Anders Karlin Upphandlingscenter Falun Borlänge regionen

Transkript

1 Anders Karlin Upphandlingscenter Falun Borlänge regionen

2 Upphandlingssamverkan mellan Falun, Borlänge, Ludvika, Gagnef, Säter och Hedemora kommuner Samarbete över kommungränserna Genomförda innovationsupphandlingar Torsdag den 27 september 2018

3 Spaning - Vilka är de viktigaste frågorna lokalt för sex dalakommuner?

4 Nöjda kunder är vår framtid Affärsvärden kommunernas köp 3-4 miljarder kronor totalt för sex samverkande kommuner 2-3 miljarder kronor inom UhC varu- och tjänsteområden

5 Vi är i en framtidsbransch Upphandlingsplan 2018 fördelat per kommun och bolag

6 Att våga vara modig i upphandlingar Artikel nr 1 Pia Sundell Artikel nr 2 Karolina Gistö

7 Almedalen 2018 Allt bredare engagemang kring offentliga inköp Snackisar i debatterna: Förenkla regelverket fokus på de stora upphandlingarna, inköpsanalys, ekonomistyrning och smarta besparingar. Eskilstunamodellen för kontinuerlig dialog med politiker och tjänstemän. Mandat och tillit till professionerna från politiken. Kompetensförsörjning.

8 Almedalen 2018 Det är viktigt med sociala krav

9 Gapet mellan välfärdens behov och resurser Sveriges kommuner och Landsting

10 Rätt rustad för upphandling - Dalarna, en del av världen

11 Rätt rustad för upphandling - Hur går det för oss?

12 Sex nya inriktningsmål 2018 Upphandling används som ett strategiskt verktyg att nå våra mål Vi sparar pengar åt våra kommuner Vi arbetar genomgående med hög kvalitet Hållbarhet är för oss en självklarhet och där ligger vi i framkant Vi är bäst på regional tillväxt, och Vi arbetar ständigt för nya och bättre lösningar för våra beställare

13 Verksamhetsberättelse (delår) Nr Aktivitet/ indikator 2018 Målvärde Rapporterat utfall kv. 2 3 Nytecknade slutna avtal (regional tillväxt) 5 Samordningsgrad för upphandlingar 7 Avtalsuppföljning med leverantörer 8 Möjliggöra för sociala företag att kunna delta i upphandlingar 9 Upphandling med social hållbarhet ska öka 10 Innovationsupphandling Projekt Smart Liv som avser digitalisering i offentlig sektor. Rapporterat utfall halvår ackumulerat > 65 % 37 % 55 % >80 % 60 % 56 % >150 st 24 st 63 st >10 st 1 st 4 st >30 % 36 % 31 % >3 st 0 st 0 st

14 Verksamhetsberättelse (delår) Övergripande målområde Rapporterat utfall Upphandling används som ett strategiskt verktyg att nå våra mål Vi sparar pengar åt våra kommuner Vi arbetar genomgående med hög kvalitet Hållbarhet är för oss en självklarhet och där ligger vi i framkant Vi är bäst på regional tillväxt, och Vi arbetar ständigt för nya och bättre lösningar för våra beställare

15 Exempel på genomförda innovationsupphandlingar Små innovationer som ger mervärden för våra beställare

16 Hur kan man förändra arbetssätt och digitalisera så att färre personer, för mindre kostnad kan möta fler och nya behov?

17 Körjournaler och Kostdatasystem Tycker inte att vi har gjort någon innovationsupphandling i dess renaste form. Pratar vi däremot om ny eller bättre lösning är det två som kan lyftas fram: Elektroniska körjournaler Anställda slipper föra egna journaler på papper Beredskap ifall Skatteverket gör en kontroll av körda kilometer Optimering av fordonsflottan genom bättre översikt av vilka bilar som används och vilka tider. Om en bil nyttjas korta sträckor kan en elbil sättas in där t.ex. Kostdatasystem Arbete över kommungränserna genom att kunna dela recept och kunskap, tidigare hade några kommuner egna system Minskning av matsvinn genom beräkningar Underlättande av beställningar till leverantörer Tycker dock att det är fel att ta åt oss äran på någon av dessa.

18 Sotning/brandskydd och konsulter Det finns inga upphandlingar som i sig lett till nya lösningar. Men som kreativa går det att hänvisa till utvärderingsmodeller som syftat till att få mer kvalitet för pengarna : Sotning och brandskydd 2018 Utvärdering av bara kvalitet, taxor redan fastställda. Tekniska Konsulter Projektering Falun 2018 Utmanande i sin rangordning vilket inte riktigt varit testat på så många håll ännu: Uppdrag som beräknas understiga 200 timmar kommer att tilldelas genom särskild fördelningsnyckel. Detta innebär att B väljer den K inom aktuellt avtalsområde som, enligt B:s bedömning, bäst kan tillgodose B:s behov för uppdraget utifrån nedanstående parametrar, i fallande ordning: 1) Unik kompetens för uppdraget. 2) Erfarenhet och utbildning. 3) Pris

19 Förmånscyklar, system för bilpool och Ungt entreprenörskap Kunde inte hitta nåt som du kunde använda. Men kanske skulle man nämna förmånscyklar till personalen för Borlänge kommun. Den upphandling som har genomförts som en tjänstekoncession. Samhällsnytta: ur ett miljöperspektiv. Innovativt att på detta sätt kunna erbjuda sina anställda möjlighet att köpa en elcykel. Hej igen, Skulle man kunna tänka sig Falu kommuns direktupphandling av system för bilpool och reseval? Införande av en lösning som gör det enkelt för användare att boka resor samt ge administratörer bra verktyg för administration av bilpoolsbilar och nyttjandet av dem. Det ska även vara möjligt att i en resevalsportal få förslag på alternativa transportmedel tex, cykel eller kollektivtrafik. Falun och Ludvika -Ungt entreprenörskap 2018; där elever under sommaren får möjlighet att under fyra veckor starta och driva entreprenörverksamhet.

20 Dalagemensam telefoni Dalagemensam telefoni Avser telefoni till alla dalarna 15 kommuner och nästan alla kommunala bolag Växellösning Anknytningar (över st) Upphandling utförd Implementering påbörjad februari 2018 Kostnad för hela lösningen ca 15 MSEK per år Ca personer direkt inblandade i projektet

21 Innovationer i stort och smått 1. Samarbetet Projektkostnaden. Ökat intresse på marknaden. Lägre priser pga storleken på affären Alla kommuner är i samma tekniska lösning. 2. Mervärdesmodell Mervärdesmodellen bestod av 15 st mervärden Framtidsvänlig modell i en teknikdriven bransch 3. Ramavtal eller inte? Garanterad volymer som vi kunde utlova på årsbasis för lösningen. Osäkra tjänster optioner, där vi inte förbinder några volymer alls. 4. Avtalsuppföljning Tydligt styrmedel gentemot leverantören Garanterar kontinuerlig leverans, vitesmodell bygger på att alla skakrav (och de börkrav som de själva har kryssat Ja på) ska vara uppfyllda hela avtalstiden

22 Dalagemensamt e-arkiv Kommuner i Dalarnas län ska erbjuda medborgare, näringsliv, forskning och förvaltning enkel tillgång till offentlig digital information. Dalarnas kommuner driver därför ett gemensamt upphandlingsprojekt om införande av ett länsgemensamt e-arkiv, målbilden är en gemensam lösning för digitalt bevarande. Genom kommunsamverkan kan resurser användas kostnadseffektivt och kommuner får ett funktionellt verktyg för att uppnå öppenhet, demokrati, rättssäkerhet, ökad effektivitet och utveckling. Genom samverkansavtal anskaffar Säters kommun detta e-arkiv som produkt för Dalarnas kommuner. Borlänge kommun kommer att vara driftsansvarig för e-arkivet. Den logiska strukturen i e-arkivet ska vara uppbyggd på ett sådant sätt att kommunernas arkivhandlingar är tydligt åtskilda då varje kommun är sin egen arkivmyndighet.

23 Utmaningar och intressanta utvecklingsfrågor

24 Upphandlande verksamhet Verksamhetens utmaning är känd Verksamhetens utmaning är formulerad Lösningen är känd Lösningen är formulerad Lösningen finns på marknaden Verksamheten har beställarkompetens (för den lösningen) Befintliga system ersätts eller kompletteras Befintliga system ska integreras/utvecklas parallellt Klarar införandet själv (stöd och/eller utbildning) Införandet kräver utveckling av verksamhetens arbetssätt Kräver utvecklingsprocess tillsammans med leverantör JA NEJ BEHÖVER HJÄLP X X X X X X X X X X X

25 Upphandlande verksamhet JA NEJ BEHÖVER HJÄLP Verksamhetens utmaning är känd X X X Verksamhetens utmaning är formulerad X X Lösningen är känd X X Lösningen är formulerad X X Lösningen finns på marknaden X X Verksamheten har beställarkompetens (för den lösningen) X X Befintliga system ersätts eller kompletteras X Befintliga system ska integreras/utvecklas parallellt X X Klarar införandet själv (stöd och/eller utbildning) X X Införandet kräver utveckling av verksamhetens arbetssätt X X Kräver utvecklingsprocess tillsammans med leverantör X

26 Upphandla alla steg/ett i taget? Hur skapa trygghet för en leverantör att dela med sig av sina idéer, kompetens och få betalt för sitt deltagande? Hur få till ett konstruktivt utvecklingsarbete mellan verksamheten och leverantören i varje steg? Hur säkerställa leverans, funktion/garanti kontra ekonomi?

27 Intressanta utvecklingsfrågor Viktiga politiska uppdrag Hur kan vi jobba smartare i varje upphandling? Innovationsupphandling

28 Tack för visat intresse