Metodtips Utvecklingsbehov på olika nivåer

Transkript

1 Metodtips Utvecklingsbehov på olika nivåer För en tid sedan hade jag ett möte med en ledningsgrupp som ville samtala om vilka utvecklingsbehov som kunde finnas i deras organisation, utifrån ett antal problem och svårigheter som de hade noterat under en längre tid. De hade haft flera möten med medarbetarna i organisationen där de fångat upp olika synpunkter kring nuläget, men det var svårt att tolka materialet och se var de verkliga behoven fanns. Det här är något jag ofta möter som organisationskonsult. Att en chef, ledningsgrupp eller ett arbetslag upplever ett problem av olika slag, men är osäker på hur de skall tolka situationen ur ett mer övergripande helhetsperspektiv. Då har jag haft god hjälp av en analysmodell inspirerad och utvecklad efter en teori av terapeuten Jack R Gibb 1. Den kan hjälpa oss att se på vilken nivå ett problem eller behov befinner sig på, och vilket fokus vi skall använda under ett förändringsarbete för att hitta lösningar. Modellen pekar på att det inom alla grupper eller organisationer finns behov på fyra olika nivåer: organisation, mål, kommunikation och identitet. Organisationsnivån hur skall vi lösa uppgiften? På den här nivån handlar behovet om ordning och struktur, dvs tydliga och effektiva processer, klara roller och beslutsvägar i gruppen eller organisationen, samt stödjande strukturer och rutiner till hjälp för det dagliga arbetet. Vanliga tecken på problem på den här nivån brukar vara allmänt strul, missförstånd, oreda eller ineffektivitet. Målnivån vart skall vi? Inom varje grupp eller organisation behöver man ha en gemensam bild av målet, dvs vilket resultat som skall åstadkommas tillsammans, och vilka huvudsakliga 1 Gibb, Jack R, Climate for Trust Formation, In Bradford, Leland P, Gibb, Jack R and Benne, Kennelts, D T-Group Theory and Laboratory Method, New York: John Wiley, Modellen finns även beskriven i boken Utveckling och helhet (1989), Brännlund L/Strutz B. 1

2 lösningar eller strategier som leder mot målet. Det skapar nödvändiga förutsättningar för kreativitet, idérikedom och fokus i arbetet. Vanliga tecken på problem på den här nivån brukar vara kamp och konkurrens mellan individer och grupper i organisationen, alternativt inslag av uppgivenhet och flykt. Kommunikationsnivån vem är du? För att människor skall kunna arbeta tillsammans behövs kunskap om och tillit till varandra, och ett klimat kännetecknat av ärlighet och öppenhet. Det är förutsättningar för en god kommunikation och dialog där varandra kunskaper, kompetenser, erfarenheter och perspektiv tas tillvara. Saknas detta syns det ofta genom att individer i gruppen eller organisationen drar sig tillbaka, blir försiktiga och håller sina egna tankar, idéer eller synpunkter för sig själva. Identitetsnivån vilka är vi? Grunden för varje grupp eller organisation är en tydlig identitet kring vad som är den övergripande rollen eller uppgiften, inte minst i relation till omvärlden och till andra parter eller aktörer. Denna identitet bygger på en förståelse för det sammanhang som gruppen eller organisationen är en del utav, och medverkar till en nödvändig känsla av meningsfullhet. När denna identitet saknas uppstår en vilsenhet, misstro och en låg acceptansnivå för varandra och för omgivningen bland individer och grupper i organisationen. Modellen kan sammanfattas med följande schema: Det handlar om Grundfrågan är När det fungerar väl Tecken på problem Organisationsnivån Ordning, struktur Hur skall vi lösa uppgiften? Vad, när, vem? Målnivån Riktning, resultat Vad skall vi åstadkomma? Vart skall vi? Kommunikationsnivån Dialog och kommunikation Vem är du/ni? Hur kan vi mötas? Identitetsnivån Övergripande roll Vilka är vi? Varför finns vi? Klara roller och ansvar, en effektiv organisation Kreativitet Idérikedom Gemensamt fokus Tillit till varandra Ärlighet, öppenhet Känsla av mening och sammanhang Strul Missförstånd Oreda Konkurrens (fight) eller uppgivenhet (flight) Försiktighet Avvaktande hållning Misstro Låg acceptansnivå Vilsenhet Hur de olika nivåerna hänger ihop För att en grupp eller en organisation skall fungera väl får det inte finnas allvarliga problem på någon av nivåerna. Problem på en nivå skapar dessutom svårigheter på nivån ovanför. Finns det inte en tydlig identitet kring den övergripande rollen för gruppen eller organisationen (identitetsnivån) blir det svårt att kommunicera och ta vara på varandras kompetenser, erfarenheter och perspektiv (kommunikationsnivån). Det i sin tur skapar svårigheter att komma överens om 2

3 mål och inriktning för arbetet (målnivån), och i slutändan även hur man praktiskt skall lösa den gemensamma uppgiften (organisationsnivån). När jag arbetade vidare med den ledningsgrupp som jag nämnde inledningsvis låg modellen till grund för flera möten och samtal, både inom ledningsgrupp och bland medarbetarna i organisationen, där man tillsammans fick reflektera över läget på arbetsplatsen utifrån på de fyra nivåerna. De konstaterade att de största utvecklingsbehoven låg på de två översta nivåerna, målnivån och organisationsnivån, medan de två övriga nivåerna upplevdes som relativt starka och välfungerande. Detta blev sedan utgångspunkten för ett utvecklingsarbete i organisationen som ledningsgruppen tog initiativ till. Metodtips! Pröva gärna att göra en behovsanalys i din ledningsgrupp, projektgrupp eller arbetslag med hjälp av arbetsmodellen, dock inte fler än 6-8 personer. Ta ett par timmar till ert förfogande och genomför följande steg: 1. Kom överens om vilket gemensamt område som skall analyseras. Det kan t ex vara: Er själva, till exempel er som ledningsgrupp, projektgrupp eller arbetslag. Den enhet eller avdelning inom organisationen som du leder eller är en del utav. Organisationen i stort. För enkelhetens skull använder jag arbetslaget som exempel i texten nedan. Dela ut 10 post-it-lappar till varje deltagare, fem lappar av en färg (t ex gula) och fem lappar med en annan färg (t ex röda). 2. Låt varje deltagare fundera enskilt under ca 10 minuter på följande två frågor: Vad fungerar relativt bra inom arbetslaget just nu? Vilka är våra styrkor? Max fem saker. Vilka problem eller hinder finns inom arbetslaget just nu? Max fem saker. 3. Be varje deltagare skriva ner sina observationer på de post-it-lappar man fått. Det som han eller hon upplever fungerar bra på de gula lapparna, en sak per lapp, och problem eller hinder på de röda lapparna, en sak per lapp. 3

4 4. Presentera och beskriv arbetsmodellen med de fyra olika nivåerna: organisation, mål, kommunikation och identitet, och rita upp den så stort som möjligt på en whiteboardtavla på följande sätt: Organisation Mål Kommunikation Identitet Beskriv för deltagarna vad som brukar vara tecken på när det fungerar väl på respektive nivå, och vad som brukar vara tecken på problem (se modellen på förra sidan, eller kopiera den och dela ut till deltagarna). 5. Låt varje deltagare, en i taget, presentera sina lappar för de övriga i gruppen. Börja med de gula lapparna, det som man upplever fungerar bra inom arbetslaget. Tillåt ingen argumentation eller ifrågasättande av innehållet på lapparna, men låt deltagarna få ställa frågor till varandra om det finns oklarheter kring vad någon menar med det som han eller hon har skrivit. När en lapp är presenterad så reflektera tillsammans kring vilken nivå i modellen som styrkan kan höra hemma t ex organisationsnivån om det handlar om tydliga roller, en bra arbetsfördelning eller väl fungerande rutiner, eller kommunikationsnivån om det handlar om öppenhet, dialog och god kommunikation. När ni kommit överens så placerar ni lappen på den nivån i den uppritade modellen på whiteboardtavlan. Kommer ni inte överens får den som skrivit lappen välja nivå. När alla gula lappar är uppsatta på tavlan gör ni precis likadant (som ovan) med de röda lapparna, dvs. de lappar som handlar om problem eller hinder, så att även de blir placerade på de olika nivåerna på whiteboardtavlan tillsammans med de gula lapparna. 6. När alla lappar (både gula och röda) är uppsatta kan ni avsluta med att tillsammans reflektera över det samlade resultatet, t ex med hjälp av följande frågor: 4

5 Vilken eller vilka nivåer fick flest gula lappar, och vilka slutsatser kan vi dra av detta kring vad som är styrkorna inom arbetslaget? Vilken eller vilka nivåer fick flest röda lappar, och vilka slutsatser kan vi dra av detta kring vad vi kan behöva utveckla inom arbetslaget? Vilka utvecklingsbehov inom arbetslaget känns mest angelägna att ta tag i först, och vad skulle kunna vara ett bra första steg i ett sådant utvecklingsarbete? / Greger Hjelm, organisationskonsult Upphovsrätt hävdas. Artikeln får endast mångfaldigas efter författarens medgivande, och med angivande av källan. Rörelse & Utveckling erbjuder konsultation och utvecklingsstöd på systemisk grund. Vi stöder och utvecklar chefer, ledare och organisationer, samt leder möten och grupprocesser. Kontakta oss gärna eller besök vår hemsida Du når oss också på telefon eller e-post info@rou.se. 5