Funktionsbeskrivning SA60 Diarieföring av examensansökningar

Transkript

1 1 sbeskrivning SA60 Diarieföring av examensansökningar Reviderad funktion Annika Thunström/Torgny Fridlund Sven Hedqvist Lotten Hultgren Viklund Birgitta Lewén-Johansson Maria Vännman Lägger till ny versionhistorik. Ny hjälptext och skärmdump på SA60A15G Birgitta Lewén-Johansson Rättat beskrivning av systempreferenstext för meddelande till sökande, MEDDSOK Maria Vännman Lägger till information om projekt EXA T-4201 Gemensam examen på forskarnivå Lotten H Viklund Rättat preferens DIARIENR; och lagt till defaultvärden i preferenslistan LADOK Birgitta Lewén-Johansson Uppdaterat dokumentet främst pga ladok och ladok Maria Vännman Uppdaterat vissa hjälptexter(12g, 13G, 17G och 23G) Britt Berglund Ändrat funktionsbenämning enligt NOVFUNK 1. Beslut Följande beslut av områdesansvarig finns som påverkar denna funktion. Nr Ärende Anmärkning 2. Beskrivning av funktionen - Syftet en används för att diarieföra examensansökningar, ansökningar om transcript (engelsk översättning av examensbevis) mm. Man kan:

2 2 - Hantera ansökningar inkomna via webb - Läsa ansökningar - Registrera ansökningar - Automatgenerera meddelande via LPW till student - Förändra ansökningar - Bevaka slutbetyg på kurs - Ta bort ansökningar - Göra utskrifter på skrivare - Massinmatningar - Rensa inkomna ansökningar I startformuläret visas ev tidigare ansökningar. 3. Uppdelning av funktionen i delfunktioner en har inga delfunktioner. 4. Behörighetsanalys Om man är behörig till funktionen, kan man göra allt i den utom att rensa expedierade ansökningar eller använda nedlagda koder vilket kräver användarpreferens. 5. Preferensstyrning Via användarpreferenser kan man styra EN användares behörighet till vissa delar av funktionen. Via systempreferenser kommer SAMTLIGA användare på högskolan som berörs av detta ha samma värde. (A) Användarpreferens, (S) Systempreferens. Vad vill man styra Parametervärde Resultat Visning och ändring av diarienummer (S) DIARIENR =J Man kan själv skriva, ändra och ta bort diarienummer för en ansökan. Rensning av expedierade examensansökning ar (A) Använda nedlagda koder för examen examensinriktninga DIARIENR =JA DIARIENR =N/bl(defaultvärde) RENSA=J RENSA=N/bl(defaultvärde) NEDLAGD=J Diarienummer genereras automatiskt. Ingen ändring av diarienummer kan ske. Ingen automatisk generering av Diarienr samt att Diarienr inte visas. Menyalternativet Rensa blir tillgängligt. Ej behörig att rensa. Användaren har möjlighet att använda nedlagda koder Ej behörig att använda

3 3 r, huvudområde och huvudämne (A) Sorteringsordning (A) Kan kombineras med användarpreferens EJINLAGD NEDLAGD=N/bl(defaultvärde) PERSON=J nedlagda koder Listan sorteras på personnummer eller namn beroende på vad användaren har valt i sorteringsordning för personlistor (UTSKA01G) Listan sorteras ankomstdatum, ankomsttid och personnr Sorteringsordning (A) Kan kombineras med användarpreferens PERSON Sorteringsordning på visning av kurser angivna via LPW-ansökan. (S) Publicering i tidning eller ej. (S) Meddelande till sökande (S, txt) PERSON=N/bl(defaultvärde) EJINLAGD=J EJINLAGD=N/bl(defaultvärde) SORTERA_KURSER_I_DATUMORDNING=J SORTERA_KURSER_I_DATUMORDNING= N/bl (defaultvärde) TIDNING=J TIDNING=N/bl(defaultvärde) MEDDSOK=följt av den text man vill ha fördefinierad Om EJINLAGD och PERSON kombineras ska data först sorteras enligt EJINLAGD och därefter PERSON. Ej inlagda ansökningar visas först och därefter inlagda ansökningar. Om EJINLAGD och PERSON kombineras ska data först sorteras enligt EJINLAGD och därefter PERSON. Listan sorteras enligt PERSON Sortering av kurser görs enligt hsk, datum, kurs. Sortering av kurser görs enligt hsk, kurs, datum. Utfärdad examen publiceras i tidning. Utfärdad examen publiceras inte i tidning. Fördefinierad standardtext i Meddelande till sökande läggs in via funktionsmenyn för SY01 Systempreferenser, texter. Ange SA60 som funktion. I textfältet måste man först skriva MEDDSOK= följt av den text som man vill skall visas. T ex: MEDDSOK=Handläggningstid en är för närvarande cirka tre veckor. Om systemtext finns inlagd och användaren i SA60 - Personliga inställningar (via menyn ) aktiverat

4 4 kryssrutan Definierad standardtext i fältet Meddelande till sökande, så kommer texten att visas i alla fält för meddelande till sökande som finns i funktionen SA60, med möjlighet att vid behov förändra texten i fältet. 6. Utskrifter Utskrift av sökvillkor och detaljer om ansökningar kan ske via skrivare.

5 5 7. Formulär 7.1 Startformulär (SA60A10G) Denna bild visar två examensärenden där den övre posten har en examenskod som är för en gemensam examen, vilket visas genom en ledtext samt en markerad kryssruta under examenskoden (som information). Den nedre posten som är i fokus, markerad med en s.k. lysmask, är skapad via LPW-ansökan. Därmed är alla knappar, även Visa detaljer, tillgängliga. Att kunna se/skriva ut Detaljlistan är alltså endast möjligt om ärendet grundar sig på en LPW-ansökan Hjälptext SA60 Diarieföring av examensansökningar Senast uppdaterad: Allmänt om SA60 en används för att diarieföra inkomna examensansökningar på grund- och forskarutbildningen och skapa examensärenden. I SA60 framgår även om ärendet gäller ansökan om gemensam examen. en syftar också till att registrera ansökan om transcript (översättning av examensbevis). Det är möjligt att rensa bort expedierade examensärenden. Startformulär Används för att visa vilka examensärenden en viss person har. Skapa ärende/ny ansökan... Används för att lägga in examensärenden, en och en, för respektive person.

6 6 Öppna Används för att visa, ändra och ta bort examensärenden, en och en, för respektive person. Ansökningar LPW Används för att behandla ansökningar som kommer in via Ladok på webb. Visa detaljer Om examensärendet är skapat via LPW-ansökan kan denna knapp användas för att se, och skriva ut, detaljerna i ärendet. Massinmatning Används för att lägga in ett stort antal ansökningar åt gången genom personnummerinmatning eller utnyttjande av utsökningspaketet. OBS! Denna del kan användas endast för grundexamina. Rensa Används för att rensa bort alla expedierade examensärenden inom ett visst tidsintervall och för vissa examenskoder. OBS! För att kunna göra detta krävs särskild behörighet! Personliga inställningar I detta formulär görs personliga inställningar för SA60. Här kan du påverka huruvida SA60 automatiskt skall lägga in information i en ansökans anteckningsfält då bevakning av slutbetyg görs. Det är även möjligt att aktivera en fördefinierad standardtext i fältet "meddelande till sökande". Du kan även välja om "Visa underlag", "Visa påbörjade programstudier" och/eller "Visa studentens bortvalda kurser" ska visas i detaljutskriften. Utdata examensärenden Används för att öppna funktionen UT62 - Utdata examensärenden där du kan ta ut utdata och statistik över inkomna examensansökningar för grund- och forskarutbildningen. Detta formulär (Startformulär SA60A10G) Här kan du, genom att ange ett personnummer, se vilka examensärenden en viss person har inlagda. Om du är osäker på personens personnummer kan du använda sökknappen för att söka på hela eller del av personnummer eller namn. Finns personen kan du alltid lägga in ett nytt examensärende genom att aktivera knappen Skapa ärende. Finns personen i registret visas alla inlagda (om det finns några) examensärenden översiktligt i detta formulär. Ryms inte alla examensärenden på bilden kan du tabba dig till de olika examensärendena eller använda rullisten. För att markera ett examensärende räcker det med att du klickar i något av fälten som hör till detta examensärende. Om du markerat ett ärende som skapats via LPW-ansökan kommer knappen Visa detaljer att kunna aktiveras. I formuläret som öppnas kan du se, och skriva ut, detaljerna i ärendet. Du kan titta på och ändra/uppdatera ett examensärende genom att aktivera "Öppna " knappen eller dubbelklicka på "lysmasken". Då kommer du vidare till uppdateringsformuläret (SA60A11G). Du kan genom att aktivera "Skriv ut" - knappen, skriva ut alla inlagda examensärenden på skrivare Kommandon, knappar och menypåverkan Meny Knapp Kortkommando Beskrivning Ansökningar LPW Ansökningar LPW Startar formulär SA60A20G för hantering av ansökningar via webb Startar formulär SA60A12G för

7 7 Massinmatning Utdata examensansökning Rensa Personliga inställningar Visa detaljer Öppna Skapa ärende Arkiv Skriv ut massinmatning Startar formulär UT62A00G för utdata och statistik Startar formulär SA60A13G för rensning av ansökningar Startar formulär SA60A15G för utformning av examensärende Visa Startar formulär SA60A26P detaljer Öppna Startar formulär SA60A11G med data från vald ansökan Skapa Startar formulär SA60A11G utan ärende data Skriv ut Ctrl-P Startar utskrift av data i formuläret på skrivare

8 8 7.2 Inläggning av examensärende (SA60A11G) Hjälptext FUNKTIONEN SA60: Uppdateringsformulär Senast uppdaterad: I detta formulär kan du lägga in, ändra och ta bort ett examensärende. Du kan inte ändra personnummer och namn här. De följer med från föregående formulär. Examenskod, examensinriktning och/eller huvudområde/-ämne måste alltid anges och är obligatorisk för grundexamen. Du fyller i examenskoden och finns den visas benämningen. Handlar det om visning av ärende skapat via SA60A21G (Inläggning av examensansökan från LPW) och sökande student ej är svensktalande visas även benämningar på engelska. Känner du inte till koderna för examen, inriktning eller huvudområde/-ämne kan du söka efter koden genom att använda sökknappen (fyll i sökmönster eller lämna blankt). Vid inläggning av examensärende för forskarexamen är examenskod obligatorisk, men inte forskarämne. Ta dock för vana att ange forskarämne eftersom det annars finns en viss risk för att utskriften av datafil för examensbevis i RS96 inte blir fullständig. Eventuell sökning går till på samma sätt som beskrivits ovan.

9 9 Om exmanskoden är kopplad till utfärdande av gemensam examen kommer det att visas genom en ikryssad ruta. Handläggarkod kan du låta bli att ange om det är du som är handläggare då den registreras automatiskt. Ska någon annan handlägga ärendet kan det vara bra att skriva in den personens användarkod. Känner du inte till den kan du söka efter användarkoden genom att använda sökknappen för handläggare. Namnet på handläggaren visas då. Om angiven handläggarkod inte är samma som i LadokNouveu inloggad användare ges informationsmeddelande och en liten färgmarkering dyker upp vid handläggarkodsfältet. Ankomstdatum måste alltid anges. Är det frågan om bara ett transcript ska Ansökan ankomst lämnas blankt och fältet Transcript ankomst fyllas i, annars blir det noterat att det är frågan om en examensansökan. Observera att en ansökan kan omfatta både examensbevis och transcript. Gäller ansökan för dagens datum kan du använda '='-tecken eller funktionstangenten F6 för att få dagens datum (vilket gäller för alla datumfält). Om Diarienummer används kan du skriva in detta själv eller få det automatiskt genererat, beroende på vilket beslut som har tagits hos ert lärosäte. Expedieringsdatum ska anges när examensärendet expedierats. Innebär expedieringen att studenten inte får sitt examensbevis/transcript av någon anledning, ska du bocka för "annan åtgärd". Under anteckningar skriver du in det som är av värde för dig och andra examenshandläggare för att veta var i processen ett ärende ligger. Maximalt 300 tecken är tillåtet i detta fält. I kryssrutan "Publicera i tidning" kan du ange huruvida studenten valt att få sin examen publicerad i tidningen. Avser ansökan transcript fyller du i den nedre delen av formuläret. Transcript ankomst fyller du endast i om ansökan innefattar ett transcript. Expedieringsdatum ska anges när ärendet expedierats. Anteckningar fylls i på samma sätt som för examensanärende. Maximalt 75 tecken är tillåtna. Inläggning av nytt examensärende sker genom att aktivera Uppdatera-knappen så fort den blir tillgänglig. Du kan därefter direkt börja på inläggning av nytt examensärende för samma person. Efter uppdatering förses det skapade examensärendet med en examensidentifikation som är en unik identifikator examensärendet och eventuellt skapad examen (i dagsläget finns enbart examensidentifikation på själva ärendet). Ändring av examensärende Alla fält kan ändras. Om du ändrar examenskoden, så betyder det att du tar bort redan inlagt ärende och ersätter med nytt. Ikryssad ruta Gemensam examen kommer att borttas vid ändring, om den inte ersätts av en liknande examenskod. Bevaka slutbetyg Via knappen "Bevaka slutbetyg..." kan man nå den funktionalitet som även används av RS41 - Examen för att lägga in bevakning av slutbetyg på en viss persons kurser. Om rutan "Information om bevakade kurser i fältet Anteckningar" är ikryssad i Personliga inställningar (som nås via funktionsmenyn) kommer information om lagd bevakning att automatiskt läggs in i fältet Anteckningar vid återgång till detta formulär. Skriv ut Du kan bara skriva ut det du har lagrat i databasen, så innan du har aktiverat Uppdatera-knappen första gången finns det inget att skriva ut. Ta bort Du måste ange minst examenskod för att kunna söka det examensärende du vill ha. Om det finns flera ärenden med samma examenskod måste du ange rätt ankomstdatum för att få tag på rätt ärende. Borttagning sker genom att aktivera Ta bort-knappen.

10 10 Information om program- och programinriktningsantagningar Information om progarm- och programanriktningsantagningar ges via den informationsknapp som återfinns till höger om aktuell persons namn. Via i menyraden kan du förutom ovanstående även nå: Massinmatning Används för att lägga in ett stort antal examensärenden åt gången genom personnummerinmatning eller utnyttjande av utsökningspaketet. OBS! Denna del kan användas endast för grundexamina. Utdata examensansökningar Används för att öppna funktionen UT62 - Utdata examensansökningar där du kan ta ut utdata och statistik över inkomna examensansökningar för grund- och forskarutbildningen Kommandon, knappar och menypåverkan Meny Knapp Kort-kommando Beskrivning Massinmatning Startar formulär SA60A12G för massinmatning Utdata examensansökningar Startar formulär UT62A00G för statistik Rensa Startar formulär SA60A13G för rensning av ansökningar Personliga inställningar Startar formulär SA60A15G för utformning av examensärende Bevaka slutbetyg Bevaka slutbetyg Här kan du lägga upp bevakning på kurs/kurser som ännu ej erhållit slutbetyg. Måste aktiverats i personliga inställningar, för att synas i anteckningsfältet. Ta bort Ta bort Ctrl-T Tar bort aktuell ansökan ur databasen Uppdatera Uppdatera Ctrl-U Uppdaterar aktuell ansökan i databasen Arkiv Skriv ut Skriv ut Ctrl-P Startar utskrift av data i formuläret på skrivare

11 Massinmatning (SA60A12G) Hjälptext SA60: Massinmatning Senast uppdaterad: I detta formulär kan du lägga in examensansökan för flera personer på en gång. Förutsättningarna är att det gäller en och samma examen, handläggare och ankomstdatum för samtliga personer. OBS! Massinmatning kan endast ske för grundexamina. Examenskod måste anges. Känner du inte till koden kan du söka efter den genom att använda sökknappen (fyll i sökmönster eller lämna blankt). Huvudområde/huvudämne kan anges eller lämnas blank. Känner du inte till koden kan du söka efter den genom att använda sökknappen (fyll i sökmönster eller lämna blankt). Fältet för huvudområde/huvudämne är dynamiskt. Som default står det Huvudområde. Visas/anges en examenskod enligt 1993 års studieordning ändras ledtexten till Huvudämne. Inriktning kan anges eller lämnas blank. Känner du inte till koden kan du söka efter den genom att använda sökknappen (fyll i sökmönster eller lämna blankt). Handläggare kan du låta bli att ange. Du blir då själv handläggare. Ska någon annan handlägga ärendet kan det vara bra att skriva in den personens användarkod.

12 12 Ankomstdatum måste alltid anges. Du kan använda '='-tecken eller funktionstangenten F6 för att få dagens datum. Du kan även skriva in annat ankomstdatum. Personnummer kan du mata in ett och ett eller också kan du söka ut en grupp på en gång. För att söka ut en grupp väljer du att trycka F9 eller gå via Menyn Special och där välja alternativet Utsökning. OBS: man måste först ha fyllt i uppgifterna i formuläret. Om diarienummer används kan du skriva in det eller få det automatgenererat. Automatgenererade diarienummer kan inte ändras. Du kan lägga till ytterligare en person genom att aktivera Ny-knappen. Du får då ytterligare en tom rad att skriva i. Du kan ta bort en person från listan, genom att markera aktuell rad och aktivera Stryk-knappen. Meddelande till sökande i fältet kan man meddela student via LPW, antingen med en fördefinierad standardtext om användaren valt detta i personliga inställningar(texten kan även ändras) eller så kan egen text skrivas in. När du vill spara de nya ansökningarna aktiverar du knappen Uppdatera. Om en person redan har en ansökan inlagd på samma examenskod får du en fråga om du vill ersätta den ansökan med den nya. Observera att eventuella underlagslistor också tas bort om du väljer att ersätta aktuell ansökan Kommandon, knappar och menypåverkan Meny Knapp Kort-kommando Beskrivning Utdata examensansökningar Startar formulär UT62A00G för statistik Rensa Startar formulär SA60A13G för rensning av ansökningar Personliga Startar formulär SA60A15G för utformning av examensärende inställningar Ny Ny Ctrl-INS Öppnar en ny rad för inmatning av personnummer och ev diarienummer Stryk Stryk Ctrl-DEL Tar bort aktuell rad Uppdatera Uppdatera Ctrl-U Uppdaterar aktuell ansökan i databasen Special Utsökning F9 Startar utsökningspaketet

13 Rensning av examensansökningar(sa60a13g) Hjälptext SA60: Rensning av examensansökningar Senast uppdaterad: Här kan du rensa bort ansökningar som är expedierade under ett visst tidsintervall. Examenskod eller sökmönster och datumintervall måste anges. Innan du kan ta bort ansökningar måste du aktivera Sök-knappen. Du får då veta hur många ansökningar du kommer att ta bort. Antal sökta visas under sökresultat och Ta bort knappen dimmas upp. Borttagning av ansökningar gör du genom att aktivera Ta bort-knappen Kommandon, knappar och menypåverkan Meny Knapp Kort-kommando Beskrivning Massinmatning Startar formulär SA60A12G för massinmatning Utdata examensansökningar Startar formulär UT62A00G för statistik Personliga Startar formulär SA60A15G för utformning av examensärende inställningar Sök Sök Ctrl+F Startar utsökningen Ta bort Ta bort Ctrl+T Tar bort poster

14 14

15 Personliga inställningar (SA60A15G) Hjälptext SA60 - Personliga inställningar Senast uppdaterad: I detta formulär görs personliga inställningar för SA60. Här kan du påverka huruvida SA60 automatiskt skall lägga in information i en ansökans anteckningsfält då bevakning av slutbetyg görs. Det är även möjligt att aktivera en fördefinierad standardtext i fältet "meddelande till sökande". Markeras kryssrutan "Visa underlag" kommer ansökans underlag att visas i utskriften under en egen rubrik. Markeras kryssrutan "Visa påbörjade programstudier" kommer studentens påbörjade programstudier att visas i utskriften under en egen rubrik. Markeras kryssrutan "Visa studentens bortvalda kurser" kommer studentens bortvalda kurser från LPW att visas i utskriften under en egen rubrik. För att bekräfta ditt val, tryck på knappen "Uppdatera".

16 Bevakning av slutbetyg (SA60A17G) Hjälptext SA60: Bevakning av slutbetyg Senast uppdaterad: Här kan du lägga upp bevakning på kurs/kurser som ännu ej erhållit slutbetyg. Personnummer skickas från kallande formulär och får inte ändras. Oavslutade kurser visas i den övre rutan. Kurser som redan bevakas visas i den nedre rutan. För att lägga till kurser som ska bevakas dubbelklickar du på ett alternativ i den övre rutan som då flyttas till den nedre rutan. För att ta bort en kurs dubbelklickar du på ett alternativ i den nedre rutan som då flyttas till den övre rutan. Det går även att flytta poster med numeriskt enter. Du kan även välja flera koder på en gång i rutan genom att antingen hålla Ctrl-tangenten nedtryckt eller Shift-tangenten och sedan trycka på piltangenterna, upp eller ner. Flera poster kan även markeras genom markering med enbart nedtryckt vänster musknapp. Överförning mellan rutorna sker sedan med enter på det numeriska tangentbordet. Du kan bara ta bort beställningar som du själv lagt in. För att spara ändringar i databasen måste du aktivera Uppdatera-knappen. Notifiering när personerna sedan har fått slutbetyg på kursen får du på din skrivare eller via mail eller något annat sätt. (Hör med den som är systemansvarig om hur detta fungerar på din högskola.)

17 Inkomna examensansökningar via webb(sa60a20g) Hjälptext SA60 - Inkomna examensansökningar Senast uppdaterad: Utsökning I detta formulär kan du söka ut data för inkomna examensansökningar inlagda via Ladok på webb. Ange datumintervall och huruvida du vill utesluta redan behandlade ansökningar. Möjlighet finns att före utsökningen av ansökningar begränsa vilken/vilka examina och/eller examensinriktning-/ar som är av intresse att söka ut examensansökningar för (se Begränsning nedan). Starta sökningen genom att aktivera Sök-knappen. Om det finns ett sökresultat visas detta i form av en lista och knapparna för Ta bort, Skapa ärende/visa ärende, Massinläggning och Skriv ut blir tillgängliga. Antalet träffar visas under rubriken Sökresultat.

18 18 Begränsning För att du som användare själv ska kunna bestämma vilka ansökningar som ska visas, och därmed slippa få med ALLA inom datumintervallet, kan du innan sök-knappen aktiveras begränsa utsökningen. Kom ihåg att alla värden som anges som begränsning kan medföra minskad chans till att hitta ansökningar. Begränsning kan göras på Examenskod (inom grund- eller forskarnivå), Examensinriktning och Lokal serie och klass för respektive kod (gäller ej forskarexamen) samt på Forskarämne. Även sökmönster kan anges i fälten för examens- och/eller inriktningskod samt forskarämne. För begränsning på serie- och/eller klasskod för examen eller examensinriktning måste dock fullständig kod anges innan Sök aktiveras. De examens- och/eller inriktningskoder som hittas vid den inledande sökningen mot serie/klass, används därefter vid den egentliga utsökningen av inkomna examensansökningar. Om du aktiverar Ta bort-knappen tas ansökan bort ur databasen. OBS! Enbart sådana ansökningar som har en dubblettansökan (gäller både själva ansökan och i den eventuellt ingående kurser) kan tas bort. Endast ankomstdatum och ankomsttid (tid visas ej i formuläret men finns sparat i databasen) får skilja sig åt mellan ansökningarna för att de ändå ska räknas som dubbletter. Om ärende skapats utifrån en lpw-ansökan kan det endast tas bort genom att ärendet öppnas från startformuläret för SA60, och Ta bort där aktiveras. Om du aktiverar Skapa ärende -knappen öppnas ett nytt formulär där du kan lägga in uppgifter för att skapa ett examensärende utifrån aktuell examensansökan. Om examensärende redan är skapat kallas knappen Visa ärende istället. Om du aktiverar knappen Massinläggning... skapas examensärende för varje ansökan som du sökt fram i formuläret automatiskt. Före inläggning sker får du upp ett nytt formulär där du anger vilken handläggarkod som ärendena ska få, samt eventuellt meddelande till sökande. Efter inläggning visas ett formulär med resultatet av inläggningen. Där återfinns också en knapp som medger utskrift av alla examensärenden som skapats. Om du aktiverar Skriv ut-knappen skrivs hela listan ut på skrivare. Observera att du har möjlighet att styra sorteringen av listan genom användarpreferenser. Ändrar man inte sorteringsordningen genom användarpreferenser så visas listan som standard i ordningen ankomstdatum, ankomsttid och personnummer Kommandon, knappar och menypåverkan Meny Knapp Kortkommando Beskrivning Personliga Startar formulär SA60A15G för utformning av examensärende inställningar Sök Sök Ctrl-F Startar sökning enligt angivna villkor Ta bort Ta bort Ctrl+T Tar bort ansökan om den är en dubblett till annan ansökan. Skapa ärende / Visa ärende Skapa ärende /Visa ärende Startar formulär SA60A21G för inläggning av examensärende/ Visning av redan skapat ärende Arkiv Skriv ut Skriv ut Ctrl-P Startar utskrift av data i formuläret på skrivare Massinläggning Massinläggning.. Startar flöde för att utifrån framsökta poster lägga in ansökningar som ärenden genom massinläggning.

19 Skapa examensärende(sa60a21g) Hjälptext SA60 - Skapa examensärende Senast uppdaterad: I detta formulär kan du koppla studentens ansökan via LPW till diarieföringssystemet SA60 och så skapa ett examensärende. Du skall även kunna koppla studentens angivna underlagslista med kurser för användning i RS41 (detta gäller endast för grundexamen). Underlagslistan består av kurser som studenten själv har angivit skall ingå i dennes examen. Om studenten har angivit Examen, Inriktning, Huvudämne/Huvudområde, Forskarämne eller markerat Ej i tidning i sin ansökan så visas dessa data som defaultvärden. Dessa data, förutom Ej i tidning, kan du ändra om så behövs. Examenskod är obligatoriskt och måste alltid anges. Har examenskod inritning- och/eller ämneskrav måste även dessa anges. För forskarexamensansökan som syftar till gemensam examen kommer denna att visas genom ikryssad ruta Gemensam examen. Om studenten har angivit specifika kurser i sin ansökan skapas en underlagslista. OBS! Detta gäller endast för grundexamen. För forskarexamen kan man aldrig skapa någon underlagslista. Om diarienummer används, kan du skriva in det här eller få det automatiskt genererat, beroende på vilka regler som gäller för din högskola.

20 20 Handläggarkod kan du låta bli att ange om det är du som är handläggare då den registreras automatiskt. Ska någon annan handlägga ärendet kan det vara bra att skriva in den personens användarkod. Känner du inte till den kan du söka efter användarkoden genom att använda sökknappen för handläggare. Namnet på handläggaren visas då. Om angiven handläggarkod inte är samma som i LadokNouveu inloggad användare ges informationsmeddelande och en liten färgmarkering dyker upp vid handläggarkodsfältet. För att skapa ett examensärende och ev underlagslista aktiverar du Uppdatera-knappen. Finns redan ett ärende kan du här också ändra det. Efter uppdatering förses underlaget och det skapade examensärendet med en examensidentifikation som är en unik identifikator för underlaget, examensärendet och eventuellt skapad examen (i dagsläget kopplas enbart underlag och examensärende ihop medelst examensidentifikation). Efter uppdatering skrivs automatiskt en utskrift likadan som genom knappen "Visa detaljer..." ut. Detta om du bockat för alternativet "Skriv ut detaljlista" i funktionsmenyn Kommandon, knappar och menypåverkan Meny Knapp Kort-kommando Beskrivning Personliga inställningar Startar formulär SA60A15G för utformning av examensärende Visa detaljer Visa detaljer Visar detaljer om examensansökan Uppdatera Uppdatera Ctrl-U Uppdaterar angivna i databasen Skriv ut detaljlista Om du bockat i Skriv ut detaljlista så kommer det efter uppdatering automatiskt en utskrift likadan som genom knappen "Visa detaljer..."

21 Ange användarkod(sa60a22g) Hjälptext SA60 - Ange användarkod Senast uppdaterad: Formuläret används för att ange vilken användarkod som ska associeras med de examensärenden som skapas genom Massinläggning. Användarkod kan du låta bli att ange, eller ska någon annan handlägga ärendet kan det vara bra att skriva in den personens användarkod. Känner du inte till den kan du söka efter användarkoden genom att använda sökknappen för handläggare. Namnet på handläggaren visas då. Om angiven handläggarkod inte finns i LadokNouveu som användare ges informationsmeddelande och det är inte möjligt att uppdatera. Meddelande till sökande; i fältet kan man meddela student via LPW, antingen med en fördefinierad standardtext om användaren valt detta i personliga inställningar(texten kan även ändras) eller så kan egen text skrivas in Kommandon, knappar och menypåverkan Meny Knapp Kort-kommando Beskrivning Personliga inställningar Startar formulär SA60A15G för utformning av examensärende OK OK Bekräftar valet av användarkod och påbörjar själva massinläggningen.

22 Resultat av massinläggning (SA60A23G) Hjälptext SA60 - Resultat av massinläggning Senast uppdaterad: Detta formulär visar resultatet av gjord massinläggning. För varje ärende visas en indikation i kolumnen "Ärende skapat" huruvida allt gått bra. Om något inte fungerat visas information i kolumnen "Eventuell information". För att skriva ut de skapade examensärendena används knappen "Skriv ut ärenden" Kommandon, knappar och menypåverkan Meny Knapp Kort-kommando Beskrivning Personliga inställningar Skriv ut ärenden Skriv ut ärenden Startar formulär SA60A15G för utformning av examensärende Skriver ut de ärenden som presenteras med en likadan utskrift som hittas via Visa detaljer -knappen i SA60A21G.