PROJEKTiL. Projektplan

Transkript

1 PROJEKTiL 1(18) Projektplan Beslutad Förstudie: Samlad fastighetsspecifik information - ett gemensamt projekt mellan Länsstyrelsen i Jönköpings län, Länsstyrelsen i Kronobergs län, Skogsstyrelsen samt Länsstyrelsen i Kalmar län

2 Projektplan 2(18) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 GRUNDLÄGGANDE INFORMATION Bakgrund och problembeskrivning Projektbeskrivning Syfte 6 2 MÅL Effektmål i förlängningen Projektmål 7 3 KRAV PÅ PROJEKTET Förutsättningar för genomförande Avgränsningar 8 4 KOPPLINGAR TILL ANDRA PROJEKT OCH VERKSAMHETER 8 5 PLANER Tidplaner Budget 9 6 PROJEKTORGANISATION Organisation Roller, ansvar och befogenheter Externa kontakter 12 7 KOMMUNIKATION Kommunikation och rapportering inom projektet Intressentanalys (Målgrupper) Kommunikationsplan till projektets intressenter Dokumentationsplan Risker med kommunikationen Utvärdering av resultat av informationen 16 8 KVALITET Kvalitetsstrategier 16

3 Projektplan 3(18) 8.2 Granskningar och bedömningar Kvalitetssäkring av externa leverantörer Projektrutiner Säkerhet 17 9 RISKER OCH MÖJLIGHETER LEVERANS OCH ÖVERLÄMNINGSPROCEDUR (BP4 OCH EV. BP3:OR) PROJEKTAVSLUT (BP5) REFERENSER 18

4 Projektplan 4(18) 1 Grundläggande information 1.1 Bakgrund och problembeskrivning Det finns ett behov att öka samarbetet mellan myndigheter för att förenkla för medborgare att kunna ta del av information som finns samlad hos respektive myndighet på ett enkelt och överskådligt sätt. Samtliga statliga myndigheter har genom myndighetförordningen (2007:515) en generell skyldighet att samarbeta med andra statliga myndigheter och andra för att ta tillvara de fördelar som kan vinnas för enskilda och staten som helhet. Av regleringsbrevet 2013 (uppdrag 87 och 88) framgår att länsstyrelserna ska arbeta tillsammans för att kärnverksamheten ska kännetecknas av effektiva och likartade arbetssätt och rutiner, god service och information samt en snabb och korrekt handläggning. Regeringens programförklaring En statsförvaltning i förnyelse har målsättningen att öka tillgängligheten och förenkla för medborgare, företag och andra intressenter. Regeringens handlingsplan för e-förvaltning har fastslagit att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att tillvarata sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter. Regeringens e-förvaltningsstrategi tar sin utgångspunkt i att alla offentlig sektor ska bli bättre på att arbeta tillsammans och att medborgarens behov ska mötas utifrån dennes förutsättningar. Det finns idag stora mängder information om natur- och kulturvärden från bl.a. inventeringar, områdesskydd, miljöövervakning, miljömålsuppföljning m.m. Information som fastighetsägare, men även andra förväntas känna till är idag ofta svårtillgänglig och spridd hos olika myndigheter. Den som vill hitta information om sin fastighet måste söka den från flera olika håll och från flera olika myndigheter. Informationen är ibland även fackspecifik och därmed svår att tolka. Situationen innebär en risk att natur- och kulturvärden förstörs av ren okunskap när fastighetsägare genomför åtgärder på sina marker. Nya fastighetsägare är ofta företagsamma och villiga att satsa kapital. Som en följd av detta genomförs ofta många olika arbetsföretag på nyförvärvade fastigheter. Alltfler fastigheter i södra Sverige förvärvas även av personer från andra länder såsom danskar, tyskar och holländare m.fl. inte har inblick i hur man ska gå tillväga för att söka information. Länsstyrelsen och Skogsstyrelsen har under lång tid upplevt att det finns en ökad efterfrågan av samlad, lättillgänglig och målgruppsanpassad information. Ett förenklat informationsutbyte kan skapa delaktighet och ett ökat intresse bland fastighetsägare m.fl. att bevara och förstärka natur- och kulturhänsyn i landskapet. Det är därför angeläget att ta ett helhetsgrepp i frågan där berörda myndigheter går samman för att tillsammans med fastighetsägare och andra offentliga aktörer, möta deras behov och tydliggöra vilka möjligheter och problem som finns och vad som kan göras för att skapa en gemensam modell för att underlätta och förenkla. Möjligheten att länka samman befintlig information från olika lagringsplatser, knyta den till en fastighet och kommunicera den på ett lättillgängligt sätt, via en gemensam kanal ut, skulle innebära en avsevärd förenkling för fastighetsägare och andra aktörer. Ett

5 Projektplan 5(18) enklare system kan bidra till att sprida kunskap och inspirera fastighetsägare m.fl. och kan bidra till att olika natur- och kulturvärdena bevaras och utvecklas. Genom att komplettera med upplysningar om lämpliga åtgärder för att förstärka natur- och kulturmiljöer, samt aktuella möjligheter att erhålla stöd och råd, ökar måluppfyllelsen. Detta skulle också innebära en effektivisering för arbetet på myndigheterna genom att enkelt kunna utbyta och sprida information. Som en följd av detta har Länsstyrelserna i Småland och Skogsstyrelsen tagit initiativ till en innovativ lösning genom detta samverkansprojekt. Uppgiften är omfattande och kräver samarbete mellan ett flertal ytterligare myndigheter. Detta projekt är en förstudie som utgör ett första steg i att utveckla en modell. Därefter genomförs eventuellt en pilotstudie som i sin tur förhoppningsvis kan bana väg för en nationell lösning. 1.2 Projektbeskrivning Projektet är en myndighetsgemensam förstudie som ska titta på hur fastighetsägare snabbt och enkelt kan få samlad information om vilka natur- och kulturvärden som finns på fastigheten samt även information om hur områden bör skötas för att bevara och gynna dessa värden. Förstudien avgränsas till fastigheter utanför detaljplanelagt område. Förstudien ska även undersöka möjligheten att inom samma produkt visa var man kan hitta mer information, möjligheter till rådgivning, stöd m.m. som kan bidra till att främja biologisk mångfald, kulturhistoriska värden och minska negativa ekologiska fotavtryck. I förstudien ingår att se hur man på bästa sätt knyter information om natur- och kulturvärden till en specifik fastighet, hur denna information bäst kommuniceras med ägaren m.fl., vilka myndigheter/organisationer som bör vara med i en sådan samordning samt vilken information som bör omfattas. Exempel på lösning tas fram för ett par fastigheter inom området Östra Småland där arbete pågår med att ta fram strategier för bevarande och utveckling av den biologiska mångfalden (för beskrivning av Östra Småland se avsnitt 4). För att informationen ska vara lättillgänglig måste språket ses över i den data som ska ingå i modellen. Information som presenteras ska inte vara skrivet på fackspråk utan på ett sätt som är förståelig för gemene man. Genom att ta ett myndighetsgemensamt helhetsgrepp och samla information i ett lättöverskådligt format via en kanal, kan fastighetsägaren få en helhetsbild av natur- och kulturvärdena på sin fastighet. Systemet ska utgå från fastigheten, oberoende av markslag och inte vara beroende av ansvarig myndighet som det är idag då information för en fastighet måste sökas på flera olika myndigheters hemsidor. Modellen ska i förlängningen även kunna användas för annan information som är relevant för en fastighetsägare. Förstudien avgränas dock till att omfatta information om natur- och kulturvärden. I projektet som helhet är det viktigt att ha både ett externt och internt perspektiv. Resultatet ska ge vinna-vinna effekter. Projektet ska visa att det går att förenkla för fastighetsägare, myndigheter och andra aktörer, samtidigt som vi får en ökad miljömålsuppfyllelse.

6 Projektplan 6(18) 1.3 Syfte Att bidra till ökad miljömålsuppfyllelse (Levande sjöar och vattendrag, Myllrande våtmarker, Levande skogar, Ett rikt odlingslanskap, Ett rikt växt- och djurliv, Hav i balans samt levande kust och skärgård, God bebyggd miljö och Storslagen fjällmiljö) genom att främja och stimulera till bevarande och utveckling av natur- och kulturvärden och samtidigt förenkla både för fastighetsägare och för myndigheter. 2 Mål Målet är att hitta en metod/modell för hur information bäst länkas samman, vilken information som ska ingå och hur denna kommuniceras. Studien sammanställs i en slutrapport innehållande förslag på teknisk lösning, förslag på förvaltare samt uppskattad kostnad. 2.1 Effektmål i förlängningen Förstudien ska leda till en lämplig modell (inkl. teknisk lösning) för ett system med syfte att på ett enkelt sätt nå ut till målgrupperna med samlad fastighetsspecifik information. Ett förverkligande av systemet förväntas i sin tur leda till nedan angivna effekter: Höjd kompetensnivå hos fastighetsägare m.fl. Samordnad aktuell och riktad information kan dels förhindra att värden skadas eller förstörs av ren okunskap och dels uppmuntra till åtgärder som bevarar, vårdar och utvecklar värdena. Ökad medvetenhet, engagemang och delaktighet. En riktad kommunicering av relevant samlad information till fastighetsägare förväntas leda till en ökad medvetenhet om natur- och kulturvärden. Detta leder i sin tur till engagemang, en starkare känsla för sin mark och dess värden samt ett större ansvarstagande. Bättre nyttjande av myndigheternas stöd och rådgivning. Ökad kunskap och intresse kan ge effekter i form av att antalet rådgivningar och stödansökningar inom Landsbygdsprogrammet blir fler både till Länsstyrelsen och till Skogsstyrelsen. Ökad kunskap kan även inspirera till att antalet intresseanmälningar till KOMET/Min Naturvård ökar, både till Länsstyrelsen och till Skogsstyrelsen. Färre skador på natur- och kulturmiljön. Genom att markägaren på ett enkelt sätt görs medveten om värdena kan olika arbetsföretag anpassas till naturgivna förutsättningar och antalet ansökningar om tillstånd för olämpliga arbetsföretag, händelsestyrda tillsynsärenden, förelägganden, åtalsanmälningar och konflikter mellan markägare och myndigheter minska. Projektet bidrar därmed till att skapa förbättrad miljöhänsyn, färre skador på naturmiljön och bättre relationer mellan fastighetsägare och myndighetspersoner. Effektivare handläggning/kortare handläggningstider. Projektet bedöms sekundärt leda till effektivare handläggning och kortare handläggningstider tack vare bättre ansökningar och att fler åtgärder bättre anpassas till naturgivna

7 Projektplan 7(18) förutsättningar. Detta innebär i sin tur att tid hos myndigheterna kan frigöras (t.ex. till mer förebyggande och stödjande arbete såsom rådgivning). Resultatet av projektet bedöms medföra en förenkling för fastighetsägare och i förlängningen även för myndigheterna. Smidigare kontakter mellan myndigheter och fastighetsägare. I ett längre perspektiv erhåller även myndigheten ett pedagogiskt underlag som kan användas i kontakten med fastighetsägare. Enklare utbyte av information mellan myndigheter. Vilket ger ett ökat kunskapsutbyte och samordning mellan myndigheter. 2.2 Projektmål I slutrapporten ska finnas: Förslag på information som modellen ska omfatta inkl. utvärdering av etiska och juridiska aspekter; vilken information är lämplig att tillgängliggöra ur dessa perspektiv. Förslag på presentations- och kommuniceringssätt (exempel tas fram) Förslag på teknisk lösning. Förslag på aktiviteter och kostnad för ett genomförandeprojekt. Förslag på vem/vilka som bör vara ansvarig för informationssammanställning och spridning. Hur underhåll och uppdatering ska skötas och idéer kring finansiering. En analys av inblandade aktörers roller och deras respektive drivkraft att hålla modellen aktuell och användbar i ett längre perspektiv efter genomförandet Den tänkta modellen ska ha följande egenskaper: Ge en helhetsbild av kända natur- och kulturvärden på en fastighet. Ge information om hur natur- och kulturvärden kan gynnas. Ge information om myndigheternas möjligheter att ge stöd till och råd om naturoch kulturvärden. Ge information om tillstånd och samråd som krävs vid åtgärder som rör naturoch kulturvärden. Kunna leverera en sammanställning av kända natur- och kulturvärden. Vara lätt att använda och förstå både vad gäller teknik och språk. 3 Krav på projektet 3.1 Förutsättningar för genomförande Att utlovade medel kommer in Alla samverkansparter ska vara väl informerade om projektet Tydliga mål från styrgruppen Projektet ska vara väl förankrat i samverkande organisationer

8 Projektplan 8(18) Samverkande parter ska dela med sig av sina kunskaper Fastighetsägarna ska bjudas in i ett tidigt skede i utvecklingsprocessen Projektgruppens medlemmar ska vara resurssäkrade för uppdraget. Ingående information ligger inom ramen för vad gällande lagstiftning eller andra bestämmelser tillåter 3.2 Avgränsningar I projektet ingår att ta fram en slutrapport med genomförandeförslag. I detta projekt ingår inte att bygga, testa eller implementera modellen. Vid möjlighet till finansiering görs arbetsplaner för detta senare. Modellen ska innehålla en avgränsning av kända natur- och kulturvärden. I detta projekt ingår inte att titta på eventuell annan information som kan/bör ingå Projektet avgränsas till fastigheter utanför detaljplanelagt område. Detta projekt omfattar endast en förstudie. Förstudien kan ses som en första del, Fas 1, som, om medel erhålls, kan följas av Fas 2, ett separat pilotprojekt där modellen testas i en rådgivningsinsats som riktar sig mot fastighetsägare i Östra Småland. Den sista delen, Fas 3, innebär ett byggande och genomförande av en nationella lösning i form av ett fullskaligt system med information om natur- och kulturvärden riktat till fastighetsägare. 4 Kopplingar till andra projekt och verksamheter Projektet är inte direkt beroende av andra projekt och verksamheter men har starka kopplingar till flera andra initiativ, uppdrag och projekt. Samverkan med dessa är en viktig del av förstudien. Att utreda dessa kopplingar är en del av projektet och därför listas här kort endast ett fåtal välkända projekt med direkt koppling till denna förstudie: En dörr in /Mina sidor för skogsägare Idag har fastighetsägare möjlighet att få information om sin skogsfastighet via Skogsstyrelsens hemsida på Mina sidor, här kan fastighetsägaren få ut ett grönt kuvert med en sammanställning av information om främst skogsmarken på sin fastighet. Mina sidor och det gröna kuvertet är under utveckling genom projektet En dörr in. Tanken är att fastighetsägarna ska få tillgång till all relevant information via mina sidor och att ärenden rörande skogliga åtgärder ska kunna skickas digitalt till myndigheten via mina sidor. Inom projektet En dörr in pågår även ett utvecklingsarbete att förenkla för fastighetsägare genom att skapa en gemensam väg in för ärenden oberoende av vilken myndighet som berörs av ärendet. Nära samverkan med länsstyrelserna och andra myndigheter är centralt i projektet. Förenkla på riktigt!

9 Projektplan 9(18) Länsstyrelsen i Kronobergs län har uppdraget att vara samordnande i arbetet med ett förstärkt förenklingsarbete hos samtliga länsstyrelser. Projektet Förenkla på riktigt löper från 2011 till Syftet med insatserna ska vara att förenkla företagens myndighetskontakter och därmed bidra till regeringens mål om en märkbar positiv förändring i företagens vardag, så att tid kan frigöras till nya idéer, utveckling och tillväxt. P4 P4 är ett strategiskt utvecklingsprojekt där länsstyrelserna gemensamt arbetar för enklare kontakter och snabbare besked. Målet är en effektiv och rättssäker ärendehantering, kortare handläggningstider och kvalitetssäkrade rutiner. Sammantaget ska projektet förenkla administrationen för företag och privatpersoner. Östra Småland Inom området pågår arbete med att ta fram strategier för bevarande och utveckling av biologisk mångfald, bl.a. genom att titta på grön infrastruktur. Området berör samtliga tre i förstudien ingående län och avgränsas huvudsakligen av Emåns- och Alsteråns avrinningsområden. Inom området finns fortfarande mycket höga naturvärden. Området bedöms som lämpligt för de exempel som ska tas fram inom denna förstudie och även för ett eventuellt framtida pilotprojekt till följd av denna förstudie då synergieffekter mellan de båda arbetena kan nås. 5 Planer 5.1 Tidplaner Se separat besluts- och milstolpeplan samt aktivitetsplan. 5.2 Budget Projektets budget uppgår till kr och finansieras gemensamt av WWF, Skogsstyrelsen, Jordbruksverket, Naturvårdsverket, RUS och Förenkla på riktigt. Projektets kostnader särskiljs på Länsstyrelsen i Jönköping genom projektkod (vht 5011). På Länsstyrelsen i Kronoberg används speckod (vht 5010). Skogsstyrelsen redovisar sin tid separat.

10 Projektplan 10(18) INTÄKTER Beslutade projektmedel WWF Förenkla på riktigt Jordbruksverket Skogsstyrelsen Naturvårdsverket RUS summa intäkter KOSTNADER Lönekostnader inkl. soc. avgifter och OH Projektledare F-län Övr projektledning G-län Deltagare i arbetsgrupp F-län Deltagare i arbetsgrupp G-län Deltagare i arbetsgrupp SKS Externa tjänster Konsultkostnader Resor Lokalkostnader Lokalhyror 0 Övriga kostnader Information, marknadsföring, layout Administrationskostnader (ingår i proj.ledn kostnader ovan) 0 Övriga kostnader summa kostnader Projektorganisation 6.1 Organisation Samlad fastighetsspecifik information är ett projekt som drivs gemensamt av Länsstyrelsen i Jönköpings län, Länsstyrelsen i Kronobergs län, Skogsstyrelsen och Länsstyrelsen i Kalmar län. Styrgrupp

11 Projektplan 11(18) Ola Broberg, Länsstyrelsen i Jönköpings län Anette Andersson, Länsstyrelsen i Kronobergs län Patrik André, Skogsstyrelsen Claes Hellsten, WWF Coco Dedering, RUS Projektledare Britta Lidberg, Länsstyrelsen i Jönköpings län Övrig projektledning Ida Andreasson, Länsstyrelsen i Kronobergs län Patrik André, Skogsstyrelsen Arbetsgrupp Tomas Ekelund, Länsstyrelsen i Jönköpings län Annika Smålander, Skogsstyrelsen Magnus Lundin, Länsstyrelsen i Kronobergs län Johan Söderholm, LST-IT (konsult) Expertmedverkan Jonas Hedin, Länsstyrelsen i Kalmar län Referensgrupp Karl-Gösta Harvenberg, Lantmäteriet Per Henriques, Naturvårdsverket Lisa Karlsson, Jordbruksverket Torsten Hökby, Riksantikvarieämbetet Sofia Lindblad, LRF-skog Anders Råsberg, LRF-lantbruk Örjan Hansson, Egendomsmäklarna Leo Eriksson, Borgholms kommun Pilotgrupp Cirka tio representativa fastighetsägare Medverkan av sakkunniga Vid behov kommer ytterligare personer med sakkunskap inom berörda områden kontaktas och engageras i projektet. 6.2 Roller, ansvar och befogenheter Styrgruppen ska fatta beslut om och ge direktiv om projektets mål och inriktning samt stödjer och följer upp arbetet. Styrgruppen ska tillse att rätt kompetenser och resurser engageras i projektet. Styrgruppen ansvarar för att godkänna projektets plan och projektbudget. Styrgruppen ska även omvärldsbevaka för att följa upp händelser som kan påverka projektet. Projektledare Jönköpings län är anvsvarig för projektets administration, ekonomi och redovisning. Projektledaren är projektets kontaktperson och ska planera, leda och följa upp det operativa arbetet enligt plan. I rollen ingår att stödja de som arbetar i projektet. Projektledaren är ansvarig för att projektet når målen inom givna ramar. Projektledaren ska ta fram förslag till projektplan. Projektledaren svarar gentemot styrgruppen för projektet och rapporterar ev. avvikelser från projektplanen till styrgruppen. Lyssnar

12 Projektplan 12(18) kontinuerligt av önskemål och synpunkter från arbetsgruppen för att få en samsyn i projektet. Projektledaren ska även utveckla projektet och föreslå aktiviteter efter hand som dessa identifieras. Tidsredovisar enligt överenskommelse. Övrig projektledning Kronobergs län ska ta fram förslag till projektplan, ansvarar för framtagande av kommunikationsplanen. Den övriga projektledningen ska ge projektledaren stöd och råd vid planering, ledning och uppföljning av operativt arbete. Den övriga projektledningen svarar för kontakt med Östra Småland-projektet (inkl. ansvar för medial happening), samt återkoppling till Förenkla på riktigt!. Den övriga projektledningen ska även utveckla projektet och föreslå aktiviteter efter hand som dessa identifieras. Tidsredovisar enligt överenskommelse. Övrig projektledning Skogsstyrelsen ska ta fram förslag till projektplan samt ansvarar för att ta fram underlag för PM till departementen. Den övriga projektledningen ska ge projektledaren stöd och råd vid planering, ledning och uppföljning av operativt arbete. Den övriga projektledningen ska även utveckla projektet och föreslå aktiviteter efter hand som dessa identifieras. Deltagare i arbetsgrupp Jönköpings och Kronobergs län ska delta i arbetsmöten och utföra uppgifter enligt projektplanen. Deltagarna ska svara för sina resp. delar och ska ha kunskap om helheten. Deltagarna ska vara väl införstådda med projektmål och effektmål. Deltagarna ska utföra sina uppgifter enskilt eller i samverkan med övriga deltagare och bidra till lösningar. Deltagarna planerar sin egen tid, tar eget ansvar för sina uppgifter och rapporterar till projektledaren. Tidsredovisar enligt överenskommelse. Deltagare i arbetsgrupp Skogsstyrelsen ska utföra uppgifter som övriga arbetsgruppen enligt ovan men med fokus på Skogsstyrelsens område. Även erfarenhetsutbyte med IT-tekniker ingår. LST-IT ska delta löpande i diskussionerna samt utreda tekniska möjligheter i enlighet med upprättad kravspecifikation. Expertmedverkan Kalmar län tar fram lämpliga fastighetsägare inom Östra Småland för pilotgruppen. Bidrar även med expertkunskap inom bl.a. området hotade arter. Referensgruppen ska delta vid minst fyra möten och ska bidra med nödvändig information från respektive myndighet och utifrån egna kompetensområden samt komma med önskemål och synpunkter som kan bidra till projektets utveckling. Referensgruppen ansvarar för att bevaka respektive organisations synpunkter och vidarebefordra dessa till arbetsgruppen. Referensgruppen ska även informera om projektet och vara kontaktperson för projektet i sina respektive organisationer. Pilotgruppen fastighetsägare m.fl. ska bidra genom att delge projektet sina önskemål, behov och synpunkter vid framtagandet av förslag till modell. 6.3 Externa kontakter Externa kontakter utöver de som ingår i organisationen: Sofi Alexandersson, WWF. Kontakt i fråga om avtal och redovisning. Magnus Eriksson, RUS. Kontakt i fråga om avtal och redovisning.

13 Projektplan 13(18) 7 Kommunikation Denna projektplan beskriver arbetet med förstudien som betraktas som ett första steg (Fas 1) för att utveckla en modell. Förstudien kan sedan (i mån av resurser) följas av en pilotstudie (Fas 2) för att därefter leda till en nationellt användbar lösning (Fas 3). Projektet ska ha en offensiv syn på information för att kunna styra och påverka, vilket kräver god framförhållning och en tydlig kommunikationsplan. Syftet med en kommunikationsplan är att utveckla och systematisera förstudieprojektets kommunikation internt och externt genom att klargöra målen och ge konkret vägledning för kommunikationen som rör projektet samtidigt som det tydliggörs hur det önskvärda budskapet ska levereras. Kommunikationsmål för förstudieprojektet: Att förmedla ut information om vad som pågår i projektet och skapa intresse/engagemang och förväntningar på projektet. Framhäva projektets innovativa helhetsgrepp för att förenkla (sätta dem vi är till för i centrum) och samtidigt bevara och utveckla natur- och kulturvärden. Framhäva projektets unika aktiva samverkan mellan myndigheter Skapa ett intresse för en fortsättning av projektet och möjligheter till delaktighet. Efter genomförd kommunikationsinsats ska prioriterade målgrupper vara väl informerade om projektet, dess resultat och hur projektet kan utvecklas och utvidgas. Budskap som ska förmedlas genom kommunikationsinsatser: - Information och marknadsföring om att projektet startar. Väcka intresse. - Informera om och lyfta fram projektet som ett gott exempel - Sprida slutrapport och resultat från projektet. Hur går vi vidare? För att tydliggöra när och hur olika budskap ska förmedlas samt vem som är ansvarig har denna projektplan kompletterats med en kommunikationsmatris. 7.1 Kommunikation och rapportering inom projektet Medverkande i projektet, se avsnitt 6.1 Organisation. Den interna kommunikationen ska ske såväl muntligt som skriftligt. Styrgruppsmöten och referensgruppsmöten hålls enligt Besluts- och milstolpeplan. Mötena protokollförs. Information till arbetsgruppen sker på arbetsgruppsmöten där minnesanteckningar upprättas. Korta uppföljningsrapporter skrivs enligt projektplan. En kort lättförståelig grundläggande PPT om projektet skall tas skall tas fram som kan användas för att informera både internt för de ingående samverkansparterna inom deras respektive organisationer men även externt i andra sammanhang.

14 Projektplan 14(18) Projektets deltagare har en viktig roll som ambassadörer för projektet. Samtliga deltagare ansvarar för att informera om projektet i sin egen organisation. Möten kommer i stor utsträckning hållas som lync- eller telefonmöten. Arbetsmaterial kommer att spridas inom arbetsgruppen genom Dropbox som är ett sätt att dela dokument via molntjänster. Eftersom det inte är tillåtet inom Länsstyrelsen ladda ner program på länsstyrelsernas datorer används den webb-baserade versionen av Dropbox. 7.2 Intressentanalys (Målgrupper) Följande målgrupper har identifierats som PRIMÄRA A. Styrgruppen Behov: Information om projektets planering, vad som sker i projektet, framsteg och delresultat och slutrapport. B. Arbetsgruppen Behov: Information från projektledare om vad som förväntas av dem, löpande instruktioner och feedback. C. Referensgruppen Behov: Vad som händer i projektet och hur de på bästa sätt kan bidra till projektet, skapa delaktighet. D. Berörda nationella myndigheter: Naturvårdsverket, Jordbruksverket, Riksantikvarieämbetet, Lantmäteriet (Ingår i C) Behov: Skapa delaktighet, Information om samverkan och framtida möjligheter för projektet E. Berörda departement: Miljödepartementet, Kulturdepartementet, Landsbygdsdepartementet, Näringsdepartementet, Behov: Visa resultat som bidrar till förenkling och kvalitetsförbättringar inom de ansvarsområden som respektive departement ansvarar för. F. Länsstyrelserna, vissa grupper t.ex. berörda Länsrådsgrupp Behov: Visa samverkans- och effektiviseringsmöjligheter inom berörda länsrådsgruppers ansvarsområde. Visa hur målgruppens behov och önskemål kan tas tillvara. G. WWF (ingår i A) Behov: Visa framsteg, delresultat och slutrapport samt väcka intresse kring framtida utvecklingsmöjligheter (Fas 2 och 3) H. RUS (ingår i A) Behov: Visa framsteg, delresultat och slutrapport I. Förenkla på riktigt (Länsstyrelsen) Behov: Visa hur modellen kan förenkla för målgruppen och samtidigt bidra till att flera mål för Länsstyrelsernas verksamhet nås.

15 Projektplan 15(18) J. Media Behov: Väcka intresse och engagemang kring projektet och de möjligheter som projektet innebär. Följande målgrupper har identifierats som SEKUNDÄRA För samtliga dessa bedöms behovet vara att informera om att projektet pågår och de fördelar som det kan föra med sig i ett längre perspektiv. K. Andra relevanta pågående nationella projekt (identifieras efterhand) L. Organisationer som inte deltar i projektet M. Myndigheter som inte deltar i projektet N. Fastighetsägare, mäklare, intresseföreningar, organisationer (Kan bli primär i kommande faser) O. P4 (Kan bli primär i kommande faser) Vilken roll har intressenter? Deltagare A, B, C Mottagare D, E, F, G, H, I, J Finansiärer A + Naturvårdsverket + Jordbruksverket 7.3 Kommunikationsplan till projektets intressenter Kommunikationskanaler Lämpliga kanaler för att förmedla information om detta projektet bedöms vara: - Nyhetsbrev - Webben - Delta eller förmedla information till olika sammankomster/möten som har beröringspunkter med projektet (ambassadörer) - Pressmeddelanden - Pressträff - PM - Rapport - Reportage - Muntlig presentation

16 Projektplan 16(18) Se separat kommunikationsmatris 7.4 Dokumentationsplan Dokument: projektplan Ansvarig: projektledning Mottagare: styrgrupp, arbetsgrupp, referensgrupp Dokument: uppföljningsrapporter Ansvarig: projektledare Mottagare: styrgrupp, deltagande myndigheter, finansiärer Dokument: delrapport 31 oktober Ansvarig: projektledare Mottagare: WWF Dokument: slutrapport Ansvarig: projektledning Mottagare: WWF, RUS, miljö-, kultur-, landsbygds- och näringsdepartementet, Lantmäteriet, Naturvårdsverket, Jordbruksverket och Riksantikvarieämbetet. Dokument: PM Ansvarig: projektledning Mottagare. Miljö-, kultur-, landsbygds- och näringsdepartementet 7.5 Risker med kommunikationen Tidsbrist och brist på förmåga att anpassa kommunikationen efter målgruppens behov. Målgruppen utgörs av många olika intressenter och samma information måste därför målgruppsanpassas och ges vid många olika tillfällen och genom flera olika kanaler. För information i externa medier är konkurrens och informationsutrymmet en trång sektor. 7.6 Utvärdering av resultat av informationen Omfattningen av utvärdering är beroende av vilka resurser som finns i projektet. Utvärderingsfrågor i projektets slutskede till projektgruppsmedlemmar, styrgrupp, referensgrupp och andra intressenter kan visa resultat av informationen. De frågor som förslagsvis kan undersökas är om: Informationen har tagits emot på rätt sätt hos målgrupperna? Informationen varit tydlig, korrekt och relevant? Informationen har förståtts och varit tillräcklig? 8 Kvalitet 8.1 Kvalitetsstrategier I förstudien kommer erfarenhet inhämtas från Skogstyrelsens projekt Min skog och Grönt kuvert. Detta sker genom att personal som jobbat med dessa projekt även deltar i förstudien.

17 Projektplan 17(18) Genom referensgruppen kommer erfarenheter från andra liknande projekt att tas tillvara. Det finns projekt även hos myndigheter/organisationer utanför referensgruppen som behöver belysas och det är den del av arbetet i förstudien. Organisationen med styrgrupp, arbetsgrupp och referensgrupp med gemensamt mål borgar för att projektet löpande granskas så att det följer angivna ramar och håller en bra kvalitet. Styrgruppen granskar beslutsdokumenten vid varje beslutspunkt. 8.2 Granskningar och bedömningar Styrgruppen granskar projektplanen. Projektledaren presenterar planen för gruppen. Projektledare och arbetsgrupp med hjälp av referensgrupp granskar produkten. 8.3 Kvalitetssäkring av externa leverantörer LST-IT anlitas som konsult. De har stor efterenhet av att bistå med tekniskt kunnande vid förstudier av detta slag. 8.4 Projektrutiner PROJEKTiL kommer att användas till de delar som omfattar Etablering, Genomförande och Avveckling. 8.5 Säkerhet 9 Risker och möjligheter Risker: Att de (många) inblandade har olika bild av målet Att prestige mellan deltagande parter blir viktigare än resultat Att målgruppen och myndigheten pratar förbi varandra Att tidsplan och budget inte hålls Att målgruppen och referensgruppen inte har tid och eller lust att engagera sig Att projektmedarbetarna och referenspersoner inte är tillräckligt resurssäkrade för projektet Att projektmedarbetarna inte deltar aktivt i projektet Att modellen/lösningen inte är möjlig att förverkliga Att effektivitetsvinster uteblir Att det förekommer andra parallella konkurrerande projekt Åtgärder: Projektet och dess mål behöver förankras väl inom varje medverkande organisation. För att vara väl förberedda och offensivt möta behovet av kommunikation, har en tydlig kommunikationsplan som beskriver målgrupp, budskap och kanal, tagits fram. Cheferna behöver medvetandegöras om resursbehovet. En uppföljning av använda resurser samt tidsplan görs inför varje styrgruppsmöte och däremellan vid behov.

18 Projektplan 18(18) Den primära målgruppen, fastighetsägare ges möjlighet att komma med synpunkter under hela utvecklingsprocessen. Flexibilitet i arbetet. För att inte konkurrera med andra eventuella likande projekt är det viktigt att kartlägga och samverka med eventuella sådana förekommande projekt. Möjligheter: Bättre samverkan mellan myndigheter Gemensamt ansvarstagande Bättre relationer mellan myndigheter och målgrupp (fastighetsägare m.fl.) Att kunna dra nytta och få del av andras erfarenheter och redan utvecklade system Att det skapas nätverk som kan vara till nytta även i andra sammahang 10 Leverans och överlämningsprocedur (BP4 och ev. BP3:or) BP4 slutrapporten klar för mottagare och godkänd av styrgruppen 11 Projektavslut (BP5) Projektet är avslutat när: - Slutrapporten är lämnad till identifierade mottagare. 12 Referenser Besluts- och milstolpeplan. Aktivitetsplan. Kostnadsplan. Kommunikationsmatris.