Tjänsteskrivelse. Lägesrapport för Malmö Live Vår referens. Anders Spjuth Projektsekreterare Malmö Live-projektet.

Transkript

1 SIGNERAD Malmö stad Stadskontoret 1 (5) Datum Vår referens Anders Spjuth Projektsekreterare Malmö Live-projektet Tjänsteskrivelse Anders.Spjuth@malmo.se Lägesrapport för Malmö Live STK Sammanfattning I en lägesrapport för Malmö Live-projektet redovisas det pågående arbetets olika delar med bl. a ett förslag till en samlad programpolicy för Malmö Live som en sammanfattning av hittills fattade politiska beslut i Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige om anläggningens syfte och inriktning. Vidare redovisas en rapport över projektets ekonomi per januari 2015 som klargör att projektet kan genomföras inom godkända ekonomiska ramar. Slutligen presenteras en utredning av organisationskonsulten PwC med förslag om utformning av en organisation för verksamhet, utveckling och samverkan inom Malmö Live. Kommunstyrelsen föreslås uppdra till Stadskontoret att återkomma med slutligt förslag om organisationens form och inriktning samt att bemanning av ledningsfunktionen snarast kan påbörjas. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att med godkännande lägga lägesrapporter angående pågående projektarbete och ekonomi för Malmö Live till handlingarna, att uppdra till Stadskontoret att återkomma till Kommunstyrelsen med förslag om kostnadsram för stadens andel i kostnaderna för den konstnärliga utsmyckningen inomhus och utomhus vid Malmö Live, att utifrån i ärendet presenterat utredningsförslag om organisation för Malmö Live samt bl. a synpunkter från projektets politiska styrgrupp uppdra till Stadskontoret att snarast återkomma till Kommunstyrelsen med slutligt förslag om organisationens form, inriktning och ekonomi samt att uppdra till Stadskontoret att inleda en rekryteringsprocess för en ledningsfunktion som knyts till Stadskontoret fram tills att den ordinarie organisationen är inrättad. Beslutsunderlag Malmö Live kulturpolitiskt program Malmö Live Förslag till organisation Ekonomisk lägesrapport Malmö Live Januari 2014 G-Tjänsteskrivelse/ KS 5/2 / Malmö Live lägesrapport och organisationsförslag / Dnr STK

2 Lägesrapport för genomförande av Malmö Live-projekt II 2 (5) Beslutsplanering KS Arbetsutskott Kommunstyrelsen Ärendet A. Inledning Från Stadskontoret har inkommit en lägesrapport angående det pågående arbetet för att genomföra Malmö Live-projektet i enlighet med Komunfullmäktiges beslut den 9 september I lägesrapporten ingår även en genomgång av projektets ekonomi och ett förslag till kulturpolitiskt program som anger inriktningen på verksamhet och arrangemang som en sammanställning utifrån de ställningstaganden och ambitioner som efterhand formulerats i den politiska behandlingen av projektet i Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige. I enligt med ett uppdrag från kommunstyrelsen till Stadskontoret den 7 september 2011 presenteras nu en utredning av konsultföretaget PwC om lämplig utformning och av en organisation för konserthusverksamhetens drift och utveckling samt för samverkan inom anläggningen mellan verksamheterna i konserthuset och kongressverksamheten. B. Projektorganisation Efter den ekonomiska genomlysningen av projektet i september 2011 inrättades en politisk styrgrupp med uppgift att för kommunstyrelsens räkning följa projektarbetet. Arbetet för genomförande av Malmö Live-projektet bedrivs under Stadskontorets ledning i en grupp för samordning mellan de enskilda förvaltningar som på olika sätt är delaktiga eller berörda av projektet och den kommande verksamheten. I avvaktan på att en egen organisation för Malmö Live blir etablerad och bemannad inrättades i början av 2013 en operativ projektgrupp med ansvar för frågor som måste lösas i den pågående byggprocessen samt olika konkreta förberedelser inför den kommande verksamheten i konserthuset och i samverkan med kongressverksamheten. C. Projektets lägesrapport per I lägesrapporten framgår bl. a att Entreprenadarbetena följer tidplanen vilket innebär att hotellbyggnaderna är uppe i full höjd och byggnation av kringliggande bostadshus och kontorshus har påbörjats. Byggnadernas splittrade ägar- och hyresgästkonstellationer medför att flera gemensamhetsanläggningar och servitut måste inrättas, bl. a för bergvärmeanläggningen som betjänar hela anläggningen och vars funktion är synnerligen väsentlig för att uppnå den avsedda låga energiförbrukningen. Utredning om lämplig möblering av gemensamma lokalytor pågår utifrån starka krav om att lokalerna har en betydelsefull funktion att fylla som mötesplats och att arrangemang också ska genomföras i de öppna foajéerna. Arbetet med den allmänna platsmarken har efter en etapp 1 (omfattande kanalpromenaden som upphandlades 2012) nu utmynnat i en upphandling av avslutande etapp 2, också den inom givna ekonomiska ramar med byggstart tidigt Nu görs en kompletterade och fördjupad trafikanalys med fokus på angöringsfrågor för samt-

3 liga trafikslag. 3 (5) En utredning om upplåtelser av allmän plats genomförs med syfte att ge verksamheterna en säker och god tillgång till de omgivande markytorna för sina utomhusaktiviteter. Detta förutsätter att en samlad driftorganisation inrättas för anläggningen. Schaktning, sanering och arkeologisk undersökning av Malmö Live-området och kontorskvarteret slutfördes i början av Intresset för de nya lägenheterna i området har varit stort och försäljningen utvecklas mycket bra. MSO har inrättat en ny driftorganisation som bättre är avpassad till den kommande verksamheten i Malmö Live och en verksamhetsplan för 2014 är antagen med ett övergripande syfte att träna inför Malmö Live. Ett förslag till kulturpolitiskt program för Malmö Live har utarbetats. Programmet bygger på en sammanställning av de mål och ambitioner som uttryckts i beslutsunderlag och ett antal beslut i Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige och är uppbyggt kring fem utgångspunkter: 1. Musiken är navet, 2. Möten mellan genrer och människor, 3.Unika förutsättningar, 4. Öppet och välkomnande, 5. Katalysator för utveckling. Särskild bilaga. Kommunstyrelsens AUII den 29 april 2013 har anslagit 750 tkr för 2013 och 550 tkr för 2014 för urvalsprocessen med tävlingar etc. för den konstnärliga gestaltningen av Malmö Live. Staden har tillsammans med medfinansiärerna Clarion Hotel & Congress Malmö Live och Malmö Förskönings- och planteringsförening bildat en styrgrupp för urvalsarbetet. Urvalsprocessen består av fyra tävlingar och ett särskilt uppdrag. Verken ska vara installerade och uppförda när verksamheten öppnar Under 2013 har samverkan kring marknadsföringen av Malmö Live för kongresser fördjupats och flera olika insatser, bl. a genom medverkan vid internationella mötesmässor i Frankfurt och Barcelona och träffar med potentiella mötesarrangörer inom universitet och högskola i Malmö/Lund. Särskilda införsäljningsinsatser har även riktats gentemot SUS. En betydelsefull del i marknadsföringen av Malmö Live för konsertarrangemang är den öppningsfestival som ska genomföras i augusti/september 2015.En broschyr för kommande arrangörer är tryckt och distribueras lokalt och nationellt. Kommunikationsarbetet övergår successivt till att bygga relationer med lokala och externa målgrupper/ användare/ kunder/ ambassadörer. Detta sker bl. a genom en plan för profilering, utveckling/upphandling av externa och interna kommunikationsverktyg och en egen webbsida mm. I den särskilda bilagan Ekonomisk lägesrapport för Malmö Live januari 2014 redovisas respektive nämnders ekonomiska åtaganden för Malmö Live. Rapporten omfattar tre delområden - investeringsekonomin, driftekonomin samt Malmö Live-projektets egen projektekonomi - med utgångspunkt från de politiska beslut som efterhand har fattats i Kommunfullmäktige, Kommunstyrelsen och berörda nämnder. En operativ projektgrupp inrättades i februari 2013 med uppgift att bevaka den kommande verksamhetens behov och intressen i den pågående byggprocessen och svara för andra förberedelser för den kommande verksamheten samt frågor som rör samordningen med Cla-

4 rion Hotel & Congress Malmö Live. Det förutsätts att gruppens uppdrag successivt överförs till en kommande egen driftorganisation för Malmö Live. 4 (5) D. Utredning om organisation för verksamhet och utveckling av Malmö Live I PWC:s bilagda slutrapport om organisation för verksamhet, utveckling och samverkan i Malmö Live - Malmö Live förslag till organisation, januari 2014, görs en stark betoning på två frågor för staden att ta ställning till. Den ena handlar om hur man bäst organiserar och samordnar det utbud i konserthuset som Malmö stad anvarar för. Den andra organisatoriska huvudfrågan handlar om hur beslut, samverkan och gemensam innovation ska ske mellan Malmö Live AB och Clarion Hotel & Congress Malmö Live för att stärka utveckling, konkurrenskraft och attraktivitet för hela Malmö Live som område och plats. För Malmö Live AB föreslår utredningen en organisation med fyra fokusområden/avdelningar, Symfoniorkestern, Arrangmang, Kulturpolitiskt utbud samt Meetings. Dessa olika delar leds av konstnärliga ledare med stor kunskap, erfarenhet och engagemang inom sina respektive områden men också med engagemang för det som gemensamt ska skapas. Malmö Live AB leds av en VD som bär det yttersta ansvaret för att det samlade utbudet blir i linje med de höga ambitioner som staden har. Ledningen för Malmö Live AB består som minst av VD och dessa konstnärliga ledare. Här sker samordning, utveckling och innovation inom Malmö Live AB. Det kan dock finnas skäl till en fortsatt analys om hur uppdelningen i olika avdelningar bör göras. För samverkan mellan Malmö Live AB och Clarion Hotel & Congress Malmö Live betonas att två forum krävs; ett forum för exekutiv strategisk samverkan och ett forum för operativ samverkan. I exekutiv strategisk samverkan sker den samverkan och tas de beslut som är av mer långsiktig och framtidsinriktad karaktär. I detta forum ingår minst VD för Malmö Live AB samt VD för Clarion Hotel & Congress Malmö Live. E. Stadskontorets synpunkter och förslag Förutsatt att Kommunstyrelsen kan lägga denna lägesrapport med godkännande till handlingarna kommer det fortsatta arbetet för att genomföra Malmö Live att kräva ett antal ytterligare politiska ställningstaganden enligt följande. Angående organisation för verksamhet, utveckling och samverkan i Malmö Live föreslås att Kommunstyrelsen uppdrar till Stadskontoret att med utgångspunkt i PwC:s i organisationsförslag och bl. a de synpunkter som framkommit i den politiska styrgruppen snarast återkomma till Kommunstyrelsen med slutligt organisationsförslag. Stadskontoret föreslås vidare få i uppdrag att snarast starta en rekryteringsprocess för bemanning av en ledningsfunktion redan under 2014 och återkomma till kommunstyrelsen med begäran om särskilda medel för verksamheten under Ledningsfunktionen kan till en början knytas till Stadskontoret fram till att organisationen är inrättad med en egen ekonomi. Vidare föreslås Kommunstyrelsen uppdra till Stadskontoret att snarast återkomma med förslag om kostnadsram inför kommande budgetberedning om stadens andel i kostnaderna för den konstnärliga gestaltningen av Malmö Live utomhus och inomhus samt på den anslutande gångbron. Samma gäller anslag för stadens kostnader i samband med dels invigningsarrangemang den

5 4 juni 2015, dels en öppningsfestival i augusti september 2015, som kommer att behandlas i samband med beredningen för årsbudget (5) Ansvariga Irene San Martin Holmqvist Sekreterare Jan Haak Planeringsdirektör Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55