Arbetsordning. Dnr V 2014/665

Transkript

1 Arbetsordning Dnr V 2014/665 Arbetsordningen vid Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion, antogs av institutionsstyrelsen (reviderad , ). Arbetsordningen följer arbets- och delegationsordningen vid Göteborgs universitet, enligt vilken prefekten efter diskussion i institutionsrådet fattar beslut om institutionens arbetsordning, ansvarsområden och. Följande reviderade arbetsordning är fastställd genom prefektbeslut (reviderad , ) efter diskussion i IR ( , , , ) att gälla tillsvidare. Arbetsordningen ska göras bekant och tillgänglig för alla anställda samt revideras vid behov. Innehåll Inledning Ansvar, ansvarsområden och för uppdrag Prefekt Proprefekt Viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå (Utbildningsansvarig) Viceprefekt för forskarutbildning Viceprefekt för forskning Viceprefekt för internationalisering och samverkan Viceprefekt för lärarutbildningen Studierektor för ämne Studierektor/Programkoordinator för lärarutbildningen Programkoordinator Ämnesrådsordförande Seminarieledare inom forskarutbildningen Miljöombud Likabehandlingsombud Ansvar, ansvarsområden och för administrativ personal, studievägledare och samverkansansvarig Administrativ chef Ekonomi Ekonomiadministration Personaladministration Doktorandadministration Utbildningsadministration Resehandläggning Inköp Service och bibliotek Diarieföring och arkivering Kommunikation Redaktör Sida

2 Studievägledning Internationalisering Mentorsverksamhet Organ för institutionens ledning Institutionsråd (IR) Ledningsgrupp Ämnesråd Lärarkollegier Handledarkollegium Forskarkollegium Utbildningsgrupp Programråd

3 Ansvar, ansvarsområden och för uppdrag Prefekt Ansvar och Prefekt är institutionens chef och har övergripande ansvar för hela institutionens verksamhet. Prefekt ansvarar för personal och arbetsmiljö, samt företräder universitetet som arbetsgivare. Prefekt är underställd och rapporterar till dekanus vid fakulteten. Prefekt ska vara professor eller universitetslektor med tillsvidare anställning, och med gedigen erfarenhet av ledningsansvar. Prefekt ska genomgå de obligatoriska chefskurserna vid universitet, helst under uppdragets första år. Prefekt ska i enlighet med gällande lagar, förordningar och avtal för alla kategorier samt i linje med Göteborgs universitets Arbetsordning samt Delegationsordning: leda, fördela och delegera det dagliga arbetet vid institutionen, främja institutionens utveckling, vara sammankallande och ordförande i ledningsgruppen samt institutionsrådet, ingå i prefektrådet (under dekanus), genomföra medarbetar-, utvecklings- och lönesamtal, besluta om löner (med undantag för doktorand), upprätta tjänstgöringsplaner för lärare, besluta om ledighet, besluta om tillsvidareanställningar, förutom professorer (universitetslektor enligt särskild beredning), meddela varsel då anställning inte kommer att förlängas, besluta om visstidsanställning som forskare, besluta om anställning av administrativ personal, besluta om ändrad befattningsbenämning för administrativ personal (efter förhandling), bevilja begärt entledigande (inte för professorer), besluta om återanställning efter pensionsavgång, med undantag för anställning som professor, utse viceprefekter med särskilda uppdrag, utse studierektorer, utse likabehandlings- och miljöombud, besluta i ärenden som rör bisysslor med anknytning till forskning och utbildning. Proprefekt Proprefekt inträder i prefektens ställe vid dennas frånvaro (sjukdom, resa i tjänsten, semester m.m.). Proprefekt övertar då samma ansvar och som ovan. Proprefekt ingår i ledningsgruppen och är ordinarie ledamot i institutionsrådet. 3

4 Ansvar och Se prefekt. Se prefekt. Viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå (Utbildningsansvarig) Viceprefekt är utbildningsansvarig och leder den övergripande utbildningsplaneringen vid institutionen för utbildning på grund- och avancerad nivå. För från prefekt delegerat ansvar se institutionens delegationsordning. Viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå ska vara professor eller universitetslektor med tillsvidareanställning, samt ha gedigen erfarenhet av utbildning på grund och avancerad nivå med ledningsansvar. Viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå ska: ingå i ledningsgruppen, ingå i fakultetens utbildningsberedning (HUB), vara adjungerad ledamot i institutionsrådet, vara sammankallande för det gemensamma lärarkollegiet, vara sammankallande och ordförande i utbildningsgruppen, på uppdrag från prefekt genomföra medarbetarsamtal med lärare, bevaka utbildningsfrågor, ge förslag och bereda ärenden inom sitt ansvarsområde, samt besvara remisser från fakulteten och universitetet rörande institutionens utbildningar, tillsammans med studierektorer utveckla och bereda ändringar i kursutbud, utbildnings- och kursplaner, tillsammans med studierektorer och ekonom kontinuerligt följa upp och strategiskt planera institutionens utbildningsuppdrag, fastställa nya och reviderade kursplaner (meddelas IR), besluta om antagning av programstudenter på avancerad nivå, utse examinatorer på grund- och avancerad nivå, ansvara för utbildningens kvalitetssäkring utvärdering och återkoppling till studenter och universitetsledning, tillse att universitetets regelverk för utbildning på grund- och avancerad nivå följs, arbeta för att ett pedagogiskt utvecklingsarbete byggs upp kontinuerligt vid institutionen, ha övergripande ansvar för institutionens webbsida för utbildning på grund- och avancerad nivå (tillsammans med kommunikatör), i egenskap av utbildningsansvarig vara kontaktperson rörande utbildningsfrågor. 4

5 Viceprefekt för forskarutbildning Viceprefekt för forskarutbildning leder och bereder ärenden som rör över forskarutbildningen vid institutionen. För från prefekt delegerat ansvar se institutionens delegationsordning. Viceprefekt för forskarutbildning ska vara professor eller universitetslektor med tillsvidareanställning, samt med god erfarenhet av arbete som handledare. Viceprefekt för forskarutbildning ska: ingå i ledningsgruppen, ingå i fakultetens utbildningsberedning på forskarnivå (FUB), bevaka forskarutbildningsfrågor, ge förslag och bereda ärenden inom sitt ansvarsområde, samt besvara remisser från fakulteten och universitetet rörande institutionens forskarutbildning, tillse att universitetets regelverk för forskarutbildning följs, organisera rekrytering och antagning av doktorander vid institutionen, utse huvudhandledare och biträdande handledare för doktorander i samråd med seminarieledarna för forskarutbildningen, till dekanus ge förslag på doktorandexaminator, fastställa kursplaner för kurs på forskarnivå (meddelas IR), utse granskare av licentiatuppsats, sammankalla handledarkollegiet minst en gång per termin, vid behov ha möten med handledare och doktorander, samt följa upp samtliga doktoranders individuella studieplaner (ISP), bereda ärenden där doktorander begär handledarbyte, planera institutionens doktorandseminarium, i samråd med seminarieledarna och viceprefekt för forskning, ansvara för institutionens webbplats för forskarutbildning (tillsammans med kommunikatör), samråda med viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå rörande seminarier och kurser på avancerad nivå och dess relation till forskarutbildningen. Viceprefekt för forskning Viceprefekt för forskning ska arbeta för att främja institutionens forskning, seminarieverksamhet och forskningsfinansiering. För från prefekt delegerat ansvar se institutionens delegationsordning. Viceprefekt för forskning ska vara professor med tillsvidareanställning och god erfarenhet av forskningsledning och forskningsfinansiering. Viceprefekt för forskning ska: ingå i ledningsgruppen, ingå i fakultetens forskningsberedning (FOB), 5

6 ge förslag och bereda ärenden inom sitt ansvarsområde, samt besvara remisser från fakulteten och universitetet rörande institutionens forskning, bevaka forskningspolitiska frågor, sammankalla forskarkollegiet minst en gång per år, planera institutionens högre seminarium i samråd med ämnesrådens ordförande och ledningsgruppen, bygga och underhålla en infrastruktur som underlättar för ansökningar om externa forskningsbidrag, samt stödja och diskutera ansökningar om forskningsprojekt, ansvara för institutionens webbplats för forskning (tillsammans med kommunikatör), främja kontakter med forskningsfinansiärer, ha planerings- och uppföljningsmöten med projektledare vid institutionen, samt forskare med projektbidrag, i samråd med prefekt, ekonom och ledningsgrupp se till institutionens forskningsresurser används på ett adekvat och fruktbart sätt. Viceprefekt för internationalisering och samverkan Viceprefekt för internationalisering och samverkan ska arbeta för att främja institutionens internationalisering och samverkan vad gäller utbildning och forskning. För från prefekt delegerat ansvar se institutionens delegationsordning. Viceprefekt för internationalisering och samverkan ska vara minst universitetslektor med tillsvidareanställning. Viceprefekt för internationalisering och samverkan ska: ingå i ledningsgruppen, vara institutionens kontaktperson rörande övergripande och gemensamma internationaliserings- och samverkansfrågor, bistå prefekt med underlag till de treåriga handlings- samt ettåriga verksamhetsplanerna vad gäller samverkan, besvara remisser från fakulteten och universitetet rörande institutionens internationalisering och samverkan, bistå prefekt och viceprefekter rörande avtal med utländska lärosäten, samt planering av internationellt utbildningssamarbete, hålla institutionens anställda informerade om möjligheter och vägar för internationalisering och samverkan, samarbeta med ansvariga för internationalisering och samverkan vid fakulteten samt övriga institutioner vid universitetet. verka för strategisk samverkan med övriga institutioner och fakulteter vid Göteborgs universitet, Chalmers, andra lärosäten samt det omgivande samhället, i linje med Vision

7 Viceprefekt för lärarutbildning Viceprefekt för lärarutbildning har övergripande ansvar för samordning, planering och utveckling av institutionens engagemang inom lärarutbildning samt fungerar som kontaktperson gentemot Lärarutbildningsnämnden (LUN). För från prefekt delegerat ansvar se institutionens delegationsordning. Viceprefekt för lärarutbildning ska vara minst universitetslektor med tillsvidareanställning, samt ha övergripande kunskap om lärarutbildningens verksamhet och organisation. Viceprefekt för lärarutbildning ska: ingå i ledningsgruppen och utbildningsgruppen, fungera som kontaktperson och företräda institutionen vid uppdragsdialoger och andra kontakter med Lärarutbildningsnämnden (LUN), ge förslag och bereda ärenden inom sitt ansvarsområde, samt besvara remisser från fakulteten och universitetet rörande lärarutbildning, ha övergripande ansvar för kursplanering och samarbete med andra institutioner, fungera som stöd för studierektor/programkoordinator för lärarutbildning, ansvara för institutionens webbplats för lärarutbildning (tillsammans med kommunikatör och studierektor/programkoordinator för lärarutbildning), arbeta med utveckling av lärarutbildningens forskningsanknytning, såväl ämnesteoretiskt som ämnesdidaktiskt, minst en gång per termin, sammankalla till möte med studierektor/programkoordinator för lärarutbildning och viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå, samt när så krävs studievägledare och ekonom. Studierektor för ämne Studierektor har övergripande ansvar för planering, administration och uppföljning av utbildning på grund- och avancerad nivå inom ett visst ämnesområde, och ska främja en god studiemiljö vid institutionen. För från prefekten delegerat ansvar se institutionens delegationsordning. Studierektor ska vara minst universitetslektor med tillsvidareanställning, samt äga god kunskap om ämnesområdet för uppdraget. Vidare krävs studierektorsutbildning, samt adekvat kännedom om de elektroniska system som används i utbildningsadministrativt och pedagogiskt syfte. Studierektorsutbildningen kan påbörjas efter det att studierektorn har tillträtt sitt uppdrag. Detta gäller även utbildning i olika administrativa system. 7

8 Studierektor ska: ingå i utbildningsgruppen, planera, utvärdera och följa upp den löpande utbildningen under terminerna (för precisering av na se Riktlinjer för anställda), tillsammans med viceprefekt och ekonom kontinuerligt följa upp och strategiskt planera ämnets utbildningsuppdrag, utveckla utbildningar inom sitt ämnesområde, såsom förändring av kurs- och programutbud, kursplaner, kurslitteratur, antagningstal, timfördelning, kursbudget (i samråd med programkoordinatorer, lärarkollegium och studievägledare), fastställa kurslitteraturlistor, samt meddela dessa till bibliotek och bokhandel, ansvara för studentintroduktion och informationsmaterial av olika slag, som webbtexter (tillsammans med studievägledare och kommunikatör), hålla sig informerad om styrdokument och regelverk för studier och utbildning vid Göteborgs universitet, besvara remisser och skrivelser (på uppdrag av viceprefekt), bemanna kurser, sammankalla ämnesspecifika lärarkollegier, åtminstone en gång per termin, utfärda intyg för lärare och studenter (kan förberedas av utbildningsadministratör), besluta om tillgodoräkning av tidigare studier samt ärenden gällande kompletteringar och behörighetsbedömningar efter beredning av studievägledare, bevaka lärares högskolepedagogiska kompetens och i förekommande fall uppmuntra till kompetensutveckling. Studierektor/Programkoordinator för lärarutbildning Studierektor/programkoordinator för lärarutbildning har övergripande ansvar för planering, administration och uppföljning av lärarutbildningens kurser inom ett visst ämnesområde. Studierektor/programkoordinator för lärarutbildning ska vara minst universitetslektor med tillsvidareanställning. Adekvat kännedom om de administrativa system som används i utbildningsadministrativt och pedagogiskt syfte krävs, samt beroende på uppdragets storlek, studierektorsutbildning. Studierektorsutbildningen kan påbörjas efter tillträtt uppdrag. Detta gäller även utbildning i olika administrativa system. Studierektor/programkoordinator för lärarutbildning ska: ingå i utbildningsgruppen, ansvara för planering, utvärdering och uppföljning av ämnets kurser inom lärarutbildningen, företräda ämnet inför Lärarutbildningsnämnden (LUN), delta i kvalitetsdialoger, besvara förfrågningar, remisser och skrivelser 8

9 (på uppdrag av viceprefekt för lärarutbildning), samverka med medverkande institutioner i de utbildningar där ämnet har kursansvar, och med kursansvariga institutioner i de utbildningar där ämnet medverkar, bistå ämnesområdets studierektor i bemanningen av kurser, samt inrätta lärarlag för planering och genomförande av kurstillfällen, utveckla och revidera kursplaner, samt kursutbud, tillsammans med viceprefekt för lärarutbildning och ekonom, ansvara för kursbudget, vara sammankallande för lärarlag inom lärarutbildningen, hålla sig informerad om styrdokument och regelverk för lärarutbildning vid Göteborgs universitet, ansvara för studentintroduktion och informationsmaterial av olika slag, som webbtexter (tillsammans med studievägledare och kommunikatör), på delegation från prefekt, besluta om tillgodoräkning av tidigare studier samt ärenden gällande kompletteringar och behörighetsbedömningar vilka bereds av med studievägledare, ansvara för valideringsärenden gällande äldre lärarutbildningar, bevaka lärares ämnesteoretiska, högskolepedagogiska och didaktiska kompetens och i förekommande fall uppmuntra till kompetensutveckling. Programkoordinator För program ska en programkoordinator utses, vilken för programmet har ansvarsområden i likhet med kursansvarig lärare för fristående kurs (se Riktlinjer). Programkoordinator leder det löpande och strategiska arbetet med programmet. Programkoordinator samarbetar med studierektor (ämnesspecifika program) och viceprefekt för grund- och avancerad utbildning (ämnesövergripande program). Programkoordinator ska vara lägst universitetslektor med tillsvidareanställning samt övergripande kunskap om programmets ämnesinriktning. Programkoordinator ska: vara sammankallande och ordförande i programrådet, fungera som programmets kontaktperson gentemot samverkande institutioner, fakulteten och det omgivande samhället, utveckla och se över dokument som styr programmet, så som utbildningsplaner och examensbeskrivningar, utveckla och se över de i programmet ingående kurserna med avseende på progression och inriktning, i samarbete med studierektor leda arbetet med att formulera och revidera kursplaner, leda utveckling av utbildningens forsknings- och arbetsmarknadsanknytning, i samarbete med studierektor och studievägledare planera och genomföra programspecifika aktiviteter, tillsammans med studierektor och studievägledare skriva 9

10 informationstexter för webben, delta i kvalitets- och utvärderingsarbete. Ämnesrådsordförande Ämnesrådsordförande är sammankallande och ordförande för ämnesrådet (se organ för institutionens ledning). Ämnesrådsordförande utses av ämnesrådet inför nytt kalenderår. Ämnesrådsordförande ska vara professor eller universitetslektor med tillsvidareanställning samt ha god erfarenhet av ämnet vad gäller såväl forskning som utbildning. Ämnesrådsordförande ska: minst en gång per termin sammankalla ämnesrådet, vid behov föra ämnets talan vid fakultetens beredningsgrupper, samt inför det omgivande samhället, besvara utvärderingar och remisser på uppdrag av prefekt, bistå prefekt vid rekrytering av lärare, bistå viceprefekt för forskarutbildning vid doktorandantagning, bistå viceprefekt för forskning i planering av högre seminariet, bistå studierektor för ämne och viceprefekten för utbildning på grund- och avancerad nivå i utbildningsfrågor. Seminarieledare inom forskarutbildningen Seminarieledare inom forskarutbildningen organiserar och leder de seminarier där doktorander i ämnet lägger fram avhandlingsarbete. Seminarieledare ska vara professor eller universitetslektor med tillsvidareanställning, samt med god erfarenhet av handledning och forskarutbildning. Seminarieledare ska: organisera och leda de seminarier där doktorander i ämnet lägger fram avhandlingsarbete, ordna med opponenter till och vara ordförande för doktorandseminarium, bistå viceprefekt för forskarutbildningen i planeringen av doktorandseminariet samt forskarutbildningen i stort, besvara remisser rörande forskarutbildningen, på uppdrag av prefekt eller viceprefekt för forskarutbildningen, bistå viceprefekt för forskarutbildningen vid doktorandantagning. Miljöombud Miljöombudet ansvarar på delegation från prefekten för tillsynen av 10

11 Behörighets- & institutionens miljöarbete. Miljöombudet ska vara tillsvidare anställd, förtrogen med gällande lagstiftning, samt policy och handlingsplan för miljöarbetet vid Göteborgs universitet. Miljöombudet ska: upprätta och implementera rutiner på institutionen i linje med Göteborgs universitets policy och handlingsplan för miljöarbete, delta i relevanta möten och utbildningstillfällen på fakultets- eller universitetsnivå, besvara remisser på uppdrag av prefekt, bistå prefekt med underlag och deltagande vid miljörevisioner och miljöronder, utforma, uppdatera och revidera institutionens årliga aktivitetslista för miljöarbete, hålla informationsmöten med personalen vid åtminstone ett tillfälle per år, vara adjungerad ledamot i institutionsrådet. Likabehandlingsombud Behörighets- & Likabehandlingsombudet ansvarar på delegation från prefekten för tillsynen av institutionens likabehandlingsarbete. Likabehandlingsombudet ska vara tillsvidareanställd och vara förtrogen med gällande lagstiftning, samt policy och handlingsplan för likabehandlingsarbetet vid Göteborgs universitet. Likabehandlingsombudet ska: årligen upprätta handlingsplan för likabehandling samt implementera rutiner på institutionen i linje med Göteborgs universitets policy för likabehandling, delta i relevanta möten och utbildningstillfällen på fakultets- eller universitetsnivå, vara adjungerad ledamot i institutionsrådet och vid behov ingå i utbildningsgruppens möten, samarbeta med arbetsmiljöombudet, vid behov sammankalla institutionens likabehandlingsgrupp, besvara remisser på uppdrag av prefekt, bistå ledning, studierektorer och studievägledare i det pågående likabehandlingsarbetet inom utbildning och forskning, bistå prefekt med utformning, uppdatering och revidering av institutionens årliga handlingsplan, samt rekrytering, hålla informationsmöten med personalen vid åtminstone ett tillfälle per år. * 11

12 Ansvar, ansvarsområden och för administrativ personal, studievägledare och samverkansansvarig: De administrativa och student- och utbildningsstödjande uppgifter som utförs på institutionen kan sammanfattas i följande huvudområden: Ekonomi Personal Doktorandadministration Utbildningsadministration Resehandläggning Inköp Service och bibliotek Diarieföring och arkivering Kommunikation Samverkan Studievägledning Internationalisering Mentorsverksamhet Administrativ chef Den administrativa chefen ansvarar för att den löpande administrationen fungerar enligt de regler och bestämmelser som finns och är underställd och rapporterar till prefekten. Den administrativa chefen är ansvarig för att organisera, fördela och samordna arbetet inom administrationen, ha utvecklings- och lönesamtal med den administrativa personalen, bistå prefekt vid arbetsmiljö- och arbetsrättsliga frågor, medverka vid rekryteringar, skriva anställningsavtal för visstids- och tillsvidareanställd personal, vara sekreterare i institutionsrådet, ingå i ledningsgruppen. Ekonom huvudsakliga : utarbeta institutionens budget, prognos och uppföljningsarbete, arbeta fram beslutsunderlag, sammanställa och analysera ekonomiskt material, bistå med kontinuerlig ekonomisk rådgivning åt prefekt, administrativ chef och ledningsgrupp, tillsammans med institutionens studierektorer och viceprefekt för utbildning, strategiskt planera och följa upp kurs- och programutbud samt analysera studenttillströmning och prestationer, presentera ekonomiska rapporter och underlag i institutionsrådet, vid fakultetsdialoger, lärarutbildningsnämnden (LUN) samt andra organ vid Göteborgs universitet, utveckla ekonomiadministrativa rutiner vid institutionen, 12

13 ingå i ledningsgruppen. Ekonomiadministratör Ansvar och huvudsakliga : löpande ekonomihantering som registrering och kontroll av leverans- och kundfakturor, bevakning av inbetalningar, utbetalningar av personliga utlägg, utfärda offerter, administrera projekt samt bistå projektledare och bidragsgivare med ekonomiska underlag, utveckla ekonomiadministrativa rutiner vid institutionen. Personaladministratör Ansvar och huvudsakliga : informera om gällande regler för ledigheter, arvoden och andra ersättningar, bistå personalen vad gäller egenrapporteringen, bevaka och granska semesteruttag, sjukanmälningar och andra ledigheter i egenrapporteringen, administrera arvodesutbetalningar, administrera sjukanmälningar och ersättning för läkarvård, läkemedelsersättning och friskvård, Doktorandadministratör Ansvar och huvudsakliga : bokföra och betala ut doktorandmedel, registrera förlängningsgrundande uppdrag, uppföljning av forskarutbildningstiden, skriva förordnanden, uppföljning av individuella studieplaner. Utbildningsadministratör huvudsakliga : NYA: antagningsadministration, administration av kursmaterial: utskick till studenter, administration av scheman: boka lokaler, bistå studierektorerna vid schemaläggning, tjänstgöring på expeditionen: service åt studenter och allmänhet, LADOK-handläggning: registrering av studenter, skriva intyg, betygsrapportering, GUL-administration: lägga ut information om kursplan, litteraturlista och schema etc, GUBAS: inläggning av kurskatalogen, GUPEA: inläggning av studenternas examensarbeten, 13

14 tentamensadministration: boka skrivningslokaler, tillgodose lärarna med inrapporteringslistor, hantera skrivningar enligt gällande bestämmelser, Resehandläggning huvudsakliga : bokning av resor och hotell åt institutionens personal, gästföreläsare och övriga inkommande gäster, handlägga reseförsäkringar (kammarkollegiet), vara uppdaterad om regelverk för resor och försäkringar och hålla institutionens personal informerad om dessa, granska och arkivera reseräkningar, bokning av konferenser och administrering av logistik. Inköp huvudsakliga : inköp åt institutionens personal, hålla sig uppdaterad på gällande lagar, regler och policys kring inköp och upphandling, ansvara för att gällande ramavtal följs vid beställningar av varor och tjänster. Service och bibliotek huvudsakliga : sortering och utdelning av daglig post, administrativ service åt personal: hjälp vid anordnande av konferenser, lokalbokningar, behov av kontorsmaterial, sköta om biblioteket enligt institutionens bibliotekspolicy (se Riktlinjer för anställda). Diarieföring och arkivering huvudsakliga : handlägga ärenden i GUDOK, skapa rutiner och infrastruktur för diarieföring på institutionen, informera om vilka ärenden institutionen är ålagd att diarieföra, vara uppdaterad på universitetets system för ärende- och dokumenthantering (GUDOK), arbeta proaktivt för att säkerställa att institutionens diarieföring sköts på ett korrekt och rättssäkert sätt, ansvara för arkivering av relevanta ärenden. Kommunikatör huvudsakliga : ansvar för institutionens digitala informationskanaler, såsom webbplats, interna nyhetsbrev, sociala medier, elektroniska informationstavlor och kalendarier, ansvar för att informationen på institutionens webbplats gällande institutionens arbete, forskning och utbildning är aktuell och relevant, 14

15 proaktivt söka information som gagnar institutionen, både inåt verksamheten och utåt, och kommunicera denna via lämpliga kanaler, skriva, redigera och strukturera text- och bildmaterial, utforma annonser, affischer, informationsmaterial och trycksaker, ge råd och stöd åt anställda inom området, vara delaktig i nätverk på institutions- fakultets- och centralnivå i webb- och kommunikationsfrågor, vara uppdaterad om gällande regler och policys inom området. Redaktör huvudsakliga : redaktörskap (redaktör för institutionens skriftserier lir.journal, lirs.skrifter, lir.varia), sammankalla institutionens redaktionsråd vid åtminstone två tillfällen per år, i samråd med kommunikatören ansvara för marknadsföring av institutionens publikationer på webben och andra platser. Studievägledare huvudsakliga : att tillsammans med viceprefekt, studierektorer och utbildningsadministratörer (utbildningsgruppen) skapa en god studiemiljö vid institutionen, studievägledning rörande utbildning och karriärvägar, utifrån studentens specifika intressen och förutsättningar, ge studenter stöd i studiesituationen, samt utarbeta rutiner för studenter som möter svårigheter i sina studier (tillsammans med lärare och studierektor), vara kontaktperson för studenter med funktionshinder, genomföra studentintroduktioner och utforma informationsmaterial av olika slag (tillsammans med studierektor och kommunikatör), hålla sig informerad om styrdokument och regelverk för studier och utbildning vid Göteborgs universitet, vara institutionens kontaktperson utåt, samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom arbetsområdet studie- och karriärvägledning, delta i arbetet med uppföljning av kursvärderingar, samt biträda studierektor i utvecklingsarbetet av utbildningar, såsom förändring av kursutbud, antagningstal, pedagogik, bereda ärenden som gäller tillgodoräkning av tidigare studier och behörighetsbedömningar, samverka med studentorganisationer, samverka med skolor och allmänhet. Internationalisering huvudsakliga : 15

16 vid behov assistera fakultetens internationaliseringsansvarige med administration av inresande och utresande studenter vid institutionen, studentkontakt, hålla sig informerad om styrdokument och regelverk för studier och utbildning samt internationalisering vid Göteborgs universitet. Mentorsverksamhet huvudsakliga : underhålla den infrastruktur som krävs för att mentorsverksamheten ska fungera, vara kontaktperson för mentorsgruppen, hålla sig informerad om styrdokument och regelverk för studier och utbildning vid Göteborgs universitet. Organ för institutionens ledning * Institutionsråd Institutionsrådet ska fungera som ett strategiskt diskussionsforum, beredningsorgan och remissinstans till stöd för prefekt, som är rådets sammankallande och ordförande, bestå av prefekt, proprefekt och fyra lärarrepresentanter, en representant för administrativ personal samt två studenter (en doktorand och en student från grundutbildningen). Fackliga företrädare har närvaro- och yttranderätt. Till institutionsrådet adjungeras arbetsmiljöombud, likabehandlingsombud, samt viceprefekt för grund- och avancerad utbildning. sammanträda minst fem gånger per år. Kallelse ska skickas till ledamöterna senast en vecka före mötet. Minnesanteckningar ska föras av sekreterare (administrativ chef) och publiceras på institutionens webbplats. arbeta inom ramen för universitetets mål och strategier samt det uppdrag som universitetsstyrelsen lämnat. Följande frågor ska enligt Göteborgs universitets delegationsordning alltid behandlas i institutionsrådet innan beslut fattas av prefekt: budget och verksamhetsplan, inklusive viktigare rekryteringar, mål och strategier för utbildning, forskning, samverkan samt likabehandling och miljöarbete, kursplaner, verksamhetsberättelse, viktigare yttranden och remissvar, utseende av institutionens representanter och universitetsövergripande organ, övriga uppgifter som dekanen uppdrar åt rådet. 16

17 Ledningsgruppen Ledningsgruppen består av prefekt, proprefekt, viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå, viceprefekt för forskarutbildning, viceprefekt för forskning, viceprefekt för internationalisering och samverkan, viceprefekt för lärarutbildning, administrativ chef och ekonom. Ledningsgruppen sammanträder på fastställd tid under läsåret, om möjligt en gång i veckan. Ledningsgruppens uppgifter är att: tillsammans med prefekten leda arbetet och fungera som operativ enhet vid institutionen, att fördela och verkställa de beslut som prefekt fattar, att utarbeta underlag för beredning av uppkomna frågor och/eller föreslå temporära beredningsgrupper för vidare handläggning. Ämnesråd Vid institutionen finns fyra ämnesråd litteraturvetenskap, teaterstudier, idé- och lärdomshistoria, religionsvetenskap och teologi. I råden ingår alla lärare, forskare och doktorander. Ämnesråden leds av en sammankallande ordförande som utses av och inom rådet för ett kalenderår i taget. Ämnesrådet bestämmer själv om adekvat ordning för utseende av ämnesrådsordförande. Prefekt ska meddelas senast 1 november om val av ämnesrådsordförande. Frågor som initieras i ämnesråd eller remitteras för beredning eller diskussion från prefekt och ledningsgrupp kan vara: policyfrågor rörande ämnets utveckling och framtida inriktning inom utbildning och forskning, ämnesprofil vid rekrytering av lärare, självvärderingsdokument vid externa utvärderingar, beredning av doktorandansökningar (i samarbete med viceprefekt för forskarutbildning). Lärarkollegier Kollegierna sammanträder i huvudsak ämnesvis och består av samtliga verksamma lärare vid institutionen samt studievägledare. Lärarkollegier kallas också till gemensamma möten för diskussion av institutionsgemensamma utbildningsfrågor. Ordförande är viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå (för det vid institutionen gemensamma kollegiet) eller studierektor (för de ämnesanknutna). Kollegierna har en rådgivande, beredande och informerande uppgift. Exempel på frågor att diskutera är: utbildningsstrategier och policydokument, utvärderingsfrågor, bemanning, kursutbud och kursutveckling, pedagogiskt utvecklingsarbete. Handledarkollegium Handledarkollegiet har en stödjande, beredande och informerande 17

18 funktion och består av samtliga verksamma handledare inom institutionens forskarutbildning. Vid behov kan handledare i särskilt ämne kallas till möte. Doktorander har närvaro- och yttranderätt med en representant. Sammankallande och ordförande är viceprefekt för forskarutbildning. Kollegiet ska sammanträda minst en gång per termin. Forskarkollegium Utbildningsgruppen Programråd Forskarkollegiet, som består av institutionens samtliga forskare, leds av viceprefekt för forskning. Kollegiet har en strategisk, stödjande, beredande och informerande uppgift, och sammankallas av viceprefekt för forskning vid behov, dock minst en gång per år. Gruppen består av viceprefekt för utbildning på grund och avancerad nivå, studierektorer, studievägledare och utbildningsadministratörer, samt viceprefekt och studierektor/programkoordinator för lärarutbildning. I gruppen informeras kontinuerligt om och diskuteras gemensamma frågor som rör institutionens utbildningar. För varje program, alternativt för flera närliggande ämnesspecifika program, ska finnas ett programråd som leds av programkoordinator. Programrådet ska bistå programkoordinator i dennes ansvarsområden och. Programkoordinator samarbetar med studierektor (ämnesspecifika program) och viceprefekt för grund- och avancerad utbildning (ämnesövergripande program). 18