Anders Karlin, enhetschef, UpphandlingsCenter Mariana Hasselström, biträdande enhetschef, UpphandlingsCenter Jan Lindeberg, utredare.

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (8) Plats Folkets Hus, sammanträdesrum plan 4, Ludvika Dag och tid Måndagen den 28 september 2015, kl ande Leif Pettersson (S), Ludvika kommun Mari Jonsson (S), Borlänge kommun Joakim Storck (C) Falu kommun Mats Nilsson (S), Säters kommun Ulf Hansson (S), Hedemora kommun Sofia Jarl (C), Gagnefs kommun, tjänstgörande ersättare Övriga Anders Karlin, enhetschef, UpphandlingsCenter Mariana Hasselström, biträdande enhetschef, UpphandlingsCenter Jan Lindeberg, utredare Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande ANSLAG/BEVIS Jan Lindeberg Leif Pettersson Sofia Jarl Protokollet från gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan den 28 september 2015, är justerat och tillkännagivet genom anslag. Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ner Protokollet förvaras på kanslienheten, stadshuset, Ludvika Underskrift Underskrift

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (8) 16 Ändring i föredragningslistan Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan godkänner ändringen. Följande ärende tillkommer: - Diskussion om Riktlinjer för direktupphandling (Upphandlingspolicy)

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (8) 17 GNU 2015/97 04 Budgetuppföljning augusti 2015 och verksamhetsberättelse (delår) 2015 Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan godkänner UpphandlingsCenters verksamhetsberättelse (delår) och uppföljning per augusti och prognos för UpphandlingsCenter har tagit fram verksamhetsberättelse och budgetuppföljning per augusti Den budgeterade omslutningen för 2015 uppgår till 12,3 miljoner kronor. Budgeten kommer att hållas. Dock kommer både intäkter och kostnader för nämnden att hamna högre (prognos augusti 12,8 miljoner kronor) i förhållande till budget beroende på ökade intäkter avseende t.ex. direktupphandling och annonseringstjänster samt ökade kostnader för konsultstöd som avropas från ramavtal. De ökade konsultkostnaderna kommer att täckas av minskade lönekostnader och de ökade intäkterna. Prognosen för årets slut är ett nollresultat. Ekonomichef, Ludvika kommun Kommunstyrelserna i samverkanskommunerna, inklusive tjänsteskrivelse med bilaga Akten

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (8) 18 GNU 2015/65 04 Budget 2016 Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan fastställer förslag till budget UpphandlingsCenter har tagit fram förslag till budget för år Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan beslutade 16 februari 2015 att överlämna förslag till budget 2016 till respektive kommun för samråd och tas därefter upp på nämndens möte den 28 september 2015 för fastställande. Information om budgetförslag 2016 har även lämnats på samrådsgrupp för UpphandlingsCenter. Budgetförslaget utgår från budget 2015 med en uppräkning motsvarande prognoser från Sveriges Kommuner och Landsting samt uppdatering av aktuella befolkningstal i fördelningsnyckel mellan samverkande kommuner. Budgetomslutningen har ökat med anledning av att verksamhetens resurser bättre ska dimensioneras mot omfattningen på verksamheten. Resursförstärkning för UhC om två medarbetare/upphandlare för att klara uppdrag och det stöd vid upphandlingar som samverkande kommuner och anslutna bolag och förbund efterfrågar och förväntar sig. Upphandlingsstöd till kommunerna avseende kommunansvarig upphandlare, utbildning och information, direktupphandlingar, annonseringstjänster och byggentreprenader bedöms komma att öka. Kommunstyrelserna i samverkanskommunerna för kännedom, inklusive tjänsteskrivelse med bilaga. Ekonomienheten, Ludvika kommun, inklusive tjänsteskrivelse med bilaga. Chef UpphandlingsCenter Akten

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (8) 19 GNU 2015/98 00 Informations- och överläggningsärende 1. Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan godkänner redovisningen av informations- och överläggningsärende. 2. Gemensamma nämnden beslutar att ett förslag till yttrande ska behandlas vid Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkans nästa sammanträde i november Redovisning och information rörande revisionsrapport och granskning av gemensam nämnd för upphandlingssamverkan, (GNU). Granskning av GNU (UpphandlingsCenter) I revisorernas planering för 2015 ingår att följa upp verksamheten inom det gemensamma upphandlingskontoret (Borlänge, Falun, Gagnef, Ludvika och Säter och även Hedemora från och med 1 januari 2015 som kallas UpphandlingsCenter (UhC) och som bildades den 1 januari På uppdrag av samverkande kommuners revisorer har KPMG gjort en granskning av GNU (UhC). Rapporten avrapporterades till revisorerna i samarbetskommunerna den 1 september Rapporten är faktagranskad av representanter för Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan, UpphandlingsCenter samt respektive samarbetskommun. Revisionen önskar att GNU lämnar ett yttrande över bifogad revisionsrapport senast den 13 december Chef UpphandlingsCenter

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (8) 20 GNU 2015/66 00 Rapport från UpphandlingsCenters Chef Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan godkänner redovisningen. Rapport från UpphandlingsCenters chef kring följande punkter: - Rapport om uppdrag att förtydliga hur stor andel av bolagen som utnyttjar ramavtalen samt hur bolag ska hanteras på sikt, med kostnadsalternativ. Bolag/förbund ansluter på ca 60 procent av UhC slutna ramavtal Nuläge för UpphandlingsCenter. Information om planerad översyn av UhC organisation. Högre produktionstakt (startade och avslutade upphandlingar) än st pågående upphandlingar kvartal Ett (1) ärende i förvaltningsrätten. - Aktuella upphandlingar. Diskussion om slutet avtal avseende samordnad distribution from den 1 juni 2015 och ökade kostnader, avtalskonstruktion samt kostnadsdrivande krav. Diskussion avseende ny samordnad upphandling där en dalakommun önskar ansluta, samt principer för detta enligt Samarbetsavtalet. - Pågående remiss av Upphandlingsplan 2016 som också kommer att behandlas på nästa sammanträde i november Socialt, ekonomiskt och ekologiskt hållbar tillväxt och upphandlingsdialog Dalarna Hur underlättar man för små företag? - Svenskt Näringsliv har presenterat resultat avseende enkät - Företagsklimat. Hur tänker vi nu? Diskussion om de samverkande kommunernas resultat samt resultat för Dalarna och Sverige. Kommunstyrelserna i samverkanskommunerna för kännedom Akten

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (8) 21 GNU 2015/67 00 Redovisning av delegationsbeslut Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan godkänner redovisningen av delegationsbesluten. UpphandlingsCenter har överlåtit sin beslutanderätt till chef för UpphandlingsCenter och upphandlingschef enligt en av nämnden för gemensam upphandling antagen delegationsordning. Dessa beslut ska redovisas till nämnden för gemensam upphandlingssamverkan. Redovisningen innebär inte att nämnden för gemensam upphandlingssamverkan får ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla lämnad delegering.

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (8) 22 Diskussion om riktlinjer för direktupphandling Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan beslutar att fortsatt dialog ska ske om en gemensam modell. Nämnden diskuterar behovet av en översyn av riktlinjer som reglerar bland annat direktupphandling. Man diskuterar också på vilket sätt som översynen ska göras. Översyn bör också göras av upphandlingspolicyn som är överordnat styrdokument. Enhetschef UpphandlingsCenter