MANUAL SCHOLA COMAI WEBBKALENDER OCH SCHEMA

Transkript

1 MANUAL SCHOLA COMAI WEBBKALENDER OCH SCHEMA VERSION 1.1 LÄRARE / PEDAGOG (ADMINISTRATÖR) 1

2 Innehåll 1 Inledning Sammanfattning av funktioner i schema och kalender på webben Sammanfattning av Schola Comai i mobilen Terminologi Allmänt Teknisk kravspecifikation Behörigheter Start Grundinställning i browser Navigering i Schola Comai Hjälp Logga in Användarvillkor Skapa ett konto Inloggningsuppgifter Användaruppgifter Behörigheter Redigera användaruppgifter Radera licens Sök efter elever Skapa schema Termin Undantag i termin Skapa Schema Redigera lektioner Klass Påminnelser till flera elever

3 1 Inledning Denna manual vänder sig till en lärare/pedagog som använder Schola Comai det vill säga den person som administrerar systemet. Läraren har behörighet att skapa nya elever, lägga upp schema för dem och administrera kontouppgifter. Schola Comai är en totallösning för integration mellan elev och lärare och är ett komplett system där en elev kan få ett enskilt lärverktyg, en klass, rektorsområde eller kommun. Schola Comai är ett system som kan administrera ett flertal lärare och elever (obegränsat antal). Meddelanden hanteras mellan webbläsare och mobiltelefon i en dubbelriktad kommunikation. Systemet är inte beroende av specifika mobiltelefonoperatörer eller webbläsare. Varje enhet/komponent är självgående i respektive delsystem. Webbkalendern innehåller Schema och Kalender medan applikationen i mobiltelefonen innehåller totalt fem stycken funktioner. Det är endast schemat och kalender som påverkas av webbkalendern. 3

4 1.1 Sammanfattning av funktioner i schema och kalender på webben Schema Schemahändelser skapas enbart av läraren och redigeras i webbgränssnittet. Eleven kan se schemat på webben och i mobilen men kan inte ändra dessa uppgifter. Läraren kan lägga in samma schema till ett flertal elever eller lägga in schema för en enskild elev. Eleven kan lägga in egna anteckningar för varje enskild lektion i schemat. Kalendern Eleven lägger själv in påminnelser i Schola Comais kalender antingen direkt i telefonen eller via webbgränssnittet (se manualen för eleven). Via dataströmmar synkroniseras informationen mellan applikationen och den webbaserade kalender. Alla påminnelser som läggs in via mobiltelefonen uppdateras omgående till webbkalender. Uppdateringar via webbgränssnittet sker efter det intervall man har uppgett i applikationens inställningar för uppdateringar. Grundinställningen för uppdatering är var 5:e minut. 1.2 Sammanfattning av Schola Comai i mobilen Schola Comai i mobiltelefonen/surfplattan består av fem olika funktioner. Av dessa fem funktioner så är det schemat och kalendern som är kopplade till webben. När tiden är inne för en påminnelse så vibrerar mobiltelefonen och det ljuder en signal (signalen kan stängas av). Påminnelsen lägger sig främst i mobiltelefonens display för att kunna bekräftas. (vissa modeller behöver man trycka bort energisparläget). Larmet ljuder fram till dess att eleven har bekräftat påminnelsen. Är mobiltelefonen uppkopplad mot internet vid detta tillfälle kommer bekräftelsen synas direkt i webbgränssnittet. Saknas internetuppkoppling sker denna synkronisering nästa gång telefonen kopplas upp mot internet. Det finns möjlighet att sända SMS till en annan mobiltelefon (t.ex. anhörig) om eleven inte skulle bekräfta påminnelsen. Det kan även sändas ett SMS om eleven bekräftar påminnelsen. 1.3 Terminologi Administratören - Är den person/de personer som har behörighet att skapa lärare och lägga upp nya konton för eleverna. Administratören har tillgång till systemets alla funktioner. Lärare Har behörighet att administrera systemet och skapa elever och scheman. Elev Har Schola Comai som ett lärverktyg i sin telefon/surfplatta och har tillgång till webbaserad kalender och schema. Kompatibla mobiltelefoner De mobiltelefonmodeller som Schola Comai fungerar på, vilket är telefoner med Android operativsystem. 4

5 1.4 Allmänt För att Schola Comai ska fungera fullt ut krävs det att telefonen kan koppla upp sig mot internet för att kunna synkronisera information mellan mobiltelefon och webbkalender. Antingen har man ett SIM-kort i telefonen med surfmöjlighet eller så kopplar man upp telefonen mot ett trådlöst nätverk. Elevn bör vara uppmärksam på kostnader för roaming vid vistelse utanför Sverige. Licensnyckeln är kopplad till telefonens IMEI-nummer. IMEI numret får man fram genom att trycka *#06# på telefonens knappsats. Enda sättet att stänga av Schola Comai i mobiltelefonen är att stänga av mobilen eller att forcera fram ett stopp av programmet via programmenyn. För att åter starta Schola Comai i mobilen så måste man klicka på Schola Comai-ikonen. 1.5 Teknisk kravspecifikation Schola Comai applikationen är endast kompatibel till utvalda mobiltelefonmodeller som har Android som teknisk plattform. Aktuell lista över kompatibla modeller finns på Schola Comais webbkalender och schema nås via en dator som har en webbuppkoppling. Webbkalendern fungerar oavsett vilken webbläsare som används (exempel: Crome, Firefox och Explorer). Inloggning sker via Svensk TalTeknologis hemsida Behörigheter Schola Comai är uppbyggd med två behörighetsnivåer; Lärare och Elev. Lärare Läraren har inte tillgång till någon egen kalender men har behörighet att skapa elever och anpassa Schola Comai utifrån elevens behov. T.ex. genom att lägga in bilder i den personliga bildbanken. Läraren har även rättighet att skapa ett schema till sina elever. Läraren har ett unikt användarnamn och lösenord. Läraren kan ta del av alla sina elevers kalendrar och scheman. Elev - Elev är den person som använder Schola Comai som ett lärverktyg i det dagliga livet och har således tillgång till personligt schema och kalender. I kalendern kan eleven lägga in påminnelser i form av fritext, bild, checklista, video och ljudfil. Eleven har ett unikt användarnamn och lösenord. Exempel: Schola Comai kan användas som ett enskilt hjälpmedel för en elev som har en hög funktionsförmåga. Då har eleven tillgång till samtliga behörighetsnivåer. Denne kan då lägga in sina bilder, lägga in information kring om det ska sändas påminnelser via SMS till annan mobiltelefon, besluta om det skall vara en statisk eller dynamisk kalender, etc. 5

6 1.7 Start Gå in på klicka på Downloads och sedan på länken Ladda ner Schola Comai här Grundinställning i browser För att få en optimal storlek på bildutförandet på datorns bildskärm kan man välja zoomstorlek i browsern. Detta gör man genom att välja Visa i menyn och därefter Zoom. Om delar av innehållet ligger utanför bilden och man måste scrolla för att se hela bilden bör zoomen ställas in på 100 % så att allt får plats på skärmen. ( I Firefox: Återställ) Exempel: Internet Explorer Exempel: Firefox Navigering i Schola Comai För att förtydliga de olika momenten och navigeringen i Schola Comai visas varje moment i menyraden. Det steg man står vid är fetare än övriga steg. 6

7 1.7.3 Hjälp Behöver man mer information om någon funktion så klicka på frågetecknet längst ut till höger. Vid frågetecknet finns en kortfattad instruktion över den aktuella sidan. Tryck på stäng när du har läst klart Logga in På startsidan loggar man in med sitt unika Användarnamn och Lösenord. Var noga med att skriva exakt enligt instruktionen som följde med leveransen. Det går att ändra användarnamn och lösenord senare. Efter att man har loggat in på Schola Comai kommer man till SÖK-sidan. Här kan administratören/ läraren söka efter den elev han/hon har skapat och gå in på elevernas kalendrar. Första gången man startar Schola Comai finns inga elever att söka efter utan man får börja med att skapa nya elever Användarvillkor Användarvillkoren måste accepteras av eleven för att Schola Comai ska starta. Genom att läsa igenom användarvillkoren och klicka på Accepterar så startas programmet. Det är endast vid det första tillfället som användarvillkoren måste accepteras. Det är möjligt att skriva ut avtalet genom att trycka på funktionen skriv ut. 7

8 2 Skapa ett konto För att skapa en ny elev/elev klickar man på knappen Skapa konto. Under knappen Skapa konto framgår det hur många licenser som finns kvar att skapa för administratören. Skapa upp en elev görs endast första gången. När en elev har fått ett eget konto, kan denna logga in med sitt tilldelade användarnamn och lösenord. Eleven kommer direkt in till sin kalender- och schemasida. Administratören/lärare kommer alltid till SÖK-sidan vid inloggning. Tryck på knappen Skapa användare 8

9 2.1 Inloggningsuppgifter För att skapa en ny elev, bocka i elev. Eleven (elevens) unika Användarnamn och Lösenord skrivs i rutorna. Användarnamnet och lösenordet ska vara minst 6 tecken långt. Man kan blanda siffror och bokstäver. Det görs ingen skillnad på gemener och versaler. Rutan Övrigt är valfri. För att gå vidare till nästa steg, klickar man på det orangefärgade fältet med texten Nästa steg. 2.2 Användaruppgifter Nästa steg är att skapa en klass. Tryck på texten Ny Klass, då kommer en ruta upp där man namnger sin klass och sedan på Spara. Nu finns den skapade klassen i dropplistan. Nästa steg att fylla i är användaruppgifterna som rör eleven. E-postadressen är valfri men nummer till mobiltelefon är obligatoriskt. Dessa uppgifter påverkar inte funktionaliteten av Schola Comai utan använder vi som kontaktuppgifter vid eventuella driftsstörningar. 9

10 2.3 Behörigheter Under behörigheter väljer man om eleven ska ha tillgång till bilder samt administrera SMSbekräftelser. För att koppla kalendern och schemat till elevens mobiltelefonnummer måste man fylla i mobiltelefons IMEI-nummer. IMEI-nummer tas fram genom att trycka *#06# när telefonen är i ringläge. IMEI-numret skrivs in i fältet och det möjligt att skapa en licens. Tryck på Skapa licens. Då genereras det en licensnyckel som är knuten till just den telefonens IMEI-nummer. Det är inte möjligt att skapa flera licenser till samma IMEI-nummer. Denna licensnyckel använder eleven för att starta programmet i telefonen vid första tillfället. Tryck på knappen Nästa steg för att gå vidare. Fyller man i ett IMEI som redan har en licens kopplad till sig får man upp meddelandet Det går inte att skapa en licensnyckel till detta IMEI-nummer eftersom det redan finns en. Var god kontrollera IMEI-numret. Val av kalender typ, antingen statisk med 5,10,15,20 eller 30 minuters intervall eller funktionen dynamisk. Dynamisk betyder att det möjligt att ställa in på minuten vilken tid som du önskar läagga in en påminnelse. 10

11 Sista steget är en summering över inlagda uppgifter, om allt är OK så tryck på knappen Spara. Om man önskar redigera stegar man bakåt med knappen Föregående steg. 2.4 Redigera användaruppgifter För att kunna redigera eller kontrollera elevens uppgifter klickar man på fliken Sök och söker efter den eleven man vill redigera. Om man bara klickar på applikationen SÖK på söksidan får man upp en lista med alla elever som man har skapat. När man har valt den eleven man vill redigera kommer dess sida upp. Här kan man ändra användaruppgifter och kalenderinställningar samt radera eller skapa ny licens. 11

12 2.5 Radera licens Varje lärare/administratör har behörighet att skapa upp ett givet antal licenser för sina elever. Om t.ex. en elev slutar och man vill ge licensen vidare till en annan elev är detta möjligt först efter att man har raderat den första elevens licens. Detta görs genom att logga in som lärare och gå vidare till den förste elevens kalender. Klicka på fliken Kontohavare. Bredvid fältet för licensnyckeln finns en knapp som heter Radera licens. Klickar man på den så raderas licensen för det aktuella IMEI-nummet och ny licens frigörs i systemet som läraren kan använda för att skapa en ny elev. Kalendern till den förste eleven finns kvar på webben, men den kan inte kopplas ihop med telefonen längre. 2.6 Sök efter elever För att söka efter sina elever klickar man på fliken SÖK. Detta är en söksida där administratören/läraren kan söka efter eleven som hon/han har tillgång till, eftersom läraren kan ha tillgång till flera elever. Läraren kan söka på elevens användarnamn, förnamn eller efternamn. Det är även möjligt att enbart bocka för funktionen Sök de som har kalender och klicka SÖK. Då visas samtliga elever i en lista. Läraren kan markera en av dessa elever för att komma direkt in på elevens sida med kalender och schema. Läraren skapar konton för sina elever och därefter kan eleverna logga in med sina unika användarnamn och lösenord. Då eleven loggar in kommer hon/han till en sida där kalender och schema finns tillgängligt. När läraren loggar in kommer hon/han alltid till SÖK-sidan. 12

13 3 Skapa schema Under fliken Terminsschema skapas schema för en eller flera klasser. Individuellt eller för flera elever samtidigt. Under fliken Schema visas hela Schemat med dagfärger. 3.1 Termin För att kunna skapa ett schema och lägga till lektioner måste man börja med att skapa en termin för vilken schemat ska gälla. Detta gör man genom att trycka på knapplikationen Lägga till termin. Fyll i fälten Namn, Start (terminens startdatum) och Slut (terminens slutdatum) och därefter spara. 3.2 Undantag i termin Man kan lägga in undantag d.v.s. dagar som frångår det vanliga schemat som t.ex. lov eller studiedagar. Fyll i ett namn och datum för undantaget och tryck på den gröna bocken för att addera till undantagslistan och sen på den gröna spara knapplikationen (för att spara terminen igen). För att ta bort ett undantag klickar man på det röda krysset till höger om datumfälten. 13

14 3.3 Skapa Schema När man har skapat en termin så väljer man den i dropplistan för att kunna gå vidare med att skapa ett schema. Därefter väljs aktuell klass OBS! När man skapar upp flera terminer samtidigt bör man vara uppmärksam på att dessa inte överlappar varandra i tid. Överlappar terminerna varandra kommer alla lektioner som lagts in i schemat synas i schemavyn på webben samt föras över till telefonen och det kan uppstå schemakrockar Lektioner När man har valt termin och klass så kan man börja lägga in lektioner. Tryck på knappen lägg till lektion. Skriv in titel och detaljer och välj vilken veckodag och tidpunkt som lektionen gäller för. I fältet detaljer kan man skriva en kortare text som är relevant för lektionen under hela terminen. 14

15 3.3.2 Koppla elever till lektioner Läraren bockar för vilka elever som ska ha lektionen. När allt är klart trycker man på knappen Spara. (En lärare kan ha vara administratör för flera elever/klasser). Det går bara att skapa en lektion i taget. Den skapade lektionen lägger sig i schemat. Fortsätt på samma sätt tills alla lektioner för schemat är inlagda. 3.4 Redigera lektioner För att radera eller redigera en inlagd lektion; klicka på den aktuella lektionen så att informationen om lektionen kommer upp till höger om schemat. För att ta bort lektionen helt, välj Radera. För att ändra titel, detaljer, dag eller tid klicka i det aktuella fältet och ändra. Tryck på Spara när du är klar. 15

16 4 Klass Under fliken Klass i menyraden får man en överblick om vilka klasser man har och vilka elever som tillhör de olika klasserna. Här kan man enkelt byta namn på en hel klass, vilken kan vara smidigt vi ett nytt läsår t.ex. 5.1 Påminnelser till flera elever Det går att skapa påminnelser för flera elever samtidigt. Detta steg sker på samma sida som man har möjlighet att välja om man vill ha SMS bekräftelse eller inte. Läraren måste då gå in på elevens behörighet. Om man skapar en mediapåminnelse och vill att den ska gälla för flera elever kommer mediafilen bara med till telefonen om eleven redan har den filen aktiverad på sitt konto. Finns inte filen på elevens konto kommer en default bild istället. 16

17 17