Manual för GUL- administratörer

Transkript

1 Manual för GUL- administratörer Version Det här kompendiet går igenom de grundläggande saker du behöver veta om du ska arbeta som GUL- administratör. Om du har frågor tveka inte att kontakta supporten. Kontakt:

2 INNEHÅLL INNEHÅLL... 2 Bra att veta... 4 Din roll och din behörighet... 4 Logga in... 5 Aktiviteter... 5 Åtkomst till aktiviteter i administrationsverktyget... 5 Navigera i administrationsverktyget... 6 Skapa en aktivitet... 7 Vad ska aktiviteten heta?... 7 Var ska jag placera aktiviteten?... 7 Vilken information ska jag ange om aktiviteten?... 8 Vad menas med ämne?... 8 Mer om öppna sidor... 9 Användare... 9 Exempel på användargrupper som en student kan vara medlem i Tilldela användare Olika roller Deltagare Lärare Administratör Gäst Lärare (u enkät) Inaktiverade deltagare Inaktiverade lärare Passiva Om ladokgrupper i GUL Normalfallet Specialfallet Lathund med några ladokbegrepp När dyker den nya terminens studentgrupper upp i GUL? Koppla studenter Koppla lärare Olika söksätt Koppla dig själv Lägg till dig temporärt Koppla dig permanent

3 Koppla andra? Ta bort en kopplad grupp eller person Ange en aktivitetsansvarig Hantera användare Fel e- postadress? Saknar personen användarnamn i GUL? En person som har flera användarnamn Har samma person flera konton i GUL? Hittar du inte en person? Skapa egna användargrupper Så här skapar du en användargrupp Importera personer till en användargrupp Hantera aktiviteter Strukturen i administrationsverktyget Skapa samlingsaktiviteter [S] Om underliggande nivåer Aktiviteter på öppna sidor Samlingsaktiviteter på öppna sidor Kopiera aktiviteter Så här kopierar du en aktivitet Arkivera gamla aktiviteter Så här arkiverar du en aktivitet Flytta och byta plats Ta bort Tagit bort av misstag? Övrigt Förenkla ditt arbete Besöka aktiviteten och snabbt kunna administrera den %- söka Begränsa din sökning Visa innehållet i alla underliggande nivåer Skapa checklistor och påminnelser Genvägar direkt till vissa funktioner i aktiviteten Skicka e- post via administrationsverktyget

4 BRA ATT VETA Som utsedd GUL- administratör får du behörighet och rättighet att arbeta i det vi kallar administrationsverktyget (även benämnt admin). Om du har rättighet som GUL- administratör hittar du verktyget via toppmenyn Verktyg > Administration. Du kan lägga till en genväg till admin genom att hålla muspekaren över ditt namn i toppmenyn och klicka på Inställningar. Längre ned på den sidan bockar du i genvägen. Se bild. DIN ROLL OCH DIN BEHÖRIGHET GUL- supporten ger dig behörighet att arbeta som GUL- administratör i systemet. Vilken behörighet du ska ha beror på vad du ska arbeta med. GUL- supporten vet vilken institution (eller motsvarande) du är anställd vid och utgår ifrån att du behöver åtkomst till den institutionen (motsvarande) i administratörsverktyget. Dock vet vi inte om du även ska arbeta med GUL för kurser som ges inom program. SAKNAR DU BEHÖRIGHET? Ser du inte det du borde se eller komma åt i administratörsverktyget? Kontakta gulsupport@gu.se Vi behöver i så fall veta vilket/vilka program det är för att kunna ge dig rätt behörighet. Vilka arbetsuppgifter du ska ha som GUL- administratör vet den institution/motsvarande som utsett dig till GUL- administratör. Det kan exempelvis handla om att du ska ansvara för att kopiera och skapa nya kursrum, tilldela användare till aktiviteter m.m. Det finns många olika typer av GUL- administratörer. Den största gruppen arbetar med kurser inom grundutbildningen. Vi har även de som arbetar med forskarutbildningskurser, aktiviteter för särskilda syften, nätverk eller annat. Den här manualen fokuserar just på GUL- administration för grundutbildningen, eftersom det är det som är GULs huvudsyfte. Saker som nämns eller beskrivs kan vara sådant som inte gäller dig och ditt arbete, eftersom du har en annan roll och syfte med det just du ska göra i GUL. 4

5 LOGGA IN Det finns två sätt för anställda att logga in i GUL. Antingen via Medarbetarportalen eller via GULs öppna sidor. Oavsett vilken väg du loggar in så behöver du tillgång till ditt x- konto (användarnamn samt lösenord). Anställdas x- konton administreras av särskilda behörighetsadministratörer vid institutionen. De hjälper dig även att få ett nytt lösenord om du glömt. TRE VÄGAR IN I GUL Studenter loggar in i GUL antingen via Studentportalen eller via de öppna sidorna. Studenter behöver ha tillgång till sitt studentkonto vid universitetet (gus- konto) med användarnamn samt lösenord, för att kunna nå GUL. Helt nya studenter kommer inte att kunna nå GUL förrän de har aktiverat sitt studentkonto samt har en registrering i studiedokumentationssystemet Ladok AKTIVITETER I GUL talar vi om aktiviteter, vilket kan liknas vid ett digitalt kursrum där det finns olika funktioner påkopplade med möjlighet att kommunicera och informera. GUL- administratören kopplar och ger personer samt grupper åtkomst till aktiviteter. En person som blivit medlem i en aktivitet hittar och kan gå in i den via sin lista med Mina aktiviteter. ÅTKOMST TILL AKTIVITETER I ADMINISTRATIONSVERKTYGET Som GUL- administratör kommer du åt aktiviteter via administrationsverktyget. Vilka aktiviteter du når där beror på vilken behörighet du har som GUL- admin. Utforska vilka aktiviteter du har åtkomst till genom att gå in via Verktyg > Administration > Hantera aktiviteter. Tänk på att det är skillnad på vilka behörigheter du har i administrationsverktyget och vilka aktiviteter du är kopplad till och kan besöka via listan Mina aktiviteter. Du har behörigheter till aktiviteter i admin och genom detta kan du också koppla dig och ge dig själv åtkomst till aktiviteter via Tilldela användare. 5

6 NAVIGERA I ADMINISTRATIONSVERKTYGET MENY = Visar startsidan i admin, med de tre rutorna för aktiviteter, användare samt organisation AKTIVITETER = Här skapar du nya aktiviteter, kopierar gamla och kopplar de som ska ha åtkomst till aktiviteten. ANVÄNDARE = Här kan du söka fram de användare i systemet som du har behörighet för. Du kan se deras konto, vilka aktiviteter de är kopplade till, deras uppgifter och vilka grupper de tillhör i GUL. Här kan du även titta på gruppstrukturen, dina studentgrupper samt alla personalgrupper. ORGANISATION = Här kan du ta fram rapporter över aktiviteter samt användare i systemet Genvägar = Väljer du Ny aktivitet i den här rullisten så kommer du direkt till vyn för att skapa en ny aktivitet. Väljer du den andra genvägsmenyn kan du snabbt skapa en ny användargrupp. Sök aktivitet = skriv in kurskoden på den kursaktivitet du letar efter och klicka Enter Sök användare = Skriv in Efternamn, Förnamn så hittar du snabbt en person Inställningar = Dina personliga inställningar i admin. Du kan bland annat välja hur många sökträffar som ska visas på samma sida, samt hur stort admin- fönstret ska vara. 6

7 SKAPA EN AKTIVITET 1. Via Verktyg i toppmenyn i GUL, klicka på > Administration. 2. Välj Hantera aktiviteter. 3. Dubbelklicka på den [S] samlingsaktivitet eller [G] grupp du vill placera aktiviteten i, leta dig ner till det ställe i strukturen där aktiviteten ska placeras. 4. Klicka på Ny. 5. Låt Ny aktivitet vara valt och klicka på Nästa (eller så dubbelklickar du på runda radioknappen). 6. Ge aktiviteten ett namn. 7. Placera aktiviteten rätt i strukturen (navigera via pil). 8. Klicka på Nästa. 9. Fyll i information i de fält som är *- markerade. Övriga är valfria. 10. Välj rätt ämne (för fristående kurs). 11. Om aktiviteten ska visas på de öppna sidorna bocka i det valet. 12. Spara. VAD SKA AKTIVITETEN HETA? Är det en aktivitet för en kurs på grund eller avancerad nivå ska den döpas i formen Kurskod Termin Benämning. Terminen ska skrivas H15 eller V16, inget T (HT, VT). Benämningen på kursen ska hållas så kort som möjligt, endast namnet och möjligtvis ytterligare info som behövs för att kunna skilja den från andra kurser. Tillägg som exempelvis kväll om kursen ges på flera olika sätt och ni har flera aktiviteter för samma kurs. En aktivitet som skapas för annat syfte får du döpa efter eget huvud. VAR SKA JAG PLACERA AKTIVITETEN? Om du klickade dig ner i strukturen innan du valde ny, så är den grupp som den nyskapade aktiviteten ska ingå i redan vald. Är det fel och du vill ändra så gör du det genom att klicka på den lilla pilen till vänster om rätt ingång. Fortsätt tills du hittar rätt ställe, då markerar du den gruppen/mappen. 7

8 Bilden till vänster visar Gruppväljaren. Den finns på flera olika ställen i administrationsverktyget. Via den ser du var i strukturen en aktivitet är placerad. I GUL placeras aktiviteter i admin, i antingen grupper [G] eller samlingsaktiviteter [S]. Du navigerar i gruppväljaren genom att klicka på de små pilarna. Detta kan du göra där underliggande nivåer finns, ex för program (terminer). Tänk på att aldrig markera både över- och underliggande nivå. Då placeras aktiviteten både på samma nivå som exempelvis terminer samt under en termin. En aktivitet kan vara placerad på flera ställen i strukturen, ex både under institution samt programtermin. VILKEN INFORMATION SKA JAG ANGE OM AKTIVITETEN? Alla fält som finns att skriva i när du skapar aktiviteten är endast textinformation. Dvs de får ingen effekt eller påverkar inställningarna. Informationen går att söka efter och få träff på i admin. Personer som är kopplade till aktiviteten kan se informationen om de klickar på aktivitetens i- symbol, i sin lista över aktiviteter. Det du måste fylla i är de fält som är stjärnmarkerade (*) resten är valfria. VAD MENAS MED ÄMNE? Är det en kursaktivitet för fristående kurs du skapar välj det ämne som kursen tillhör (enligt Ladok). Saknas ett ämne (från Ladok), kontakta gulsupport@gu.se Valet av ämne gör även att kursen kan sorteras fram via just ämne på de öppna sidorna (det tar dock 24h innan detta fungerar). 8

9 MER OM ÖPPNA SIDOR Öppna sidor kan användas för att publicera länk till kursplan, litteraturlista samt schema innan studenterna är registrerade på kursen och kan nå den som inloggade. Om aktiviteten ska visas på de öppna sidorna och lärare eller admin ska kunna publicera mappar, sidor, filarkiv eller meddelanden på anslagstavlan öppet (på nätet) bocka i Visa på öppna sidor. Inget innehåll kommer dock att visas öppet förrän det väljs inne i aktiviteten. Ange ett startdatum om du vill att aktiviteten ska börja visas öppet vid ett visst datum. Slutdatum behövs sällan, eftersom en gammal aktivitet ska arkiveras och iom det inte längre visas öppet. Det tar 24h, efter att en aktivitet publicerats öppet, innan den går att söka fram i fritextsök på samt listas vid klick på ämne. Tänk noga igenom vad ni sedan väljer att publicera öppet. Saker som listor med personuppgifter får absolut inte publiceras på nätet. Google är snabb på att hitta sidor från GUL som sedan visas i deras sökträffar. Upptäcker ni sådant som inte bör finnas öppet, se till att avpublicera så snabbt som möjligt. Ibland behövs det även lite extra insatser för att få Google att släppa tag om saker. Kontakta i så fall supporten så hjälper vi till. ANVÄNDARE GUL hämtar användare och uppgifter från personalsystemet, studiedokumentationssystemet Ladok samt databasen där GU- konton skapas. En nyanställd förs automatiskt över till GUL när hens GU- konto skapas. GUL placerar även personen i en användargrupp baserat på vilken institution eller motsvarande som hen tillhör. Personer som inte är anställda men som behöver åtkomst till GUL kan få ett tillfälligt ext- konto av behörighetsadministratören vid institutionen. När kontot är överfört till GUL och har rätt grupptillhörighet kan personen kopplas till aktiviteter. Anställda doktorander får även de x- konton och ska finnas i GUL och kunna kopplas. Ibland har det blivit fel i överföringen av en persons konto till GUL. Personen kanske helt saknas eller finns i GUL men utan användarnamn (x- konto, gus- konto, ext- konto) och kan då inte logga in. Upptäcker du sådant tar du kontakt med GUL- supporten. 9

10 Studenter behöver vara registrerade i Ladok för att föras över som användare i GUL. GUL hämtar information om registreringen och placerar in studenten i en användargrupp. Alla som exempelvis har en registrering på juridisk grundkurs 15 hp hösten 2015 hamnar i användargruppen HRE200, H15, Juridisk grundkurs 15.0 p, HR. Den gruppen tillhör i sin tur en användargrupp som heter Studenter HR, H15, Juridiska institutionen som innehåller alla studenter som har en registrering vid juridiska institutionen den terminen. Studentgrupperna med registrerade på kurs ska användas för att koppla hela kurser som deltagare i en aktivitet. Endast i undantagsfall ska studenter kopplas som individer till aktiviteten. Mer om det längre fram. Tänk på att du inte kan ta bort en student från en aktivitet om hen är kopplad via gruppmedlemskap. Då ska du istället justera detta i Ladok (avbrott). Då försvinner personen ur gruppen och förlorar därmed kopplingen till aktiviteten. EXEMPEL PÅ ANVÄNDARGRUPPER SOM EN STUDENT KAN VARA MEDLEM I TILLDELA ANVÄNDARE Du som GUL- administratör behöver koppla de personer som ska ha tillgång till en aktivitet. När du kopplat dem till aktiviteten kommer de att kunna hitta den via sin lista med aktiviteter, från startsidan i GUL. Du hittar och kan koppla alla som tillhör gruppen personal vid universitetet men endast de studenter som från 2009 och fram till i dag har någon form av en registrering på en kurs som ägs av din institution. 10

11 OLIKA ROLLER När du ska koppla en användare till en aktivitet i GUL behöver du välja vilken roll personen ska ha i just den aktiviteten. Följande roller finns att välja mellan: DELTAGARE Är de som ska kunna ta del av information men inte kunna ändra innehåll eller redigera (deltagare saknar åtkomst till Verktygslådan). En student ska kopplas som deltagare via gruppmedlemsskap (om det inte finns särskilda skäl till annat). LÄRARE Alla som i aktiviteten ska kunna producera och redigera innehåll samt rätta och bedöma inlämningar m.m. ska kopplas som lärare. Lärarna har alla rättigheter inne i en aktivitet och kan se och läsa det som skrivs. ADMINISTRATÖR En administratör har samma rättigheter som en lärare inne i aktiviteten. GUL- administratören kan koppla sig som administratör men här kan du även lägga till andra typer av administratörer som ska vara delaktiga på kursen. GÄST Om någon har behov av att titta in i aktiviteten för att se innehåll eller upplägg kan denne kopplas som gäst. En gäst ska och kan inte varken redigera/producera innehåll eller vara delaktig i det som sker på kursen. En gäst har liknande läsrättigheter som en deltagare, men gästen räknas inte med i statistik, blir inte automatiskt indelad i grupper samt får inte meddelanden som skickas till gruppen deltagare osv. LÄRARE (U ENKÄT) Efter förfrågan har vi skapat en särskild roll för de kurser som inte vill att alla lärare ska kunna läsa och se sammanställningen av enkäter (kursvärderingen). Den eller de lärare som ska kunna läsa sammanställningen av enkäter via Statistikverktyget kopplas som vanligt som lärare. Resten som Lärare (u enkät) 11

12 INAKTIVERADE DELTAGARE En roll till vilken man flyttar enskilt kopplade deltagare eller grupper som inte längre ska ha åtkomst till aktiviteten. Väl kopplade som inaktiverade kan du markera personen/gruppen och ta bort kopplingen (klicka på papperskorgen). INAKTIVERADE LÄRARE En roll till vilken man flyttar enskilt kopplade lärare eller grupper som inte längre ska ha åtkomst till aktiviteten som lärare. Väl kopplade som inaktiverade kan du markera personen/gruppen och ta bort kopplingen (klicka på papperskorgen). PASSIVA Om lärare på kursen vill bestämma när deltagarna ska kunna komma in i aktiviteten kopplar du deltagarna som passiva (antingen i grupp och/eller enskilt beroende på). När kursen har passiva deltagare kommer alla med rollen lärare att tillfrågas om deltagarna ska aktiveras. Denna fråga dyker upp varje gång en lärare går in i kursen. En knapp visas och klickar läraren på den så aktiveras deltagarna, det vill säga de flyttas från gruppen passiva till gruppen deltagare och kan därmed komma åt kursaktiviteten. 12

13 OM LADOKGRUPPER I GUL När du ska koppla en studentgrupp som deltagare till en aktivitet behöver du lära dig hur grupper som kommer från Ladok ser ut. Vilken kursaktivitet skapar du och vilken grupp ska ha åtkomst till den? Alla som är registrerade för första gången på en kurs (- kod) en viss termin? Alla som läser kursen på helfart/halvfart/kvartsfart? Alla som läser kursen som kvällskurs? Alla som har någon form av registrering på kurskoden den terminen? NORMALFALLET Skapar du en kursaktivitet för en kurs som endast kan läsas på ett sätt, exempelvis dagtid, på helfart en gång den terminen? Då kopplar du ladokgruppen som heter: KURSKOD, Termin, Benämning, poäng, institutionskod som deltagare Exempelvis: SEG100, H15, Grundkurs i Segling, 5.0, SEG 13

14 Vi kallar denna för totalgruppen den innehåller ALLA som registrerats på kurskoden den aktuella terminen. Även de som omregistrerats. SPECIALFALLET Skapar du en aktivitet för en kurs som är en variant av flera, exempelvis en aktivitet för alla de som läser kursen som kvällskurs, en annan för de som läser på halvfart eller för en kurs som ges flera gånger samma termin? Då behöver du hitta den särskilda grupp som innehåller just de studenter som du letar efter: EN1311, H15 ffg reg, DAG, NML, 1, GB, 50, ORD, (de som läser kursen på halvfart i Brighton) EN1311, H15 ffg reg, DAG, NML, 1, 1480, 50, ORD, (de som läser kursen på halvfart i Gbg) EN1311, H15 ffg reg, DAG, NML, 1, 1480, 100, LUN, (de som läser kursen på helfart i Gbg) Det finns väldigt många olika varianter beroende på vilken kurs och vilket kurstillfälle det gäller. Men en riktlinje är att om kursen ges på flera olika sätt måste du koppla en ffg- grupp som deltagare om du inte vill få med ALLA som läser kursen. Glöm inte att om du kopplar en ffg- grupp behöver du manuellt lägga till eventuella omregistrerade på kursen. LATHUND MED NÅGRA LADOKBEGREPP EN1311= kurskoden H15= termin ffg reg= registrerade för första gången på kursen omreg = omregistrerade på kursen DAG= kursen läses på dagtid KVÄ= kvällskurs EFT= kursen läses på eftermiddagar VSL= kursen läses under veckoslut BLA= kursen läses blandade tider NML = kursen läses på campus DST= kursen läses på distans NÄT= kursen läses som nätkurs 1 = omgång ett av kursen, kursen ges flera gånger samma termin: 2 = andra gången osv 1480 = kursen läses i Göteborg (i motsats till ex GB = Brighton) 14

15 100 = kursen läses på helfart (i motsats till ex 25 = kvartsfart, 50 = halvfart) ORD = vem finansierar kursen? Ordinarie finansiering (i motsats till ex LUN = lärarutbildningsnämnden) = antagningskoden NÄR DYKER DEN NYA TERMINENS STUDENTGRUPPER UPP I GUL? Så snart kursens tillfälle finns definierat i Ladok förs den över som studentgrupp till GUL. Det betyder att du kan koppla gruppen som deltagare till en aktivitet redan innan gruppen innehåller några studenter. Så snart registreringar sker i Ladok kommer studenter att börja trilla in i gruppen och därmed få åtkomst till aktiviteten. Kurstillfällen definieras vanligtvis i Ladok i december/maj. KOPPLA STUDENTER 1. Se till att du befinner dig i administrationsverktyget > fliken Tilldela användare. 2. Se till att rätt aktivitet är vald och markerad (annars letar du upp den via vänstermenyn). 3. Se till att rätt roll är vald i rullgardinsmenyn till höger (Deltagare). 4. Skriv in Kurskoden, Termin i sökrutan i mitten och klicka Enter på tangentbordet. 5. Hitta rätt grupp att koppla från sökresultatet som visas. 6. Markera gruppen och klicka på pilen i mitten. 7. Gruppen har nu förts över som deltagare. 8. Om du kopplat en ffg- grupp som deltagare öppna gruppen med omregistrerade och pila över de namn som också ska vara kopplade till aktiviteten. 9. Spara. 15

16 KOPPLA LÄRARE 1. Se till att du befinner dig i administrationsverktyget > fliken Tilldela användare. 2. Se till att rätt aktivitet är vald och markerad (annars letar du upp den via vänstermenyn). 3. Se till att rätt roll är vald i rullgardinsmenyn till höger (Lärare). 4. Sök fram läraren i mittenkolumnen. Se olika söksätt nedan. 5. Markera lärarens namn och klicka på pilen i mitten. 6. Upprepa med nästa lärare osv. 7. Spara. OLIKA SÖKSÄTT För att hitta den lärare du ska koppla finns några olika sätt. I mittenkolumnen finns en meny där det står Efternamn, Förnamn där kan du även välja andra söksätt. Med hjälp av Efternamn, Förnamn Skriv in personens Efternamn, Förnamn och klicka Enter på tangentbordet (för att utföra sökningen). Är det ett relativt vanligt namn riskerar du att få en lång träfflista. Du får upp mer info om personen genom att markera namnet och klicka på i- symbolen. Med hjälp av användarnamn I menyn där det står Efternamn, Förnamn byter du till söksättet Användarnamn. Ange personens användarnamn (oftast x- konto) och klicka Enter på tangentbordet (för att utföra sökningen). Du får nu endast en träff. 16

17 Med hjälp av e- postadress I menyn där det står Efternamn, Förnamn byter du till söksättet E- postadress. Ange personens e- postadress. OBS! Har personen flera typer av adresser är det inte säkert att den du just söker på är den adress som personen har angiven i GUL. Vid GU kan personal ha adress i eller Om du får träff, får du träff på endast en person. Med hjälp av personnummer I menyn där det står Efternamn, Förnamn byter du till söksättet Personfält. Ange personnumret i formen tio siffror utan bindestreck (ÅÅMMDDNNNN). Klicka Enter på tangentbordet (för att utföra sökningen). KOPPLA DIG SJÄLV Du har åtkomst till aktiviteter i administratörsverktyget, men det betyder inte att du automatiskt har åtkomst till dem via listan Mina aktiviteter. För att få det måste du göra dig själv till medlem. Du kan antingen koppla dig själv permanent som administratör till aktiviteten, eller temporärt. Administrerar du många aktiviteter rekommenderar vi att du vid behov gör dig till temporär medlem. Om du inte besöker aktiviteten dagligen räcker det mer än väl. Gör du dig till temporär medlem är du med i aktiviteten till dess att du loggar ut från GUL. LÄGG TILL DIG TEMPORÄRT 1. Se till att du befinner dig i administrationsverktyget > fliken Tilldela användare. 2. Se till att rätt aktivitet är vald och markerad (annars letar du upp den via vänstermenyn). 3. Längst ned på den sidan hittar du en rullgardinsmeny som heter Lägg mig temporärt i, i den listan väljer du vilken roll du vill koppla dig själv som > klickar sedan Logga in 4. Då flyttas du direkt in till aktiviteten KOPPLA DIG PERMANENT 1. Se till att du befinner dig i administrationsverktyget > fliken Tilldela användare. 2. Se till att rätt aktivitet är vald och markerad (annars letar du upp den via vänstermenyn). 3. Se till att rätt roll är vald i rullgardinsmenyn till höger (Administratör). 4. Sök fram dig själv i mittenkolumnen. Se olika söksätt ovan. 5. Markera ditt namn och klicka på pilen i mitten. 6. Spara. 17

18 KOPPLA ANDRA? Är det fler än studenter, lärare samt administratörer som behöver åtkomst till en aktivitet? Då kopplar du dem som Gäst. En gäst är bara en observatör och ska inte interagera eller redigera i aktiviteten. För att koppla en gäst gör du på samma sätt som när du kopplar lärare eller dig själv, men du väljer rollen Gäst i steg 3. Tänk dock på att en person som inte är involverad i undervisningen eller administrerar kursen på något sätt behöver ha en bra motivering till varför hen ska kopplas till kursen. TA BORT EN KOPPLAD GRUPP ELLER PERSON Om du kopplat en person eller grupp och sparat men sedan vill ändra så att personen eller gruppen inte längre har åtkomst till aktiviteten gör du så här: 1. Se till att du befinner dig i administrationsverktyget > fliken Tilldela användare. 2. Se till att rätt aktivitet är vald och markerad (annars letar du upp den via vänstermenyn). 3. Via rullgardinsmenyn till höger (roller) välj den roll där gruppen/personen är kopplad 4. Markera gruppen/personen, i listan 5. I rullgardinsmenyn längst ned väljer du flytta till: inaktiverade (deltagare/lärare) 6. Gruppen/personen har nu inte längre någon koppling till aktiviteten 7. Du kan markera gruppen/personen igen och klicka på papperskorgen som dykt upp nere till höger ANGE EN AKTIVITETSANSVARIG Det är bra att för varje aktivitet peka ut en ansvarig. Den personen står då som aktivitetsansvarig samt på öppna sidor anges personen som informationsansvarig (visas längst ner på varje öppen sida). Gör så här för att ange en person som aktivitetsansvarig: 1. Se till att du befinner dig i administrationsverktyget > fliken Tilldela användare. 18

19 2. Se till att rätt aktivitet är vald och markerad (annars letar du upp den via vänstermenyn). 3. Välj rollen Lärare i den högra rullgardinsmenyn 4. Scrolla längre ned på sidan tills du hittar menyn för aktivitetsansvarig 5. Välj en person i den listan 6. OBS! Personen måste vara kopplad som lärare för att vara möjlig att välja 7. Spara HANTERA ANVÄNDARE Som GUL- administratör kan du hantera och se användarkonton i GUL, via Administration > Hantera användare. Du kan se och redigera konton i GUL som tillhör personal samt de studenter som är registrerad på en kurs som ägs av din institution. FEL E- POSTADRESS? Upptäcker du att en användare har fel e- postadress angiven i GUL så kan du korrigera den. Tänk dock på att vara väldigt noga med att det är rätt person du redigerar. 1. Via Hantera användare, sök fram personen (se söksätt s 15) 2. Markera personen så att du ser hens uppgifter i högra fönstret. 3. I fältet för e- post byter du till den korrekta adressen > Spara. SAKNAR PERSONEN ANVÄNDARNAMN I GUL? När du söker efter en person via Hantera användare kan du få träff på personen men sedan upptäcka att det är tomt i fältet användarnamn. Det betyder att det blivit något fel i överföringen av information. Du kommer att kunna koppla personen till en aktivitet, men personen kommer själv inte kunna logga in i GUL. Upptäcker du att en person helt saknar användarnamn kontakta gulsupport@gu.se 19

20 EN PERSON SOM HAR FLERA ANVÄNDARNAMN I GUL kan du upptäcka att en person har flera olika användarnamn (för samma konto). Det är helt i sin ordning. Vanligtvis har personen både ett x- konto (personal) samt ett gus- konto (student). Det betyder att personen förutom att vara anställd vid GU även har studerat här (finns inlagd i Ladok). Andra typer av användarnamn som kan finnas är ext- konto (externt konto). Var dock uppmärksam på om personen har flera olika konton i GUL, det vill säga när du söker efter personen listas flera konton som ser ut att tillhöra samma individ. Det behöver åtgärdas. Läs mer om detta nedan. HAR SAMMA PERSON FLERA KONTON I GUL? Upptäcker du att en person har flera konton i GUL. Exempelvis genom att personen förekommer två eller flera gånger i medlemslistan i en aktivitet eller du hittar flera konton i admin som ser ut att tillhöra samma individ. Att ha flera konton i GUL skapar problem eftersom du som admin inte vet vilket konto du ska koppla till en aktivitet eller vilket av dem som användaren använder för att logga in. Ta kontakt med gulsupport@gu.se så undersöker vi vilket konto som ska användas samt slår ihop eller tar bort de felaktiga kontona. Orsaken till varför en person har flera konton i GUL kan variera. Oftast händer det personer som av någon anledning bytt personnummer, vanligtvis en person som saknat svenskt personnummer och sedan fått ett sådant. Systemet känner inte igen att det nya personnumret ska skriva över det gamla, och personen får därför ett helt nytt (ytterligare) konto i GUL. HITTAR DU INTE EN PERSON? Ibland får man ingen träff på en person när man söker, det kan vara så att du stavat personens namn fel. Eller i de fall du söker efter en student, hen inte har någon registrering på kurs som ägs av din institution. Om du vet att personen har ett konto vid universitetet (x- konto, gus- konto, ext- konto) och du ska ha 20

21 behörighet att se hen i systemet men ändå inte får någon träff kan det bero på att personen saknar grupptillhörighet i systemet. Kontakta gulsupport@gu.se så undersöker vi. SKAPA EGNA ANVÄNDARGRUPPER Vi importerar användargrupper från Ladok samt personalsystemet, men du som admin kan även skapa egna användargrupper om du har behov av det. Tänk dock på att inte skapa samma studentgrupper som vi hämtar från Ladok, skapar du grupper med studenter ska det vara undergrupper och delar av grupper som du behöver för särskilda ändamål. Inte samtliga som är registrerade på en viss kurskod. Var försiktig med var du placerar en grupp du skapat. Studentgrupper ska aldrig placeras bland personal, då grupper som gruppen i sin tur placeras i kan vara kopplad till aktiviteter som endast är till för personal. D.v.s. läggs en studentgrupp i en personalgrupp får studentgruppen åtkomst till samma aktivitet(er) som personalgruppen eventuellt är kopplad till. Tänk även på att aldrig återanvända en grupp och byta ut och lägga till medlemmar. Gruppen kan vara kopplad till en aktivitet som då påverkas av att du redigerar gruppen. SÅ HÄR SKAPAR DU EN ANVÄNDARGRUPP 1. Se till att du befinner dig i administrationsverktyget > fliken Hantera användargrupper 2. Klicka upp gruppen som heter Verksamhetens egenskapade användargrupper 3. Klicka på din fakultet 4. Klicka på knappen Ny grupp 5. Döp gruppen enligt följande, beroende på om gruppen innehåller alla institutionens lärare: Institutionskod Lärare (ex: SEG Lärare). Eller lärare på en viss kurs som institutionen äger: Institutionskod Kurskod Lärare (ex: SEG ABC123 Lärare). 6. Spara 7. Markera gruppen i vänstermenyn > klicka Redigera 8. Klicka på knappen Hantera medlemmar 9. Sök fram de personer som du vill lägga till i gruppen. Antingen öppnar du gruppen som innehåller alla anställda vid institutionen och pilar över dem, eller så söker du efter personer i sökrutan i mitten. 10. Spara 21

22 IMPORTERA PERSONER TILL EN ANVÄNDARGRUPP Du kan importera personer till en grupp. Dock endast personer som redan finns i GUL och som du har administratörsrättigheter för. Du behöver skapa användargruppen och ta fram en lista med de personer som du vill ska ingå i gruppen. Skapa först användargruppen och ta reda på dess id- nummer 1. Läs om hur du skapar en användargrupp ovan. 2. Via Hantera användargrupper > Markerar du därefter den skapade gruppen och klickar på i- symbolen. Se bild till höger. 3. Notera gruppens interna id- nummer Ta fram en lista över personerna För att importera användare till en grupp behöver du en lista med information om dem i excelformat. Exempel på hur en sådan lista ska se ut hittar du i admin- verktyget > Användare > Importera. Du ser även ett exempel på hur du ska utforma fälten i bilden till höger. Enklast är att använda användarnamn eller personnummer för att identifiera personerna. Förutom något som identifierar personerna så ska du i en kolumn också ange Group id och placera in användargruppens interna ID där, se punkt 3 ovan. För att markera vilka personer som ska ingå i gruppen anger du ett x i kolumnen för Group id, se bilden ovan. Du kan lägga in olika personer i olika grupper samtidigt. Ange i så fall ytterligare grupper (Group id) i kolumner och sätt ett x för vilka i listan som ska ingå i den gruppen. Tips på hur du kan få fram en lista med användarnamn: Via admin- verktyget > Användare > Skapa lista kan du ta fram listor över befintliga användargrupper i systemet, som du sedan kan modifiera så att de passar ditt syfte. 22

23 1. Välj att skapa lista utan mall. För typ av lista anger du Grupper 2. I nästa steg pilar du över de användarfält du önskar ta med i listan > Nästa. 3. I steg tre ska du bocka för vilka användargrupper, en eller flera som du vill att listan ska baseras på. 4. Välj att listan ska visas i excelformat, och ange hur du vill att listan ska sorteras (ex Efternamn) > Nästa Därefter öppnas listan i Excel med det innehåll du angett. Du kan nu korrigera och redigera den så att den innehåller de personer du vill ha med i listan. OBS! Excellistan får endast bestå av ett (1) användarnamn per person, annars protesterar systemet. Skulle det visa sig att väldigt många i din lista har dubbla eller flera användarnamn sök istället ut listan med hjälp av personnummer. 23

24 Ladda upp excelfilen När listan med personer är komplett och ser ut som du vill att den ska se ut, laddar du upp filen via Användare > Importera 1. Börja med att välja den excelfil du skapat med personerna som ska ingå i gruppen. Låt PING PONG gissa vilket format Klicka Nästa 2. I nästa steg ser du hur raderna och kolumnerna kommer att importeras. Rullisterna ska matcha första raden. Se till så att första raden utesluts. Klicka Nästa 3.I det tredje steget får du en bekräftelse på hur många användare som kommer att importeras. 24

25 4. I det fjärde steget kan du om du vill koppla ihop användarna med en aktivitet. Leta i så fall upp aktiviteten och markera den. Klicka på Nästa 5. I steg fem får du en vy över de konton som kommer att uppdateras. Om du har tagit med Efternamn och Förnamn i listan kommer du i nästa steg att får ett OBS! Med förklaringen att det inte går att uppdatera Förnamn samt Efternamn eftersom dessa uppgifter synkroniseras med en extern källa (personalsystemet eller Ladok). Bry dig inte om detta meddelande. Användargruppen har nu uppdaterats och innehåller de personer du hade med i listan. 25

26 HANTERA AKTIVITETER Tänk på att du delar ytan i administratörsverktyget med alla de som har samma behörighet som du. Via hantera aktiviteter söker du fram och redigerar befintliga aktiviteter, samt strukturerar, flyttar, kopierar, arkiverar och tar bort aktiviteter. STRUKTUREN I ADMINISTRATIONSVERKTYGET Det är viktigt att ha en bra mappstruktur (med [S]) i administrationsverktyget. För att göra det lätt att hitta samt för att få en bra och logisk struktur på öppna sidor. För program väljer ni (om det behövs) att dela in aktiviteterna i fasta terminer eller år. För fristående kurser väljer ni (om ni har många) att dela in dem efter nivå (grund, avancerad osv) För aktiviteter som placeras under Internt är det valfritt hur ni gör indelningen (om någon) Den underliggande strukturen skapar ni genom [s] samlingsaktiviteter i vilka ni sedan placerar aktiviteter SKAPA SAMLINGSAKTIVITETER [S] 1. Se till att du befinner dig i administrationsverktyget > Hantera aktiviteter 2. Klicka dig ner i strukturen för program eller institution, där du vill skapa nivåer 3. Klicka på Ny 4. Välj > Ny Samlingsaktivitet > Nästa 5. Ge den ett namn (ex Termin 3) 6. Om du hoppade ner i strukturen innan du valde Ny, ligger den rätt placerad annars letar du upp rätt ställe via gruppväljaren > Nästa 7. Sätt ett x i de obligatoriska fälten (*) 8. Kryssa i att samlingsaktiviteten ska visas på öppna sidor (om den ska det) 9. Spara > Den underliggande nivån är nu skapad När du har skapat en ny underliggande nivå kan du placera in aktiviteter därunder. Det gör du genom att redigera den aktivitet du vill ska byta plats (Hantera aktiviteter > Redigera > Tilldela till grupper). Läs mer om hur du gör under avsnittet Flytta och byta plats på sidan

27 OM UNDERLIGGANDE NIVÅER För utbildningsprogram Om det behövs skapar ni underliggande nivåer för program. Antingen delar ni upp kursaktiviteterna för programmet terminsvis eller årsvis. Termin/År är fasta behållare som visar vilka aktiviteter som ges programmets första termin/första år osv. Den underliggande strukturen är till för att skapa ordning i administrationsverktyget för de admins som arbetar där. Den underliggande strukturen fyller även en funktion för öppna sidor, för att strukturera de aktuella kursaktiviteter som har öppen information. OBS! Tänk på att strukturen (på öppna sidor) inte är till för att visa i vilken exakt ordning som kurserna läses (aktiviteterna sorteras i bokstavsordning). Finns det behovet presenterar ni även kurserna via en innehållssida. Tänk också på att öppna sidor (och admin- verktyget) inte är en plats för att visa gamla aktiviteter. Det är endast aktuella eller inom kort kommande kursaktiviteter som ska visas där. Målgruppen för öppna sidor är studenter som letar info om en kurs de ännu inte är registrerad på. En kurs de är registrerad på hittar de som inloggad i GUL (Mina aktiviteter). Ange aldrig starttermin för höst/vår. Detta är helt irrelevant då gamla aktiviteter alltid ska arkiveras och de nya då tar de gamlas plats. Läser en student första terminen (Termin 1) och vill titta på kommande terminers kurser gör hen det genom att klicka på nästkommande termin i strukturen (Termin 2). Har programmet olika inriktningar går det bra att lägga en mellannivå med dessa. I vissa fall kan det dock fungera bättre om programmet delas upp i två eller flera programaktiviteter istället för en programaktivitet med flera underliggande inriktningar. Ta kontakt med gulsupport@gu.se så hjälper vi er med det. För fristående kurser Fristående kurser ska placeras in under [S] Namnet på din institution. Om ni har många kurser som ges som fristående är det bra att dela in dem i nivåer, ex: grundnivå, avancerad nivå. Om institutionen även på öppna sidor vill visa vilka utbildningsprogram som de ansvarar för gör ni det genom att skapa en aktivitet som ni döper till Utbildningsprogram. Skapa sedan en innehållssida och lägg in länkar till era utbildningsprograms öppna sidor där. Placera aktiviteten öppet i samlingsaktiviteten för er institution. 27

28 Exempel på hur det kan se ut på öppna sidor för en institution: För andra typer av aktiviteter Aktiviteter som inte rör kurser eller program placeras i strukturen under [G] Internt namnet på din institution. Här väljer ni själva hur den underliggande strukturen ska se ut, om sådan behövs. AKTIVITETER PÅ ÖPPNA SIDOR I GUL finns möjlighet att visa delar av en aktivitets innehåll öppet, åtkomligt för vem som helst på nätet. Startsidan för de aktiviteter som har öppet innehåll är Där kan besökare leta fram den aktivitet de är intresserad av. För att de som producerar innehåll i en aktivitet ska kunna välja att visa innehåll öppet behöver du som GUL- admin ange att aktiviteten ska visas öppet när du skapar den. Det betyder dock inte att allt innehåll kommer att visas öppet direkt. Innan någon har angett vad som ska visas öppet kommer aktiviteten att vara tom på öppna sidor. Du som GUL- admin bockar i Visa på öppna sidor när du skapar aktiviteten En aktivitet som visas öppet har valet Publicera även till öppna sidor för mappar, sidor, filarkiv samt meddelanden på anslagstavlan. För att det ska fungera och aktiviteten visas öppet, behöver samtliga mappnivåer inne i aktiviteten vara publicerade öppet. Inne i aktiviteten kan du se hur aktiviteten ser ut på öppna sidor genom att klicka på länken i Verktygslådan Inne i aktiviteten via Verktygslådan > Inställningar hittar du fler val för öppna sidor: Nya sidor publiceras som standard på öppna sidor samt om ni vill visa hela vänstermenyn öppet (de delar som inte går att nå från öppna sidor blir utgråade). Aktivitetens startsida på öppna sidor blir alltid den sida som ligger högst upp i strukturen under innehåll. Alla öppna aktiviteter som ligger i en öppen struktur under program- respektive institutionernas samlingsaktiviteter går att hitta genom att navigera via Aktiviteter som placeras under [G] internt blir inte sökbara via men delar du med dig av den öppna adressen till aktiviteten kan den besökas öppet. Aktivitetsgrupper [G] kan inte visas på öppna sidor 28

29 Taggar du en aktivitet med ett ämne (för fristående kurser) tar det 24h innan klick på ämnet ger träff via Att fritextsöka efter en ny aktivitet (som precis öppnats upp) fungerar inte förrän efter 24h. Har du angett en starttid för visning på öppna sidor tar det 24h efter den tidpunkten innan ovanstående fungerar. GAMLA AKTIVITETER SKA INTE LIGGA KVAR ÖPPET, ersätts en aktivitet av en ny är det endast den nya aktiviteten som ska visas öppet. Den gamla ska arkiveras. SAMLINGSAKTIVITETER PÅ ÖPPNA SIDOR Samlingsaktiviteter kan fungera både som aktiviteter med även som behållare för andra aktiviteter. Ett exempel är programaktiviteter. Dessa är samlingsaktiviteter som GUL- supporten skapar och ger behörigheter till i admin- verktyget. De som har behörighet för ett program via admin kan i sin tur skapa underliggande struktur/nivåer under samlingsaktiviteten (ex terminer). Använder ni öppna sidor så speglas strukturen av samlingsaktiviteter där. OBS! GUL- administratörer ska själva inte skapa samlingsaktiviteter för program. Startar ett nytt program eller ni önskar förändra så att ett program delas upp i flera programaktiviteter så kontaktar ni supporten. För att få samlingsaktiviteter samt underliggande struktur att fungera på öppna sidor är det bra att notera följande: Samtliga [S] samlingsaktiviteter uppåt i strukturen behöver visas öppet för att underliggande nivåer ska kunna nås via navigering på Inloggade som besöker en samlingsaktivitet (programaktivitet eller underliggande nivå) ser den underliggande strukturen i vänstermenyn. Klickar de på en aktivitet eller nivå som de inte är kopplade till (har åtkomst till som inloggade), visas den underliggande strukturen i en lista. Listan innehåller länkar till de nivåer/aktiviteter som personen har åtkomst till som inloggad. För det som personen inte kan nå inloggad finns länkar som leder ut till aktivitetens/nivåns öppna sidor. För en samlingsaktivitet kan du välja hur startsidan ska visas på öppna sidor: antingen visas det underliggande innehållet ( ingångarna ) eller så väljer du att samlingsaktivitetens innehåll ska visas, ex en välkommensida. Denna inställning gör du om du går in i samlingsaktiviteten > Verktygslådan > Inställningar, se bild: 29

30 Bilden nedan visar exempel på en samlingsaktivitet där man på öppna sidor, valt att underliggande aktiviteter ska visas som startsida. Bilderna nedan visar exempel på en samlingsaktivitet där man valt att visa innehåll istället för underliggande aktiviteter som startsida. 30

31 KOPIERA AKTIVITETER Varje ny termin som en kurs ges ska en ny aktivitet skapas. Med undantag för om samma kurs ges över flera terminer. Om lärarna vill återanvända innehållet på den förra kursen kan du med fördel kopiera den gamla och skapa en ny. SÅ HÄR KOPIERAR DU EN AKTIVITET 1. Se till att du befinner dig i administrationsverktyget > Hantera aktiviteter 2. Leta upp den aktivitet du vill kopiera, ex genom att söka på kurskoden i sökfältet 3. Markera aktiviteten > klicka på Kopiera 4. Justera aktivitetens namn så att det passar (ex: ändra termin samt ta bort tillägget kopia) 5. Välj vad det är du vill ska tas med från den gamla aktiviteten (kryssa i rutorna) 6. Leta dig ner i strukturen (via pilarna) och placera in aktiviteten på rätt ställe. 7. Spara > den nya aktiviteten är nu skapad genom kopiering av en gammal. Vad ska man ta med vid kopiering? När du kopierar väljer du även vad du vill ta med från den gamla aktiviteten. Vill lärarna återanvända material eller vill de börja om från noll? Det bestämmer ni tillsammans. Ibland är det kanske enklare att kopiera över allt och sedan redigera, uppdatera och ta bort innehåll som är inaktuellt. Eller om det blir för mycket att uppdatera är det kanske bättre att börja i en tom aktivitet. Det går bra att i efterhand, inne i en aktivitet, kopiera in innehåll som ligger i produktionsverktyget i en annan aktivitet. 31

32 Mer om urval för kopiering Innehåll = Allt innehåll som producerats i produktionsverktyget i den gamla aktiviteten. Mål = De mål och delmål som skapats i aktiviteten (Mål och framsteg). Aktivitetens dokument = Alla dokument som laddats upp under aktivitetens dokumentyta. Anslag = Alla meddelanden som skrivits på anslagstavlan. Vanliga frågor = Alla frågor och svar som lagts in i funktionen Vanliga frågor. Diskussionsforum = Alla forum som skapats av lärarna (ej inlägg eller projektgruppsforum). Meddelandemallar = Alla utskick som sparats som mallar via Skicka meddelande. Länkar = Alla länkar som lagts in i den särskilda länkytan i vänstermenyn i en aktivitet. Podcast = Alla podcastsändningar i aktiviteten. Använda taggsamlingar = ej aktuellt för GU. Tillgänglighet = Styr på vilket sätt en person ges åtkomst till aktiviteten. Standard är att en GUL- administratör kopplar de som ska ha åtkomst. Andra varianter finns men är sällan aktuella för oss att använda. 32

33 Lärare = Alla som är kopplade till rollen lärare i aktiviteten. Deltagare = Alla som är kopplade som studenter i den gamla aktiviteten. OBS! Ska ej kopplas till den nya. Aktivitetsroller = Alla som är kopplade som Administratör, Gäst, Lärare u enkät och ev ytterligare roller. Kalender = Alla kalendrar som har skapats i den gamla aktiviteten. Delmatriser = Ej aktuellt för GU. Checklista = Den checklista med påminnelser som skapats via admin för att komma ihåg vad som behöver göras när det gäller aktiviteten. Läs mer om checklista på sidan 33. ARKIVERA GAMLA AKTIVITETER Gamla inaktuella kursaktiviteter ska arkiveras. Listan med pågående aktiviteter blir annars på tok för lång, särskilt för lärare som är en del av kursen termin efter termin. Det blir även långa aktivitetslistor i administrationsverktyget. Studenter ogillar också när gamla aktiviteter ligger kvar i listan med pågående (Mina aktiviteter). Många hör oroligt av sig till supporten eftersom de missförstår och tror att de inte klarat kursen då aktiviteten fortfarande ligger som pågående. När en aktivitet arkiveras försvinner den också från de öppna sidorna, vilket underlättar för de som ska försöka hitta information om kommande kurser där, då de slipper felaktig eller inaktuell information. En arkiverad aktivitet är åtkomlig för de inloggade användarna på samma sätt som tidigare. Det enda som händer är att den flyttas från listan med pågående till mappen Arkiverade, på sidan Mina aktiviteter. Vanligtvis kopieras först den gamla aktiviteten, och den nya skapas för kommande termin, innan den gamla arkiveras. Exakt när arkivering ska ske bestämmer ni själva. Men vi tillåter inte att gamla inaktuella aktiviteter från flera terminer tillbaka fortfarande inte är arkiverade. Hittar vi sådana kan det hända att supporten går in och arkiverar åt er. SÅ HÄR ARKIVERAR DU EN AKTIVITET 1. Se till att du befinner dig i administrationsverktyget > Hantera aktiviteter 2. Leta fram den aktivitet du vill arkivera 3. Markera aktiviteten och välj fliken Avancerat 4. Bocka i rutan Arkivera aktivitet 5. Aktiviteten försvinner nu från visningslistan men kan återfinnas om du innan sökning markerar Visa arkiverade aktiviteter. 6. En arkiverad aktivitet får tillägget [Ark] 33

34 Hur av- arkiverar man en aktivitet? Sök fram aktiviteten, glöm inte att bocka i Visa arkiverade. Bocka ur rutan Arkivera aktivitet > Spara FLYTTA OCH BYTA PLATS Du kan flytta och byta plats på aktiviteter i strukturen i admin. Det gör du via Hantera aktiviteter > Grundinställningar > Tilldela till grupper, se bild. En aktivitet kan vara placerad på ett eller flera ställen i strukturen (ex en kurs som läses både inom ett eller flera program samt som fristående kurs). 34

35 När du klickat på Tilldela till grupper visas menyn Gruppväljaren. Där ser du vilka ställen (ett eller flera) i strukturen som aktiviteten är placerad under. Du kan enkelt ta bort en plats (grupp) genom att klicka på papperskorgen. Om du vill se hela gruppstrukturen kan du klicka på i- symbolen för den plats (grupp) du vill titta närmare på. Via Gruppväljaren ska du klicka dig ner i strukturen tills du hittar den plats där du vill placera in aktiviteten. Bocka inte i överliggande struktur utan leta dig ner tills du hittar rätt plats. Först då markerar du genom att bocka i rutan. Du navigerar via de små pilarna. Är en pil utgråad betyder det att det saknas underliggande struktur. När du är klar klickar du på Spara. 35

36 TA BORT Du kan ta bort aktiviteter i admin, tänk dock på att borttag av aktivitet är definitivt de försvinner från databasen, så va noga med att kontrollera så att det är rätt aktivitet du tar bort. Så här gör du för att ta bort en aktivitet (permanent) 1. Se till att du befinner dig i administrationsverktyget > Hantera aktiviteter 2. Leta upp den aktivitet du vill ta bort > Markera den 3. Klicka på i- symbolen uppe i rutans högra hörn. Då visas info om aktiviteten. Titta efter vem som skapat aktiviteten (du själv?) och vilket datum den skapades. Då är du förhoppningsvis mer säker på att du är på väg att ta bort rätt aktivitet. 4. Klicka på knappen Ta bort 5. Systemet kommer nu att fråga (två gånger) om du är säker på att du vill ta bort aktiviteten 6. Klicka OK (om du är säker) 7. Aktiviteten försvinner i söklistan och från admin. TAGIT BORT AV MISSTAG? Ibland gör man misstag och det händer att fullt pågående aktiviteter tas bort. I de fall det är viktigt kan en aktivitet återskapas av vår leverantör. Kostnaden för detta betalar GUL- supporten. Misstänker du att du tagit bort en aktivitet som vi inte klarar oss utan, ta kontakt med gulsupport@gu.se 36

37 ÖVRIGT FÖRENKLA DITT ARBETE I det här avsnittet kan du läsa om saker som är bra att känna till när du jobbar i administrationsverktyget, tips på hur du kan förenkla ditt arbete osv. BESÖKA AKTIVITETEN OCH SNABBT KUNNA ADMINISTRERA DEN Tips! Om du är kopplad till och är inne i en aktivitet och snabbt vill komma åt att administrera den kan du högerklicka på länken till administrationsverktyget. Välj att öppna admin på ny flik i webbläsaren. Då kommer du direkt till Tilldela användare för den aktiviteten. Kräver dock att du har behörighet att administrera aktiviteten i admin. %- SÖKA När du gör sökningar i administrationsverktyget får du endast träff på inledande bokstäver (oftast kurskod eftersom det är så kursaktiviteterna döps). För att söka mer brett, d.v.s. få träff på alla aktiviteter som har det du letar efter någonstans i namnet, kan du sätta ett procenttecken direkt framför det du söker. Ex: %V16 Den sökningen ger träff på alla aktiviteter som har V16 i namnet (som du har behörighet för i admin) BEGRÄNSA DIN SÖKNING Att söka i toppnivå gör att du får många träffar. Du kan begränsa din sökning genom att klicka dig ner i strukturen. Då utförs sökningen endast från den nivå du befinner dig på och neråt i strukturen. Du kan även begränsa i vilket aktivitetsfält du vill söka. Förvalt är aktivitetsnamn. Väljer du exempelvis GUL- administratör och skriver in ditt namn i formatet Förnamn Efternamn i sökfältet, så får du träff på alla aktiviteter i vilken du står som GUL- administratör. 37

38 VISA INNEHÅLLET I ALLA UNDERLIGGANDE NIVÅER För exempelvis program med flera underliggande nivåer (ex termin) kan det vara bra att kunna få en komplett lista med innehållet i alla samlingsaktiviteter. Går du ner i en programaktivitet (samlingsaktivitet) och klickar på dubbelpilen (se bild) så öppnas alla underliggande nivåer upp och du slipper öppna varje [S] för att se vad som döljer sig där i. Att först göra ovanstående och sedan %- söka V16 ger exempelvis en lista med alla aktiviteter på programmet som ges V16. SKAPA CHECKLISTOR OCH PÅMINNELSER Du kan skapa checklistor för en viss aktivitet i admin som påminnelser för dig själv eller andra, om att vissa saker behöver göras och när de behöver bli gjorda. Du hittar redigeraknappen för checklista under Grundinställningar för aktiviteten. En checklista kan göras utan påminnelser eller med. Du kan även välja att skicka en påminnelse till en särskild grupp (aktivitetens lärare, deltagare, användare som någonsin loggat in m.m.) eller till en eller flera specifika e- postadresser. GENVÄGAR DIREKT TILL VISSA FUNKTIONER I AKTIVITETEN När du redigerar en aktivitet i administrationsverktyget (Grundinställningar) kan du snabbt komma åt inställningar för aktiviteten i inloggat läge. Du ser vilka funktioner som visas i aktivitetens vänstermeny om du klickar på Visa aktiverade funktioner. Där når du även enkelt aktivitetens inställningar (Verktygslådan > Inställningar), samt produktionsverktyget samt statistikverktyget. 38

39 Via fliken Uppföljning kan du skapa eller redigera en kursvärdering i aktiviteten. Skapar du en ny kursvärdering kommer den automatiskt att bli startsida i aktiviteten, enkäten kommer att visas i maximerat läge (d.v.s. hela aktivitetens vänster- och toppmeny försvinner). Du kan även mejla och påminna de som inte besvarat enkäten, samt se sammanställningen. SKICKA E- POST VIA ADMINISTRATIONSVERKTYGET Du kan skicka meddelanden (e- post) via administrationsverktyget till grupper i systemet. Gå in via Användare > Hantera användargrupper > Markera den grupp du vill skicka till > Skapa utskick 39

40 40