Skrivreglerna följer Myndigheternas skrivregler (2014), Svenska skrivregler (2008), Svenska Akademiens ordlista (2006) och Svarta listan (2011).

Transkript

1

2 Produktion: Skolverket tillsammans med språkkonsulten Maria Sundin, Textfixarna. Skrivreglerna följer Myndigheternas skrivregler (2014), Svenska skrivregler (2008), Svenska Akademiens ordlista (2006) och Svarta listan (2011).

3 Innehåll Innehåll... 3 Begripligt språk ger nöjda läsare... 4 Så använder du skrivreglerna... 5 Sammanfattning Skriv för läsaren Inled med huvudbudskapet Strukturera tydligt Hjälp läsarna att hitta Skriv aktivt Skriv lättlästa meningar Välj begripliga ord Kontrollera stavning och språkriktighet Skriv jämställt Register

4 Begripligt språk ger nöjda läsare Vi ska skriva klart och tydligt och med ett språk som är anpassat för mottagaren. Att skriva begripligt visar på respekt för våra målgrupper. Ingen ska behöva lägga onödigt mycket tid på att förstå det vi skriver. Samtidigt leder ett begripligt språk till ökad effektivitet, eftersom det minskar risken för missförstånd och minskar behovet av förklaringar, både internt och externt. Ett vårdat och korrekt språk bidrar också till att stärka Skolverket som en professionell myndighet. I språklagen står det att Språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt, vilket också är en del av vårt uppdrag. Stockholm den 13 maj 2015 Anna Ekström generaldirektör 4

5 Så använder du skrivreglerna De här skrivreglerna ger dig konkreta regler för hur vi på Skolverket skriver stödmaterial. Texten ska vara skriven så att den är tydlig, enkel och begriplig för läsaren. Skrivreglerna tar bara upp det allra viktigaste. I till exempel skrivregelsamlingen Myndigheternas skrivregler, Svenska skrivregler eller Svenska Akademins ordlista hittar du mer utförliga förklaringar och exempel. Dokumentet är indelat i tre delar. Först får du en sammanfattning av de regler för stödmaterial som gäller för Skolverket. Sedan följer en fördjupning av varje regel. Sist finns ett register med sökord och sidhänvisningar. Lycka till med din text! 5

6 Sammanfattning Nio skrivregler för Skolverkets stödmaterial 1 Skriv för läsaren Bestäm tidigt målgrupper för rapporten Beskriv målgrupp, syfte och innehåll Ge texten ett läsarperspektiv Välj en ändamålsenlig struktur 2 Inled med huvudbudskapet Formulera en intresseväckande och relevant titel Skriv en bra sammanfattning Sammanfatta kapitel och avsnitt 3 Strukturera tydligt Gör korrekta och logiska styckeindelningar Inled gärna med en kärnmening Utnyttja punktlistor Använd smarta faktarutor Se till att tabeller och diagram är tydliga Framhäv viktig information med fetstil och andra typografiska element Knyt ihop texten 4 Hjälp läsarna att hitta Skriv informativa rubriker Se till att innehållsförteckningen ger överblick Ge läsanvisningar Gör hänvisningarna tydliga 5 Skriv aktivt Befolka språket skriv aktivt Variera mellan Skolverket och vi 6

7 6 Skriv lättlästa meningar En mening en tanke Börja med det viktiga Använd en naturlig ordföljd Sätt ut kommatecken där det behövs 7 Välj begripliga ord Undvik ålderdomliga och krångliga ord Skriv ut förkortningar i löpande text Skriv vanliga initialförkortningar med små bokstäver Se upp med fackord Förkorta inte enheter eller symboler i löpande text Siffror eller bokstäver? Välj konkreta ord Se upp med dubbeltydiga ord Skriv på svenska Använd inte långa ord i onödan 8 Kontrollera stavning och språkriktighet Utnyttja funktionen i Words stavningskontroll Låt texten vila innan du granskar Låt en kollega granska texten åt dig Lämna över texten till en professionell textgranskare 9 Skriv jämställt Representation beskriv gruppen så könsneutralt du kan Skriv bara ut kön när det behövs Använd könsneutrala pronomen Välj a-formen för adjektiv i bestämd form singular Använd könsneutrala titlar och benämningar Var medveten om ordningen i dina ordpar Använd jämställda bilder till dina texter 7

8 1 Skriv för läsaren Börja alltid med att göra klart för dig varför du skriver och vilka du vänder dig till. Skriv alltid utifrån läsarens perspektiv. Viktigt är att läsaren känner att hon har nytta av informationen och känner sig stärkt av stödmaterialet. Börja med det viktigaste. Då är det störst chans att du fångar läsarens intresse och att ditt budskap når fram. När målgrupperna är många och dessutom har olika förutsättningar och behov, som ofta för Skolverkets stödmaterial, gäller det att utgå från att alla ska förstå. Med strukturen och språket för texten underlättar du läsningen. Om du vänder dig till en särskild målgrupp kan du vinkla innehållet efter den gruppens behov. Ta reda på hur din målgrupp kommer att använda texten vilka frågor vill de ha svar på och vad ska de göra efter att ha läst texten? Även om behoven varierar mellan målgrupper, kan du räkna med att alla målgrupper är tidspressade och snabbt vill hitta nyttan med texten. Bestäm tidigt stödmaterialets målgrupper Bestäm tidigt vem stödmaterialet vänder sig till. Vilka förkunskaper har läsarna? Behöver du förklara och ge en bakgrund eller kan du gå rakt på sak? Är de motiverade eller behöver du locka dem till läsning? Om läsarna är kritiska kan du behöva lägga ner tid på motiveringar. Vad vet du om läsarnas språkliga kompetens? Är de fackkunniga som förstår ditt fackspråk, eller behöver du välja mer vardagliga ord? Beskriv målgrupp, syfte och innehåll Vad är syftet med stödmaterialet? Vad vill du att läsarna ska göra eller veta efter att ha läst texten? Vad kan läsarna själva ha för mål med sin läsning? Fundera över vilka frågor läsaren vill ha svar på. Ge sedan svaren i den ordning du tror att läsaren vill ha dem. Allra tydligast blir det när texten även upplyser läsaren om hur stödmaterialet kan användas. Tala om på vilket sätt informationen berör läsaren och hur texten kan användas. Beskriv målgrupp, syfte och innehåll i baksidestexten och i förordet. På så sätt får läsarna tidigt veta om stödmaterialet vänder sig till dem eller inte. 8

9 Ge texten ett läsarperspektiv Stödmaterial kan skrivas utifrån olika perspektiv. Om texten helt utgår från vad skribenten själv vill säga är det sändarens perspektiv. Om texten i stället utgår från vad läsaren är intresserad av och behöver veta har texten ett läsarperspektiv. I ett stödmaterial kan man räkna med att läsaren förväntar sig konkret vägledning, men också uppmuntran och inspiration. Välj en ändamålsenlig struktur För stödmaterialet som helhet kanske man väljer en struktur med det viktigaste först (de konkreta anvisningarna eller en sammanfattning av de viktigaste slutsatserna). I vissa kapitel kan man sedan välja en annan disposition, till exempel en kronologisk (för bakgrunden eller forskningsöversikten) och en tematisk för olika områden eller teman. Det är sällan lämpligt att disponera ett stödmaterial som helhet kronologiskt. Börja därför inte slentrianmässigt med bakgrunden och alla fakta du tagit fram. De konkreta anvisningarna är i regel mera intressanta! 9

10 2 Inled med huvudbudskapet Börja alltid med det viktigaste. Då är det störst chans att du fångar läsarens intresse och att ditt budskap når fram. Strukturera texten så att läsarna inte blir störda av bakgrundsbeskrivningar och förklaringar. En bra princip är att inleda med huvudbudskapet och sedan fördjupa resonemanget i resten av texten. Du kan lägga bakgrundsinformation utanför brödtexten i faktarutor, diagram och bilder. Formulera en intresseväckande och relevant titel Välj titel med omsorg. Se till att viktiga nyckelord kommer med som gör att läsaren förstår vad stödmaterialet handlar om och underlättar sökning via sökmotorer på Internet. Inled med de viktigaste nyckelorden. Skriv Betygsskalan och betygen C och D en handledning hellre än En handledning om betygsskalan och betygen C och D. Skriv en bra sammanfattning Inled alltid stödmaterialet med en sammanfattning. En bra sammanfattning ska stå först, vara så kort som möjligt och kunna läsas fristående. Sammanfattningen ska lyfta fram det viktigaste i stödmaterialet inte redovisa stödmaterialets alla delar. Tänk på att det finns läsare som bara läser sammanfattningen. Den måste därför kunna läsas oberoende av huvudtexten. Sammanfattningen ska ange vad som står i stödmaterialet, inte att något står i stödmaterialet. Inled sammanfattningen med det viktigaste på så sätt lyfter du mer effektivt stödmaterialets huvudbudskap än om du bara redogör för stödmaterialets syfte. Sätt alltid ut rubriken Sammanfattning så läsaren förstår att det är frågan om en sammanfattning. Sammanfatta kapitel och avsnitt Om kapitlen är långa är det klokt att inleda dem med en kort sammanfattning. Då får läsarna snabbt en uppfattning om den viktigaste informationen i textens olika delar. Spar inte sammanfattningen till slutet av avsnittet där gör den ingen nytta för läsaren. 10

11 3 Strukturera tydligt Genom att få en tankegång i taget kan läsaren följa med i stödmaterialets olika resonemang. Börja på nytt stycke när du börjar skriva om något nytt. Läsaren förväntar sig att det ska finnas en tankegång, en huvudidé, i varje stycke, inte fler. Styckeindelningen ska hjälpa läsarna att se dina tankegångar och förstå hur de hänger ihop. Därför måste den vara logisk. Ett knep kan vara att fundera över vilka frågor läsaren vill ha svar på. Ge sedan svaren i den ordning du tror att läsaren vill ha dem. Ytterligare ett knep är att tänka sig en rubrik för vart och ett av textens stycken. Man bör kunna få överblick över texten bara genom att läsa dessa rubriker. Gör korrekta och logiska styckeindelningar I stödmaterial markeras styckena helst med indrag. Det ska inte vara indrag på första raden efter en rubrik, punktlista, tabell etc. Undvik så kallade hybridstycken, där det nya stycket bara börjar på nästa rad utan vare sig indrag eller blankrad. Undvik onödigt långa stycken. Överlånga stycken är svårlästa. Alltför korta stycken gör att läsningen blir ryckig. Det blir svårare för läsaren att förstå sammanhanget i texten. Alltför långa, kompakta stycken är svåra att läsa och svåra att hitta i. Lagom är bäst. Inled gärna med en kärnmening Inled gärna med en sammanfattande kärnmening där tanken presenteras och ägna resten av stycket åt att förklara, exemplifiera eller modifiera den tanken. Utnyttja punktlistor Uppräkningar blir tydligare om du skriver dem i en punktlista i stället för i löpande text. Gör gärna en punktlista när du vill framhäva viss information när en mening blir lång när du vill förklara och bena ut ett komplicerat resonemang. 11

12 Använd smarta faktarutor Med hjälp av faktarutor kan texten delas upp grafiskt och viktig information framhävas. I rutorna kan man lägga in bakgrundsinformation, ordförklaringar, definitioner eller spännande citat. Se till att tabeller, diagram och figurer är tydliga Med hjälp av tabeller, diagram och andra figurer kan stora mängder sifferuppgifter och komplicerade sammanhang presenteras på ett överskådligt sätt. Diagram ger snabbare information än en tabell, och kan vara ett bättre alternativ om du vill att läsarna ska kunna jämföra kategorier eller storlekar. Tabeller och diagram måste vara lättolkade för läsarna. De ska visa något väsentligt vara placerade i anslutning till den text det handlar om lyfta fram det viktiga i texten, sammanfatta resonemang eller förklara komplicerade förhållanden förses med nummer och rubrik kommenteras i brödtexten. Tabeller och diagram ska ha en rubrik som anger ämnesområdet för sifferuppgifterna. Där kan du också ange efter vilken princip materialet fördelats. Om man har flera tabeller och diagram numreras dessa för sig i löpande ordning. Tabell 1, Tabell 2 och Diagram 1, Diagram 2 och så vidare. Om texten innehåller många tabeller kan de placeras i en särskild tabellbilaga. Presentera först tabellen eller diagrammet, lägg sedan in bilden och placera kommentaren efter bilden. På så sätt får läsaren kommentaren och bilden i ett sammanhang. Framhäv viktig information med fetstil och andra typografiska element Fetstil och kursiv kan du använda för att markera en viktig uppgift i texten. Men tänk på att inte använda fetstil och kursiv för ofta eftersom texten blir svårläst. Se också till att bara markera enstaka ord eller fraser hela meningar i fetstil och kursiv blir svårlästa. Undvik understruken text helt och hållet. Du ska inte heller skriva hela ord eller meningar med versaler eftersom det gör texten svårläst. 12

13 Knyt ihop texten Det är viktigt med tydliga övergångar mellan meningar och stycken för att läsaren ska kunna följa med i resonemanget. Anknyt till föregående stycke med hjälp av ord och uttryck som binder ihop texten. Exempel på bindeord är dessutom, för övrigt, sedan, ofta, på samma sätt, i likhet med, även om, däremot, eftersom, detta beror på, för att, i syfte att. 13

14 4 Hjälp läsarna att hitta Många läsare har bråttom och vill inte lägga ner tid i onödan på att leta efter viktig information i texten. Därför ska du hjälpa läsaren att hitta genom en tydlig innehållsförteckning och läsanvisningar. Skriv informativa rubriker För att bli informativa måste rubrikerna berätta vad som sägs eller händer i texten, gärna en viktig slutsats eller bedömning. Informativa rubriker kan antingen utformas som frågor (Hur kan skolan arbeta med sambedömning?) eller påståenden (Målet är likvärdig bedömning och betygssättning), men de bör innehålla ett verb som förtydligar relationen mellan orden. Ofta är det klokt att utnyttja rubrikens viktiga strategiska plats i texten genom att i stället ge svaret. Använd helst bara två eller tre, i undantagsfall fyra, rubriknivåer. Se till att innehållsförteckningen ger överblick Innehållsförteckningen hjälper läsarna att få överblick över stödmaterialets innehåll och disposition. Om texten har talande och informativa rubriker, blir innehållsförteckningen i sig en sammanfattning av texten. Se därför till att texten har bra rubriker. Byt gärna ut rubriker som Bakgrund, Erfarenheter och Diskussion mot mer informativa rubriker. Se till att du skriver rubriken Innehåll och inte Innehållsförteckning. I löptext kan du däremot skriva ut ordet innehållsförteckning. Ofta räcker det med rubrikerna på de två översta nivåerna i innehållsförteckningen. Ge läsanvisningar I stödmaterial som är längre än några sidor behöver läsarna hänvisningar av olika slag. Den klargör hur texten är uppbyggd och vad texten innehåller i stort så att läsarna kan orientera sig. Skriv några rader om textens uppläggning och använd uttryck som längre fram, i nästa avsnitt, i bilaga 1. 14

15 Gör hänvisningarna tydliga Undvik uttryck som med hänvisning till ovanstående och mot bakgrund av detta. Sammanfatta eller upprepa hellre innehållet kort för läsarna. Detta är särskilt viktigt om uttrycket hänvisar till något som nämnts långt tidigare. Läsaren ska inte behöva hålla all information i huvudet genom hela texten. 15

16 5 Skriv aktivt Tonen påverkas av många olika delar i texten innehåll, struktur och språk. Tonen avgörs av hur mån avsändaren är att ge läsaren svar på det hon behöver veta och använder ett språk som ligger nära läsarens eget. Det har stor betydelse om stilen är byråkratisk eller ledig och om texten uppfattas som personlig eller opersonlig. Befolka språket skriv aktivt Tala alltid om vem det är som gör eller ska göra något. Använd gärna aktiva verb i stället för passiva där det går. När du använder aktiva verb (avslutar) måste du automatiskt ange vem som gör något (läraren avslutar momentet). Aktiva verb befolkar på så sätt texten och ger den en ledigare ton. Med passiva verb (avslutas) eller substantiveringar (avslutning) är det lätt att tappa bort vem som gör något, vilket kan göra meningen tvetydig och tonen stel. Skriv vi Om du hela tiden upprepar namnet Skolverket blir texten onödigt opersonlig och tung. Variera därför med pronomen (vi, vår, oss etc.). Ett vi ger ett ledigare språk och en läsarvänligare ton. När den formella avsändaren väl har presenterats, kan man övergå till vi. Att skriva vi fungerar bra i avsnitt där vi berättar om Skolverket, men är onödigt när fokus ligger på resultatet. Detta är särskilt användbart i förordet, metodavsnittet eller i avsnittet om stödmaterialets struktur. I stödmaterialets övriga delar ligger fokus mer naturligt på sakförhållanden än Skolverket. 16

17 6 Skriv lättlästa meningar En text med bara långa meningar blir tung och svårläst. Men många korta meningar är inte heller bra texten känns hackig. Det bästa är att variera meningarnas längd så att det blir en bra rytm. Växla mellan korta meningar på cirka tio ord och lite längre meningar på uppåt tjugofem ord. Läs texten högt och känn efter. En mening en tanke Låt varje mening uttrycka en tanke sätt sedan punkt. Lägg inte för mycket information i en och samma mening. Och rada inte upp flera fullständiga meningar med kommatecken emellan. Blir en mening för lång dela upp den. Börja med det viktiga Börja alltid en mening med den viktigaste informationen. Lägg förklaringar och bakgrundsinformation i slutet av meningen som en bisats, eller i en egen mening. Att gå rakt på sak är nyckeln till att skriva kärnfullt. Använd en naturlig ordföljd Krångla inte till ordföljden. Det naturliga är att huvudverbet (det ord som talar om vad någon gör eller vad som händer i texten) kommer tidigt i meningen. Om huvudverbet kommer sent i meningen får hjärnan svårt att tolka sammanhanget man måste gå tillbaka och läsa meningen på nytt. Undvik att foga in långa bisatser. Lägg i stället bisatsen i slutet av meningen eller låt bisatsen bilda en egen mening. Sätt ut kommatecken där det behövs I dag är det tydlighetskommatering som gäller. Det innebär att man sätter komma där det behövs för att göra läsningen och tolkningen av texten lättare. Många gånger är kommateringen en bedömningsfråga, men det finns några regler att hålla sig till. Sätt ut komma i följande fall: Vid uppräkningar: Timplaner behövs för att kunna styra, planera och säkerställa undervisningen. Runt korta inskjutna tillägg där den övriga meningen går att läsa fristående om man plockar bort tillägget: I det insamlade materialet ingår grundskolor, vilket motsvarar 90 procent, av sammanlagt grundskolor som var verksamma hösten I meningar med dels dels, ju desto, ju ju och än än sätter man ut ett kommatecken före det andra ledet: Frågorna handlar dels om skrivna riktlinjer, dels om administrativa rutiner. 17

18 Obs! Se upp med kommatecken i satser med som och att. Satserna är ofta nödvändiga tillägg och det blir direkt fel med ett kommatecken efteråt. Skriv så här Det är först när lärprocesserna får förändrade former som vi kan använda mediet fullt ut. inte så här Det är först när lärprocesserna får förändrade former, som vi kan använda mediet fullt ut. Lixtesta dina meningar Om du känner på dig att du skriver långa meningar, kan du enkelt kontrollera textens läsbarhetsindex (Lix) med verktyget Validera text. Välj Validera text i Words meny Arkiv. Lixvärdet för en lagom nivå för meningar i stödmaterial ligger mellan 40 och 50. Man ska vara medveten om att Lix bara ger en trubbig fingervisning om textens läsbarhet. I beräkningen tas ingen hänsyn till innehåll, struktur och ordförståelse. 18

19 7 Välj begripliga ord Välj orden med omsorg. Undvik ålderdomliga och dubbeltydiga ord, och förklara svåra men nödvändiga fackord. Undvik ålderdomliga och krångliga ord Om du är osäker på ett ord kan du slå upp det i Svenska Akademiens ordlista eller Svarta listan. Är ordet märkt med åld. ska du undvika det. Här är några vanliga ord i Skolverkets texter som du bör undvika. Skriv så här finns det här stödmaterialet få är ska inte inte så här föreligga föreliggande stödmaterial erhålla utgöra skall ej, icke Skriv ut förkortningar i löpande text Skriv alltid ut både vanliga och ovanliga förkortningar i löpande text. Använd bara förkortningen när utrymmet är snålt, till exempel i tabeller, figurer, parenteser och fotnoter. I texter med externa mottagare ska du undvika att använda våra interna förkortningar, till exempel SKOLFS. Skriv i stället ut orden: Skolverkets författningssamling. Skriv vanliga initialförkortningar med små bokstäver Initialförkortningar som är vanliga skriver man med små bokstäver: gd, pm. sms, cv, dvd, pc, pdf. Skriv däremot initialförkortningar som står för ett namn med stora bokstäver: EU, FN och USA om bokstäverna uttalas var och en för sig. Skriv med inledande stor bokstav och resten små bokstäver om förkortningen uttalas som ett ord: Unicef och Unesco. 19

20 Se upp med fackord Använd bara fackord när du skriver för läsare som verkligen förstår dem. För vissa läsare kan ord som enskilda huvudmän, individuell utvecklingsplan, meritvärde och gymnasieintyg vara svåra att förstå. Utgå alltid från de målgrupper som stödmaterialet vänder sig till och låt målgruppernas fackkunskaper och förförståelse om innehållet avgöra vilka ord du väljer. Vill du ändå använda ett svårt fackord som du av olika skäl bedömer är nödvändigt i texten, kan du förklara ordet första gången du använder det. På samma sätt kan du göra med förkortningar. Kontrollera att förklaringen verkligen förklarar ordet och inte innehåller ytterligare svårtolkade ord. Det är också möjligt att lägga in ett kort avsnitt med definitioner av viktiga ord. Förkorta inte enheter eller symboler i löpande text När det finns utrymme är det alltid tydligast att skriva ut enheterna: kronor, miljoner och miljarder. Skriv också ut procent i löptext. Ett undantag är km 2 som utskrivet blir ett långt och därmed svårläst ord. I tabeller kan du använda förkortningar. Siffror eller bokstäver? När taluppgifterna är viktiga i texten ska du använda siffror och inte bokstäver. Siffror är det normala när man har många taluppgifter i en text. Ju mer exakt man vill vara, desto större skäl att använda siffror. Skriv därför alltid siffror för decimaltal (2,5) och vid numreringar (årskurs 6). Siffror gäller även vid förkortningar för måttenheter, efter kl. och vid tecken som % och (10 m, 11 kg, kl , 250 kr, 50 %, 2 ). När taluppgifterna inte är det väsentliga i texten kan du skriva tal upp till 12 med bokstäver, och resten med siffror. Högre tal som är ungefärliga skriver du med bokstäver. Skriv tusentals personer (inte 1000-tals personer) och 25 (inte 25-tal.) Blanda aldrig siffror och bokstäver i samma mening. Skriv Klassen bestod av 6 flickor och 13 pojkar. Välj konkreta ord Abstrakta ord är svåra när läsaren inte vet exakt vad du menar. Använd i stället så konkreta ord som möjligt. Se upp med ord som aktör, evidens, flexibilitet, holism, perspektiv, transparens med flera. Se upp med dubbeltydiga ord Skriv inte då när du menar eftersom eller när. Ofta blir tolkningen oklar och läsaren får gissa vad du menar. Dessutom får texten en onödigt formell ton. 20

21 Skriv på svenska Undvik inlånade ord där vi har tydliga svenska ord för samma sak. De inlånade orden kommer oftast från engelskan och gör bara texten mer otydlig. Använd inte långa ord i onödan En text med många långa ord är tröttsam och ansträngande att läsa. Ofta är de långa orden onödiga det finns ett kortare alternativ som gör texten mer lättläst och samtidigt mindre formell. Dela upp sammansatta ord. Skriv så här problem med genomförandet ansvarig för kvalitetsutvecklingen insats från skolhuvudmannen medvetenhet om normer baserad på läroplanen inte så här implementeringsproblematik kvalitetsutvecklingsansvarig skolhuvudmannainsats normmedvetenhet läroplansbaserade Välj enkla verb (handlingsord) i stället för omskrivningar med verb + substantiv (den så kallade substantivsjukan): Skriv så här problem med genomförandet ansvarig för kvalitetsutvecklingen insats från skolhuvudmannen medvetenhet om normer baserad på läroplanen inte så här implementeringsproblematik kvalitetsutvecklingsansvarig skolhuvudmannainsats normmedvetenhet läroplansbaserade Skriv så här redovisa använda fatta beslut/besluta inte så här genomföra en redovisning användning sker beslutsfattande 21

22 Välj korta prepositioner som om, på, för, till, av, med, i, över i stället för långa prepositioner som angående, avseende, beträffande, gällande, rörande och vad avser. Ta bort onödiga förstavelser och förlängningar (så kallade skrytfenor): Skriv så här fråga mål skapa inte så här frågeställning målsättning tillskapa Undvik nakna substantiv De så kallade nakna substantiven gör att texten blir mer formell och svårläst. Ett naket substantiv är ett substantiv som skrivs i sin grundform. Exempel: kopia. Jämför med de påklädda uttrycken: en kopia, kopian, flera kopior, varje kopia, de bifogade kopiorna. De nakna substantiven fyller sin funktion när det handlar om en allmän företeelse, som i uppräkningar (ta med papper och penna), definitioner (med färdigställandekostnader menas ) och fasta uttryck (betala ut pengar, fatta beslut). I övrigt ska du klä på substantiven: Skriv så här Skolverket har tagit fram ett informationsmaterial och en ansökningsblankett för statsbidrag. inte så här Informationsmaterial och ansökningsblankett för statsbidrag finns framtaget. 22

23 8 Kontrollera stavning och språkriktighet Vi gör alla ofrivilliga felskrivningar, syftningsfel och tankehopp när vi skriver, och de är ofta svåra att upptäcka. Därför är det viktigt att korrekturläsa texten noga. Testa alltid nya texter enligt följande rutiner: Kontrollera stavningen med Words stavningskontroll. Programmet upptäcker inte alla fel, och ibland påpekar det sådant som inte är fel, till exempel ord som inte finns i programmets ordlista. Kontrollera textens läsbarhet med verktyget Validera text. Välj Validera text i Words meny Arkiv. Lixvärdet för en lagom nivå för meningar i stödmaterial ligger mellan 40 och 50. Läs texten högt för dig själv. Då märker du om den har bra flyt och får hjälp med att sätta komma där du gör naturliga pauser i läsningen. Låt texten vila helst till nästa dag men åtminstone under några timmar. Då får du ett naturligt avstånd till texten, och kan lättare läsa den med ett utifrånperspektiv. Låt en kollega eller någon annan läsa igenom texten. Lämna över din text till en professionell textgranskare som kan korrekturgranska och kontrollera språkriktigheten. Skolverket har avtal med textgranskare, se avtalskatalogen. 23

24 9 Skriv jämställt Skolverkets texter ska vara jämställda och könsneutrala. Det innebär att vi riktar oss till både kvinnor och män och att vi skriver om både kvinnor och män, flickor och pojkar. Vi anstränger oss också för att motverka fördomsfulla och stereotypa könsroller. För att kunna skriva jämställda texter behöver du vara medveten om både vad du skriver och hur du skriver det. Representation - beskriv så könsneutralt som möjligt I Skolverkets texter ska både kvinnor och män, flickor och pojkar, vara representerade och komma till tals. När vi beskriver grupper och individer ska det vara på ett jämställt och icke-stereotypt sätt. Vi undviker även omotiverade uppgifter om ålder, etnicitet, samhällsklass eller funktionsnedsättningar. Det finns två olika sätt att se på representation: kvantitativt och kvalitativt. Ur ett kvantitativt perspektiv kan du räkna hur många kvinnor respektive män som förekommer i din text och hur mycket utrymme de får. En tumregel är att det är jämställt om det håller sig inom en 40/60-fördelning (varken kvinnor eller män är färre än 40 procent eller fler än 60 procent). Ur ett kvalitativt perspektiv kan det till exempel handla om vilken titel någon presenteras med eller om någon presenteras med förnamn eller med efternamn. Det kan också handla om värderande ord och uttryck som används på ett stereotypt sätt så som söt, busig, duktig, att stå på sig eller att vara manlig eller kvinnlig. Lyft gärna fram sådant som bryter mot stereotyper, som kvinnor på fordonsprogrammet eller män som är syslöjdslärare. Din text (eller bild) kan då fungera som en förebild, motverka stereotyper och på sikt främja jämställdheten. Skriv bara ut kön när det behövs På Skolverket vill vi skriva könsneutralt så långt som möjligt. Så om inte sammanhanget kräver att du anger könet på en person ska du heller inte göra det. I följande exempel är det inte relevant att polisen var kvinna: En kvinnlig polis besökte skolan för att informera om droger. I nästa exempel är det dock relevant att framhäva könet: Kvinnliga rektorer tjänar mindre än manliga rektorer. Ett annat sätt att försöka uppnå en jämställd representation är att inkludera både kvinnor och män. Det kan vara bra men många gånger tillför det ingenting att nämna kön över huvud taget. Dessutom exkludera du då dem som varken är män eller 24

25 kvinnor. Så fundera först på om det tillför något, eller om det finns könsneutrala former du kan använda i stället. Alla barn och elever, både flickor och pojkar, har rätt till en utbildning fri från diskriminering, trakasserier och kränkande behandling. Till exempel ska flickor och pojkar alla elever få utöva alla idrotter och samkönade par ska vara välkomna på skolbalen. Vilket pronomen ska du välja? Skolverket använder varken han eller hon med könsneutral syftning (när könet är okänt eller irrelevant). Det finns flera andra sätt att skriva och du kan gärna variera hur du skriver. Eleven väljer själv vad han vill läsa. Upprepa huvudordet Eleven väljer själv vad eleven vill läsa. Detta är ett bra alternativ men kan lätt upplevas som lite tjatigt och byråkratiskt. Variera därför gärna med de andra könsneutrala alternativen. Närmast till hands ligger ofta att skriva om till plural. Skriv om till plural Eleverna väljer själva vad de vill läsa. Möjligheten att använda pronomenet de och deras gör att texten blir mindre formell och mindre tjatig. Han eller hon, hon eller han Eleven väljer själv vad han eller hon vill läsa. Detta alternativ är mindre bra dels för att det lätt blir klumpigt, dels för att det utestänger personer som varken är han eller hon. Dessutom uppfattas ofta det första ledet i den här typen av ordpar som viktigast, vilket gör det svårt när du vill skriva jämställt. Om du ändå väljer den här typen av ordpar, använd inte snedstreck (han/hon). Hen Eleven väljer själv vad hen vill läsa. I dagsläget bör du använda hen sparsamt och hellre välja andra formuleringar. I publikationer, såsom stödmaterial, ska ordet inte användas, Hen kan däremot ibland förekomma på exempelvis webbplatser och i presentationer från myndigheten. I e-post använder vi bara hen om mottagaren själv har använt hen. Objektsformen av hen är också hen: Eleven väljer själv kurs utifrån vad som intresserar hen. 25

26 Den Eleven väljer själv vad den vill läsa. Många reagerar på den här användningen av den som opersonlig eller förtingligande. Det kan dessutom bli problem med syftningen om meningen innehåller fler n-ord. Du bör därför vara försiktig med detta alternativ. Du-tilltal Du väljer själv vad du vill läsa. Att använda du-tilltal är ett vanligt klarspråksråd och även ett bra könsneutralt alternativ. Man Man väljer själv vad man vill läsa. Pronomenet man är ett könsneutralt pronomen, trots sin likhet med substantivet en man. Däremot kan det vara problematiskt ur ett klarspråksperspektiv eftersom det riskerar att göra texten vagare. Passivform Eleven väljer själv vad som ska läsas. Att göra verbet passivt gör visserligen texten könsneutral men det gör också texten mer vag och abstrakt. Det är ett dåligt alternativ ur ett klarspråksperspektiv. Formulera om meningen Eleven väljer själv en valfri kurs. Ibland går det att formulera om meningen så att det inte behövs något pronomen. Heter det den nya eller den nye rektorn? I svenskan måste vi välja form på adjektiv i bestämd form singular. Det kan antingen sluta på -e eller -a: den nye rektorn eller den nya rektorn. Om du inte vet vilket kön personen har eller om det inte spelar någon roll använder du a-formen formen eftersom den av många uppfattas som den mer könsneutrala: Den enskilde enskilda elevens provresultat behöver inte vara en del av betygsunderlaget. Använd könsneutrala titlar och benämningar Många av Skolverkets titlar och benämningar är könsneutrala: lärare, rektor, elev, pedagog, handledare och så vidare. Om du stöter på könsmarkerade titlar bör du försöka byta ut dem. Rektorer och lärare är kommunala eller privatanställda tjänstemän medarbetare. 26

27 Naturskyddsföreningen startades för över hundra år sedan av en grupp vetenskapsmän forskare. Förmåga att ta eget ansvar för sina arbetsuppgifter och för fartygets säkerhet och drift är viktigt för en sjöman den som jobbar på sjön. Inriktningen kan leda till arbete som till exempel motorman maskinist och fartygselektriker. Detta gäller dock inte fastslagna yrkestitlar som sjuksköterska, barnmorska eller brandman. Om det är viktigt att framhäva någons kön, gör det med adjektiven kvinnlig eller manlig. Använd inte feminina ändelser som lärarinna, sångerska, dansös. Orden förälder och vårdnadshavare passar olika bra i olika sammanhang Orden förälder och vårdnadshavare är båda könsneutrala, men vårdnadshavare är något mer inkluderande eftersom det inte förutsätter någon särskild familjesammansättning. Det som blir problematiskt är att vårdnadshavare samtidigt kan uppfattas som mer avståndstagande och byråkratiskt, vilket är dåligt ur ett klarspråksperspektiv. Var medveten om detta och gör ett aktivt val från gång till gång: förälder, vårdnadshavare eller kanske vuxen? När betyget satts har eleven eller elevens vårdnadshavare, om eleven är under 18 år, också rätt att begära att läraren redovisar skälen för betyget. Att skapa trygghet för både barn och föräldrar är en viktig uppgift för förskolan. Öppen förskola vänder sig till barn som inte är inskrivna i förskola och deras föräldrar eller andra vuxna som följer med barnet. Öppen förskolas uppgift är att erbjuda barn en god pedagogisk gruppverksamhet i nära samarbete med de vuxna besökarna. Var medveten om ordningen i dina ordpar Det ord som placeras först i ett ordpar uppfattas ofta som viktigare, vilket gör det svårt när du vill vara neutral. Därför bör du vara medveten om i vilken ordning orden i ett par kommer, så att det inte alltid är det manliga (eller det kvinnliga) ordet som kommer först. Använd jämställda bilder till dina texter Tänk på att även bilder kan vara mer eller mindre jämställda och att de bilder du väljer påverkar din text. Du kan läsa mer om vad du ska tänka på när du väljer bilder i Skolverkets riktlinjer för bilder. 27

28 Register aktiva verb, 16 baksidestext, 8 bindeord, 13 diagram, 12 dubbeltydiga ord, 20 enheter, 20 fackord, 20 faktaruta, 10 fetstil, 12 figurer, 12 förkortningar, 19 förord, 8 huvudbudskap, 10 hänvisning, 15 icke, 19 informativa rubriker, 14 initialförkortningar, 19 innehållsförteckning, 14 inskjutna bisatser, 17 jargong, 19 kommatecken, 17 konkreta ord, 20 kursiv, 12 kärnfullt, 17 meningar, 17 målgrupp, 9 nakna substantiv, 22 ord, 19 ordföljd, 17 perspektiv, 8 punktlista, 11 sammanfattning, 10 siffror, 20 ska, 19 skall, 19 språkriktighet, 23 stavning, 22 struktur, 11 styckeindelning, 11 syfte, 8 symboler, 20 tabeller, 12 titel, 10 understruken text, 12 vi, 16 vänstertunga meningar, 17 ålderdomliga ord, 19 överblick, 14 kärnmening, 11 långa meningar, 17 långa ord, 21 läsanvisningar, 14 läsarperspektiv, 9 28