Projektnamn Cefur (Center för tillämpad forskning och utveckling inom hållbarhet och Cradle to Cradle i Ronneby) Version 2e

Transkript

1 1 Projektplan Inklusive viss lägesrapport webbadress Projektnamn Cefur (Center för tillämpad forskning och utveckling inom hållbarhet och Cradle to Cradle i Ronneby) Fastställt av Styrgruppen för Cefur Skribent Sölve Landén Dokumentidentitet Projektplan_text Version 2e Datum Status Antagen av KS Innehåll Direktiv sid 1 Beskrivning sid 2 Projektorganisation sid 4 Genomförande sid 5 Påverkan genom projektet sid 7 Kommunikation sid 8 1. Direktiv Projektets huvudmål är att bygga upp och ta i drift ett center för tillämpad forskning, utveckling och utbildning som har huvudfokus på hållbarhetsfrågor. Cradle to Cradle (C2C) är en designstrategi som särskilt ska uppmärksammas. Kommunstyrelsen är beställare. KS beslutade den 5 april 2011, 125, att starta projektet. En projektledare, Sölve Landén, engagerades från 15 april. Inom ramen för projektet ska kommunen agera hand i hand med lärosäten, företag och andra organisationer. Det kommande centret ska bidra till utvecklingen av både näringsliv och offentlig verksamhet i kommunen och regionen. Adressen är Soft Center i anslutning till Ronneby Kunskapskälla. I uppdraget ingår att föreslå lämplig organisationsform efter den inledande etableringsfasen. Övergång till sådan organisation ska ske så snart som möjligt när förutsättningarna bedöms lämpliga. Planeringsarbete och andra förberedelser sker i nära dialog med intressenter vid företag och lärosäten, En av Kommunstyrelsen utsedd styrgrupp svarar för den övergripande ledningen.

2 2 2. Beskrivning Denna projektplan ska underlätta processen att forma ett center. Avsikten är att tydliggöra färdriktning, milstolpar och mål. Planen kan behöva justeras efter hand som arbetet fortskrider. Den anger inriktningar och förväntningar snarare än detaljerade aktiviteter. Delområden Beslutet att starta projektet föregicks av en förstudiefas. Kommunala representanter kontaktade då företag (inklusive TechNetwork) och lärosäten och sonderade deras intresse av att samarbeta inom ämnesområdet hållbar utveckling. Man identifierade två delområden som särskilt lämpliga att prioritera där ett kommande center, i nära samspel med företag och lärosäten, bedömdes kunna driva processen framåt: 1. Planering, förnyelse och genomförande av hållbar byggnation och stadsutveckling inklusive anpassning av byggteknik och byggnadsmaterial, effektivisering av energianvändning m.m. 2. Förnyelse av polymera material och kompositer; utveckling av produktionsprocesser och produkter där sådana material används. För båda delområdena ingår att anpassa design av metoder, produkter och flöden till höga krav på återvinning och cirkulärt tänkande. Förändrade affärsmodeller kan komma i fråga 1. Hållbar utveckling genom produktion-användning av förnybar energi hör hemma i båda sammanhangen. Ett tänkbart delområde avser förändrad användning av restavfall från parker och skogsmark. Forskning pågår (vid Uppsala universitet) om hur sådant material kan användas för produktion av biokol. Mer analys behövs inför ett eventuellt beslut. Styrgruppen avgör om och när området ska prioriteras. Där det är lämpligt förväntas projektet tillämpa principerna för Cradle to Cradle. Denna hållbarhetsstrategi vill anpassa produkter och material till väl fungerande biologiska och tekniska kretslopp ( avfall blir till föda i C2C-språkbruk). Produktdesign och affärsmodeller påverkas. Till konceptet hör att alla hälsovådliga ämnen ska försvinna från produktions- och konsumtionsleden. En grundläggande strävan är att påverka ekosystemet positivt och inte bara minska de negativa effekterna på miljön. I framför allt Holland finns både företag och kommuner som marknadsför sig med en tydlig C2C-profil. Delmoment För att uppnå avsedda resultat inom de olika delområdena behöver projektet särskilt lyfta fram och analysera vissa delmoment. - Samspel med företag. Kartlägg idéer, intresse och behov av forskning och även utbildning hos företag i avsedda branscher. Fördjupa dialogen med ett urval företag. Identifiera och föreslå konkreta samarbetsaktiviteter mellan företag, centret och lärosäte. - Samspel med Ronneby kommun. Gör liknande kartläggning hos kommunala verksamheter och bolag. Utgå särskilt från vad kommunen planlägger av byggnation, energisatsningar etc. på kort och lång sikt. - Samspel med lärosäten. Fördjupa dialogen med ansvariga vid utvalda lärosäten om forskning på olika nivåer, och också utbildning. Ta initiativ till match-making mellan dels företag eller kommunen, dels lärosäte. Ta fram förslag till samarbetsavtal med ett eller fler lärosäten. - Uppgifter för centret. Analysera och föreslå önskvärda roller och uppgifter för det kommande 1 Leasing av produkter som tidigare enbart såldes förekommer i Holland inom ramen för Cradle to Cradle. Därmed säkrar företagen möjligheten till långtgående återanvändning av materialet i produkterna.

3 3 centret. Här bör ingå både mjuka insatser (som att organisera utbildningar, mäkla ihop forskare och företag och på annat sätt stödja konkret samarbete, skapa publicitet om projektet och verksamheten) och hårda (som att bygga upp eventuellt labb och show-room). - Organisationsform och avtal. Ta fram beslutsunderlag för centrets organisatoriska form i kommande genomförandefas. Presentera och diskutera vilka åtaganden som behöver regleras i avtal mellan intressenterna i den organisation som föreslås ska träda i kraft. - Finansiering. Ta fram underlag för hur kommunens insats ska användas över tid och för vilka ändamål. (Behovet av finansiering under genomförandefasen hänger nära samman med delmomenten ovan.) Presentera kostnader för lokaler och utrustning, personal, utbildningsinsatser med mera. Forskning kan finansieras på flera sätt, vilket bör framgå av redovisningen. Budgeten påverkas av om centret får möjlighet att ta betalt för vissa tjänster. Utgångspunkten bör vara att med externa medel växla upp de resurser som kommunen och andra nära partners sätter in i projektet. Det gäller under både den inledande etableringsfasen och påföljande genomförandefas. Också enskilda delprojekt som centret tar initiativ till eller ställer sig bakom kan behöva finansieras. Att undersöka tänkbara möjligheter till extern delfinansiering ingår i projektledarens uppgifter. Vision 2 Cefur är en internationellt erkänd innovativ motor för hållbar utveckling av näringsliv och samhälle, med Cradle to Cradle i särskilt fokus. Mål Det övergripande projektmålet är att skapa ett forskningsinriktat center 3 som stimulerar utvecklingen av företag i kommunen/regionen och därmed gynnar tillväxt och konkurrensförmåga. På liknande sätt ska centret inspirera och stödja verksamheter inom kommunala verksamheter och bolag. Hållbar utveckling är huvudtemat för centret, med Cradle to Cradle som ett särskilt fokusområde. Utbildningar, seminarier m.m. som centret ansvarar för förmedlar kompetens som gagnar utvecklingen av enskilda organisationer och också av centret. Initiativen tas i samspel med företag och kommun och normalt i nära samverkan med Ronneby Kunskapskälla. Samspelet med Centret ska ge berörda intressenter företagen, lärosätena och kommunen - återkommande positiv publicitet. Publiciteten ska bidra till PR för platsen Ronneby, Soft Center och Kunskapskällan. Centrets koppling till hållbar utveckling och god miljö ska stärka värdet av varumärket Ronneby den moderna kurorten. Relationerna till lärosäten och företag ska vara långsiktiga och trovärdiga över tid. Avtal som bekräftar långsiktigheten ska komma till stånd där så är lämpligt och möjligt. Tidsplan Delmomenten ovan genomförs i hög grad parallellt under både etableringsfasen och genomförandefasen. Samspelet med intressenterna måste ske kontinuerligt och finansieringsfrågor kommer också att aktualiseras fortlöpande. 2 Wikipedia: En vision uttrycks oftast som ett framtida tillstånd som man vill uppnå, och behöver inte uppfylla formella krav på realism, tidsbundenhet eller mätbarhet 3 Forskning avser här tillämpad verksamhet på varierande nivåer, från studenter i färd med examensarbete till grupper av disputerade forskare engagerade i fleråriga projekt.

4 4 Resultat från delmomenten om samspel ovan behövs som input till övriga delmoment. En milstolpe är när organisationen för genomförandefasen av projektet träder i kraft. Tidpunkt för detta beräknas till januari Då förväntas eventuella avtal med intressenterna vara klara och finansieringsplan finnas för centret som avser 2012 och Budget För projektets första fas, under 2011, har Kommunstyrelsen avsatt 700 tkr. Totalt är ca 12 mkr öronmärkta för satsningen på centret. Medlen är ett extra koncernbidrag från det kommunala bolaget Miljöteknik. En avsikt är att växla upp kommunens insats med medel från olika EU-program. Andra finansiärer kan vara företag och lärosäten som på olika sätt knyts till centret och som är intressenter till det pågående projektet. Beroenden Fastighetsbolaget Soft Center äger de lokaler nära Kunskapskällan som kan användas som kommande kontor för centrets personal, eventuella labb, showroom m.m. Andra organisationer kan ha intresse av samma lokaler. Överenskommelse behövs då med Soft Center om hur lokalerna ska användas. 3. Projektorganisation Uppdragsgivare, projektbeställare Formell uppdragsgivare och projektbeställare är Kommunstyrelsen i Ronneby. Styrgruppen Under förstudiefasen 2010 utgjorde JanAnders Palmqvist (s) och Johan Sandberg (fp) politiska representanter i förberedelsearbetet av en satsning på hållbarhet. Roger Fredriksson (m) blev kommunalråd hösten samma år och är sedan en tredje politiker i gruppen. Fredriksson, Sandberg och Palmqvist utgjorde sedan en interimistisk styrgrupp fram till formellt beslut i KS i augusti Styrgruppen planerar att träffas återkommande men utan förutbestämda tidpunkter. Projektledaren bedömer när det är lämpligt att kalla in gruppen för att informera om aktualiteter, diskutera frågor eller ta beslut. Man för inget formellt protokoll i gruppen. Viktiga ställningstaganden skrivs upp minnesanteckningar. Frågor som bör leda till politiskt beslut tas upp i KSAU. Projektledaren Projektledaren arbetar självständigt för att förverkliga projektets mål inom ramen för avsatta resurser. Han håller kontakt med projektets intressenter och andra resurspersoner, genomför möten med styrgruppen, sköter omvärldsbevakning, planerar finansiering och spanar efter externa projektmedel, upphandlar externt stöd om så behövs, förbereder frågan om kommande driftsorganisation, samverkar i utbildningssammanhang med Kunskapskällan, marknadsför projektet m.m. En rapport om projektet och dess utveckling ska projektledaren lämna till kommunledningen efter varje tertial. Första rapporten avser tiden fram till 1 september Kommunens förvaltning organiseras om under Projektet och projektledaren placeras i Näringslivsenheten direkt under Kommunstyrelsen. Projektledaren är tillika administrativ chef för Ronneby Kunskapskälla och utvecklingsprojektet Cela (Collaborative e-learning arena). Hur organisationsfrågan bör lösas när projektet fasar över från etableringsfas till genomförandefas ingår bland det som projektledaren ska förbereda och föreslå.

5 5 Projektdeltagare, projektgrupp Under etableringsfasen inrättas ingen formell projektgrupp för den samlade satsningen att bygga upp ett center. Personer från företag, lärosäten och kommunen deltar som resurspersoner och intressenter men utan att vara officiella medlemmar eller deltagare i en särskilt utsedd projektgrupp. En ansökan om externt finansierade tillväxtmedel för etableringsfasen lämnade projektledaren till Region Blekinge i augusti. I denna anges vissa personer som projektdeltagare och deras organisationer som medfinansiärer. Förutom Ronneby kommun representeras här Linnéuniversitetet och Högskolan i Borås. Resurspersoner Projektledaren kan välja att utse referensgrupp eller att i informellare form knyta till sig resurs- och kontaktpersoner som samtalspartners och rådgivare. Som resurspersoner räknas handplockade representanter för huvudintressenterna, dvs. utvalda lärosäten, företag och Ronneby kommun. Tech Network och Mats Svensson är en viktig kanal till industriföretagen i Blekinge. Det kan också finnas lämpliga kontaktpersoner hos Boverket, KK-stiftelsen, Region Blekinge m.fl. I den kommunala organisationen, inklusive bolagen, är det inledningsvis enbart projektledaren som finansieras av projektet. Vissa andra kommunala tjänstemän engageras efter hand och kan redovisa tid som medfinansiering i externt finansierade underprojekt. Stadsarkitekt David Gillanders, VD i Miljöteknik Hans Nilsson, VD i Ronnebyhus Sven-Olof Klasson och Kunskapskällans verksamhetsledare Erica Hallberg kommer alla på olika sätt att involveras i planeringsarbetet. Också andra personer kan efter hand bli delaktiga. Andra resurser och resursbehov Cefur-projektet samordnas lokalmässigt med Ronneby Kunskapskälla. Projektledaren har sitt kontor där. Det finns lokaler i anslutning som kan användas för eventuellt labb, showroom etc. Om och när utbildningar behöver genomföras inom ramen för projektet erbjuder Kunskapskällans lokaler och tekniska utrustning goda möjligheter till det. Kommunens webbserver och webbplats ska användas för utåtriktad kommunikation om projektet. 4. Genomförande För tiden fram till augusti 2010 är denna del av projektplanen i hög grad en lägesrapport. Start av projektet Projektet förbereddes genom möten och studieresor under 2010 och inledningen av Denna förstudiefas ledde fram till KS-beslutet den 5 april om att starta projektet. Inriktningen skulle vara forskning och företagsutveckling på hållbarhetsområdet, med särskilt fokus på Cradle to Cradle. Startdatum blev den 15 april då projektledaren tillträdde sitt uppdrag. Kick-off för projektet var på Kunskapskällan den 16 maj Ett 30-tal personer deltog, varav drygt hälften från företag. Deltagarna fick veta avsikter och ambitioner med projektet och centret, gavs inblick om Cradle till Cradle, diskuterade möjligheter och idéer i smågrupper. Två professorer fanns på plats, Leif Gustavsson från Linnéuniversitetet och Mikael Skrifvars från Högskolan i Borås. Påföljande etapper i projektet Genomförandet av projektets delmoment sker delvis parallellt.

6 6 Delmoment Samspel med företag - Kartläggning av företagens möjligheter och behov Konsult Mats Ericson, Lysmask Innovation, anlitas. Han besökte under juni 13 företag inklusive två kommunala bolag och träffade där VD eller platschef samt ibland separat en person till, i allmänhet produktchef eller utvecklingschef. I avrapporterad sammanställning ingår kartor till stöd för projektledaren. Resultat av kartläggningen skickas till intervjuade v 27 och följs upp i augusti då projektledaren till berörda redovisar ytterligare om läget och presenterar den fortsatta planeringen av projektet. Delmoment Samspel med Ronneby kommun Dialogen med de kommunala bolagen pågår under hela etableringsfasen. Projektledaren verkar för ett särskilt nära samarbete med kommunens samhällsbyggnadsenhet inte minst inom ramen för den inledda satsningen på Kilen-området. Delmoment Samspel med lärosäten - Kartläggning av lärosätenas förväntningar och behov Professor Mikael Skrifvars vid Högskolan i Borås har utveckling av polymera material som sin specialitet. Han vill gärna gå vidare i dialogen med företagen om deras idéer och önskemål om forskning. Skrifvars bedömer att företagsnära examensarbeten är lämplig start. Han ser gärna att studenter då kan få tillgång till arbetsrum i anslutning till Kunskapskällan. Professor Leif Gustavsson är Linnéuniversitetets kontaktperson med projektet. Gustavssons specialitet är byggteknik med inriktning mot energi- och klimateffektivt byggd miljö. Han ser Kilen-området som ett intressant praktikfall, en kommande demonstrator för hållbar byggnation där forskning kan komma igång relativt omgående. Både doktorander och seniora forskare kan då bli delaktiga. Nödvändigt är att komma överens om hur forskningsinsatsen ska finansieras. Möjligheten till studierum i anslutning till Kunskapskällan uppskattas också av Gustavsson. Örjan Söderberg, programansvarig för Teknisk Design vid Chalmers i Göteborg, handleder masterstudenter som är verksamma med Cradle to Cradle-frågor. Några av dem har varit i kontakt med projektledaren för Cefur, och Söderberg vill gärna få fortsatt inblick i projektet för eventuellt närmare samarbete. Professor Göran Broman, BTH, har vid ett möte med styrgruppen och projektledaren tagit del av planerna för Cefur. Han ska med intresse studera den gjorda kartläggningen om företags syn på forskning inom hållbar utveckling och centrets roll i sammanhanget. Han är öppen för att finna samverkansområden där BTH är ett av lärosätena som medverkar i arbetet. Delmoment Uppgifter för centret Projektledarens fortsatta arbete och centrets ämnade inriktning ska beskrivas då projektledaren i slutet av augusti ger de företag som hittills bidragit till processen en rapport om läge och fortsatt planering. Inriktning ska bygga på kartläggning enligt delmomenten ovan som sammanfattar behov, förväntningar och tillgängliga resurser i berörda organisationer. Fördjupad dialog med intressenterna ska sedan omsättas till en verksamhetsplan för resten av året som i sin tur utvecklas till en fortsatt plan inför nästa år. Verksamhetsplanen får betydelse för centrets behov av personell kompetens, lokaler och andra resurser på kort och längre sikt. Vissa redan befintliga förutsättningar kan påverka vilka uppgifter centret föreslås åta sig. Samspelet med Kunskapskällan underlättar att utbildningar genomförs, antingen på plats eller på distans. Nationella eller internationella konferenser på tema hållbar utveckling och Cradle to Cradle skulle kunna genomföras på konferenshotellet Ronneby Brunn på stenkasts avstånd.

7 7 Delmoment Organisationsform och avtal Projektets inledande organisatoriska placering, i Näringslivsenheten i kommunens förvaltning, kan mycket väl komma att ändras. Det ingår i projektledarens uppdrag att komma med beslutsförslag i denna fråga. Eventuell start av en ny juridisk organisation för centret blir en milstolpe för övergången från etableringsfas till genomförandefas. Frågan om organisation väcker följdfrågor som behöver kommenteras och få svar. Det är lämpligt att jämföra med hur man gått tillväga på andra håll i landet. Frågan om kommunens och andra intressenters ägarinflytande är väsentlig. Hänsyn kan behöva tas till att annan än hållbarhetsinriktad forskning kommer att förekomma på Soft Center. Hur ser eventuella lönsamhetskrav för organisationen ut? På vilket sätt påverkas upphandlingsregler m.m. av alternativa organisationsformer? En avsikt är att organisationen för centret, i ena eller andra formen, ska introduceras i början av 2012, som en inledning på projektets genomförandefas. I samband med att organisationen för centret diskuteras bör man också uppmärksamma frågan om Kunskapskällans placering i den kommunala organisationen. Delmoment Finansiering Som en av sina inledande uppgifter kontaktade projektledaren våren 2011 Region Blekinge om möjligheten för projektet att få del av tillgängliga tillväxtmedel. En ansökan har lämnats in som avser perioden 1 maj 31 december Möjligheter till annan extern delfinansiering av centret, eller av enskilda delprojekt och aktiviteter som centret kan medverka till, bör analyseras fortlöpande. Inledningsvis kan extern kompetens behövas för att kartlägga relevanta EU-program och andra tänkbara finansiärer. Senare kan sådan kompetens vara relevant att ha i centret för att till intressenterna återkommande kunna sprida kännedom om lämpliga externa finansieringskanaler. För att få del av medel från externa stödprogram behövs egen medfinansiering. Olika program ställer olika krav på medfinansieringens omfattning och vilka typer av organisationer som förväntas vara med. Projektet behöver undersöka och följa enskilda intressenters förutsättningar och intresse av att medverka till finansieringen av FoU om hållbar utveckling av avsett slag. 5. Påverkan genom projektet Cefur avser att vara katalysator, mäklare, utbildare m.m. som knyter samman företag och lärosäten. Huvudspåret för projektet är hållbar utveckling. En definition på hållbar utveckling är att tillgodose dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov 4. I detta härad ska centret i hög grad vara verksamt. Vissa modeller för hållbar utveckling har blivit särskilt välkända. BTH lyfter gärna fram Det Naturliga Steget, en uppmärksammad värde- och planeringsgrund som inspirerat många både inom forskning och företagande. Cradle to Cradle tillämpas mer i andra europeiska länder än i Sverige, i synnerhet i Holland där både företag och kommuner är aktiva. Denna designstrategi avser inte minst hur produkter, material och arbetsmiljöer kan utvecklas och utformas och lyfter också fram vägar till mer kvalificerad återvinning. 4 Wikipedia, Brundtlandrapporten 1987.

8 8 Både Det Naturliga Steget och Cradle to Cradle refererar till de i sammanhanget centrala begreppen ekologisk hållbarhet, social hållbarhet och ekonomisk hållbarhet. En framgångsrik satsning på Cradle to Cradle inom ramen för ett forskningscenter med navet i Ronneby, samtidigt som BTH i Karlskrona fortsätter att bana väg för Det Naturliga Steget både i Sverige och internationellt, kan innebära särskild uppmärksamhet mot Blekinge som centrum för hållbar utveckling i Sverige och i hela Östersjöområdet. Enskilda företag som väljer att profilera sig på hållbarhet får extra draghjälp i sin marknadsföring. De vinner därmed konkurrenskraft och hållbarhetsbaserad tillväxt. Den samlade utvecklingen av hållbarhet påverkas av efterfrågan. Ett framgångsrikt projekt som synliggör hur processer, material och produkter kan förnyas skapar uppmärksamhet som bidrar till växande efterfrågan. Detta har betydelse förväntningarna runt om i samhället, vilket i sin tur kan få effekt på bland annat upphandlingar som både offentliga och privata organisationer genomför. 6. Kommunikation Det är viktigt med professionell kommunikation i anslutning till projektet och centret. Resurser måste avsättas för sådana insatser. För merparten av delmomenten ovan behövs genomtänkt kommunikation. Det är lämpligt att utforma en särskild kommunikationsplan som avser den pågående etableringsfasen och i synnerhet den därpå följande genomförandefasen. Mellan projektdeltagare/intressenter Den interna delen av kommunikationen bör användas som kitt och smörjmedel för projektet och ska inbjuda till konstruktiv dialog. Synpunkter, förslag och åsikter ska tas konstruktivt om hand. Det är angeläget att intressenterna får god förståelse för projektets inriktning och prioriteringar, att de utan problem kan föra vidare vad projektet står för både i den egna organisationen och på andra håll. Alla projektdeltagare ska ges möjlighet att bli goda ambassadörer för den samlade satsningen. Med omvärlden Detta initiativ innebär att skapa något nytt, vilket ökar betydelsen och behovet av utåtriktad kommunikation. Inget som avser centret är självklart, beprövat eller förväntat. Det gäller att vara både trovärdig och inspirerande i sin kommunikation. En av målgrupperna är organisationer som kan komma att medverka i projektet, men ännu inte tagit steget. Personliga möten och nätverk är viktiga. Här behövs insatser från alla som på olika sätt medverkar i projektet. Webb och kanske sociala media ska användas för att synliggöra projektet och dess mål. Massmedia är en självklar kanal att kommunicera med. Kortfattat tryckt material med övergripande innehåll, eller som vid behov enkelt kan förnyas, behövs sannolikt också. Den publika kommunikationen av projektet, att göra det synligt utåt, innebär också intern marknadsföring till organisationerna som redan är partners. Webbsidor och tidningsartiklar kan signalera till intressenterna att satsningen är ambitiös och positiv och att därför beslutet att medverka var helt rätt fattat.