Intern kontrollplan NLL 2013

Transkript

1 - 1 - Intern kontrollplan NLL 2013 vad ska kontrolleras hur ska kontrollen vem har ansvar för att när ska kontrollen Vem rapportering * Redovisas vid genomföras kontrollen utförs utföras sker till rapportering i årsrapport Division/ Uppgiftslämnare Landstingsövergripande 2013 Genomförs stickprovskontroller gällande matchning av apoteksfakturor (för läkemedel i verksamheten) enligt gällande rutin. Stickprovskontroll Ekonom Maj och september Redovisningschef. Rapporteras delegationsbeslut Stickprov Kansliavdelningen En gång hösten 2013 Koncernledning. Kontrollera att rutinen för bisysslor följs. Kontrollera att riktlinjen för sommarplanering i vården följs (Sommarförmån) Efterlevnad av kommunikationsstrategin när det gäller öppenhet gentemot media. Fungerar delegerat ansvar, till berörda chefer, att hantera mediefrågor. Följsamhet till Patientdatalagen avseende dokumentation av sjukgymnaster verksamma enligt Lagen om läkarvårdsersättning (LOL). Samköra och jämföra data om anställdas id med registrerade bolags styrelseledamöter. Kontrollera utbetalda sommarförmånsersättningar avseende ex: Giltig tidsperiod, antal arbetspass per veckoersättning, ersatt yrkeskategori, sjukanmälningar i samband med veckoersättning Kartläggning Stickprov (5-10 sjukgymnaster), granskning av journal Personaldirektör En gång per år Landstingsdirektör. Personaldirektör En gång per år Biträdande landstingsdirektör. Pressansvarig, Informationsavdelningen Chefläkare samt verksamhetsstrateg inom Beställaravdelningen. Eventuell extern granskare. En gång per år Landstingsdirektör. 2:a halvåret 2013 Beställarchef

2 - 2- Granskning av utbetalda ersättningar till sjukgymnaster verksamma enligt LOL (i enlighet med gällande ersättningsbestämmelser). Vårdavgifter: Hur följs regeln om att endast ta ut besöksavgift vid första besöket för utprovning av ett nytt hjälpmedel? Kvalitetssäkra att metoden för markörbaserad journalgranskning följs. Ägarstyrning: Sker ägarstyrningen i enlighet med landstingets ägarstyrningspolicy? Hanteringen av Regionala utvecklingsmedel: Sker hanteringen i enlighet med riktlinjerna för regionala utvecklingsprojekt? Bidrag beviljas i enlighet med riktlinjer Kontrollera följsamhet till lagstiftning och riktlinjer gällande hantering och förvaring av forskningsdata. Stickprov (5-10 sjukgymnaster), granskning av tidsbok samt journal. Enkät. Stickprov på sjukhus samt kliniknivå där markörbaserad journalgranskning genomförs. Granskningen omfattar urval av patientjournaler, sökning av markörer, bedömning om skada inträffat, samt resultat. Utredare vid Beställaravdelningen. Eventuellt genomförande av extern granskare. Utredare vid Hälso- och sjukvådsavdelningen Utvecklingsstrateg vid Utvecklingsenheten samt patientsäkerhetssamordnare. 2:a halvåret 2013 Beställarchef En gång per år. Två gånger per år (vår och höst). Kartläggning Näringslivsstrateg Två gånger per år (vår och höst) Kartläggning Utredare Två gånger per år (vår och höst) Till chef Hälso- och sjukvårdsavdelning. Till Hälso- och sjukvårdsdirektör. Landstingsdirektör Landstingsdirektör Följa upp överensstämmelse Folkhälsochef En gång per år Landstingsdirektör Web-enkät till forskare. Sekreterare i Forskningsetiskt råd/fou strateg Oktober FoU-chef Kontrollera att utbetalda forskningsmedel nyttjas i enlighet med beslut. Kartlägga uttagna medel i relation till forskningsplan. FoU-strateg Maj FoU-chef 2

3 - 3- Division/ Uppgiftslämnare Division Länsteknik Uppföljning av 2012 års fokusområden Säkerhet Intervjuer med ansvariga för Verksamhetschef Infrastruktur En gång per år Kontrollera att Kvalitetshandboken för MT är uppdaterad och att beskrivna rutiner följs. respektive process. Genom stickprov kompletterat med intervjuer Verksamhetschef MT En gång per år Division/Uppgiftslämnare Division Opererande Specialiteter Avvikelsehantering Divisionen ska granska hur processen för avvikelsehantering fungerar inom divisionen. Kartläggning av hur ser arbetet med avvikelser ut, vilka rutiner finns, hur ser uppföljningen av avvikelser ut, hur identifieras Planerare och verksamhetsutveckare, tillsammans med divisionens vårdchefer Under 2013 Schemahantering i Timecare Divisionen ska granska schemahanteringen i Timecare. systemfel mm. Kartläggning av hur ser arbetet med Timecare ut hur säkerställs att tiden i Timecare stämmer med arbetstid Personalchef Under

4 - 4- Division/uppgiftslämnare Division medicinska specialiteter Granskning av kostnadsytterfall. (Säkerställa att kvaliteten i dokumentation både avseende klassificering, övriga registreringar och information ur ett medicinskt perspektiv) Enligt Rutin för granskning av kostnadsytterfall Divisionens ekonomichef En gång per år Granskning av regler, rutiner och arbetssätt vid schema-läggning med stöd av TimeCare. Syftet är att säkerställa att regler, rutiner och arbetssätt är ändamålsenliga och ett effektivt stöd för arbetet med bemanningsplanering i TimeCare. Projektgrupp som genomför datainsamling via intervjuer med ansvariga chefer och medarbetare samt genom analys av lagda scheman. Divisionens personalchef En gång per år 4

5 - 5- Division/Centrumbildning Division Diagnostik Att verksamheten följer rutiner för TimeCare/Flex Ekonomichef samt resursplanering t.ex TimeCare/Flex personalchef Att säkerställa att nya åtaganden och Kalkyl ska göras före Ekonomichef kvartal investeringar i divisionen följs upp för att se om de beskrivna förändringar gav förväntade effekter. och efter i Samband med investering och nya åtaganden Divisionens rutin för tjänsteköp från Avtal kopplat till Personalchef kvartal bemanningsföretag efterlevs Kontrollera rutiner kring blodgivarersättning ekonomidata Följa upp överensstämmelse inköp - ersättning till patient (Trisslotter Pauskuponger) Ekonomichef Division/uppgiftslämnare Division Vuxenpsykiatrin Internkontroll av vårdplaner Journalgranskning enligt Verksamhetschef Tertial inom tvångsvård. fastställd rutin Delegationsordning och Löpande i samband med Löpande attestrutiner följer landstingets regelverk. verksamhetsförändringar Egenkontroll av journalföring Journalgranskning enligt fastställd rutin Verksamhetschef Löpande 5

6 - 6- Division/Uppgiftslämnare Division Primärvård Kommunaliseringen av hemsjukvården Antal SIP, Läkarmedverkan, Avvikelser, Lex Maria Landstingets och kommunförbundets projektledare En gång per år Läkemedelsgenomgångar för patienter > 65 år Jounalförd Läkemedelsgenomgång Beställaravdelningen En gång per år Löneprocessen; tydliga lönekriterier, genomförda lönesamtal Stickprov. Personalchef och fackliga företrädare En gång per år Förskrivning av beroendeframkallande läkemedel Förskrivningsmönster för särskilt utvalda läkemedel Chefsläkare En gång per år Ekonomiska uppföljningsrutiner Frisktandvård Rutinbeskrivning inkl bedömning Efterkalkyl - Prissättning rätt går Frisktandvård ihop Stickprovstest - Kvalitet på intäktsredovisningen > Fakturering av patient i rätt tid > Debitering av FK i rätt tid > Intäktsperiodiseringen rätt Omfattning / frekvens Team ekonomi - Kvartal 1 - Harads Kvartal 1 Team ekonomi - År FTV - Hortlax Division/ uppgiftslämnare Division Folktandvård Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Rutinbeskrivning inkl bedömning Stickprovstest Ekonomiska rutiner kring fordringar för - Avstämning Carita spec vs Raindance saldo pågående vård - Kurrens- & åldersanalys - Differenser/rättelser - Onormala värden Rapportering Uppföljning/resultat* 6

7 - 7- Division/ uppgiftslämnare Division Service Redovisning av representation och gåvor Kontroller av att lönearter attesterats av annan behörig lönehandläggare eller arbetsledare Att kontroll av upplagda leverantörer skett Följs rutiner för kemikaliekontroll inom divisionens egna verksamheter Om korrekta fakturaunderlag finns Granska UserId i Pabas och webbaccess Kontroll av meddelande från granskare/kontrollant Intervjuer av chefer på berörda enheter Administrativ service Våren 2013 Administrativ service Våren 2013 Administrativ service Våren 2013 Divisionsstaben Hösten 2013 Division/Centrumbildning Division Kultur & utbildning Uppgiftslämnare Särskild granskning av några av division Kultur och Utbildnings bidragstagare för att säkerställa att uppnådda resultat sammanfaller med angivna mål och syften samt eventuella uppdrag i projekt och verksamheter. Stickprov och fördjupad uppföljning av vissa verksamheter Löpande samt vid uppenbara avvikelser från planering Granskning av vissa inköp av varor och tjänster som kan kräva/kräver upphandling för att säkerställa att vi följer fastställda regelverk och lagar och förordningar vad gäller offentlig upphandling mm samt visa på hur tillämpningen skett under året. I dialog med basenheterna göra analys och uppföljning av vissa gjorda upphandlingar och inköp av varor och tjänster Löpande under året samt vid verksamhetsdialoger med basenheterna 7