Vägen till Certifiering

Transkript

1 RAPPORT Vägen till Certifiering Tryggt och Säkert Särskilt boende Nacka Seniorcenter Sofiero Frida Gustavsson

2 Sammanfattning Hösten 2010 påbörjade Nacka Seniorcenter Sofiero, ett kommunalt äldreboende i Nacka, arbetet med Safe Elderly indikatorerna med syftet att öka tryggheten och säkerheten för de äldre. Arbetet började som ett projekt men har under tiden övergått till ett varaktigt förbättringsarbete och en del av verksamheten. I oktober 2012 blev Nacka Seniorcenter Sofiero certifierat som ett Tryggt och Säkert Särskilt boende enligt WHO, Safe Elderly. Den här rapporten beskriver hur arbetet tog sin början, vägen till certifieringen och vad som väntar i framtiden. Nacka kommun Frida Gustavsson 2

3 Innehållsförteckning 1 Bakgrund Certifiering på särskilda boenden för äldre Nacka Seniorcenter Sofiero Genomförande Fas Fas De åtta Safe Elderly indikatorerna - på Seniorcenter Sofiero Indikator 1: Organisation Indikator 2: Policy och Mål Indikator 3: Förebyggande och främjande åtgärder Trygg och säkerhetsrond Genus Aktiviteter Indikator 4: Särskilda behov Indikator 5: Evidens och beprövad erfarenhet Indikator 6: Dokumentation Indikator 7: Uppföljning och utvärdering Indikator 8: Erfarenhetsutbyte Sammanfattning - de viktigaste åtgärderna och största skillnaderna Erfarenheter och reflektioner Kommande utmaningar och förbättringsområden

4 1 Bakgrund Äldre person, 65 år och äldre, är överrepresenterade i nästan alla typer av skador. Trots att äldre personer enbart utgör 17 % av befolkningen står de för två tredjedelar av alla dödsolyckor i Sverige och för hälften av alla som behöver sjukhusvård till följd av olycksfall 1. Äldre personer som bor på särskilt boende är än mer utsatta, exempelvis faller personer som bor i särskilt boende minst tre gånger så ofta och har tio gånger så hög risk att drabbas av en höftfraktur som personer som bor i ordinärt boende 2. Ett av Nacka kommuns åtta övergripande politiska mål är att vara en trygg och säker kommun. År 2000 blev Nacka kommun certifierad som en trygg och säker kommun (Safe Community) enligt WHO och återcertifierades Ett prioriterat område för kommunen idag är att arbeta för äldres ökade trygghet och säkerhet. 1.1 Certifiering på särskilda boenden för äldre År 2008 påbörjade Nacka kommun i samarbete med Kunskapscentrum för Äldres säkerhet i Karlstad (idag Centrum för Personsäkerhet) arbetet med att implementera Safe Elderly indikatorerna från WHO Collaborating Centre on Community Safety Promotion i ett av Nackas 13 särskilda boenden för äldre, Nacka Seniorcenter Ektorp. I december 2010 blev Nacka Seniorcenter Ektorp först i Sverige, och troligtvis i världen, att bli certifierat som ett Tryggt och Säkert Särskilt boende. Syftet med certifieringen är att öka tryggheten och säkerheten för äldre genom att minska antalet skador och att lära av inträffade olycksfall så att dessa kan undvikas i framtiden. För att bli certifierad krävs att verksamheten arbetar trygghetsskapande och skadeförebyggande på ett systematiskt sätt och utifrån de åtta Safe Elderly indikatorerna. I Nacka kommun finns det 13 särskilda boende för äldre, varav fem drivs i kommunal regi och åtta i privat. Under våren 2010 blev samtliga särskilda boenden i Nacka kommun erbjudna att arbeta med Safe Elderly indikatorerna med stöd från kommunen. Idag är tre särskilda boenden i Nacka kommun certifierade som Trygga och Säkra Särskilda boenden: Nacka Seniorcenter Ektorp (dec. 2010), Nacka Seniorcenter Sofiero (okt. 2012) och Danvikshem (dec. 2012). Nio andra särskilda boenden arbetar med Safe Elderly med målet att bli certifierade. 1 Schylander, R. & Rosenberg, T. (2009). Skador bland äldre i Sverige. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap [MSB] & Kunskapscentrum för äldres säkerhet. Tillgänglig: [ ] 2 Hjalmarsson, H. & Andersson, R. (2009). Att förklara kommunala skillnader i fallskador bland äldre: en kunskapssammanställning. Sveriges Kommuner och Landsting [SKL]. Tillgänglig: [ ] 4

5 1.2 Nacka Seniorcenter Sofiero Nacka Seniorcenter Sofiero, i fortsättningen refererad till som SC Sofiero, är ett äldreboende med 40 platser varav 9 på demensboende. I februari 2013 bodde 29 (73 %) kvinnliga kunder och 11 (28 %) manliga kunder på SC Sofiero. Deras ålder varierade från år och medianåldern var 86,5 år. SC Sofiero har ca 55 anställda. Här arbetar undersköterskor, vårdbiträden, sjuksköterska, kock, ekonomibiträden, vaktmästare, administratör, bemannare, sjukgymnast, arbetsterapeut och verksamhetschef. Vi driver även eget kök samt två dagverksamheter varav en med social inriktning och en med demensinriktning. 2 Genomförande I juni 2010 beslutade ledningsgruppen för SC Sofiero att SC Sofiero skulle arbeta med att bli certifierade som ett Tryggt och Säkert Särskilt boende enligt Safe Elderly. 2.1 Fas 1 Arbetet startades upp som ett projekt och projektledare blev arbetsterapeut Frida Gustavsson. En projektgrupp sattes ihop bestående av nämnd projektledare, sjuksköterska, omvårdnadspersonal, vaktmästare och skyddsombud. Projektgruppen startades upp i september 2010 och har ansvarat för att planera, driva och implementera trygg och säkerhetsarbetet på SC Sofiero. För att kunna göra detta har projektgruppen haft starkt stöd från ledningsgruppen samt involverat medarbetare, kunder och närstående i arbetet. Projektgruppen har fram till sommaren 2012 haft möte ungefär var tredje vecka. Arbetet med att fylla i den digra ansökan gjordes av projektgruppen under drygt ett år som sedan följdes av nästan ett år till där ansökan reviderades vid flera tillfällen efter möten och feedback från ledningsgruppen för SC Sofiero, Gabriella Nyhäll och Kerstin Seipel, projektledare för Trygg och Säker i Nacka kommun och slutligen Dr. Tommy Rosenberg, examinator. På detta sätt diskuterades alla frågor och indikatorer grundligt igenom och vi kunde på så vis identifiera vad som redan fungerade bra i verksamheten och vad vi behövde förbättra eller strukturera upp. Arbetet med ansökan blev en lärandeprocess och själva ansökan ett verktyg och underlag i det lärandet. Ansökan Ifylld av projektgruppen Genomarbetning av de åtta indikatorerna Identifiering av styrkor och förbättringsområden Reviderad flertal gånger Lärandeprocess Implementering av trygg och säkerhetsarbetet Få med alla medarbetare Involverar kunder och närstående Förbättringsarbeten utifrån identifierade förbättringsområden Systematik i vårt arbetssätt Figur 1 Arbetet genomfördes i två parallella processer 5

6 2.2 Fas 2 I maj 2012 skickades ansökan in till Leif Svanström på WHO Collaborating Centre on Community Safety Promotion, Karolinska institutet och därmed gick arbetet in i en ny fas. Arbetsmetoden var nu implementerad i verksamheten och nu gällde det att vidmakthålla och vidareutveckla arbetet genom att fortsätta arbeta med de förbättringsområden som identifierats. Arbetet som började som ett projekt har med tiden övergått till ett varaktigt arbete och en del i verksamheten. Projektgruppen bytte därför namn till trygg och säkerteamet. Trygg och säkerteamet har sedan dess möte var femte vecka, strax före arbetsplatsträffarna. Detta för att fokus och själva arbetet mer ska flyttas över från trygg och säkerteamet till alla medarbetare i verksamheten. Trygg och säkerteamets roll innebär därmed att förbereda arbete som ska göras på arbetsplatsträffarna samt och hålla i den övergripande planeringen för trygg och säkerhetsarbetet. I oktober 2012 blev SC Sofiero godkända som ett Tryggt och Säkert Särskilt boende enligt Safe Elderly och en certifieringsceremoni hölls i januari De åtta Safe Elderly indikatorerna - på Seniorcenter Sofiero 3.1 Indikator 1: Organisation Organisationen bestod till en början av projektgruppen (närmare beskrivet under genomförande). Projektgruppen (numer trygg och säkerteamet) ansvarar för att planera, driva och implementera trygg och säkerhetsarbetet. För att trygg och säkerhetsarbetet skulle genomsyra hela verksamheten lades det till som en del i redan existerande forum. Det är sedan starten en stående punkt på möten för ledningsgruppen för SC Sofiero, på detta sätt finns en kontinuerlig dialog mellan projektgruppen och ledningsgruppen där arbetet diskuteras och ledningsgruppen kan stötta projektgruppen. För övriga medarbetare är trygg och säker en stående punkt på arbetsplatsträffar var femte vecka. Kunder och närstående blir inbjudna till Borådet var femte vecka där trygg och säker är en stående punkt. 3.2 Indikator 2: Policy och Mål Nästa steg för projektgruppen var att målen arbetades fram. Målen har utökats och reviderats många gånger under arbetet. Policyn utarbetades av projektgruppen i oktober Indikator 3: Förebyggande och främjande åtgärder Det gjordes en hel del förebyggande och främjande åtgärder på SC Sofiero redan innan trygg och säkerhetsarbetet startades vilket vi under arbetets gång identifierat och arbetat med att bibehålla. Exempelvis erbjuds fysiska och sociala aktiviteter, vi arbetar med ett vardagsrehabiliterande förhållningssätt, vi har en härlig och inbjudande trädgård som utnyttjas flitigt särskilt under vår och 6

7 sommartid och det bedrivs systematiskt brandskyddsarbete. Men det fanns självklart områden att utveckla Trygg och säkerhetsrond En av hörnpelarna i trygg och säkerhetsarbetet är trygg och säkerhetsronden, en checklista för att identifiera och åtgärda risker i miljön. Den första trygg och säkerhetsronden genomfördes våren 2011 och sedan dess har en rond genomförts varje vår och höst. Precis som med arbetet med ansökan är arbetet med trygg och säkerhetsronden en lärandeprocess. Genom att arbeta med dessa frågor har vi fått nya synsätt, vi brukar säga att vi ser verksamheten med trygg och säkerhetsglasögon, det vill säga att vi är mer uppmärksamma och observanta på risker i vardagen. Det kan vara allt från att ytdesinfektion står framme i allmänna utrymmen, lösa sladdar, en trasig grind, avsaknad av halkskydd i trappor och så vidare. För att alla medarbetare ska vara delaktiga i arbetet och få trygg och säkerhetsglasögonen på sig i vardagen är alla medarbetare delaktiga vid ronden. Tillvägagångssättet har med tiden förfinats utifrån hur föregående rond fungerat. Vi har exempelvis gått från att medarbetarna rondar sin egen avdelning till att vi nu rondar varandras avdelningar. Den senaste förändringen är att vi försöker göra kunder och närstående delaktiga i ronden genom att ta upp detta på Borådet Genus Arbetet har också medfört att vi nu uppmärksammar genusperspektivet. Den statistik som vi var 4e månad sammanställer kring skador och tillbud är när det är lämpligt uppdelad på genus och åldersgrupper. Hittills har vi bland annat sett och uppmärksammat att nästan bara kvinnor drabbas av rädsla/oro efter fall. Vi har ställt oss frågor som om vi som personal särbehandlar män och kvinnor? Har vi som arbetar (som dessutom till majoriteten är kvinnor) lättare att tolka/uppfatta rädsla/oro hos kvinnor? Eller förväntar vi oss att kvinnor är mer sårbara och därför i högre utsträckning skulle drabbas av rädsla/oro? Vi har även sett att vi oftare skriver avvikelser på män än på kvinnor. Tar vi män på större allvar? Aktiviteter Sedan 2011 anordnar SC Sofiero också Peppar peppar - en dag för seniorers säkerhet varje höst, vilket har varit uppskattat hos kunderna. Peppar peppar är en kampanj från MSB, Myndigheten för Samhällskydd och Beredskap, som tillhandahåller material och tips på aktiviteter. SC Sofiero har uppmärksammat dagen med tipspromenad, balanstest, balansgymnastik, utställning av säkra och smarta produkter samt affischer och material med tips för en säkrare vardag med mera. 3.4 Indikator 4: Särskilda behov Personer med särskilda behov är personer som har ökad risk att drabbas av skador, exempelvis personer med risk för fall, undernäring, trycksår, rökare, missbrukare och personer med självskadande beteende. För dessa grupper fanns ett visst förebyggande arbete redan före trygg och säkerhetsarbetets början men 7

8 det var inte systematiskt utan gjordes mer godtyckligt och ofta när något redan hänt, exempelvis när någon hade fallit eller börjat få sår. Precis lägligt, i början av trygg och säkerhetsarbetet, blev SC Sofiero anslutna till Senior alert som är ett nationellt kvalitetsregister för att förebygga bland annat fall, undernäring och trycksår. Vi såg direkt att Senior alert gick hand i hand med trygg och säkerhetsarbetet och började arbeta utifrån metoden under Sedan dess har vi utbildat alla medarbetare i arbetsmetoden, ett team har gått teamutbildning och arbetat med förbättringsområden och i december 2012 nådde vi vårt mål att alla kunder på SC Sofiero är riskbedömda enligt Senior alert och har förebyggande åtgärder. Även om registret i sig kan vara en hjälp i förbättringsarbetet har fokus för oss varit själva metoden/arbetssättet och teamarbetet. Senior alert har gett SC Sofiero en struktur och systematik i det förebyggande arbetet kring fall, undernäring och trycksår. 3.5 Indikator 5: Evidens och beprövad erfarenhet Indikatorn om evidens tillkom i januari Innan dess följde vi nya rön/forskning genom nya föreskrifter, riktlinjer och nyhetsbrev med mera. När indikatorn tillkom gjorde vi en egen litteratursökning utifrån de åtgärder och metoder vi redan använde och fann att mycket av det vi redan gjorde fanns det evidens för. Vi har hela tiden arbetat med beprövad erfarenhet, medarbetarna har många års erfarenhet av yrket och kunskaper om vilka insatser som ger rätt resultat. Genom trygg och säkerhetsarbetet har detta stärkts ytterligare genom att vi bättre utvärderar det vi gör och därigenom lär oss vilka åtgärder/metoder som fungerar och inte. 3.6 Indikator 6: Dokumentation Vid arbetets början fanns fallrapport för dokumentation av fall samt avvikelserapport för dokumentation av avvikelser. Att dokumentera fall genom fallrapport gjorde vi redan då i stor utsträckning. Avvikelserapport däremot skrevs inte alltid vid avvikelse. Vi har arbetat med att öka förståelsen för avvikelserapporteringen och pratat mycket om varför det är viktigt att rapportera. Det handlar inte om att sätta dit någon, vilket har funnits som en rädsla hos medarbetarna, utan att rapporten ger oss möjlighet att kunna analysera händelsen, åtgärda och lära av det som inträffat. Det har lett till en ökad rapportering vilket vi ser som positivt. För att täcka alla sorters skador och tillbud har vi utökat med två rapporter, en tillbudsrapport för dokumentation av tillbud i miljön och en dean-rapport för dokumentation av destruktivt beteende, exempelvis självskador, hot och våld. 3.7 Indikator 7: Uppföljning och utvärdering Uppföljning och utvärdering gjordes på SC Sofiero även innan trygg och säkerhetsarbetet påbörjades men saknade ofta struktur och systematik. Vid varje årsskifte rapporterades antalet fall, fallskador och avvikelser som skett till MAS, Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska, och MAR, Medicinskt Ansvarig för 8

9 Rehabilitering, i kommunen men ingen analys gjordes i verksamheten. Fallrapporterna följdes upp men ibland godtyckligt. Under arbetets gång har vi systematiserat uppföljningen av fallrapport vilket vi synliggjort i ett flödesschema. Vi sammanställer alla rapporterade skador och tillbud var 4e månad och analyserar, följer upp och utvärderar på arbetsplatsträffarna för att sedan kunna göra nya åtgärder. Genom strukturen i Senior alert får vi enkelt med uppföljning och utvärdering på individnivå. Vi följer upp och utvärderar våra mål och vår handlingsplan två gånger per år. Vi redovisar nu, till skillnad från tidigare, också våra resultat öppet genom en resultattavla som hänger vid receptionen. Där redovisas exempel hur många fall som skett varje vecka, hur det ligger i förhållande till våra mål och den senaste trygg och säkerhetsronden med handlingsplan med mera. 3.8 Indikator 8: Erfarenhetsutbyte Från starten av arbetet har SC Sofiero varit delaktiga i Safe Elderly Nätverket Nacka där alla de särskilda boendena i Nacka kommun som arbetar med trygg och säker är med. Nätverksträffar, föreläsningar, studiebesök och kontakt genom mail, telefon har varit en del av det viktiga nätverkandet. Vi är också med i facebookgruppen Safe Elderly. Vi har deltagit i den internationella konferensen Safe Community Conference i Falun 2011 och då ENSA, European Network of Social Authorities, tematiska gruppen äldre, besökte Nacka Seniorcenter Ektorp. Vi har deltagit som föreläsare i en videokonferens inom ett Eldresikkerhetsprosjekt i Troms fylke, Norge, i mars 2013 och vi kommer om möjligt att delta i den nationella skadekonferensen i Göteborg i oktober Sammanfattning - de viktigaste åtgärderna och största skillnaderna En egen funktion (trygg och säkerteamet) för trygg och säkerhetsarbetet har byggts upp för att tillsammans med ledningen styra och utveckla arbetet. Vi har förankrade mål hos kunder och medarbetare. Trygg och säkerhetsrond, en checklista för att identifiera och åtgärda risker i miljön, görs var 6e månad. Alla medarbetare är involverade. Vi är mer uppmärksamma och observanta på risker i vardagen, vi har fått trygg och säkerhetsglasögon på oss. Arbetet har medfört att vi nu uppmärksammar genusperspektivet. Systematiken i arbetet har förbättrats. Alla kunder på SC Sofiero är riskbedömda enligt Senior alert och har förebyggande åtgärder utifrån fall, undernäring och trycksår. Vi arbetar med evidens och beprövad erfarenhet. Genom trygg och säkerhetsarbetet har detta stärkts ytterligare genom att vi bättre utvärderar det vi gör och därigenom lär oss vilka åtgärder/metoder som fungerar och inte. Ökad förståelsen för fakta och avvikelserapportering. 9

10 Vi sammanställer alla rapporterade skador och tillbud var 4e månad och analyserar, följer upp och utvärderar på arbetsplatsträffarna för att sedan kunna göra nya åtgärder. Systematiserat uppföljning av fallrapporterna. Resultat av säkerhetsarbetet redovisas på en resultattavla som hänger vid receptionen. Sammanfattningsvis så har trygg och säkerhetsarbetet och vägen till certifieringen gett SC Sofiero ett nytt systematiskt tänk och nya trygg och säkerhetsglasögon att se verksamheten med! Den verkliga upptäcktsresan består inte i att söka efter nya vyer, utan att se med nya ögon Marcel Proust, Erfarenheter och reflektioner När vi först började arbetet kändes det som ett väldigt stort och svårt arbete. Det var framförallt svårt att överblicka vad vi skulle göra och var vi skulle börja. Men vi tog ett steg i taget och lät det ta sin tid. Det är viktigt att tänka på att även små förändringar kan göra stor skillnad. En grundtanke i arbetet har hela tiden varit att vi ska göra det utifrån Sofieromodellen, det vill säga vi gör det på vårt sätt och utifrån våra förutsättningar och hur vår verksamhet ser ut. Vi sneglade på föregångaren Nacka Seniorcenter Ektorp och tog till oss det vi tyckte var bra i deras arbete och anpassade det till vår verksamhet medans andra delar inte passade vår verksamhet och våra förutsättningar. Vi lade in trygg och säkerhetsarbetet i de forum som redan fanns istället för att skapa nya. Att få med alla medarbetare i arbetet är otroligt viktigt samtidigt som det är en av de största utmaningarna. Det blev vi tipsade om redan då arbetet startades och vi har därför redan från början jobbat mycket med att involvera alla medarbetarna. För att lyckas med trygg och säkerhetsarbetet räcker det inte med en grupp av eldsjälar utan tänket och arbetet måste genomsyra hela verksamheten. Något vi dragit lärdom av är att för att få med sig alla medarbetare måste de få göra och inte bara höra. På arbetsplatsträffarna har trygg och säker varit en stående punkt sedan starten. I början var det mycket information från projektgruppen om arbetet och vad vi skulle göra. Under arbetets tid har vi försökt ändra på detta till att istället innehålla något vi gör tillsammans, exempelvis att vi analyserar fallstatistik tillsammans och planerar åtgärder eller att vi tillsammans diskuterar aktuella områden inom trygg och säker. Även ledningen är mycket viktig. En stöttande och engagerad ledning är en förutsättning för att arbetet ska lyckas. På SC Sofiero har ledningsgruppen och ytterst verksamhetschef Marika Westerblom hela tiden stöttat, uppmuntrat, intresserat sig för och engagerat sig i trygg och säkerhetsarbetet samt skapat de praktiska förutsättningarna i form av avsatt tid för projektgruppen och projektledaren. En av svårigheterna vi stött på har varit att börja tänka utifrån genus. Till en början tänkte vi att Vadå genus? Det är väl självklart att vi behandlar alla utifrån 10

11 individuella behov oavsett om det är en kvinna eller en man! En del intressanta diskussioner har genomförts på APT och vi inser att vi nog, oftast omedvetet, tänker och beter oss olika beroende på om det är en man eller en kvinna. Vi har delat upp skade- och tillbudsstatistiken i genus och ålder men upplever inte att det ger så mycket som vi önskar eftersom verksamheten är ett för litet urval och individuella skillnader ger stort utslag i statistiken. För personer i projektgruppen/ledningen för trygg och säkerhetsarbetet är tålamod och uthållighet en framgångsfaktor. Det är viktigt att tänka på, att som ledande och drivande i ett arbete, så ligger man alltid några steg före övriga i organisationen. Det är då lätt att rusa på för snabbt. Under SC Sofieros arbete har vi tänkt att arbetet måste få ta den tid det tar och att det hela tiden är en lärandeprocess. På SC Sofiero har vi från börja lagt stor vikt vid det etiska perspektivet vilket är något vi upplever saknas i indikatorerna. Att arbeta med säkerhetsarbete och att undvika och förebygga skador är otroligt viktigt men det får aldrig bli viktigare än kundens integritet och självbestämmande! 6 Kommande utmaningar och förbättringsområden 2,5 år efter att arbetet tog sin början har vi nu nått ända fram till ett av våra mål, SC Sofiero är nu certifierat som ett Tryggt och Säkert Särskilt boende enligt Safe Elderly. Detta är för SC Sofiero och alla enskilda medarbetare, kunder och närstående som varit delaktiga i arbetet, en fantastisk bekräftelse på det arbete vi gjort och det vi hela tiden gör, varje dag. Men samtidigt är det bara ett delmål, det är egentligen nu det verkliga arbetet börjar! Vi har nu identifierat våra styrkor och förbättringsområden. Med certifieringen avklarad gäller det nu att vidmakthålla det som redan fungerar men också det engagemang som finns. Samtidigt ska vi arbeta vidare med våra förbättringsområden som är: Formulera mål samt utveckla det förebyggande och främjande systematiska arbetet med våld och suicid Genus Använda oss av Haddons tio strategier Nollvision fall. Ett nytt tänk ska införas Idag under mitt arbetspass ska ingen falla. Vi ska mäta antalet fallfria dagar på resultattavlan. Utveckla orsaksanalys och använda oss av fiskbensdiagram Erfarenhetsspridning utanför Nacka kommun Vi på SC Sofiero ser också att en fortsatt utveckling av trygg och säkerhetsarbetet, arbetsmetoden och materialet, det vill säga ansökan och trygg och säkerhetsronden, är nödvändig. Här hoppas vi kunna bidra med våra erfarenheter. För att få behålla certifieringen kommer vi skicka in en rapport vartannat år där vi beskriver de förbättringar vi gjort och vilka nya förbättringsområden som identifierats. Om fem år ska en ny komplett ansökan skickas in för att vi ska bli återcertifierade. 11