som är direkt kopplade till verkstaden eller butiken. Annan overhead ska täckas av täckningsbidraget. Det är bra att räkna med en reserv för oförutsedda kostnader t ex för haverier. Uppskatta antal användningstimmar Uppskatta antalet timmar butiken beräknas vara öppen under året eller verkstaden beräknas användas under året. Rörliga kostnader Driftskostnaderna tex energiförbrukning kan tas med på detta sätt under förutsättning att de tillräckligt stora och direkt kopplade till timmen för att det ska vara meningsfullt. Ett enklare sätt är att ta med driftskostnaderna i årskostnaden. Handledning kalkyler Tjänster, Produktion, Butik Aspegren Idé AB Sid 3.

4 Kalkylera ett uppdrag, produktion eller butik Passar de flesta verksamheter De fl esta verksamheter kan kalkyleras efter mallarna för uppdrag, produktion eller butik. Det fi nns undantag som t ex fastighetsförvaltning eller kursgård. Vi har kalkyler som ni kan skicka efter för sådana andra verksamheter. Personalkostnad med timkostnad Personalkostnaden är alltid en tung faktor. Den ska beräknas som timmar gånger timkostnaden. Börjar man laborera med antal personer och deltider eller heltider försvinner effektivisering smöjligheterna. Man kan effektivisera genom att minsak tidsåtgången och detta ska visa sig i resultatet. Basera på uppskattningar och gissningar I undervisningstillfället kan man förlita sig på deltagarnas egna antaganden och gissningar för att kunna göra kalkylen. Att göra ett antaganden innebär samtidigt att jag börjar fundera på hur jag i efterhand kan söka faktauppgifter. Detta leder till viktiga resonemang i gruppen som man missar om de förses med färdigt kalkylunderlag. Har man en konkret uppgift som t ex timkostnaden för produktionslinje kan man låta gruppen diskutera och gissa först för att komma in i resonemangen. Därefter kan man ge facit. Man kan alltid göra en kalkyl Egentligen kan tekniken att göra första kalkylen baserad på gissningar alltid tillämpas även i skarpt läge med ett eget företag. Det gäller den första kalkylen man gör om en ny ide dyker upp. Den kalkylen ger en indikation på om man bör gå vidare och utveckla iden. Parallellt med att iden utvecklas, utvecklas också kalkylen med alltmer konkreta kalkylunderlag. Täckningsbidrag och marginal Priset i kalkylen ska täcka kalkylens kostnader, därutöver generera ett täckningsbidrag som bidrar till att täcka alla andra kostnader i företaget för overhead mm och dessutom bidra till vinst. Marginalen är ett mått på hur stort detta täckningsbidrag behöver vara för att hela företagets ekvation ska gå ihop. Detta marginalkrav kommer att härledas i den senare kalkylen Tolka en ekonomisk rapport/ budget. Marginalkrav på uppdragen I den senare kalkylövningen Tolka en budget/ ekonomisk rapport härleds marginalkraven. Andra och tredje kalkyl Normalläget först... Kalkylerna ska först visa utgångsläget i en första kalkyl om ett uppdrag, en produktion eller en normalvecka/dag för butiken därefter en avvikelse Därefter en avvikelse, om det inte går som beräknat för tjänster eller produktion. För butiken en bra eller dålig vecka/dag. Handledning kalkyler Tjänster, Produktion, Butik Aspegren Idé AB Sid 4.

5 Kalkylera ett Uppdrag Skapa ett exempel där man säger att de ska göra en offert åt en ny kund. Välj ett uppdraget som liknar vad de är vana vid men ändå tillräckligt olika för att de ska börja tänka från början. Om möjligt kan ni låt deltagarna själva välja vilket jobb de ska kalkylera. Men då är det ändå bra att ha ett exempel i bakfi ckan. Fastprisuppdrag Uppdraget kalkyleras med fast pris. Med fast pris fungerar efterkalkylen som den ska för att illustrera vad som är viktigt för att få lönsamhet på uppdragen. Fast pris ställer större krav jämfört med löpande timpris av fl era skäl. Skäl för fast pris. Lättare att få bra betalt innan uppdraget utförts än i efterhand. Båda parter vet priset i förväg. Det ger trygghet och underlättar planring. Leverantören bestämmer själv hur uppdraget ska genomföras Skäl för löpande timpris Det fi nns lägen där löpande timpris är bäst t ex när uppdragsgivaren i praktiken fungerar som arbetsledare för en inhyrd konsult. I slutet ligger en kalkyl om Timpris och Timkostnad som ni kan använda för att diskutera de speciella förutsättningarna för timprisuppdrag. Fast pris - att tänka på Kundnyttan - Understryk vad kunden får Avgränsa uppdraget - Redovisa konkret vad du åtar dig. Klara avgränsningar underlättar att formulera tilläggsuppdrag när uppdraget börjar växa. Defi nierar ansvaret. Vad blir kundens beslut - t ex upplaga på en trycksak. Vad är leverantörens beslut - hur originalen produceras Ökar eller minskar din affärsrisk. Med bra avgränsning riskerar leverantören tidsöverdrag men inga pengar. Ger köparen trygghet. Slipper dyra kostnader för tidsöverdrag. Personalkostnad I dessa kalkyler ska personalkostnaden alltid beräknas som uppskattade antal timmar gånger den timkostnad som kalkylerats. Detta oberoende av bemanningsplaner eller om timmarna utförs av en eller fl era personer. I kalkylen kan man för enkelhetens skull använda samma timkostnad föra alla involverade personer. Sätta priset Grupperna bör själva sätta sitt eget pris. De kan göra sin kostnadskalkyl först. Den egna kostnadsbilden ger en lägsta nivå för priset. Utöver uppdragets kostnader ska priset dessutom täcka in ett tillräckligt täckningsbidrag för att bidra till overheadkostnader. understryk marknadsperspektivet. Sammanfattningsvis; den egna kostnadsbilden ger bottenläget och bedömningen av konkurrensläget taket för hur högt man kan gå i sin prissättning. Efterkalkyler Om det inte går som beräknat Börja med att fråga vad som kan gå snett i verkligheten. Viktigt att denna verklighet ligger till grund för efterkalkylen. Att ta betalt om jobbet börjar växa Vanligt problem för kunskapsföretag. Hur kan man i offerten skapa goda förutsättningar för att kunna ta betalt om jobbet börjar växa Handledning kalkyler Tjänster, Produktion, Butik Aspegren Idé AB Sid 5.

6 Kalkylera en produktion Välj en enkel produktion av en serie enheter. Det kan vara något som någon eller några i gruppen arbetar med. Alternativt något som har sin motsvarighet i privatlivet. Det gör att kalkylen kan baseras på en verklighetsuppfattning. Det bör handla om lagom mycket pengar. Med för stora summor tappar man fotfästet och med för liten summa blir det inte tillräckligt viktigt. Personal Timkostnad gånger antal timmar för den eller de personer som involveras. Det gäller att särskilja produktionstiden för produktionen och inte halka in på 8 timmarsdagar. Råvaror och material Om kalkylen ansluter till den verksamhet någon arbetar i eller det man gör i privatlivet, bakar eller målar hus, brukar det inte vara så svårt att göra en kvalifi cerad gissning om kostnaderna för råvaror och material. Produktionslinje Det fi nns fördelar med att ta med timkostnaden för produktionslinjen i kalkylen. Det ger en bättre kostnadsfördelning mellan olika produkter. Det ger i sin tur bättre mått på lönsamheten för olika produkter i sortimentet och därmed bättre underlag för beslut om företagets sortimentsstrategi. Pålägg eller bidrag Kalkylen för produktion är upplagd som en bidragskalkyl liksom de övriga kalkylerna. Men i industrin förekommer det ibland en kombination av pålägg och bidrag. Exempelvis att verkstadens overhead blir ett procentuellt pålägg på styckekostnaden samtidigt som verkstaden i sig styrs efter täckningsbidrag och marginalkrav. Skillnaden kan illustreras i kalkylen. I en bidragskalkyl beräknas personalkostnaden till antal tim gånger timkostnaden och produktionslinjen till timmar produktionstid gånger timkostnad för linjen. Med pålägg skulle man normalt utgå från materialkostnaden och sedan lägga på personal och produktionslinje med ett procentpålägg som speglade dessa posters procentandel av de totala fabrikskostnaderna. Efterkalkyl Om det inte går som planerat Börja med att fråga vad som kan gå snett i verkligheten. Viktigt att denna verklighetsbeskrivning ligger till grund för efterkalkylen. Handledning kalkyler Tjänster, Produktion, Butik Aspegren Idé AB Sid 6.

7 Kalkylera en butik Kalkylen bör inriktas på att hitta framgångslinjer och sänken i butiksverksamheten. Denna första kalkylen kan gärna beskriva normalläget normalveckan eller normaldagen. I de följande kalkylerna ser man på lågsäsongsveckan eller lågförsäljningsdagen och därefter högsäsongsveckan eller högförsäljningsdagen. Det brukar visa hur viktigt det är att fokusera resurserna på högförsäljningen. Intäkter Försäljningsintäkter i redovisningen. Det är alltså netto efter givna rabatter mm. Kostnader inköpta varor Kostnader inköp av sålda varor. Inköpen under perioden kan var betydligt större eller mindre. Men kostnaden är för de sålda varorna. Bruttomarginal Det som är kvar kallas vanligen bruttomarginal. I konsekvens med andra branscher kan man kalla det Täckningsbidrag 1. Bruttomarginalen blir intressant när man analyserar lönsamheten för olika produktsortiment. Butikskostnader Personal I kalkylen räknar man timmar oberoende av personer. Kalkylen kan då visa på lösningar för bättre lönsamhet. Om dessa vinster ska tas hem måste man i nästa led lösa bemanningsfrågan. Denna ordning är viktig. Om man stoppas av bemanningsproblemen fi nns risken att man aldrig identifi erar vinstmöjligheterna som fi nns runt hörnet. Butikslokalen Butikslokalkostnaden blir antalet öppettimmar i exemplet gånger den tidigare beräknade timkostnaden för butiken. Om man valt att inte beräkna en timkostnad för butiken blir butikskostnaden en overheadkostnad som ska täckas av täckningsbidraget och marginalen. Eventuellt övrigt Normalt brukar det inte vara några övriga kostnader här. De kommer efter Täckningsbidraget. Men det fi nns med om någon har en övrig kostnad som de vill ha med. Som alltid ägs kalkylen av den som gör kalkylen. Avvikelsekalkyl För butiksverksamhet är det viktigt att se skillnaden mellan låg och högsäsong. Då kan man se hur man bäst kan prioritera sina resurser. En vanlig efterkalkyl Om det inte går som beräknat kan också vara viktig för butiker. Handledning kalkyler Tjänster, Produktion, Butik Aspegren Idé AB Sid 7.

8 Gör en investeringskalkyl Återbetalningstid är den enklaste investeringskalkylen. Den används för mindre investeringar, främst rationaliserings investeringar. Det är också en bra kalkyl för hushållsekonomin t ex om det lönar sig att investera i en värmepump. Normalt betraktar man en återbetalningstid på mindre än 12 månader som klart bra. Det kan direkt ge en positivt effekt på årets resultat. Tre år, 36 månader, är normalt övre gränsen för en godtagbar återbetalningstid. Det beror bl a på att räntekostnaderna inte tas med i kalkylen. Återbetalningstiden passar som sagt bäst för typiska mindre rationaliseringar. Den kan också användas för en första grovkalkyl. För större investeringar och strategiska investeringar krävs andra kalkylmetoder. Företagets likviditet spelar också roll. Det kan hända att även lönsamma investeringar måste skjutas på därför att pengarna behövs mer för andra investeringar. Mjuka investeringar Återbetalningstid kan även användas för "mjuka" investeringar. T ex att låta några utbilda sig till elektriker så att ni slipper köpa den tjänsten. Besparingen är då skillnaden mellan timkostnaden för inhyrd elektriker jämfört med egna personal. Tidsbesparing Det vanligaste är att man sparar tid. Kalkylera då med sparade timmar och timkostnaden från första övningen. Sparar man tid måste man också tillgodogöra sig tiden till något som ger pengar. Det kan t ex vara minskad övertid eller att man tar mer uppdrag med samma personal. Detta sker inte alltid samtidigt. Rationaliseringen kan skapa ett utrymme som efter hand utnyttjas. Man kan också koppla tidsbesparingen som en förutsättning för satsningarna att sälja mer service. Då drar den försäljningen in pengar. Ökade intäkter Ökade intäkter är också pengar in. En investering i kompetensutveckling som gör att ni inte behöver hyra in vissa hantverkstjänster innebär oftast större intäkter för er. Diskussion Låt grupperna själva presentera sina förslag för varandra och sina ekonomiska återbetalningskalkyler. Besparing/intäkt Det svårast med en investeringskalkyl är att uppskatta besparingen eller den extra intäkt man förväntar sig. Detta gäller oberoende av vilken kalkylmetod som används. Ren kostnadsbesparing Sparade kostnader är pengar kvar i verksamheten. De kan direkt ställas mot investeringskostnaden. Handledning kalkyler Tjänster, Produktion, Butik Aspegren Idé AB Sid 8.