FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG SN 2013/1667 UNDERLAG FÖR ANSÖKAN OM ATT TILLHANDAHÅLLA KORTTIDSVISTELSE I FORM AV KORTTIDSHEM OCH LÄGERVISTELSE

Transkript

1 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG SN 2013/1667 UNDERLAG FÖR ANSÖKAN OM ATT TILLHANDAHÅLLA I FORM AV KORTTIDSHEM OCH LÄGERVISTELSE 1

2 INNEHÅLL Inbjudan att lämna ansökan Allmän information Upphandlingen Upphandlande myndighet Kommunens organisation Definitioner och föreskrifter om lag och CPV kod Förutsättningar för uppdraget Målgrupp Kategorier Kontraktstid Kapacitet Ersättning och nivåbedömning Ickevalsalternativ Ansökans form och innehåll Adressering Begäran om sekretess Handläggning och godkännande Uteslutningsgrunder Utvärdering av ansökningar Tilldelningskriterier Underrättelse om godkännandebeslut Kontrakt Överprövningsförfaranden Förfarande om ansökan inte har godkänts Grund för ändring, uppsägning och hävning av avtal krav på sökande Godkännande av obligatoriska krav Kontraktsförslag Krav på juridisk form Tillstånd Registreringsbevis från Bolagsverket Kontrolluppgifter från Skatteverket Lagenligt ställda krav Ekonomisk stabilitet och finansiell styrka Ny ansökan från utförare där kommunen tidigare har sagt upp kontraktet Krav på tjänsten Profil Förutsättningar för verksamheten Biståndsbeslut Val och omval Verksamhetsidé Insatsens innehåll Introduktionsrutiner Barnperspektivet Kost och livsmedelshantering Lokaler och miljö Samverkan Ändring/avbokning Dokumentation Personal Arbetsgivaransvar Tystnadsplikt Meddelarfrihet Specifika krav - Korttidshem Geografisk belägenhet Planering av vistelse Aktiviteter Genomförandeplan Chef eller ledare Kompetens och bemanning (17)

3 4.6.1 Kompetensutveckling Säkerhet Resor Specifika krav - Lägervistelse Chef eller ledare Personal, kompetens och bemanning Säkerhet Resor Ersättning Fakturering Fakturaunderlag Matavgift Uppsägning Kvalitet Kvalitetsarbete och ledningssystem Hot och våld Lex Sarah Synpunkts- och klagomålshantering Uppföljning Information och marknadsföring Utförarens marknadsföring Bilagor (17)

4 INBJUDAN ATT LÄMNA ANSÖKAN Kommunfullmäktige beslutade den 11 juni 2012 att införa kundval enligt lag (2008:962) om valfrihetssystem, LOV, för korttidsvistelse i form av korttidshem och lägervistelse. Kundval innebär att enskilda kan välja någon av de utförare som kommunen har godkänt och tecknat kontrakt med. Syftet med valfrihetssystemet är att öka valfriheten, delaktigheten och inflytandet. Utföraren garanteras inte någon volym i denna typ av upphandling, eftersom det är brukaren som väljer utförare. Upphandlingar enligt LOV innebär bland annat att intresserade leverantörer kan sända in ansökningar så länge upphandlingen annonseras i den nationella databasen på Den ekonomiska ersättningen och kravnivåer är fast kopplade till kommunala beslut och samtliga sökande som uppfyller kommunens krav blir godkända som utförare. Så här ansöker du Läs först igenom förfrågningsunderlaget (detta dokument) med information om hur man lämnar ansökan. Fyll sedan i ansökningsformuläret och bifoga efterfrågade handlingar. Godkänn villkoren i kontraktsförslaget. Därefter är ansökan klar att sända in. Glöm inte att underteckna ansökan! I ansökningsformuläret finns det rutor som går att fylla i digitalt och sparas i en dator. Använd dessa fält när ni skriver er ansökan. Om utrymmet i fältet inte räcker till bifogar ni en bilaga med tydliga hänvisningar till vilken punkt i förfrågningsunderlaget bilagan hör. Inkomna ansökningar granskas regelbundet av kommunen. När de formella besluten har fattats av socialnämnden skrivs kontrakt, om ansökan har blivit godkänd. Kundvalet startar den 1 september 2013 och kommunen kommer informera om de godkända utförarna på webbplatsen Kommunen kommer att följa upp att utförarna upprätthåller den godkända kvalitetsnivån. Resultat av kvalitetsundersökningar publiceras på kommunens webbplats som ett stöd för enskilda när de ska välja korttidsvistelse i form av korttidshem och lägervistelse. Välkommen med er ansökan! Britt-Marie Karlén Förvaltningschef Social- och äldreomsorgsförvaltningen 4(17)

5 1. ALLMÄN INFORMATION 1.1 UPPHANDLINGEN Upphandlingen avser kundval inom korttidsvistelse i form av korttidshem och lägervistelse för personer som har rätt till korttidsvistelse enligt lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) eller enligt socialtjänstlagen (SoL). Under 2012 har kommunen köpt insatsen korttidsvistelse (korttidshem och läger) för totalt 10,6 miljoner kronor, varav 6 miljoner kronor av extern utförare och 4,6 miljoner kronor av egenregin. Angivet värde baseras på 2012 års inköpsstatistik och ska endast ses som upplysning och orientering om volymer i kommande avtal Upphandlande myndighet Upphandlingen genomförs av Huddinge kommun (organisationsnummer ) genom socialnämnden. Upphandlingen administreras inom social- och äldreomsorgsförvaltningen. I förfrågningsunderlaget betecknas Huddinge kommun som kommun eller beställare och den som lämnar en ansökan om deltagande i valfrihetssystemet som sökande eller utförare Kommunens organisation Huddinge kommun är en modern storstadskommun med drygt invånare, den näst största kommunen i Stockholms län. Kommunen är organiserad i fem fackförvaltningar. Läs mer om Huddinge kommun på Definitioner och föreskrifter om lag och CPV kod Upphandlingen genomförs enligt lag om valfrihetssystem, LOV (SFS 2008:962). Upphandlingen pågår så länge den annonseras på avsedd webbplats hos Kammarkollegiet. Upphandlingen har CPV-kod Common Procurement Vocabulary (CPV) är en europeisk standard för att klassificera varor och tjänster. Alla annonser i Tillägg till Europeiska Gemenskapernas officiella tidning EGT klassificeras med CPV-kod. 1.2 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR UPPDRAGET Uppdraget gäller kundval enligt lagen om valfrihetssystem (LOV) för korttidsvistelse enligt LSS och SoL. Insatserna är biståndsbedömda och kan ges i form av korttidshem eller lägervistelse Målgrupp De insatser som avses är korttidsvistelse i form av korttidshem och lägervistelse för personer med funktionsnedsättning. Insatserna kan beviljas med stöd av såväl LSS som SoL och målgrupper är: Personer med rätt till korttidsvistelse enligt 9:6 LSS. o Personer med utvecklingsstörning, autism eller autismliknande tillstånd ( 1:1 LSS). o Personer med betydande bestående begåvningsmässigt funktionshinder eller hjärnskada i vuxen ålder ( 1:2 LSS). o Personer med andra varaktiga fysiska eller psykiska funktionshinder som uppenbart inte beror på normalt åldrande, om de är stora och förorsakar betydande svårigheter i den dagliga livsföringen och därmed har ett omfattande behov av stöd och service ( 1:3 LSS). Barn och ungdomar med funktionsnedsättning som inte omfattas av LSS kan ansöka enligt SoL. 5(17)

6 1.2.2 Kategorier I ansökningsformuläret anges om ansökan avser verksamhet i form av korttidshem, lägervistelse eller både korttidshem och lägervistelse Kontraktstid Kontraktstiden är två år från dagen då kontrakt tecknats. Om ingen av parterna, senast sex månader före kontraktstiden utgång, skriftligt sagt upp kontraktet förlängs det i ytterligare två år med möjlighet till ytterligare förlängning i två år. Om utföraren inte har haft uppdrag från kommunen under avtalstiden kommer avtalet inte att förlängas. Maximal kontraktstid är sex år. Kontraktet kan inte förlängas efter sex år utan då måste ny ansökan göras. Kontraktet blir giltigt när det har undertecknats av båda parter och under förutsättning att upphandlingen inte är föremål för överprövning av rättsinstanser Kapacitet Antal platser som verksamheten har anges i ansökningsformuläret. Anbudsgivaren har utöver det en möjlighet att om så önskas ange ett kapacitetstak på maximalt antal deltagare per dygn. Om utföraren inte anger kapacitetstak antas utföraren ha stor kapacitet och därmed kunna ta emot samtliga personer som väljer dem Ersättning och nivåbedömning Insats i korttidshem utgår från den individuella biståndsbedömningen. Nivåerna är uppbyggda i tre nivåer. Ersättningen utgörs av ett fast pris utifrån den av kommunen bedömda omsorgsnivån. För lägervistelse gäller en ersättningsnivå. Se nedan under Ersättning, avsnitt Ickevalsalternativ Kommunens egen verksamhet utgör ickevalsalternativet för korttidshem upp till 23 års ålder. Från och med 24 års ålder alternerar ickevalsalternativet mellan de godkända leverantörerna enligt en fastställd ordning. För lägervistelse kommer ickevalsalternativet att alternera mellan de godkända leverantörerna, då kommunen inte bedriver verksamhet i form av lägervistelse. Den kommunala egenregiverksamheten behöver inte ansöka om att bli godkänd, men kraven är likvärdiga (likabehandlingsprincipen). 1.3 ANSÖKANS FORM OCH INNEHÅLL Ansökan görs genom att ansökningsformuläret ifylles och samtliga begärda handlingar bifogas. Ansökan ska skickas in i både pappersformat och digitalt (på USB-minne). Vid avvikelse mellan pappersformat och det digitala formatet är det pappersformatet som gäller. Bilagor till ansökningsformuläret ska skickas in både i pappersformat och i digitalt format. Tänk på att ansökan måste vara skriftlig och avfattad på svenska ansökan måste vara undertecknad av behörig företrädare ansökan måste innehålla svar på alla de frågor som ställs i förfrågningsunderlaget ansökan utformas enligt anvisningarna i förfrågningsunderlag och ansökningsformulär reservationer inte accepteras. De möjligheter som finns till förtydligande och komplettering av ansökningar finns angivna i LOV och är begränsade. Ansökan som inte innehåller samtliga begärda uppgifter kan komma att förkastas utan att den sökande ges tillfälle till förtydligande eller komplettering. Kommunen kan begära att en ansökan förtydligas eller kompletteras. Ansökan får endast rättas eller förtydligas på kommunens begäran. Ansökan som inte uppfyller samtliga ska-krav kommer inte att godkännas. 6(17)

7 1.3.1 Adressering Ansökan skickas i förseglat kuvert i två exemplar, ett original och en kopia. Ansökan kan inte lämnas genom fax eller e-post, eftersom anbudssekretess inte kan garanteras. Märk kuvertet: Ansökan korttidsvistelse och skicka till: Huddinge kommun Social- och äldreomsorgsförvaltningen LOV korttidsvistelse Huddinge Besöksadressen är Gymnasietorget 1. Ansökan kan även lämnas i receptionen. Receptionen på Gymnasietorget 1 är öppen: Måndag till onsdag Torsdag Fredag Lunchstängt Observera att det är andra öppettider dagar före röda dagar och stängt på röda dagar Begäran om sekretess Ansökan omfattas av offentlighetsprincipen. Anser utföraren att vissa uppgifter i inlämnad ansökan ska sekretessbeläggas ska utföraren precisera vilka uppgifter det gäller. Det är dock kommunen, i egenskap av offentlig myndighet, som beslutar om en uppgift kan sekretessbeläggas enligt OSL. Beslutet om utlämnandet kan överklagas till förvaltningsrätten. 1.4 HANDLÄGGNING OCH GODKÄNNANDE Kommunen handlägger och godkänner ansökningar löpande. Sökande är bunden av sin ansökan i 90 dagar från och med inlämningsdagen. Om ansökan inte är komplett inom dessa 90 dagar kommer den att avskrivas. Handläggningstiden är normalt cirka åtta veckor efter att en komplett ansökan har inkommit. Beslut fattas vid närmast efterliggande nämndsammanträde. Under juli sammanträder inte nämnden och handläggningstiden kan därför bli längre. Kontrakt upprättas efter att utföraren har blivit godkänd. Godkännandebeslut innebär inte accept av ansökan eller att kontrakt har ingåtts Uteslutningsgrunder Den upphandlande myndigheten får enligt LOV 7 kap utesluta en sökande om sökande är försatt i konkurs eller likvidation sökande är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande sökande är dömd för brott avseende yrkesutövningen eller har gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen som kan påvisas sökande inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet sökande i sin ansökan i något väsentligt hänseende har underlåtit att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar. Uteslutning ur valfrihetssystemet kommer även att ske av sökande som dömts för brott som regleras inom EG-rätten med avseende på deltagande i kriminell organisation bestickning enligt EG-reglerna om korruption inom den privata sektorn bedrägeri enligt reglerna om skydd för EG:s finansiella intressen penningtvätt. 7(17)

8 1.4.2 Utvärdering av ansökningar Utvärderingen av ansökan sker i två steg. De ansökningar som inte uppfyller kraven i steg 1 (uteslutningskriterier) kommer inte att gå vidare för utvärdering i steg Prövning av om den sökande uppfyller de grundläggande kvalificeringskrav, som anges i förfrågningsunderlaget, och om de obligatoriska kraven på tjänsten är uppfyllda. 2. Utvärdering av hur ansökan uppfyller övriga krav i uppdragsbeskrivningen/kravspecifikation. Utvärdering av om kommersiella villkor uppfylls. Därefter bjuds sökande in till en intervju. Den skriftliga ansökan samt intervjun utgör grund för bedömning av ansökan. Granskning utförs av en utvärderingsgrupp sammansatt av tjänstemän inom kommunen. Utvärderingsgruppen lämnar förslag till socialnämnden som fattar beslut om godkännande Tilldelningskriterier Samtliga ansökningar som uppfyller de krav som ställs i förfrågningsunderlaget får teckna kontrakt. Om det under tiden mellan att tilldelningsbeslut och kontraktstecknande framkommer styrkt information om att antagen sökande inte fullgör sina lagenliga skyldigheter gentemot samhället vad avser betalning av gällande skatter och avgifter, eller att förhållanden i ansökan på annat sätt har förändrats på kritiska områden, kommer kommunen att diskvalificera den aktuella sökanden. Någon rätt till ekonomisk ersättning för den berörda sökande uppkommer inte på grund av denna förändring Underrättelse om godkännandebeslut Godkännandebeslutet ger upplysningar om skälen till beslut. Det skickas i första hand via vanlig post, men kan även komma att skickas elektroniskt, varför det är viktigt att de sökande även anger sin e-postadress som kontaktväg Kontrakt Kontraktsoriginal kommer att skickas för undertecknande till godkänd sökande som kommunen avser att teckna kontrakt med, snarast efter nämndens beslut. Det skriftliga kontraktet baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och godkänd ansökan. Kontraktet ska upprättas i två exemplar som utväxlas mellan parterna. Kontraktet blir giltigt först efter det att kontrakt har skrivits på av båda parter, förutsatt att upphandlingen inte har blivit föremål för överprövning av rättsinstanser. Kontraktets giltighet kan påverkas om upphandlingen blir föremål för domstolsprövning. Vare sig tidsförskjutningar eller andra konsekvenser som beror på domstols hantering av eller dom i upphandlingsärende ska utgöra grund för skadestånd eller annan ersättning Överprövningsförfaranden Behörig domstol vid överprövning är Förvaltningsrätten i Stockholm Förfarande om ansökan inte har godkänts Om sökande inte har blivit godkänd eller känner sig felaktigt behandlad kan denne välja att begära rättelse i förvaltningsdomstol. Ansökan om rättelse ska göras skriftligen till förvaltningsdomstol inom tre veckor efter beslutsdatum från kommunen. Utförare kan efter avslag komma in med en ny komplett ansökan. 1.5 GRUND FÖR ÄNDRING, UPPSÄGNING OCH HÄVNING AV AVTAL Kommunen har rätt att under avtalstiden ändra ersättning, krav på tjänst och krav på utförare. Utföraren har rätt att säga upp avtalet med tre månaders uppsägningstid. Uppsägningen ska ske skriftligt. 8(17)

9 Kommunen har rätt att säga upp avtalet om utföraren inte uppfyller kraven på tjänsten i förfrågningsunderlaget, se rubrik 7.2. Vid avtalsbrott av väsentlig betydelse äger vardera part rätt att häva avtalet. Hävande part är därvid berättigad till skadestånd. Kommunen har också rätt att häva avtalet om utföraren försätts i konkurs eller annars befinner sig vara på sådant obestånd att utföraren inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Kommunen har rätt att säga upp avtalet vid företagsombildning, utföraren måste ansöka om ett godkännande tre månader innan företagsombildning sker. 2. KRAV PÅ SÖKANDE Sökande måste uppfylla samtliga nedan ställda krav. I ansökningsformuläret anges de bevis med mera som den sökande ska bifoga och redovisa i sin ansökan för att styrka att de angivna kraven uppfylls. 2.1 GODKÄNNANDE AV OBLIGATORISKA KRAV Utföraren ska godkänna samtliga i förfrågningsunderlaget ställda krav. 2.2 KONTRAKTSFÖRSLAG Kontraktsförslag och kommersiella villkor ska accepteras. 2.3 KRAV PÅ JURIDISK FORM Fysiska eller juridiska personer kan, var för sig eller tillsammans med andra leverantörer, lämna en ansökan. Den sökande behöver inte ha en bestämd juridisk form för att lämna en ansökan. När den sökande är godkänd och ska teckna kontrakt med kommunen ska utföraren ha en viss juridisk form. 2.4 TILLSTÅND Utföraren ska ha tillstånd för tillståndspliktig verksamhet. Kopia på tillståndet ska bifogas ansökan. Utföraren ska utan dröjsmål meddela kommunen förändringar i tillstånd under avtalstiden. 2.5 ANSVAR OCH FÖRSÄKRINGAR Utföraren ansvarar för samtliga skador som kan uppkomma på grund av leverantörens uppdrag. Utföraren ska teckna och under avtalsperioden vidmakthålla ansvarsförsäkring och andra erforderliga försäkringar som håller kommunen skadelös vid skada. Utföraren förbinder sig att förebygga skador som kan drabba personal, kunder, anhöriga och utomstående. För att styrka att ovannämnda försäkringar har tecknats ska utföraren överlämna en kopia på försäkringsbrev till kommunen senast i samband med undertecknande av kontrakt och därefter vid begäran. 2.6 REGISTRERINGSBEVIS FRÅN BOLAGSVERKET Utföraren ska vara registrerad i Bolagsverkets register om sådan registreringsskyldighet föreligger. För företag under bildande gäller att företaget ska vara bildat och uppvisa registreringsbevis vid kontraktstecknandet. För företag som inte är registrerade i Sverige gäller redovisning enligt svensk lag. Sökande som inte bedriver verksamhet i Sverige ska visa att de är registrerade i det land där de bedriver verksamhet enligt landets regler om aktiebolags- eller handelsregister eller liknande register. Intyget eller intygen ska ej vara äldre än två månader räknat från datum för inlämnandet av ansökan. 2.7 KONTROLLUPPGIFTER FRÅN SKATTEVERKET Kontroll att krav i enlighet med inskickad blankett SKV 4820, leverantörs kontroll, från Skatteverket eller motsvarande blankett för utländska sökande, kommer att göras av Huddinge kommun. Sökande ska ha fullgjort sina åligganden avseende 9(17)

10 skatter och arbetsgivaravgifter. Blankett SKV 4820 ej äldre än två månader ska bifogas. För företag under bildande gäller att företaget ska inneha F-skattsedel vid kontraktstecknandet. Utländsk utförare ska skicka in dokumentation som intyg på att denna har fullgjort betalningar av skatter och avgifter. Dessa intyg eller motsvarande ska inte vara äldre än tre månader räknat från ansökningsdagen. 2.8 LAGENLIGT STÄLLDA KRAV Kommunen kan komma att utesluta sökande från deltagande i upphandlingen om förhållanden enligt 7 kapitlet LOV 1-2 föreligger. 2.9 EKONOMISK STABILITET OCH FINANSIELL STYRKA Leverantören ska ha en ekonomisk ställning som möjliggör att denne kan fullfölja sina åtaganden under avtalstiden. Leverantören ska ha en kreditvärdighet på 8 enligt Business Check i Sverige AB:s kreditupplysning och Huddinge kommun kommer att kontrollera detta. Sökanden ska bifoga kopia på undertecknad årsredovisning med revisionsberättelse. För sökande som vet med sig att de ej uppfyller ovanstående krav gäller följande: I de fall sökande vet med sig att de ej uppfyller ovanstående krav gäller följande: Sökande kan uppvisa som bankgaranti, fullgörandegaranti, koncerngaranti eller villkorat aktieägartillskott. Det ska klart framgå garantins omfattning, giltighetstid och villkor. Undertecknad kopia av senaste årsredovisning med revisionsberättelse ska bifogas. I de fall årsredovisningen är äldre än sex månader ska även en kopia på aktuell balans- och resultaträkning undertecknad av godkänd revisor bifogas ansökan. Finns ett moderbolag ska även undertecknad kopia på koncernens senaste årsredovisning bifogas ansökan. Dessa ska godkännas av Huddinge kommun, och även gälla för kvalificering gällande ekonomisk stabilitet och finansiell styrka. För sökande som vet med sig att de ej uppfyller ovanstående krav samt är ekonomisk förening, annan typ av organisation, enskild näringsidkare, företag som är nystartat samt utländska företag gäller följande: Dessa företag ska visa att de har en stabil ekonomisk bas genom att redovisa till exempel aktiekapital eller på annan begäran tillhandahålla en finansiell säkerhet (till exempel lämna bankgaranti, koncerngaranti) samt på begäran redovisa referens till bank eller annan finansiär, enligt LOU 2007:1091 kap 11:7 om bevis vid offentlig upphandling. Därutöver ska en proforma balans- och resultaträkning bifogas. Ekonomisk eller ideell förening ska bifoga stadgar samt årsmötesprotokoll och konstituerande protokoll som påvisar styrelsens sammansättning eller stiftelseurkund NY ANSÖKAN FRÅN UTFÖRARE DÄR KOMMUNEN TIDIGARE HAR SAGT UPP KONTRAKTET Vid ny ansökan från utförare där tidigare kontrakt har sagts upp av kommunen måste utföraren för att åter bli godkänd påvisa att de brister som medförde hävningen är åtgärdade. 3. KRAV PÅ TJÄNSTEN Nedan anges innehållet och omfattningen på den tjänst som kommunen upphandlar. De krav på tjänsten som redovisas måste uppfyllas för att en utförare ska kunna tilldelas kontrakt. 10(17)

11 3.1 PROFIL Det är önskvärt att utförarna profilerar sig och tydligt framhåller de olika specialiteter som kan erbjudas utöver grundtjänsten. Profilområden kan till exempel vara natur, musik, eller specialisering på personer med stort omvårdnadsbehov. Det finns inget krav på att utföraren har en profil och det kommer inte att utvärderas. Profilområden och dess omfattning kan förändras under kontraktstiden. Profilområden kommer att beskrivas av kommunen i informationsmaterialet och kan vara mervärden för enskilda vid val av utförare. 3.2 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR VERKSAMHETEN Insatsen ska bidra till att den enskilde ges möjlighet till miljöombyte och rekreation under trygga och personligt anpassade former. Utföraren ska ge insatser ifråga om stöd, service och omvårdnad alla tider på dygnet beroende på individuella behov så att god vård, omsorg och säkerhet garanteras Biståndsbeslut Inför en placering fattar kommunen ett tidsbegränsat biståndsbeslut om korttidsvistelse i form av korttidshem och/eller lägervistelse. Biståndsbeslutet omprövas kontinuerligt och uppföljning sker varje år samt vid behov. Biståndsbeslut är en förutsättning för insats Val och omval Den enskilde väljer själv utförare. Brukaren anger val och eventuella omval till kommunen Verksamhetsidé Insatserna ska utföras enligt de mål och intentioner som återfinns i lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, och socialtjänstlagen, SoL, och vid var tid gällande författning samt de föreskrifter och allmänna råd som Socialstyrelsen utfärdar. Utföraren ska ha ingående kunskap om den aktuella verksamheten och ansvarar för att verksamheten utförs i enlighet med de lagar och förordningar som är tillämpliga inom verksamhetsområdet. Verksamheten ska även bedrivas enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Utföraren ska kortfattat presentera företaget och redogöra för verksamhetens mål och innehåll Insatsens innehåll Verksamheten ska ge varje individ möjlighet att utifrån sina egna förutsättningar leva ett normalt liv. Verksamheten ska ha tydliga mål och ett strukturerat arbetssätt vara individuellt utformad vara anpassad till den enskildes behov, förutsättningar och vilja präglas av respekt, självbestämmande och delaktighet vara meningsfull och utvecklande så att den enskilde ges möjlighet att leva ett så normalt liv som möjligt stödja den enskilde till att utnyttja sin fysiska och sociala förmåga främja den enskildes delaktighet i samhället. För varje enskild ska en stödperson utses inom personalgruppen. Utföraren ska beskriva hur verksamheten tillgodoser ovanstående Introduktionsrutiner Utföraren ska ha introduktionsrutiner som visar hur introduktionen av nya brukare genomförs. Introduktionen ska vara anpassad till varje individs behov. 11(17)

12 Den sökande ska beskriva sina introduktionsrutiner Barnperspektivet För korttidshem för barn och ungdom gäller att utföraren ska utforma insatsen till barnets eller ungdomens bästa och till dess rätt att vara delaktig. Barnet eller ungdomen ska få relevant och anpassad information samt ges möjlighet att framföra sina åsikter under planeringen och genomförandet av insatsen. Barnets eller ungdomens åsikter ska tillmätas betydelse i förhållande till dess ålder och mognad. I utförarens dokumentation ska det framgå på vilket sätt hänsyn tagits till barnets eller ungdomens bästa i planeringen och genomförandet samt vilken information som lämnats, hur barnet eller ungdomen har fått möjlighet att framföra sina åsikter och vilken kommunikationsmetod som använts. Det ska även framgå vilka åsikter barnet eller ungdomen och dess föräldrar eller företrädare har lämnat Kost och livsmedelshantering En näringsrik och varierad kost, och vid behov specialkost, ska tillhandahållas. Frukost, lunch, middag och mellanmål ska serveras jämnt fördelat över dygnet. Hänsyn ska tas till brukarens önskemål av hälso-, etiska eller religiösa skäl. Utförare som tillagar mat ska vara registrerad eller vara godkänd hos miljökontoret vid berörd kommun, för att hantera livsmedel Lokaler och miljö Lokalerna ska vara anpassade för verksamheten och ha god standard. Utföraren ska i ansökan redovisa inre och yttre miljö. Kommunen kan komma att besöka lokalerna Samverkan Utföraren ska samverka med kommunen, primärvården, vårdnadshavare, god man och förvaltare och andra för kunden viktiga personer och organisationer. Utföraren ska omedelbart meddela ansvarig biståndshandläggare om brukarens behov förändras Ändring/avbokning Brukaren ska kunna göra ändringar gällande vistelsen. Dessa ska kunna göras en (1) vecka innan vistelsen utan extra kostnad. Utföraren ska alltid meddela kommunen, per e-post, om bokad plats avbokas. (Epost ska skickas utan personuppgifter). Avbokning av bokad korttidsvistelse ska ske senast två helgfria dygn före planerad vistelse. Om avbokning ej sker innan avsatt tid debiteras dygnskostnad för den överenskomna vistelsen i de fall platsen inte kan nyttjas av annan person. 3.3 DOKUMENTATION Utföraren ska dokumentera enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2006:5). Utföraren svarar för att handlingar som rör brukarnas personliga förhållanden förvaras så att den som är obehörig inte får tillgång till dem. Utföraren ska lämna uppgifter till kommunen om detta behövs för kommunens handläggning av ärendet. 3.4 PERSONAL Utföraren ska i sin egenskap av arbetsgivare anställa och ansvara för personalen med beaktande av gällande lagar och föreskrifter. Utföraren får inte vidta åtgärder som kan förväntas medföra åsidosättande av lagar eller annars strida mot vad som allmänt är godtaget inom arbetsgivarens ansvarsområde. 12(17)

13 3.4.1 Arbetsgivaransvar Utföraren är arbetsgivare och ska för sin personal vara ansvarig för: att anställa, avlöna och säga upp personal att skatter och sociala avgifter inlevereras att förebygga skador som kan drabba personal att gällande lagar och författningar iakttas samt att arbetsgivaren tillämpar kollektivavtalsbestämmelser alternativt avtal eller motsvarande villkor de som är tillämpliga inom branschen att följa kommunens rutiner för anmälningsplikt vid missförhållanden Utföraren har ansvaret för arbetsmiljön enligt arbetsmiljölagen Tystnadsplikt Utföraren ska svara för att personalen informeras om och efterlever gällande lagstiftning kring sekretess och tystnadsplikt Meddelarfrihet Utförarens anställda ska omfattas av meddelarfrihet jämställt med det skydd som offentligt anställda har. Den anställde har enligt detta skydd rätt att meddela till exempel press utan att utföraren har rätt att efterforska vem som lämnat uppgifter. Rätten gäller inte affärshemligheter, inte heller när tystnadsplikt enligt offentlighets- och sekretesslagen gäller. 4. SPECIFIKA KRAV - KORTTIDSHEM 4.1 GEOGRAFISK BELÄGENHET Verksamheten ska vara belägen i Stockholms län eller i angränsande län. 4.2 PLANERING AV VISTELSE Brukaren (eller dennes företrädare) väljer utförare (utifrån beslut) och kommer överens om när vistelsen i korttidshemmet ska ske. Korttidshemmet ska i möjligaste mån tillmötesgå brukarens och dennes anhörigas behov gällande detta. 4.3 AKTIVITETER Brukarna ska ha möjlighet till individanpassade aktiviteter och utomhusvistelse. Utflykter och andra fritidsaktiviteter ska företas enskilt eller i små grupper. Brukarna ska få hjälp med att välja, planera, genomföra och avsluta aktiviteten. Brukaren ska få hjälp med att få kunskap och ta del av det utbud av fritidsaktiviteter och kulturella aktiviteter som finns. Brukarna står för sina egna kostnader och utföraren svarar för kostnader för medföljande personal. 4.4 GENOMFÖRANDEPLAN Utföraren ansvarar för att en individuell genomförandeplan upprättas och att uppföljning görs minst en gång per år tillsammans med brukaren eller dennes legala företrädare. 4.5 CHEF ELLER LEDARE Chefen eller ledaren för verksamheten ska ha relevant erfarenhet och adekvat utbildning. Vad som är adekvat utbildning och relevant erfarenhet bedöms av Socialstyrelsen i samband med tillståndsgivning. 4.6 KOMPETENS OCH BEMANNING Utförarens personal ska ha för verksamheten adekvat utbildning och erfarenhet, minst grundläggande (gymnasienivå) omsorgsutbildning eller motsvarande. 13(17)

14 Personal ska finnas i sådan omfattning att brukarnas behov av personligt stöd och service kan tillgodoses. Arbetstiden för personal inom korttidshemmet ska schemaläggas på ett sådant sätt att brukarnas behov tillgodoses på bästa sätt. Sökande ska i anbudet bifoga en bemanningsplan, det vill säga antal årsarbetare per brukare och dygn, exklusive chef och eventuell administrativ personal samt ange personalens kompetens och andel av personal som har gymnasiekompetens, omsorgsutbildning. Redovisa kompetensutveckling Kompetensutveckling Utföraren ska följa utvecklingen inom verksamhetsområdet vad gäller lagstiftning och metodutveckling och se till att personalen har aktuell kunskap. Personalen ska erbjudas fortbildning och kompetensutveckling inom området. Personalen ska ges tillgång till handledning vid behov. 4.7 SÄKERHET Utföraren ska ha ett fungerande systematiskt brandskyddsarbete samt tekniska förutsättningar i sådan utsträckning att en säker utrymning vid händelse av brand är praktiskt genomförbar samt att risken för uppkomst av brand minimeras. Sökanden ska bifoga brandskyddsprotokoll och i ansökan beskriva sina rutiner för utrymning vid brand. 4.8 RESOR Resor till och från korttidshemmet inom Stockholms län ges genom turbundna resor alternativt i privat regi. Utföraren organiserar och bekostar resor till och från korttidshem som inte är belägna i Stockholms län. Beställaren bekostar inte resor som ingår i vistelsen. 5. SPECIFIKA KRAV - LÄGERVISTELSE 5.1 CHEF ELLER LEDARE Chefen eller ledaren för verksamheten ska ha för verksamhetens inriktning relevant erfarenhet och adekvat utbildning. 5.2 PERSONAL, KOMPETENS OCH BEMANNING Personal ska finnas i sådan omfattning att brukarnas behov av personligt stöd och service kan tillgodoses. Personalen ska vara väl förtrogen med verksamhetens inriktning och mål. Personalen ska kunna förstå, tala, läsa och skriva det svenska språket och utföra sitt arbete med engagemang, lyhördhet och omtanke om brukaren. Sökande ska i ansökan redovisa personalens kompetens (specificera omsorgskompetens). 5.3 SÄKERHET Utföraren ska ha ett fungerande systematiskt brandskyddsarbete samt tekniska förutsättningar i sådan utsträckning att en säker utrymning vid händelse av brand är praktiskt genomförbar samt att risken för uppkomst av brand minimeras. 5.4 RESOR Resor till och från lägervistelser inom Stockholms län ges genom turbundna resor alternativt i privat regi. Utföraren organiserar och bekostar resor till och från lägervistelser som inte är belägna i Stockholms län. Beställaren bekostar inte resor som ingår i vistelsen. 14(17)

15 6. ERSÄTTNING Ersättningen ska täcka utförarens samtliga kostnader för verksamheten. Kostnaden för kost ska ingå i ersättningen från kommunen. Utföraren ska svara för kostnader för medföljande personal. Kommunen fastställer ersättningen till utförarna i samband med beslut om nästkommande års verksamhetsplan. Aktuell ersättning framgår av särskild bilaga. 6.1 FAKTURERING Fakturering sker månadsvis 30 dagar i efterskott per insats och skickas till beställaren. Fakturaadressen är: Huddinge kommun Box Huddinge Aktuell scanningsreferens ska framgå på fakturan utifrån beslutad insats, se nedan: Korttidshem LSS: Korttidshem SoL: Lägervistelse LSS: Lägervistelse SoL: Fakturaunderlag Utföraren ska lämna in ett fakturaunderlag utifrån de utförda insatserna. Fakturaunderlaget ska göras enligt kommunens instruktion och rutin samt vara förvaltningen tillhanda senast första vardagen klockan i varje kalendermånad. Fakturering sker först efter att fakturaunderlaget blivit godkänt Matavgift Kommunen fakturerar brukaren matavgift enligt nämndens beslutade avgifter vilka ändras årligen. Rapportering sker senast den första vardagen i varje kalendermånad enligt särskilt blankett och mejlas till kundfaktura@huddinge.se. 7. KVALITET 7.1 KVALITETSARBETE OCH LEDNINGSSYSTEM Utföraren ska ha väl utarbetade metoder för sitt arbete med kvalitetsutveckling det vill säga kvalitetssäkring, kvalitetsledning och kvalitetskontroll. Kvaliteten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Utförarens ledningssystem ska uppfylla Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2011:9. Utföraren ska ha rutiner för avvikelserapportering. Med avvikelse avses en inte förväntad händelse i verksamheten som medfört eller skulle kunna medföra risk eller skada för person i verksamheten. När en avvikelse upptäckts ska åtgärder vidtas enligt utarbetade rutiner för att dokumentera och analysera grundorsaken till avvikelsen Hot och våld Verksamheten ska ha rutiner för att förebygga och hantera hot och våld eller annan krissituation. Den sökande ska i ansökan beskriva sina rutiner Lex Sarah Utföraren ska ha rutiner för lex Sarah-anmälningar. Anmälningar ska rapporteras till kommunen. Den sökande ska i ansökan beskriva sina rutiner. 15(17)

16 7.1.3 Synpunkts- och klagomålshantering För att kunna samla in och använda synpunkter och klagomål har Huddinge kommun inrättat en särskild process för klagomålshantering. Syftet är att förbättra verksamhet genom att ta emot synpunkter och klagomål. Utföraren är därför skyldig att ta emot synpunkter och klagomål som handlar om verksamheten. Utföraren ska alltid informera brukarna och deras anhöriga så att de vet vart de ska vända sig för att på ett enkelt sätt lämna synpunkter eller klagomål på verksamheten. Utföraren ska arbeta systematiskt med synpunkter och hur de åtgärdas. Utföraren ska på begäran av kommunen när som helst under kontraktstiden kunna redovisa vilka synpunkter och klagomål som har inkommit och vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av dessa. Den sökande ska i ansökan beskriva sina rutiner. 7.2 UPPFÖLJNING Socialnämnden har det övergripande ansvaret för att följa upp utförare som utför insatser åt Huddinge kommun. Uppföljning sker enligt social- och äldreomsorgsförvaltningens uppföljningsplan. Utföraren ska medverka i uppföljningar av verksamheten och ge företrädare för kommunen tillträde till verksamheten och den dokumentation och de underlag som kommunen begär. Uppföljningen genomförs genom enligt nedan. 1. Utförarna besvarar årligen ett frågeformulär (se bilaga). 2. Kommunen besöker verksamheten en gång inom ett år från det att kontrakt skrivits samt vid behov. 3. Kommunen kontrollerar företagets finansiella ställning och lagenliga skyldigheter kring skatter och avgifter minst en gång per år samt vid behov. Utföraren ska inkomma med årsredovisning eller andra ekonomiska underlag som efterfrågas av kommunen. 4. Utföraren ska löpande inkomma med uppgifter om eventuella förändringar. 5. Utförarna ska på anmodan lämna verksamhetsberättelse samt resultat av eventuellt genomförda enkätundersökningar till kommunen. Åtgärder vid brister som har framkommit vid uppföljning eller på annat sätt: 1. Åtgärdsplan kopplad till bristen begärs in. Beroende på brist hålls möte med utföraren, eventuellt i kombination med granskning. 2. Uppföljning av vidtagna åtgärder enligt åtgärdsplan görs inom tre månader. 3. Vid mindre brister lämnas varning (se ansökningsformulär). Om utföraren inte inom utsatt tid har åtgärdat de i varningen angivna bristerna kan kontraktet hävas. 4. Vid allvarliga brister som inte åtgärdats inom tid som anges i åtgärdsplanen hävs kontraktet. Eventuellt görs anmälan till andra myndigheter. 5. Om lagar eller föreskrifter för verksamheten eller villkoren inte följs hävs kontraktet. Förutom denna uppföljning tas information in från kommunens klagomålshantering. 7.3 INFORMATION OCH MARKNADSFÖRING Huddinge kommun kommer att informera om kundvalssystemet och de utförare vi har kontrakt med. Det är kommunen som avgör hur informationen ska utformas. Informationen ska underlätta jämförelser och ge en lättläst presentation av varje utförare. Utföraren ska kontinuerligt under hela kontraktstiden informera kommunen om uppdateringar så att informationen hålls aktuell. Det står utföraren fritt att ta fram eget informationsmaterial vid sidan om det som kommunen tar fram. Utföraren ska vid ansökan fylla i ett särskilt webbformulär för information om verksamheten. Formuläret finns på under rubriken 16(17)

17 korttidsviselse. Om er ansökan omfattar flera enheter ska ni fylla i ett webbformulär för varje enhet Utförarens marknadsföring Utföraren har rätt att marknadsföra sin verksamhet. Marknadsföringen ska vara förenlig med gällande lagar och direktiv och utformas enligt god marknadsföringssed. 8. BILAGOR Ansökningsformulär Kontraktsförslag Uppföljningsfrågor Ersättning 17(17)